Приказ о назначении ответственного за предоставление документов в пфр

Специально разработанной, унифицированной формы приказа по назначению ответственного лица (или нескольких) не существует. Каждая организация вправе самостоятельно разработать такой бланк или написать его в свободной форме. Следует иметь ввиду, что этот приказ является частью пакета распорядительной документации, в который помимо него входит решение о назначении ответственных лиц и должностная инструкция, содержащая полное описание обязанностей работника, а также санкции, которые следуют за их неисполнение. Под последним документом сотрудник должен поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он с ним ознакомлен и согласен.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Кто назначает ответственное лицо

В зависимости от ситуации, выбрать среди персонала ответственное лицо может либо руководитель предприятия, либо, если организация крупная, начальник структурного подразделения. Заполняет приказ специалист отдела кадров или секретарь. После оформления приказ передается на подпись руководителю, либо иному уполномоченному на подписание подобного рода документов человеку.

Сотрудник, назначенный ответственным лицом, может отвечать за материальные ценности, техническую или пожарную безопасность, охрану труда, проведение работ на объектах повышенной опасности и пр.

В больших компаниях создаются целые специализированные отделы, работники которых заняты контролированием всех внутренних сфер деятельности предприятия. В небольших фирмах руководитель организации может взять всю ответственность на себя, но для этого тоже необходим данный приказ.

Перед выпуском приказа

Чаще всего приказ подразумевает возложение ответственности за охрану труда. Это связано с тем, что предоставление персоналу безопасных условий при выполнении рабочих обязанностей является одним из первых условий законного функционирования предприятия, особенно занятого в производственной отрасли.

Прежде, чем оформлять документ о возложении подобного рода обязательств на подчиненных, следует провести для них курс соответствующего обучения.

В дальнейшем справки, аттестаты и т.п. документы, подтверждающие квалификацию работников, необходимо приложить к приказу о назначении ответственных лиц. Важно помнить, что такие документы действуют, как правило, не более пяти лет, поэтому периодически сотрудников придется отправлять не переаттестацию, причем за счет предприятия.

Если же ответственность возлагается за материальные ценности, то перед тем как сотрудник подпишет такой приказ и возьмет на себя все риски, должна пройти инвентаризация имущества, поскольку в будущем человек будет нести ответственность за его сохранность.

Шапка приказа

Приказ об ответственном лице имеет вполне стандартную структуру.

В «шапке» документа пишется полное наименование предприятия с указанием его организационно-правовой формы (ЗАО, ОАО, ООО, ИП). Затем указывается населенный пункт, в котором это предприятие расположено, а также дата заполнения приказа (число, месяц, год).

Чуть ниже нужно написать вид документа (в данном случае это приказ) и его номер по внутреннему документообороту. Далее коротко прописывается суть приказа и для каких целей он создан. Затем ниже по центру строки пишется слово «приказываю» и ставится двоеточие.

Тело приказа

Вторая часть документа содержит более подробную информацию. Здесь вписываются все работники, которые ответственны за соблюдение тех или иных условий на производстве. В частности указывается вид ответственности, а также полные их фамилии, имена и отчества (имя-отчество можно вносить инициалами). Тут же отдельным пунктом надо указать лиц, которые в случае отсутствия ответственных сотрудников на рабочем месте будут их замещать. В последнем пункте следует указать полный список документов, которыми должны руководствоваться работники для выполнения требований по контролю за зоной ответственности.

В завершение под приказом нужно поставить подпись руководителя, а также печать организации. Если в организации имеется профсоюз, то требуется сделать и его отметку.

После написания приказа

Сотрудники, на которых специальным приказом была возложена ответственность за какой-либо частью производственного процесса, с момента его подписания должны проводить инструктажи с коллегами, доводить до сведения персонала правила техники безопасности, различные внутренние нормативные акты и др. В числе прочего они обязаны вести специальный журнал проведения инструктажа, где работники, его прошедшие, должны ставить свои подписи. Периодически они же должны осуществлять контроль за знанием сотрудников правил по охране труда и безопасности на производстве.

20-р от 02.06.2015

Администрация Новского сельского поселения
Приволжского муниципального района Ивановской области

от 02.06.2015г. № 20 -р

О назначении ответственного за подготовку и предоставление электронных образов документов для последующего назначения пенсий

В целях проведения заблаговременной работы по назначению пенсий в электронной форме
1. Назначить ответственным за подготовку и предоставление электронных образов документов для последующего назначения пенсий Гаранину Ирину Валерьевну, ведущего специалиста администрации Новского сельского поселения.
2. Ведущему специалисту администрации Новского сельского поселения Гараниной Ирине Валерьевне организовать взаимодействие с Управлением Пенсионного фонда Российской Федерации (государственное учреждение) в Приволжском муниципальном районе Ивановской области по вопросу предоставления электронных образов документов сотрудников в соответствии с Порядком организации информационного взаимодействия подведомственных территориальных органов со службами управления персоналом страхователей по предоставлению электронных образов документов для назначения пенсий.
3. На период временного отсутствия сотрудника, ответственного за подготовку электронных образов документов, исполнение обязанностей, предусмотренных настоящим приказом, возложить на Крылову Елену Сергеевну, заместителя главы администрации Новского сельского поселения.
4.Ответственным работникам Гараниной И.В. и Крыловой Е.С.предоставить доступ к клиентскому программному обеспечению по предоставлению документов в электронном виде с электронной подписью.
5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Глава администрации
Новского сельского поселения: И.С. Балин

Глава 2. Классификация информационной продукции

Статья 6. Осуществление классификации информационной продукции

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 1 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения

1. Классификация информационной продукции осуществляется ее производителями и (или) распространителями самостоятельно (в том числе с участием эксперта, экспертов и (или) экспертных организаций, отвечающих требованиям статьи 17 настоящего Федерального закона) до начала ее оборота на территории Российской Федерации.

2. При проведении исследований в целях классификации информационной продукции оценке подлежат:

1) ее тематика, жанр, содержание и художественное оформление;

2) особенности восприятия содержащейся в ней информации детьми определенной возрастной категории;

3) вероятность причинения содержащейся в ней информацией вреда здоровью и (или) развитию детей.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 3 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения

3. Классификация информационной продукции осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона по следующим категориям информационной продукции:

1) информационная продукция для детей, не достигших возраста шести лет;

2) информационная продукция для детей, достигших возраста шести лет;

3) информационная продукция для детей, достигших возраста двенадцати лет;

4) информационная продукция для детей, достигших возраста шестнадцати лет;

5) информационная продукция, запрещенная для детей (информационная продукция, содержащая информацию, предусмотренную частью 2 статьи 5 настоящего Федерального закона).

ГАРАНТ:

Об определениии возрастного ценза основной телевизионной передачи с учетом содержания сообщений "бегущей строки" см.информацию Роскомнадзора от 22 января 2013 г.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 2 июля 2013 г. N 185-ФЗ часть 4 статьи 6 настоящего Федерального закона изложена в новой редакции, вступающей в силу c 1 сентября 2013 г.

4. Классификация информационной продукции, предназначенной и (или) используемой для обучения и воспитания детей в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации основных общеобразовательных программ, образовательных программ среднего профессионального образования, дополнительных общеобразовательных программ, осуществляется в соответствии с настоящим Федеральным законом и законодательством об образовании.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 5 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения

5. Классификация фильмов осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона и законодательства Российской Федерации о государственной поддержке кинематографии.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 6 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения

6. Сведения, полученные в результате классификации информационной продукции, указываются ее производителем или распространителем в сопроводительных документах на информационную продукцию и являются основанием для размещения на ней знака информационной продукции и для ее оборота на территории Российской Федерации.

Статья 7. Информационная продукция для детей, не достигших возраста шести лет

К информационной продукции для детей, не достигших возраста шести лет, может быть отнесена информационная продукция, содержащая информацию, не причиняющую вреда здоровью и (или) развитию детей (в том числе информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом эпизодические ненатуралистические изображение или описание физического и (или) психического насилия (за исключением сексуального насилия) при условии торжества добра над злом и выражения сострадания к жертве насилия и (или) осуждения насилия).

Статья 8. Информационная продукция для детей, достигших возраста шести лет

К допускаемой к обороту информационной продукции для детей, достигших возраста шести лет, может быть отнесена информационная продукция, предусмотренная статьей 7 настоящего Федерального закона, а также информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом:

1) кратковременные и ненатуралистические изображение или описание заболеваний человека (за исключением тяжелых заболеваний) и (или) их последствий в форме, не унижающей человеческого достоинства;

2) ненатуралистические изображение или описание несчастного случая, аварии, катастрофы либо ненасильственной смерти без демонстрации их последствий, которые могут вызывать у детей страх, ужас или панику;

3) не побуждающие к совершению антиобщественных действий и (или) преступлений эпизодические изображение или описание этих действий и (или) преступлений при условии, что не обосновывается и не оправдывается их допустимость и выражается отрицательное, осуждающее отношение к лицам, их совершающим.

Статья 9. Информационная продукция для детей, достигших возраста двенадцати лет

К допускаемой к обороту информационной продукции для детей, достигших возраста двенадцати лет, может быть отнесена информационная продукция, предусмотренная статьей 8 настоящего Федерального закона, а также информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом:

1) эпизодические изображение или описание жестокости и (или) насилия (за исключением сексуального насилия) без натуралистического показа процесса лишения жизни или нанесения увечий при условии, что выражается сострадание к жертве и (или) отрицательное, осуждающее отношение к жестокости, насилию (за исключением насилия, применяемого в случаях защиты прав граждан и охраняемых законом интересов общества или государства);

2) изображение или описание, не побуждающие к совершению антиобщественных действий (в том числе к потреблению алкогольной и спиртосодержащей продукции, пива и напитков, изготавливаемых на его основе, участию в азартных играх, занятию бродяжничеством или попрошайничеством), эпизодическое упоминание (без демонстрации) наркотических средств, психотропных и (или) одурманивающих веществ, табачных изделий при условии, что не обосновывается и не оправдывается допустимость антиобщественных действий, выражается отрицательное, осуждающее отношение к ним и содержится указание на опасность потребления указанных продукции, средств, веществ, изделий;

3) не эксплуатирующие интереса к сексу и не носящие возбуждающего или оскорбительного характера эпизодические ненатуралистические изображение или описание половых отношений между мужчиной и женщиной, за исключением изображения или описания действий сексуального характера.

Статья 10. Информационная продукция для детей, достигших возраста шестнадцати лет

К допускаемой к обороту информационной продукции для детей, достигших возраста шестнадцати лет, может быть отнесена информационная продукция, предусмотренная статьей 9 настоящего Федерального закона, а также информационная продукция, содержащая оправданные ее жанром и (или) сюжетом:

1) изображение или описание несчастного случая, аварии, катастрофы, заболевания, смерти без натуралистического показа их последствий, которые могут вызывать у детей страх, ужас или панику;

2) изображение или описание жестокости и (или) насилия (за исключением сексуального насилия) без натуралистического показа процесса лишения жизни или нанесения увечий при условии, что выражается сострадание к жертве и (или) отрицательное, осуждающее отношение к жестокости, насилию (за исключением насилия, применяемого в случаях защиты прав граждан и охраняемых законом интересов общества или государства);

3) информация о наркотических средствах или о психотропных и (или) об одурманивающих веществах (без их демонстрации), об опасных последствиях их потребления с демонстрацией таких случаев при условии, что выражается отрицательное или осуждающее отношение к потреблению таких средств или веществ и содержится указание на опасность их потребления;

4) отдельные бранные слова и (или) выражения, не относящиеся к нецензурной брани;

5) не эксплуатирующие интереса к сексу и не носящие оскорбительного характера изображение или описание половых отношений между мужчиной и женщиной, за исключением изображения или описания действий сексуального характера.

Список ответственных лиц за составление и представление статистической информации и бухгалтерской отчетности

Наименование отчетных форм

Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг (Форма П-1)

Ежемесячно, не позднее 4 числа, следующего за отчетным периодом

Все подведомственные учреждения управлению культуры администрации г.Чебоксары (за искл. МБУК «Музей города Чебоксары», АУ «Творческий город», МАУ «ПК и О им. 500-летия г. Чебоксары», МАУК «ЦПК и О «Лакреевский лес», МАУК «Городской детский парк им. А.Г. Николаева»)

Сведения об объеме платных услуг населению по видам (приложение №3 к форме "П-1)

Ежемесячно, не позднее 4 числа, следующего за отчетным периодом

Сведения об инвестициях в основной капитал (Форма П-2 (краткая))

Ежемесячно, не позднее 3 числа, следующего за отчетным периодом

МБОУДОД «ЧДМШ им.С.М.Максимова», МБОУДОД «ЧДМШ №2 им.В.П.Воробьева», МБОУДОД «ЧДМШ №3», МБОУДОД «ЧДМШ №4 им. Ходяшевых», МБОУДОД «ЧДХШ №4 им. Э.М. Юрьева», МБОУДОД «ЧДХШ №6 им. Акцыновых», МБОУДОД «ЧДХШИ», МБОУДОД «ЧДШИ №1», МБОУДОД «ЧДШИ №3», МБОУДОД «Школа искусств п. Новые Лапсары», МБУ «КДО», МБУ «УФПО МУК г.Чебоксары», ЧМПК «Классика», МБУК «Музей города Чебоксары», МБУК «ЦКС», МБУК МК «Победа», управление культуры администрации города Чебоксары.

МБУ «Объединение библиотек», МБУК ДК «Акация», МБОУДОД «ЧДМШ №5», МБОУДОД «ЧДШИ №4», МБУК ДК «Салют»

Сведения об инвестициях в нефинансовые активы (Форма П-2)

Ежеквартально, не позднее 20 числа, следующего за отчетным периодом

МБУ «Объединение библиотек», МБУК ДК «Акация», МБОУДОД «ЧДМШ №5», МБОУДОД «ЧДШИ №4», МБУК ДК «Салют»

Сведения об инвестиционной деятельности (Форма П-2 (инвест))

Ежегодно, не позднее 1 апреля

МБУ «Объединение библиотек», МБУК ДК «Акация», МБОУДОД «ЧДМШ №5», МБОУДОД «ЧДШИ №4», МБУК ДК «Салют»

Сведения о численности и заработной плате работников (Форма № П-4)

Ежемесячно, не позднее 15 числа, следующего за отчетным периодом

Управление культуры администрации города Чебоксары, все подведомственные учреждения управлению культуры администрации г.Чебоксары, (за искл. МАУ «ПК и О им. 500-летия г. Чебоксары», МАУК «ЦПК и О «Лакреевский лес», МАУК «Городской детский парк им. А.Г. Николаева»)

Сведения о неполной занятости и движении работников (Форма № П-4 (НЗ))

Ежеквартально, не позднее 8 числа, следующего за отчетным периодом

Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) некоммерческих организаций (Форма № 11 (краткая))

Ежегодно, не позднее 1 апреля

МБУ «Объединение библиотек», МБУК ДК «Акация», МБОУДОД «ЧДМШ №5», МБОУДОД «ЧДШИ №4», МБУК ДК «Салют»

Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала (Форма "ЗП-образование", "ЗП культура")

не позднее 10 числа, следующего за отчетным периодом

Сведения об автотранспорте и о протяженности автодорог необщего пользования (Форма 1-ТР (автотранспорт))

Ежегодно, не позднее 25 января

МБУ «УФПО МУК г.Чебоксары»

Сведения об остатках, поступлении и расходе топливно-энергетических ресурсов, сборе и использовании отработанных нефтепродуктов (Форма 4-ТЭР)

Ежегодно, не позднее 19 января

МАОУДОД «ЧДШИ №2», АУ «Творческий город»

Все подведомственные учреждения управлению культуры администрации г.Чебоксары (за искл. МБУ «УФПО МУК г.Чебоксары»)

Сведения о просроченной задолженности по заработной плате (Форма 3-Ф)

Ежемесячно, не позднее дня, следующего за отчетным периодом

Все подведомственные учреждения управлению культуры администрации г.Чебоксары (за искл. управления культуры администрации города Чебоксары, МБУ «УФПО МУК г.Чебоксары»)

Сведения о численности инвалидов, трудоустроенных в управлении культуры администрации г.Чебоксары и подведомственных ему в бюджетных организациях

Ежеквартально, не позднее 5 числа, следующего за отчетным периодом

Управление культуры администрации города Чебоксары, все подведомственные учреждения управлению культуры администрации г.Чебоксары

Сведения о численности и оплате труда работников органом государственной власти и местного самоуправления по категориям персонала. (Форма 1-Т (ГМС))

Ежеквартально, не позднее 15 числа, следующего за отчетным периодом

Управление культуры администрации города Чебоксары

Сведения о числености и потребности организаций в работниках по профессиональным группам (ф.1-Т))

Один раз в год за два отчетных года, не позднее 28 ноября

Все подведомственные учреждения управлению культуры администрации г.Чебоксары (за искл. МАУ «ПК и О им. 500-летия г. Чебоксары», МАУК «ЦПК и О «Лакреевский лес», МАУК «Городской детский парк им. А.Г. Николаева»)

Основные сведения о деятельности организации(П-5(м))

Ежеквартально, не позднее 30 числа, следующего за отчетным периодом

Все подведомственные учреждения управлению культуры администрации г.Чебоксары (за искл. МБУК «Музей города Чебоксары», АУ «Творческий город», МАУК «Городской детский парк им. А.Г. Николаева»)

Сведения об объеме платных услуг населению (1-Услуги)

Ежегодно, не позднее 1 марта

Все подведомственные учреждения управлению культуры администрации г.Чебоксары (за искл. МБУ «Объединение библиотек», МБУ «УФПО МУК г.Чебоксары», АУ «Творческий город», МАУ «ПК и О им. 500-летия г. Чебоксары», МАУК «ЦПК и О «Лакреевский лес», МАУК «Городской детский парк им. А.Г. Николаева»)

Сведения об использовании информационных и коммуникационных технологий и производстве вычислительной техники, программного обеспечения и оказания услуг в этих сферах (3-информ)

Ежегодно, не позднее 8 апреля после отчетного периода

Управление культуры администрации города Чебоксары и все подведомственные учреждения управлению культуры администрации г.Чебоксары

Сведения об инновационной деятельности организации (4-инновация)

Ежегодно, не позднее 2 апреля после отчетного периода

Все подведомственные учреждения управлению культуры администрации г.Чебоксары

Сведения о производстве, отгрузке продукции и балансе производственных мощностей

Ежегодно, 10 февраля

Сведения о дополнительном профессиональном образовании (2-МС)

Ежегодно, не позднее 10 февраля

Управление культуры администрации города Чебоксары

Сведения об учреждении дополнительного образования детей (форма 1-ДО) раздел 8,9

Ежегодно, не позднее 25 января

Все подведомственные управлению культуры администрации г. Чебоксары учреждения дополнительного образования детей

Сведения об организации культурно-досугового типа (форма № 7-НК) раздел 7

Ежегодно, не позднее 15 января

Все подведомственные управлению культуры администрации г. Чебоксары учреждения культурно-досугового типа

20-р от 02.06.2015

Администрация Новского сельского поселения
Приволжского муниципального района Ивановской области

от 02.06.2015г. № 20 -р

Глава администрации
Новского сельского поселения: И.С. Балин

Глава 2. Классификация информационной продукции

Статья 6. Осуществление классификации информационной продукции

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 1 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения

2. При проведении исследований в целях классификации информационной продукции оценке подлежат:

1) ее тематика, жанр, содержание и художественное оформление;

2) особенности восприятия содержащейся в ней информации детьми определенной возрастной категории;

3) вероятность причинения содержащейся в ней информацией вреда здоровью и (или) развитию детей.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 3 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения

1) информационная продукция для детей, не достигших возраста шести лет;

2) информационная продукция для детей, достигших возраста шести лет;

3) информационная продукция для детей, достигших возраста двенадцати лет;

4) информационная продукция для детей, достигших возраста шестнадцати лет;

ГАРАНТ:

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 5 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 28 июля 2012 г. N 139-ФЗ в часть 6 статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения

Статья 7. Информационная продукция для детей, не достигших возраста шести лет

Статья 8. Информационная продукция для детей, достигших возраста шести лет

Статья 9. Информационная продукция для детей, достигших возраста двенадцати лет

Статья 10. Информационная продукция для детей, достигших возраста шестнадцати лет

4) отдельные бранные слова и (или) выражения, не относящиеся к нецензурной брани;

Приказ о порядке использования ЭЦП — это распоряжение о наделении сотрудников правом подписания документов электронной цифровой подписью. Руководитель назначает ответственных лиц и закрепляет для них такую возможность в локальном акте.

Зачем передавать права подписи

Основным (первым) правом подписи в любой организации обладает руководитель. Но директор не всегда находится на рабочем месте и подписывает необходимую документацию. При необходимости, руководство делегирует полномочия и передает разрешение на подпись ответственным сотрудникам.

Многие организации уже давно используют электронную цифровую подпись. Более того, есть документы, требующие немедленного подписания. К таким регистрам относится и закупочная документация, которую подписывают исключительно ЭЦП. Правом электронного подписания документов госзаказа руководитель наделяет непосредственных исполнителей — главного бухгалтера (бухгалтера), контрактного управляющего, специалиста по закупкам.

Организации-заказчики используют ЭП в таких информационных системах:

в ППО СУФД;
в ЕИС;
в Государственной интегрированной информационной системе по управлению общественными финансами и в программе «Электронный бюджет»;
на официальном сайте для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях bus.gov.ru;
в ИАС ФК (аналитическая система казначейства) и др.

Как это оформить

Возможность подписи от имени руководителя обычно оформляется доверенностью. Такая форма подходит для разовых операций. Доверенность действует строго ограниченный период времени.

Теперь разберемся, нужен ли приказ на ЭЦП — не всегда. Если любые значимые действия в организации оформляются распоряжениями руководства, то передача прав подписи невозможна без составления специального приказа. Руководитель обязан официально разрешить ответственным сотрудникам подписывать ЭЦП все закупочные документы организации.

Распоряжение готовят и для наделения правом подписи, и для получения сертификата ключа ЭЦП. В первую очередь оформляют приказ об использовании ЭЦП от имени руководителя организации. Следующим готовят распорядительный документ о наделении правами подписи для казначейства. Электронную подпись получают только в аккредитованных удостоверяющих центрах. Государственные и муниципальные заказчики обращаются за ЭЦП в территориальные отделы Федерального казначейства (ТОФК).

Для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (63-ФЗ от 06.04.2011). Квалифицированная ЭЦП означает, что зашифрованные сведения изменить нельзя. С 01.07.2018 года все электронные документы подписывают только усиленной квалифицированной ЭП.

Кто оформляет

Распоряжение о наделении правом ЭП готовят как заказчики, так и поставщики. Распорядительный акт составляет ответственный сотрудник от имени руководителя учреждения.

Заказчики передают приказ в ТОФК. Поставщики предоставляют акт специалистам удостоверяющего центра, в котором оформляется сертификат. Такие удостоверяющие центры находятся в том числе и в отделах Федерального казначейства.

Что пишут в приказе

В распоряжении необходимо подробно расписать порядок наделения ответственных лиц полномочиями на ЭП. Унифицированной формы указа нет — все примеры и образцы носят рекомендательный характер. Но есть требование об обязательной информации, которую надлежит указать в акте.

Чтобы не возникло проблем в ТОФК или УЦ при сдаче документов на получение электронной подписи, пропишите следующие сведения:

полное и краткое (при наличии) наименование организации по уставным документам;
основные реквизиты акта (номер, дата);
количество лиц, наделяемых полномочиями по электронному подписанию документов, их ФИО (полностью), должности и зоны функциональной ответственности.

Если вы составляете распоряжение о передаче полномочий в случае замены основного сотрудника, укажите минимум двух ответственных работников.

Распорядительный акт на передачу полномочий по подписанию электронных документов носит название «О наделении правом подписи». В сам приказ обязательно включите фразу «Наделить правом ЭЦП сотрудников».

Образцы

Вот примерный образец приказа о назначении ответственного за ЭЦП для заказчика:

ГБУЗ «Госпиталь № 1»

г. Санкт-Петербург №155

О наделении сотрудников ГБУЗ «Госпиталь №1» правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи

В целях обеспечения работы в информационной системе «Наименование информационной системы», приказываю:

Итак, свершилось! Мы с вами стали свидетелями переломного момента в истории трудовой книжки. Когда-то, в далёком 1919 году, трудовые книжки обязаны были иметь все лица старше 16 лет, так как этот документ выполнял функцию удостоверения личности, за уклонение от получения трудовой книжки в те годы грозило тюремное заключение сроком до 6 месяцев, а за потерю – штраф, так как паспортов в молодой Советской республике не было.

И вот, через сто лет, трудовая книжка, следуя веяниям времени, преобразовывается в электронный документ, по-прежнему оставаясь основным документом, подтверждающим трудовой стаж и трудовую деятельность работника.

Закон о введении электронных трудовых книжек

С 1 января 2020 г. вступили в силу два федеральных закона:

Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»

Трудовой кодекс дополнен новой статьёй — 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», это и есть то, что в народе называют «электронная трудовая книжка». Такие сведения работодатель обязан подавать в ПФР и выдавать работнику в определённых случаях, соответственно, у специалистов по кадрам появились новые обязанности, которые необходимо зафиксировать документально.

Новые должностные обязанности

Новые обязанности можно разделить на три блока:

1) взаимодействие по данному вопросу с работниками;

2) взаимодействие с ПФР;

3) работа со сведениями о трудовой деятельности: ведение, хранение, учёт.

1. Взаимодействие с работниками:

Оформление и выдача уведомлений работникам о переходе на новый формат ведения сведений о трудовой деятельности
Приём и регистрация заявлений о выборе работника
Выдача трудовой книжки на руки работнику с внесением в неё соответствующей записи в случае выбора работником способа ведения сведений о трудовой деятельности
Выдача работнику сведений о его трудовой деятельности (в период работы в организации либо в случае увольнения): заполнение формы и заверение записи

2. Взаимодействие с ПФР:

Подача сведений о трудовой деятельности работников в ПФР (в случае приёма на работу, перевода на другую постоянную работу, увольнения, подачи заявления о выборе работника)

3. Работа со сведениями о трудовой деятельности внутри организации:

Внесение сведений в отчётные формы, банк данных о персонале, программу автоматизированного кадрового учёта

Вы можете дополнить данный перечень исходя из специфики вашей организации, но это — необходимый минимум.

Кого можно назначить ответственным

Кого же назначить ответственным за вышеуказанные работы, ведь теперь их необходимо выполнять постоянно?

Этот вопрос не урегулирован законодательством, каждая организация вправе устанавливать схемы документооборота самостоятельно.

Думаю, за первый блок работ целесообразно назначить ответственными тех же лиц, что отвечали в вашей организации за работу с трудовыми книжками.

Схемы распределения обязанностей могут быть различными в зависимости от масштаба и организационной структуры: на крупных промышленных предприятиях даже внутри отдела кадров возможно разделение, когда одни специалисты работают с трудовыми книжками рабочих, другие — с трудовыми книжками руководителей, специалистов и служащих.

Если ваша организация имеет удалённые подразделения, документооборот может быть организован таким образом, что трудовые книжки хранятся либо централизованно, в головном офисе, либо в этих подразделениях, и в каждом назначен ответственный за работу с ними.

Что касается второго блока — подачи сведений в ПФР — уже сейчас, судя по вопросам в кадровых группах и на кадровых форумах, намечается конфликтная зона: кто должен подавать эти отчёты?

И здесь, опять же, право решения остаётся за работодателем. Возможно, в небольших организациях, где рабочее место специалиста по кадрам не оснащено программой автоматизированного кадрового учёта (бывает и такое!), уместно будет поручить эту работу специалистам бухгалтерии, взаимодействующим с ПФР, им нужно будет лишь запрашивать нужную информацию у специалиста по кадрам.

Третий блок работ связан с программой автоматизированного кадрового учёта: если она есть только у работников бухгалтерии, то логично хранить эту информацию в программе, если же работодатель настаивает, что этим должны заниматься кадровики, то им придётся обходиться стандартным офисным пакетом.

Какое бы решение ни принял работодатель, необходимо правильно его оформить:

внести соответствующие дополнения в трудовые договоры, должностные инструкции работников,
издать приказ о назначении ответственных;
документально разделить зоны ответственности между бухгалтерией и кадровой службой, чтобы избежать потенциальных конфликтов.

Читайте также: