Где в зуп заполнить пфр

Автор: Дарья Волохова, бухгалтер-консультант компании «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», март 2020 г.

В связи с внесением изменений в ТК РФ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, был реализован функционал по оформлению Заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности и автоматическому заполнению отчетов СЗВ-ТД и СТД-Р.

Заявление о переходе на ЭТК в «1С»

Основные изменения, вносимые Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ в ТК РФ в рамках проекта «Цифровая экономика», заключаются в следующем:

работодатель должен формировать и предоставлять необходимую информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудников в ПФР для ее хранения на соответствующих информационных ресурсах;

сотрудники организации до 31 декабря 2020 г. должны подать письменные заявления, указав свой выбор: о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности;

сотрудники, которые подали заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, в будущем имеют право подать новое заявление о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности, в то время, как обратный порядок законодательно не предусмотрен;

в том случае, если работники подали заявление о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности, работодатель должен выдать им на руки их трудовые книжки, таким образом, сняв с себя ответственность по их ведению и хранению.

Для того чтобы сформировать соответствующие заявление по сотрудникам, необходимо зайти в раздел «Отчетность, справки» или «Кадры» – «Электронные трудовые книжки», где при создании выбрать «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Чтобы сформировать данные заявления, следует с помощью подбора указать необходимых сотрудников и в табличной части выбрать соответствующий вид заявления (ведение бумажной или электронной трудовой книжки). Именно в данной форме предусмотрена печатная форма заявления.


Настройка «Отозвано» предусмотрена для тех случаев, когда сотрудник изначально подал заявление на ведение бумажной трудовой книжки, а после изменил решение в пользу электронной. В такой ситуации в первом заявлении проставляется галка в графе «Отозвано» и вводится новое заявление.

Отчетность СЗВ-ТД и СТД-Р

Начиная с 1 января 2020 г., каждый работодатель обязан до 15 числа месяца, следующего за отчетным, предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД, которая утверждена Постановлением ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Согласно п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, отчет СЗВ-ТД подается в ПФР лишь в тех случаях, когда в организации произошли следующие события:

прием на работу;

кадровый перевод на иную постоянную работу;

подача заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, либо о предоставлении сотруднику сведений о трудовой деятельности, то есть ведение трудовой книжки в электронном виде;

изменение наименования страхователя;

присвоение сотруднику квалификации, специальности, второй и последующей профессии;

лишение права занимать определенную должность, в соответствии с постановлением суда.


В свою очередь, отчет СТД-Р необходимо формировать в двух случаях:

по запросу сотрудника, в соответствии с правилами, приведенными в ч. 1 ст. 62 ТК РФ;

в случае окончательного расторжения трудового договора, при условии, что сотрудник ранее подал заявление о ведении электронной трудовой книжки.

Для того чтобы отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р заполнялись автоматически, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» необходимо в соответствующих кадровых документах проставить галку «Отразить в трудовой книжке».

Также в документах приема на работу появилась новая графа «Трудовая функция».


Указание данного пункта необходимо для корректного заполнения графы 5 СЗВ-ТД «Код выполняемой функции (при наличии)», который должен соответствовать коду профессионального стандарта. Код должен заполняться страхователями с 2021 г. при наличии соответствующего профессионального стандарта.

Для того чтобы оформить отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р, необходимо зайти в раздел «Отчетность, справки» или «Кадры» – «Электронные трудовые книжки», где при создании выбрать соответствующую форму. Для автоматического заполнения формы СТД-Р необходимо указать сотрудника в верхней части документа.

В свою очередь, для автоматического заполнения СЗВ-ТД следует нажать кнопку


«Заполнить», после чего в отчете будут отражены все сотрудники, по которым произошли те или иные кадровые изменения (при условии, что установлена галка «Отразить в трудовой книжке»). С помощью данной формы, пользователь может выгрузить, распечатать или отправить отчет напрямую в ПФР, воспользовавшись элементами управления, находящимися на командной панели.

Для того чтобы просмотреть, какие именно кадровые изменения отразились в отчете, необходимо дважды нажать на строчку соответствующего сотрудника – откроется новая форма «Мероприятия», в которой есть возможность корректировать автоматически заполненные данные и добавлять новые виды мероприятий вручную.


В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ, организации имеют право на то, чтобы подать форму СЗВ-ТД на бумажном носителе, но лишь в том случае, если общая численность сотрудников не превышает 25. Если же работников в организации больше, то отчетность подается в ПФР только в электронном виде.

С наступлением периода сдачи кадровой отчетности по электронным книжкам стал актуален вопрос, как заполнить СЗВ-ТД в 1С ЗУП 3.1? На конец 2019 года данный функционал еще не появился, а заполнять форму вручную, особенно в крупных организациях, запредельно долго. Однако, с начала 2020 года данный процесс автоматизирован и добавлен с обновлением в программу «Зарплата и управление персоналом». Рассмотрим детально, где найти данный отчет, а также порядок его заполнения.

Условия сдачи отчетности по форме СЗВ-ТД.

Сотрудникам по работе с персоналом стоит помнить, что сдача нового отчета по форме СЗВ-ТД не зависит от того, ведется ли с 2020 года на работников бумажная трудовая или они дали согласие на переход к электронной версии. Отправке в ПФР подлежат кадровые события по всем сотрудникам, если они связаны:

  • С увольнением из компании;
  • С приемами в организацию;
  • А также с кадровыми переводами, которые фиксируются в трудовой книжке.
  • С подачей заявления от персонала о выборе способа ведения записей их трудовой деятельности (электронно или на бумаге).

За отчетный период принимается календарный месяц. Как следствие, в 2020 году по всем вышеперечисленным событиям в компании (если были) до 15 числа следующего месяца заполненная форма должна быть передана в ПФР. А вот, с 2021 по таким мероприятиям, как прием и увольнение необходимо отчитываться в течение суток (не позднее следующего за событием дня).

Важно:

Если движения по кадрам не было, и не поступало заявлений с выбором книжки, то сдавать отчет по форме СЗВ-ТД не нужно.

Стоит отметить, что при первой сдаче отчета по конкретному сотруднику в список мероприятий вносится текущие событие и последнее по нему в данной организации. Исключения составляют приемы на работу, так как гражданин прежде трудился не в этой компании.

В свою очередь, способ сдачи отчетности зависит от числа сотрудников и может быть:

  • Если в компании трудоустроено менее 25 человек, то на бумаге или в электронном виде;
  • Если численность персонала в организации превышает 25 человек, то только электронно.

При этом бумажная версия заверяется печатью предприятия, а также подписью руководителя. А вот для отправки в цифровом формате, документ необходимо подписать ЭЦП.

Подготовка к заполнению отчета СЗВ-ТД.

Одно лишь то, что функционал по работе с электронными книжками добавлен в конфигурацию «Зарплата и управление персоналом», еще не гарантирует полную работоспособность и правильное формирование отчетности. Прежде чем приступать к заполнению отчета СЗВ-ТД в 1С ЗУП необходимо уточнить версию установленной программы. Возможность создания соответствующей формы добавлена только с 10.01.2020 года в релизе ЗУП 3.1.12.113. Ка следствие, изложенная в статье информация актуальна для данной и более поздних версий. Если организация использует прежние релизы, то потребуется обновить конфигурацию или воспользоваться альтернативным вариантом для создания СЗВ-ТД.

Вместе с тем, стоит помнить, что любые отчеты формируются на основании введенных в программу данных.

Чтобы получить корректную форму СЗВ-ТД в 1С ЗУП, потребуется:

1. В настройках перейти в раздел «Организации» и ввести реквизиты идентично учредительным документам:

  • Название предприятия;
  • Номер в ПФР;
  • Идентификационный номер ИНН;
  • Код КПП;
  • Должность, ФИО руководителя.

2. Провести уточнение и, если необходимо, скорректировать персональные данные сотрудников:

  • Имена, Отчества, Фамилии;
  • Дату рождения каждого из них;
  • Номера СНИЛС;

Чтобы сократить время для данного процесса лучше воспользоваться предназначенным для подобных операций отчетом. Он называется «Личные данные сотрудников» и расположен в подразделе кадровых отчетов.

3. Правильно и в полном объеме вносить кадровые документы в ходе штатных изменений:

Все происходящие события по кадрам необходимо заносить в программу. Иначе они не будут переданы в ПФР, так как не попадут в отчет.

Где найти в 1С ЗУП СЗВ-ТД?

Убедившись в том, что реквизиты организации, а также данные по персоналу включая кадровые события по сотрудникам введены корректно, можно переходить к формированию табличной части. Перед тем, как сделать отчет СЗВ-ТД в 1С ЗУП, стоит учесть, что в список попадут только те мероприятия, в которых проставлена отметка «Отразить в трудовой книжке». Данный флажок можно найти в карточке кадровых документов (увольнение, прием, перевод) справа от поля «Трудовая функция».


Если какие-либо события отсутствуют в отчете, то первым делом стоит проверить наличие проставленного флажка. Как правило, в кадровых документах по увольнению и приему он установлен автоматически. Но только для мероприятий, созданных после обновления на актуальную версию программы. Введенные ранее события лучше проверить и отредактировать самостоятельно. А вот, такой раздел, как кадровый перевод, следует в любом случае проверить и проставить отметку вручную. Данный вид документа отличается от остальных тем, что часто отражает события, которые не следует добавлять в СЗВ-ТД, например, изменение тарифной ставки и увеличение оклада.

Стоит отметить, что кроме упомянутого чек-бокса, в кадровых документах дополнительно имеется поле «Наименование документа». В нем указывается вид внутреннего документа, ставшего основанием для инициализации кадрового мероприятия, например, распоряжение или приказ. Если поле оставляется пустым, то графа 7 отчета по умолчанию заполнится значением «Приказ».

Итак, найти в 1С ЗУП СЗВ-ТД можно по следующему расположению:

  • В меню выбрать пункт «Отчетность, справки» или «Кадры»;
  • Открыть раздел «Электронные трудовые книжки»;
  • Зайти в «Отчетность по физлицам»;
  • Кликнуть по кнопке «Создать»;
  • В списке найти и выбрать «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД»;

В качестве альтернативного пути к отчету можно использовать раздел «1С-Отчетность».

Как заполнить СЗВ-ТД в 1С ЗУП?

Как уже говорилось ранее для корректного заполнения формы в тех кадровых документах, которые необходимо отразить в отчете должна стоять галка «Отразить в трудовой книжке». На ее наличие может влиять и человеческий фактор, особенно в случаях, когда с базой работают несколько специалистов. Далее, чтобы сделать отчет СЗВ-ТД в 1С 8.3 ЗУП понадобится:

  • Перейдя в раздел отчетности воспользоваться кнопкой «Создать»;
  • Отметить из списка форму СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности);
  • Если в базе ЗУП ведется две и более компаний, выбрать нужную;
  • Проверить дату создания. Автоматически она заполняется на текущий день. Но если требуется, можно указать любую;
  • Выбрать месяц и год, за который сдается отчет;
  • Кликнуть по кнопке «Заполнить»;
  • Далее произойдет автоматическое создание таблицы на основании добавленных в конфигурацию кадровых событий, в том числе данные руководителя, а также реквизиты.

Если в списке отсутствуют некоторые события, их можно добавить в ручном режиме, кликнув по кнопке «Подбор».

После того, как табличная часть будет полностью готова, документ необходимо записать и провести. Как следствие, с отчетом станут доступны следующие действия:

  • Отправка на печать;
  • Выгрузка в качестве документа в электронном виде;
  • Прямая отправка через интернет в ПФР с использованием сервиса «1С-Отчетность», если он подключен.

Вопрос клиента: Как в программе 1С:Зарплата и управление персоналом заполнить Заявление о ведении трудовой книжки?

Ответ: В разделе Кадры нужно выбрать журнал документов Электронные трудовые книжки:



Далее по кнопке Создать нужно выбрать Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности:



В форме документа указывается организация (1), дата (2), список сотрудников. По кнопке «Заполнить» автоматически добавляются сотрудники, которые еще не написали заявление о ведении трудовой книжки. Также добавить сотрудников можно по кнопкам «Подобрать» или «Добавить»:



Следует обратить внимание, что дата документа – это дата, когда сотрудник написал заявление о ведении трудовой книжки. Эта дата передается в ПФР и заполняется в СЗВ-ТД. В печатном виде отчета видна форма ведения книжки и дата заявления:



Начиная с релиза 3.1.14.208 в программу добавлена возможность указать в документе «Приказ о приеме на работу» способ ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя и дату подачи заявления. Заполнение данных реквизитов станет доступным, когда проставлена галочка «Отразить в трудовой книжке»:



При проведении документа в программе заполняется информация о том, что данные о ведении трудовой книжки уже были переданы в ПФР. При заполнении Заявления о ведении трудовой книжки сотрудник не будет попадать в список тех, кому еще не оформлено заявление.

В Заявлении о предоставлении сведений о трудовой деятельности в колонке «Вид заявления» нужно выбрать вариант заявления (бумажная трудовая книжка или сведения в электронной форме):



По кнопке «Заявление» можно распечатать созданные заявления:



Так как заявление не имеет утвержденной формы, разработчики 1С предложили свой вариант заявления, который при необходимости можно исправить. На печать выводится 2 заявления. Одно – на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном варианте (статья 66 ТК РФ), второе – ведение сведений в электронном виде (статья 66.1 ТК РФ):



Вместе с заявлением на печать выводится произвольная форма уведомления, которую при необходимости можно скорректировать:



Если в программе настроена учетная запись и заполнены адреса электронной почты сотрудников, то заявление можно разослать на почту, для этого в заявлении нужно нажать на кнопку «Рассылка заявлений»:



В отчет СЗВ-ТД заявления заполняются автоматически и отражаются в табличной части отчета:



В файле выгрузки видна форма ведения трудовой книжки, а также дата заявления о ведении трудовой книжки, которые передаются в ПФР:


Сегодня я хочу рассказать вам о заполнении в 1С:Зарплата и управление персоналом еще одного отчета – отчета по форме СЗВ-К.
"Пенсионный" просит работодателей предоставить такой отчет на тех работников, на кого в их базе отсутствуют сведения о трудовом стаже до 2002 г. И в последнее время уже несколько наших клиентов обратились к нам с просьбой о помощи в заполнении этой формы, поэтому мы решили раскрыть эту тему на нашем сайте.

Рассматривать заполнение этого отчета мы будем в программах 1С:ЗУП 8 редакции 3.1 и 2.5, а также в программе 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3. В версии 2.0 1С:Бухгалтерия этот отчет отсутствует.
Итак, начнем по порядку с программы 1С:ЗУП 8, ред. 3.1. Здесь отчет можно найти в разделе Отчетность, справки перейдя в список пачек, реестров и описей ПФР:


Здесь мы создаем новый документ и среди предложенных программой вариантов находим нужный Пачка документов СЗВ К:


В открывшемся документе сначала заполняем организацию и состав документа, а затем, воспользовавшись кнопкой Добавить или Подбор, табличную часть.


Теперь нам надо заполнить сведения о трудовом стаже этого сотрудника. Для этого кликаем два раза левой кнопкой мыши по строке табличной части. При этом откроется окно редактирования данных СЗВ-К. Здесь мы по кнопке Добавить вводим сведения о работе сотрудника, согласно его трудовой книжки. Вид деятельности выбираем из предопределенного справочника.


После того, как мы заполнили все необходимые сведения в нижней части этого окна нажимаем на кнопку Заполнить и программа автоматически подсчитает сотруднику общий трудовой стаж:


После этого нажимаем на кнопку Ок и возвращаемся в исходный документ.
По кнопке Печать выводим форму СЗВ-К:


Также есть возможность отправить этот отчет из программы. Для этого достаточно подключить сервис 1С-Отчетность:


Этот отчет в з-ей версии Бухгалтерии заполняется аналогично. А найти его можно в разделе Зарплата и кадры, также раскрыв список пачек, реестров и описей ПФР:


Далее все аналогично рассмотренному примеру:


Теперь рассмотрим, где найти и как заполнить отчет по форме СЗВ-К в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 2.5.
Сначала откроем карточку того физического лица, сведения на которого нас просили предоставить. В верхней строке нажимаем на кнопку Трудовая деятельность и в открывшейся форме в верхней части заполняем сведения согласно трудовой книжке сотрудника. (Чтобы добавить строку кликните правой кнопкой мыши в вернем поле окна и нажмите на кнопку Добавить)


Теперь перейдем к формированию отчета. На закладке ПФР можно сразу перейти в список сведений о трудовом стаже:


Или перейти в общий журнал документов персонифицированного учета:


И в общем журнале создавать этот отчет по кнопке Добавить, выбрав нужную форму в списке:


Открыв новый документ и заполнив все данные в верхней части окна, подбираем нужного нам сотрудника в табличной части и нажимаем на кнопку СЗВ-К:


В открывшемся окне нажимаем на кнопку Заполнить по трудовой деятельности:


В результате будет заполнены периоды трудовой деятельности и сведения о стаже. Теперь надо заполнить нижнюю часть документа, воспользовавшись соответствующей кнопкой:


Программа автоматически посчитала общий трудовой стаж:


Нажимаем ОК и теперь мы можем распечатать отчет или отправить его из программы в ПФР:


Хочу заметить, что если вам не хочется возиться с заполнением трудовой деятельности в карточке физического лица, то вы также можете ввести сведения о стаже при формировании СЗВ-К, для этого в окне Ввод данных СЗВ-К надо начинать заполнение со второго поля. Сведения автоматически попадут в верхнюю часть этого окна. А нижнюю часть заполните также по кнопке Заполнить:


А вот пользователей программы 1С:Бухгалтерия 8, редакция 2 придется огорчить. Этот отчет в программе не предусмотрен.
Надеюсь, теперь вы легко справитесь с требованием ПФР о предоставлении сведений о трудовом стаже ваших сотрудников.
Спасибо, что вы с нами.
Ваш консультант, Виктория Буданова
Руководитель службы заботы

Буданова Виктория

Вопрос «Как заполнить СЗВ-ТД в 1С ЗУП?» в 2020 году стал актуальным для каждого работодателя. В этой статье мы расскажем, как заполнить СЗВ-ТД в программе, а также разберем ошибки формирования отчета и дадим ответы по самым актуальным проблемам.

Когда и как нужно сдавать СЗВ-ТД

Сдавать отчет СЗВ-ТД нужно независимо от того, ведете вы с 2020 года на работника «инновационную» электронную трудовую книжку или «старую» бумажную. В ПФР необходимо отправить информацию о кадровых событиях, связанных с:

  • увольнением работников,
  • их приемом на работу,
  • кадровыми переводами, фиксируемыми в трудовой книжке;
  • с подачей заявления работника о выборе способа ведения записей его трудовой деятельности (в электронном виде или бумажном).

Отчетный период по СЗВ-ТД — календарный месяц. Поэтому в 2020 году по всем вышеназванным событиям необходимо передать СЗВ-ТД в ПФР до 15 числа следующего месяца. А с 2021 года по событиям «прием» и «увольнение» придется отчитаться в течение суток — не позже следующего дня.

Если перечисленных выше событий по сотруднику не было, сдавать отчетность СЗВ-ТД не нужно.

Способ сдачи формы СЗВ-ТД зависит от количества работников:

  • если у вас трудятся менее 25 чел., можно сдавать как бумажный отчет, так и электронный;
  • если в вашей организации работают 25 чел. и больше, СЗВ-ТД сдается только в электронном формате с подписанием ЭЦП.

На бумажном СЗВ-ТД проставляется печать, если она используется в организации.

Как подготовиться к заполнению СЗВ-ТД в 1С

Чтобы ваш отчет был корректно заполнен, необходимо:

  • В настройках 1С: ЗУП перейти в раздел «Организации» и завести следующие реквизиты в соответствии с учредительными документами:
    • название организации,
    • номер в ПФР,
    • ИНН,
    • КПП,
    • должность и ФИО руководителя.
  • Проверить и при необходимости скорректировать персональные данные каждого работника:
    • ФИО,
    • дату рождения,
    • СНИЛС.

В целях удобства и сокращения временных затрат воспользуйтесь отчетом «Личные данные сотрудников», расположенным в кадровых отчетах.

  • Правильно и полностью отражать кадровые изменения в программе. В тех кадровых документах, которые нужно показать в СЗВ-ТД, необходимо поставить галку «Отразить в трудовой книжке».

Невыполнение одного из перечисленных выше условий приведет к тому, что отчет СЗВ-ТД создастся неверно либо совсем не сформируется.

Как заполнить отчет СЗВ-ТД в 1С: ЗУП

Для того чтобы сформировать отчет СЗВ-ТД в 1С 8.3 ЗУП, нужно:

  • перейти в раздел с отчетностью и нажать кнопку «Создать»;
  • выбрать из списка отчетов форму СЗВ-ТД (если в вашей базе ведется учет нескольких организаций, не забудьте выбрать верную);
  • проверьте дату создания (автоматически проставляется текущий день, но можно выбрать любую дату);
  • проставьте месяц и год, за который сдаете отчетность;
  • нажмите кнопку «Заполнить».

После этого таблица отчета СЗВ-ТД сформируется автоматически — на основании добавленных в программу кадровых событий, реквизитов компании и информации о руководителе.

Теперь проверьте отчет, и если в списке событий что-то отсутствует, недостающие события можно добавить вручную по кнопке «Подбор».

Готовый СЗВ-ТД нужно записать и провести, после чего вы сможете:

  • отправить его на печать;
  • выгрузить электронный документ;
  • воспользоваться прямой отправкой через интернет в ПФР через сервис «1С-Отчетность» (в случае его подключения).

А теперь разберем вопросы, связанные с заполнением СЗВ-ТД в 1С 8.3 ЗУП.

Вопросы по СЗВ-ТД, создаваемой в 1С: ЗУП

Вопрос Ответ
В какой версии программы возможно заполнение отчета СЗВ-ТД в 1С: ЗУП? Возможность создания СЗВ-ТД в 1С предусмотрена с 10.01.2020 года в релизе ЗУП 3.1.12.113 и более поздних версиях.

Найти в 1С ЗУП СЗВ-ТД можно по следующему пути:

  1. В меню выбираем «Отчетность, справки» или «Кадры».
  2. Открываем раздел «Электронные трудовые книжки».
  3. Заходим в «Отчетность по физлицам».
  4. Кликаем по кнопке «Создать».
  5. Находим и выбираем «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД».

Либо выбираем СЗВ-ТД в разделе «1С-Отчетность»

Это можно сделать, нажав в справочнике клавишу «Еще» и затем последовательно выбрать в открывающихся окнах «Изменить форму» и «Ссылка».

Чтобы отразить отмену этих сведений в программе, во вкладке «Мероприятия» в поле «Дата отмены» установите дату. После этого в печатной версии СЗВ-ТД в графе 10 по соответствующей строке проставится знак «X».

  • использован неверный формат файла или некорректная электронная подпись,
  • указан неуникальный СНИЛС,
  • не заполнены обязательные поля (Ф. И. О. руководителя и должность).

Подводим итоги

  • Отчет СЗВ-ТД в 1С 8.3 ЗУП заполняется только в релизе 3.1.12.113 и более поздних версиях.
  • Для обеспечения безупречности процесса автоматического создания отчета СЗВ-ТД следует провести подготовительную работу по проверке введенных в 1С данных, а также соблюдать правила заполнения формы и придерживаться технических требований программы к отражению информации, попадающей в этот отчет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Ох и навели шумихи эти электронные трудовые книжки! И хоть о них начали говорить ещё год назад, интерес к этой теме усилился, когда подошло время сдачи первых отчётов, отражающих кадровые изменения. В статье рассмотрим порядок работы с новыми формами в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.

Наверно, вы неоднократно работали с сотрудниками, теряющими бумажные трудовые книжки и приносящими дубликаты? А сколько случаев ведения нескольких трудовых одновременно? И это я молчу про неверные или некорректные записи, сделанные предыдущими кадровиками. Благодаря переходу на электронные трудовые книжки, эти ситуации уходят в историю.

Ещё одним плюсом является то, что хранение трудовых больше не нужно обеспечивать работодателю. Ведь когда в организации работает 10 человек, это не составляет особого труда. А вот если 300 – становится проблематично.

Для работников тоже есть свои плюсы в переходе на электронные версии книжек. Во-первых, это защита работника от недобросовестных работодателей. Ведь теперь у работника будет возможность проверить своё трудоустройство. Во-вторых, данный вид трудовых книжек обеспечивает более надёжную сохранность данных. И в-третьих, при дистанционном трудоустройстве теперь не будет необходимости отправлять по почте свою трудовую книжку.

С 2021 года для впервые принимаемых на работу сотрудников предусмотрена выдача лишь электронных трудовых книжек. А вот у сотрудников, имеющих бумажный экземпляр есть выбор, сделав который, они обязаны до 31 декабря 2020 года уведомить своего работодателя с помощью заявления. В связи с этим, работодатели должны донести всю информацию, связанную с переходом на электронные трудовые книжки, до своих сотрудников под их личную подпись.

После получения от работника заявления, его необходимо ввести в программу и включить в соответствующие отчётные формы. Рассмотрим ввод данного заявления в 1С: ЗУП.

Для начала, необходимо проверить, какой релиз программы у вас установлен. Для этого в правом верхнем углу выберите пункт меню «О программе».

В открывшемся окне в пункте «Конфигурация» указан номер установленного релиза программы. Для 1С: ЗУП редакция 3 он должен быть не меньше 3.1.12.113.

После проверки актуальности программного продукта переходим в раздел «Отчётность, справки» и выбираем пункт «Электронные трудовые книжки».

В открывшемся окне нажимаем на кнопку «Создать» и из выпадающего списка выбираем «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». При помощи кнопки «Подбор» или кнопки «Добавить» нужно внести списком сотрудников, от которых были получены заявления о переходе на электронные трудовые книжки или, наоборот, о сохранении бумажного носителя. В одном заявлении можно указывать работников, выбравших разные варианты, как на рисунке ниже.

Хочется напомнить, что если сотрудник выбрал переход на электронную трудовую книжку, то в дальнейшем нельзя будет передумать и вернуться к бумажному экземпляру.

При получении заявления работодатель выдаёт бумажную трудовую книжку на руки работнику и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником такого заявления.

При вводе заявлений в программу есть возможность их распечатать. Для этого необходимо нажать на кнопку .

Если сотрудник сделал выбор в пользу бумажной книжки, то в заявлении указывается статья 66 ТК РФ. А если выбор пал на электронную версию, то необходимо ссылаться на статью 66.1 ТК РФ.

Второй документ, недавно реализованный в 1С – это форма ежемесячной отчётности СЗВ-ТД, которую мы впервые будем сдавать уже 17 февраля 2020 года. Данный отчёт нужно представлять только тем предприятиям, у которых имели место кадровые перемещения и увольнения в январе 2020 года. А также те, кто получил от своих работников заявления с выбором формы трудовой книжки. Вводится данный документ при помощи кнопки «Создать» и выбором из выпадающего меню пункта «Сведения о трудовой деятельности работника, СЗВ-ТД». Для того, чтобы форма заполнялась в автоматическом порядке необходимо в кадровых документах устанавливать флаг «Отразить в трудовой книжке». Для рассмотрения заполнения формы СЗВ-ТД я создам три кадровых документа: приём на работу, кадровый перевод и увольнение.

Если забыть установить флаг об отражении операции в трудовой книжке, то форма автоматически заполнена не будет. Вернёмся к созданию отчёта СЗВ-ТД. Его можно ввести из пункта «Электронные трудовые книжки», либо с раздела «Кадры», либо с «Отчётность, справки». В открывшемся окне выберем отчётный период и нажмём на кнопку «Заполнить».


Программа заполнит табличную часть сотрудниками, по которым были кадровые передвижения. Так же по двум из них заранее были введены заявления о переходе на электронную трудовую книжку, либо о сохранении ими бумажного носителя. Эти заявления тоже попали в форму отчётности в автоматическом порядке. Если дважды кликнуть на конкретную строку, откроется окно с более подробной информацией о сотруднике и его мероприятиях.


После проведения отчёта его можно распечатать по кнопке «СЗВ-ТД», выгрузить или отправить, предварительно проведя проверку. Все необходимые кнопки реализованы в верхней части формы и работаю так же, как и в других отчётах.

И последний документ, который мы рассмотрим – это форма СТД-Р, которая вошла в перечень справок, выдаваемых сотруднику при увольнении. Так же данную форму работник имеет право запросить в случае необходимости подтверждения трудового стажа, например, при согласовании кредита в банке. То есть СТД-Р заменит нам в дальнейшем заверенную копию бумажной трудовой книжки. Сформировать её можно, как из окна «Электронные трудовые книжки» при помощи кнопки «Создать», так и на основании работника в справочнике «Сотрудники» (раздел «Кадры»).

Если СТД-Р вводить на основании сотрудника, то в открывшемся окне автоматически будут заполнены персональные данные работника, организация, в которой он трудоустроен, дата заполнения и сведения о расторжении трудового соглашения.

В верхней части окна есть стандартная иконка с изображением принтера, при помощи которой выводится печатная форма документа.

Автор статьи: Алина Календжан

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Поиск, обзор и навигация

ПУБЛИКАЦИИ
Подготовка отчетности по персонифицированному учету в «1С Зарплата и управление персоналом 8»

  • О ФИРМЕ
  • УСЛУГИ
  • ПРАЙС-ЛИСТ
  • ПУБЛИКАЦИИ
  • КОНТАКТЫ

Подготовка отчетности по персонифицированному учету в «1С Зарплата и управление персоналом 8»

Добавил(а) Казанцев К.А., Казанцев А.П.


Сведения о работниках, их страховом стаже и заработной плате передаются организациями в Пенсионный Фонд РФ (ПФР) ежегодно не позднее 1 марта. В соответствии с последними законодательными изменениями в 2010 году сдача сведений о персонифицированном учете должна будет производиться каждые полгода, а начиная с 2011 года - и вовсе ежеквартально. Сведения о персонифицированном учете могут быть поданы как в бумажном, так и электронном виде. О том, каким образом осуществляется ведение персонифицированного учета в программе "1С Зарплата и управление персоналом 8" (1С ЗУП8), пойдет речь в этой статье.

Отчетность в ПФР

В соответствии с действующим российским законодательством организации должны ежегодно подавать в ПФР сведения о страховом стаже и начисленных взносах по каждому работнику за предыдущий отчетный период (с 2010 года периодичность подачи сведений 2 раза в год, а начиная с 2011 году - 4 раза). Состав информации, предоставляемой в ПФР, регламентируются ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. №27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее Закона).

Кроме того, в соответствии со ст. 9 "Сведения о застрахованных лицах, предоставляемых страхователем" Закона, организация предоставляет в ПФР сведения о работниках в следующих случаях:

  • при начальной регистрации застрахованных лиц для индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования;
  • при приеме на работу граждан или при заключении с ними договоров гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы, не имевших до этого страхового стажа и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  • при ликвидации, реорганизации юридического лица, прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, снятии с регистрационного учета в качестве страхователя - работодателя адвоката, нотариуса, занимающегося частной практикой;
  • при утрате работающим у него застрахованным лицом страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  • при изменении сведений о работающих у него застрахованных лицах.

Состав предоставляемой информации о работниках регламентируется ст.6 "Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица" Закона. Передача сведений о застрахованных лицах осуществляется по специальным формам, утвержденных Постановлением Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 №192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению".

Ежегодно в ПФР предоставляются следующие отчетные формы:

  • Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных лиц (форма СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2);
  • Опись передаваемых в ПФР документов (форма АДВ-6-1);
  • Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма АДВ-11);
  • Список застрахованных лиц (в произвольной форме).

В случаях, предусмотренных ст.9 Закона, в ПФР предоставляются следующие формы:

  • Анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);
  • Заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2);
  • Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3).

Предоставление информации в ПФР о персонифицированном учете допускается как в бумажном, так и в электронном виде. При этом нужно иметь в виду, что для организация, число работников которых превышает 100 (а с 2011 года - 50 ) человек, предоставление данных в электронном виде является обязательным. Для подготовки данных для передачи в ПФР в электронном виде можно воспользоваться программным обеспечением, предоставляемым Пенсионным фондом, но удобнее использовать программный продукт, с помощью которого организация ведет кадровый учет и расчет заработной платы и налогов.

Ведение персонифицированного учета в "1С Зарплата и управление персоналом 8"

Для ведения персонифицированного учета в конфигурации 1С ЗУП8 предусмотрены следующие документы:

Анкета застрахованного лица. Документ (рис.1) предназначен для передачи в отделение ПФР данных форм АДВ-1 сотрудников организации, не имеющих страховых номеров ПФР.


Рисунок 1 Анкета застрахованного лица

Список сотрудников в документе может быть заполнен автоматически (по кнопке ) сотрудниками, не имеющими страховых номеров. Документ позволяет вывести на печать формы АДВ-1 и опись документов по форме АДВ-6-1.

Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства. Документ (рис.2) предназначен для передачи в отделение ПФР форм АДВ-2 (в случае изменения анкетных данных, например, со сменой фамилии) или форм АДВ-3 (в случае потери сотрудником страхового свидетельства). Документ позволяет вывести на печать формы АДВ-2 и АДВ-3, а также опись документов по форме АДВ-6-1.


Рисунок 2 Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства

Список сотрудников заполняется вручную, при этом в колонке "Дата получения свидетельства" указывается дата последнего по времени получения свидетельства этим сотрудником, если это произошло в нашей организации, в противном случае поле остается пустым. При помощи команды "Заполнить" заполняется информация на двух других закладках, при этом данные на закладке заполняются только для тех сотрудников, для которых была указана дата получения свидетельства и в информационной базе присутствует передававшаяся ранее документами "Анкета застрахованного лица" или "Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства" информация на этих сотрудников.

Сведения о трудовом стаже и заработке СЗВ-4. Это документ (рис.3), соответствующий пачке документов, передаваемых в ПФР. Начиная с 2002 года, в отделения ПФР представляются:

  • форма СЗВ-4-1 - сведения о сотрудниках, у которых в течение отчетного года были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии (отражаются в таблице Стаж работы за отчетный период) либо при необходимости выделения отдельных периодов работы (периодов ухода за детьми, отпуска без сохранения содержания и т.д.);
  • форма СЗВ-4-2 - сведения о сотрудниках, не имеющих в течение отчетного года каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите Территориальные условия формы АДВ-6-1.

Документ обычно заполняется автоматически при формировании данных для передачи в ПФР по всем сотрудникам организации в документе "Передача СЗВ-4 в ПФР". Возможно также и ручное заполнение документа, например, в случае, когда учет в программе ведется не с начала отчетного периода, и соответственно в программе отсутствуют данные о страховом стаже и начисленных суммах страховых взносов.


Рисунок 3 Сведения о страховом стаже и взносах СЗВ-4

Внимание! Для редактирования данных о стаже и страховых взносах текущего сотрудника непосредственно из документа можно воспользоваться кнопкой "Редактировать СЗВ-4".

Передача СЗВ-4 в ПФР. Документ (рис.4) является аналогом ведомости уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (АДВ-11), которая представляется по итогам расчетного периода (года), а также в течение года вместе с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 с типом сведений "назначение пенсии".

В табличной части "Пачки" указываются передаваемые в ПФР пачки документов СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, при этом в табличном поле "Состав пачки" отражаются сотрудники, включенные в активную пачку СЗВ-4. В табличной части отражаются все данные о расчетах с ПФР по всей организации, вне зависимости от того, по скольким сотрудникам подаются сведения СЗВ-4-1 (СЗВ-4-2), включая суммы начисленных и уплаченных за текущий расчетный период взносов, суммы задолженности на начало и конец расчетного периода в разрезе лет образования задолженности (переплаты).

Как правило, используется следующий порядок заполнения документа "Передача СЗВ-4 в ПФР":

  • пачки СЗВ-4 формируются по кнопке "Сформировать";
  • сформированные пачки проводятся по кнопке "Провести пачки";
  • заполняются расчеты с ПФР по кнопке "Заполнить". Сумма задолженности по расчетам с ПФР на начало и конец отчетного года, а также сумма уплаты страховых взносов корректируются вручную.


Рисунок 4 Передача СЗВ-4 в ПФР

Сведения о трудовом стаже застрахованного лица (СЗВ-К). Форма СЗВ-К (рис.5) содержит данные о периодах трудовой деятельности сотрудников до 01 января 2002 года. Документ позволяет вывести на печать форму СЗВ-К, а также опись документов по форме АДВ-6-1.


Рисунок 5 Сведения о трудовом стаже застрахованного лица до 01.01.2002 (СЗВ-К)

Внимание! Для редактирования данных о трудовой и иной общественно полезной деятельности до 01.01.2002 текущего сотрудника непосредственно из документа можно воспользоваться кнопкой "Редактировать СЗВ-К".

Передача заявлений ДСВ-1 в ПФР. Документ предназначен для формирования файлов с данными форм ДСВ-1 сотрудников организации, желающих уплачивать добровольные страховые взносы в ПФР. В соответствии с положениями Федерального закона от 30.08.2008 г. № 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений" начиная с 1.10.2008 г. сотрудники могут через своего работодателя подавать заявления о добровольном вступлении в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии.

Реестр застрахованных лиц форма ДСВ-3. Реестр застрахованных лиц составляется на каждое платежное поручение, которым перечисляются дополнительные взносы, удержанные из зарплаты сотрудников по их заявлениям, и/или взносы работодателя на накопительную часть трудовой пенсии своих сотрудников. Составленные реестры ежеквартально представляются в территориальные органы ПФР.

Внимание! Все вышеуказанные документы при проведении автоматически проверяются на корректность введенных данных, при этом соответствующие формы отчетности не могут быть выведены на печать, пока не будут устранены все ошибки в заполнении.

В каждом документе предусмотрена возможность формирования файла для передачи в ПФР. Для формирования файла данных для передачи в ПФР предназначена кнопка "Записать файл на диск". При нажатии на эту кнопку пользователю будет предложено указать каталог, в который будет записан файл. Имя файла формируется автоматически в соответствии с инструкцией по заполнению форм отчетности (Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 №192п).

Типовой алгоритм формирования отчетности в ПФР с помощью 1С ЗУП 8

В общем случае, может быть предложена следующая последовательность действий по формированию отчетности в ПФР с использованием программного продукта 1С: ЗУП8:

  1. Расчет данных за отчетный период (документы "Начисление заработной платы", "Расчет ЕСН" (с 2010 года "Начисление страховых взносов" и "Уплата страховых взносов"), документы, регистрирующие отклонения в работе "Начисления по больничному листу", "Отпуск по уходу за ребенком", "Невыходы в организациях" и т.п.).
  2. Подготовка сведений персонифицированного учета для передачи в ПФР (документ "Передача СЗВ-4 в ПФР", формирование пачек СЗВ-4 и их проведение, заполнение расчетов с ПФР).
  3. Проверка и корректировка недостоверных сведений (обработка Подготовка данных СЗВ-4, проверка в CheckXML). В качестве проверяемых значений обычно выступают:
    • Проверка заполнения страхового номера;
    • Проверка заполнения адреса для информирования физического лица;
    • Проверка заполнения адреса регистрации физического лица;
    • Проверка пола, даты и места рождения;
    • Проверка данных о стаже работы;
    • Соответствие начисленных взносов всего по организации сумме взносов по каждому физическому лицу.
  4. Печать отчетности и формирование данных в электронном виде в формате XML (документ "Передача СЗВ-4 в ПФР").

Читайте также: