Сколько хранятся трудовые книжки в пенсионном фонде

Трудовая книжка являет собой официальный документ, в котором отображается вся рабочая деятельность гражданина.

При утрате книжки следует обязательно восстановить ее, поскольку иначе доказать информацию о трудовом стаже будет невозможно.

Бесплатно по России

Считается, что это довольно длительная процедура, связанная со сбором многих документов. Некоторые граждане, которые не имеют большого опыта работы, и вовсе заводят новый документ. Однако если стаж внушителен, то без восстановления трудовой книжки не обойтись. Особенности данной процедуры подробно рассматриваются в этой статье.

Ситуации, когда требуется восстановление

Ситуации, при которых может требоваться восстановление документа, подтверждающего стаж, разнообразны.

Среди них могут быть:

утеря книжки самим работником;
утеря работодателем;
порча бланка трудовой книжки (например, в результате механического повреждения).

Отдельно закон указывает на ситуации, когда она бывает утеряна в результате непредвиденного, форс-мажорного происшествия.

Во всех вышеперечисленных случаях важно своевременно начать восстановление документа, поскольку его наличие необходимо для:

Трудоустройства. Трудовая книжка является обязательным документом при оформлении трудовых отношений.

Подтверждения опыта работы. Многие работодатели, при подборе персонала на некоторые должности, требует от потенциальных сотрудников определенного опыта работы по специальности.

Подтверждение стажа работы. При обращении в ряд государственных органов, в частности в Пенсионный фонд России, трудовая книжка является единственным подтверждением, который содержит необходимые сведения о периодах осуществления рабочей деятельности.

Алгоритм: как восстановить трудовую книжку

Характер действий при ее утрате зависит от того, по чьей вине она была потеряна. Это может быть как сам ее владелец, так и работодатель.

Если она была испорчена или пропала из-за халатных действий (бездействия) сотрудников кадровой службы, то и обязанность по ее восстановлению возлагается на организацию.

Так, при установлении данного факта работнику необходимо написать в адрес работодателя соответствующее заявление с указанием необходимости выдать дубликат. Организация обязана за свой счет приобрести бланк и разослать запросы по предыдущим местам трудоустройства своего сотрудника. Это нужно для определения общего стажа. Срок изготовления дубликата составляет 2 недели.

Законодательством установлен особый порядок восстановления бумаг, которые были утеряны по причине форс-мажорных обстоятельств. Для этого работодатель собирает комиссию, состоящую из представителей профсоюзов и государственных органов, которая устанавливает стаж работников в особом, упрощенном порядке.

Если же она была утеряна по вине самого сотрудника, то в этом случае все мероприятия, связанные с ее восстановлением, должны производится им самостоятельно и за свой счет.

Данную процедуру следует выполнять по следующему алгоритму:

Сбор необходимых документов с организаций, где гражданин был трудоустроен ранее. Для подтверждения факта трудоустройства у конкретных работодателей могут потребоваться следующие бумаги:

договора;
заверенные копии приказов;
расчетные листы.

Подача пакета документов на изготовление дубликата. По общему правилу, изготовить дубликат обязана кадровая служба по последнему месту работы. Соответственно, с пакетом необходимых документов следует обращаться именно туда. На последнем месте работы и выдадут новую книжку.

Самостоятельно вносить записи в бланк нельзя. Это может быть приравнено к подделке документа.

Через пенсионный фонд

Если стаж работника не очень большой (менее 5 лет), то можно восстановить ее через ПФР. Для этого следует подать в адрес фонда соответствующее заявление. В течение 10 дней сотрудники фонда предоставят информацию обо всех организациях, где заявитель был трудоустроен в течение последних пяти лет.

Через «Госуслуги или МФЦ

Дубликат через МФЦ оформить невозможно, поскольку, как было сказано ранее, он изготовляется по последнему месту работы.

Однако через данное учреждение можно отправить запросы в ПФР или государственные архивы в целях получения справок для подтверждения стажа работы.

Портал «Госуслуги» также предоставляет возможность заказать выписку их ПФР, содержащую информацию о местах и периодах работы, за которые производились отчисления.

Через государственный архив

Обращение в государственный архив приобретает смысл не всегда, а только в случае, если организация, где ранее трудился работник, была ликвидирована. Для этого подается заявление в произвольной форме. Если в архиве не имеется необходимых заявителю данных, то ему выдается соответствующий документ, а уже на основании его он вправе обратиться в суд.

Если есть ксерокопия

Если на руках у гражданина имеется заверенная копия трудовой книжки, то никаких дополнительных документов ему собирать не нужно. Если же имеется не заверенная, а простая ксерокопия, то никакой юридической силы данный документ не имеет, использовать его для оформления дубликата нельзя.

Трудовая книжка – значимый документ для любого работника, поскольку именно в нем указаны все сведения о периодах работы и необходимом стаже. При утрате следует незамедлительно озаботиться оформлением дубликата. Как следует из данной статьи, эта процедура не столь сложна, как принято считать.

Интересное видео

Важные моменты в процессе восстановления документа смотрите в видео:

Ответы юристов

В УПФР с нее снимут копию и вошьют ее в Ваше пенсионное дело. Оригинал трудовой книжки обязаны Вам вернуть, т.к. не исключается возможность Вашего трудоустройства в дальнейшем, при этом отсутствие трудовой книжки способно затруднить такое трудоустройство и даже помешать ему. Идите на клиентскую службу своего УПФР и решайте вопрос.

Вопрос № 17286144

Я прошел все регистрации для оформления пенсии. Что мне сейчас нужно сделать?

Ответы юристов

Нужно лично обратиться в территориальное подразделение ПФР по месту регистрации. Если зарегистрированы временно, это не важно, в ПФР вас все равно обязаны принять. Если Вы живете в одном городе, а работаете в другом, обратитесь в Пенсионный фонд по месту фактического проживания.

Назначение страховой пенсии по старости в случае, предусмотренном частью 6 статьи 22 Федерального закона "О страховых пенсиях", социальной пенсии по инвалидности и социальной пенсии по старости в случаях, предусмотренных пунктом 1 статьи 22 Федерального закона "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", производится территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации, осуществляющим выплату пенсии, без истребования от пенсионера заявления о назначении пенсии на основании данных, имеющихся в распоряжении территориального органа Пенсионного фонда Российской Федерации, в том числе документов, поступивших от федеральных учреждений медико-социальной экспертизы. Территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации в течение 10 рабочих дней со дня вынесения решения о назначении страховой пенсии по старости извещает данное лицо о назначении ему указанной пенсии способом, позволяющим определить факт и дату направления извещения (Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 17 ноября 2014 г. N 884 н)

Вопрос № 16437569

Не берут документы в России на оформление пенсии, ссылаются, что нет внутреннего паспорта России. Копия загранпаспорта им не подходит. Живу в германии оформила все документы через консульство, где сказали, что больше ничего не надо и все документы в порядке. Что делать?

Ответы юристов

--- Здравствуйте уважаемый посетитель сайта, консультацию нужно готовить! Поднимать ФЗ и давать ответ, а это платная услуга. Вы можете обратиться лично к ЛЮБОМУ юристу, и Вам подготовим консультацию на платной основе, на основании "Гражданского кодекса Российской Федерации (часть вторая)" от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 23.05.2016) ГК РФ Статья 779. консультацию подготовим после поступления оплаты. Удачи вам и всего хорошего, с уважением юрист Легостаева А.В.

Граждане, проживающие за границей Российской Федерации, могут получать пенсию по линии Пенсионного фонда России, реализуя свое право по трем вариантам: •

новое назначение пенсии гражданам, выехавшим за рубеж до наступления права на пенсионное обеспечение.

Этот вариант может быть реализован только при условии наличия гражданства РФ. Если иностранец, работавший в России, выехал из страны, к примеру, до наступления пенсионного возраста, пенсия ему не может быть назначена, если другое не предусмотрено международным договором.

• восстановление выплаты пенсии, которая была назначена в соответствии с российским законодательством.

Этот вариант распространяется как на граждан России, так и на иностранных граждан, и на лиц без гражданства, т. е. если иностранцу в России была назначена пенсия, при желании он будет продолжать получать ее при выезде из России.

• установление и выплата пенсии на основании международных соглашений (договоров) Российской Федерации в области пенсионного обеспечения.

При выходе на пенсию можно выбрать вариант выплаты средств пенсионных накоплений и получить их в виде срочной, единовременной или бессрочной пенсионной выплаты.

Единым требованием для продления выплаты российской пенсии является ежегодное подтверждение факта нахождения гражданина в живых.

Документы, необходимые для получения российской пенсии за рубежом и выданные иностранными органами (должностными лицами), должны быть легализованы в установленном порядке, если другое не предусмотрено международным договором (соглашением) Российской Федерации.

НОВОЕ НАЗНАЧЕНИЕ ПЕНСИИ Такой вариант возможен, если гражданин переехал жить за рубеж до наступления права на назначение трудовой пенсии по старости по российскому законодательству.

Важное условие для нового назначения пенсии гражданам, выехавшим за рубеж, – наличие российского гражданства.

Заявление о назначении пенсии необходимо подать в территориальный орган Пенсионного фонда России по месту регистрации (в том числе временной).

Если место жительства не подтверждено регистрацией, тогда – в территориальный орган Пенсионного фонда России по месту своего пребывания.

Граждане России, выехавшие на постоянное жительство за ее пределы и не имеющие подтвержденного регистрацией места жительства и места пребывания на территории России, подают заявление о назначении пенсии непосредственно в Пенсионный фонд России: 119991, Москва, ул. Шаболовка, д. 4.

Документы для назначения пенсии:

• заявление о назначении пенсии и о выплате пенсии – заполняются два бланка;

• копия российского паспорта;

• копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС); • документы о страховом стаже: трудовая книжка (оригинал) либо четкая, читаемая копия трудовой книжки, либо оригиналы справок о периодах работы;

• справка о заработной плате за любые 5 лет подряд трудовой деятельности. Справка должна содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество лица, которому выдается документ, основания выдачи, а также информацию об отчислении взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации (если справка представляется за период с 1991 по 2001 год). Справка о заработной плате должна быть подписана руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверена печатью. Представляется в оригинале;

• копия военного билета. Предоставляется в случае прохождения военной службы. В случае отсутствия военного билета может быть представлена справка военного комиссариата о периоде прохождения военной службы; • копия документа об изменении фамилии. Предоставляется в случае изменения фамилии при вступлении в брак, расторжении брака;

• копия свидетельства о рождении ребенка. Предоставляется в случае нахождения неработающей матери в отпуске по уходу за детьми до достижения ими возраста полутора лет;

• документ, подтверждающий место постоянного жительства гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации: выдается Российским консульским загранучреждением или компетентным органом (должностным лицом) иностранного государства (во втором случае – удостоверенный надлежащим образом). Все копии документов заверяются в Российском консульском загранучреждении. Подать заявление с документами можно лично, по почте или через представителя, чьи полномочия должны быть оформлены в нотариальном порядке

По вопросу обмена «внутренних» общегражданских паспортов гражданина РФ.

В соответствии с правовыми актами Российской Федерации, выдача и замена паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации (так называемых "внутренних паспортов"), относится к компетенции Министерства внутренних дел Российской Федерации и осуществляется только на территории России.

Выдача и замена паспорта гражданина Российской Федерации ("внутреннего") консульскими учреждениями Российской Федерации за рубежом не предусмотрена.

Согласно пункту 10 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. №828, выдача и замена паспортов производится органами внутренних дел по месту жительства граждан в России.

Граждане, постоянно проживающие за пределами Российской Федерации и снявшиеся с регистрационного учета в России, освобождаются от обязанности оформлять "внутренние" паспорта по достижении определенного законодательством возраста, а также в случае смены ФИО.

Для граждан Российской Федерации, постоянно проживающих за пределами Российской Федерации и находящихся на территории России временно, документом, удостоверяющим личность, является загранпаспорт. Для данной категории лиц регистрация по месту пребывания на территории Российской Федерации осуществляется по заграничным паспортам.

Гражданам, не имеющим места жительства на территории Российской Федерации, в том числе проживающим за пределами Российской Федерации, выдача и замена "внутренних" паспортов производится по месту их пребывания на территории Российской Федерации. Лица, не имеющие регистрации по месту жительства или по месту пребывания, могут обращаться для получения или замены "внутренних" паспортов в паспортно-визовые подразделения органов внутренних дел по месту фактического пребывания на территории Российской Федерации.

Данное положение действует и после окончания срока замены паспортов гражданина СССР на паспорта гражданина Российской Федерации.

Учитывая изложенное, при обращении граждан в органы внутренних дел по месту фактического проживания на территории Российской Федерации им может быть выдан паспорт гражданина Российской Федерации ("внутренний") на основании документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации (заграничного паспорта).

Согласно действующему законодательству, заграничный паспорт является основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации при выезде из Российской Федерации и въезде в Российскую Федерацию.

С 1 января 2020 года у работодателей появились новые обязанности в связи с введением электронных трудовых книжек. Вопросов по этому поводу много и не всегда на них можно быстро найти ответ. Мы собрали в статью 15 наиболее интересных вопросов, на которые были даны ответы работниками Пенсионного фонда во время вебинара, проводившегося Новороссийской торгово-промышленной палатой.

1. Работодатель передает данные по форме СЗВ-ТД только по кадровым движениям после 1 января 2020 года. А как же быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Откуда в ней появятся данные прошлых лет и прошлых работодателей?

Законодательством не предусмотрена конвертация всей бумажной трудовой книжки. В электронную базу будут попадать только сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года. По остальным периодам работы подтверждение – старая трудовая бумажная книжка. Т.е. полностью электронная трудовая книжка будет только у работников, начавших трудовую деятельность в 2020 году. и не пожелавших оформлять бумажную книжку, а так же у граждан, устраивающихся на работу впервые после 1 января 2021 года. Поэтому бумажную трудовую книжку надо обязательно сохранить и ни в коем случае не выбрасывать.

2. Сотрудник принес заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в какой срок надо отдать ему бумажную трудовую?

Сразу после приема заявления. Но вообще срок законом не установлен, можно его установить локальным актом.

3. Ни один сотрудник нашей организации не написал заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Надо ли по ним сдавать форму СЗВ-ТД в случае каких-либо кадровых движений (увольнение, перевод на другую должность и т.п.)

Да, нужно. Даже если у всех работников трудовые книжки на бумажном носителе, работодатели обязаны формировать сведения о кадровых движениях и направлять их в ПФР.

4. В организации у некоторых работников оформлено внутреннее совмещение (не совместительство). Надо ли направлять СЗВ-ТД в случае такого оформления или прекращения его.

Нет, не нужно, поскольку отдельный трудовой договор по внутреннему совмещению не составляется. И раньше сведения о таком совмещении в трудовые книжки не вносились.

5. Надо ли сдавать СЗВ-ТД, если работник переведен на временную работу.

Нет, записи о таких переводах не делаются ни в бумажную книжку, ни в электронную

6. Должность работника переименована. Надо направлять СЗВ-ТД об этом?

Да, надо. Поскольку такое переименование и раньше указывалось в трудовой книжке.

7. Сотрудник был принят на работу 10 лет назад. За все эти годы никаких кадровых изменений не было. Он увольняется в 2020 году. Что надо указать в СЗВ-ТД? А если был перевод на другую должность, например, в 2018?

В первом случае указывается прием на работу 10 лет назад и увольнение в 2020 году. Во втором случае запись о переводе на другую должность в 2018 и увольнение в 2020 году.

8. Работник устроился в 2018 году в ООО «Ромашка», в 2019 году Ромашка переименовалась в ООО «Василек», о чем сделана запись в трудовой книжке. Что указываем в СЗВ-ТД при увольнении работника?

В сведениях СЗВ-ТД указываются кадровые изменения по конкретному работнику. Поэтому в приведенном примере в форме, которую сдает Василек, будет указан прием на работу в 2018 году и увольнение. О том, что Ромашка переименовалось в Василек, ПФР и так знает.

9. В форме СЗВ-ТД есть графа Код выполняемой функции. Кто должен её заполнять?

Код будут с 2021 года указывать только те работодатели, которые используют профессиональные стандарты.

10. Работодатель обязан при увольнении выдать работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой, сведения о трудовой деятельности СТД-Р. Но как быть, если нет возможности работнику вручить под подпись эти сведения?

Работодатель обязан в день увольнения выдать форму СТД-Р. Если работник не явился, то её надо отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Ответственность за невыдачу формы такая же, как за невыдачу бумажной трудовой книжки.

11. Если работник выбрал бумажный вариант трудовой книжки, надо ли выдавать ему СТД-Р при увольнении?

Нет, не нужно. Запись об увольнении у него будет в бумажной трудовой книжке.

12. Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке где и на каких должностях трудился раньше работник. В случае перехода на электронную трудовую книжку такой возможности не будет. Может ли работодатель получить сведения из электронной базы ПФР о самостоятельно, без участия работника?

Нельзя, это персональные данные работника. Работник сам должен предоставить сведения.

13. Пришел устраиваться на работу человек и заявил, что он нигде раньше не работал. Как мы можем это проверить?

Вы можете предложить ему предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если он нигде не работал, ему выдадут пустую форму. Но заставить предоставлять такие сведения нельзя.

14. Кто и на каком основании может оштрафовать за несдачу СЗВ-ТД?

Пенсионный фонд является оператором ведения электронной книжки. А вот штрафовать за нарушения по сведениям СЗВ-ТД он не может. Это может сделать Роструд, по ст.5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Но ПФР в случае выявления нарушений будет Роструд о них информировать.

15. В течение 2020 года никаких кадровых движений по работнику не было и заявления о переходе на электронную трудовую книжку он не писал. Надо ли подавать какие-то сведения по нему?

Да, в срок до 15 февраля 2021 года надо отправить в ПФР форму СЗВ-ТД с последней кадровой записью до 1 января 2020 года.

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности, законодательством Российской Федерации установлен определенный срок и правила их хранения. В связи с этим кадровики обязаны знать, сколько хранятся трудовые книжки, и других нюансы, связанные с ними.

Учет документов

В отделе кадров каждого предприятия должен быть журнал, в котором ведется учет бланков и прилагаемых к ним вкладышей трудовых книжек. Кроме того, своя книга, в которой ведется учет этих документов, может быть и в бухгалтерии. В нем ведутся записи о том, сколько бланков трудовых было закуплено, сколько выдано, их номера и серии, а также стоимость.

Записи, касающиеся трудовых книжек сотрудников предприятия, ведется в книге по учеты движения бланков и вкладышей. Его ведут сотрудники отдела кадров, но если данный отдел отсутствует в организации, обязанности по его заполнению возлагаются обычно на бухгалтерию. Сюда вносят следующую информацию:

имя и фамилию сотрудника>
данные о трудовой книжке (номер, серию бланка и вкладыша)>
должность на предприятии>
реквизиты приказа, на основании которого владелец трудовой принят на работу.

Листы журнала необходимо прошнуровать и пронумеровать. Затем книгу учета заверяет начальник организации, после чего на переплет ставится сургучная печать. В случае отсутствия на предприятии данного журнала или если он составлен неправильно, руководитель организации или ее сотрудники могут понести наказание.

Согласно законодательству, на должностные лица, которые нарушили правила, связанные с ведением журнала, налагается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей. Организация должна уплатить штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей. Кроме того, руководитель, которого ранее уже привлекали к ответственности за подобное нарушение, может быть освобожден от занимаемой должности сроком от 1 до 3 лет.

Хранение

Такая важная документация, как трудовые книжки, должна в обязательном порядке храниться в несгораемом сейфе. Если такая возможность отсутствует, следует использовать надежный шкаф, запираемый на ключ. Здесь же должны храниться и пустые бланки, которые выдаются ответственному за их ведение лицу по составленному в произвольной форме заявлению.

В конце каждого месяца кадровик, ответственный за трудовые книжки, представляет отчет в бухгалтерию, в котором содержится информация о текущем наличии пустых бланков и суммах, которые были полученные за оформление, если оно осуществлялось. Это касается также вкладышей. Счет, содержащий сведения о суммах, которые были получены за оформление бланков и вкладышей, можно составить в произвольной форме.

Если трудовая книжка не была получена работником при его увольнении в связи с его отказом, она должна храниться в архиве предприятия в течение 50 лет. В этот период времени все записи являются действительными, и в случае выдачи документа ее владельцу она будет актуальной. Поэтому независимо от того, сколько хранится трудовая книжка, по ней можно начислять пенсию при условии ее правильного оформления.

Что касается журнала ведения трудовых книжек, в случае оформления нового, старый следует хранить в архиве также на протяжении 50 лет. Таким образом, в случае необходимости все архивные записи о конкретной трудовой книжке помогут найти ее. Некоторые предприятия для удобства создают электронную копию журнала, хранящуюся на сервере или жестком диске.

Нюансы при оформлении и хранении трудовых книжек

Бывают случаи, когда в компании отсутствует сургучная печать. В таком случае книгу учета желательно опломбировать. Процесс изготовления пломбы прост. Концы скрепляющей книгу нити следует вывести к внутренней стороне обложки. Там оба конца склеивают между собой двумя бумажными квадратиками. Затем полученную пломбу закрепляют внутри книги к обложке и ставят на нее обычную печать компании. Также допускается проставление печати кадровой службы. При этом часть оттиска должна заходить за края обложки. Последний шаг – проставление количества страниц в прошнурованной книге, даты и подписи.

Также существуют различные ситуации, при которых работник может затребовать оригинал трудовой книжки до своего увольнения. Выдавать бланки на руки, пока человек является сотрудником компании, запрещено. Исключением считается выдача оригинала трудовой в случае оформления работником пенсии в связи с достижением определенного возраста. Книжка выдается только под расписку ее владельца, который снимает всю ответственность за ее сохранность с кадровиков на период, указанный в просьбе о выдаче.

Трудовую книжку могут потребовать и при оформлении досрочной пенсии. Но данная ситуация не предполагает выдачу оригинала бланка. Работнику обязаны выдать выписку из трудовой или ее копию в течение трех дней с момента подачи письменной просьбы. Подобные вопросы рассматриваются в Правилах ведения трудовых и такое вышеуказанные решения являются законными.

Если же трудовую выдадут без составления расписки, всю ответственность за ее потерю будет нести кадровик. Следует отметить, что даже в случае подачи расписки данный работник отдела кадров понесет наказание, если причина выдачи книжки была неуважительной.

Ответственные за хранение

В каждой крупной компании ответственными за хранение трудовых книжек является один или несколько сотрудников отдела кадров. В небольших организациях эту должность могут совмещать специалисты других отделов, например, бухгалтеры или секретари. Директор организации самостоятельно назначает ответственного, оформив соответствующий приказ, который составляется в свободной форме.

При смене сотрудника, ответственного за хранение книжек, новому работнику представляют акт приема-передачи дел. В нем недостаточно указать количество всех имеющихся трудовых. Данный акт должен содержать полный список владельцев бланков и реквизиты документов. После передачи акта его заверяют подписями сдавший документы и принявший их. В случае отсутствия некоторых трудовых книжек, которые в данное время должны храниться в архиве, бывший ответственный составляет отдельный акт.

Различные грубые ошибки, в случае их несвоевременного исправления, могут повлечь за собой судебные разбирательства. Например, если бывший работник обнаружил в соответствующей графе отсутствие полной информации, он вправе потребовать у своего бывшего работодателя немедленно исправить данный недочет.

Некоторые работодатели намеренно продолжают игнорировать такую просьбу. Единственным выходом в подобной ситуации останется обращение в суд. В результате разбирательств суд может не только принудить нарушителя правильно оформить трудовую книжку. Если по причине ошибочной записи работник не смог устроится на новое место, нарушивший закон работодатель вынужден будет выплатить бывшему подчиненному материальную компенсацию.

Обязательство выплатить бывшему работнику компенсацию возлагается на работодателя в случаях, если:

сотрудника уволили или перевели на новое место незаконно>
работодатель отказался восстановить работника в должности, который ранее был уволен по причине недобросовестного внесения сведений в трудовую>
работодатель полностью отказываться выдавать работнику трудовую книжку, куда была внесена неправдивая информация или ошибочная формулировка.

Следует отметить, что если владелец трудовой книжки решит оставить все как есть, то в будущем из-за неправильно оформленной записи ее могут не засчитать в общий трудовой стаж. В итоге этот период не будут учтен при расчете пенсии. Размер компенсации может достигать суммы 200 тыс. рублей или лишение данного работодателя занимаемой должности сроком на 2–5 лет.

Наказание за подобные нарушения ждет не только директора предприятия, но и других уполномоченных лиц, которые имеют доступ к трудовым книжкам и занимаются их оформлением. Кроме того, работодатель будет нести ответственность и в случае кражи или уничтожения заполненных бланков книжек, если такое событие произошло по его вине или в связи с халатностью.

Приказ об ответственности

Передача трудовых книжек и дел, связанных с ними, происходит после подписания приказа об ответственности. В вопросе оформления и хранения трудовых книжек ответственный по ним отчитывается непосредственно начальству предприятия в случае каких-либо изменений. Ответственный может быть временно освобожден от своих обязанностей в случае:

болезни>
ухода в отпуск>
в связи с семейными обстоятельствами.

Руководитель обязан назначить на место отсутствующего ответственного по трудовым книжка другого сотрудника. Вместе с его назначением издаются приказ, согласно которому данный работник временно отвечает за порядок хранения и оформления трудовых. Приказ издается в каждом отдельном случае, поскольку он регулирует обязанности работников в той или иной деятельности.

В Пенсионном фонде России заявили, что все трудовые книжки россиян оцифрованы. Сведения о своих сотрудниках раз в год обязаны предоставлять все предприятия, а сотрудники ПФР должны заносить их в систему. За счет оцифровки этих сведений пенсии россиянам могут назначаться дистанционно, по онлайн-заявлениям, для этого не потребуется приносить в отделение ПФР документы в бумажном виде.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Несмотря на то, что ПФР уже перевел в электронный вид трудовые книжки россиян, от бумажных документов пока никто не отказывается. Многие малые компании в отдаленных регионах, а также фермерские хозяйства, семейные предприятия и фрилансеры могли не учесть принятые нововведения и не успеть передать сведения о трудовой деятельности граждан. К тому же законопроект об электронных трудовых книжках Госдумой пока не принят. Его предполагается внести на обсуждение в весеннюю сессию.

Согласно законопроекту Минтруда, в тестовом режиме электронные трудовые будут действовать в течение 2020 года: с 1 января работодатели начнут передавать сведения о работниках в информационную систему ПФР, а с 2021 года это станет обязательным для всех работодателей. Также, согласно тексту этого документа, каждый работник вправе подать заявление на ведение книжки в традиционном бумажном формате.

Как отметил ранее глава Минтруда Максим Топилин, использовать бумажные документы россияне смогут и после 2021 года. По его словам, у человека должно быть право пользоваться бумажной трудовой книжкой столь долго, сколько он сам посчитает нужным. Такого же мнения придерживается и заместитель председателя Совета Федерации, секретарь генсовета «Единой России» Андрей Турчак, который на этой неделе анонсировал внесение законопроекта о внедрении в России электронных трудовых книжек. Политик предлагает не делать переход на электронные книжки поголовным, а дать гражданам право выбрать между бумажным и электронным вариантами.

Президент России Владимир Путин также ранее заявлял, что полный отказ от бумажных трудовых книжек в стране окажется возможен тогда, «когда к этому будут готовы все». По словам президента, большинство россиян привыкли к бумажным трудовым, несмотря на развитие современных технологий.

Стоит ли хранить бумажные трудовые книжки после введения электронных?

По словам эксперта по трудовому праву, государственного инспектора труда Федеральной службы по труду и занятости Ольги Ерошенковой, до полного перехода на электронные книжки бумажную версию лучше сохранять. «Электронные трудовые книжки будут храниться в единой системе ПФР, они будут надежным гарантом безопасности данных, как и любое программное обеспечение, которое становится более надежным с каждой новой версией. Но в период их введения возможны какие-то сбои», — объясняет она.

Для чего может понадобиться бумажная версия трудовой книжки?

Недостающие сведения могут повлиять на начисление пенсии. Традиционная бумажная трудовая книжка может стать доказательством в суде либо в случаях, когда сведения о работе потерялись. Однако, как заявляют в Пенсионном фонде, электронные трудовые книжки скорее облегчат жизнь гражданам. Благодаря им при поступлении на работу можно будет подавать все необходимые документы в цифровом виде. Кроме того, работники в любое время смогут получить данные о записях работодателя в своей трудовой.

Граждане, выходящие на пенсию, часто сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы за 90-е годы прошлого века. Предприятия меняли собственников, многие закрывались и открывались новые. Были ситуации, когда работодатели исчезали вместе со всей документацией предприятия, оставляя своих работников без возможности подтвердить стаж работы и заработок, которые требуются для назначения пенсии. Что делать человеку, если трудовая книжка утеряна, предприятие ликвидировано, а отыскать документы в архивах шансов практически нет?

Консультации по этим вопросам дала Евгения Очертарова, главный специалист–эксперт отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц ОПФР по Бурятии.

Трудовая книжка и ИЛС

Какие периоды работы включаются в страховой стаж при назначении пенсии? И так ли важна сегодня трудовая книжка?

С 2015 года при назначении пенсии периоды работы как до регистрации, так после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования устанавливается по сведениям индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Вся информация хранится в Федеральной базе данных ПФР. До даты регистрации сведения о стаже были представлены работодателями по форме СЗВ-К на всех работающих граждан.

По законодательству в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись гражданином, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в ПФР. К уплате страховых взносов приравниваются взносы на государственное соцстрахование до 1991 года, уплата ЕСН и ЕНВД до 2002 года.

Таким образом, полноту представленной информации о периодах работы и суммах уплаченных страховых взносов за каждый период работы граждане могут увидеть и проверить в выписке из ИЛС в Личном кабинете на сайте ПФР.

Если человек понимает, что выписка содержит неполные сведения о трудовой деятельности, как можно восстановить пробелы?

Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов.

В этом случае во внимание принимается трудовая книжка, которая является документом, подтверждающим периоды работы до даты регистрации в системе ОПС.

Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то никаких проблем с учетом стажа не возникнет.

При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение стажа принимаются справки от работодателя либо из архивного учреждения.

Это могут быть выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Следует отметить, смысл начинать поиск утраченных документов о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату. Потому что при «серой» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не платил обязательные страховые платежи в ПФР, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период. Такие обстоятельства могут привести к назначению пенсии в меньшем размере, чем тот, на который рассчитывал заявитель.

Поэтому очень важно не ждать наступления пенсионного возраста, а готовиться к выходу на пенсию заранее, до наступления права. В соответствии с действующим законодательством обязанность по предоставлению документов, необходимых для назначения, перерасчета пенсии, возложена на гражданина.

Где взять справку

Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе или оно ликвидировано?

Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки о периодах работы ехать к месту, где располагалась организация, не нужно. Помощь в истребовании нужных документов о стаже или справки о заработной плате вам окажут при необходимости специалисты ПФР. Для этого нужно обратиться в клиентскую службу с заявлением.

Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справки о стаже и заработке должен выдать правопреемник.

Если правопреемник отсутствует, тогда нужные документы необходимо разыскивать в архивах. В какой архив следует обращаться - эту информацию также вам предоставят специалисты ПФР.

При обращении в архивное учреждение заявителю приходит ответ в виде архивной справки, реже архивной выписки или копии документа. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы. В качестве документов, подтверждающих страховой стаж, используются приказы по личному составу, по основной деятельности, лицевые счета и другие документы.

Свидетели

Что делать, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?

В этой ситуации свой период работы на этом предприятии можно подтвердить только свидетельскими показаниями. Сведения о заработной плате свидетельскими показаниями не подтверждаются.

По правилам, если архивы предприятия утрачены не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период.

Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют. Для этого гражданин должен написать заявление в орган ПФР по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин. При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения пенсии.

Свидетельскими показаниями могут подтверждаться только периоды работы на территории РФ, имевшие место только до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. Следовательно, для подтверждения иных периодов (например: военная служба, период ухода за ребенком-инвалидом, период проживания супругов военнослужащих и др.) этот способ неприменим.

Зачастую, будущим пенсионерам и архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто документы не передавали. В таких случаях, если смысл обращения в суд?

К сожалению, подобная ситуация встречается довольно часто. Именно в период с 1986 по 1995 годы документы о стаже и заработке работников коммерческих организаций чаще всего не передавались в архивы.

Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов о заработке в архивах, нет.

Предусмотрены лишь процедуры подтверждения страхового стажа. А вот как подтвердить размер заработка - об этом нет нормативных документов. ПФР придерживается твердой позиции, что необходимые сведения о зарплате должны быть представлены работодателем либо архивным учреждением на основании данных лицевого счета, расчетно-платежных ведомостей и пр.

Решить данную проблему довольно сложно. Но в отдельных случаях гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском о требовании возмещения причиненного ущерба к должностному лицу (работодателю), не исполнившему свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации предприятия.

Читайте также: