Проблемы с отчетностью в пенсионный фонд

Сегодня в Пенсионный фонд сдают отчетность в электронном виде свыше 70 процентов компаний. С одной стороны, это очень удобно, но с другой стороны, возникают и трудности. То копейки не «бьются», то и весь отчет не «ложится». ПФР ссылается на то, что они не так давно занимаются электронным приемом, и поэтому ситуация еще не наладилась. Трудностями при сдаче отчетности и приемами по их преодолению с нами поделилась Анастасия Смотрицкая, бухгалтер и налоговый консультант АНО ЮС «Консультации и Услуги».

Отчетность в Пенсионный фонд за II квартал 2012 года я планирую сдавать с 15 июля до 5 августа. Это обусловлено тем, что в течение двух первых недель приема отчетности сотрудники ПФР обычно налаживают документооборот в связи со сменой программного обеспечения, изменения регламента приема отчетности. Причем это не зависит от того, изменились ли формы отчетности. А к концу сроков сдачи обязательно надо оставлять несколько дней на случай выявления непредвиденных проблем и возможности своевременного их решения.

Проблема № 1. Отправка отчетности через спецоператора

Как правило, технических проблем со стороны оператора связи не возникает. Могут возникнуть трудности, вызванные отсутствием подключения к Интернету или в связи с истекшим сроком действия сертификата подписи. Но этого можно избежать, своевременно обновляя сертификаты и не откладывая сдачу отчетности на последний день. Правда, иногда протокол приходится ждать не четыре дня, как установлено регламентом, а месяцами. Но отмечу, что даже при получении отрицательного протокола после окончания сроков сдачи отчетности она считается отправленной на дату подтверждения оператора. Поэтому ответственности за несвоевременную сдачу отчетности в этом случае не возникает.

Проблема № 2. Нумерация отчетности

Очень много проблем возникало у меня с нумерацией пачек в отчетности. В некоторых фондах сотрудники сами меняли нумерацию в соответствии со своим программным обеспечением. Но в большинстве отделений отчетность не принимали или высылали отрицательный протокол по причине неверной нумерации пачек. Насколько я знаю, сейчас эта проблема разрешилась, и бухгалтеры на местах знают, что нумеровать пачки отчетности надо нарастающим итогом, включая повторную и корректирующую отчетность. Главное, чтобы номера не повторялись.

Проблема № 3. Расхождения в отчетности

Много проблем в прошлом году возникло от того, что при очередной смене программы в отделениях ПФР суммы начисленных и уплаченных взносов начали исчисляться нарастающим итогом с 1 января 2010 года. Из-за этого возникли расхождения в сведениях, сданных по форме РСВ, и в персонифицированном учете. Ошибки, которые в ПФР не были обнаружены своевременно, всплыли через несколько кварталов. Причем такая ситуация могла сложиться как по вине бухгалтера, который неверно отразил показатели, так и по вине фонда, у которого какие-то данные по непонятным причинам не попали в базу. Многим компаниям пришлось подавать корректирующую отчетность за предыдущие периоды. Надеюсь, в этом году таких проблем у компаний не будет.

Проблема № 4. Излишний документооборот

Много проблем остается у компаний, которые используют пониженные тарифы страховых взносов. Иногда кажется, что фонды соревнуются в изобретательности, когда требуют представить те или иные документы для подтверждения осуществления льготного вида деятельности. Здесь всплывают и требования о перерегистрации компании, чтобы льготный ОКВЭД был как основной, и последняя сданная декларация по «упрощенке», и всевозможные справки из ИФНС. Но список документов, которые компании необходимо представить в фонд для подтверждения права на применение пониженных тарифов, для всех категорий организаций, имеющих на это право, четко определен законодательством. Обязанность представлять какие-либо дополнительные сведения у плательщика страховых взносов отсутствует. Как правило, фонды с этим соглашаются и принимают отчетность.

Проблема № 5. Смена адреса компании

На сегодняшний день остается серьезная проблема со сдачей отчетности для организаций, которые перешли в другое отделение ПФР в связи с изменением адреса. Проблема начинается с того, что в новом фонде отказываются принимать отчетность со словами «вы туда платили, туда и сдавайте». В старом фонде организация уже не числится в числе зарегистрированных, и там отчетность тоже не принимают. Это, кстати, абсолютно законно. Когда работников «нового» ПФР удается убедить принять отчетность, то оказывается, что данные из «старого» ПФР о начисленных и уплаченных взносах за весь период не были переданы и «программа выдает ошибку».

Причем даже в случае успешной сдачи это не является гарантией того, что проблема не вернется в следующем квартале. С одним из отделений мы ждали информацию по компании в течение трех кварталов.

На мой взгляд, самым правильным было бы отменить перерегистрацию в ПФР со сменой юридического адреса. По аналогии с системой перерегистрации в ФСС, где регистрационный номер и отделение ФСС не изменяются в связи с переездом компании по другому адресу (в пределах одного региона, конечно). Это помогло бы компаниям избежать многих проблем, связанных с передачей данных и с уплатой взносов по неверным реквизитам. А также избавило бы сотрудников ПФР от большого объема ненужной работы, позволив им своевременно и внимательно принимать отчетность в четко отведенные для этого сроки.

Еще советы: Как избежать ошибок при сдаче отчетов в электронном виде

Алла Козлова, главный бухгалтер Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»:

– При сдаче отчетности в электронном виде возможны сбои по вине оператора. Если организация чувствует, что что-то не так, то следует обратиться в службу технической поддержки. Она будет разбираться в статусе отчета. Главное стараться не откладывать сдачу отчетности на последний момент. Рекомендуется также обратиться к представителю оператора по телефону «горячей линии». От технических сбоев не застрахован никто. Но всегда есть подтверждающие документы, квитанции об отправке, квитанция о доставке. И в случае разбирательств и споров с проверяющими можно воспользоваться этими документами как доказательством того, что отчет был вовремя отправлен.

Елена Деменюк, главный бухгалтер ЗАО «СК ГРИФОН»:

– Часто встречается проблема по наличию переплаты. Вручную мы зарплату, естественно, не считаем, а используем программу, в которой производится расчет зарплаты и формирование отчетности в ПФР. Сформировав отчетность, выгружаем данные в программу спецоператора и отправляем в фонд. Но, как правило, ПФР присылает нам ответ, что в нем имеются ошибки, а именно «дельта» в виде переплаты. Это означает, что уплата страховых взносов больше, чем сами начисления. Поэтому по их рекомендации стали использовать расчет в Excel, заносим вручную данные по начислениям и уплате по каждому сотруднику в отдельную таблицу.

Современные проблемы ПФ РФ

На сегодняшний день пенсионное обеспечение граждан в России характеризуется достаточно большим количеством проблем. Негативное влияние на ситуацию в этой сфере оказывает демографический кризис, постоянно увеличивающийся дефицит бюджета Пенсионного фонда РФ, а также проблемы в сфере экономики.

Общая характеристика основных проблем ПФ РФ

Пенсионная система Российской Федерации в настоящее время находится в «непростом» положении – в состоянии реформирования. Предложенные перемены не радуют большинство россиян, хотя они и необходимы для того чтобы решить ряд современных проблем пенсионного обеспечения. Поиск путей их решения является главной задачей, которая стоит перед социальной сферой.

В таблице 1 представлены основные проблемы функционирования Пенсионного фонда РФ в настоящее время.

Таблица 1 — Основные проблемы функционирования Пенсионного фонда РФ в настоящее время.

Проблема дефицита бюджета Пенсионного Фонда

Наиболее актуальным и важным является вопрос существования дефицита бюджета Пенсионного фонда РФ, а также его высокая зависимость от поступлений из федерального бюджета. Несмотря на реализацию отдельных мер, направленных на обеспечение сбалансированности бюджета Пенсионного фонда Российской Федерации, снижение зависимости от трансфертов из федерального бюджета в долгосрочной перспективе с учетом растущих демографических рисков по-прежнему остается одной из главных задач. В связи с этим в предыдущем пункте выпускной квалификационной работы были проанализированы источники доходов и направления расходов средств бюджета Пенсионного фонда РФ. В настоящее время за счет собранных страховых взносов финансируется только две трети расходов на выплату страховых пенсий, еще одну треть составляет трансферт из федерального бюджета. Неофициальный заработок россиян – одна из причин низкой доли собственных средств в бюджете Пенсионного фонда РФ.

Многие граждане, избегая уплаты налогов, получают заработную плату в «конвертах». Это уменьшает размеры страховых взносов, поступающих в бюджет Пенсионного фонда РФ. Экономисты тщательно изучили вопрос об теневых оплатах труда и пришли к выводу, что основными причинами неофициальных оплат стали:

— отсутствие свободных рабочих мест в официальной трудовой деятельности;

— работодатели получают возможность нанять сотрудника за меньшую оплату, тем самым освобождая себя от закона выплаты минимальной заработной платы;

— отсутствие у нанимателя желания оплачивать налоги, а также взносы в Пенсионный фонд;

— бесперспективность официального трудоустройства из-за маленького трудового оклада.

Это далеко не все показатели, которые могут способствовать теневому окладу труда, но являются основными и имеют широкую популярность среди неофициального трудоустройства.

На данный период, самыми популярными видами трудоустройства в тени является деятельность:

— деятельность в службе такси;

— мелкая торговля на улице в палатках;

— наемная занятость в определенный сезон;

— предоставление услуг на дому (няньки, ремонты и т.д.);

— неофициальная миграция работников;

— многие разновидности неформальной деятельности (сдача в аренду недвижимости и прочее).

К сожалению, это не самый большой список, который можно перечислить, ведь в нем можно добавить еще десятки видов деятельности, которые происходят неофициально.

В 2014 году для того чтобы сократить зависимость от федерального бюджета была принята мера по замораживанию пенсионных накоплений, действие которой продолжается и в данный момент. Эта мера дала дополнительно около 0,5 трлн. рублей на выплату пенсий, но проблему не решила. Данная проблема напрямую связана с уровнем жизни российских пенсионеров.

Проблема правильности расчета пенсионных накоплений и пенсий

Кроме этого в последнее время обострилась проблема информатизации и правильного расчета величины пенсий. Дело в том, что в России десятки тысяч жителей регионов, где расположено много вредных производств, имеют право на дополнительные выплаты за неучтенный рабочий стаж. Но сами граждане об этом не догадываются, а ПФР отмалчивается, поскольку придерживается негласной установки на экономию.

Получается, что гражданин сам должен отследить, где нарушаются его права, и доказать это в суде. А потом, возможно, ПФР пересчитает ему пенсию. Сотни тысяч людей имеют право на дополнительные пенсионные выплаты за неучтенный рабочий стаж. В основном это касается жителей регионов, где расположено много вредных производств.

О положенных выплатах многие пенсионеры узнали после того, как один из жителей Свердловской области отсудил у Пенсионного фонда России 370 тысяч перерасчета пенсии за 12 лет, которые он проработал на Крайнем Севере по второму списку вредности (виды деятельности с тяжелыми рабочими условиями).

Особенно остро эта проблема стоит в таких регионах как Свердловская область, где много вредных производств. Речь идет о крупных металлургических предприятиях, шахтах, а также предприятиях военно-промышленного комплекса.

На прибавки к пенсии могут рассчитывать и другие люди. Например, женщины, находившиеся в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком, жены военных, проследовавшие вместе с супругом к месту несения службы, или те, кто ухаживал за инвалидами.

В России же огромное количество работающих пенсионеров. И большинство их них работают, потому что прожить на минимальную пенсию практически невозможно. А государство со своей стороны, вместо того, чтобы поддержать таких пенсионеров, отказывает им в индексации пенсий и увеличивает пенсионный возраст. И всё это исходит из того, что денег в бюджете ПФР недостаточно, это еще раз подтверждает необходимость пересмотра состояния бюджета ПФР и поиска корневых причин данной проблемы.

Проблемы повышения пенсионного возраста

В повышении пенсионного возраста чиновники видят решение многих проблем пенсионного обеспечения в РФ. В 2018 году на рассмотрение был вынесен правительственный законопроект, который предусматривает постепенное повышение пенсионного возраста для женщин с 55 до 63 лет к 2034 году, и для мужчин – с 60 лет до 65 лет к 2028 году. После обнародования этой новости, по всей стране прошли массовые митинги населения против принятия законопроекта.

Основное изменение, которое предлагалось этим законопроектом в его исходной редакции — это увеличение c 2019 года возраста выхода на пенсию до 63 для женщин и 65 лет для мужчин (сейчас составляют соответственно 55 и 60 лет). Однако президентскими поправками эти параметры закона были скорректированы. Президент предложил следующие основные меры по смягчению пенсионной реформы:

— снижение верхней границы пенсионного возраста женщинам с 63 до 60 лет (т.е. повышение будет не на 8, а на 5 лет);

— возможность выйти на пенсию на 6 месяцев раньше предусмотренного законом срока в течение первых двух лет (т.е. для тех, кто по старому закону должен был выйти на пенсию в 2019 и 2020 году);

— смягчение условий досрочного выхода на пенсию на два года раньше, чем это предусмотрено новым пенсионным возрастом — сделать это можно будет при наличии стажа 42 года у мужчин и 37 лет у женщин;

— возможность льготного оформления пенсий для многодетных матерей, воспитавших не только 5 детей, но и 3-4 (за троих детей — выход на пенсию на 3 года раньше установленного срока, за четверых — на 4 года).

В рамках предложенного Правительством законопроекта предусмотрено поэтапное повышение возраста выхода на пенсию, при достижении которого будет назначена трудовая пенсия по старости (которая с 2015 года теперь называется «страховой»). С учетом предложенных корректировок Президента В. Путина предусмотрено закрепление возраста на уровне 60 и 65 лет для женщин и мужчин (т.е. увеличение будет одинаковым и составит 5 лет).

Производить изменения предлагается ежегодно, увеличивая значение пенсионного возраста: ежегодно на 1 год в течение переходного периода, но с некоторыми корректировками:

— в период с 2019 по 2020 г. можно будет выйти на полгода раньше установленного срока;

— с 2021 года до окончания переходного периода (т.е. до 2023 г.) значение возраста будет увеличиваться на 1 год.

Законопроект, помимо уже рассмотренных выше изменений, также предусматривает корректировку пенсионного возраста для государственных служащих. С 1 января 2017 года для них возраст выхода на пенсию уже увеличивался ежегодно на полгода. Окончательные значения по принятому тогда графику должны были быть установлены в 2026 году для мужчин (65 лет) и в 2032 году для женщин (63 года).

В настоящее время происходит сокращение численности людей трудоспособного возраста и увеличение численности граждан в возрасте старше трудоспособного. Увеличение численности населения нетрудоспособного возраста связано с увеличением уровня рождаемости (за последние годы выросло число детей от 0 до 14 лет) и с повышением средней продолжительности жизни (65,9 для мужчин и 76,7 года для женщин). Из-за роста продолжительности жизни государство не может обеспечить граждан достойным размером пенсии. С этой проблемой столкнулись не только россияне. В Великобритании и США также наблюдается увеличение численности граждан старше трудоспособного возраста. В нашей стране наблюдается следующая ситуация. Доходы россиян падают не на пенсии, а гораздо раньше – после 45 лет и продолжают сокращаться по мере приближения выхода на пенсию. Было проведено исследование, по результатам которого, оказалось, что в развитых странах пик заработка человека приходится на 45-59 лет, а в России – на 25-44 года. Исследователи объясняют это дискриминацией по возрасту, у мужчин она проявляется с 45 лет, у женщин – с 55 лет, то есть с началом пенсионного возраста.

Во многих зарубежных странах самые высокие зарплаты получают люди предпенсионного возраста, а связано это с тем, что у них есть накопления человеческого капитала за годы работы. В России обратная ситуация: чем старше сотрудник, тем он менее продуктивен, по мнению работодателя. Это находит своё отражение на размере зарплаты. Тогда если говорить о повышении пенсионного возраста, то прежде всего необходимо обеспечить условия труда людям пожилого возраста.

Проблемы коррупции в Пенсионном Фонде

Следующей проблемой является наличие высокого уровня коррупции, особенно в территориальных отделениях ПФ РФ. Так, например, в ноябре 2018 года в Красноярске было возбуждено уголовное дело о хищении свыше 75 млн. рублей в региональном отделении Пенсионного фонда. Как установили правоохранительные органы, они были похищены за счет искусственного завышения стоимости здания, купленного для одного из районных управлений ПФР. На рабочих местах и в квартирах руководителей краевого отделения фонда силовики провели обыски, изъяли крупные суммы наличных и банковские карты.

Буквально в конце марта 2019 года обыски и изъятие документов проходили в центральном офисе отделения ПФР в Дагестане, а также в управлениях фонда в Советском, Кировском и Ленинском районах Махачкалы. На данный момент, подробности уголовного дела, в рамках которого проводились следственные действия, пока неизвестны, но ранее в Дагестане сообщалось о тысячах выявленных лже-инвалидов, получавших выплаты по фиктивным основаниям.

Другой случай произошел в Воронеже, где бывшая начальница районного подразделения управления Пенсионного фонда России оформила своему отцу ежемесячную пенсию в размере 150 тысяч рублей. Об этом сообщалось на сайте областной прокуратуры. Женщина на протяжении трех лет подделывала сведения о начислении пенсионных выплат с помощью программно-технического комплекса. Ущерб от ее действий составил более 3,5 миллиона рублей.

Также отмечается наличие коррупции со стороны мошенников. Так, в последнее время в интернете массово распространяются ссылки на так называемые «неофициальные сайты Пенсионного фонда России». Как правило, в них содержится ложная информация о пенсиях и социальных выплатах. Кроме того, владельцы «фейков» предлагают посетителям различные сомнительные услуги. В большинстве случаев такие сайты сделаны по одному шаблону и используют заимствования с официального ресурса ПФР. Например, элементы меню, разделы, видеоматериалы и символику государственной организации. Иногда порталы-подделки используют гиперссылки, ведущие на страницы официального сайта Пенсионного фонда, и реальные номера телефонов. Насторожить пользователей должна некорректная структура интернет-страницы и наличие большого количества рекламных баннеров. Это делается умышленно, чтобы усложнить восприятие информации. Пользователь быстро запутается в информационном хаосе, но тут на помощь ему придёт онлайн-чат с «пенсионным юристом». Переписка длится недолго. Для решения проблемы человеку практически сразу предлагается оставить контактный номер телефона. Через некоторое время на него поступает звонок с предложением обратиться в «правовой центр поддержки». На том конце провода обещают помочь с оформлением причитающихся выплат. Такая помощь, само собой, оказывается за деньги, но об этом потенциальная жертва «пенсионных юристов» узнаёт потом, равно как и о том, что обещанных выплат в действительности не существует.

Проблемы несовершенной накопительной системы в ПФ РФ

В Российской Федерации современная накопительная пенсионная система не доведена до совершенства, в связи с этим, пенсионные накопления являются колоссальным инвестиционным ресурсом российской экономики, который недостаточно эффективно используется в процессе выполнения им своих функций. Согласно мораторию с 2014 года работодатели не делают отчисления на накопительную часть будущей пенсии. Еще в 2017 году Минфином была предложена система индивидуального пенсионного капитала, которая до сих пор находится на обсуждении. Данная система должна полностью заменить обязательную накопительную систему.

Заключается она в том, что работник из своей зарплаты будет сам отчислять деньги на пенсию, выбирая ставку от 0 до 6 %. В случае отказа работника, ставка с 0 % будет автоматически повышаться на 1 %, пока не достигнет 6 %. Все это ведет к тому, что люди сами себе будут копить на пенсию, что сильно ударит по бюджету граждан с низкими доходами. Государство все больше отстраняется от своей важнейшей функции – обеспечение благополучия граждан, перекладывая ответственность на них самих. Пока концепция индивидуального пенсионного капитала находится в разработке, большинство будущих пенсионеров продолжают безграмотно распоряжаться своими накоплениями. Об этом свидетельствует «переходная компания» 2017-го года. По данным ПФР, досрочные заявления по итогам переходной компании 2015 года составили 95, 6 % от всех удовлетворенных заявлений, по итогам 2017 года – 99,2 %. Отсюда вытекают две проблемы: отсутствие инвестиционной грамотности россиян, отсутствие развитой законодательной базы по вопросу деятельности негосударственных пенсионных фондов. Одно вытекает из другого. Так, огромное количество граждан обнаружили, что их пенсионные накопления без согласия были переведены в другие негосударственные пенсионные фонды. В настоящее время подано огромное количество заявлений в суд на фонды, которые произвели неправомерный перевод пенсионных накоплений.

В такой ситуации невозможно говорить о совершенстве пенсионной накопительной системы, так как существует огромное количество недоработок, в связи с которыми происходит потеря дохода гражданами и государством. Люди больше доверяют негосударственным пенсионным фондам в связи с не прояснившейся ситуацией по пенсионным накоплениям. Государство не дает окончательного ответа, как выгоднее и надежнее, а люди делают выбор, исходя из собственных рассуждений.

Таким образом, среди основных проблем организации пенсионного обеспечения в Российской Федерации можно выделить следующие:

— высокая зависимость бюджета ПФР от поступлений из федерального бюджета;

— проблема информирования населения и правильного расчета пенсий;

— отсутствие соответствующих условий труда для пожилого населения в условиях повышения пенсионного возраста;

— высокий уровень коррупции в отделениях Пенсионного Фонда РФ;

— неэффективность использования пенсионных накоплений;

— отсутствие инвестиционной грамотности россиян.

Решение этих проблем позволит оптимизировать организационную работу системы управления Пенсионного фонда РФ в условиях реформирования пенсионной системы.

Она также направила правительству РФ свои рекомендации по совершенствованию законодательства в сфере персонифицированного учета. По поручению главы государства правительство уже подготовило План проверок назначенных пенсий, которые проведет ПФР под контролем Минтруда России. Об этом говорится в официальном сообщении Счетной палаты, которая отчиталась о проверке деятельности ПФР по организации индивидуального (персонифицированного) учета граждан.

Проверка проводилась в отделениях по Москве, Московской и Саратовской областям, а также в Межрегиональном информационном центре Пенсионного фонда.

Были выявлены многочисленные нарушения. Как отмечается в отчете о проведенной проверке, в персонифицированном учете зарегистрировано почти 156 млн человек (с учетом иностранных граждан, работающих в России), из которых 37,2 млн человек (23,9 %) - пенсионеры по старости, 30,6 млн человек (19,6 %) - несовершеннолетние дети.

Выяснилось, что основной проблемой учета является открытие на одного и того же человека двух и более счетов, а также присвоение одного СНИЛС нескольким гражданам. "Доплаты со дня назначения пенсий в 53,3 % не осуществлялись, что привело к нарушению пенсионных прав граждан. Из-за несвоевременного поступления сведений о смерти и снятия средств с банковского счета родственниками умершего пенсионера, переплаты пенсий только в двух территориальных органах ПФР составили более 377 млн рублей", - говорится в отчете. Ошибки происходят в основном из-за того, что базы данных ЗАГС, ФНС России и ПФР различаются в части фамилии, паспортных данных и места проживания граждан. Получается, что у каждого ведомства разная информация об одних и тех же людях.

"Из проверенных назначенных пенсий 1 061 гражданина нарушения пенсионных прав выявлены в 171 случае (16,1 %). Выплаты недополученных пенсий составили около 3 млн рублей. Установлены факты незаконного отказа в назначении пенсии, затягивания рассмотрения документов о назначении пенсии и нарушение сроков проведения перерасчета пенсии, связанных с нарушением (до 21 месяца) ПФР сроков отражения на счетах взносов, добровольно уплаченных гражданами на страховую пенсию в ПФР. Пенсионные права граждан нарушались не только при проведении перерасчетов в автоматизированном режиме, но и при назначении пенсий", - следует также из отчета Счетной палаты.

Есть недоработки и в анкете застрахованного лица, которую граждане должны заполнить для регистрации в системе персонифицированного учета. В частности, она не соответствует требованиям к наличию фамилий при рождении и ИНН. "Сейчас ИНН присваивается практически при рождении. Поэтому, если в анкете будут эти строки, то будет легче идентифицировать соответствующее лицо", - считает аудитор Сергей Штогрин.

Кроме того, в самом индивидуальном лицевом счете Пенсионный Фонд не указывает сведения о правопреемниках застрахованного лица и долях распределения между ними средств пенсионных накоплений, что является нарушением закона об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования.

"Конечно, когда существует такой большой массив данных, то возникает проблема и необходимость совершенствования этой системы", - прокомментировал результаты проверки аудитор Сергей Штогрин. Счетная палата предлагает наладить механизм межведомственного взаимодействия и провести сверку персонифицированной информации о гражданах по единому идентификатору (например, СНИЛС или ИНН).

Также предложено усовершенствовать механизм взаимодействия ПФР с налоговой службой. Много вопросов к автоматизированному учету стажа застрахованных граждан. Сведения о стаже сразу же отражаются на лицевом счете застрахованного только в том случае, если система учета не выявляет ошибки в предоставленных работодателем отчетах. На практике же число ошибок может достигать 4% от общего числа лиц, по которым представлены данные. Так, на счетах почти 13 тыс застрахованных лиц до сих пор не отражены сведения за 2017 год, за 2018 год не полные данные у 27 тыс застрахованных. А неправильно учтенный стаж - это минус в пенсии. Для минимизации ошибок Счетная палата предлагает Фонду пересмотреть подход к проведению контроля отдельных форм отчетности, которые не содержат персонифицированных сведений. Кроме того, Минтруд по рекомендациям Счетной палаты подготовил два законопроекта, устраняющие недостатки формирования счетов граждан, и регулирующие сроки передачи в доверительное управление пенсионных накоплений граждан, возвращенных в ПФР по решению суда.

Кто обязан сдавать отчетность в ПФР в электронном виде? В чем преимущества такой формы отчетности и что нужно учитывать, чтобы сдавать ее без проблем?

Взвешивайте плюсы и минусы

Отчетность в электронном виде позволяет экономить рабочее время и бумагу, оперативно обмениваясь с ПФР электронными документами. С 2015 года список документов, которые можно отправлять в электронном виде, расширен. Теперь через систему отчетности можно высылать заявления о зачете и возврате излишне уплаченных сумм (ст. 26 ФЗ от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Пока нет утвержденного формата таких документов, поэтому можно отправлять в ПФР сканы или документы, подготовленные в программе Word. В Контур.Экстерне это можно сделать через сервис писем.

Напомним, что с 01.01.2015 страхователи с численностью персонала 25 и более человек должны представлять форму РСВ-1 в электронном виде с электронной подписью (ст. 15 ФЗ от 24.07.2009 № 212-ФЗ). По мнению Минтруда, отчитаться за 2014 год можно было и «на бумаге», однако отчетность за I квартал такие страхователи должны представить исключительно в электронном виде (письмо Минтруда России от 30.01.15 № 17-4/В-38).

Тем компаниям, численность персонала в которых меньше 25 человек, стоит просчитать, насколько для них будет оправдан переход на электронную отчетность, учитывая все преимущества. Если отчетность в ПФР все же сдается на бумаге, необходимо тщательно отслеживать всю корреспонденцию или лично осведомляться в Фонде о результатах проверки.

На форуме «Бухгалтерия Онлайн» один из пользователей рассказала о ситуации, когда отчетность на бумаге была сдана в срок. В процессе проверки ПФР выявил ошибки, данные не были загружены на лицевые счета застрахованных лиц, а уведомление отправили страхователю заказным письмом. По истечении шести рабочих дней со дня направления такого письма оно считается полученным, но страхователь его не получил.

В итоге ошибки не были исправлены в установленный срок, начислен штраф за представление недостоверных сведений в ПФР в размере 5 % от суммы страховых взносов, начисленной к уплате в ПФР за последние три месяца отчетного периода, за который представлены неполные или недостоверные сведения (ст. 17 ФЗ от 01.12.2004 № 27-ФЗ).

Алгоритм сдачи отчетности в электронном виде

1. Заключение соглашения

Если вы уже сдавали отчетность в ПФР в электронном виде, переходите ко второму этапу.

Шаг 1.1. Заключите «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» в УПФР по месту регистрации. Для этого необходимо до двух недель.

Шаг 1.2. Заключите договор с одной из организаций, оказывающих страхователю услуги по поставке и сопровождению средства криптографической защиты информации (СКЗИ) и поддержке транспортного сервера. Приобретите у поставщика услуг СКЗИ и программное обеспечение, необходимые для подключения к системе, установите и обеспечивайте их работоспособность.

Шаг 1.3. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) в удостоверяющем центре (УЦ), который включен в список территориальным органом ПФР. КЭП необходимы, чтобы заверять документы в электронной форме.

2. Отправка отчетности

Шаг 2.1. Сформируйте файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату (см. ниже п. «Сдавайте в актуальном формате»).

Шаг 2.2. Проверьте правильность подготовленной отчетности проверочной программой ПФР (при выявлении ошибок в отчетности, исправьте их).

Шаг 2.3. Проверьте файлы антивирусной программой.

Шаг 2.4. Подпишите отчеты КЭП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов, или его уполномоченного представителя и в зашифрованном виде отправьте в территориальный орган ПФР.

3. Контроль

Шаг 3.1. В течение двух рабочих дней с момента отправки отчетности отслеживайте получение из территориального органа ПФР извещения о приеме документа, которое должно содержать сведения о дате и времени доставки файлов отчетности в территориальный орган ПФР.

• Если вы получили извещение, сохраните его и переходите к шагу 3.2.
• Если вы получили протокол проверки отчетности, содержащий сообщения об ошибках, устраните их и повторно представьте отчетность в УПФР в указанные сроки (вернитесь к шагу 2).
• Если извещение из территориального органа ПФР в указанный срок не получено, выясните причину этого у поставщика услуг или в территориальном органе ПФР.

Шаг. 3.2. Ежедневно в течение четырех рабочих дней с момента получения документов территориальным органом ПФР отслеживайте поступление протокола контроля отчетности. Он направляется страхователю по результатам проверки отчетности проверочными программами в зашифрованном виде, подписанный КЭП территориального органа ПФР.

• Протоколы контроля, подписанные КЭП территориального органа ПФР сохраните в архиве. Отправьте в ПФР протокол контроля, подписанный КЭП страхователя.
• Если в протоколе будут сведения об ошибках, устраните их и повторно представьте отчетность в указанные сроки (вернитесь к шагу 2).
• Если же в установленное время протокол не поступит, заявите об этом в Фонд, выясните причину отсутствия протокола и при необходимости повторно представьте отчетность.

Сдавайте в актуальном формате

Чтобы сдать отчетность в электронном виде без проблем, файлы должны соответствовать установленному ПФР формату, который меняется вслед за изменениями в нормативных документах. Если организация использует для подготовки отчетности ПО собственной разработки, ей необходимо отслеживать эти изменения и вносить соответствующие правки в программу. Если используются программы сторонних разработчиков, то надо своевременно обновлять версии.

Кроме того, необходимо следить за обновлением программы для проверки отчетности, созданной в электронном виде. С 2014 года это CheckPFR, которая используется страхователями для проверки подготовленных документов, а также территориальными органами ПФР при приеме отчетности.

Проверяйте состав пакета отчетности

При поступлении отчета в ПФР проверяется полнота комплекта. В электронном виде отчетность по форме РСВ-1 представляется в виде комплекта файлов документов:

— один файл с разделами 1–5 (может быть единственным в пакете, но не может отсутствовать);

— один или несколько файлов с разделами 6 (файл представляет собой одну пачку документов и может содержать не более 200 документов).

Отправка расчета без раздела 6 допускается в случае представления нулевого расчета.

Кроме того, в пакет могут быть включены файлы с корректирующими (отменяющими) сведениями за прошлые периоды.

Имена всех файлов, содержащих индивидуальные сведения застрахованных лиц, должны быть указаны в разделе 2.5. Проблема при проверке пакета отчетности в ПФР возникает, если отсутствует файл, указанный в разделе 2.5, либо, наоборот, в пакете присутствует файл, не указанный в перечне пачек.

Чтобы избежать отрицательного протокола, отслеживайте нумерацию файлов при формировании: номера должны быть уникальны в течение расчетного периода. Также будьте внимательны при сохранении файлов в папку для отправки.

Учитесь читать протокол

Зачастую сообщения протокола неявно указывают на причину непринятия отчета. Чтобы устранить ошибку, важно правильно понять по протоколу, в чем она заключается. Например, сообщение на рис. 1 выдается, когда в файле отсутствует предшествующий обязательный блок с подразделом 6.4. Такая ситуация возникает, если при заполнении раздела 6 указать только сведения о стаже (подраздел 6.8) и не указать в подразделе 6.4 код категории застрахованного лица.

Рис. 1. Отсутствует предшествующий обязательный блок с подразделом 6.4

А сообщение на рис. 2 говорит о том, что в файле содержится документ, в котором отсутствуют сведения (выплаты, взносы и стаж) за последние три месяца или данные о доначислениях в подразделе 6.6. Для устранения ошибки надо исключить из отчета работника, уволенного в предыдущем отчетном периоде.

Рис. 2. В файле содержится документ, в котором отсутствуют сведения за последние три месяца

Если же получен протокол, как на рис. 3, это не значит, что файлы на самом деле не указаны в разделе 2.5, просто из-за нарушения структуры файла с разделами 1–5 он выключается из перекрестных проверок пакета и проверочная программа не видит его содержимого. Для устранения ошибки необходимо заполнить в расчете требуемый реквизит. В приведенном примере: ФИО лица, подтверждающего сведения.

Рис. 3. Нарушена структура файла с разделами 1–5, и проверочная программа не видит его содержимого

Правильно указывайте номер корректировки

Часто у страхователей возникает проблема с указанием номера корректировки. Связано это с многоуровневым автоматическим контролем в УПФР. Если из ПФР получен отрицательный протокол, сформированный программой CheckPFR (рис. 4), то первый этап контроля не пройден и, значит, после исправления ошибок надо заново отправить исходный расчет с номером корректировки 000.

Рис. 4. Протокол CheckPFR

Если получен отрицательный протокол, сформированный приемным комплексом ПТК АСВ (рис. 5), значит, запущен второй этап контроля и РСВ-1 загружен в базу. В этом случае после исправления обнаруженных ошибок следует изменить номер корректировки на 001, а при каждой следующей отправке указывать номер, следующий по порядку: 002, 003…

Рис. 5. Протокол ПТК АСВ

Если дважды отправить расчет с одним и тем же номером корректировки, то в ответ придет отрицательный протокол с сообщением от ПТК АСВ, что РСВ-1 с номером NNN уже присутствует в базе.

До тех пор пока не будет получен положительный протокол, тип корректировки должен иметь значение «2» и файлы с разделами 6 должны быть в комплекте!

Отправка расчета без раздела 6 допускается в случае исправления реквизитов, не затрагивающих индивидуальные сведения застрахованных лиц со значением «3» в поле «Тип корректировки».

Отправленная отчетность считается представленной своевременно, если дата доставки в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством РФ. Лучший способ своевременного представления отчетности — не подавать ее в последний день, а позаботиться о представлении отчетности заблаговременно! В этом случае будет достаточно времени при необходимости произвести корректировку.

Напомним, РСВ-1 на бумажном носителе нужно представить до 15.05.2015, а в электронном виде в более поздние сроки — до 20.05.2015. При этом учитывайте, что в мае много нерабочих праздничных дней, а на проверку отчетности нужно заложить не менее четырех рабочих дней до окончания срока представления отчетности.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Читайте также:

  
• Документы необходимые для назначения страховой пенсии по случаю потери кормильца
  
• Кпк система пенсионных касс забота
  
• Пенсии в день 200 рублей
  
• Программа для рисования снилс
  
• Пенсии и пособия в беларуси в мае