Срок хранения пенсионных документов по выплатам
понедельник, 13 апреля 2020 г.
Новый перечень: Сроки хранения документов персонифицированного учета
Те, кто сталкивался с необходимостью устанавливать сроки хранения тех или иных документов, знают, что это порой весьма нетривиальная задача, особенно в тех случаях, когда изменяются установленные в законодательстве требования к хранению документов. Такие изменения необходимо отслеживать при обновлении перечней.
Сказанное в полной мере относится к документам персонифицированного учёта, и радует, что в новом «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236, были учтены новые нормы законодательства в отношении документов этой группы.
Отмечу, что сроки хранения этих документов - вопрос актуальный, поскольку с принятием федерального закона от 16 декабря 2019 года №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и федерального закона от 16 декабря 2019 года №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» у нас в стране появился новый комплекс документов, связанных с ведением Пенсионным Фондом РФ учёта сведений о трудовой деятельности граждан.
Федеральный закон от 1.04.1996 №27-Ф «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
индивидуальный (персонифицированный) учёт - организация и ведение учета сведений о каждом зарегистрированном лице для обеспечения реализации его прав в системе обязательного пенсионного страхования, сведений о трудовой деятельности для обеспечения возможности использования данных сведений при его трудоустройстве, а также в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и (или) исполнения государственных и муниципальных функций в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе с использованием страхового номера индивидуального лицевого счета в качестве идентификатора сведений о физическом лице;
До 1 апреля 2019 года:
Федеральный закон от 1.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
Статья 8. Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений
3. Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности
4. Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации страхователями, для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования составляет не менее шести лет.
Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов в вышеуказанных формах, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет.
После 1 апреля 2019 года:
Федеральный закон от 1.04.1996 №27-ФЗ (ред. от 16.12.2019) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
Статья 8. Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений
3. Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
4. Срок хранения органами Пенсионного фонда Российской Федерации документов, содержащих сведения индивидуального (персонифицированного) учета, в письменной форме составляет не менее шести лет, а указанных документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, - не менее семидесяти пяти лет.
Мой комментарий: Обратите внимание, что изначально сроки хранения одних и тех же документов различались в зависимости от того, кто их хранит; при этом для страхователей срок хранения не был установлен явно, а был привязан к срокам хранения бухгалтерской и финансовой отчетности.
Согласно статье 29 федерального закона от 6 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Но вот сроки хранения тех же документов в Пенсионном фонде были изменены. До 1 апреля 2019 года для бумажных и электронных документов, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, срок хранения был не менее 6 лет; а для документов, содержащих иные сведения - не менее трёх лет. С 1 апреля 2019 года срок хранения электронных документов увеличился до 75 лет. Между тем, не было разъяснено, что делать с документами прежних лет - распространяются ли на них новые сроки хранения или нет?
Теперь давайте посмотрим, какие сроки хранения для этих же видов документов установлены в новом «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236.
В Перечне документы персонифицированного учета упомянуты всего в двух статьях:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236)
620. Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников - 5 лет
624. Сведения, представляемые в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета:
а) у страхователей; - 5 лет
б) в Пенсионном фонде Российской Федерации - 6 лет. В электронной форме - 75 лет
Итак, в данном случае сроки хранения в Перечне установлены совершенно правильно, в точном соответствии с действующим законодательством. Неясно, однако, что Пенсионный фонд должен делать с электронными документами прежних лет. Если исходить из того, что в отсутствие прямых указаний на иное законы обратной силы не имеют, то Пенсионный фонд может совершенно спокойно уничтожить документы прежних лет.
Однако это ещё не все документы персонифицированного учёта, и в следующем посте речь пойдёт и других видах документов такого рода.
Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.
Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.
ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»
№ нового перечня
№ старого перечня
Вид документа
Было
Стало
Ценообразование
Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения
10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Финансирование, кредитование деятельности
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Бухгалтерский учет и отчетность
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:
а) сводные годовые, годовые;
б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
Постоянно (на усмотрение архива)
а) до ликвидации организации;
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)
5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Образцы подписей материально ответственных лиц
До минования надобности, но не менее 5 лет
5 лет после смены материально ответственного лица
Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг
5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:
а) у аудируемого лица;
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)
5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:
— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;
— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Журналы, базы данных учета:
б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей
а) постоянно (на усмотрение архива);
б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
а) до ликвидации организации;
Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств
5 лет после ликвидации основных средств
До ликвидации организации
Книги, журналы, карточки учета поступления валюты
5 лет при условии
Учет оплаты труда
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат
При отсутствии лицевых счетов – 75 лет
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Налогообложение
Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом
Расчеты по страховым взносам
Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.
При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
Налоговые декларации ИП
Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней
5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности
5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
Сначала ответим на 1-й вопрос. Ситуацию вы понимаете в основном правильно, но некоторые уточнения все-таки требуются.
Упомянутые вами утвержденные СЗВ-формы сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах и о страховом стаже (периодах работы), формы описей АДВ (включая корректирующие описи АДВ-6-5 к СЗВ-4) действовали в разные периоды времени, отменялись, оптимизировались и хранились в архивах организаций (у страхователей) обычно как комплекс: сведения по установленной форме по пачкам + опись по установленной форме к каждой пачке (в т.ч. АДВ-6-4 и АДВ-6-5). На практике этому комплексу присваивался общий срок хранения по ст. 905 Перечня 2010 г. 1 – 75 л. ЭПК или 50 л. в соответствии с Законом об архивном деле 2 .
Статья 898 Перечня 2010 г. с 5-летним сроком хранения по отношению к форме сведений СЗВ-6-2 и описям АДВ-6-2 применялась редко, т.к. опытные работники кадровых служб и бухгалтеры, конечно же, руководствовались 6-летним сроком из Налогового кодекса РФ:
. 3.4. Плательщики страховых взносов обязаны:
. 6) в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов;.
Но самое главное то, что 6-летний срок хранения исчислялся с даты (года) назначения пенсии застрахованному лицу (это был последний год использования данных сведений), поэтому долговременный 50-летний срок хранения в составе комплексов документов был вполне оправданным. Базовые информационные ресурсы (реестры) ПФР начали формироваться только с конца 1990-х годов, и территориальные отделения ПФР часто запрашивали (да и сейчас запрашивают) недостающие и корректирующие сведения о страховых взносах и страховом стаже работников за прошлые годы, которые необходимо было представлять по той утвержденной форме, которая действовала в соответствующий период сдачи отчетности.
Поэтому всю отчетность по ранее действующим формам СЗВ рекомендуем пока продолжать хранить в течение 75/50 лет. Увеличивать сроки хранения разрешается, и организация не должна забывать о своей социальной ответственности перед работниками – обеспечение сохранности таких документов защитит будущие права работников.
Конечно, достоверность и надежность сведений о пенсионном страховании работников в реестрах ПФР будет постоянно наращиваться. Именно на это и нацелен срок хранения в ст. 624 Перечня 2019 г. 3 :
Теперь ответим на 2-й вопрос.
Разъяснения Росархива потребовались потому, что в соответствии с приказом Минкультуры от 17.12.2019 № 1964 Перечень 2010 г. утратил силу. И если вы до 18 февраля 2020 г. не успели утвердить описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и акты о выделении документов и дел к уничтожению за 2016–2018 годы в 2020 году, то их придется пересматривать и оформлять заново. Они должны быть подготовлены к согласованию ЭК и утверждению первым руководителем со сроками и номерами статей, установленными новым Перечнем 2019 г.
См. статью «Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах» в № 9' 2020
Период 2016–2018 годы вытекает из п. 4.1 архивных Правил 2015 г. 4 , в котором закрепляется цикл передачи документов на архивное хранение: «. не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве».
Поэтому новые сроки хранения документам (индивидуального) персонифицированного учета вы можете спокойно присваивать только начиная с 2016 года, если вы только сейчас проводите экспертизу их ценности.
Рекомендуем быть осторожными с выделением к уничтожению документов в бумажной форме за периоды начиная с 1998 года, потому что по ст. 905 Перечня 2010 г. они должны храниться 75 л. ЭПК или 50 л. в соответствии с законом об архивном деле.
Если в организации хранятся электронные копии переданных сведений (по пачкам и с описями к каждой пачке), то в течение 22 лет необходимо было проверять их сохранность, воспроизводимость, осуществлять миграцию в архивную часть новой кадровой или бухгалтерской системы, резервировать и т.п. Доказательное хранение документов в бумажной форме обходится дешевле.
По мере развития реестров ПФР, накопления опыта электронного взаимодействия с фондом, при полном отсутствии запросов территориальных отделений ПФР о дополнительных, корректирующих или подтверждающих сведениях вы сможете в будущем вернуться к вопросу экспертизы ценности документов персонифицированного учета, которые хранятся в архиве в бумажной форме, начиная с 1998 г. Просто в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г. уничтожать данные документы нельзя. Вспомните о социальной ответственности перед работниками.
Сноски 4
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Вернуться назад
- Статья 22.1 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Вернуться назад
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) вступил в силу 18 февраля 2020 г. Вернуться назад
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад
Выбери вариант доступа
Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Комментарии 0
Рекомендовано для вас
- Свежие
- Посещаемые
Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?
Какой срок хранения у табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий по новому Перечню?
В Перечне 2010 г. была статья 615, устанавливающая 75 л. хранения для табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий. В новом Перечне статьи с аналогичным названием нет, но на предприятии у нас используются наряды для таких работников. Какой статьей из Перечня 2019 г. нужно руководствоваться для этого вида документов?"
Сколько хранить кассовые документы, если нет лицевых счетов?
Помогите, пожалуйста, аргументировать с точки зрения действующего законодательства срок хранения следующих документов: 1. Кассовые документы (отчеты по кассе, приходные и расходные кассовые ордера) формируются в дело вместе с платежными ведомостями на выплату денежных сумм из кассы, с «живыми» подписями о получении (выплат через кассу очень мало, т.к. основной объем зарплаты выплачивается путем перечисления денежных средств на банковские карточки работников). При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст. 277 и ст. 295 Перечня 2019 г. По «старшинству» ко всему делу можно применить срок хранения 6 лет, но только в том случае, если есть лицевые счета, а при их отсутствии, срок хранения составляет – 50/75 лет. 2. Акционерное общество не ведет лицевых счетов. В архив на хранение передаются на бумажном носителе только расчетные листы – вторые экземпляры (информация, содержащаяся в расчетном листе, в большинстве своем, совпадает с информацией лицевого счета). Также с помощью программы 1С: ЗУП ведутся расчетные ведомости (при необходимости в этой же программе можно сформировать и лицевые счета). Можно ли применить 6-летний срок хранения для дел, содержащих кассовые документы и расчетные ведомости, при условии хранения: – расчетных листов по зарплате вместо лицевых счетов; – вместо лицевых счетов – расчетных ведомостей в электронном виде?"
Об уничтожении внутренних нормативных документов банка
В Банке есть внутренние нормативные документы, которые ранее оформлялись на бумаге до внедрения электронного документооборота с 2012 по 2015 год. Но в настоящий момент они утратили действие. Каким образом их можно уничтожить и на основании какой статьи, закона?
Автор: Наталья Храмцовская
Министерство здравоохранения и социального развития РФ утвердило приказом от 14 декабря 2009 г. № 987н новую инструкцию «О порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах». Она будет применяться «с даты признания утратившим силу Постановления Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318 «О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования» (п.2 приказа).
В данном случае, интересно было узнать, как планируется использовать электронные документы при ведении индивидуального (персонифицированного) учета, какие сроки хранения установлены для этих документов, – а также посмотреть, что изменилось у государственных органов в подходах к данным вопросам за двенадцать лет.
Уже начало документа порадовало – в определении «индивидуального лицевого счета застрахованного лица» указано, что это документ, «хранящийся в форме записи на машинных носителях информации». Чуть ли не впервые в российских нормативных документах признано, что запись в базе данных является документом, со всеми вытекающими из этого последствиями.
«Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н)
2. Понятия, используемые в настоящей Инструкции, означают следующее:
г) «индивидуальный лицевой счет застрахованного лица» – документ, хранящийся в форме записи на машинных носителях информации, допускающей обработку с помощью средств вычислительной техники в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации, содержащий предусмотренные настоящей Инструкцией сведения о застрахованном лице, включенные в информационные ресурсы Пенсионного фонда Российской Федерации;
Для сравнения, приведу цитату из соответствующего документа 1997 года:
«Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования» (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318)
2. Понятия, используемые в настоящей Инструкции, означают следующее:
«лицевой счет» – индивидуальный лицевой счет застрахованного лица, хранящийся в форме записи на машинных носителях информации, которую возможно обработать с помощью средств вычислительной техники в органах Пенсионного фонда Российской Федерации, содержащий предусмотренные настоящей Инструкцией сведения о застрахованном лице, включенные в информационные ресурсы Пенсионного фонда Российской Федерации;
В отношении требований к обеспечению сохранности документов страхователями изменений не произошло – они обязаны хранить документы «в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности». Тем самым ещё раз подтверждена позиция государства о том, что ответственность за обеспечения сохранности сведений персонифицированного учета оно берет на себя.
«Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н)
47. Копии сведений, представляемых страхователями в территориальный орган фонда для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей, в том числе у физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
Для сравнения: «Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования» (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318)
42. Копии сведений о страховом стаже, заработной плате (доходе), начисленных и уплаченных страховых взносах застрахованных лиц, представленных в территориальный орган страхователем, хранятся у страхователя в соответствии с правилами, установленными для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
Предусмотрено, что предоставление сведений в Пенсионный фонд возможно как в письменной, т.е. бумажной форме, так и в электронной форме (п.57 Инструкции Минздвавсоцразвития). Это повторение пункта 53 Инструкции 1997 года. Однако в отношении сдачи данных в электронной форме произошли существенные изменения:
«Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования» (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318)
54. Индивидуальные сведения о застрахованных лицах, предусмотренные настоящей Инструкцией, могут представляться в электронной форме при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. В этом случае юридическая сила представленных документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом совместно с конкретными страхователями и оформляется соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
До настоящего времени сдача отчетности в электронной форме осуществлялась на основе соглашения сторон, т.е. работодатель имел возможность самостоятельно решить, будет ли он сдавать отчетность в электронном виде, или принесет все данные на бумаге. Однако, с вступлением в силу положений закона Федерального закона от 24 июля 2009 года № 213-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (подпункт б) пункта 3 статьи 12), при сдаче отчетности о 50 и более застрахованных лицах сдавать её придется только в электронном виде. Эти положения вступают в силу с 1 января 2011 года.
Правда, в Инструкции предусмотрительно уточняется, что под электронной формой в данном случае понимается сдача документов «на магнитных носителях или по каналам связи». Правила предоставления отчетности будут теперь регулироваться не соглашениями об обмене электронными документами, а нормативными документами Пенсионного фонда.
Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н)
58. Индивидуальные сведения, предусмотренные настоящей Инструкцией, могут представляться в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. В этом случае юридическая сила представленных документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1 «Об электронной цифровой подписи».
С 1 января 2011 г. страхователь при представлении индивидуальных сведений о 50 и более работающих у него застрахованных лицах (включая заключивших соглашения гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период представляет их в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1 «Об электронной цифровой подписи». Форма представления индивидуальных сведений в электронной форме определяется Пенсионным фондом Российской Федерации.
Ну, а теперь о самом интересном: о сроках хранения документов, от которых зависит, какая пенсия будет назначена гражданину при достижении им пенсионного возраста. Здесь, по сравнению с Инструкцией 1997 года, произошли существенные изменения, и срок хранения этих документов фактически значительно увеличен.
Было: «Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования» (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1997 г. № 318)
55. Документы, содержащие сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, представленные страхователями и застрахованными лицами для целей персонифицированного учета в письменной форме, а также документы в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, хранятся в органах Пенсионного фонда Российской Федерации не менее 6 лет с даты отражения сведений, содержащихся в указанных документах, в лицевом счете застрахованного лица.
Документы, содержащие иные сведения, полученные от страхователей и застрахованных лиц для целей персонифицированного учета в указанных формах, хранятся в органах Пенсионного фонда Российской Федерации не менее 3 лет.
56. Уничтожение документов персонифицированного учета, содержащих сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, по истечении срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему выписки из лицевого счета.
Порядок ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете, хранения и уничтожения документов персонифицированного учета определяется Пенсионным фондом Российской Федерации.
Стало: «Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н)
59. Документы, содержащие сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, представленные страхователями и застрахованными лицами для целей индивидуального (персонифицированного) учета в письменной форме, а также документы в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. №1 «Об электронной цифровой подписи», хранятся в территориальных органах фонда не менее 6 лет с даты назначения трудовой пенсии застрахованному лицу.
60. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и трудовом (страховом) стаже, по истечении срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений.
Как видим, теперь документы персонифицированного учета Пенсионный фонд обязан хранить до назначения застрахованному лицу пенсии, и ещё шесть лет после этого. Кроме того, фонду придется позаботиться о том, чтобы тщательно задокументировать факт «ознакомления застрахованного лица со сведениями, содержащимися в его лицевом счете», поскольку только после этого действа он имеет право уничтожить документы!
Учитывая, что речь идет не только о документах на бумажных носителях, но и об электронных документах, подписанных ЭЦП, Пенсионному фонду придется придумать и реализовать процедуры, которые позволят обеспечить сохранность электронных документов и возможность перепроверки ЭЦП на протяжении всего срока хранения. По моим оценкам, этот срок может превысить 30-40 лет.
Стоит также отметить, что в ст. 477 действующего «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. руководителем Росархива 6 октября 2000 г.) и в ст. 898 проекта перечня «Типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» установлены единые сроки хранения для всех документов персонифицированного учета во всех организациях – 5 лет, в следующей формулировке:
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. руководителем Росархива 6 октября 2000 г.)
Ст.477 Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников – 5 лет
Как видим, если для страхователей данный пункт Перечня приводит верные данные о сроках хранения, то для Пенсионного фонда указанные в Перечне сроки хранения неверны (причем не только для вновь установленных сроков хранения, но и для тех, что были установлены в 1997 году, и действуют до сих пор).
С.А. ЧИРКОВ
Чирков С.А., кандидат юридических наук, начальник Департамента организации назначения и выплаты пенсий ПФР.
Территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации ежегодно назначают более 2,7 млн. пенсий различных видов (и это не считая иных социальных выплат, отнесенных законодателем к полномочиям ПФР). На каждого гражданина, которому назначается пенсия, территориальным органом ПФР оформляется выплатное дело. По сути, это дело является основанием для выплаты правомочным лицам соответствующих сумм установленных им пенсий и (или) иных социальных выплат, что предопределяет значимость порядка формирования, ведения и хранения выплатных дел.
Легальное определение выплатного дела закреплено в статье 3 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 400-ФЗ "О страховых пенсиях" (далее - Закон N 400-ФЗ), вступившего в силу с 1 января текущего года.
Итак, выплатное дело - это комплект соответствующих установленным требованиям документов в подлиннике и (или) в копии на бумажном носителе или в электронной форме, на основании которых гражданину установлены и выплачиваются пенсия (пенсии), дополнительное материальное обеспечение и иные выплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Интересно, что впервые закрепление дефиниции "выплатное дело" произошло в законодательном акте - федеральном законе, что, кстати, также поставило точку в существовании разных понятий в подзаконных нормативных правовых актах, действовавших до введения в действие Закона N 400-ФЗ, - пенсионное дело и выплатное дело.
Понятие пенсионного дела содержалось в Правилах обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утвержденных совместным Постановлением Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. N 17/19пб, - это комплект соответствующих установленным требованиям документов в подлиннике и (или) в копии, в том числе в электронной форме, на основании которых установлена пенсия гражданину, обратившемуся за ней.
Утратили силу с 1 января 2015 года.
В Правилах выплаты пенсии в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утвержденных совместным Постановлением Минтруда России от 16 февраля 2004 г. N 15п/18 , под выплатными делами понимался комплект соответствующих установленным требованиям документов в подлиннике и (или) в копии, в том числе в электронной форме, на основании которых гражданину установлены и выплачиваются пенсия, дополнительное материальное обеспечение и иные выплаты, размер которых связан с размером установленной этому гражданину пенсии.
Утратили силу с 1 января 2015 года.
Конечно, при организации работы территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации имелось в виду одно дело, которое и формировалось специалистами в целях осуществления пенсионного (социального) обеспечения правомочного гражданина.
Как видим, понятие выплатного дела было более широким, чем понятие пенсионного дела, включая в себя, помимо пенсии, и другие выплаты, носящие по отношению к пенсии подчиненный, сопутствующий характер, отнесенные отечественным правовым регулированием к компетенции ПФР. Интересно, что понятия пенсионного дела и выплатного дела были дополнены в 2010 г. положением, предоставляющим возможность ведения названных дел в электронной форме одновременно с бумажными носителями. Данное дополнение является важной вехой на пути внедрения в деятельность территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации электронного пенсионного процесса.
См.: Приказы Минздравсоцразвития России и ПФР от 28 апреля 2010 г. N 302н/109п "О внесении изменений в Правила выплаты пенсии в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утвержденные Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации и Пенсионного фонда Российской Федерации от 16 февраля 2004 г. N 18/15п; от 28 апреля 2010 г. N 303н/110п "О внесении изменений в Правила обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утвержденные Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27 февраля 2002 г. N 17/19пб".
Какие новые признаки отличают современное понятие выплатного дела?
Выплатное дело, как и прежде, представляет собой комплект документов в подлиннике и (или) в копии, которые требуются для назначения и выплаты гражданину пенсии или пенсий или пенсии и какой-либо иной социальной выплаты. К примеру, Перечень документов, необходимых для установления страховой пенсии, установления и перерасчета размера фиксированной выплаты к страховой пенсии с учетом повышения фиксированной выплаты к страховой пенсии, назначения накопительной пенсии, установления пенсии по государственному пенсионному обеспечению, утвержден Приказом Минтруда России от 28 ноября 2014 г. N 958н.
Тем самым в настоящее время выплатное дело может включать в себя не только документы, требуемые для назначения пенсии или какой-либо выплаты пенсионного характера, которая в отрыве от пенсии не устанавливается (к примеру, дополнительное материальное обеспечение согласно Федеральному закону от 4 марта 2002 г. N 21-ФЗ "О дополнительном ежемесячном материальном обеспечении граждан Российской Федерации за выдающиеся достижения и особые заслуги перед Российской Федерацией"), но и документы, являющиеся основанием для осуществления иных выплат, право на которые и порядок определения размера которых никак не связаны с фактом назначения правомочному лицу пенсии. Здесь в первую очередь речь идет о ежемесячных денежных выплатах (далее - ЕДВ). Напомним, что ежемесячная денежная выплата введена в систему социальной защиты населения России с 2005 г. (путем изменения ряда федеральных законов) как замена денежным эквивалентом предоставляемых отдельным категориям граждан натуральных льгот. Одновременно правомочным лицам была предоставлена возможность получения ряда льгот в виде набора социальных услуг вместо ЕДВ или ее части. Отметим, что также произошло разграничение обязательств по финансированию социальных льгот между Российской Федерацией и ее субъектами. Так, финансовое обеспечение льгот инвалидов и участников Великой Отечественной войны, бывших несовершеннолетних узников фашизма, чернобыльцев, инвалидов и др. отнесено к компетенции Федерации, а финансирование льгот, предоставляемых ветеранам труда, труженикам тыла, жертвам политических репрессий и др., возложено на субъектов нашей страны.
Ежемесячная денежная выплата устанавливается и выплачивается за счет средств федерального бюджета территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации со дня обращения за ней с письменным заявлением и необходимыми документами (документ, удостоверяющий личность, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, документы о праве на льготы), но не ранее чем со дня возникновения права на ЕДВ.
Следующее важное новшество, требующее внимания, - это возможность комплектования выплатного дела или на бумажном носителе, или в электронной форме. Таким образом, впервые в отечественном пенсионном законодательстве закреплена возможность формирования, ведения и хранения выплатных дел в электронном виде без дублирования на бумажных носителях. В этой связи требуется разработать порядок ведения выплатных дел в электронной форме, определить условия, при которых возможен отказ от бумажных носителей, создать технические возможности для этого, чтобы затем постепенно перейти на современный уровень хранения и использования пенсионной информации.
Выплатное дело, сформированное на каждого пенсионера, хранится в территориальном органе ПФР по месту получения им пенсии .
См.: пункты 52 - 58 Правил выплаты пенсий, осуществления контроля за их выплатой, проведения проверок документов, необходимых для их выплаты, начисления за текущий месяц сумм пенсии в случае назначения пенсии другого вида либо в случае назначения другой пенсии в соответствии с законодательством Российской Федерации, определения излишне выплаченных сумм пенсии, утвержденных Приказом Минтруда России от 17 ноября 2014 г. N 885н.
При смене пенсионером места жительства в пределах Российской Федерации выплата пенсии, включая организацию ее доставки, осуществляется на основании его выплатного дела по новому месту жительства или месту пребывания либо по месту фактического проживания, подтвержденному заявлением пенсионера. При этом выплатное дело снимается с учета на основании распоряжения территориального органа ПФР на основании запроса территориального органа ПФР по новому месту жительства, подготовленного в соответствии с заявлением пенсионера о запросе выплатного дела.
Выплатное дело с сопроводительным письмом пересылается в территориальный орган ПФР по новому месту жительства пенсионера по почте через организации почтовой связи в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а также в электронном виде не позднее трех рабочих дней с момента поступления запроса.
Порядок организации работы территориальных органов ПФР по пересылке и учету выплатных (пенсионных) дел утвержден распоряжением Правления ПФР от 23 января 2013 г. N 18р.
При поступлении выплатного дела территориальный орган ПФР по новому месту жительства пенсионера принимает распоряжение о постановке выплатного дела на учет и продлевает выплату пенсии с учетом срока, по который выплачена пенсия по прежнему месту жительства, в размере, установленном законодательством Российской Федерации.
Выплатные дела пенсионеров, выехавших на постоянное жительство за пределы территории Российской Федерации в иностранные государства, с которыми нашей страной заключены международные договоры, согласно которым обязательства по пенсионному обеспечению несет государство, на территории которого пенсионер проживает, могут направляться в эти государства в порядке, установленном договаривающимися сторонами.
При выезде пенсионера на постоянное жительство за пределы территории Российской Федерации в государства, с которыми не заключены международные договоры о пенсионном обеспечении, выплатное дело не пересылается и хранится в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации.
Также недавно свершилось событие, которого очень долго ждали органы, осуществляющие пенсионное обеспечение. Приказом Минтруда России от 3 сентября 2014 г. N 602н утверждено Положение о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению (далее - Положение).
Этим Положением установлены сроки хранения выплатных дел, документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению и дел об отказе в назначении соответствующих пенсий, образующихся в процессе деятельности территориальных органов ПФР.
Выплатные дела, документы о выплате и доставке пенсий, а также дела об отказе в назначении соответствующей пенсии хранятся на бумажных носителях или в электронной форме в территориальных органах ПФР.
Положением установлены следующие сроки хранения:
а) выплатные дела получателей страховой пенсии по старости, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению - 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии;
б) выплатные дела получателей страховой пенсии по инвалидности - 50 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии;
в) выплатные дела получателей страховой пенсии по случаю потери кормильца и пенсий по государственному пенсионному обеспечению по случаю потери кормильца - 30 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии;
г) выплатные дела получателей пенсии из числа детей-инвалидов и инвалидов с детства (независимо от вида получаемой пенсии) - 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии.
Таким образом, срок хранения выплатных дел дифференцируется исходя из вида пенсии и связан с решением территориального органа ПФР о прекращении выплаты пенсии. Основания прекращения выплаты пенсии перечислены в статье 25 Закона N 400-ФЗ. К примеру, к ним относятся:
смерть пенсионера либо объявление его в установленном законодательством Российской Федерации порядке умершим или признание его безвестно отсутствующим;
утрата пенсионером права на назначенную ему страховую пенсию (обнаружение обстоятельств или документов, опровергающих достоверность сведений, представленных в подтверждение права на указанную пенсию, истечение срока признания лица инвалидом и др.);
непредставление пенсионером - иностранным гражданином или лицом без гражданства вида на жительство.
Дела об отказе в назначении страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению хранятся 10 лет начиная с года, следующего за годом вынесения решения об отказе в назначении соответствующей пенсии.
Документы о выплате и доставке пенсий хранятся 10 лет начиная с года, следующего за годом их формирования.
Кстати, в отношении дел о выплате средств пенсионных накоплений правопреемникам умерших застрахованных лиц применим срок хранения, установленный Положением для выплатных дел получателей накопительной пенсии. Это объясняется тем, что на основании Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 424-ФЗ "О накопительной пенсии" право на накопительную пенсию имеют застрахованные лица, имеющие средства пенсионных накоплений, учтенные в специальной части их индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования или на пенсионном счете накопительной пенсии в негосударственном пенсионном фонде. В случае смерти застрахованного лица до назначения ему накопительной пенсии средства пенсионных накоплений выплачиваются правопреемникам умершего застрахованного лица. Тем самым выплате правопреемникам этого лица подлежат средства, направленные на формирование накопительной пенсии граждан, что и предопределяет изложенный подход к срокам хранения дел о выплате средств пенсионных накоплений правопреемникам.
Закрытые выплатные дела, документы о выплате и доставке пенсий, а также дела об отказе в назначении пенсии по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
В этой связи отделения ПФР организуют работу по уничтожению выплатных дел, документов о выплате и доставке пенсии, а также дел об отказе в назначении пенсии с истекшим сроком хранения на бумажных носителях.
В данном случае необходимо иметь в виду, что отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Кроме того, основным нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архивов организаций, являются Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., которые основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела.
Положения этих Правил предусматривают выделение к уничтожению архивных документов с истекшим сроком хранения и составление соответствующего акта. Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на предприятия, занимающиеся переработкой (утилизацией) сырья, передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
В этих целях по мере необходимости должен производиться отбор документов к уничтожению, по результатам которого составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Указанный акт подписывается специалистом, проводившим отбор документов, согласовывается экспертной комиссией территориального органа ПФР (далее - ЭК ПФР), утверждается руководителем территориального органа ПФР.
В состав постоянно действующей ЭК ПФР рекомендуется включить: начальника территориального органа ПФР (его заместителя); начальника отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсии; ответственного работника, исполняющего обязанности архивариуса; представителя юридической службы территориального органа ПФР.
К акту приобщается опись выплатных дел с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению, и опись документов о выплате и доставке пенсий с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению. Страницы описей нумеруются, на последней странице указывается общее количество выделенных к уничтожению выплатных дел (документов о выплате и доставке пенсий). Описи заверяются подписями специалиста, производившего отбор выплатных дел (документов о выплате и доставке пенсий), и руководителя территориального органа ПФР, указывается дата.
Подготовленные документы передаются по приемо-сдаточным накладным в организации, занимающиеся переработкой (утилизацией) сырья, о чем также составляется акт, в котором указываются дата уничтожения документов и номер накладной.
После уничтожения документов акты с описью документов и один экземпляр приемо-сдаточной накладной хранятся в территориальном органе ПФР.
Уничтожение документов непосредственно территориальными органами ПФР по общему правилу не допускается.
Вместе с тем в случае отсутствия на территории конкретного региона предприятий, занимающихся переработкой (утилизацией) сырья, уничтожение выплатных дел, документов о выплате и доставке пенсии, а также дел об отказе в назначении пенсии с истекшим сроком хранения на бумажных носителях возможно производить путем измельчения носителей на уничтожителях бумаги.
При этом в процессе уничтожения должно быть исключено ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполное уничтожение, позволяющее восстановить их содержание, а также досрочное либо случайное уничтожение документов, которые не подлежат ликвидации.
Читайте также: