Уничтожение документов асв в пфр

Размещая свои пенсионные накопления в том или ином фонде, вкладчик или участник не в последнюю очередь беспокоится об их сохранности. Это вполне объяснимо, поскольку от этого зависит будущий доход человека при окончании трудовой деятельности, уровень его финансового благосостояния и благополучия. В статье рассмотрим инструменты гарантирования сохранности отчислений на будущую пенсию, механизмы их реализации, а также законодательное регулирование данного вопроса.

Какие системы обеспечивают госгарантию выплат по пенсионным накоплениям

Бесплатно по России

Одной из важных задач государственного регулирования деятельности фондов, управляющих пенсионными отчислениями российских граждан, является гарантирование получения положенных по закону выплат.

В целях реализации данного принципа законодатель предусмотрел различные механизмы, в числе которых:

  1. Создание фондов гарантирования путем участия в них нескольких НПФ, деятельность которых регламентируется внутренними правилами таких фондов с опорой на действующее пенсионное законодательство.
  2. Вступление НПФ в общество взаимного страхования, представляющее собой потребительский кооператив, целью которого является взаимное страхование имущественных интересов участников.
  3. Заключение фондом договора добровольного страхования, целью которых является предоставление дополнительных государственных гарантий участникам и вкладчикам по сохранности их денежных накоплений.
  4. Страхование имущественной ответственности подобных организаций в Агентстве по страхованию вкладов, выступающего (а в его лице и непосредственно государство) гарантом получения гражданами положенных им по законодательству пенсионных выплат при наступлении соответствующих условий.

Обязательства НПФ по страхованию вкладов

Инструменты защиты накоплений граждан, применяемые фондами в добровольном порядке, закреплены в законодательстве, регулирующих деятельность таких организаций. Но существует самостоятельный закон «О гарантировании прав застрахованных лиц…» от 28.12.2013 № 422-ФЗ предписывающий НПФ страховать свою имущественную ответственность перед участниками.

В этой связи обязанностью фонда является уплата соответствующих взносов, из которых по принципу накопления формируется фонд гарантирования страховых пенсионных накоплений. Их размер зависит от того сколько средств находится в управлении фонда в рамках обязательного пенсионного страхования, а также ряда других критериев, установленных ст. 15 закона 422-ФЗ.

Фактически фонд автоматически становится страхователем своей ответственности перед участниками с момента начала осуществления своей деятельности.

Процедура постановки на учет фонда в качестве страхователей выглядит следующим образом:

  1. Принятие Центробанком решения о соответствии НПФ установленным требованиям для страховщиков в данной системе.
  2. Направление Банком России уведомления в АСВ.
  3. Постановка фонда на учет в качестве страховщика Агентством и включение его в реестр.

Что такое АСВ

Рассматриваемую аббревиатуру имеет Агентство по страхованию пенсионных накоплений, первоначально созданное в целях гарантии сохранности вкладов граждан на счетах в кредитных организациях.

Данное агентство создано в форме государственной корпорации и служит гарантом не только сохранения денежных средств граждан в той или иной сфере, но и стабильности на финансовом рынке в целом. Для выполнения этих задач Агентство и было включено в систему правоотношений между гражданами и НПФ в качестве участника.


По общему правилу, все полученные в рамках программы формирования гарантийного фонда средства АСВ вправе использовать только на 2 цели:

  1. Собственно выплата гарантийного возмещения.
  2. Финансирование аппарата страхования отчислений.

К деятельности АСВ в области пенсионного страхования, принципам его работы, используемых финансовых инструментах, процедуре возмещения гражданам их средств применяются нормы закона «О страховании вкладов…».

Какие гарантии получает НПФ при вступлении в АСВ

Прямой выгоды для негосударственного фонда от участия в системе страхования не прослеживается. Напротив, обязанность уплачивать взносы в АСВ создает дополнительную финансовую нагрузку на компанию и влечет дополнительные расходы.

Вместе с тем, законодательно закреплен случай, когда за счет фонда, формируемого АСВ, будут защищены финансовые интересы НПФ. Так, АСВ будет нести расходы вместо фонда в том случае, если на индивидуальном пенсионном счете гражданина недостаточно средств для выплаты ему полагающихся средств при наступлении определенного законом страхового случая.

Сумма, превышающая имеющиеся на индивидуальном счете средства, должна быть привлечена из гарантийного фонда, находящегося под управлением АСВ.

Кроме того, при такой системе граждане могут быть уверены в том, что они в любом случае не потеряют свои деньги, а получат все причитающиеся им выплаты. Таким образом, НПФ получают дополнительные средства в управление от тех граждан, которые при отсутствии системы страхования не решились бы передавать средства для управления в частные руки.


Страховые случаи для АСВ

Законом определен перечень случаев, когда Агентством по страхованию вкладов выплачиваются средства застрахованным гражданам. Лишь при их наступлении закон позволяет расходовать накопленные в гарантийном фонде денежные средства. Одним из таких является указанный выше случай при нормальном функционировании самого НПФ, другие же связаны с прекращением по той или иной причине деятельности фонда.

Поможет ли АСВ, если у НПФ отобрали лицензию и он ликвидирован

Агентство по страхованию вкладов не случайно на законодательном уровне определено в качестве ликвидатора негосударственного пенсионного фонда.

Связано это, в частности, с тем, что страховыми случаем возмещения агентством средств граждан являются:

  • отзыв лицензии у управляющей организации на осуществление деятельности в области обязательного страхования пенсионных накоплений;
  • признание такого фонда финансово несостоятельным и открытие конкурсного производства в отношении банкрота.

Риски потери пенсионных накоплений при условии участия фонда в системе их страхования отсутствуют. Гражданин может спокойно вкладывать свои средства в тот или иной НПФ с уверенностью, что он при любом исходе получит свои средства назад в виде полагающихся ему по закону выплат.

Список аккредитованных НПФ

На официальном сайте Агентства по страхованию вкладов в открытом доступе представлен реестр фондов-участников системы страхования, а также приведен перечень тех, кто кто прошел процедуру ликвидации.

В реестре участников можно найти все самые крупные и известные НПФ в нашей стране, что еще раз доказывает безопасность передачи накоплений под их управление.

К числу таких фондов, в частности, относятся:

При выборе управляющей компании стоит ознакомиться с перечнем участников системы страхования, чтобы быть уверенным в сохранности доверенных ей денежных средств.

Итак, значимым и обязательным, с точки зрения законодательства, инструментом гарантирования сохранности средств участников системы обязательного пенсионного страхования при формировании накопительной пенсии является ее страхование. Основным участником этой системы, помимо самих граждан и фондов выступает государственная корпорация «Агентство по страхованию вкладов».

Полезное видео

Подробнее о принципах работы и том,что же страхует АСВ смотрите в видео:


Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про уничтожение бухгалтерской документации.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что понимается под бухгалтерским документооборотом и каковы сроки хранения основных бухгалтерских документов;
  2. Почему нужно уничтожать документы;
  3. Как правильно и в какой форме оформить процедуру утилизации документов организации;
  4. Какие существуют способы уничтожения информации на бумажных и электронных носителях;
  5. Что может повлечь за собой утрату документа по вине работника. Виды дисциплинарных мер.

Содержание

  • Основания для уничтожения документов
  • Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов
  • Акт уничтожения бухгалтерских документов
  • Как уничтожаются электронные носители
  • Что делать если документ утрачен
  • Штрафы по уничтожению документов
  • Вывод

Любая компания, организация или индивидуальный предприниматель, независимо от формы собственности имеет свой документооборот. Но приходит время, когда новым документам не хватает места. Как быть в такой ситуации? Куда деть старые документы, сколько они должны присутствовать в бухгалтерии? Как уничтожить после истечения срока хранения?

Основания для уничтожения документов

Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.

В передвижении участвуют несколько видов документов:

Каждый документ в процессе работы предприятия подвергается ряду действий:

  • Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
  • Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
  • Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
  • Сдача на хранение.

Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.

В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.

На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:

  1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г.
  2. Решение Росархива от 06 февраля 2002 г, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
  3. Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
  4. Приказ Министерства культуры РФ № 558, от 25.08.10 г.

Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:

  • Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
  • Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
  • Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.

Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.

Причина хранения

Сроки

Для целей бухучета

Не менее 5 лет. На обложке дела обязательно указывается месяц и год отработанных документов

Для целей налогового учета

Согласно налоговому кодексу, такие документы хранят от 4 лет и более

Все остальные документы, подтверждающие работу организации

На протяжении всего периода работоспособности фирмы

Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?

Например , контракты и доп. соглашения к ним хранятся пять лет и более, с даты окончания срока действия. Доверенности, акты выполненных работ, ведомости по зарплате также находятся на хранении не менее пяти лет. Но в случае отсутствия лицевых счетов по начислению зарплаты, то ведомости следует хранить более длительное время, даже до 75 лет, если такое предусмотрено в самой организации.

Есть документы, срок давности которых увеличивается до 75 лет.

К ним можно отнести:

  1. Документы, которые содержат в себе сведения о работниках, личные карточки, лицевые счета оплаты труда, договора, заключенные непосредственно с работниками.
  2. Бухгалтерская отчетность.
  3. Отчетность в органы ПФР, ФСС, Росстата по итогам за год. Квартальные отчеты должны присутствовать не менее 6 лет.

Сведения о наложенных штрафных санкциях хранятся не менее пяти лет.

Основной срок хранения всех документов достигает пяти лет, в некоторых случаях больше, но не меньше.

Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов

Выбрасывать или самостоятельно уничтожать любые бухгалтерские документы нельзя, так как информация, содержащаяся в них, может потребоваться при проверках аудиторскими компаниями.

Многие работодатели хранят у себя всю документальную базу, и не уничтожают ее даже после истечения пятилетнего срока, просто в силу незнания законов об уничтожении или сдачи в архив.

Рассмотрим подробно порядок уничтожения документов:

Уничтожение бухгалтерских документов – это важная процедура на предприятии, требующая особого внимания и оформления. Если она проведена не по закону, то организация может подвергнуться наложению административной ответственности, в некоторых случаях уголовной.

На уничтожение определяются только те документы и электронные файлы, которые «отпылились» свое время в архиве, то есть у них вышел срок хранения.

В первую очередь нужно определить документы по ценности. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет важность каждого документа и возможность уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Для более правильной и комплексной оценки в комиссию приглашается сотрудник архива, главный бухгалтер, юрист, заместитель руководителя данной организации. Членами этого состава могут быть и независимые, то есть привлеченные извне люди с соответствующим образованием.

Руководитель пишет приказ о создании этой комиссии. Данная комиссия составляется единожды и действует всякий раз при списании документов на утилизацию.

В компетенцию экспертов входит:

  1. Составление реестра всей документации архива.
  2. Составление списка документов срок хранения которых истек и подлежащих к уничтожению.
  3. Составление акта на утилизацию.
  4. Если требуется, то взвешивают документационную макулатуру.
  5. Непосредственно присутствуют на процессе по ликвидации.

С помощью данных полномочий эксперты составляют акт, включающий список документов, подлежащих уничтожению. Как оформить уничтожение правильно?

Акт уничтожения бухгалтерских документов

Форма акта разрабатывается членами комиссии и подписывается каждым из них и директором, заверяется печатью организации. Четко проработанный список вносится в акт с указанием сроков начала постановки на хранение и сроков снятия с него.

Если единовременное снятие с хранения имеет большое количество бумажных информационных носителей, то их можно сдать в качестве вторичного сырья. Когда поблизости имеется приемочный пункт макулатуры, то с ним заключается договор на утилизацию макулатуры.

Далее, бумажная кипа отвозится на сдачу. Сотрудники такого пункта выписывают акт приема макулатуры с указанием веса бумаги и цены за килограмм, а также рассчитывается общая сумма. Денежные средства, полученные за ворох ненужной документации, приходуют на счетах предприятия.

Комиссия может принять решение об уничтожении вручную, то есть обычный разрыв бланков, если количество бумаги небольшое. Можно измельчить документы на специальном станке, который называется шредер. При пропускании листа бумаги через этот аппарат происходит разрезание на очень тонкие полосы, которые впоследствии можно сжечь, или подвергнуть химическому растворению.

При сжигании бумаги можно наткнуться на проблемы с пожарниками, поэтому лучше бумагу сдать на перерабатывающие комбинаты или пункты приема макулатуры.

Еще одним способом уничтожения как вариант, может быть растворение с помощью химических кислот или других химических продуктов, что также нанесет вред окружающей среде. Как правило, последний способ избавления от бумаги очень дорогостоящий.

Все действия по ликвидации бумаги отражаются письменно в акте об уничтожении документов, подписанным соответствующими членами экспертизы и присутствующими при процессе независимыми людьми.

Как уничтожаются электронные носители

Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.

Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.

Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:

  1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппидиски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
  2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
  3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.

Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.

Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.

Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.

Что делать если документ утрачен

Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.

Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:

  • Пожар;
  • Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
  • Наводнение;
  • Грабеж.

В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.

При наступлении стихийных бедствий и порче информационных носителей документооборота необходимо письменно зафиксировать этот прецедент. Такое письменное оформление позволит продлить время для восстановления информации.

Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.

Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.

Штрафы по уничтожению документов

Если порча или утрата документа произошла по вине сотрудника, то на него можно наложить ответственность за уничтожение:

  1. Административная ответственность – может возникнуть при утере, или нарушении правил хранения документов, при утилизации раньше положенного срока, что может исказить финансовые показатели при проверках. На должностное лицо выписывается штраф в размере 2 – 3 тыс. руб.
  2. Налоговая – накладывается на каждый не предоставленный документ в ходе проверки до 200 руб., до 10 тыс. руб. на потерянные или уничтоженные документы за какой-либо налоговый период, до 30 тыс. руб. при порче за несколько периодов.
  3. Уголовная – если при проверке выявлено что при утере документов произошла неуплата налогов, то штраф возрастает от 100 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Должностному лицу, отвечающему за порчу документов, которая привела к грабежу государства, могут наложить арест на заработную плату на 1-2 года. Либо может быть произведен арест на 2 года с отстранением от занимаемой должности. Если уплата налогов не производилась в особо крупных размерах, то штрафные санкции составят от 200 тыс. руб. до 500 тыс. руб., арест зарплаты от 1 до 3 лет, или арест на 5 лет с отстранением на 3 года.

Руководитель обязан проследить чтобы утраченная документация была восстановлена. Так как при несоблюдении этого правила на фирму будет наложено наказание.

Вывод

Вся ответственность по ведению документооборота ложится на плечи главного бухгалтера. Именно он должен следить за своими подчиненными при составлении и ведении бухгалтерской отчетности в структурных единицах или определенных группах.

Удостоверившись в правильности документа, главбух сшивает дела и передает их на хранение в архив организации, с указанием срока хранения дела. После истечения этого срока создается специальная комиссия, которая определяет документы на уничтожение.

Такой порядок должен действовать в каждой фирме, иначе какие-либо упущения могут негативно отразиться на финансовых средствах должностных лиц или самой организации.

Краткое содержание:

  • «Как вы нам дороги»
  • Закрытие ПФР
  • Перспективы
  • Обсуждение


Пока в Государственной думе горячо обсуждались поправки в Конституцию, на сайте РОИ была размещена инициатива № Ф 7762629, выдвинутая на федеральном уровне. Ее авторы предлагают ликвидировать Пенсионный фонд РФ. Услышав эту новость, далеко не все граждане поняли, что именно кроется за данной фразой, и как это может сказаться на действующих и будущих пенсионерах. Сейчас я попробую это объяснить.

«Как вы нам дороги»

Создатели инициативы указывают на то, что обслуживание большого количества отделений ПФР и содержание 122 000 работающих в них человек оплачивается в том числе и из пенсионных накоплений граждан, а средств из других источников недостаточно. Поэтому пенсии граждан теряют в размерах. Также указывается на некомпетентность многих сотрудников Пенсионного фонда, на большое количество нарушений с их стороны и множество установленных фактов коррупции, при работе с обращениями на получение и перерасчет пенсий.

Помимо огромных трат на содержание самого себя, Пенсионному фонду часто припоминают скандалы, связанные с необоснованно большими тратами на командировки и корпоративы, дорогостоящими зданиями и задержанными за взятки высокопоставленными руководителями. Все это сильно диссонирует на фоне постоянных предложений лишить ту или иную группу пенсионеров очередной выплаты и скандала с январской индексацией, после которой некоторые граждане получили прибавку «в один рубль».

Закрытие ПФР

Инициатива предполагает поэтапное закрытие отделений ПФР – по мере того, как их функции будут передаваться расширяющимся для этого отделениям МФЦ. Также предполагается увеличение связанных с пенсионным обеспечением обращений, через портал Госуслуги. Счетами же граждан должны будут заняться банки.

К слову, предложение полной ликвидации Пенсионного фонда, заучит не в первый раз. Уполномоченный при Президенте по защите прав предпринимателей Борис Титов, год назад уже выдвигал такое предложение, называя ПФР непрозрачной, неэффективной и ненужной организацией. Тогда политик предлагал передать управление пенсиями Федеральному казначейству.

Перспективы

Я считаю, что инициаторы не учли многие важные нюансы. В первую очередь, касающиеся реализации. Расширение отделений МФЦ для полной передачи им функций ПФР потребует дополнительного набора персонала. А куда денутся работники закрытых ПФР? Скорее всего, именно они и займут эти новые места. То есть, будут работать те же самые люди, с теми же самыми навыками, просто поменяется табличка на входе. И на реализацию этого проекта наверняка уйдет немало денег.

Кроме того, передача баз данных новой организации с их переносом на новую систему с большой долей вероятности может привести к потере части информации о пенсионных баллах и стаже граждан. Их восстановление – долгий и мучительный процесс, который, вероятно, ляжет на плечи самих граждан. Но и оставаться в современном своем виде ПФР, скорее всего, долго не сможет.

Для сравнения: в Управлении социального обеспечения США, в два с лишним раза меньше сотрудников, а население в два с половиной раза больше. И они вполне профессионально справляются со своей задачей, несмотря на то что объемы выплат пенсий и пособий почти в 10 раз больше.

Да, менять ситуацию действительно необходимо. Но, по моему мнению, предложенная инициатива этому не поможет. Вместо нее стоило бы начать с приведения в порядок баз данных, работы по устранению возможных сбоев и ошибок в них. Необходимо продумать способы защиты от потери стажа и баллов из-за ошибок на всех этапах. Основные проблемы известны, но эффективной системы их решения нет.

По мере обучения новых специалистов штат уже имеющихся сотрудников следует сокращать до тех пор, пока он не достигнет приемлемых размеров. Один хорошо подготовленный сотрудник, работающий с нормальной системой, может заменить нескольких малоорганизованных, работающих «как принято».

А что по этому поводу думаете вы? Согласны ли вы с автором инициативы или со мной или имеете другую точку зрения? Прошу принять участие в обсуждении публикации, в комментариях под ней. Спасибо за внимание.


Какие проблемы могут быть у компании, если при расчистке завалов из старых документов случайно (или умышленно) были уничтожены важные документы? Например, те, которые в момент уничтожения нужно было хранить и хранить.

Недавно мы рассказывали , как избавиться от старых и ненужных документов. Причем, сначала нужно произвести ряд процедур, чтобы понять их ненужность, и не уничтожить те документы, срок которых еще не вышел. А вот сегодня мы хотели бы рассказать, какие последствия могут быть при несвоевременном уничтожении документов.

Сколько нужно хранить документы и что будет, если этого не делать

Первичные бухгалтерские документы необходимо хранить не менее пяти лет. Налоговые документы — не менее четырех (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК).

Кадровые документы хранить придется 75 лет, если срок их окончания приходится на период до 1 января 2003 года, после 1 января — 50 лет. После закрытия компании придется передать их в архив.

Важно: срок хранения документа начинает исчисляться не с момента его создания, а с момента завершения выполнения его роли.

Например, договор с контрагентом. Срок хранения на него начнется не в момент его подписания сторонами, а с того момента, когда стороны полностью выполнили все обязательства по нему.

Уничтожение документов раньше срока для начала наказуемо по статье 15.11 КоАП, со штрафом от 5 до 20 тысяч рублей . Если кому-то эта сумма покажется мизерной, то стоит напомнить, что при обнаружении двух и более правонарушений, штрафовать будут за каждый факт отдельно.

Статья 126 НК — штраф 200 рублей за каждый непредставленный документ в налоговые органы. Причем, бухгалтерскую первичку нужно хранить не только пять лет, предусмотренные НК, а еще дополнительно до 3-х лет, если ее используют при налоговых вычетах.

Статья 325 УК будет применена, если умышленное уничтожение документов, печатей, штампов приведет к тяжелым последствиям. К примеру, работники без пенсии останутся. Срок — до одного года .

Но даже если проверяющие до организации не доберутся, занимаясь более важными, по их мнению, вещами, а до уголовного преследования сожженная коробка бумаги ну никак не дотянула, у компании есть масса других шансов наказать себя из-за чрезмерной приверженности к порядку и свободному месту.

Можно ли уничтожать архивные документы компании-банкрота?

Казалось бы, ну все равно компания банкрот, чего бумагу-то хранить? Но не все так просто.

Пару лет назад в Экономколлегии ВС рассматривали ответственность арбитражного управляющего, который, в рамках дела № А40-108749/2011, уничтожил архивные документы должника через 7 лет после начала процедуры . Что показалось подозрительным одному из кредиторов, ведь управляющий избавился от бумаг всего через два месяца после принятия судом заявления о привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих лиц должника.

Управляющий мотивировал свои действия тем, что смысл в дальнейшем хранении отсутствовал. Кредитор же считал, что это деяние не позволит ему собрать доказательства для привлечения контролирующих лиц к субсидиарке.

С арбитражным управляющим согласилось три инстанции. Но Экономколлегия ВС решила, что нижестоящие суды недостаточно вникли в суть этого дела.

«Законодательство не позволяет конкурсному управляющему по своему усмотрению уничтожать документацию должника, которая потенциально относится к доказательствам по делу, до конца конкурсного производства, даже если кредиторы не против» , — такой вывод сделал ВС.

Особенно если в деле есть нерассмотренное заявление о привлечении контролирующих лиц к субсидиарной ответственности, отметила экономколлегия. Поэтому она назвала преждевременными решения нижестоящих инстанций.

В итоге, ВС отправил дело на пересмотр с мотивировкой суду пересмотреть доводы управляющего о целесообразности уничтожения документов. Вообще, арбитражных управляющих сейчас лишают статуса и за меньшее.

А если компания продолжает работать, что с ней будет?

Понятно, что приведенный выше пример призван показать, что даже ликвидируемым и банкротящимся компаниям не стоит брать и просто уничтожать архивные документы. Но даже для компаний, которые продолжают деятельность, и не собираются вступать в такой конфликтный процесс, как банкротство, могут быть проблемы из-за преждевременного уничтожения документов.

О возможных последствиях уничтожения документов, отраженных в судебной практике, мы писали на «Клерке» уже давно .

А тут приведем пример, что было с компанией, нарушившей правила хранения архивных документов (решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ)

В ходе плановой выездной проверки предприятия было установлено, что главный бухгалтер поначалу хранил всю архивную документацию у себя дома . А после — в подвале гаража. В итоге, гараж залило, документы были испорчены. Предприятие оштрафовали на 200 000 рублей .

Есть другой пример. Постановлением заместителя начальника отдела ГИТ в Саратовской области № 7 от 12.10.2016 г. ООО «Евро-Пласт» признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ ( по факту ненадлежащего хранения трудовой книжки и ее утраты ), и ему назначено административное наказание в виде штрафа в размере 44 000 рублей . Суд это наказание подтвердил.

При этом, есть и судебная практика, в которой подтверждено, что проверяющие органы не имеют права штрафовать из-за отсутствия документов, если они уничтожены по истечении их срока хранения. Об этом говорится в постановлении ФАС Уральского округа по делу №А47-5018/2008, постановлении ФАС Северо-Западного округа делу № А05-8773/2008.

Следовательно, уничтоженные в связи с истечением срока хранения документы не могут быть затребованы проверяющими органами. Подтверждающими документами будут являться договор со сторонней организацией, накладная или акт об уничтожении документов.

Восстановление утраченных документов

Как мы выяснили, при проверке и выявлении случаев преждевременно уничтоженных документов штрафовать будут за каждый случай. И заодно требовать вернуть «все как было».

Восстановление документов — процесс крайне трудоемкий и финансово затратный, ведь придется все делать за свой счет. Если это бухгалтерская первичка, нужно запрашивать копии у всех контрагентов, с которыми вы работали. Если это документы налоговой, статистической, бухгалтерской, кадровой отчетности — придется делать запросы во все ведомства (ФНС, Росстат, ПФР, и пр.) и не факт, что вы получите все в полном объеме и оперативно.

Контрагент может закрыться, приостановить деятельность, сменить собственников, переехать в другой регион. Его придется сначала разыскать, убедиться, что он доступен для связи, просить прислать копии всех документов, по которым у вас были взаимоотношения. Не каждый согласиться это сделать, либо придется оплатить расходы по пересылке.

Лучше до такой ситуации вообще не доводить и проводить процедуру уничтожения документов со всем вниманием и соблюдением требований закона. Если самим это сделать сложно — обратитесь в специализированную компанию, такую, как Делис Архив.

Вы здесь

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Практически каждая организация сталкивается с тем, что в процессе ее деятельности появляется внушительный объем бухгалтерских документов. А если они становятся невостребованными? Все ли документы следует уничтожать? И когда процедуру уничтожения таких бухгалтерских бумаг не помешает оформить документально? В статье будет рассмотрено, как это сделать правильно.

Сроки хранения документов бухгалтерии

Организации следует обеспечить надлежащее хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, аудиторских заключений в течение не менее пяти лет после отчетного года. При этом в отношении отдельных категорий документов учета могут быть установлены более продолжительные сроки в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, утвержденными приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»). Так, например, организация должна обеспечить постоянное хранение годовой бухгалтерской отчетности, передаточных актов, ликвидационных балансов, отчетности по МСФО, годовых отчетов о платежах и поступлении валюты, годовых расчетных ведомостей по отчислению страховых взносов, свидетельств о постановке на учет в налоговых инспекциях и ряда других документов.

Документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, такие как учетная политика и стандарты экономического субъекта, организация должна хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались.

В последнее время расширяется документооборот в электронном формате. Бухгалтерам следует иметь в виду, что электронные носители документов учета и средства программного обеспечения надлежит сохранять в течение пятилетнего срока, который исчисляется со следующего года после года, в котором они использовались последний раз.

Положения Налогового кодекса требуют хранить первичные документы в течение четырех лет, считая с года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Уничтожение бухгалтерских и других учетных документов, отражающих экономическую деятельность организации, при наличии признаков банкротства влечет привлечение к уголовной ответственности (ст. 195 УК РФ).

Например, организация может перенести убыток на будущее в течение 10 лет в целях налогообложения. В этом случае четырехлетний срок хранения документов будет исчисляться по прошествии этих 10 лет. Получается, что для подтверждения правомерности переноса убытка необходимо хранить первичные документы в течение 14 лет.

Еще пример для исчисления срока хранения счетов‑фактур. Организация может применить вычет по НДС в течение трех лет после окончания соответствующего налогового периода. В частности, если по счету‑фактуре, полученному в I квартале 2015 года, организация применяет вычет через год, то срок исчисления для его хранения также отодвигается на год.

За сохранность документов организации несет ответственность ее руководитель. При смене руководства необходимо обеспечить их передачу, порядок которой организация определяет самостоятельно.

Уничтожение документов по истечении срока хранения

Уничтожение первичных учетных документов является правом, а не обязанностью организации. Проведение такой процедуры должно быть документально подтверждено соответствующими актами. В противном случае есть вероятность того, что уничтоженные документы могут быть запрошены контролирующими органами, учредителями, а подтвердить их отсутствие окажется нечем. В связи с чем их статус будет толковаться у организации как «в наличии», что может повлечь конфликтную ситуацию.

Для оценки сроков хранения бухгалтерской документации руководитель организации может приказом (распоряжением) создать отдельную экспертную комиссию.

Не будет лишним, если в состав этой комиссии войдут квалифицированные сотрудники ведущих структурных подразделений фирмы, а также представитель делопроизводственной службы. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения. А ее секретарем, как правило, является заведующий архивом (или лицо, ответственное за архив организации). На секретаря возлагаются, как правило, такие функции, как ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ею решений.

Экспертная комиссия может быть создана как постоянно действующий совещательный орган при руководителе предприятия. При этом комиссия может быть наделена правом в пределах своей компетенции:

  • давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатуры дел, экспертизы ценности документов;
  • запрашивать от руководителей отделов фирмы письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также другими правами.

Приведем примерную форму приказа о создании экспертной комиссии (см. образец 1).


В процессе своей работы комиссия составляет перечень документов, установленный законодательством срок хранения которых истек, и подписывает акт по его утверждению. После этого комиссия производит уничтожение документов согласно перечню, что также свидетельствуется актом, подписанным ее членами.

Если комиссия примет решение отправить невостребованные документы в качестве макулатуры, то этот факт можно оформить накладной. При этом накладная о передаче макулатуры должна иметь такие реквизиты как: дата передачи, количество переданных коробок (папок) и их вес. Отметим, что полученные денежные средства за макулатуру организации надлежит отразить в составе прочих доходов.

Для самостоятельной разработки положения о постоянно действующей экспертной комиссии фирма может руководствоваться рекомендациями, изложенными в Приказе Росархива от 19.01.1995 № 2, и Основными правилами работы архивов организации, принятыми решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Оформление процедуры уничтожения документов

При принятии решения об уничтожении бухгалтерских документов экспертная комиссия составляет акт. Форму такого акта организация разрабатывает самостоятельно.

После составления акта о перечне документов, подлежащих уничтожению, организации следует оформить сам факт их уничтожения. Сделать это можно с помощью разрыва документов вручную, с помощью автоматических уничтожителей документов – шредеров, посредством сжигания или передачи их в организации, собирающие макулатуру.

Засвидетельствовать факт физического уничтожения документации можно соответствующим актом, форму которого организация разрабатывает самостоятельно и утверждает приказом руководителя. При сдаче невостребованных документов в качестве утильсырья можно использовать накладную.

Приведем примерные формы актов для оформления процедуры уничтожения бухгалтерских документов, срок хранения которых истек (см. образцы 2 и 3).



Если документ утрачен

Если бухгалтерские и налоговые документы по каким‑то форс-мажорным причинам будут утрачены, например, в случае пожара или подтопления помещения, в котором они хранились, то организация обязана их восстановить. Минфин России в письме от 07.06.2013 № 03‑02‑07/1/21191 разъяснил, что документы необходимо восстанавливать в случае их утраты даже после проведения выездной проверки за тот период, к которому относились эти документы. Такая обязанность организации обусловлена другой – обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом, как Минфин РФ отметил в письме, непредставление в установленный срок организацией в инспекцию документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, предусмотренную статьей 126 Налогового кодекса.

Однако у судов есть другая позиция, согласно которой, если истребуемые документы отсутствуют у организации, то она не может быть привлечена к ответственности по статье 126 Налогового кодекса, поскольку отсутствует такой необходимый элемент состава правонарушения, как вина. То есть инспекции следует доказать фактическое наличие истребуемых документов у организации для привлечения к ответственности по этой статье Налогового кодекса. А сделать это при их утрате вследствие пожара или залива помещения затруднительно. В этом случае ответственность за отсутствие бухгалтерских документов, счетов‑фактур предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса. Например, такая позиция отражена в постановлении ФАС Московского округа от 12.08.2013 по делу № А40‑82680/12‑20‑446.

Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

К уничтожению бухгалтерской документации следует подходить взвешенно, оценивая реальный срок ее хранения, требуемый законодательством, и актуальность.

Читайте также: