Письмо в пфр о сзв м об ошибке

Как исправить ошибки в СЗВ-М? Что делать, если пришел отрицательный протокол по итогам проверки файла? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье.

Сроки подачи корректировки СЗВ-М

С апреля 2016 года абсолютно все компании и ИП, которые осуществляют выплаты наемным сотрудникам и лицам по договорам ГПХ, обязаны отчитываться по форме СЗВ-М. Данный отчет можно представить на бумажном носителе, если в штате 24 сотрудника или менее. В электронном варианте отчет сдается, если у работодателя трудится от 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Заполненный бланк подается в ПФР ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, наступающего после окончания отчетного периода (п. 22 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

Чтобы не пропустить важные для отчетности даты, следите за нашей рубрикой «Календарь бухгалтера» .

Корректировать выявленные самостоятельно ошибки в отчете СЗВ-М страхователь без негативных для себя последствий может до момента выявления этих ошибок ПФР. Причем если ошибка выявляется в момент приемки отчета, то санкций можно избежать, подав уточнение не позднее 5 рабочих дней с даты получения уведомления об устранении расхождений (п. 39 инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21.12.2016 № 766н).

Напомним, что 1 ошибка будет стоить компании 500 руб. Общая сумма штрафных санкций рассчитывается исходя из количества застрахованных лиц, перечисленных в табличной части документа (абз. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Частые ошибки при сдаче СЗВ-М

В блоке 4 данной формы необходимо перечислить всех сотрудников компании, с которыми в отчетном месяце действовали трудовые договоры или договоры ГПХ (только для тех договоров ГПХ, с которых исчислялись страховые взносы). Включить нужно даже тех работников, которые были уволены 1 числа месяца или приняты в его последний день.

СЗВ-М также должна быть выдана увольняющемуся сотруднику. О том, какие моменты в связи с этим заслуживают внимания, читайте в публикации «Месяц закончился, работник увольняется, СЗВ-М еще не сдан — как быть?» .

«СЗВ-М ошибка 50»: что означает данная запись

Если компания после отправки электронного отчета получила отрицательный протокол проверки, необходимо еще раз пересдать форму, исправив допущенные неточности.

Цифровые коды выявляемых ошибок приведены в распоряжении правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.

Код 50 означает ошибку, отчет с которой не может быть принят фондом.

1. Файл имеет неверную структуру.

Сдаваемый файл должен быть корректно заполнен в формате XML-документа со следующей структурой:

ПФР[рег. номер]_[код ТО ПФР]_СЗВ-М_[дата формирования файла]_[GUID].xml,

где: Рег. номер — номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов.

Код ТО ПФР — код территориального органа ПФР, в который отправляется файл (указывается согласно классификатору территориальных органов ПФР).

Дата формирования файла — дата в формате ГГГГММДД.

GUID — глобальный уникальный идентификатор, который отражает уникальность электронного документа. Значение GUID должно быть идентично значению GUID документа. Например: ПФР_034-012-008689_034012_СЗВ-М_20151121_2d2b5a89-157c-44e8-a2a0-639b7ce30a69.xml.

2. Проставлена некорректная электронная подпись.

3. Неверно указан ИНН отчитывающейся фирмы.

4. Отправлен файл с типом «Исх», а ранее уже был сдан первичный файл за отчетный месяц.

О последствиях неверного указания периода отчета читайте в материале «Ошибка в периоде — правомерен ли штраф за СЗВ-М?» .

Что означают другие коды ошибок

Код 40 указывает на ошибки при заполнении формы, к которому предъявляются особые требования. Так, в файле недопустимы:

двойные пробелы;
точка после фамилии;
пробел до или после знака дефиса;
знак дефиса после Ф. И. О.

Код 30 информирует о следующих ошибках:

СНИЛС, Ф. И. О. сотрудников не соответствуют данным, указанным в базе ПФР;
графа «№ п/п» заполнена не в порядке возрастания;
не заполнены обязательные элементы — фамилия или имя сотрудника.

Коды 10 и 20 свидетельствуют о незначительных ошибках и несут информацию о допустимых знаках, таких как апостроф, точка, скобки и т. д.

Итоги

Заполнять отчет по форме СЗВ-М нужно очень внимательно. Допущенные ошибки, выявленные после истечения срока сдачи отчета, могут довольно дорого обойтись компании, особенно если в ней трудится много сотрудников.

Что изменилось в правилах по СЗВ-М

Унифицированная форма ежемесячной пенсионной отчетности по форме СЗВ-М знакома всем бухгалтерам без исключения. Отчет сдается в ПФ РФ уже более двух лет. С 01.10.2018 чиновники утвердили ряд нововведений в порядок подготовки и сдачи пенсионной отчетности. Ключевое изменение — скорректирован порядок предоставления отчетной информации в Пенсионный фонд. Теперь отчет считается сданным, если получено официальное уведомление от ПФР о его приеме. То есть если организация сдала отчет в срок (до 15 числа месяца, следующего за отчетным), но уведомление получено не было, то СЗВ-М считается несданным. В таком случае учреждению грозят штрафы за исправления в СЗВ-М — 500 рублей за каждое застрахованное лицо в непринятой отчетной форме.

Еще одно важное нововведение: Минтруд России разрешил споры, которые длились несколько лет. В Письме от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846 чиновники утвердили, что сведения по единственному учредителю компании сдаются в ПФР. То есть если в организации нет наемных работников, а числится только один гендиректор, который является единственным учредителем, то на него подают сведения в обязательном порядке.

Действующий порядок, утвержденный Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н, скорректирован Приказом Минтруда России от 14.06.2018 № 385н. Изменения вступили в силу 01.10.2018.

Как теперь исправлять ошибки

Ошибки и неточности исправляются только в принятом отчете. То есть после получения уведомления от ПФР. Причем избежать штрафа в некоторых ситуациях не получится.

Например, учреждение при подготовке отчетности не указало в СЗВ-М сведения о вновь принятом работнике. В таком случае придется подать дополняющую форму. За такое нарушение представители Пенсионного фонда выпишут штрафные санкции. Оспорить это наказание практически невозможно.

А вот ошибки в Ф.И.О. или СНИЛС работника штрафами не грозят. Допустим, в мае бухгалтер обнаружил, что в СЗВ-М за апрель не указал отчество иностранного сотрудника, который устроился на работу в апреле. Как исправить ошибку:

Подать в ПФР отменяющую форму.
Направить дополняющий бланк.

Информация готовится только по тому сотруднику, в персональных сведениях которого была допущена неточность.

Ключевые правила заполнения отчетности и унифицированный бланк остались прежними. О них подробно мы рассказали в специальном материале «Сдаем отчетность: инструкция по заполнению СЗВ-М».

Коды ошибок ПФР

Контрольные цифры ИНН физического лица — это число, подсчитанное по алгоритму формирования контрольного числа ИНН.

Элемент ИНН застрахованного лица заполняется.

Указывается СНИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве.

Указывается Ф.И.О., содержащееся в страховом свидетельстве.

Статус ИЛС в реестре застрахованного лица на дату проверяемого документа не должен быть равен значению УПРЗ.

Необходимо указать хотя бы один из элементов «Фамилия» или «Имя».

Проверяемый файл отправляется в виде корректно заполненного XML-документа.

Проверяемый файл не соответствует XSD-схеме.

Электронная подпись некорректна.

Элемент «Регистрационный номер». Указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР.

Идентификационный номер налогоплательщика не соответствует данным ПФР.

При предоставлении сведений о застрахованных лицах с типом формы «исходная» не допускается наличие ранее предоставленных сведений с типом «исходные» за отчетный период, за который предоставляются сведения.

Период предоставления СЗВ-М — не ранее апреля 2016 года.

Для всех типов форм СЗВ-М отчетный период, за который подается форма, меньше либо равен месяцу, в котором проводится проверка.

Что будет, если отправить исправления до уведомления ПФР

Ошибку в отчетности исправляют двумя способами:

по собственной инициативе, то есть когда учреждение самостоятельно выявило неточность и направило корректирующую информацию в ПФР;
либо ошибку выявил ПФР, тогда неточность исправляется в течение 5 рабочих суток — вот сколько дней есть у компании, чтобы без штрафов исправить ошибки в СЗВ-М, по которым ПФР прислал уведомление.

Самостоятельно выявленные неточности исправляются только при соблюдении двух условий: отчет с ошибкой предоставлен своевременно и принят в Пенсионном фонде, организация самостоятельно направила корректирующую информацию в ПФР до уведомления. Вот как без штрафа исправить ошибки в СЗВ-М, если не указал сотрудника:

Сформировать дополнительную отчетную форму по конкретному служащему.
Отправить регистр в ПФР до 15 числа.

Если сдать СЗВ-М позже, штрафа не избежать.

Совет: формируйте и сдавайте отчетность по форме СЗВ-М раньше установленного срока (15 число месяца, следующего за отчетным). У организации появляется больше времени на исправление неточности и ошибки без применения штрафных санкций.

Если исполнитель ошибся в СНИЛС, всплывает код 30 (статус неточности — ВСЗЛ.Б-АНКЕТА.1.1). Специалисты ПФР примут бланк СЗВ-М, но не полностью, а частично. Корректировку надлежит исправить до 15 числа. Вот как подать новую, если СЗВ-М сдан в СНИЛС с ошибками и частично принят:

Создать новый файл. Если в Пенсионный фонд предоставить тот же файл, система автоматически откажет в его приемке и обработке.
Указать корректный СНИЛС работника и сверить его со страховым свидетельством.
Сформировать новые отчеты с информацией о сотрудниках, по которым допущена ошибка.
Отметить на титульном листе тип отчета «дополняющая».
Отправить исправления до 15 числа.

Образец дополняющей формы СЗВ-М

Примерный образец, как подать дополняющую информацию в ПФР:

Подробнее о заполнении бланка читайте в статье «Как заполнить дополняющую форму СЗВ-М».

Что поменялось в СЗВ-СТАЖ

Изменения аналогичны. Теперь СЗВ-СТАЖ принимается работниками ПФР. До получения соответствующего уведомления о приемке отчетности информация не является сданной.

Изменений в бланке отчета или в порядке его заполнения утверждено не было. Сдавать отчет придется в электронном виде, если в организации трудятся 25 и более человек. Обязательно дождитесь официального протокола о приемке отчета, в противном случае организации выпишут штраф.

По итогам сдачи работодателями-страхователями годовой отчетности по форме СЗВ-СТАЖ за 2018 год, Пенсионный фонд России проводит сверку данных, указанных в отчетной форме СЗВ-СТАЖ с данными ежемесячных отчетов по форме СЗВ-М и в случае расхождений направляет уведомления о несоответствии данных СЗВ-СТАЖ ежемесячным отчетам СЗВ-М.

Годовая отчетная форма в ПФР СЗВ-СТАЖ по сути является обобщающим, итоговым отчетом, содержание которого не должно противоречить отчетным данным ежемесячных отчетов по форме СЗВ-М.

Расхождения отчетных данных между формой СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могут быть связаны только с указанием или наоборот с неуказанием конкретных работников, а также с ошибочным указанием периода работы в течение отчетного года.

Качественные зрительские трибуны для спортзалов и стадионов с навесом и без, кабинки для игроков и судей. Спортрус - спортивная оптовая компания - регулярный участник госзакупок.

Например, если мы в ежемесячных отчетах по форме СЗВ-М указывали какого-то работника, а в годовом отчете по форме СЗВ-СТАЖ этого работника не указали, пропустили - это будет расхождением.

Или наоборот. Если мы в отчетной форме СЗВ-СТАЖ указали какого-то работника, а в ежемесячных отчетах СЗВ-М в течение отчетного года этот работник не был указан, то это тоже считается расхождением.

К случаям расхождения данных между отчетными формами СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М будет относиться указание периода работы какого-то работника в СЗВ-СТАЖ, который не совпадает с указанием его в отчетах СЗВ-М по тем месяцам, когда он работал.

Например, работник по трудовому или - что чаще бывает - по гражданско-правовому договору работал у нас в апреле-мае и мы его указывали в ежемесячных отчетах СЗВ-М в этот период соответственно за апрель и май, а в отчетной форме СЗВ-СТАЖ нами был ошибочно указан период работы, допустим, с 01.06.18 по 31.07.18 (июнь-июль).

К расхождениям между СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, грозящими штрафными санкциями со стороны ПФР, относятся случаи непредставления сведений о работнике в отчетах СЗВ-М, о котором вспомнили лишь при формировании отчета СЗВ-СТАЖ.

Такие случаи не редкие. Обычно забываются работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, а также работники по гражданско-правовым, а не трудовым договорам, которые выполняли свою работу сравнительно короткое время.

Остается до конца не выясненной ситуация с одним единственным работником организации, характерная для многих микропредприятий, когда единственный работник организации является руководителем этой организации и одновременно является ее единственным учредителем.

В этом случае он не заключает сам с собой трудового и никакого другого договора, но в ПФР считают, что на него распространяются условия трудового законодательства и, как следствие, такой работник является застрахованным лицом.

Если в течение отчетного года мы указывали руководителя в СЗВ-М, но не включили его в СЗВ-СТАЖ, то сейчас нам придется сформировать на него и представить в ПФР форму СЗВ-СТАЖ еще раз, но уже с типом " Дополняющая ".

При этом если по руководителю не было начислений оплаты труда, то в графе дополнительных сведений исчисления трудового стажа формы СЗВ-СТАЖ (после указания периода работы) указываем шифр-обозначение " НЕОПЛ ".

Но если в течение отчетного года мы не подавали на руководителя сведений в форме СЗВ-М, а в СЗВ-СТАЖ сведения о нем включили, то нашу организацию могут оштрафовать за то, что не учитывали руководителя в СЗВ-М.

При этом штраф составит из расчета 500 рублей за каждый ежемесячный отчет СЗВ-М. Максимальная сумма штрафа будет равна 6000 рублей (500 рублей умножить на 12 месяцев).

Таким образом, в Уведомлении ПФР об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР могут быть выявлены следующие виды несоответствий:

Сведения на застрахованное лицо представлены в форме СЗВ-СТАЖ и отсутствуют в форме СЗВ-М;
Сведения на застрахованное лицо представлены по форме СЗВ-М и не отражены в форме СЗВ-СТАЖ.

В связи с выявлением ошибок (несоответствий) в представленных нами сведениях индивидуального (персонифицированного) учета по форме СЗВ-СТАЖ за год 2018 ПФР предоставляет нам в течение пяти рабочих дней с момента получения по каналам ТКС соответствующего уведомления устранить имеющиеся расхождения.

При необходимости уточнения сведений, представленных в форме СЗВ-СТАЖ, следует представить изменения путем представления формы СЗВ-КОРР с типом " Корректирующая " (если сведения о стаже на работника содержат ошибку) или " Отменяющая " (если сведения были представлены на работника ошибочно).

При выявлении работников, на которых сведения по форме СЗВ-СТАЖ не были отражены в отчетности, ранее представленной в ПФР в установленный срок, необходимо направить форму СЗВ-СТАЖ с типом "Дополняющая".

При выявлении работников, на которых сведения по форме СЗВ-М за периоды с января по декабрь 2018 года не были указаны в отчетности, необходимо направить форму СЗВ-М с типом "Дополняющая".

На работников, по которым сведения о факте работы за периоды с января по декабрь 2018 года были представлены ошибочно, необходимо направить отчетную форму СЗВ-М с типом "Отменяющая".

Виды и формы корректировок индивидуальных сведений

Форма	Тип	Назначение
СЗВ-СТАЖ	Дополняющая	Форму с типом "Дополняющая" надо сдавать в случаях, когда есть ошибка в написании Ф.И.О., СНИЛС работника, либо если забыли внести сведения по одному из застрахованных работников
СЗВ-КОРР	Корректирующая	Оформляем, если ошиблись в периодах работы работников
СЗВ-КОРР	Отменяющая	Оформляем, если включили лишние сведения на работников
СЗВ-М	Дополняющая	Оформляем, если в исходном отчете пропущены сведения о новом работнике или неверно были указаны СНИЛС, ИНН
СЗВ-М	Отменяющая	Отменяющую СЗВ-М оформляем при обнаружении неточностей или ошибок в информации о новом работнике, а также когда информации о работнике не должно быть (по ранее уволенным работникам или когда работник сменил фамилию и был включен в отчет дважды)

Творец праздничного настроения

Только не сегодня, только завтра опять.

Кредитные карты - доступно для работающих заемщиков

Сроки подачи корректировки СЗВ-М
Частые ошибки при сдаче СЗВ-М
«СЗВ-М ошибка 50»: что означает данная запись
Что означают другие коды ошибок
Итоги

Сроки подачи корректировки СЗВ-М

В настоящее время абсолютно все компании и ИП, которые осуществляют выплаты наемным сотрудникам и лицам по договорам ГПХ, обязаны отчитываться по форме СЗВ-М.

Все нюансы заполнения отчета вы найдете в этой статье.

Также рекомендуем скачать наш чек-лист по заполнению СЗВ-М.

Данный отчет можно представить на бумажном носителе, если в штате 24 сотрудника или менее. В электронном варианте отчет сдается, если у работодателя трудится от 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Чтобы не пропустить важные для отчетности даты, следите за нашей рубрикой «Календарь бухгалтера».

Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Нередко проверки налоговиков или внебюджетных фондов заканчиваются штрафом. Однако его сумму можно попытаться уменьшить, если есть смягчающие обстоятельства. Применить их могут как проверяющие, так и суды.
На какие обстоятельства нужно ссылаться, чтобы снизить штраф, узнайте в К+.

Корректировать выявленные самостоятельно ошибки в принятых ПФР сведениях по форме СЗВ-М страхователь без негативных для себя последствий может до момента выявления этих ошибок фондом. Причем если ошибка выявляется в момент приемки отчета, то санкций можно избежать, подав уточнение не позднее 5 рабочих дней с даты получения уведомления об устранении расхождений (п. 39 инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21.12.2016 № 766н).

Частые ошибки при сдаче СЗВ-М

№ п/п

Ошибки в СЗВ-М

Способ исправления

Формируем новый отчет.
В блоке 3 отчета ставим код «Доп».
В блок 4 вписываем недостающего работника, его СНИЛС и ИНН (если есть).

Всех работников, указанных в первичном отчете, перечислять не нужно

Формируем новый отчет.
В блоке 3 ставим код «Отмн».
В блоке 4 указываем данные лишнего работника.

Перечислять весь персонал не нужно, иначе исходные сведения по ним обнулятся

Ошибки в данных работников

Узнайте, можно ли не платить штраф, если ПФР наложил его за опечатку в данных сотрудника. Об одном из таких дел, рассмотренных судом, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.

Об исправлении других ошибок, например, в отчетном периоде, типе формы и т.д. читайте здесь.

«СЗВ-М ошибка 50»: что означает данная запись

Цифровые коды выявляемых ошибок приведены в распоряжении правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.

Код 50 означает ошибку, отчет с которой не может быть принят фондом. Например:

1. Файл имеет неверную структуру.

Сдаваемый файл должен быть корректно заполнен в формате XML-документа со следующей структурой:

ПФР[рег. номер]_[код ТО ПФР]_СЗВ-М_[дата формирования файла]_[GUID].xml,

где: Рег. номер — номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов.

Дата формирования файла — дата в формате ГГГГММДД.

2. Проставлена некорректная электронная подпись.

3. Неверно указан ИНН отчитывающейся фирмы.

4. Отправлен файл с типом «Исх», а ранее уже был сдан первичный файл за отчетный месяц.

О последствиях неверного указания периода отчета читайте в материале «Ошибка в периоде — правомерен ли штраф за СЗВ-М?».

Что означают другие коды ошибок

Код 30 информирует о следующих ошибках:

СНИЛС, Ф. И. О. сотрудников не соответствуют данным, указанным в базе ПФР;
графа «№ п/п» заполнена не в порядке возрастания;
не заполнены обязательные элементы — фамилия или имя сотрудника.

Код 20 свидетельствует о том, что допущены ошибки в ИНН застрахованного лица или поле осталось не заполненным.

Подробнее о кодах ошибок мы рассказывали здесь.

Итоги

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

Ошибки в форме СЗВ-М различаются по степени критичности. Одни ошибки чреваты крупными штрафами и сложно исправляются. Другие исправить достаточно легко. А некоторые неточности могут быть вообще несущественны. Об этом – в нашей статье.

Общие правила сдачи СЗВ-М

Сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) должны сдавать в ПФР по итогам каждого месяца все страхователи. То есть, все организации, которые имеют штатных и внештатных работников (застрахованных лиц). В форму включают сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.

Неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, а также были ли выплаты людям в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае. Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

СЗВ-М сдают в территориальные отделения ПФР по месту учета страхователя, то есть организации – работодателя.

Форму можно сдать:

на бумаге или в электронном виде – если число физлиц, которые включены в отчет, меньше 25 человек;
только в электронном виде – если количество человек, включенных в отчет, 25 и более.

СЗВ-М сдают ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить

Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».

Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.

Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.

Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:

сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.

Такие правила следуют из постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Ответственность

По общему правилу, размер штрафа составляет 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Страхователя оштрафуют на эту сумму:

если он сдаст отчет позже срока;
если он сдаст отчет своевременно, но укажет в нем данные не по всем сотрудникам;
если он сдаст отчет вовремя, но укажет в нем недостоверные сведения (например, неверный СНИЛС или ФИО сотрудника).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Штрафа можно избежать, если организация устранит ошибки и несоответствия в течение пяти дней с момента получения уведомления об ошибках от ПФР. Также санкций не будет, если страхователь выявит и исправит ошибки самостоятельно, до того, как их обнаружит ПФР.

Такие выводы следуют из части 3 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и п. 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.

По мнению ПФР, без санкций можно исправить только ошибочные данные по тем сотрудникам, которые уже были в исходном отчете. Если же страхователь «забыл» про кого-то из работников, а затем сдал на него дополняющую форму, то наказания не избежать (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602). Причем даже в том случае, если организация обнаружила и исправила ошибку самостоятельно.

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения как в пользу страхователей (постановление 2ААС от 21.05.2018 № 02АП-2626/2018), так и в пользу чиновников (постановление 14 ААС от 28.04.2018 № 14 АП-10424/2017). Высшие судебные инстанции пока не высказали однозначного мнения по данному вопросу. Поэтому страхователю, который нашел «пропущенных» сотрудников, нужно быть готовым к уплате штрафа или к судебным тяжбам.

Еще один штраф предусмотрен за то, что организация, которая обязана сдавать СЗВ-М в электронном виде, представила его на бумаге. В этом случае страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это правило части 4 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Виды и коды ошибок в СЗВ-М

После сдачи СЗВ-М страхователем, программа ПФР проверяет, корректно ли составлен отчет. В результате такой проверки компания может получить протокол со статусом «Документ принят», «Документ принят частично» или «Документ не принят».

Каждому виду ошибок в СЗВ-М присвоен соответствующий код. А именно:

коды 10 и 20 – предупреждение. СЗВ-М с такой неточностью считается принятым. То есть отчет примут, несмотря на ошибку. Однако указанная в отчете информация требует разъяснений либо проверки. Получив такое предупреждение, страхователю нужно еще раз проверить правильность представленных сведений и в случае необходимости внести соответствующие исправления;
коды 30 и 40 – ошибка. Это означает, что отчет с ошибкой примут, но частично. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, штрафов не избежать;
код 50 – грубая ошибка. Наличие такого кода в протоколе означает, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчете, не приняты и считаются не представленными. В этом случае страхователю необходимо устранить все ошибки и повторно сдать СЗВ-М.

Далее остановимся на каждом из видов ошибок более подробно.

Грубые ошибки в СЗВ-М (код ошибки – 50)

Таким ошибкам соответствует код 50, а форма СЗВ-М при их наличии считается непредставленной. То есть – отчет не принят, нужен новый исходный отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными данными об организации-страхователе (ИНН, регистрационный номер, электронная подпись и т.п.). В таких случаях СЗВ-М необходимо сформировать заново (с кодом «исхд»).

Нельзя отправлять тот же файл, который в фонде первый раз не приняли, – даже если в нём все ошибки скорректированы. Если при повторной отправке имя файла будет тем же, что и в первый раз, проверочная программа ПФР автоматически откажет в приеме.

Вот примеры таких ошибок.

ИНН организации-страхователя в СЗВ-М неправильный

ИНН организации-страхователя – один из обязательных элементов СЗВ-М. Он должен совпадать с теми сведениями, которые есть в ПФР.

Программа сверяет ИНН автоматически. Если, по данным фонда, за этой организацией значится другой ИНН, то программа ПФР автоматически откажет в приеме формы.

Сверить ИНН по учредительным документам организации с тем ИНН, который занесен в учетную программу.

Скорее всего, в учетной программе организации содержатся неправильные данные. А именно – внесен ошибочный ИНН. Его нужно исправить в программе. После этого – сформировать отчет заново, и новый файл отправить в ПФР.

В отчете указан неверный регистрационный номер организации-страхователя в ПФР

Регистрационный номер страхователя в ПФР – один из обязательных элементов СЗВ-М. Он должен совпадать с теми сведениями, которые есть в ПФР. То есть с тем номером, который значится в уведомлении о регистрации организации в фонде. Программа сверяет номер страхователя автоматически.

Если, по данным фонда, этой организации присвоен другой номер страхователя, то программа ПФР автоматически откажет в приеме формы.

Сверить регистрационный номер, который указан в отчете, с тем, что содержится в уведомлении о регистрации в фонде.

Если обнаружено несовпадение – ошибку исправить в учетной программе. После этого – сформировать отчет заново, и новый файл отправить в ПФР.

Если несоответствия не обнаружено (номер страхового свидетельства занесен в программу верно), то могла иметь место одна из следующих причин:

Электронная подпись в СЗВ-М некорректна

Электронный СЗВ-М, как и другие отчеты, обязательно заверять усиленной квалифицированной подписью. Важно, чтобы подпись была выпущена уполномоченным удостоверяющим центром.

Проверочная программа ПФР откажет в приеме отчета, если выявит, что подпись:

Проверить реквизиты подписи отправленного отчета в личном кабинете на сайте спецоператора. Сформировать отчет заново, подписать корректной подписью и отправить в ПФР.

В СЗВ-М указан отчетный период позже месяца, в котором его отправили

Отчетный период, за который подается форма, должен быть раньше месяца, в котором проводится проверка. Сдать отчет за будущие месяцы невозможно.

Например, в октябре можно сдать отчет за сентябрь и предшествующие месяцы, но не за ноябрь того же года. Если в СЗВ-М указан отчетный период, который еще не наступил или не закончился, проверочная программа ПФР его не пропустит.

Проверить значение периода (месяц, год), за который заполняется СЗВ-М. Исправить ошибки в учетной программе, сформировать отчет заново и отправить в фонд.

Повторный СЗВ-М с типом «исходная» за тот же отчетный период

Отчет СЗВ-М с типом «исходная» за каждый отчетный период можно сдать только один раз. Если отчет за тот период уже представлен, то все последующие файлы с этим типом данных проверочная программа ПФР автоматически не примет. После отчета с типом «исходная» за тот же период можно отправить только «дополняющую» или «отменяющую» СЗВ-М.

Здесь возможны такие варианты:

Файл с СЗВ-М – некорректно заполненный XML-документ

Любой файл с отчетом СЗВ-М должен соответствовать формату, указанному в постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 7 декабря 2016 № 1077п. В нем подробное описание состава и структуры отчета.

Сверить отчет с требованиями к составу и структуре файла. К примеру, одна из возможных ошибок: учетная программа некорректно сформировала в файле номер территориального отделения ПФР. Исправить ошибки в учетной программе и сформировать отчет заново. Новый файл отправить в фонд.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет примут частично (код ошибки 30-40)

Таким ошибкам соответствуют коды 30-40. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой частично. Это означает – отчет принят, но нужен корректирующий отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными или неполными данными о застрахованных лицах.

Вот примеры таких ошибок.

Неверный СНИЛС сотрудника

В форме СЗВ-М нужно указывать тот СНИЛС, который содержится в страховом свидетельстве ПФР.

При проверке специалисты фонда сверяют СНИЛС по ФИО человека.

Если СНИЛС работника в отчете СЗВ-М не соответствует данным фонда, организация-страхователь получит протокол с ошибкой.

Сверить СНИЛС сотрудников со страховыми свидетельствами, копии которых есть в личных делах. Убедиться, что верное значение СНИЛС внесли в учетную программу (при необходимости – исправить).

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочный СНИЛС.

Сформировать дополняющий отчет, указав правильный СНИЛС.

Неверные ФИО сотрудника

Фамилию, имя и отчество сотрудника указывают точно так, как в страховом свидетельстве.

При проверке специалисты фонда сверяют ФИО по страховому номеру.

Если ФИО работника в отчете СЗВ-М не соответствует данным фонда, организация-страхователь получит протокол с ошибкой.

Сверить ФИО сотрудников со страховыми свидетельствами, копии которых есть в личных делах. Убедиться, что верное ФИО внесли в учетную программу (при необходимости – исправить).

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные.

Сформировать дополняющий отчет, указав правильные данные.

Недействительный СНИЛС сотрудника

В отчете должен стоять действующий СНИЛС сотрудника. Тот, что указан в страховом свидетельстве, которое сотрудник предъявлял при приеме на работу.

На практике возможна такая ситуация. ПФР ошибочно открыл несколько лицевых счетов одному и тому же застрахованному лицу и, соответственно, присвоил ему несколько СНИЛС.

Обнаружив эту ошибку, сотрудники фонда закрывают «лишние» счета. Из-за этого один из «старых» СНИЛС может оказаться недействительным.

Уточнить у сотрудника, не было ли случая задвоения СНИЛС, и попросить у него узнать в ПФР актуальные сведения.

Узнав правильный номер лицевого счета человека, нужно исправить его значение в учетной программе.

По сотрудникам, в СНИЛС которых были ошибки

Нет фамилии или имени застрахованного лица

В таблице отчета СЗВ-М у каждого сотрудника должны быть фамилия и имя. Это требование формата отчета. Если это поле не заполнено хотя бы у одного из сотрудников, фонд примет отчет только частично

Ошибиться в ФИО сотрудников мог бухгалтер или сотрудник отдела кадров, занося информацию в учетную программу. Возможно, случайно оставили поля пустыми. Поэтому нужно исправить данные в программе.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные.

Сформировать дополняющий отчет, указав правильные данные.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет уточнять необязательно (код ошибки 10-20)

Таким ошибкам соответствуют коды 10-20. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой. Это означает – отчет принят, уточнять необязательно.

Самые распространенные ошибки такого типа:

не указан ИНН застрахованного лица;
указан неверный ИНН сотрудника.

Если ИНН не указан по причине его отсутствия у человека, то этот недочет исправлять не нужно – идентификационный номер не является критичным для пенсионного отчета.

Однако ошибку лучше исправить, если:

ИНН у человека есть, но его просто забыли включить в отчет;
ИНН сотрудника указан с опечатками.

При отсутствии ИНН у застрахованного лица нужно просто оставить соответствующие графы формы СЗВ-М пустыми. Нельзя вписывать в графы нули – это будет считаться ошибкой.

«Забывчивость» или невнимательность бухгалтера, ответственного за СЗВ-М, может обернуться для компании немалыми суммами штрафов. Ведь размер санкций зависит от числа застрахованных лиц, а в крупных организациях штат сотрудников достаточно большой. При грубой ошибке в СЗВ-М отчет считается непринятым полностью. И, соответственно, если ее не исправить вовремя – штрафные 500 руб. умножаются на количество всех сотрудников. Однако проконтролировать всю отчетность, чтобы выловить ошибку, и исправить ее за невнимательного подчиненного главбуху нереально.

Высокая квалификация наших специалистов и многоуровневый контроль позволят избежать ошибок, а все рутинные операции мы возьмем на себя. А главному бухгалтеру это позволит освободить время и сосредоточиться на решении стратегических задач.

Как исправить ошибки в представленной форме СЗВ-М, и в какой срок необходимо представить уточнения? Каков порядок представления сведений о лице, информация о котором не была указана в первоначальной форме?

С II квартала 2016 года все работодатели без исключения должны ежемесячно отчитываться в ПФР путем представления сведений о каждом работающем у них лице, включая и тех, с кем заключены договоры гражданско-правового характера, предусматривающие начисление страховых взносов (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ)).

Что отражают в СЗВ-М

страховой номер индивидуального лицевого счета;
фамилию, имя и отчество;
идентификационный номер налогоплательщика (при наличии у страхователя данных об идентификационном номере налогоплательщика застрахованного лица).

Представлять сведения по форме СЗВ-М следует ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователю будут применяться финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ; информация ПФР от 24.03.2016).

Взыскание штрафа производится органами ПФР за счет денежных средств на счетах страхователя в банке (ст. 19 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ)), а при их недостаточности или отсутствии взыскание может быть обращено на имущество страхователя (ст. 20 Закона № 212-ФЗ; ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ; информация ПФР от 08.02.2016).

Сведения представляют о каждом работавшем в отчетном периоде у страхователя застрахованном лице, то есть в форме СЗВ-М указывают данные о работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Скачайте образец заполнения СВЗ-М.

Со сроками и порядком исправлений непонятно

При этом для поля «Тип формы (код)» предусмотрено указание одного из значений:

«исхд» — исходная форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период;
«доп» — дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период;
«отмн» — отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.

Можно прийти к выводу, что:

1) для исправления ошибок, допущенных при представлении исходной формы, необходимо представить форму СЗВ-М с указанием кода «отмн» и одновременно подать форму с правильными сведениями с указанием кода «доп»;

2) для представления информации о застрахованных лицах, сведения о которых ранее ошибочно не были поданы (например, не отражена информация о застрахованном лице, выполняющем работы на основании ГПД, дата начала действия которого приходится на отчетный период, но оплата была осуществлена в следующем периоде), необходимо направить форму СЗВ-М с кодом «доп»;

3) для представления информации о застрахованных лицах, сведения о которых ранее ошибочно были поданы (например, в форме СЗВ-М были указаны лица, которым были осуществлены выплаты в отчетном периоде, но трудовые договоры с которыми были расторгнуты еще в прошлом периоде), необходимо подать форму СЗВ-М с кодом «отмн».

Что советуют чиновники

Отметим, что на официальном сайте ПФР приведена информация о порядке представления формы СЗВ-М. В частности, указано, что изменен подход к приему отчетности подразделениями ПФР. Отчетность не принимается в случае обнаружения критичных ошибок: нарушение целостности ЭЦП, ошибочно указанный регистрационный номер и ИНН. В таких случаях отчетность считается непринятой и страхователю направляется отрицательный протокол. Страхователь после исправления ошибок вновь обязан представить в ПФР форму СЗВ-М «Исходная».

В случае обнаружения в принятой отчетности ошибок, связанных с Ф. И. О. и СНИЛС, отчетность считается принятой, страхователю направляют положительный протокол. Вместе с положительным протоколом направляют протокол ошибок. Страхователь обязан предоставить по выявленным ошибкам (только по застрахованным лицам, по которым были допущены ошибки) сведения по форме «Дополняющая» в установленные законом сроки.

О каких именно сроках для подачи исправленных сведений идет речь, чиновники не указывают.

В то же время, страхователь вправе дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах (ст. 15 Закона № 27-ФЗ).

Так, определено, что в случае обнаружения ошибок в формах документов персонифицированного учета страхователь в двухнедельный срок со дня обнаружения ошибок представляет исправленные формы документов в ПФР и выдает застрахованному лицу копию уточненных индивидуальных сведений (п. 34 Инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее — Инструкция)). Как мы видим, здесь речь идет об обнаружении ошибок самим страхователем (организацией). При обнаружении несоответствия между представленными индивидуальными сведениями и результатами проверки территориальный орган Фонда направляет страхователю уведомление об устранении имеющихся расхождений (п. 41 Инструкции). Последний в двухнедельный срок после получения этого уведомления представляет уточненные данные.

Что будет, если не исправить СЗВ-М

Следует обратить внимание, что если фирма самостоятельно выявила ошибку и предоставила достоверные сведения, а также если она исправила обнаруженные Фондом ошибки в двухнедельный срок, то ПФР не вправе применить к ней санкции (письмо ПФР от 14.12.2004 № КА-09-25/13379; определение ВАС РФ от 25.02.2013 № ВАС-1338/13 по делу № А63-12351/2011).

Отметим, что новые санкции добавлены (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ) в 2016 году, а потому судебная практика по их применению пока не сложилась. Однако полагаем, что выводы о неприменении штрафных санкций (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ) при самостоятельном выявлении ошибок в сведениях, поданных по форме СЗВ-М, или исправлении ошибок, обнаруженных территориальным органом ПФР в двухнедельный срок с даты уведомления, могут быть распространены и на нововведенные санкции (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

В то же время отметим, что официальных разъяснений, подтверждающих данный вывод, пока нет.

При этом чиновники при рассмотрении вопроса об исчислении сроков при представлении работодателями сведений персонифицированного учета в отношении работающих у них лиц исходили из того, что в случаях, когда отношения прямо не урегулированы законодательством, к таким отношениям, если это не противоречит их существу, применяется законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона) (письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844).

Читайте также: