Трудовая книжка хранится в пенсионном фонде

Трудовая книжка являет собой официальный документ, в котором отображается вся рабочая деятельность гражданина.

При утрате книжки следует обязательно восстановить ее, поскольку иначе доказать информацию о трудовом стаже будет невозможно.

Бесплатно по России

Считается, что это довольно длительная процедура, связанная со сбором многих документов. Некоторые граждане, которые не имеют большого опыта работы, и вовсе заводят новый документ. Однако если стаж внушителен, то без восстановления трудовой книжки не обойтись. Особенности данной процедуры подробно рассматриваются в этой статье.

Ситуации, когда требуется восстановление

Ситуации, при которых может требоваться восстановление документа, подтверждающего стаж, разнообразны.

Среди них могут быть:

утеря книжки самим работником;
утеря работодателем;
порча бланка трудовой книжки (например, в результате механического повреждения).

Отдельно закон указывает на ситуации, когда она бывает утеряна в результате непредвиденного, форс-мажорного происшествия.

Во всех вышеперечисленных случаях важно своевременно начать восстановление документа, поскольку его наличие необходимо для:

Трудоустройства. Трудовая книжка является обязательным документом при оформлении трудовых отношений.

Подтверждения опыта работы. Многие работодатели, при подборе персонала на некоторые должности, требует от потенциальных сотрудников определенного опыта работы по специальности.

Подтверждение стажа работы. При обращении в ряд государственных органов, в частности в Пенсионный фонд России, трудовая книжка является единственным подтверждением, который содержит необходимые сведения о периодах осуществления рабочей деятельности.

Алгоритм: как восстановить трудовую книжку

Характер действий при ее утрате зависит от того, по чьей вине она была потеряна. Это может быть как сам ее владелец, так и работодатель.

Если она была испорчена или пропала из-за халатных действий (бездействия) сотрудников кадровой службы, то и обязанность по ее восстановлению возлагается на организацию.

Так, при установлении данного факта работнику необходимо написать в адрес работодателя соответствующее заявление с указанием необходимости выдать дубликат. Организация обязана за свой счет приобрести бланк и разослать запросы по предыдущим местам трудоустройства своего сотрудника. Это нужно для определения общего стажа. Срок изготовления дубликата составляет 2 недели.

Законодательством установлен особый порядок восстановления бумаг, которые были утеряны по причине форс-мажорных обстоятельств. Для этого работодатель собирает комиссию, состоящую из представителей профсоюзов и государственных органов, которая устанавливает стаж работников в особом, упрощенном порядке.

Если же она была утеряна по вине самого сотрудника, то в этом случае все мероприятия, связанные с ее восстановлением, должны производится им самостоятельно и за свой счет.

Данную процедуру следует выполнять по следующему алгоритму:

Сбор необходимых документов с организаций, где гражданин был трудоустроен ранее. Для подтверждения факта трудоустройства у конкретных работодателей могут потребоваться следующие бумаги:

договора;
заверенные копии приказов;
расчетные листы.

Подача пакета документов на изготовление дубликата. По общему правилу, изготовить дубликат обязана кадровая служба по последнему месту работы. Соответственно, с пакетом необходимых документов следует обращаться именно туда. На последнем месте работы и выдадут новую книжку.

Самостоятельно вносить записи в бланк нельзя. Это может быть приравнено к подделке документа.

Через пенсионный фонд

Если стаж работника не очень большой (менее 5 лет), то можно восстановить ее через ПФР. Для этого следует подать в адрес фонда соответствующее заявление. В течение 10 дней сотрудники фонда предоставят информацию обо всех организациях, где заявитель был трудоустроен в течение последних пяти лет.

Через «Госуслуги или МФЦ

Дубликат через МФЦ оформить невозможно, поскольку, как было сказано ранее, он изготовляется по последнему месту работы.

Однако через данное учреждение можно отправить запросы в ПФР или государственные архивы в целях получения справок для подтверждения стажа работы.

Портал «Госуслуги» также предоставляет возможность заказать выписку их ПФР, содержащую информацию о местах и периодах работы, за которые производились отчисления.

Через государственный архив

Обращение в государственный архив приобретает смысл не всегда, а только в случае, если организация, где ранее трудился работник, была ликвидирована. Для этого подается заявление в произвольной форме. Если в архиве не имеется необходимых заявителю данных, то ему выдается соответствующий документ, а уже на основании его он вправе обратиться в суд.

Если есть ксерокопия

Если на руках у гражданина имеется заверенная копия трудовой книжки, то никаких дополнительных документов ему собирать не нужно. Если же имеется не заверенная, а простая ксерокопия, то никакой юридической силы данный документ не имеет, использовать его для оформления дубликата нельзя.

Трудовая книжка – значимый документ для любого работника, поскольку именно в нем указаны все сведения о периодах работы и необходимом стаже. При утрате следует незамедлительно озаботиться оформлением дубликата. Как следует из данной статьи, эта процедура не столь сложна, как принято считать.

Интересное видео

Важные моменты в процессе восстановления документа смотрите в видео:

Ответы юристов

В УПФР с нее снимут копию и вошьют ее в Ваше пенсионное дело. Оригинал трудовой книжки обязаны Вам вернуть, т.к. не исключается возможность Вашего трудоустройства в дальнейшем, при этом отсутствие трудовой книжки способно затруднить такое трудоустройство и даже помешать ему. Идите на клиентскую службу своего УПФР и решайте вопрос.

Вопрос № 17286144

Я прошел все регистрации для оформления пенсии. Что мне сейчас нужно сделать?

Ответы юристов

Нужно лично обратиться в территориальное подразделение ПФР по месту регистрации. Если зарегистрированы временно, это не важно, в ПФР вас все равно обязаны принять. Если Вы живете в одном городе, а работаете в другом, обратитесь в Пенсионный фонд по месту фактического проживания.

Назначение страховой пенсии по старости в случае, предусмотренном частью 6 статьи 22 Федерального закона "О страховых пенсиях", социальной пенсии по инвалидности и социальной пенсии по старости в случаях, предусмотренных пунктом 1 статьи 22 Федерального закона "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", производится территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации, осуществляющим выплату пенсии, без истребования от пенсионера заявления о назначении пенсии на основании данных, имеющихся в распоряжении территориального органа Пенсионного фонда Российской Федерации, в том числе документов, поступивших от федеральных учреждений медико-социальной экспертизы. Территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации в течение 10 рабочих дней со дня вынесения решения о назначении страховой пенсии по старости извещает данное лицо о назначении ему указанной пенсии способом, позволяющим определить факт и дату направления извещения (Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 17 ноября 2014 г. N 884 н)

Вопрос № 16437569

Не берут документы в России на оформление пенсии, ссылаются, что нет внутреннего паспорта России. Копия загранпаспорта им не подходит. Живу в германии оформила все документы через консульство, где сказали, что больше ничего не надо и все документы в порядке. Что делать?

Ответы юристов

--- Здравствуйте уважаемый посетитель сайта, консультацию нужно готовить! Поднимать ФЗ и давать ответ, а это платная услуга. Вы можете обратиться лично к ЛЮБОМУ юристу, и Вам подготовим консультацию на платной основе, на основании "Гражданского кодекса Российской Федерации (часть вторая)" от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 23.05.2016) ГК РФ Статья 779. консультацию подготовим после поступления оплаты. Удачи вам и всего хорошего, с уважением юрист Легостаева А.В.

Граждане, проживающие за границей Российской Федерации, могут получать пенсию по линии Пенсионного фонда России, реализуя свое право по трем вариантам: •

новое назначение пенсии гражданам, выехавшим за рубеж до наступления права на пенсионное обеспечение.

Этот вариант может быть реализован только при условии наличия гражданства РФ. Если иностранец, работавший в России, выехал из страны, к примеру, до наступления пенсионного возраста, пенсия ему не может быть назначена, если другое не предусмотрено международным договором.

• восстановление выплаты пенсии, которая была назначена в соответствии с российским законодательством.

Этот вариант распространяется как на граждан России, так и на иностранных граждан, и на лиц без гражданства, т. е. если иностранцу в России была назначена пенсия, при желании он будет продолжать получать ее при выезде из России.

• установление и выплата пенсии на основании международных соглашений (договоров) Российской Федерации в области пенсионного обеспечения.

При выходе на пенсию можно выбрать вариант выплаты средств пенсионных накоплений и получить их в виде срочной, единовременной или бессрочной пенсионной выплаты.

Единым требованием для продления выплаты российской пенсии является ежегодное подтверждение факта нахождения гражданина в живых.

Документы, необходимые для получения российской пенсии за рубежом и выданные иностранными органами (должностными лицами), должны быть легализованы в установленном порядке, если другое не предусмотрено международным договором (соглашением) Российской Федерации.

НОВОЕ НАЗНАЧЕНИЕ ПЕНСИИ Такой вариант возможен, если гражданин переехал жить за рубеж до наступления права на назначение трудовой пенсии по старости по российскому законодательству.

Важное условие для нового назначения пенсии гражданам, выехавшим за рубеж, – наличие российского гражданства.

Заявление о назначении пенсии необходимо подать в территориальный орган Пенсионного фонда России по месту регистрации (в том числе временной).

Если место жительства не подтверждено регистрацией, тогда – в территориальный орган Пенсионного фонда России по месту своего пребывания.

Граждане России, выехавшие на постоянное жительство за ее пределы и не имеющие подтвержденного регистрацией места жительства и места пребывания на территории России, подают заявление о назначении пенсии непосредственно в Пенсионный фонд России: 119991, Москва, ул. Шаболовка, д. 4.

Документы для назначения пенсии:

• заявление о назначении пенсии и о выплате пенсии – заполняются два бланка;

• копия российского паспорта;

• копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС); • документы о страховом стаже: трудовая книжка (оригинал) либо четкая, читаемая копия трудовой книжки, либо оригиналы справок о периодах работы;

• справка о заработной плате за любые 5 лет подряд трудовой деятельности. Справка должна содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество лица, которому выдается документ, основания выдачи, а также информацию об отчислении взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации (если справка представляется за период с 1991 по 2001 год). Справка о заработной плате должна быть подписана руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверена печатью. Представляется в оригинале;

• копия военного билета. Предоставляется в случае прохождения военной службы. В случае отсутствия военного билета может быть представлена справка военного комиссариата о периоде прохождения военной службы; • копия документа об изменении фамилии. Предоставляется в случае изменения фамилии при вступлении в брак, расторжении брака;

• копия свидетельства о рождении ребенка. Предоставляется в случае нахождения неработающей матери в отпуске по уходу за детьми до достижения ими возраста полутора лет;

• документ, подтверждающий место постоянного жительства гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации: выдается Российским консульским загранучреждением или компетентным органом (должностным лицом) иностранного государства (во втором случае – удостоверенный надлежащим образом). Все копии документов заверяются в Российском консульском загранучреждении. Подать заявление с документами можно лично, по почте или через представителя, чьи полномочия должны быть оформлены в нотариальном порядке

По вопросу обмена «внутренних» общегражданских паспортов гражданина РФ.

В соответствии с правовыми актами Российской Федерации, выдача и замена паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации (так называемых "внутренних паспортов"), относится к компетенции Министерства внутренних дел Российской Федерации и осуществляется только на территории России.

Выдача и замена паспорта гражданина Российской Федерации ("внутреннего") консульскими учреждениями Российской Федерации за рубежом не предусмотрена.

Согласно пункту 10 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. №828, выдача и замена паспортов производится органами внутренних дел по месту жительства граждан в России.

Граждане, постоянно проживающие за пределами Российской Федерации и снявшиеся с регистрационного учета в России, освобождаются от обязанности оформлять "внутренние" паспорта по достижении определенного законодательством возраста, а также в случае смены ФИО.

Для граждан Российской Федерации, постоянно проживающих за пределами Российской Федерации и находящихся на территории России временно, документом, удостоверяющим личность, является загранпаспорт. Для данной категории лиц регистрация по месту пребывания на территории Российской Федерации осуществляется по заграничным паспортам.

Гражданам, не имеющим места жительства на территории Российской Федерации, в том числе проживающим за пределами Российской Федерации, выдача и замена "внутренних" паспортов производится по месту их пребывания на территории Российской Федерации. Лица, не имеющие регистрации по месту жительства или по месту пребывания, могут обращаться для получения или замены "внутренних" паспортов в паспортно-визовые подразделения органов внутренних дел по месту фактического пребывания на территории Российской Федерации.

Данное положение действует и после окончания срока замены паспортов гражданина СССР на паспорта гражданина Российской Федерации.

Учитывая изложенное, при обращении граждан в органы внутренних дел по месту фактического проживания на территории Российской Федерации им может быть выдан паспорт гражданина Российской Федерации ("внутренний") на основании документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации (заграничного паспорта).

Согласно действующему законодательству, заграничный паспорт является основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации при выезде из Российской Федерации и въезде в Российскую Федерацию.

Граждане, выходящие на пенсию, часто сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы за 90-е годы прошлого века. Предприятия меняли собственников, многие закрывались и открывались новые. Были ситуации, когда работодатели исчезали вместе со всей документацией предприятия, оставляя своих работников без возможности подтвердить стаж работы и заработок, которые требуются для назначения пенсии. Что делать человеку, если трудовая книжка утеряна, предприятие ликвидировано, а отыскать документы в архивах шансов практически нет?

Консультации по этим вопросам дала Евгения Очертарова, главный специалист–эксперт отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц ОПФР по Бурятии.

Трудовая книжка и ИЛС

Какие периоды работы включаются в страховой стаж при назначении пенсии? И так ли важна сегодня трудовая книжка?

С 2015 года при назначении пенсии периоды работы как до регистрации, так после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования устанавливается по сведениям индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Вся информация хранится в Федеральной базе данных ПФР. До даты регистрации сведения о стаже были представлены работодателями по форме СЗВ-К на всех работающих граждан.

По законодательству в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись гражданином, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в ПФР. К уплате страховых взносов приравниваются взносы на государственное соцстрахование до 1991 года, уплата ЕСН и ЕНВД до 2002 года.

Таким образом, полноту представленной информации о периодах работы и суммах уплаченных страховых взносов за каждый период работы граждане могут увидеть и проверить в выписке из ИЛС в Личном кабинете на сайте ПФР.

Если человек понимает, что выписка содержит неполные сведения о трудовой деятельности, как можно восстановить пробелы?

Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов.

В этом случае во внимание принимается трудовая книжка, которая является документом, подтверждающим периоды работы до даты регистрации в системе ОПС.

Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то никаких проблем с учетом стажа не возникнет.

При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение стажа принимаются справки от работодателя либо из архивного учреждения.

Это могут быть выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Следует отметить, смысл начинать поиск утраченных документов о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату. Потому что при «серой» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не платил обязательные страховые платежи в ПФР, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период. Такие обстоятельства могут привести к назначению пенсии в меньшем размере, чем тот, на который рассчитывал заявитель.

Поэтому очень важно не ждать наступления пенсионного возраста, а готовиться к выходу на пенсию заранее, до наступления права. В соответствии с действующим законодательством обязанность по предоставлению документов, необходимых для назначения, перерасчета пенсии, возложена на гражданина.

Где взять справку

Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе или оно ликвидировано?

Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки о периодах работы ехать к месту, где располагалась организация, не нужно. Помощь в истребовании нужных документов о стаже или справки о заработной плате вам окажут при необходимости специалисты ПФР. Для этого нужно обратиться в клиентскую службу с заявлением.

Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справки о стаже и заработке должен выдать правопреемник.

Если правопреемник отсутствует, тогда нужные документы необходимо разыскивать в архивах. В какой архив следует обращаться - эту информацию также вам предоставят специалисты ПФР.

При обращении в архивное учреждение заявителю приходит ответ в виде архивной справки, реже архивной выписки или копии документа. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы. В качестве документов, подтверждающих страховой стаж, используются приказы по личному составу, по основной деятельности, лицевые счета и другие документы.

Свидетели

Что делать, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?

В этой ситуации свой период работы на этом предприятии можно подтвердить только свидетельскими показаниями. Сведения о заработной плате свидетельскими показаниями не подтверждаются.

По правилам, если архивы предприятия утрачены не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период.

Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют. Для этого гражданин должен написать заявление в орган ПФР по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин. При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения пенсии.

Свидетельскими показаниями могут подтверждаться только периоды работы на территории РФ, имевшие место только до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. Следовательно, для подтверждения иных периодов (например: военная служба, период ухода за ребенком-инвалидом, период проживания супругов военнослужащих и др.) этот способ неприменим.

Зачастую, будущим пенсионерам и архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто документы не передавали. В таких случаях, если смысл обращения в суд?

К сожалению, подобная ситуация встречается довольно часто. Именно в период с 1986 по 1995 годы документы о стаже и заработке работников коммерческих организаций чаще всего не передавались в архивы.

Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов о заработке в архивах, нет.

Предусмотрены лишь процедуры подтверждения страхового стажа. А вот как подтвердить размер заработка - об этом нет нормативных документов. ПФР придерживается твердой позиции, что необходимые сведения о зарплате должны быть представлены работодателем либо архивным учреждением на основании данных лицевого счета, расчетно-платежных ведомостей и пр.

Решить данную проблему довольно сложно. Но в отдельных случаях гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском о требовании возмещения причиненного ущерба к должностному лицу (работодателю), не исполнившему свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации предприятия.

Потеря трудовой книжки – всегда проблема, особенно для работника. Но далеко не все плохо, если вы работали даже у нескольких работодателей.

Вы можете восстановить трудовую книжку несколькими способами, но самый легкий и выгодный из них – восстановление через ПФР. О том, как достаточно просто и быстро это сделать, и пойдет речь в настоящей статье.

Трудовая книжка – что это и для чего

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – не просто бланк для внесения записей работодателями, это еще и практически главный документ работника.

Именно трудовая книжка может подтвердить стаж и опыт работы, именно по ней начисляется пенсия по выработке лет, и именно трудовая книжка необходима при возникновении трудовых споров между работодателем и работником.

Но нередко случается так, что трудовая книжка теряется, например, ввиду непредвиденных обстоятельств, таких как пожар или природные катаклизмы, либо же теряется по неосторожности – забыли где-то документы или же их украли.

В любом случае, восстанавливать трудовую книжку нужно, хотя занятие это и долгое, мучительное и затратное, особенно, если вы переезжали из города в город и часто меняли работодателей.

Но в целом, при помощи Пенсионного Фонда трудовую книжку можно восстановить буквально за один или два месяца.

В зависимости от того, по чьей вине была утеряна трудовая книжка, и правила ее восстановления, а также алгоритм действий будет значительно отличаться.

Что делать, если работодатель потерял трудовую?

Работодатель сам занимается восстановлением.

При приеме на работу, работник предоставляет своему будущему работодателю трудовую книжку, которая на протяжении всего периода работы хранится у него и выдается работнику на руки только при увольнении.

Если трудовая книжка была утеряна или же испорчена по вине работодателя, то он не только обязан своими силами восстановить документ работника, но и несет ответственность за виновные действия.

Работодатель может потерять трудовую либо по своей прямой вине – по халатности, либо же в случае стихийного бедствия или ЧП. При потере трудовых в последнем случае, как правило, теряются книжки всех сотрудников.

В таком случае, специальная комиссия субъекта занимается восстановлением документов, в случае же потери ввиду халатного отношения, работодатель обязан сам восстановить документ работника, а также он несет при этом дисциплинарное наказание.

Однако работник после уведомления о потере трудовой обязан составить на имя руководителя соответствующее заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Иной порядок для начала восстановления трудовой книжки не предусмотрен.

К тому же, работник обязан подтвердить свой трудовой стаж до момента устройства к настоящему руководителю. Вопрос о том, как все это должно происходить, никак не урегулирован законом.

Способы восстановления

При утере трудовой книжки самим работником, ввиду различных причин, вся ответственность за восстановление документов лежит на нем самом.

Единственный путь восстановления трудовой в таких случаях – запрос данных от всех прежних работодателей.

Но поскольку многие работники достаточно часто меняют работу, метод этот ненадежный, да и сильно трудоемкий. Кроме того, может случиться и так, что прежние компании и организации были сокращены либо же ликвидированы. В таком случае восстановление данных невозможно.

Именно в этих ситуациях можно обратиться в Пенсионный Фонд для получения дубликата трудовой книжки в максимально короткие сроки.

Восстановление по копии

Копия и дубликат разные понятия.

Восстановление трудовой книжки по его копии в принципе возможно, но при этом должно быть соблюдено несколько условий, а именно:

Копия должна быть хорошего качества;
На копии должны присутствовать все страницы трудовой книжки, начиная от первой (титульного листа) и заканчивая последней записью;
Копия трудовой в обязательном порядке должна быть заверена нотариально.

Только в этом случае можно быстро и легко восстановить трудовую книжку, не затрачивая много сил и времени. Восстановление трудовой в этом случае происходит по определенному алгоритму, о котором следует сказать подробнее.

Этапы восстановления

При восстановлении трудовой книжки через заверенную копию документа, следует выполнить следующую последовательность действий:

Направить настоящему руководителю заявление с просьбой выдать дубликат трудовой и приложить к нему заверенную копию трудовой. Направлять такое заявление лучше всего через секретаря, либо же через почту заказным письмом. Делается это для того, чтобы в случае отказа в восстановлении трудовой книжки или же игнорирования просьбы, были доказательства направления такого заявления работодателю для суда;
Дождаться решения работодателя о выдаче дубликата трудовой книжки и получить непосредственно дубликат на руки, либо же сразу предоставить книжку руководителю.

Таким образом, восстановить трудовую книжку при помощи работодателя, а вернее получить ее дубликат можно достаточно просто, но только в том случае, когда имеющаяся у вас копия трудовой соответствует определенным параметрам.

Получение дубликата в ПФР

Порядок действий для получения дубликата.

Если же копии трудовой книги у вас нет или она вызывает сомнения, а запросить данные от всех прежних руководителей не представляется возможным, то в этом случае можно обратиться в Пенсионный Фонд для получения дубликата документа.

Для этого следует выполнить следующее:

найти виновного. В зависимости от того, по чьей вине была утеряна трудовая, будет отличаться и остальной алгоритм действий по восстановлению. При вине работодателя, он обязан самостоятельно собрать все данные. Если же книжку потерял сотрудник, то он должен самостоятельно предоставлять нужные сведения;
предоставить выписку или копию трудовой, если такая имеется. Желательно, если они будут заверены нотариусом либо же организацией;
представить все имеющиеся документы о трудоустройствах – копии приказов о принятии и увольнении, справки, дополнительные соглашения и так далее;
написать заявление о получении сведений из архива через ПФР. Услуга предоставляется полностью бесплатно. Но при этом определенных сроков ее оказания нет. Как правило, поиски затягиваются не больше месяца, хотя в некоторых случаях могут достигать и полугода;
получение сведений из ПФР и передача их своему руководителю для последующей выдачи дубликата книжки.

Таким образом, восстановление трудовой через ПФР – возможность быстро и бесплатно получить все требуемые сведения. Однако время на такую процедуру может потребоваться немало, если возникнут какие-либо проблемы.

Особенности при оформлении дубликата

Ситуации, в которых восстановить трудовую нельзя.

Оформление трудовой книжки через ПФР имеет как свои преимущества, так и недостатки. В целом же, этот способ достаточно простой, не затратный и легкий. Однако, есть некоторые особенности, при которых восстановление данных через ПФР невозможно, например:

вы несколько раз меняли фамилию или имя;
вы работали за границей;
вы являетесь лицом без гражданства либо же работали неофициально;
ваш работодатель не уплачивал соответствующие отчисления и так далее.

Таким образом, и при восстановлении через ПФР далеко не всегда можно 100% гарантировать получение всех сведений для получения дубликата.

Бывают и случаи, когда по определенным причинам, в восстановлении трудовой книжки через Пенсионный Фонд отказывают. Кстати подобные отказы можно обжаловать в вышестоящие органы власти, если для этого есть основания.

В целом, восстановить трудовую книжку при ее потере или порче возможно. Но в некоторых случаях, могут возникать затруднения при получении данных. Поэтому, чтобы избежать лишних проблем и бумажной волокиты, лучше всего своевременно, при каждой смене работодателя делать заверенную копию трудовой, а также бережно ее хранить наряду с остальными документами.

Только в этом случае, можно избежать проблем с трудовой книжкой, а соответственно и с последующим трудоустройством и начислением пенсии.

Из этого видео вы узнаете об особенностях восстановления трудовой книжки.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

В Пенсионном фонде России заявили, что все трудовые книжки россиян оцифрованы. Сведения о своих сотрудниках раз в год обязаны предоставлять все предприятия, а сотрудники ПФР должны заносить их в систему. За счет оцифровки этих сведений пенсии россиянам могут назначаться дистанционно, по онлайн-заявлениям, для этого не потребуется приносить в отделение ПФР документы в бумажном виде.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Несмотря на то, что ПФР уже перевел в электронный вид трудовые книжки россиян, от бумажных документов пока никто не отказывается. Многие малые компании в отдаленных регионах, а также фермерские хозяйства, семейные предприятия и фрилансеры могли не учесть принятые нововведения и не успеть передать сведения о трудовой деятельности граждан. К тому же законопроект об электронных трудовых книжках Госдумой пока не принят. Его предполагается внести на обсуждение в весеннюю сессию.

Согласно законопроекту Минтруда, в тестовом режиме электронные трудовые будут действовать в течение 2020 года: с 1 января работодатели начнут передавать сведения о работниках в информационную систему ПФР, а с 2021 года это станет обязательным для всех работодателей. Также, согласно тексту этого документа, каждый работник вправе подать заявление на ведение книжки в традиционном бумажном формате.

Как отметил ранее глава Минтруда Максим Топилин, использовать бумажные документы россияне смогут и после 2021 года. По его словам, у человека должно быть право пользоваться бумажной трудовой книжкой столь долго, сколько он сам посчитает нужным. Такого же мнения придерживается и заместитель председателя Совета Федерации, секретарь генсовета «Единой России» Андрей Турчак, который на этой неделе анонсировал внесение законопроекта о внедрении в России электронных трудовых книжек. Политик предлагает не делать переход на электронные книжки поголовным, а дать гражданам право выбрать между бумажным и электронным вариантами.

Президент России Владимир Путин также ранее заявлял, что полный отказ от бумажных трудовых книжек в стране окажется возможен тогда, «когда к этому будут готовы все». По словам президента, большинство россиян привыкли к бумажным трудовым, несмотря на развитие современных технологий.

Стоит ли хранить бумажные трудовые книжки после введения электронных?

По словам эксперта по трудовому праву, государственного инспектора труда Федеральной службы по труду и занятости Ольги Ерошенковой, до полного перехода на электронные книжки бумажную версию лучше сохранять. «Электронные трудовые книжки будут храниться в единой системе ПФР, они будут надежным гарантом безопасности данных, как и любое программное обеспечение, которое становится более надежным с каждой новой версией. Но в период их введения возможны какие-то сбои», — объясняет она.

Для чего может понадобиться бумажная версия трудовой книжки?

Недостающие сведения могут повлиять на начисление пенсии. Традиционная бумажная трудовая книжка может стать доказательством в суде либо в случаях, когда сведения о работе потерялись. Однако, как заявляют в Пенсионном фонде, электронные трудовые книжки скорее облегчат жизнь гражданам. Благодаря им при поступлении на работу можно будет подавать все необходимые документы в цифровом виде. Кроме того, работники в любое время смогут получить данные о записях работодателя в своей трудовой.

Журнал: Всё для кадровика
Год: 2010
Автор: Житникова Дарья Владимировна
Тема: Документы кадровой службы, Ответственность работодателя
Рубрика: Есть проблема? Вот решение

Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (извлечение) 3. Федеральный закон от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Росийской Федерации» (извлечение) 4. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I (извлечение) 5. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (извлечение) 6. Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (извлечение) 7. Постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (извлечение) 8. Постановление Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 17/19пб «Об утверждении Правил обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Росс 9. Постановление Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 16/19па «Об утверждении Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях Письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0 Письмо ПФР от 29.12.2005 № 25-19/14554 «О представлении подлинника трудовой книжки»

Аникин работает в ООО «Сервис Плюс» бухгалтером с 2003 г Скоро ему исполнится 60 лет. В связи с этим он обратился в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства с заявлением о назначении ему трудовой пенсии по старости. К заявлению среди прочих документов Аникин приложил копию трудовой книжки, заверенную печатью организации. Однако сотрудник отделения сообщил Аникину, что этого недостаточно, нужно также предоставить оригинал трудовой книжки или ее копию, заверенную нотариусом.

Придя на работу, Аникин обратился в отдел кадров с просьбой выдать ему трудовую книжку на руки для представления в отделение Пенсионного фонда РФ. Начальник отдела кадров сообщила Аникину, что она несет ответственность за сохранность трудовых книжек и отвечать за утерю или порчу трудовой книжки сотрудниками отделения Пенсионного фонда РФ или самим работником не желает. Ставя в разговоре точку, она сказала, что вообще не вправе выдавать работнику трудовую книжку, если тот продолжает работать. А если хочет получить ее на руки - пусть увольняется.

Неужели для того, чтобы оформить пенсию, работник должен уволиться?

Скажем сразу: для того, чтобы работнику, достигшему § пенсионного возраста, была назначена трудовая пенсия по старости, его увольнение не требуется. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах в зависимости от возраста (ст. 3 Трудового кодекса РФ, в далее - ТК РФ). Поэтому достижение работником пенсионного возраста и назначение ему трудовой пенсии по старости не являются основаниями для его увольнения. Мужчина, достигший возраста 60 лет при наличии у него не менее 5 лет страхового стажа имеет право на трудовую пенсию по старости (ст. 7 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»). Реализация данного права не зависит от того, работает он или нет.

Итак, работник вправе обратиться за назначением трудовой пенсии, не прекращая трудовых отношений. Как же тогда быть с трудовой книжкой?

НЕ ЗАБЫТЬ!

Оформить приказ о назначении ответственного за хранение и выдачу трудовых книжек

По общему правилу трудовая книжка работника должна храниться у работодателя. Законодательство регламентирует возможность выдачи работнику трудовой книжки на руки только в одном случае - при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»). В иных случаях работодатель обязан выдавать работнику лишь копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил).

Получается, что в период действия трудового договора работодатель вправе отказать работнику в выдаче оригинала трудовой книжки. Но

Запрета на выдачу работнику по его просьбе оригинала трудовой книжки в законе нет. Поэтому теоретически по его просьбе (желательно, чтобы она была выражена в письменной форме) вы можете выдать ему трудовую книжку на определенный срок под расписку. Конечно, если рискнете взять на себя ответственность за ее дальнейшую судьбу. Помните, ответственность за сохранность трудовой книжки (даже если она и находится у работника на руках) по-прежнему лежит на вас как специально уполномоченном лице работодателя (письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Именно поэтому многие кадровики отказываются выдавать трудовые книжки работникам, опасаясь, что трудовые книжки будут испорчены или утеряны либо самим работником, либо сотрудниками органов Пенсионного фонда РФ (далее - ПФР). В принципе это нормальная реакция кадровиков. Кто захочет нести ответственность за действия других людей?

А ЧТО ЗА ЭТО БУДЕТ?

Нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи влечет за собой (ст. 5.27 КоАП РФ):

В качестве еще одного аргумента при отказе выдавать подлинники трудовых книжек, считая требования сотрудников отделений ПФР незаконными, кадровики указывают на п. 13 Перечня. В нем говорится, что в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки) и среднемесячном заработке и подлинники или копии других документов, содержащие достоверные сведения и выданные компетентными органами или должностными лицами. Но в данном случае следует признать, что сотрудники отдела кадров не правы. Ошибка вызвана неправильным толкованием данной нормы.

НАШ СОВЕТ

Если вы решились выдать работнику трудовую книжку, попросите его указать в заявлении причину выдачи и срок возврата трудовой книжки, а также обязательство сохранить ее в неизменном виде.
Пусть он поставит в заявлении отметку о получении трудовой книжки, дату и подпись

ПФР в письме от 29.12.2005 № 25-19/14554 разъясняет это положение: подлинник трудовой книжки не относится к документам, постоянно находящимся в распоряжении органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, для подтверждения права на трудовую пенсию. В то же время данная норма не освобождает гражданина от необходимости предъявить в орган ПФР оригинал трудовой книжки при обращении за установлением трудовой пенсии.

И все же, если работодатель имеет право отказать работнику в выдаче подлинника трудовой книжки, законно ли требование ПФР о предоставлении ее оригинала или копии, но нотариально заверенной? Оказывается, что да.

ИЗ РАЗГОВОРА С СОТРУДНИКОМ ПФР

Кадровик: Вы можете принять у наших сотрудников копии трудовых книжек, которые мы заверим у директора печатью организации?

Сотрудник ПФР: Нет, мы принимает только оригинал. если работник работает, то после проверки трудовая книжка будет возращена.

Кадровик: А вы знаете, что требовать оригинал незаконно? Человек работает по трудовому договору, и ответственность за трудовые книжки несет работодатель. Фактически я.

Сотрудник ПФР: Мы все понимаем.
Не волнуйтесь, Пенсионный фонд - серьезная организация, ничего с документом не случится.

Кадровик: Я, конечно, тоже все понимаю, но еще раз - ответственность за хранение трудовых книжек несу я! Поэтому мне бы не хотелось выдавать трудовую книжку.

Сотрудник ПФР: Скажите, а вы готовы взять на себя ответственность за подлинность документа, отсутствие исправлений, потертостей и прочих ошибок и нарушений? Ведь за правильность назначения трудовой пенсии ответственность несете не вы, а мы, и поэтому нам необходимо убедиться, что трудовая книжка работника соответствует установленным требованиям.

Кадровик: Хорошо! Если копия будет заверена нотариусом, вы ее примете без оригинала?

Сотрудник ПФР: Да.

При обращении в органы ПФР за назначением трудовой пенсии гражданин должен предъявить, в частности, документы о страховом стаже (п. 2-4 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (далее - Перечень), утв. постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 16/ 19па). Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, включаемые в страховой стаж для назначения трудовой пенсии, является трудовая книжка (ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», ст. 66 ТК РФ, п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555).

В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи безвозмездно выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ, п. 7Правил). Вот только копии документов, заверенные организацией, имеют юридическую силу не для всех (п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»). Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные органами ПФР, а не организацией-работодателем (письмо ПФР от 29.12.2005 №25-19/14554).

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные органами ПФР или нотариусом

При приеме документов сотрудник органа ПФР сличает подлинники представленных документов с их копиями, фиксирует выявленные расхождения, дает оценку содержащимся в документах сведениям, их соответствию данным индивидуального (персонифицированного) учета, а также правильности оформления документов (п. 11 и 12 Правил обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утв. постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 №17/19пб). Кроме того, если гражданин представляет незаверенную копию трудовой книжки вместе с оригиналом, то сотрудник органа ПФР при принятии документов может заверить копию печатью данного органа.

Учтите, что на территории РФ верность копий документов и выписок из них свидетельствуют нотариусы, а также должностные лица местного самоуправления и консульских учреждений РФ, уполномоченные на совершение таких действий (ст. 1, 35-38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от п.02.1993 №4462-1). Поэтому для органов ПФР юридической силой также обладают представленные копии документов, в т. ч. трудовых книжек, за веренные нотариально.

Нотариус может заверить копию трудовой книжки либо в нотариальной конторе (в этом случае вам придется лично идти к нотариусу), либо в отделе кадров организации.

Резюме

Требование ПФР о предоставлении подлинника трудовой книжки законно. Вместо подлинника может быть предоставлена только копия трудовой книжки, заверенная нотариально. Выбор за вами – выдать книжку работнику под расписку, отнести ее в отделение ПФР самостоятельно или заверить копию трудовой книжки у нотариуса.

Так как нотариальное заверение копии трудовой книжки не является обязательным требованием закона, то приготовьтесь оплачивать нотариальный тариф (ст. 22 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее - Основы)).

За свидетельствование верности копии трудовой книжки или выписки из нее придется заплатить нотариальный тариф в размере 10 руб. за страницу копии или выписки (ст. 22.1 Основ). Если же нотариус приедет в офис, то размер тарифа увеличится в полтора раза. Плюс придется возместить его фактические транспортные расходы.

Читайте также: