Порядок организации электронного информационного взаимодействия пфр образец

Чем руководствоваться

Новые правила электронного обмена документами персучета с Пенсионным фондом закреплены постановлением Правления ПФР от 11.03.2020 № 178п. Этот документ регулирует общие принципы, правила и условия организации информационного обмена при:

  • представлении страхователями сведений индивидуального (персонифицированного) учета в электронном виде;
  • направлении в электронном виде страхователю документов о привлечении его к ответственности по ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ).

Одновременно утратили силу порядок и условия направления в электронном виде страхователю форм документов о привлечении к ответственности, утвержденные постановлением Правления ПФР от 11.01.2018 № 3п.

Способы отправки сведений

Индивидуальные сведения можно подать в ПФР в форме:

  • электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета, через личный кабинет на сайте ПФР (они должны обеспечивать возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации);
  • промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в т. ч. с использованием электронной подписи.

Как зарегистрироваться: заявление

Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:

  • регистрационный номер в ПФР;
  • регистрационный номер оператора электронного документооборота;
  • наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
  • Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
  • сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
  • контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
  • страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
  • ИНН;
  • КПП;
  • сведения о представителе по доверенности.

ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.


В случае прекращения доверенности страхователь должен уведомить ПФР о прекращении полномочий представителя.

Для отключения от системы электронного документооборота ПФР страхователь направляет в ПФР заявление об этом. Фонд рассматривает его тоже 2 рабочих дня.

Порядок обмена и сроки

Для сдачи сведений на работающих физлиц в электронном виде страхователь (представитель) готовит их в форме электронных документов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью, и отправляет через оператора в территориальный орган ПФР в зашифрованном виде.

Дата подачи сведений персучета в электронной форме через оператора – это дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа ПФР. Об этом оператор делает соответствующую отметку при составлении документа «Опись содержания пакета» и направляет в ПФР в пакете с подготовленными электронными документами со сведениями индивидуального (персонифицированного) учета.

Дата представления документов с использованием личного кабинета страхователя – это дата, зафиксированная в электронной квитанция о регистрации, сформированной в кабинете.

В течение 1 рабочего дня с момента поступления электронных документов ПФР направляет страхователю подтверждение их получения – уведомление о доставке.

ПФР в течение 3-х рабочих дней с момента направления уведомления о доставке выполняет следующие действия:

  1. Проверяет усиленную квалифицированную подпись (далее – УКЭП) оператора и состав пакета.
  2. Расшифровывает входящие документы.
  3. Проверяет УКЭП страхователя.
  4. Проверяет индивидуальные сведения на соответствие установленной форме, формату и порядку заполнения.


При обнаружении в представленных сведениях на физлиц ошибок и/или их несоответствия сведениям у Пенсионного фонда, а также несоответствия их требованиям закона, страхователю направляют уведомление об устранении ошибок и/или несоответствий. Срок исправления расхождений – 5 рабочих дней.

Причём указанное уведомление должно содержать протокол проверки с данными об ошибках и/или несоответствиях.

В случае подключения страхователя к системе электронного документооборота ПФР формы документов для привлечения к ответственности по ст. 17 Закона № 27-ФЗ уполномоченный работник территориального органа ПФР формирует в электронном виде, подписывает электронной подписью и направляет страхователю в зашифрованном виде. В этом случае на бумаге их уже не направляют.

Дата получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через оператора, – это дата, указанная в электронном уведомлении о доставке. Оно формируется автоматически при их поступлении на транспортный сервис оператора и высылается одновременно в адреса всех участников информационного обмена.

Дата получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через личный кабинет, – это дата их размещения в ЛК.

При размещении в личном кабинете страхователя документов в электронном виде от территориальных органов ПФР здесь автоматически формируется и размещается электронное уведомление о доставке.

Как защищены передаваемые сведения персучета

Сведения индивидуального (персонифицированного) учета содержат персональные данные, которые отнесены к информации ограниченного доступа и должны быть защищены в соответствии с Законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Средства электронной подписи не должны нарушать конфиденциальность информации ограниченного доступа и должны соответствовать требованиям п. 5 ст. 8 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Для обеспечения защиты информации при представлении индивидуальных сведений в электронном виде используют средства криптографической защиты в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119.


Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.


Обзор документа

Постановление Пенсионного фонда России от 11 марта 2020 г. № 178п “Об утверждении Порядка электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета”

В соответствии с пунктом 2 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 14, ст. 1401; 2019, N 51, ст. 7488) Правление Пенсионного фонда Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета.

2. Признать утратившими силу порядок и условия направления в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи страхователю форм документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", утвержденный постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 11 января 2018 г. N 3п "Об утверждении формата, порядка и условий направления в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи страхователю форм документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (зарегистрировано Минюстом России 5 февраля 2018 г., регистрационный N 49887).

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Председателя Правления ПФР Топилина М.А.

Председатель М. Топилин

Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 июня 2020 г.

Приложение
Утвержден
постановлением Правления ПФР
от 11 марта 2020 г.
N 178п

Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета определяет общие принципы, правила и условия организации информационного обмена при представлении страхователями сведений индивидуального (персонифицированного) учета в электронном виде (далее - представление индивидуальных сведений в электронном виде) и направлении в электронном виде страхователю документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 14, ст. 1401; 2019, N 51, ст. 7488) (далее - Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ).

2. Участниками информационного обмена при осуществлении электронного документооборота являются:

страхователи, признаваемые таковыми в соответствии с абзацем четвертым статьи 1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ, подпунктом 1 пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 51, ст. 4832; 2018, N 49, ст. 7497) (далее - Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ), статьей 2 Федерального закона от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 18, ст. 1943; 2014, N 30, ст. 4217) (далее - Страхователь);

Пенсионный фонд Российской Федерации;

операторы, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Пенсионным фондом Российской Федерации и страхователями (далее - Оператор).

3. Индивидуальные сведения могут быть представлены страхователем в Пенсионный фонд Российской Федерации в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с использованием Личного кабинета страхователя на официальном сайте Пенсионного фонда Российской Федерации (далее - Кабинет страхователя), обеспечивающих возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации, а также промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

4. Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР Страхователи направляют заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР (далее - Заявление на подключение), которое содержит:

регистрационный номер Страхователя в ПФР;

регистрационный номер Оператора;

наименование Страхователя в ПФР (юридического лица), Оператора;

фамилию, имя, отчество (при наличии) Страхователя (физического лица);

сведения об адресе (месте нахождения) Оператора;

контактный телефон и адрес электронной почты Оператора;

страховой номер индивидуального лицевого счёта Страхователя;

индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);

код причины постановки на учет (КПП);

сведения о представителе (в случае представления Страхователем индивидуальных сведений в электронном виде через представителя, осуществляющего свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301; 2013, N 19, ст. 2327), или уполномоченного распорядительным актом).

5. ПФР в течение двух рабочих дней после получения Заявления на подключение направляет Страхователю уведомление о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе в удовлетворении Заявления на подключение.

6. В случае если в Заявлении на подключение сведения о Страхователе внесены не полностью или содержат ошибки ПФР вправе отказать в удовлетворении Заявления на подключение.

7. В случае прекращения доверенности Страхователь направляет уведомление о прекращении полномочий представителя.

8. Для отключения Страхователя от системы электронного документооборота ПФР Страхователь направляет в ПФР заявление на отключение от системы электронного документооборота ПФР (далее - Заявление на отключение).

9. ПФР в течение двух рабочих дней после получения Заявления на отключение направляет Страхователю уведомление о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении Заявления на отключение.

III. Порядок взаимодействия участников информационного обмена при представлении сведений индивидуального (персонифицированного) учета

10. Для представления индивидуальных сведений в электронном виде Страхователь (представитель) подготавливает указанные сведения в форме электронных документов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью, и отправляет через оператора в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации в зашифрованном виде.

При представлении индивидуальных сведений Страхователем (представителем) они заверяются подписью этого лица (представителя) в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

11. Датой представления индивидуальных сведений в электронной форме через оператора считается дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа Пенсионного фонда Российской Федерации 1 , о чем оператором делается соответствующая отметка при составлении документа "Опись содержания пакета" и направляется в орган системы ПФР в пакете с подготовленными электронными документами со сведениями индивидуального (персонифицированного) учета.

12. Датой представления документов страхователя с использованием Кабинета страхователя считается дата, зафиксированная в электронном документе "Квитанция о регистрации", сформированном в Кабинете страхователя.

13. В течение одного рабочего дня с момента поступления электронных документов при представлении индивидуальных сведений в электронной форме территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации направляет Страхователю подтверждение получения указанных сведений - уведомление о доставке (далее - Уведомление о доставке).

14. ПФР в течение трех рабочих дней с момента направления уведомления о доставке выполняет следующие действия:

1) Проверяет усиленную квалифицированную подпись (далее - УКЭП) Оператора и состав пакета.

2) Расшифровывает входящие документы.

В случае выявления ошибок при проверках, указанных в подпунктах 1 и 2 пункта 14 настоящего Порядка, отправляется электронный документ "Уведомление об отказе в приеме пакета".

3) Проверяет УКЭП страхователя.

4) Осуществляет проверку индивидуальных сведений на соответствие установленной форме, формату и порядку заполнения.

15. При обнаружении в представленных страхователем индивидуальных сведениях ошибок и (или) их несоответствия индивидуальным сведениям, имеющимся у Пенсионного фонда Российской Федерации, а также несоответствия их требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, страхователю направляется уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у Пенсионного фонда Российской Федерации 2 , для исправления в течение пяти рабочих дней имеющихся расхождений.

Уведомление должно содержать сведения об ошибках и (или) несоответствиях представленных индивидуальных сведений индивидуальным сведениям, имеющимся у Пенсионного фонда Российской Федерации, несоответствиях формам и форматам, установленным Пенсионным фондом Российской Федерации (протокол проверки).

16. В случае подключения страхователя к системе электронного документооборота ПФР формы документов для привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ, уполномоченный работник территориального органа ПФР формирует в электронном виде по формам, утвержденным постановлением Правления ПФР от 23 ноября 2016 г. N 1058п "Об утверждении форм документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", и о признании утратившим силу постановления Правления ПФР от 29 июля 2016 г. N 684п" (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2017 г., регистрационный N 46627), подписывает электронной подписью и направляет Страхователю в зашифрованном виде.

В случае направления указанных документов в электронном виде территориальный орган ПФР не направляет их на бумажном носителе.

17. Датой получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через оператора, считается дата, указанная в электронном документе "Уведомление о доставке", который формируется автоматически при их поступлении на транспортный сервис оператора и высылается одновременно в адреса всех участников информационного обмена.

18. Датой получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через Кабинет страхователя, считается дата их размещения в Кабинете страхователя.

При размещении в Кабинете страхователя документов в электронном виде от территориальных органов ПФР автоматически формируется и размещается в Кабинете страхователя электронный документ "Уведомление о доставке".

IV. Обеспечение защиты сведений индивидуального (персонифицированного) учета

19. Сведения индивидуального (персонифицированного) учета содержат персональные данные, которые относятся к информации ограниченного доступа и подлежат защите в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451; 2018, № 1, ст. 82).

20. Средства электронной подписи, предназначенные для создания электронных подписей в электронных документах, содержащих информацию ограниченного доступа (в том числе персональные данные), не должны нарушать конфиденциальность такой информации и должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 5 статьи 8 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2019, N 52, ст. 7794).

21. В целях обеспечения защиты информации при представлении индивидуальных сведений в электронном виде используются средства криптографической защиты информации в соответствии с требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 45, ст. 6257).

1 Пункт 32 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 21 декабря 2016 г. N 766н (зарегистрировано Минюстом России 6 февраля 2017 г., регистрационный N 45549), с учетом изменений, внесенных приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 июня 2018 г. N 385н (зарегистрировано Минюстом России 16 июля 2018 г., регистрационный N 51615) (далее - Инструкция).

2 Пункт 37 Инструкции.

Обзор документа

ПФР урегулировал вопросы электронного документооборота со страхователями при предоставлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета. Прописаны способы направления данных.

Утратил силу порядок направления в электронном виде плательщикам страховых взносов документов, используемых для привлечения страхователей к ответственности.


Вопрос: ПФР заставляют подписать СОГЛАШЕНИЕ о сотрудничестве и взаимодействии в вопросах представления документов, необходимых для назначения пенсий. Может ли организация отказаться от подписания данного соглашения или закон обязывает его подписать?

Сообщаю Вам следующее:

Заключение соглашения об информационном взаимодействии с ПФР РФ — право работодателя. Если работодатель проигнорирует предложение ПФР, никакие санкции ему не грозят.

Территориальные органы ПФР приглашают к взаимному сотрудничеству всех страхователей. Если работодатель готов сотрудничать, с ним заключается соглашение о добровольном сотрудничестве в части представления документов для назначения пенсии в электронном виде по защищенным каналам связи на работников этой организации.

Соглашение, которое ПФР предлагает подписать компании, сводится к одному — упрощение взаимоотношений Фонда и работника. Связующим звеном здесь выступает работодатель. Соглашение упрощает жизнь работников предпенсионного возраста, однако у бухгалтеров прибавится работы. Ведь возникнет новая обязанность — формирование и передача данных. При этом сотрудников, приближающихся к пенсионному возрасту, организации часто вынуждены отпускать в рабочее время для сбора и подачи документов для назначения пенсии. Если эти документы в электронном виде представит сам работодатель, в таких отлучках работника не будет необходимости. Кроме того, заключение соглашения о представлении документов для назначения пенсии положительно скажется на имидже организации, выгодно подчеркнет ее социальную ответственность.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Многие бухгалтеры сообщают о получении писем из ПФР, в которых чиновники предлагают подписать с Фондом некое соглашение.

За и против соглашения

Для ответа стоит выяснить, обязательно ли заключать подобное соглашение с Фондом. Если необязательно, то и ответственность компании не грозит.

ПФР предлагает соглашение в том числе для удобства работодателей. Например, если сотрудник хочет взять дни на диспансеризацию, а работает всего месяц, то как компания может узнать, предоставлялась ли ему уже эта льгота? Отправлять сотрудника в ПФР? Это временные затраты сотрудника — нелогично, пока он будет сидеть в очереди в Фонде, работать он все равно не сможет, не проще ли тогда сразу выполнить его просьбу о получении медуслуги?

Но вернемся к соглашению, которое предлагает подписать Пенсионный фонд. Текст документа говорит о том, что основной задачей взаимодействия является представление работодателем документов, подтверждающих стаж работников, которые помогут своевременно и правильно назначить пенсию. Но в этом случае сразу стоит отметить очень важный момент. Приказом Минтруда России от 19 января 2016 года N 14н «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению» установлено, что основанием для назначения пенсии является личное обращение гражданина в ПФР с заявлением и необходимыми документами, в том числе через работодателя, по почте, через многофункциональный центр или в форме электронного документа.

Примечание: вышеуказанный Приказ Минтруда России от 19 января 2016 года N 14н утратил силу в связи с изданием Приказа Минтруда России от 04.02.2019 N 54н. В настоящее время Постановлением Правления ПФР от 23.01.2019 N 16п утвержден новый Административный регламент предоставления ПФР государственной услуги по установлению страховых пенсий, пункт 90 которого содержит аналогичные положения о том, что основанием для начала административной процедуры по оказанию государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению является личное обращение гражданина в территориальный орган ПФР с заявлением и документами, необходимыми для предоставления государственной услуги, в том числе через работодателя, либо поступление заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в территориальный орган ПФР по почте, или в форме электронного документа.

То есть мы видим, что возможна подача документов на пенсию через компанию, но на это должно быть согласие самого работника. Примерный порядок организации электронного информационного взаимодействия территориальных органов Фонда со страхователем по представлению документов, необходимых для назначения пенсий работникам, указан в Информационном письме Пенсионного фонда РФ N АД-25-26/19130 и Федерации независимых профсоюзов РФ N 101-114/237 от 28 декабря 2016 года «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией независимых профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам».

Как мы уже говорили выше, передача информации может быть осуществлена только с согласия работника и это однозначно прописано в Информационном письме Фонда. При этом само согласие может быть дано только в письменном виде.

При наличии согласия компания обязана направить в ПФР списки работников, выходящих на страховую пенсию по старости в ближайшие 12 месяцев. Таким образом, если сотрудник изъявит желание подать документы в ПФР через работодателя, а последний в свою очередь не заключил соглашение, то ПФР может отказать компании в приеме документов.

Теперь становится понятно, что соглашение, которое ПФР предлагает подписать компании, сводится к одному — упрощение взаимоотношений Фонда и работника. Связующим звеном здесь выступает работодатель. Соглашение упрощает жизнь работников предпенсионного возраста, а как это отразится на сотрудниках бухгалтерии? И вот здесь можно сделать вывод, что у бухгалтеров прибавится работы. Ведь возникнет новая обязанность — формирование и передача данных. И это еще не все — если будет допущена какая-то ошибка и в Фонд не попадет часть документов, то претензии стоит ждать уже от работников.

Обратите внимание: после подписания соглашения организация будет нести ответственность в порядке, предусмотренном статьей 28 Закона «О страховых пенсиях».

Оформление пенсии — это традиционно забота, а нередко и головная боль самого будущего пенсионера. Но определенные обязанности возникают в связи с этим и у работодателей.

Нина Викторовна, а должны ли работодатели подавать в ПФР списки будущих пенсионеров? Среди утвержденных форм персонифицированного учета и отчетности такого документа нет, однако некоторые организации такие списки в ПФР представляют.

— Н.В. Костромина: Действительно, за назначением пенсии граждане часто обращаются лично. Но одним из важнейших направлений деятельности ПФР, связанных с назначением пенсий гражданам, является создание условий, не требующих посещения будущими пенсионерами клиентских служб. В связи с этим ПФР уделяет большое внимание заблаговременной работе с застрахованными лицами предпенсионного возраста. В частности, формированию сведений об их пенсионных правах.

Для повышения эффективности заблаговременной работы ПФР приглашает страхователей к взаимному сотрудничеству. Оно предполагает представление документов для назначения пенсии в электронном виде на работников организации. Страхователи, заключившие соглашения о таком электронном документообороте, обязаны подавать в территориальный орган ПФР список работников, имеющих право на пенсионное обеспечение (в том числе на досрочное) в ближайшие 12 месяцев. Кроме того, не позднее чем за 6 месяцев до возникновения у работника права на назначение пенсии организации, заключившие такие соглашения, представляют в ПФР имеющиеся в их распоряжении документы, необходимые для назначения пенсии.

Конечно, такие сведения и документы представляются только в отношении работников, которые письменно выразили свое согласие на обработку и направление в территориальные органы ПФР своих персональных данных. Документы на потенциальных пенсионеров страхователи передают по защищенным каналам связи с использованием того же программного средства, что и для передачи отчетности в ПФР по страховым взносам.

— Нина Викторовна, а какие работодатели должны заключать с ПФР соглашения об электронном документообороте по представлению документов, необходимых для назначения пенсии? Это как-то зависит от численности работников?

— Н.В. Костромина: Территориальные органы ПФР приглашают к взаимному сотрудничеству всех страхователей, независимо от численности работников. Если работодатель готов сотрудничать, с ним заключается соглашение о добровольном сотрудничестве в части представления документов для назначения пенсии в электронном виде по защищенным каналам связи на работников этой организации.

— Какие преимущества дает работодателю подписание соглашения о пенсионном документообороте?

— Н.В. Костромина: Сотрудников, приближающихся к пенсионному возрасту, организации часто вынуждены отпускать в рабочее время для сбора и подачи документов для назначения пенсии. Если эти документы в электронном виде представит сам работодатель, в таких отлучках работника не будет необходимости.

Кроме того, заключение соглашения о представлении документов для назначения пенсии положительно скажется на имидже организации, выгодно подчеркнет ее социальную ответственность.

— По Закону работодатель может подать в ПФР заявление о назначении пенсии работнику с его письменного согласия . Если от работника — будущего пенсионера поступила такая просьба, организация ведь вправе ему отказать?

— Н.В. Костромина: Действительно, в настоящее время пенсионным законодательством работодателю предоставлено право обращаться за установлением страховой пенсии по старости на работников с их письменного согласия. В рамках электронного взаимодействия с ПФР организации могут направить заявления и документы для назначения пенсии на своих сотрудников. В том числе и на тех, с которыми проведена заблаговременная работа. Документы и заявления о назначении пенсии и о доставке пенсии могут быть представлены не ранее чем за месяц до достижения пенсионного возраста гражданином .

Организация, которая не заключала с ПФР дополнительное соглашение о представлении документов для назначения пенсии, вправе отказать работнику в подаче в ПФР его заявления о назначении пенсии.

— Нина Викторовна, а может ли работодатель все-таки выступить в роли посредника между сотрудником и ПФР, если соглашение о пенсионном электронном документообороте не заключено?

— Н.В. Костромина: Может. В этом случае уполномоченный сотрудник страхователя вправе представить в территориальный орган ПФР заявление и документы, необходимые для назначения пенсии, а также заявление о доставке пенсии на бумажном носителе.

В соответствии с пенсионным законодательством Российской Федерации (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ «О страховых пенсиях») работодателю предоставлено право обращаться в территориальные органы ПФР за установлением страховой пенсии, выплатой и доставкой страховой пенсии застрахованным лицам, состоящим в трудовых отношениях с ним, с их письменного согласия. Также работодатель может направить в электронном виде по защищенным каналам связи заявление и иные необходимые для назначения пенсии документы в ПФР. Эти сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью

Для обеспечения полноты и достоверности сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, приобретающих право на страховую пенсию по старости, а также своевременного и правильного назначения пенсий территориальные органы ПФР заблаговременно проводят необходимую работу в отношении работающих граждан предпенсионного возраста, завершая ее не менее чем за месяц до возникновения у последних права на пенсию. В этих целях территориальные органы ПФР запрашивают от страхователей, застрахованных лиц и иных учреждений и организаций документы, необходимые для назначения пенсии, в частности о периодах работы и (или) иной деятельности застрахованного лица, в том числе на соответствующих видах работ, о среднемесячном заработке застрахованного лица и т.д.

Принимая во внимание высокую социальную значимость данной работы, территориальные органы ПФР организуют информационное взаимодействие с работодателями (страхователями) в части представления ими в отношении работников документов и сведений, необходимых для назначения пенсии. В этих целях ПФР разработал Примерный порядок организации электронного информационного взаимодействия территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации с работодателем (страхователем) по представлению документов (далее — Порядок).

Ответ подготовил Консультант Регионального информационного центра сети КонсультантПлюс

Электронное взаимодействие с Пенсионным фондом необходимо организовать для обмена юридически значимыми электронными документами. Какой алгоритм электронного документооборота с ПФР предусмотрен законодательно, рассмотрим далее.

Порядок организации электронного информационного взаимодействия с ПФР

Все работодатели-страхователи обязаны предоставлять в ПФР различные документы и отчеты в установленные сроки. Делать это можно несколькими способами:

  1. Самостоятельно предоставлять отчетность непосредственно проверяющему специалисту в отделении ПФР или же направлять документы почтой. Такая возможность есть лишь у компаний, среднесписочная численность которых не превышает 25 сотрудников.
  2. Через специальные посреднические компании. Документы заверяются ЭЦП посредника.
  3. Посредством телекоммуникационных каналов связи (ТКС), установив необходимые компоненты на свой компьютер.

Третий вариант получает все большее распространение, поскольку позволяет сэкономить массу времени и сил.

Порядок электронного взаимодействия с ПФР закреплен в распоряжении ПФР «О внедрении защищенного электронного документооборота…» от 11.10.2007 № 190р. Согласно данному документу страхователю следует:

  1. Обратиться в удостоверяющий центр и заключить договор о приобретении средств криптозащиты и программного продукта для организации электронного документооборота (ЭДО).
  2. Получить сертификаты и ключи и установить необходимые компоненты на свой компьютер.
  3. Направить в отделение ПФР заявление о подключении к ЭДО.

  1. Подписать с территориальным органом ПФР соглашение об обмене электронными документами (бланк см. в следующем разделе).
  2. Сформировать в любой специальной программе, разработанной ПФ для подготовки персонифицированных сведений, или в используемом софте по учету зарплаты и стажа сотрудников необходимую форму отчета и выгрузить файл.
  3. Пропустить полученные файлы через специальную «проверяющую» программу на наличие ошибок.
  4. Если в результате тестирования будет выдано сообщение «Успех», следует заверить файлы электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и отправить их на проверку в ПФР.

Вышеуказанные программы можно бесплатно скачать на официальном сайте Пенсионного фонда по адресу http://www.pfrf.ru/strahovatelyam/for_employers/programs_for_employers/.

ЭЦП — реквизит электронного документа, который используется для защиты файла от подделки. ЭЦП формируется посредством криптографического преобразования информации и позволяет установить лицо, подписавшее документ. ЭЦП бывают открытыми и закрытыми.

В течение 22 дней после отправки файлов страхователь получает квитанцию о доставке отчета в территориальный орган ПФР, а в срок до 4 дней — протокол контроля файла. Если результат проверки положительный, то абоненту нужно подписать своей ЭЦП протокол проверки и направить его в ПФР. Если отрицательный, то исправить все указанные недочеты и направить файл снова.

Соглашение об электронном взаимодействии с ПФР

Очень важно подписать соглашение об электронном взаимодействии с ПФР до наступления отчетного периода, поскольку без данного документа электронный документооборот невозможен. А направление отчетности на бумажном носителе при штате более 25 человек карается штрафом в размере 200 руб. (п. 2 ст. 46 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

В случае непредставления отчетности или нарушения сроков ее передачи страхователю выставляются штрафные санкции в размере 5% от сумм страховых взносов за последние 3 месяца отчетного периода, но не менее 1 000 руб. и не более 30% от страховых начислений за тот же период.

Форма документа закреплена в Приложении № 3 распоряжения ПФР № 190р. Соглашение содержит сведения о территориальном отделении ПФР и страхователе, которые заполняются собственноручно или с использованием компьютерной техники, а также права и обязанности сторон при обмене электронными документами, технические условия и порядок электронного взаимодействия.

Бланк документа можно скачать на нашем сайте:


Особенности электронного взаимодействия территориальных органов ПФР со страхователями при назначении пенсии

С января 2015 года изменился порядок обращения граждан, выходящих на пенсию, за назначением выплат. Теперь с письменного согласия работника данную процедуру может осуществить работодатель (п. 3 ст. 21 закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ). Для этого не позднее 9 месяцев до выхода работника на пенсию плательщик страховых взносов формирует пакет документов, который включает в себя:

  • трудовой договор;
  • трудовую книжку;
  • СНИЛС;
  • паспортные данные и иные документы, в зависимости от вида устанавливаемой пенсии.

Бумаги сканируются в цветные изображения с расширением не менее 300 dpi и под реестр направляются в территориальное отделение по телекоммуникационным каналам связи за электронной подписью страхователя. Если на пенсию выходят несколько сотрудников, то на каждого оформляется отдельный пакет документов.

При получении файлов ответственный работник ПФ отправляет страхователю расписку о получении документов за своей ЭЦП. После окончания процедуры обработки и регистрации информации в единой базе работодателю направляется протокол принятия бумаг. Если каких-то документов не хватает, страхователь будет также извещен по ТКС.

ВНИМАНИЕ! До отправки файлов с территориальным отделением ПФ РФ необходимо заключить дополнительное соглашение об электронном документообороте.

Пенсионерам останется лишь обратиться с заявлением и паспортом в ПФ за назначением пенсии.

Итоги

Электронный обмен документами с ПФ подразумевает не только передачу отчетов, но и возможность отправки документов сотрудников, выходящих на пенсию. Для организации электронного взаимодействия с ПФ работодателю следует получить ключ ЭЦП в удостоверяющем центре и подписать с отделением ПФ соответствующее соглашение.

Передача документов по телекоммуникационным каналам связи позволяет оперативно обмениваться информацией с территориальным отделением, а также подчеркивает заботу работодателя о своих сотрудниках, что положительно отражается на имидже компании.

Читайте также: