Снилс в правилах внутреннего трудового распорядка

Сейчас бухгалтеры ведут всю внутреннюю документацию на небольших предприятиях и у ИП. Но за текущей работой бухгалтеру трудно своевременно учесть все требования к ведению делопроизводства. Статья поможет учесть в работе новые требования к оформлению Правил внутреннего трудового распорядка на 2020 год.

Когда в компанию приезжают инспекторы ГИТ с проверкой, в первую очередь, требуют Правила внутреннего трудового распорядка — основной локальный акт компании. Если формулировки устарели и не соответствуют закону, компанию оштрафуют. Суммы штрафов доходят до 50 тыс. руб.

В соответствии со ст. 189 Трудового Кодекса РФ Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Какие условия ПВТР необходимо проверить и при необходимости внести изменения

Теперь нельзя обязать работников выбрать банк, который удобен или выгоден компании. За это компанию оштрафуют на сумму до 50 тыс. руб. (п.6 ст. 5.27 КоАП).

— Нельзя уменьшать размер зарплаты за первую половину месяца и, например, устанавливать аванс в размере 40 процентов от оклада. Минтруд считает это дискриминацией (Письмо Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178). Зарплату за первую половину месяца работнику нужно платить пропорционально отработанному времени.

Если инспектор ГИТ при проведении проверки будет руководствоваться письмом Минтруда и сочтет, что вы занижаете сумму аванса и платите меньше, чем работник фактически заработал за первую половину месяца, компанию оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

— Кандидаты при приеме на работу не обязаны показывать СНИЛС. Вместо зеленой карточки можно предъявить бумажное или электронное уведомление, которое подтверждает регистрацию в системе индивидуального учета (Ст. 14 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Если работник нигде раньше не работал и устраивается впервые, у него на руках может не быть документа, который подтверждает регистрацию в системе персонального учета и содержит номер. Тогда уведомление за него получает работодатель. Для этого работник должен подать через компанию заявление в Пенсионный фонд об открытии индивидуального лицевого счета (Письмо Минтруда от 17.05.2019 № 21—3/В-574).

— Нельзя предоставлять отпуска только на выходные. Некоторые компании используют такой способ, чтобы избавиться от долгов по отпускам, а работники — не дожидаясь увольнения получить компенсацию за неиспользованный отпуск. Теперь это запрещено. Пропишите, что компания не предоставляет отпуск, который совпадает с выходными днями. Если работник хочет разделить отпуск на части, в каждую из них должен входить хотя бы один рабочий день. Отпускные дни можете предоставить с пятницы по воскресенье, а не с субботы по воскресенье или только на праздничные дни, как допускалось раньше (Письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754). Ответственность по ст. 5.27 КоАП до 50 тыс. руб.

— Не забудьте, что работники, у которых трое и более детей в возрасте до 12 лет, вправе уходить в отпуск в любое удобное время. Брать отпуск может как мать, так и отец, которые отработали в компании не менее полугода. Отпуск можно предоставить и раньше по соглашению сторон (ст. 262.2 ТК РФ).

Обратите внимание

Инспекторы ГИТ теперь запрашивают у компании документ, в котором прописан порядок индексации зарплаты. Такое право закрепили в новом административном регламенте.

Работодатель не вправе лишать работников законной гарантии повышения реального содержания зарплаты. Компания должна установить в локальном акте механизмы индексации, например такие, как ежегодные надбавки к окладу и премии.

Какие обязательные условия нужно включить в правила внутреннего трудового распорядка с учётом последних изменений?

Форма правил внутреннего трудового распорядка произвольная, поскольку нормативно установленной нет. В таком документе как минимум определите: порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы, время отдыха; меры поощрения и взыскания работников.

Законодательно также предусмотрены и иные обязательные условия, которые должны быть включены в указанный документ.

Ознакомьте всех работников с правилами внутреннего трудового распорядка под подпись.

Что предусмотреть в правилах внутреннего трудового распорядка

Обычно правила внутреннего трудового распорядка состоят из разделов, которые обязательно должны быть в этом локальном нормативном акте в силу требования закона, а также из дополнительных разделов, которые можно включить по вашему усмотрению с учетом специфики вашей организации.

Внимание! Многие упускают из виду, что в ч. 4 ст. 189 ТК РФ перечислены необходимые для включения в Правила разделы. Например, составляя Правила, некоторые забывают указать меры взыскания или не указывают информацию об ответственности сторон трудового договора. Однако это может вызвать вопросы у проверяющих органов. Далее мы расскажем вам обо всех необходимых разделах, которые следует включить в Правила.

Обязательно предусмотрите в Правилах следующие разделы (ч. 4 ст. 189 ТК РФ):

1) порядок приема работников;

2) порядок увольнения работников;

3) основные права работника и работодателя;

4) основные обязанности работника и работодателя;

5) ответственность работника и работодателя;

8) меры поощрения работников;

9) взыскания к работникам.

Также вы можете включить в Правила и иные положения, которые характерны для вашей организации и позволят вам урегулировать трудовые отношения (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Самое главное - они не должны ухудшать положения работников по сравнению с установленным в нормативных правовых актах, коллективном договоре, соглашениях. Иначе такие положения Правил нельзя применять (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Раздел "Порядок приема работников"

Включите информацию о документах, которые работник должен представить при приеме на работу, информацию о допуске к работе, информацию об испытательном сроке, требования к заключению трудового договора, оформлению приказа о приеме на работу, трудовой книжки.

Поскольку все эти вопросы четко регламентированы законом, вам достаточно процитировать информацию из гл. 10 и 11 ТК РФ, в частности ст. ст. 61, 65, 70 ТК РФ.

Дополнительно вы можете предусмотреть, например: заполнение специальной анкеты при приеме на работу, информацию об оформлении электронных пропусков для учета входа и выхода работника, подачу непосредственным руководителем данных в бухгалтерию о приеме нового работника

Раздел "Порядок увольнения работников"

Поскольку увольнение работников детально прописано в законе, в данном разделе рекомендуем предусмотреть следующую фразу: "Прекращение трудового договора регулируется гл. 13 Трудового кодекса РФ".

Дополнительно рекомендуем уточнить следующее: порядок передачи дел при увольнении работника (кому и как работник должен передать дела, в какие сроки), сдачу материальных ценностей и документов, оформление обходного листа (форму такого листа можно сделать приложением к правилам внутреннего трудового распорядка).

Раздел "Основные права работника и работодателя"

Основные права работника и работодателя четко прописаны в ч. 1 ст. 21, ч. 1 ст. 22 ТК РФ. Вы можете продублировать как все положения об основных правах работника и работодателя, так и некоторые из них, указав, что все остальное перечислено в указанных нормах.

На практике дополнительно включают следующие права-гарантии для работников (если принимают решение их предоставлять): медицинское страхование по программе добровольного медицинского страхования, доплату по больничному листу и др.

Раздел "Основные обязанности работника и работодателя"

Основные обязанности работника и работодателя, так же как и их права, закреплены в ч. 2 ст. 21, ч. 2 ст. 22 ТК РФ.

Вы можете продублировать как все нормы об обязанностях работника и работодателя, так и некоторые из них, указав, что все остальное перечислено в приведенных нормах.

С учетом специфики вашей организации дополнительно вы можете включить и другие обязанности работника, например: сообщать о болезни непосредственному руководителю по телефону в день, когда открыт листок нетрудоспособности, использовать сеть Интернет на рабочем месте только в рабочих целях, быть вежливым с коллегами и клиентами, соблюдать установленный в организации дресс-код.

Раздел "Ответственность работника и работодателя"

Ответственность работника и работодателя урегулирована законом. Здесь у работодателя нет возможности предусмотреть что-то сверх того, что предлагает закон.

Поэтому вы можете включить следующую формулировку в данный раздел: "Работник и работодатель несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. В частности, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. ст. 192, 193 Трудового кодекса РФ. Стороны трудового договора несут материальную ответственность в случаях и порядке, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами".

Дополнительно вы можете указать порядок привлечения работника и работодателя к ответственности. Например, чтобы описать порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности, руководствуйтесь ст. ст. 192, 193 ТК РФ.

Внимание! Иногда в этом разделе упоминают один вид ответственности. Например, указывают на дисциплинарную ответственность работника, забывая указать на материальную ответственность сторон трудового договора. Это рискованно, ведь в ч. 4 ст. 189 ТК РФ не уточняется, что достаточно указать только какой-то один вид ответственности, и контролирующие органы могут привлечь в этом случае к ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому мы предложили вам наименее рисковую формулировку.

Например, возможна ситуация, когда государственная инспекция труда посчитает, что указание одного вида ответственности недостаточно. В этом случае вас могут привлечь к ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Раздел "Режим работы"

Укажите режимы работы, которые есть в вашей организации. Описывая режим работы, учтите, что рабочее время не должно превышать 40 часов в неделю (либо установленную норму рабочего времени за определенный календарный период - месяц, квартал, год) (ч. 2, 3 ст. 91 ТК РФ). Также учтите, что норма рабочего времени у некоторых категорий работников, например у инвалидов I или II группы, меньше (ч. 1 ст. 92 ТК РФ).

Чтобы прописать режим работы, укажите, в частности (ч. 1 ст. 100 ТК РФ):

1) продолжительность рабочей недели, например: пятидневная с двумя выходными, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с выходными днями по скользящему графику;

2) продолжительность рабочего дня (смены);

3) время начала и окончания работы;

4) количество смен в сутки (если работа сменная);

5) чередование рабочих и нерабочих дней;

6) порядок введения суммированного учета рабочего времени - если такой учет требуется ввести в вашей организации в соответствии с ч. 1 ст. 104 ТК РФ (ч. 4 ст. 104 ТК РФ). Например, определите, сколько длится учетный период (ч. 1 ст. 104 ТК РФ). Если работать при суммированном учете будут по графику, рекомендуем определить в Правилах порядок утверждения графика и доведения его до работников. Например, графики сменности составляются с учетом мнения представительного органа работников (при наличии) и доводятся до сведения работников не позднее чем за месяц до введения их в действие (ч. 3, 4 ст. 103 ТК РФ).

Для некоторых специфических категорий работников Правительством РФ могут быть установлены особенности режима рабочего времени в силу ч. 2 ст. 100 ТК РФ, поэтому если у вас такие работники есть, то учтите эти особенности при составлении Правил. Например, особенности установлены для работников транспорта.

Если вы договорились, что отдельные работники будут работать по индивидуальному режиму работы, нехарактерному для вашей организации, то такой режим работы в правила внутреннего трудового распорядка включать не обязательно. Достаточно включить такой индивидуальный режим работы в трудовой договор с работником (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100 ТК РФ). Например, рекомендуем так поступить, если только у конкретного работника установлен неполный рабочий день либо ненормированное рабочее время.

Раздел "Время отдыха"

Перечислите все виды отдыха в Правилах, так как в ч. 4 ст. 189 ТК РФ не установлено, какие именно виды времени отдыха включаем, а какие нет.

Поэтому опишите подробно все виды времени отдыха, которые предоставляются работникам с учетом ст. 107 ТК РФ, а именно: перерывы в течение рабочего дня (смены), ежедневный (междусменный) отдых, выходные дни, нерабочие праздничные дни, отпуска.

Далее приводим информацию о самых распространенных видах отдыха и о том, что нужно учитывать, когда вы прописываете в Правилах информацию о них.

Перерыв для отдыха и питания (обеденный перерыв), время его предоставления и продолжительность. Минимальная его продолжительность - полчаса в день, максимальная - два часа в день. Вы можете указать, что такой перерыв не предоставляется работникам, если установленная им продолжительность ежедневной работы (смены) не превышает четырех часов. Индивидуальные условия отдельных работников вы вправе включить в их трудовые договоры, в Правила это включать не обязательно (ч. 2 ст. 57, ч. 1, 2 ст. 108 ТК РФ).

Выходные дни, предоставляемые работникам (ч. 1 ст. 111 ТК РФ). Как правило, общий выходной день - воскресенье (ч. 2 ст. 111 ТК РФ).

Например, если у работников пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями, так и укажите эти дни, например: "Работникам предоставляются выходные дни - суббота и воскресенье". Как правило, выходные дни при пятидневной рабочей неделе предоставляются подряд (ч. 2 ст. 111 ТК РФ).

Если приостановка работы в выходные дни у вас невозможна, например, при непрерывном производстве, то с учетом ч. 3 ст. 111 ТК РФ укажите очередность предоставления таких выходных. Например, по графику 2 рабочих дня/2 выходных дня или согласно графику сменности.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Укажите продолжительность такого отпуска для работников. Его минимальная продолжительность - 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Могут быть работники, которым положен отпуск длиннее (ч. 2 ст. 115 ТК РФ). Например, работникам-инвалидам положен отпуск не менее 30 календарных дней (ч. 5 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ). Чтобы не перечислять все случаи, вы можете процитировать в Правилах положения ст. 115 ТК РФ.

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Перечислите все виды дополнительных отпусков, которые предоставляются вашим работникам с учетом ст. ст. 116 - 119 ТК РФ, и укажите продолжительность этих отпусков. Например, нужно обязательно предусмотреть в Правилах продолжительность дополнительного отпуска тем работникам, которым вы установили ненормированный рабочий день (если такие положения не содержатся в вашем коллективном договоре). Продолжительность такого отпуска должна быть не менее трех календарных дней (ч. 1 ст. 119 ТК РФ).

Дополнительно обращаем внимание, что, описывая время отдыха, вы можете не указывать в Правилах информацию о нерабочих праздничных днях (Письмо Роструда от 15.05.2015 N 1168-6-1). Они устанавливаются законом.

Раздел "Меры поощрения работников"

Вы можете указать основные виды поощрений за труд - объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ч. 1 ст. 191 ТК РФ).

Если у вас предусмотрены другие меры поощрения, вы можете также их прописать в Правилах (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). Либо включить следующую формулировку: "Работодатель вправе поощрить работников иным образом".

Порядок премирования вы можете подробно не указывать в Правилах, а сделать, например, ссылку на действующее у вас Положение о премировании работников.

Раздел "Меры взыскания, применяемые к работникам"

Перечислите дисциплинарные взыскания, которые можно применить к работникам: замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Рекомендуем указать в Правилах конкретные нарушения трудовой дисциплины, за которые в вашей организации налагают дисциплинарные взыскания, а также порядок их применения и снятия дисциплинарных взысканий (ст. ст. 193, 194 ТК РФ).

Раздел "Иные вопросы регулирования трудовых отношений"

Рекомендуем указать в Правилах даты выплаты зарплаты. Тогда не нужно, например, включать это условие в трудовой договор (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). И если дата изменится, вам не придется заключать со всеми работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам. Формулировка с учетом требований ч. 6 ст. 136 ТК РФ может быть следующей: "Заработная плата выплачивается работнику каждые полмесяца. Первая часть заработной платы выплачивается 20-го числа текущего месяца, вторая - 5-го числа месяца, следующего за расчетным". Обратите внимание, что использование формулировок "не позднее" при определении даты выплаты незаконно, так как нужно определить именно конкретный день выплаты (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).

Другие дополнительные вопросы вы можете включать с учетом ч. 4 ст. 189 ТК РФ в конкретных тематических разделах.

Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс.

Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка – локальный акт, который необходим для того, чтобы сделать какие-либо правки в одном из основных документов предприятия.

Что такое «Внутренний трудовой распорядок»

Под внутренним трудовым распорядком принято понимать нормы организации труда, рабочего времени, отношений внутри коллектива, порядок поощрения и наказания сотрудников, применение служебной формы и спецодежды и прочие важные для нормального функционирования предприятия моменты.

Каждая компания вправе разрабатывать Правила внутреннего трудового распорядка индивидуально и произвольно, опираясь на собственное представление о документе, но с оглядкой на Гражданский и Трудовой кодекс РФ. Правила внутреннего распорядка – локальный документ фирмы, который имеет применение и значимость только в данном конкретном предприятии.

Невзирая на то, что Правила не являются обязательными, встречаются они достаточно часто, что вполне понятно. Этот документ помогает установить дисциплину в организации, имеет значение для повышения производительности труда, увеличения количества и качества продукции и, в общем, более глобальном смысле – способствует развитию предприятия, расширению перспектив.

Каждый человек при устройстве на работу в компанию, применяющей Правила внутреннего трудового распорядка, должен быть ознакомлен с ними под роспись.

В равной степени это касается и тех, кто работает по совместительству, приехал в командировку или проходит в организации учебную практику.

Когда принимаются Правила и зачем их менять

Документ обычно формируется в самом начале деятельности компании. Подготавливает его руководство организации совместно с юридической службой и выпускает приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка. Однако в процессе развития предприятия могут наступать условия труда, которые не регламентированы Правилами, кроме того, некоторые важные изменения могут быть и в Законодательстве. Именно в таких случаях и необходимо редактировать действующий документ.

С коррективами, появившимися в Правилах, все сотрудники компании также должны быть ознакомлены в установленном порядке.

Обязательны ли Правила к исполнению

Работники организации, независимо от их должности и статуса, обязаны выполнять Правила внутреннего трудового распорядка.

Если кто-либо из сотрудников уклоняется от их соблюдения, проявляет халатное отношение к работе, грубо нарушает нормы труда и отдыха, руководство вправе наказать такого подчиненного, вплоть до его увольнения.

Формат приказа о внесении изменений

Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка разрешается писать в произвольном виде – унифицированной формы его не существует. Однако, если в компании есть готовый образец документа, при формировании распоряжения нужно воспользоваться именно им.

Как оформить приказ

При оформлении приказа также можно опираться на собственное представление о документе. Это значит то, что написан он от руки или напечатан на компьютере, фирменный бланк использован или обычный лист бумаги — никакого значения при определении законности документа не имеет.

Оформленное в электронном виде распоряжение нужно обязательно распечатать и подписать.

Кто должен поставить подписи под документом

Расписаться в готовом приказе должны несколько человек. В первую очередь это, конечно, директор предприятия (или работник, исполняющий его обязанности).

Кроме директора, отметиться должны все те, кого приказ касается напрямую, а также сотрудники, на которых возложен контроль за его исполнением.

Без этих автографов приказ при возникновении каких-то спорных или конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненными легко будет оспорить.

Как вести учет и регистрировать

Все распоряжения, исходящие от руководства фирмы, в обязательном порядке должны регистрироваться в журнале учета, за который обычно отвечает работник, близкий к директорату. Необходимо это для того, чтобы в случае срочной надобности, при помощи журнала можно было легко и быстро отыскать нужный документ.

В журнале учёта достаточно написать название распоряжения, дату его составления и номер.

Нормы и сроки по хранению

В отношении распорядительной документации действуют стандартные правила хранения, которые применимы ко всем деловым бумагам организации.

После издания и ознакомления всех заинтересованных сотрудников с приказом о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка, его следует подшить в отдельную папку с другими такими же актами. Здесь он должен лежать период, установленный законом РФ или учетной политикой предприятия.

После того, как его актуальность и период хранения истекут, документ можно передать в архив или утилизировать (также с соблюдением прописанного регламента).

Образец приказа о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Для того, чтобы верно сформировать приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка, внимательно прочтите приведенные здесь пояснения к документу и посмотрите пример – он поможет вам в деле написания собственного распоряжения.

Первым делом в бланк включите:

• название организации;
• наименование акта, присвоенный ему номер;
• место и дату составления;
• основание и обоснование приказа (основание – это ссылка на норму закона РФ, в соответствии с которой сделано распоряжение, обоснование – непосредственная причина для составления приказа).

Затем переходите собственно к указаниям. Ключевые значения, которые нужно здесь привести:

• номер и дату выпуска Правил внутреннего трудового распорядка, в которые с помощью настоящего приказа вносятся изменения;
• сами изменения (если они не слишком значительны, в противном случае, лучше оформить их отдельным приложением);
• дату, с которой отредактированные Правила вступают в законную силу;
• должность и ФИО работника, на которого возлагается контроль за исполнением этого распоряжения.

Если есть приложения к приказу, обязательно укажите их наличие. В заключение соберите все необходимые подписи.

Можно ли изменить штатное расписание, не принимая новое? – Можно.

Допускается ли вносить изменения в унифицированную форму штатного расписания? – Да, в части добавления граф.

Обязательно ли учитывать мнение представительного органа работников при внесении изменений в правила ВТР? – Да, если он есть в организации.

Нередко работодатели производят организационные изменения в компании с нового календарного года. Чаще всего пересмотру подвергается штатное расписание компании. Кроме того, с нового года в организации может измениться режим труда и отдыха. В этом случае понадобится скорректировать еще один важный локальный акт работодателя – правила внутреннего трудового распорядка.

Меняем штатное расписание

Предположим, в наступившем году работодатель планирует ввести новую штатную единицу (или целое подразделение) либо сократить уже имеющуюся, изменить оклады, тарифные ставки, переименовать должности, подразделения и т. п. Вместе с этим возникает и необходимость обновить штатное расписание.

www.kdelo.ru