Формирование дел получателей пенсий пособий и других социальных выплат

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 3 сентября 2014 г. № 602н "Об утверждении Положения о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению" (не вступил в силу)

В соответствии с подпунктом 5.2.73.1 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. № 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 26, ст. 3528; 2013, № 22, ст. 2809; № 36, ст. 4578; № 37, ст. 4703; № 45, ст. 5822; № 46, ст. 5952; 2014, № 21, ст. 2710; № 26, ст. 3577; № 29, ст. 4160; № 32, ст. 4499) приказываю:

1. Утвердить Положение о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению согласно приложению.

2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2015 года.

Министр

М.А. Топилин

Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 ноября 2014 г.
Регистрационный № 34563

Приложение
к приказу Министерства
труда и социальной защиты РФ
от 3 сентября 2014 г. № 602н

Положение
о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению

1. Настоящее Положение устанавливает сроки хранения выплатных дел, документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению (далее - документы о выплате и доставке пенсий) и дел об отказе в назначении соответствующих пенсий, образующихся в процессе деятельности территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации.

2. Выплатные дела, документы о выплате и доставке пенсий, а также дела об отказе в назначении соответствующей пенсии хранятся на бумажных носителях или в электронной форме в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации.

3. Выплатные дела хранятся:

а) выплатные дела получателей страховой пенсии по старости, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению - 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии;

б) выплатные дела получателей страховой пенсии по инвалидности - 50 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии;

в) выплатные дела получателей страховой пенсии по случаю потери кормильца и пенсий по государственному пенсионному обеспечению по случаю потери кормильца - 30 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии;

г) выплатные дела получателей пенсии из числа детей-инвалидов и инвалидов с детства (независимо от вида получаемой пенсии) - 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии.

4. Дела об отказе в назначении страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению хранятся 10 лет начиная с года, следующего за годом вынесения решения об отказе в назначении соответствующей пенсии.

5. Документы о выплате и доставке пенсий хранятся 10 лет начиная с года, следующего за годом их формирования.

Обзор документа

Установлены сроки хранения выплатных дел, документов о выплате и доставке страховой, накопительной пенсий и пенсий по государственному пенсионному обеспечению и дел об отказе в назначении соответствующих сумм.

Материалы хранятся в территориальных органах ПФР на бумажных носителях или в электронной форме.

Так, выплатные дела получателей страховой пенсии по старости, накопительной и пенсий по государственному пенсионному обеспечению хранятся 40 лет начиная с года, следующего за тем, в котором прекращено предоставление сумм.

Выплатные дела получателей страховой пенсии по инвалидности хранятся 50 лет.

Дела об отказе в назначении сумм хранятся 10 лет начиная с года, следующего за тем, в котором вынесено соответствующее решение.

Документы о выплате и доставке пенсий хранятся 10 лет.

1. Порядок формирования пенсионного дела:

На лицевой стороне обложки пенсионного дела указываются номер дела, специальное звание, фамилия, имя, отчество пенсионера, а также его должность до увольнения со службы.

2. Формирование ежемесячных денежных выплат:

Ежемесячная денежная выплата (ЕДВ) – представляется отдельным категориям граждан из числа ветеранов, инвалидов, бывших несовершеннолетних узников фашизма и лиц, пострадавших в результате воздействия радиации в денежной форме из средств федерального бюджета. В настоящее время ЕДВ получают более 16,7 миллионов россиян.

ЕДВ устанавливает и выплачивает территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации со дня обращения за ней с письменным заявлением и необходимыми документами (паспорт, пенсионное страховое свидетельство, документы о праве на льготы). Ее размер подлежит индексации один раз в год с 1 апреля исходя из установленного федеральным законом о федеральном бюджете на соответствующий финансовый год и на плановый период прогнозного уровня инфляции.

Если гражданин одновременно имеет право на ЕДВ по одному федеральному закону и по другому федеральному закону или иному нормативному правовому акту, ему предоставляется одна ЕДВ по одному из оснований, предусмотренных либо федеральным законом, либо иным нормативным правовым актом по выбору гражданина.

Исключение составляют граждане, которые имеют право на получение ЕДВ в соответствии с законами Российской Федерации от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» и от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском I полигоне». Им может устанавливаться ЕДВ одновременно и по другому основанию.

В соответствии с Законом Российской Федерации от 15.01.1993 №4301- 1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» и Федеральным законом от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» ежемесячная денежная выплата устанавливается и осуществляется независимо от предоставления ежемесячной денежной выплаты в соответствии с другими законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.6.Составление проектов решений об отказе в установлении пенсий, пособий, компенсаций, используя информационные справочноправовые системы.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2002 года № 537 «О списках производств, работ, профессий и должностей, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 27 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», и об утверждении Правил исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости работникам летного состава гражданской авиации в соответствии со статьей 27 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (с изменениями от 24 апреля 2003 года) установлено, что при досрочном назначении трудовой пенсии по старости в соответствии со! статьей 27 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» применяются списки производств, работ, профессий и З^лжностей (с дополнениями и изменениями к ним), утвержденные Кабинетом Министров СССР, Советом Министров РСФСР и Правительством Российской Федерации.

Согласно подпункта «и» пункта 1 указанного постановления при досрочном назначении трудовой пенсии по старости работникам инженерно- технического состава, занятым на работах по непосредственному ^обслуживанию воздушных судов гражданской авиации, необходимо руководствоваться списком должностей инженерно-технического состава авиации, утвержденным постановлением Совета Министров РСФСР от 4 сентября 1991 года № 459 (далее Список).

В Списке среди должностей указаны следующие должности: авиационные техники (механики, мотористы) всех наименований; мастера всех наименований; инженеры всех наименований; начальники цехов, смен, участков, служб, групп по техническому обслуживанию воздушных судов и других летательных аппаратов.

Основанием для отказа в назначении досрочной трудовой пенсии послужил тот факт, что работники в должностях инженера смены, начальника цеха, главного инженера и начальника авиационно-технической базы по своим должностным обязанностям не могут быть заняты в течение полного рабочего дня непосредственным обслуживанием судов гражданской авиации, в связи, с чем период моей работы в этих должностях не засчитывается в специальный стаж. То есть отказ мотивирован тем, что у меня отсутствует требуемый специальный стаж работы в указанный период.

Считаю такое решение незаконным и необоснованным по следующим основаниям.

Так, в соответствии со Списком право на пенсию за выслугу лет имеют перечисленные в Списке работники, непосредственно занятые полный рабочий день на работах по оперативному и периодическому (гарантийному) аэродромному техническому обслуживанию воздушных судов (кроме занятых на указанных работах во вне аэродромных условиях в специально оборудованных помещениях) на предприятиях, в объединениях, летноиспытательных (контрольно-испытательных) подразделениях, структурных подразделениях воинских частей и предприятий системы Министерства обороны СССР, МВД СССР и КГБ СССР (вольнонаемный состав), научно- исследовательских и авиационно-спортивных организациях, а также в летных и учебно-летных отрядах учебных заведений авиации. Занятость указанных работников на работах, дающих право на пенсию за выслугу лет, подтверждается по справкам, выдаваемым соответствующими предприятиями, учреждениями и организациями, тo есть мало того, что я работал в должностях, которые указаны в Списке, имелась справка с места работы, должностная инструкция и справка, уточняющая особый характер работы или условия труда, для назначения трудовой пенсии по старости, и подтверждающая постоянную занятость на работе.

В Управление Пенсионного фонда Российской Федерации мной была представлена с места работы справка, уточняющая особый характер работы и условия труда, необходимые для назначения льготной пенсии и подтверждающая постоянную занятость на льготной работе. Согласно указанной справки я работал полный рабочий день в соответствующих Списку должностях , а также в отпуске без сохранения заработной платы, учебном отпуске и на курсах повышения квалификации с отрывом от основной работы не находился, в отпуске по уходу за ребенком не находился, более того, работая в указанной должности, был непосредственно занят полный рабочий день на работах по оперативному и периодическому (гарантийному), аэродромному техническому обслуживанию воздушных судов и не привлекался к указанным работам во внеаэродромных условиях в специально оборудованных помещениях, что соответствует требованиям законодательства.

Подпункт 15 пункта 2 правил предусматривает, что при исчислении периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии со статьей 27 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» суммируются периоды работ в инженерно-техническом составе на работах по непосредственному обслуживанию воздушных судов гражданской авиации.

Учитывая, что в Списке и Правилах установлено, что исчисление количества трудовых дней при полном рабочем дне, дающих право на пенсию за выслугу лет подтверждается только лишь на основании справки, выдаваемой соответствующими организациями и учреждениями, поэтому считаю, что нет оснований для отказа в зачете в специальный стаж для назначения досрочной трудовой пенсии период работы с должностными обязанностями инженера смены, начальника цеха, главного инженера и начальника авиационно-технической базы с неполным рабочим днем.

В соответствии с вышеизложенным и руководствуясь подпунктом 15 пункта 1 статьи 27 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» от 17 декабря 2001 года, Списком должностей инженерно- технического состава авиации, работа в которых дает право на пенсию за выслугу лет и Правилами исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии с подпунктом 15 пункта 1 статьи 27 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», статьей 256 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации,

1. Признать решение Управления Пенсионного фонда Российской Федерации об отказе в установлении пенсии незаконным.

2.7.Проанализоровать государственные стандарты социального

Система официально установленных, содержащихся в государственных документах реальных эталонов, своеобразных образцов, которые устанавливают основные требования к объему и качеству социальных услуг, порядку и условиям их оказания, обеспечению безопасности жизни и здоровья клиентов учреждений социального обслуживания. Стандарты содержат социальные нормы и нормативы, критерии и показатели, единицы измерения, классификацию социальных услуг; регламентируют развитие социальных служб и применение современных технологий социальной работы. Следование стандартам гарантирует определенный уровень качества предоставляемых населению социальных услуг и обеспечивает социальную безопасность. Г осударственные стандарты социального обслуживания утверждаются Правительством РФ. Требования, установленные государственными стандартами социального обслуживания, являются обязательными для социальных служб независимо от форм собственности на всей территории РФ. В России идет формирование следующих групп стандартов: * государственные минимальные социальные стандарты; * отраслевые стандарты социальных услуг; * социальные стандарты субъектов РФ; * стандарты учреждений социального обслуживания населения; * стандарты видов социального обслуживания; * стандарты профессиональной деятельности специалистов социальных служб. На территории Самарской области действует Закон «О государственных минимальных социальных Стандартах Самарской области», принятый 17.03.2000 г.

Прохождение производственной практики является важным элементом учебного процесса по подготовке специалиста в области юриспруденции. Во время её прохождения будущий юрист применяет полученные в процессе обучения знания, умения и навыки на практике.

Основными задачами производственной практики являются:

- получение практического опыта работы в качестве юрисконсульта.

- улучшение качества профессиональной подготовки.

- воспитания специалиста в духе уважения к закону.

- закрепление полученных знаний по общим и специальным правовым дисциплинам.

- проверка умения студентов пользоваться законодательством.

Широкий охват отраслей Российского права, с которыми мне пришлось

сталкиваться на практике, позволил мне усвоить изученный теоретический материал, полученный на занятиях в институте. Я освоила азы применения норм Российского права на практике, поняла, как работают некоторые законы, подзаконные акты, которые мне были непонятны, осознала их значимость в практической деятельности. К сожалению, я могу отметить, что особенностью российской правовой системы является несовершенство нормативно-правовой базы, и, как следствие, частые или систематические нарушения закона, умышленно или по незнанию, подавляющим большинством участников гражданско-правового оборота в Российской Федерации.

Мне практика помог научиться самостоятельно решать определенный круг задач, возникающих в ходе работы майора полиции. В частности, я научился составлять некоторые виды актов допроса, приглашать в отдел граждан, в качестве понятых, а так же при участии в допросе, мое присутствие помогала в какую то степень выйти на «правду». Я понял, что на практике будет востребована основная часть знаний, полученных мной на занятиях. Я осознал, что в настоящий момент, время быстрого обновления законодательной базы, нельзя недооценивать значения электронных информационных систем, таких как правовая система «Гарант».

Также большую помощь в решении поставленных задач оказала мировая сеть Интернет, в которой можно в настоящее время найти множество полезной информации в области права.

Список используемой литературы.

1.Конституция Российской Федерации;

2.«Консультант-Плюс»;

4.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002.;

5.Часть первая, вторая Гражданского кодекса Российской Федерации от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 1994. № 32.;

6.Трудовое право. Учебник / Под ред. О.В. Смирнова. СПб.: Питер, 2009.;

7.ФЗ «О государственных минимальных социальных стандартах Самарской области», принятый 17.03.2000 г.;

8.ФЗ от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»;

9.Федеральный закон от 17.07.1999 N 178-ФЗ;

10.Федеральный закон и Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации".

В своей деятельности ПФР использует специальные программные продукты. Одной из них является CheckXML - бесплатная программа, разрабатываемая Пенсионным Фондом Российской Федерации. Предназначена для тестирования файлов отчетности, предоставляемых работодателями в Пенсионный Фонд России на машинных носителях (дискетах и т.п.) или по электронным каналам связи через Интернет в формате 7.0.

Программа тестирует xml - файлы для сдачи в ПФР. Не предназначена для тестирования файлов 2-НДФЛ в Налоговую инспекцию. Программа содержит руководство пользователя по работе с программой, которое можно вызвать из меню Программа - Помощь.

Функции программы по данным:

Осуществляется проверка документов (файлов), действующих с 2010 года:

- Квартальная отчетность по форме РСВ-1

- новые документы персонифицированного учета (СЗВ-6-4, АДВ-6-5, АДВ-6-2, СПВ-1)

А также иных файлов, передаваемых в ПФР со следующими типами документов:

- Индивидуальные сведения о стаже и заработке СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3, АДВ-6-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2.

- Ведомости уплаты страховых взносов.

- Заявления об обмене страхового свидетельства.

- Заявления о выдачи дубликата страхового свидетельства.

- Справки о смерти.

- Формы по ДСВ (добровольные страховые взносы).

На рисунке 4 представлен интерфейс программы CheckXML.

Рисунок 4. – Главное окно программы и пакетного тестирования CheckXML

В связи с изменениями законодательства РФ и т.д. программа CheckXML постоянно обновляется и выходят новые версии программы с учетом изменений и т.д. В связи с этим разработчики рекомендуют работать с последней, актуальной версии программы.

Документы ПУ 6 - бесплатная программа, разрабатывается Пенсионным фондом России ПФР, предназначена для формирования документов индивидуального (персонифицированного) учета страхователем, в соответствии с инструкцией по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе Государственного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФ РФ и подготовки их для сдачи в электронном виде в территориальный орган ПФ РФ. Программа выпущена в 2016 году и пришла на смену программе Документы ПУ 5.

В связи с изменениями законодательства РФ и пр. программа Документы ПУ 6 постоянно обновляется и выходят новые версии программы с учетом изменений. В связи с этим важно работать и сдавать отчетность на последней актуальной версии программы.

В программе присутствует подробная инструкция по работе. Открывается из меню Сервис - Справка. На рисунке 6 представлен интерфейс программы Документы ПУ-6.

Рисунок 6. – Главное окно программы Документы ПУ 6.

Основные функции программы Документы ПУ 6:

• Подготовка Индивидуальных сведений о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), начисленных и уплаченных страховых взносах застрахованного лица (формы СЗВ-6,СЗВ-6-4, СПВ-2, РСВ-1 ПФР (с 2014 года))

• Подготовка расчета по страховым взносам по формам РСВ-1, РСВ-2

• Группировка документов в пачки в соответствии с требованиями «Инструкции по заполнению форм документов лицом индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования»

• Вывод сведений на бумажный и магнитный носители для представления в органы ПФР

• Печать различных сопроводительных документов

Дополнительные возможности программы:

• Одновременное ведение нескольких Баз данных

• База данных может содержать сведения по любому количеству Страхователей

• Импорт в Базу данных форм СЗВ-6, СЗВ-6-4, СПВ-2, РСВ-1 ПФР (с 2014 года):

- с XML-файлов (формат 7.0), подготовленных согласно "Правилам подготовки документов персонифицированного учета в электронной форме"

- с DBF-файлов определенной структуры

• Администрирование, ведение журнала действий пользователей программы.

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РЕСПУБЛИКИ КОМИ

от 14 июля 2015 года N 1454

О МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЯХ ПО ФОРМИРОВАНИЮ, УЧЕТУ, ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ КАТЕГОРИЙ ГРАЖДАН, ИМЕЮЩИХ ПРАВО НА ПОЛУЧЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СОЦИАЛЬНЫХ ГАРАНТИЙ, ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ, МЕР СОЦИАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКИ И ИНЫХ СОЦИАЛЬНЫХ ВЫПЛАТ

1. Утвердить Методические рекомендации по формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел отдельных категорий граждан, имеющих право на получение государственных социальных гарантий, государственной социальной помощи, мер социальной поддержки и иных социальных выплат (далее - Методические рекомендации) согласно приложению к настоящему приказу.

2. Директорам ГБУ РК "Центры по предоставлению государственных услуг в сфере социальной защиты населения", в отношении которых Министерство труда и социальной защиты Республики Коми осуществляет функции и полномочия учредителя:

2.1. привести в соответствие с настоящими Методическими рекомендациями действующие инструкции по формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел отдельных категорий граждан, имеющих право на получение государственных социальных гарантий, государственной социальной помощи, мер социальной поддержки и иных социальных выплат;

2.2. назначить специалистов, ответственных за формирование, учет, хранение и уничтожение личных дел отдельных категорий граждан, имеющих право на получение государственных социальных гарантий, государственной социальной помощи, мер социальной поддержки и иных социальных выплат;

2.3. утвердить списки лиц, допущенных в помещения хранения личных дел граждан.

3. Признать утратившим силу приказ Агентства Республики Коми по социальному развитию от 11 марта 2008 года N 316 "О методических рекомендациях по формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел категории граждан, имеющих право на получение государственных социальных гарантий в виде социальных выплат, социальной помощи, мер социальной поддержки".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

5. Настоящий приказ вступает в силу с момента его принятия.

Приложение. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ФОРМИРОВАНИЮ, УЧЕТУ, ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ КАТЕГОРИЙ ГРАЖДАН, ИМЕЮЩИХ ПРАВО НА ПОЛУЧЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СОЦИАЛЬНЫХ ГАРАНТИЙ, ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ, МЕР СОЦИАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКИ И ..

Приложение
к Приказу
Министерства труда
и социальной защиты
Республики Коми
от 14 июля 2015 года N 1454

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ФОРМИРОВАНИЮ, УЧЕТУ, ХРАНЕНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ КАТЕГОРИЙ ГРАЖДАН, ИМЕЮЩИХ ПРАВО НА ПОЛУЧЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СОЦИАЛЬНЫХ ГАРАНТИЙ, ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ, МЕР СОЦИАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКИ И ИНЫХ СОЦИАЛЬНЫХ ВЫПЛАТ

Настоящие Методические рекомендации представляют собой требования к работе по комплектованию, формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел отдельных категорий граждан, имеющих право на получение государственных социальных гарантий, государственной социальной помощи, мер социальной поддержки и иных социальных выплат (далее - социальные выплаты) в ГБУ РК "Центры по предоставлению государственных услуг в сфере социальной защиты населения", в отношении которых Министерство труда и социальной защиты Республики Коми (далее - Министерство) осуществляет функции и полномочия учредителя (далее - центры по предоставлению государственных услуг).

Для целей настоящих Методических рекомендаций под личным делом понимается совокупность надлежащим образом оформленных документов (их копий), на основании которых центром по предоставлению государственных услуг принято решение о назначении социальных выплат различным категориям граждан.

1. Основные задачи и функции по формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат

1.1. Основными задачами центра по предоставлению государственных услуг по формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, являются:

б) обеспечение в соответствии с нормативными требованиями по делопроизводству и архивному делу качества оформления личных дел граждан, отбора, учета, хранения, порядка предоставления для использования документов (их копий), подтверждающих право граждан на предоставление социальных выплат, и уничтожения личных дел граждан;

в) методическое руководство, проверка состояния и контроль ведения личных дел граждан специалистами, ответственными за формирование, учет, хранение и уничтожение личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат.

1.2. В целях выполнения задач по формированию, учету, хранению и уничтожению личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, центр по предоставлению государственных услуг осуществляет следующие функции:

а) формирует принятые в установленном порядке документы (их копии) в личное дело гражданина;

б) ведет учет личных дел граждан, обеспечивает их использование в работе;

в) обеспечивает сохранность документов (их копий) и личных дел граждан;

г) обеспечивает уничтожение законченных делопроизводством личных дел граждан.

1.3. Формирование, учет, хранение и уничтожение личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, осуществляется специалистами, на которых данные задачи и функции возложены соответствующим приказом директора центра по предоставлению государственных услуг.

2. Формирование и учет личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат

2.1. Формированием личных дел граждан является группировка документов, необходимых для назначения социальных выплат по различным основаниям гражданам, имеющим на это право.

2.2. При формировании личных дел граждан обеспечиваются следующие требования:

а) включение в личное дело гражданина документов (их копий) в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами, регламентирующими назначение и выплату социальных выплат по различным основаниям;

б) наличие в личном деле гражданина по одному экземпляру каждого учитываемого документа (его копии), установленного нормативными правовыми актами, регламентирующими назначение социальных выплат по различным основаниям.

2.3. В номенклатуру дел центра по предоставлению государственных услуг включается статья "Личные дела граждан, имеющих право на получение социальных выплат" с указанием срока хранения.

2.4. В случае неоднократного обращения за назначением социальных выплат документы (копии) формируются в единое личное дело гражданина.

3. Требования к оформлению личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат

3.1. Полное оформление личных дел граждан предусматривает:

а) подшивку личного дела гражданина;

б) сквозную нумерацию листов личного дела гражданина;

в) составление внутренней описи личного дела гражданина;

г) внесение необходимых уточнений в реквизиты личного дело гражданина, указанные в пункте 3.3 настоящих Методических рекомендаций.

3.2. Документы (копии), составляющие личное дело гражданина, подшиваются в твердую обложку из картона (формат А4) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.

3.3. Оформление обложки личных дел граждан включает:

а) регистрационный номер личного дела, соответствующий номеру в программном комплексе "Социальная защита";

б) фамилию, имя, отчество гражданина, адрес;

в) дату постановки личного дела гражданина на учет, дату снятия личного дела гражданина с учета с указанием количества листов;

г) категорию гражданина, имеющего право на получение социальных выплат (указать все категории, которые имеются).

3.4. Внутри личного дела гражданина документы (их копии) располагаются в хронологическом порядке.

3.5. Нумерация листов документов (их копий) в личном деле гражданина производится в правом нижнем углу страницы, не задевая текста документов, черным графитным карандашом или нумератором.

3.6. Лист внутренней описи документов (их копий) личного дела не нумеруется (если внутренняя опись составляет два и больше листов, их нумерация производится отдельно).

3.7. Внутренняя опись документов (их копий) личного дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 1 к настоящим Методическим рекомендациям).

Если личное дело гражданина подшито или переплетено без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела.

3.8. Все ксерокопии документов в личном деле гражданина должны быть заверены должным образом: надпись или штамп "копия верна", печать "для документов" центра по предоставлению государственных услуг, дата, подпись специалиста с расшифровкой подписи.

4. Хранение личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат

4.1. Хранение личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, осуществляется центром по предоставлению государственных услуг.

4.2. Для хранения личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, выделяется отдельное специально оборудованное помещение, исключающее несанкционированный доступ посторонних лиц.

4.3. Для размещения личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, применяется специальное оборудование - стеллажи, сейфы, металлические шкафы и т.д.

Личные дела граждан размещаются по нарастанию регистрационных номеров личных дел или в алфавитном порядке с разбивкой по годам.

При наличии в центре по предоставлению государственных услуг большого количества личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, допускается иной порядок их размещения.

4.4. Личные дела граждан, получающих субсидии на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, подлежат хранению не менее 3 лет. Личные дела граждан, имеющих право на получение социальных выплат, хранятся в центре по предоставлению государственных услуг в течение 5 лет после истечения срока выплаты, если не предусмотрено иного срока хранения в соответствии с нормативно-правовыми актами, регламентирующими получение социальных выплат по различным основаниям.

4.5. Личные дела граждан, имеющих право на получение социальных выплат, в архивные учреждения не передаются и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

5. Обеспечение сохранности личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат

5.1. Для обеспечения сохранности личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, в центре по предоставлению государственных услуг должен проводиться комплекс мероприятий, включающий:

а) создание оптимальных условий хранения личных дел граждан;

б) хранение личных дел граждан в специально выделенном и оборудованном помещении;

в) соблюдение порядка выдачи личных дел граждан для использования документов, подтверждающих право гражданина на предоставление социальных выплат, обеспечивающего их сохранность;

г) обеспечение физико-химической сохранности документов.

5.2. Оптимальные условия хранения личных дел граждан обеспечиваются:

а) выделением отдельного, специально оборудованного помещения (места);

б) оборудованием помещения противопожарной сигнализацией, средствами пожаротушения;

в) созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима, проведением санитарно-гигиенических и противоэпидемических мероприятий (уборка, ремонт, уничтожение грызунов и т.д.).

5.3. В помещении, где хранятся личные дела граждан, на видном месте вывешиваются:

а) инструкция о мерах пожарной безопасности;

б) план эвакуации граждан, документов и имущества на случай пожара;

в) списки лиц, допущенных в помещение хранения личных дел граждан.

5.4. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, злоумышленного проникновения в помещение посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране личных дел граждан.

О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, внутренних дел, технического надзора и т.д.).

5.5. В случае утери или порчи личных дел граждан по вине центра по предоставлению государственных услуг восстановление документов осуществляется центром по предоставлению государственных услуг.

Лица, по вине которых произошла утрата или порча личных дел граждан или документов (их копий) из личных дел граждан, несут ответственность в порядке, установленном законодательством.

6. Порядок выдачи личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, из места хранения

6.1. Личные дела граждан, имеющих право на получение социальных выплат, выдаются для использования в работе специалистам центра по предоставлению государственных услуг, специалистам Министерства, судебным, следственным органам, а также при необходимости другим организациям в случаях, предусмотренных законодательством.

6.2. При выдаче личного дела гражданина на длительное использование производится регистрация в специальном журнале (на электронном и бумажном носителе) (приложение 2 к настоящим Методическим рекомендациям).

6.3. При выдаче личных дел граждан во временное пользование на место выдаваемого личного дела гражданина подкладывается карта-заменитель (приложение 3 к настоящим Методическим рекомендациям), с указанием даты выдачи и фамилии специалиста. При возвращении личного дела заменитель изымается.

7. Проверка наличия и состояния личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат

7.1. Плановая сплошная проверка наличия и состояния личных дел граждан проводится специалистами центра по предоставлению государственных услуг не реже чем один раз в пять лет, и один раз в два года проводится выборочная проверка.

7.2. Проверка наличия и состояния личных дел граждан проводится специалистами Министерства при проведении комплексных и тематических проверок.

7.3. Единовременные проверки наличия и состояния личных дел граждан проводятся экспертной комиссией в составе не менее 3-х человек. Комиссию возглавляет председатель Комиссии, замещающий должность не ниже начальника структурного подразделения центра по предоставлению государственных услуг. Состав Комиссии утверждается приказом директора центра по предоставлению государственных услуг.

7.4. Единовременные проверки наличия и состояния личных дел граждан проводятся в следующих случаях:

а) при проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности центра по предоставлению государственных услуг;

б) после перемещения личных дел в другое помещение;

в) после чрезвычайных происшествий;

г) при смене специалиста центра по предоставлению государственных услуг, ответственного за формирование, учет и хранение личных дел граждан;

д) при реорганизации или ликвидации центра по предоставлению государственных услуг.

7.5. Итоги проверки оформляются актом и утверждаются директором центра по предоставлению государственных услуг.

8. Порядок приема-передачи личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, при реорганизации, ликвидации центра по предоставлению государственных услуг, а также при смене директора центра по предоставлению государственных услуг или специалиста, ответственного за формирование, учет и хранение личных дел граждан

8.1. В случае реорганизации или ликвидации центра по предоставлению государственных услуг личные дела граждан передаются правопреемникам, а при отсутствии правопреемников - организации, на которую будут возложены функции по предоставлению социальных выплат.

8.2. При смене директора центра по предоставлению государственных услуг наличие и состояние личных дел граждан отражаются в акте приема-передачи.

8.3. При смене специалиста центра по предоставлению государственных услуг, ответственного за формирование, учет и хранение личных дел граждан, прием-передача личных дел граждан и других необходимых документов, оборудования, ключей и т.п. производится по акту.

8.4. Для приема-передачи личных дел граждан директором центра по предоставлению государственных услуг назначается комиссия в составе не менее 3-х человек.

8.5. При приеме-передаче необходимо проверить наличие и состояние личных дел граждан, условия их хранения.

8.6. Акт приема-передачи личных дел граждан подписывается сдающим и принимающим ответственными лицами, членами комиссии и утверждается директором центра по предоставлению государственных услуг.

9. Порядок уничтожения личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат

9.1. Для личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению, а также проведения экспертизы ценности личных дел в целях изменения сроков их хранения создается экспертная комиссия в составе не менее 3-х человек. Экспертную комиссию возглавляет председатель, замещающий должность не ниже начальника структурного подразделения центра по предоставлению государственных услуг. Состав Экспертной комиссии утверждается приказом директора центра по предоставлению государственных услуг.

9.2. Основными функциями Экспертной комиссии являются:

- организация ежегодного отбора личных дел граждан, имеющих право на получение социальных выплат, для хранения и уничтожения;

- проведение экспертизы ценности личных дел граждан в целях изменения по отдельным личным делам сроков хранения, утвержденных настоящими Методическими рекомендациями;

- рассмотрение и согласование актов о подготовке к уничтожению личных дел граждан, не подлежащих хранению, и других актов;

- подготовка предложений в Министерство об изменении сроков хранения личных дел граждан, установленных настоящими Методическими рекомендациями.

9.3. Экспертная комиссия составляет акт об уничтожении личных дел, не подлежащих хранению (приложение 4 к настоящим Методическим рекомендациям).

9.4. Личные дела граждан, имеющих право на получение социальных выплат, с истекшим сроком хранения или на основании решения Экспертной комиссии уничтожаются в установленном законодательством порядке.

9.5. Акт об уничтожении дел утверждается директором центра по предоставлению государственных услуг.

9.6. Срок хранения актов об уничтожении личных дел - постоянно.

Приложение 1. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Приложение 1
к Методическим рекомендациям
по формированию, учету, хранению
и уничтожению личных дел
отдельных категорий граждан,
имеющих право на получение
государственных социальных гарантий,
государственной социальной помощи,
мер социальной поддержки
и иных социальных выплат

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

_______________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)

Ф.И.О. специалиста, внесшего документы в опись, дата, подпись

Читайте также: