Как все успевать работающим пенсионерам

Пятница, 18.01.2019, 12:59:17

Cекреты по управлению временем от директора Эрмитажа Михаила Пиотровского

О личных принципах тайм-менеджмента рассказал директор Государственного Эрмитажа Михаил Борисович Пиотровский, который спит с двумя включенными телефонами, имеет четыре системы расписания, а лучшим отдыхом считает возможность спокойно подумать.

О разделении дома и работы

У меня ненормированный рабочий день, по крайней мере, так написано в моей должностной инструкции и в моем контракте. Поэтому я работаю всегда и сплю как минимум с двумя телефонами. Я могу поставить их на беззвучный режим днем, чтобы звонок не помешал важным переговорам, но точно не перед сном. Ведь ночью может произойти все, что угодно: могут снимать руферов с крыши Эрмитажа, могут столкнуться машины на Дворцовой площади. Я всегда должен быть информирован о любых возможных чрезвычайных ситуациях.

Людей пугает слово «ненормированный», кажется, будто это тяжело. Но тут нет ничего такого. Дело в том, что я не разделяю такие вещи, как работа и дом. Это привычка многих «эрмитажников»: для нас музей — тоже дом. Поэтому сюда всегда приходят дети сотрудников, некоторые даже женятся в Эрмитаже.

О распорядке, «малом» и «большом» расписаниях

Я не жаворонок и не сова, но, думаю, что лучшие мысли приходят в голову по утру. Мой день не всегда начинается в эрмитажном кабинете, первые полтора часа я люблю работать из дома — все запланированные звонки удобнее сделать именно там, потому что никто тебе не мешает. А когда прихожу в Эрмитаж, то сразу получаю от секретаря распечатанное расписание моего дня, которое сам составляю накануне.

Электронное расписание я начал вести очень давно — сразу, как появились компьютеры. Помню, тогда печатал его в древнейшей программе «Лексикон», сейчас использую текстовый редактор «Pages» для iOS. А сделать так, чтобы все было синхронизировано, и я мог ознакомиться с документом с любого гаджета, помогает облачный сервис.

У меня есть два электронных расписания — одно большое, другое малое. В большом указано все, что мне нужно сделать, в малом — задачи на сегодняшний день по часам: звонки, встречи и так далее. Каждый вечер я ликвидирую пункты малого расписания и в соответствии с этим вношу изменения в большое. Для меня это очень приятный процесс! Я всегда помнил свой план на день наизусть, так что расписание мне нужно было даже не для того, чтобы не забыть о встрече. Это скорее элемент игры, такая манипуляция, работать с которой становится еще интереснее.

Два часа на то, чтобы подумать

При составлении планов я делаю записи еще и в своем большом красивом ежедневнике — это уже третья система моего расписания. В нем цветными маркерами всегда проведены две черты — с 13.00 до 14.00 и с 16.00 до 17.00. Это то время, когда человек должен активно думать, и в эти часы я стараюсь не назначать встреч и звонков. Если все идет идеально и по плану, то я остаюсь один на один с книгами, бумагами, документами. И, знаете, нет большего удовольствия для человека, чем сидеть и думать. К сожалению, забронировать время не всегда удается, порой мне все же приходится подписывать бумаги или давать интервью.

Четвертая система расписания — записи в нижней части ежедневника, где я в течение недели описываю и разделяю рабочие приоритеты, отмечаю пребывание вне Петербурга. Они превращаются в симпатичные цветные каракули. Еще я начал вести расписание в календаре телефона, но пока это скорее развлечение.

О беспорядке и выходе планов из-под контроля

Четкое планирование — это такая организация жизни, которая доставляет мне удовольствие, при этом ничуть не мешает нормальному беспорядку. Мой кабинет завален бумагами и книгами, но это тоже обязательная часть моей системы ведения дел. Мощное обилие материалов должно сочетаться с четкостью расписания — такой у меня принцип работы.

Если что-то в течение дня выходит из-под контроля, появляются неожиданные задачи и встречи, это немного нервирует. В том случае, если это произошло не по моему желанию, а, например, появился человек, которого нужно срочно принять. Я не люблю, когда в лично-деловое пространство вторгаются не по регламенту. Например, телефон: если звонок раздается от человека, которому я лично свой номер не давал, то не считаю нужным вести такой разговор.

Как расслабляться при напряженном графике

Я, честно говоря, всегда расслаблен. За исключением редких случаев, когда что-то не получается или после того, как поговоришь с идиотом. В Эрмитаже мы работаем много, но не истерично напряженно, а в комфортной ритмичной манере. А лучший отдых для меня — это опять же думать. Под этим я имею в виду те моменты, когда ты спокойно размышляешь о чем-то, что не нужно срочно претворить в жизнь, когда мыслишь стратегически, строишь интересные планы, придумываешь проекты.

Так как выходные у меня тоже ненормированные, то в субботу и воскресенье я могу заниматься разными вещами. При желании могу пойти в Эрмитаж, если желания нет — не пойду. Захочу — буду заниматься бумагами, не захочу — не буду. А если я беру отпуск, то отправляюсь не в путешествие (путешествую я и так много), а на дачу в Комарово. Там мы обычно проводим время вместе с семьей, кстати, вместе встречаем и Новый год.

Считается, что для отдыха нужна смена занятия, но для меня это может быть и смена книги. Обычно я читаю одновременно штук пять, все они лежат в разных местах — какие-то дома, какие то в рабочем кабинете, какие-то в Москве. Сейчас это один из последних романов турецкого писателя Орхана Памука, «Смерть богов. Юлиан Отступник» Дмитрия Мережковского, книги по теории визуального искусства от Европейского университета, книга про российско-саудовские отношения и «Апокалипсис Средневековья» Валерия Косякова.

В компьютер загружено еще штук 50 современных дурацких детективов — такое у меня тоже есть развлечение. В кино ходить я не люблю, но могу посмотреть сериалы. Из последних — «Маленькая барабанщица», снятая про роману Джона ле Карре. Хороший сериал.

Как не уставать от своей работы и избежать выгорания

Тут мой совет совершенно противоположный — если ты устаешь от своей работы, если тебе совсем неинтересно — бросай ее. Я отношусь к счастливым людям, мой труд доставляет мне удовольствие. Он достаточно тяжелый, и работа даже у меня много что забрала: я не написал столько книг, сколько бы хотел, не нашел столько рукописей, не съездил в столько экспедиций. Но она все равно меня очень радует. А если работа перестает вас радовать, то нужно менять образ жизни или учиться получать удовольствие. В вашей работе всегда должен быть элемент игры — то же самое планирование, про которое я говорил, помогает в этом.

Автор фото: Александр Гутаковский.

Подпишитесь на нашу новостную рассылку, чтобы первыми получать самые интересные новости пенсионной системы в России, статьи по вопросам законодательства и права, информацию о благотворительных и социальных программах, обзор культурных, спортивных, зарубежных и других новостей.

Краткое содержание:

Одни люди выходу на пенсию радуются: наконец-то можно осуществить то, на что вечно не хватало времени! Но есть те, кто возраст 55+ воспринимают как конец света, теряют смысл жизни. Что делать после выхода на пенсию, если без работы ты оказываешься никому не нужным, а у детей давно своя жизнь? Как не впасть в депрессию, когда остаешься со старостью один на один? Советы даёт челябинский психолог Андрей Бабин.

Смакуйте жизнь

Мария Шумакова, CHEL.AIF.RU: Европейские пенсионеры считаются самыми счастливыми людьми на планете. Так говорят результаты соцопросов. Для них пенсия - это маленькая жизнь. Почему же в России пенсия - это маленькая смерть? Её боятся и стараются максимально отсрочить.

Андрей Бабин: Все дело в том, что в нашей стране иная социальная политика. Пенсионеры воспринимаются государством как ненужный балласт, а пенсионный период жизни официально называется «дожитием». Это, конечно, унизительно, но тем не менее это реальность. Поэтому, чтобы жизнь на пенсии не была в тягость, нужно пересмотреть своё отношение к ней. Главное, в новой жизни научиться радоваться мелочам. Жизнь состоит из мелочей.

– Как же это можно сделать, если ночью больные ноги не давали сомкнуть глаз, а к концу месяца в холодильнике остался только творожок долгосрочного хранения, купленный по акции, и чай с сухарями?

-Поверьте, и это может быть счастьем. С утра вы съели творожок и это прекрасно. Ведь впервые за много лет вы можете съесть его, не торопясь на работу и даже посмаковать. А что касается бессонных ночей… Теперь вы можете позволить себе спать днём. Это и есть новая жизнь.

– Часто приходится слышать от стариков, что молодежь не та и живет не так. К старости люди начинают много брюзжать по поводу и без…

-Письмена о том, что молодежь живет не так, как того хотят взрослые, были найдены на глиняных табличках еще у древних шумеров. Проблема стара как мир. Сейчас всё быстро меняется, и опыт и знания, которые приобретались нашими родителями годами, ничего не стоят. Если человек не готов к изменениям, значит, психологически он не гибок, хрупок и стар. Старость, как и разруха, она в наших головах. Не допускайте дряхлеющих мыслей.

В чем еще плюсы пенсии?

-С выходом на пенсию у вас есть время на дружеские встречи. С возрастом, как правило, труднее найти друзей, потому что каждый чувствует свою самодостаточность. Поэтому часто на пенсии вспоминают давних друзей и общаются с бывшими знакомыми. Это новые эмоции и переживания. Это заставит вас держать себя в тонусе. Нужно следить за собой и за одеждой. Согласитесь, люди в модных вещах выглядят моложе. А если невмоготу пробежки и прогулки с палками на тропе пенсионеров, то можно пригласить друзей к себе домой. Это заставит навести порядок в квартире и приготовить что-нибудь вкусное.

-Что делать, если новообращенный пенсионер чувствует себя одиноким?

– Проблема одиночества актуальна для людей в любом возрасте. Быть одиноким страшно. Поэтому ребятишки кучкуются в компаниях. Взрослые тоже собираются по интересам: фитнес, рыбалка, баня, гараж. У пожилых – посиделки во дворах. Современные пенсионеры активно осваивают Интернет: соцсети и скайп им очень помогают. Знаю, что Муслим Магамаев очень любил общение в соцсетях. Из дома он уже не выходил, но активно общался со своими поклонниками, участвовал в обсуждениях и спорах. Я знаю примеры, когда отдушиной для человека на пенсии становились домашние животные. Ведь, действительно, многие из нас отказывали себе в собаке или кошке, потому что в работоспособном возрасте мало бывали дома, торчали в командировках. Поэтому с выходом на пенсию они заводят себе животное, тем самым исполнив свою давнюю мечту. В нашем большом городе есть и собрание книголюбов, и графоманов, и клуб фотографов.

Если я вам не нужна

– В общении со своими престарелыми родственниками многим доводилось слышать упреки: совсем забыл, не приезжаешь, не звонишь, я тебе не нужна. Даже «спасибо, что позвонил» звучит как упрек. Что делать?

-Нужно взрослеть. Перевоспитать родителей уже не получится, но измениться самим по отношению к ним еще реально. Родители часто привязываются к детям, видя в служении им смысл жизни. Моя знакомая одна воспитывала дочь. Ребенок рос болезненным. Но сейчас это уже взрослая женщина, которая живет далеко от Челябинска. Чтобы быть ближе к дочери, мать готова продать здесь всё и поехать к ней, но дочь-то уже устала от матери-наседки. Трагедия состоит в том, что они любят друг друга, но не могут быть вместе, потому что один посягает на личную свободу другого. Есть такой термин «психологическое донорство», когда родители присасываются к детям с вопросами «почему долго не приезжал, не звонил, не приходил?» Возможно, психологически это необходимо. Но «донорство» не должно быть в тягость. Чтобы не обострять ситуацию, нужно принять своих родителей такими, какие они есть. Чаще всего им от нас нужно немного внимания: забежать на чашку чая в выходные, порадовать новыми теплыми носочками или варежками, позвонить после работы на 3-15 минут.

Может быть, ваша мама привыкла любить, отдавая: «Если я ничего не могу вам дать больше, то я вам не нужна. Если я вам не нужна, то вы меня не любите», так тоже часто рассуждают. Ей хочется быть полезной хоть в чем-то! Поэтому, если она хочет связать для вас шарф или предлагает вам взять гостинцы, не отказывайте, ведь ей это нужнее, чем вам.

– Нужно ли работать на пенсии?

– Когда ты всю жизнь работаешь на 1-2 ставках, то думать некогда. Первоначальная задача - успеть. Успеть отвезти ребенка в садик, школу, секцию, не опоздать на работу. Успеть сдать отчет или проект в срок, успеть приготовить ужин. Мелкие неприятности выбивают из головы вечные вопросы: кто я, что я, для чего я? Когда человек выходит на пенсию, то сталкивается с тем, что не знает, как структурировать свободное время. Тогда, чтобы себя занять, вышедшие на пенсию идут работать вахтерами и охранниками, чтобы не тяготило безделье и не было депрессии и запоев.

Предательство или необходимость?

-Уйти от старости еще никому не удавалось. Во многих семьях со временем встает вопрос о помещении родственников в спецучреждения для престарелых. Особенно если человек страдает потерей памяти или болен прогрессирующей деменцией. Одни считают это предательством близкого человека, другие - социальным благом. Что об этом думаете вы как человек и врач-психотерапевт?

– Я убежден, что геронтологические центры и хосписы необходимы в современном мире. К сожалению, я помню свою мать, которая последние два года своей жизни страдала деменцией. Болезнь не оставила от нее ничего человеческого, что было ей присуще. Я хорошо помню свое отчаяние и бессилие, когда она из моей милой мамы превратилась в невменяемое существо, она не узнавала меня, не следила за собой и ползала по квартире. Именно поэтому я считаю, что детям лучше не видеть немощи своих родителей, ведь чаще всего мы не можем облегчить их страдания и обеспечить им должный уход.

В спецучреждениях есть обученный медперсонал. К тому же часто туда наведываются волонтеры. Это люди, которые приходят к старикам по зову души. Таких пациентов могут навещать и родственники. Это позволяет сохранить только хорошие воспоминания о близком человеке. Геронтологические центры - это нужно и гуманно.

– Как отсрочить старость и не стать её жертвой? Какие у вас есть советы?

– Нужно быть в тренде. Залоснившиеся куртки и стоптанные башмаки старят в любом возрасте. Опрятность, аккуратность всегда способствуют позитивному настроению.

Сохранить память помогут кроссворды. А еще нужно петь песни, больше двигаться, ходить по магазинам, радовать себя.

Как организовать рабочий день

Если у вас нет тактического плана на каждый день и стратегического плана на месяц – готовьтесь к завалам на работе. Когда бесконечная усталость и нервозность стали постоянными партнерами, попробуйте изменить подход к распределению рабочего времени.

10 главных принципов планирования

Уделите 10 минут на ежедневное планирование. Успешные люди делают это каждый вечер, поэтому их день проходит без суеты и психоза.
Планируйте, исходя из своих реальных возможностей. Не перегружайте день или неделю, смысл именно в том, чтобы равномерно распределить задачи и работать без стресса.
Подберите подходящие циклы работы и отдыха. Например:
- 55 мин. на дела — 5 мин. на отдых;
- 90 мин. работа и 15 мин. перерыв.

Ученые выяснили, что небольшие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность к концентрации. Кстати, мы уже писали статью о том, почему вы устаете на работе. Обязательным условием “перезагрузки” является физическая активность и смена деятельности.

ВАЖНО! Отойдите от компьютера, не сидите в соцсетях в смартфоне, лучше походить по офису, размять мышцы.

Не стоить валить все дела в кучу. Отдельными колонками записывайте срочные, важные, однотипные, долгосрочные, краткосрочные задачи. Удобнее сразу планировать на неделю или месяц.
Самые сложные задачи, требующие большой концентрации, планируйте на первую половину дня, чтобы выполнить их, пока вы свежи и полны сил. Разбейте объемное задание на части, сохраняя логику выполнения. Если к середине дня вас завалили новой работой, включайте ее в имеющийся план, учитывая, что важнее сделать вначале, что можно отложить на другой день.
По возможности избавьте себя от выполнения нескольких дел одновременно. Последние исследования показали, что многозадачность – крайне неэффективный способ работы, поглощающий ваши психические и интеллектуальные ресурсы.
Будьте гибкими и корректируйте план в течение дня по мере необходимости, иначе есть опасность того, что, сбившись с курса, вы не сможете вернуться в график.
Научитесь отказывать людям. Не позволяйте красть ваше время, отвлекаться на незначительные обсуждения, сетования и сплетни.
Составьте оптимальный план дня, но оставьте небольшие временные промежутки для корректировки.

КСТАТИ! Жесткое следование расписанию может привести к стрессу, если вы не прислушиваетесь к своему состоянию.

Данные советы помогут, если вы ничего не успеваете на работе. Старайтесь планировать дела так, чтобы заканчивать раньше дедлайна. Это приведет вас к карьерному росту.

Учимся планировать на неделю, месяц вперед

Пришло время поговорить о том, как организовать свою работу, чтобы все успевать. Во главе угла стоит планирование.

Вам предстоит определиться, какой носитель для планирования вы будете использовать.

СОВЕТ! Используя заливку разных цветов, вы будете сразу видеть срочные задачи, сроки сдачи проектов, насыщенность каждого дня недели. Выбор электронных планировщиков огромен, есть и бесплатные.

Оптимально иметь и тот, и другой. Синхронизируйте данные по мере возможностей, чтобы ничего не упустить.

Слишком общие и слишком детальные пункты плана неэффективны: первые не дают всю информацию, вторые запутывают. Соблюдайте несколько правил для долгосрочного планирования:

намечая деловой звонок партнеру, запишите полное имя, должность, номер телефона, чтобы потом не тратить время на поиски информации;
сразу же заносите в планировщик назначенные встречи, конференции, собрания; при этом в отдельной колонке укажите, какие документы необходимо или целесообразно взять с собой, перепишите контактные данные, адреса и другую необходимую информацию;
на неделе распределяйте задания так, чтобы к четвергу самое важное было сделано – как известно, усталость накапливается, поэтому на конец недели лучше оставить простые задачи; четко формулируйте задачи и подзадачи;
детально продумайте долгосрочные проекты и распределите рабочее время так, чтобы все успеть, и проект был завершен за пару дней до дедлайна; если это невозможно, опять же оставляйте напоследок самое простое.

КСТАТИ! Если вы выработаете привычку сразу же вносить в календарь задачи, распределять время на их выполнение, у вас никогда не будет проблем со сроками выполнения.

Что делать, когда у вас завал на службе?

Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.

Пошаговое руководство для ликвидации завалов:

Рассортируйте задачи. Отдельными списками – документы, счета, переговоры, совещания.
Выделите зеленым цветом те задачи, выполнение которых зависит только от вас.
Выделите желтым цветом задания, которые вы выполняете в команде.
Выделите красным цветом не терпящие отлагательств задачи.
Выносите на совещание те, что помечены желтым и красным, определите с коллегами способы и сроки выполнения. Сразу же внесите в свой план на неделю, проверьте, насколько реально выполнимы задачи в срок. При необходимости корректируйте и согласовывайте с другими.
Начинайте выполнять задания из зелено-красного списка; задачи из зеленого списка равномерно распределите по дням недели и выполняйте строго по плану, не дожидаясь, пока они “покраснеют”.
Когда задачи рассортированы, уже не составит труда составить эффективный план, реальный по срокам выполнения.
Обратитесь к руководству, если коллеги постоянно задерживают вашу работу. Если вы руководитель – примите меры.

ВАЖНО! Часто завалы образуются, потому что вы тратите рабочее время на болтовню в соцсетях и мессенджерах. Уберите телефон с глаз, заблокируйте соцсети на рабочем компьютере и начинайте работать!

Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.

Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.

Как найти время, чтобы заняться домашними делами?

Домашняя рутина приводит вас в ужас? Поговорим о том, как без стресса справиться с делами.

Приготовление пищи

Если вы не успеваете готовить после работы, прислушайтесь к нашим рекомендациям.

Позаботьтесь о том, чтобы наполнить холодильник на всю неделю. Нерационально тратить время в очередях после работы.
Выберите один день в неделю для похода в супермаркет. Составьте примерное меню на неделю и купите все необходимые продукты по списку. При отсутствии машины купите сумку на колесиках.
Если вы предпочитаете не есть полуфабрикаты, сделайте домашние заготовки – мясные и овощные котлеты, пельмени – на случай плохого самочувствия или позднего приезда домой. В противном случае вы не будете успевать ничего делать по дому после работы.
Оставьте сложные блюда на выходные, если вы любите готовить. Ежедневное приготовление еды не должно занимать более 40-60 минут.
Купите все необходимые приспособления для экономии времени – мультиварки, большие кастрюли и сковороды. Готовьте на несколько дней.

Уборка

Если вы не успеваете делать уборку после работы, то лучший способ – каждый день поддерживать чистоту и порядок.

Сразу же убирайте одежду в шкаф или в корзину для стирки, кладите все вещи на место после использования, не копите грязную посуду.
Рациональные хозяева сразу протирают плиту, между делом моют сантехнику, подметают пол после готовки.
Задумайтесь о приобретении посудомоечной машины и робота-пылесоса, с такими помощниками ваша жизнь станет проще и приятнее.

Старайтесь следовать этим правилам. Тогда больше не будет необходимости часами убирать квартиру по выходным и раз в полгода проводить генеральную уборку.

СОВЕТ! Приучите детей помогать вам по дому. Устройте соревнование – кто быстрее вытрет пыль, начистит до блеска зеркала, вымоет обувь. Маленький приз станет отличным стимулом.

Когда вы сообща занимаетесь домашними делами, то не просто быстрее справляетесь с работой, но и объединяете семью, учите детей заботиться о других.

Советы психолога

Психологи рассказывают, как научиться все успевать на работе и дома. Вот основные рекомендации.

ВАЖНО! Способность фокусироваться и тратить меньше времени на сложные задачи напрямую зависит от продолжительности и качества сна.

Полезное видео

Предлагаю посмотреть интересное видео на тему того, как все успевать не только на работе, но и в жизни:

Вероятно вы нашли ответ на вопрос, почему вы не успеваете на работе. Учитесь продуктивности и концентрации, рационально используйте свое время. Тогда вы получите больше свободы, сможете решать задачи в разы быстрее. У вас останется время на семью, общение, хобби, прогулки и отдых.

Пренебрегать планированием – значит добровольно согласиться на ухудшение качества жизни. Организуйте свое время, забудьте о стрессах и наслаждайтесь жизнью.

Приветствую Вас, друзья!

Современный ритм жизни с каждым годом становится всё быстрее, и в голове постоянно звучит вопрос: как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Достичь этого возможно, и сегодня мы над этим поработаем. Однако, прежде чем мы начнем, давайте разберемся с одним простым вопросом:

Почему так трудно все успевать?

Существует множество причин, и вот основные из них:

Многозадачность. Современному человеку нужно просто успевать слишком многое — ходить на работу или учебу; воспитывать детей, посещать врачей, ходить по магазинам за продуктами или одеждой, заниматься спортом… Чтобы совместить всё это, да её и успеть отдохнуть, нужно сильно постараться.
Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соц.сетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако, если лень начала сильно осложнять Вашу жизнь, пора принимать серьезные меры.
Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день. Конечно, с такой производительностью труда непросто будет всё успевать и над этим тоже нужно поработать.
Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.

С причинами разобрались, теперь перейдем к действиям.

Наша программа, состоит из 3-х частей:

Создание полезных привычек;
Планирование и расставление приоритетов;
Увеличение эффективности;

Каждый из этапов содержит 5 простых и понятных правил, которые научат Вас всё успевать. Если вы готовы, то мы начинаем!

Часть 1: Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.

Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Но внедрять всё это сразу – практически невозможно. Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей. Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итого того, что удалось сделать.

Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания. Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее. В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.

Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.

Приучите себя к порядку

Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.

Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если бы Вы однажды попробовать измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.

Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц. сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем. Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел. Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и в съездить за важной покупкой. Если начать отгадывать эти дела, они будут расти как снежный ком. Но есть решение.

Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.

Часть 2: Планирование и приоритеты

Самое трудное – в первую очередь

Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день. Самые трудные и неприятные дела задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия. Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.

Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.

Используйте правило 20/80

Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.

Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения. А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполняете главные. Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.

Разбивайте крупное дело на мелкие

Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени. Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом. Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.

Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.

Устраняйте лишнее

Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность. Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными. Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.

Оптимизируйте свои дела

Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.

Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.

Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты. Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером. Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?

Часть 3: Эффективность

Сконцентрируйтесь на 1 деле

Существует определённая иллюзия относительно того, что, выполняя несколько дел одновременно, можно успеть больше. Однако, наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге времени на это уходит больше, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.

Возьмите за правило работать в один момент времени исключительно над одним делом, полностью исключая отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и будете выполнять всё качественно и сохранять больше сил.

Помните об отдыхе

Как бы удивительно это не звучало, качественный отдых – это важный шаг к тому, чтобы всё успевать. В этом я убедился уже неоднократно. В частности, иногда я ставил перед собой очень большое количество задач, работал рано утром, вечером после работы, и на выходных. Конечно, сперва я шел в отличном темпе, однако в один момент я «выгорал» и продуктивность снижалась многократно. За то время, пока я восстанавливал силы, я успевал уже прилично выбиться из графика.

Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у Вас всегда было время на отдых. Не планируйте много дел на выходные – дайте себе хотя бы один день, когда можно полноценно отдохнуть. Только не забывайте, что сидеть перед монитором – это не отдых. Лучше выбирайтесь на природу, хорошо высыпайтесь и посвящайте время общению с друзьями, физическим упражнениям, или чтению.

Исключите отвлекающие факторы

Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!

Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.

Засекайте время

Многие известные исследовали в области тайм-менеджмента утверждают: чтобы быстрее и эффективнее справиться с любой задачей, необходимо установить время для её выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, учеными доказано, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.

Данный принцип можно применять абсолютно во всем, и результат будет один – вы будете работать быстрее. Только надо засекать время обдуманно – не слишком мало и не слишком много. Возьмите за привило пользоваться секундомером, когда приступаете к выполнению какой-либо задачи, и это будет ещё один важный шаг к тому, чтобы всё успевать.

Вознаграждайте себя

Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.

Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала. Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда. Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.

Пройти обучающий вебинар

Друзья, если тема Вас заинтересовала, и Вы хотите совершить рывок в личной эффективности, научиться успевать ещё больше, находить время не только для работы но и для жизни, рекомендую Вам обучающий вебинар «Как всё успевать и сохранять баланс?» В рамках данного вебинара Вы узнаете:

Как вписать работу в свою жизнь, а не жизнь в работу?
Как успевать и спать, и жить, и дела творить?
Как не забывать о себе в куче дел и найти время для качественного отдыха?
Как совместить реализацию себя и материнство?
Как радоваться новому дню и проживать момент прямо сейчас?

Читайте также: