Как отдел кадров взаимодействует с пенсионным фондом

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Взаимодействие отдела кадров с пенсионным фондом рф». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

При утрате работником страхового свидетельства, инспектор отдела кадров требует заполнения «Заявления о восстановлении страхового свидетельства» (форма АДВ-3) и указывает страховой номер работника.

The article deals with psychological content of professional activity of the specialists in the Pension fund of Russian Federation. It also reveals characteristic features activity and features of the working position of specialists in the Pension fund. There were analysed main requirements to the specialist as to the personality and the subject of work.

Официальный информационный портал Раменского района

В связи с этим выделяют следующие типы действий по осуществлению изменений. Изменение, которое принимается для исправления ошибки, обнаруженной системой контроля, — типичное реактивное действие.

Таблица 1. Структура и функции аппарата управления Государственного учреждения — Управление Пенсионного фонда РФ в г.
Коммуникативная сторона деятельности специалиста ПФР предполагает установление эмоционально-положительного контакта с клиентами, работодателями как плательщиками страховых взносов, позитивное убеждение людей. Именно на взаимодействие с клиентами в профессиональной деятельности специалиста ПФР делается особый акцент.

2.2 Кадровая политика в системе Пенсионного фонда РФ

Несмотря на высокую значимость, особенности профессиональной деятельности и психологические характеристики специалистов ПФР остаются пока слабо изученными. В свою очередь, недостаточная проработанность данных вопросов создает проблемы приема, отбора, расстановки и ротации кадров.

ЦСР, основной целью которого является модернизация системы работы многофункциональных центров (Мои документы) на территории Российской Федерации с учетом цифровой трансформации госуправления.

За период 2002-2007 г.г. в Самарскую область из средств Пенсионного фонда на развитие системы стационарных учреждений, на газификацию домовладений, оказание адресной социальной помощи и предоставление услуг по медицинской помощи и лекарственному обеспечению неработающих пенсионеров было направлено 902,1 млн. рублей. Адресной социальной помощью было охвачено 54332 человека.

Как работать с Пенсионным фондом

Кроме того, в качестве обязательных документов представляются трудовая книжка и ее копия, которая заверяется печатью ПФР или нотариально, военный билет и копия, справки, подтверждающие факт работы в случае отсутствия записей в трудовой книжке.

Мы очень ценим Ваше мнение. Если у Вас есть замечания или предложения по сайту напишите нам и мы постараемся все исправить.

Получив в Пенсионном фонде пачку документов, инспектор отдела кадров передает содержащиеся в ней документы работающим застрахованным лицам.

Кадровая политика ПФР строится на принципах ценности человеческих ресурсов, соблюдения норм трудового законодательства, стабильности трудовых отношений, понимания ответственности кадровой службы за функционирование всей системы, необходимости привлекать к работе в органах ПФР только лучший персонал, эффективно его использовать, способствовать его развитию и профессиональному росту.

Ход событий с 1990 года подтвердил правильность принятых тогда решений и обоснованность возлагавшихся на ПФР ожиданий. Была обеспечена финансовая стабильность системы пенсионного обеспечения.

Отделение ПФР по Ярославской области активно участвует в реализации социальных программ, направленных на улучшение уровня жизни малообеспеченных пенсионеров.

Все документы, содержащие анкетные данные работников, соединяются в пачки, снабжаются «Описью документов, передаваемых работодателем» (форма АДВ-6), содержащей двенадцатизначный регистрационный номер предприятия, содержащий код региона (035), код района (прилагается), регистрационный номер предприятия в Пенсионном фонде.

Пенсионный фонд Российской Федерации — один из крупнейших и наиболее значимых социальных институтов в стране.

Пачка документов передается в Пенсионный фонд в сроки, оговоренные Пенсионным фондом по графику. Последний обязан выдать «Расписку Пенсионного фонда в приеме пачки документов от работодателя».

Для кадровой службы такой четкой регламентации нет. Поэтому организация может разработать инструкцию по кадровому делопроизводству или регламент взаимодействия отделов с приложением сводного графика документооборота.

Специалист по подбору персонала

Осуществление работы по организации административно — распорядительной деятельности начальника Управления, обеспечение правильного и единообразного применения Государственного стандарта РФ в делопроизводстве. Прием, перевод, увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством.

При назначении пенсии по случаю потери кормильца необходимо представить свидетельство о смерти кормильца, а также документы, подтверждающие родственные отношения с умершим кормильцем.

Федерации и взаимодействия с полномочным представителем Президента Российской Федерации в федеральном округе.

Когда достигнут рубеж пенсионного возраста, люди начинают бегать по разным инстанциям и уточнять, когда можно выйти на заслуженный отдых и на какое пособие можно рассчитывать.

Современная и динамично развивающаяся инфраструктура органов ПФР позволяет оперативно и качественно осуществлять полномочия, установленные действующим законодательством.

Действующая в Пенсионном фонде РФ концепция, содержит стратегические задачи ПФР в области управления персоналом, определяет возможности и конкретные пути их решения, сформированные исходя из анализа внешней и внутренней среды.

Из миссии непосредственно вытекают ценности, стратегические цели организации и задачи в области управления персоналом.

Взаимодействие отдела кадров с пенсионным фондом рф фонд Российской Федерации — один из наиболее значимых социальных институтов государства, эффективно обеспечивающий переход от государственного обеспечения к обязательному страхованию.

Выделенный в начале 1990-х гг. из сферы социального обеспечения, ПФР сохраняет в себе ее черты, но как самостоятельный фонд с делегированными от государства административными правами и осуществлением государственных функций содержит в себе элементы и государственной службы.

При приеме на работу, при заключении договора подряда (поручения) или авторского договора работник отдела кадров требует предъявления страхового свидетельства лица, вновь принимаемого на работу. Он проверяет соответствие предъявленного страхового свидетельства документу, удостоверяющему личность предъявителя (паспорт или документ, его заменяющий).

Отчет по практике в Управление Пенсионного фонда Российской Федерации

На сегодняшний день по масштабу решаемых задач деятельность Пенсионного фонда уникальна и не имеет прецедентов в истории России.

Прием и увольнение сотрудников производили в кабинете отдела кадров. Работник подходил к свободному специалисту и ожидал, пока тот сделает копии его документов, введет данные в 1С и все распечатает. После этого работник ставил подпись в документах, знакомился с локальными нормативными актами, расписывался в ознакомлении.

Управление является юридическим лицом, форма собственности — федеральная. УПФ РФ в Кировском районе г.

В 2013 г. группа компаний насчитывала 500 человек. Кадровое делопроизводство вели три работника отдела кадров (начальник и два его подчиненных). Специальных документов, регламентирующих работу отдела, не было. Учет вели в программе 1С.

Старший специалист по кадровому делопроизводству

Нужно отметить, что совместная работа Пенсионного Фонда РФ (ПФР) и работодателя действительно важна и имеет весомое значение.

Это необходимо для проведения специалистами ПФ оценки пенсионных прав застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования, т. е. расчета начального пенсионного капитала по состоянию на 1 января 2002 г. После 1 января 2002 г. размеры пенсии определяются из расчета сумм уплаченных страховых взносов.

Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности.

Как же отделу кадров договориться с бухгалтерией? Как наладить ритмичную бесперебойную работу? Давайте посмотрим, как это получилось у наших коллег.
Поэтому пенсионная система до 1990 г. носила определение — государственное пенсионное обеспечение. Средства на государственное пенсионное обеспечение, как и другие средства на государственное социальное страхование, аккумулировались в бюджете государственного социального страхования, который в свою очередь, входил в государственный бюджет страны.

Законодательство РФ в отношении пенсионного обеспечения граждан постоянно претерпевает изменения. Вносимые изменения практически всегда воспринимаются очень настороженно, поскольку затрагивают очень многочисленную категорию граждан страны, а особенно вопросы изменения пенсионного законодательства волнуют людей пред пенсионного возраста. Меняются не только правила подсчета размера пенсии, порядок её выплаты, но и порядок оформления и представления документов, необходимых для назначения пенсионного пособия. Предоставление части сведений и документов входит в обязанности работодателя, поэтому кадровик и бухгалтер всегда должны обладать актуальной информацией об изменениях пенсионного законодательства.

В случае, когда речь идет о пенсионном обеспечении, предприятие – работодатель на весь период оформления трудовых отношений с работником выступает в роли страхователя, а работник – застрахованного лица. Основным документом, который регламентирует порядок представления страхователями в Пенсионный фонд Российской Федерации сведений о своих застрахованных лицах, является «Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах», утвержденная приказом).

В соответствии с которой, работодатель обязан предоставлять сведения о страховом стаже, о заработной плате (доходе), о начисленных и уплаченных страховых взносах и пр.

Согласно Федерального закона «О трудовых пенсиях» от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ трудовая пенсия по старости полагается женщинам, достигшим возраста 55 лет, и мужчинам, достигшим возраста 60 лет. При этом обязательным условием является наличие у них страхового стажа не менее 5 лет.

В ряде случаев граждане имеют право на досрочный выход на пенсию. Такая возможность предоставляется людям, у которых есть периоды работы в особых территориальных условиях или в особых условиях труда. Перечень лиц, имеющих право на досрочное назначение пенсии, а также условия ее назначения приведены в законе «О трудовых пенсиях».

Какие же действия нужно предпринять кадровику или бухгалтеру, если работник предприятия в ближайшее время достигнет пенсионного возраста?
Для подготовки и оформления документов, связанных с пенсионным обеспечением, работник должен обратиться к своему работодателю с заявлением о представлении на него в территориальный орган Пенсионного фонда индивидуальных сведений. Заявление не имеет какой-то обязательной формы, но важно, чтобы работник указал в нем дату, с которой у него возникает право на пенсию (см. образец).

Образец заявления работника на предоставление индивидуальных сведений

И работодатель в течение 10 дней со дня обращения работника представляет сведения об этом лице. Специальные формы по представлению сведений по персонифицированному учету и порядок их применения утверждены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п. Ранее сведения подавались по форме СПВ-1, а с вступлением в действие с 30 сентября 2014г. Постановления Правления Пенсионного фонда РФ от 21.07.2014 № 237П, сведения персонифицированного учета нужно представлять по форме СПВ-2. Форма СПВ-2 передается в территориальный ПФ вместе с описью по форме АДВ-6-1.

Но обращения работника к работодателю с заявлением о предоставлении сведений в Пенсионный фонд недостаточно. Чтобы получать пенсию, работник должен сам обратиться в региональное отделение. Посоветуйте своим работникам делать это как минимум за три месяца до их 60-летия (55-летия), чтобы у фонда было время все проверить, и тогда пенсия будет начислена своевременно со дня достижения соответствующего возраста.

Обычно лишь немногие знают, какие документы нужны для оформления пенсии. Когда достигнут рубеж пенсионного возраста, люди начинают бегать по разным инстанциям и уточнять, когда можно выйти на заслуженный отдых и на какое пособие можно рассчитывать.

Постановлением Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па утвержден Перечень документов, которые должен представить сотрудник в Пенсионный фонд. Среди основных – заявление на получение пенсии, паспорт, копия трудовой книжки, справка о среднемесячном заработке за 2000–2001 годы или за любые 60 месяцев подряд в течение трудовой деятельности до 1 января 2002 года. Более полную информацию о порядке назначения пенсии и перечне документов, необходимых для назначения пенсии в каждом конкретном случае, работник всегда может получить в отделении ПФР по месту жительства.

Такой порядок оформления пенсии действовал до вступления в силу Федерального закона от 28.12.2013г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях». Согласно которого, за оформлением пенсионного обеспечения могут обращаться как сами граждане, так и вправе это делать работодатель, у которого они трудятся (по их письменному заявлению). Кроме того, в законе говорится о том, что вся информация, необходимая для начисления пенсии может передаваться в электронном виде.

После принятия закона «О страховых пенсиях» территориальное Управление пенсионного фонда РФ обратилось к работодателям Владимирской области с предложением о сотрудничестве по вопросу проведения предварительной работы с лицами, приобретающими право на назначение трудовой пенсии. Что это значит? По словам представителей Пенсионного фонда, полные и достоверные сведения о работнике, представленные работодателем перед оформлением пенсии, избавит работника от необходимости простаивать в очередях и самостоятельно собирать необходимые документы и тем самым назначить пенсию своевременно и в полном объеме. Предполагается, что работодатель в лице кадровика будет заблаговременно представлять в Пенсионный фонд в электронном виде пакет документов для установления работнику пенсии. Понятно, что такого рода работа добавит хлопот кадровикам, кроме того в законе указывается на ответственность работодателя за достоверность представленных сведений. В настоящее время такая обязанность не закреплена за работодателем законодательно, исключительно по письменному соглашению «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота» между ним и территориальным управлением пенсионного фонда, которое предлагают заключить многим работодателям. Заключать или не заключать такое соглашение – решать самим работодателям. Пока это добровольный шаг…

В настоящий момент по сложившейся практике, работник при оформлении пенсионного обеспечения просит кадровика выдать на руки оригинал трудовой книжки, чтобы пойти с ней в Пенсионный фонд для уточнения и подтверждения стажа. Как следует из Письма Роструда от 18 марта 2008 года N 656-6-0 и Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ответственность за утерю трудовой книжки в случае, если работнику под расписку на короткий срок выдается трудовая книжка, будет нести указанное должностное лицо работодателя, т.е. кадровик. А случаи утери трудовых книжек конечно же были. Законодатели решили разрешить давний спор по данному вопросу и внесли изменения в статью 62 Трудового кодекса РФ, согласно которому работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать трудовую книжку в целях оформления обязательного пенсионного обеспечения. Данное изменение вводится Федеральным законом от 21.07.2014г. № 216-ФЗ и вступает в действие с 1 января 2015г. Кроме того, этим же законом страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (попросту СНИЛС) будет «переименовано» в страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Итак, все необходимые документы собраны, представлены в Пенсионный фонд, пенсия рассчитана и наступил момент, когда работник достиг пенсионного возраста. Сразу скажу, что достижение пенсионного возраста работником не является основанием для его увольнения. Такой сотрудник на общих основаниях может продолжать работу. Но если же он решил уволиться в связи с выходом на пенсию, то оформление кадровых документов будет несколько отличаться от обычного увольнения.

Во-первых, увольнение в связи с выходом на пенсию должно произойти именно в тот день, который указан в заявлении работника (образец заявления см. ниже), ни о какой двухнедельной «отработке» не может быть речи. И этим правом работник может воспользоваться только один раз. Если потом пенсионер устроится на работу и впоследствии захочет уволиться в связи с выходом на пенсию, то срок предупреждения об увольнении будет составлять две недели.

Образец заявления работника об увольнении в связи с выходом на пенсию

Во-вторых, учтите, что основанием для увольнения в данном случае будет пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ (собственное желание), но и в приказе об увольнении и в трудовой книжке нужно будет указать, что работник увольняется в связи с выходом на пенсию.

Образец записи в трудовую книжку об увольнении в связи с выходом на пенсию

Хочу отметить, что работник, достигший пенсионного возраста, может уволиться по собственному желанию, не указывая в заявлении «в связи с выходом на пенсию». Тогда увольнение оформляется на общих основаниях, в том числе это касается и сроков предупреждения.

Услуги Правовой защиты

С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.

Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.

С начала января 2015 года регулирование вопросов по пенсионному обеспечению абсолютного большинства наших граждан будет осуществляться в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (далее – Закон № 400-ФЗ). Новое законодательство придет на смену действующему Федеральному закону от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». По новому пенсионному закону будет введена другая пенсионная формула и прочие важные нововведения. Более подробно эти изменения мы рассмотрим в данной статье.

Изменения в порядке обращения за пенсией

Мы привыкли самостоятельно обращаться с заявлениями об установлении пенсии в органы пенсионного обеспечения, чего собственно и требует от нас закон № 400-ФЗ.

Теперь этот порядок изменится. В соответствии с частью 3 статьи 21 Закона № 400-ФЗ обращаться за установлением страховой пенсии, а также ее выплатой и доставкой, может сам работодатель с письменного согласия застрахованных лиц, состоящих с ним в трудовых отношениях.

Нужно отметить, что данное нововведение, это как раз та ситуация, когда новым становится хорошо забытое старое. На самом деле, не так уж давно, в советские годы, будущие пенсионеры могли обратиться за пенсионным оформлением в администрацию организации по последнему месту работы. Данная администрация вместе с местным комитетом профсоюза должна была в обязательном порядке подготовить и передать документы до определенного срока отделу по социальному обеспечению. В профком и администрацию подавалось два вида формы – одна для назначения пенсии по инвалидности, другая для предоставления пенсии при случаях потери кормильца. Поэтому взаимодействие и сотрудничество органов и работодателей по пенсионному обеспечению, а именно по части оформления пенсий ранее уже действовали на практике, и в наше время для этого решения имеются все основания.

Нужно отметить, что совместная работа Пенсионного Фонда РФ (ПФР) и работодателя действительно важна и имеет весомое значение. Принятие соответствующего закона направлено на то, чтобы улучшить обслуживание граждан по оформлению им пенсий.

Электронное взаимодействие между ПФР и работодателем

Пенсионный фонд – крупнейший государственный институт, деятельность которого затрагивает, пожалуй, самые важные и социально значимые услуги, в том числе установление и выплату пенсий, а также прочие выплаты пенсионного характера. Пенсионное обеспечение для нетрудоспособных лиц имеет исключительную важность поскольку для них это единственный источник дохода. В связи с этим приоритетная задача фонда – это качественно и эффективно предоставить гражданам названные услуги. От того, насколько успешно будет выполнена данная задача, зависит социальная стабильность в обществе, и как бы громко это ни звучало, степень доверия проживающего нашей стране населения к власти.

Не для кого ни секрет, что во многом наша пенсия зависит от действий работодателя (страхователя). В его обязанности входит выплата страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и представление сведений индивидуального учета по застрахованным лицам в территориальные органы фонда в соответствии с установленным законодательством. Кроме того, это касается и оказания работникам содействия по оформлению необходимых документов для назначения пенсии.

Поэтому Фонд ведет работу по организации электронного взаимодействия работодателей с территориальными органами ПФР по представлению документов для пенсии на граждан, состоящих с работодателем в трудовых отношениях. Фонд это взаимодействие ведет в качестве проведения, так скажем, заблаговременной работы, которая включает комплекс мер, направленных на обеспечение более полных и достоверных данных о пенсионных правах застрахованных лиц, которые зарегистрированы в территориальных органах пенсионного фонда, что необходимо для правильного и назначения пенсии.

При этом сам страхователь может являться партнером ПФР в деле по улучшению качества обслуживания граждан в предоставлении пенсионного обеспечения.

В чем заключается суть данной работы?

Если говорить коротко, то суть данной задачи заключается в том, чтобы договоренность территориальных органов Фонда со страхователями по поводу представлении ими электронных документов в ПФР, требующихся для оформления пенсии для работающих у них граждан, проводилась по защищенным каналам связи для правовой оценки, обработки и формирования макета электронного выплатного дела по соответствующим правомочным лицам.

Макет электронного выплатного дела в ПФР – это дело, сформированное до того как территориальный орган принял решение о назначении пенсии. Отметим, что он также формируется органом ПФР для проведения заблаговременной работы по лицам, которые должны выйти на пенсию.

Говоря о каналах связи, по которым предоставляются соответствующие документы, естественно возникает вопрос, какими именно должны быть эти каналы? Значит ли это, что работодателю нужно будет организовать какого-либо дополнительный источник обмена данными с Фондом? На этот вопрос мы твердо отвечаем – нет. Дело в том, что все необходимые каналы уже созданы. В этих целях используются не только защищенные каналы связи, но и программные средства, который применяет страхователь для передачи отчетности по страховым взносам и индивидуальному учету работающих у него лиц в орган ПФР. Отметим, что предусмотренные для данных целей каналы связи -это удобный бесконтактный способ представления отчетных документов.

Напомним, что на основе Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования» сведения можно предоставлять на 50 и более лиц, включая лица, которые заключили договор гражданско-правового характера. Все документы передаются в электронном виде. В том же порядке представляются сведения и страхователем, но менее чем на 50 работающих у него граждан. Данная общепринятая практика теперь касается большинства работодателей.

Такой подход подразумевает решение ряда вопросов: стоит ли предоставлять допуск работодателей в систему электронного документооборота ПФР; какой способ защиты лучше использовать при передаче персональных данных; стоит ли назначить электронную подпись элементом для равнозначного признания как электронных, так и бумажных документов, подписанных в установленном порядке участниками информационного взаимодействия.

Порядок подачи документов работодателем для назначения пенсии

Организация работы по передаче документов для оформления пенсии между работодателем и органом ПФР ведется при заключении соответствующего соглашения (оно может быть и дополнением к уже действующему соглашению по обмену электронной документации при предоставлении данных персонифицированного учета и расчетов страховых взносов на пенсионное страхование). Также должен быть согласован порядок (регламент) для электронного информационного взаимодействия.

Работодатель может передавать не только документы, которые предъявляются гражданином при заключении трудового договора - паспорт, свидетельство пенсионного страхования, трудовая книжка и др., но и прочие документы, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от вида устанавливаемой пенсии. Например, свидетельство о браке или о рождении ребенка. Как мы видим, при таком взаимодействии, работодатель оказывает достаточно больше содействие своему сотруднику в подготовке необходимых документов.

Все требуемые документы нужно предоставлять в срок, согласованный с территориальным органом пенсионного фонда, и не позднее, чем за 9 месяцев до вступающего в силу права на пенсию. Документация предоставляется в соответствии со списком сотрудников, которые должны выйти га пенсию в течение года, в электронном виде с электронной подписью от уполномоченного лица работодателя через коммуникационные каналы связи.

Рекомендуется оформлять необходимые для назначения пенсии электронные документы на каждое застрахованное лицо. То есть по каждому сотруднику должен быть сформирован отдельный пакет документов с указанием ФИО и адреса регистрации. Документы должны быть отсканированы в цветном изображении и с расширением в 300 dpi. Каждый документ лучше сканировать отдельно. К каждому пакету документов прилагается реестр направляемых документов. Каждый содержащийся в пакете документ должен быть заверен электронной подписью.

Очень важно отметить, что предоставление документов работодателем выполняется только с согласия заинтересованного лица. Это обусловлено установленными требованиями нормативных правовых актов по защите персональных данных. Естественное это также основывается на базе пенсионных правоотношений и заявительном принципе обращения за пенсией. Здесь следует отметить, что по закону № 400-ФЗ, граждане, которые добровольно отложили выход на пенсию, получают серьезные бонусы для увеличения размера их пенсии.

Работодатель в установленном порядке может предоставлять также документы, которые направлены на повышение эффективности заблаговременной работы по застрахованным лицам, выходящим на пенсию, например, списки работников, которые должны выйти на пенсию, перечень рабочих мест, должностей и профессий, занятость в которых предоставляет гражданам право выйти на пенсионное обеспечение по старости досрочно.

Обращаем Ваше внимание, что те документы, которые направляются работодателем в орган ПФР в установленном порядке, обязательно проходят процедуры обработки регистрации. Сотрудниками территориальных органов пенсионного фонда, отвечающими за проведение заблаговременной работы, при получении пакета документов формируется расписка о получении. С вою очередь они также заверяют его электронной подписью и отправляют страхователю по каналам связи. Если недостает каких-то документов, то страхователя об этом уведомляют.

Подача документов через доверенное лицо

Итак, представим, что территориальный орган ПФР и работодатель заключили между собой согласие о представлении электронных документов для оформления пенсии. В данном случае, организация работы должна быть сформирована так, чтобы в наступающий для обращения за пенсией срок, подать заявление и необходимые документы в Фонд могло также уполномоченное лицо страхователя. Другими словами, обеспечение обращений за пенсией фактически известных Фонду граждан будет осуществляться через доверенное лицо, на основании доверенности работается, интересы которого он будет представлять в территориальном органе ПФР. Рассмотрим этот вопрос более подробно.

В соответствии с пунктом 7 Правил по обращению за пенсией, за назначением или перерасчетом размера пенсии, по вопросам перехода с одного вида пенсии на другой по федеральному закону «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденному Правительством Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 17/19пб, граждане могут обращаться в любое время при появлении права на нее и без ограничения сроком, подав документы самостоятельно, через работодателя либо через его представителя.

Это положение также изложено, но более конкретизировано в Административном регламенте по предоставлению Пенсионным фондом РФ госуслуги по приему и регистрации заявлений граждан об установлении им пенсий в соответствии с федеральным законом «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» и «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 12 декабря 2011 г. № 1521н. В соответствии с пунктом 4 данного правового акта, гражданин воспользоваться этой госуслугой может через своего законного представителя - родителей, опекунов, усыновителей, попечителей. Или через представителя организации, в которой под надзором находятся не дееспособные граждане. Это относится также к представителям детских приютов и домов, осуществляющих опеку детей, оставшихся без родителей, и доверенным лицам (уполномоченные гражданином лица на основании доверенности).

Доверенность, согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ, это уполномочие в письменном виде, выдаваемое одним лицом другому для представительства интересов перед третьими лицами.

Важно отметить, что получить нотариальную форму доверенности, можно в случаях, предусмотренных законом. При этом, согласно действующему законодательству РФ, представителю гражданина при подаче заявлении на пенсию необязательно предъявлять нотариально удостоверенную доверенность.

Это значит, что гражданин может выдавать доверенность на право представления его интересов в ПФР при подаче заявления, другому физическому лицу. Доверенность должна содержать перечень полномочий на совершение действий при подаче заявления на пенсию и к ней должны прилагаться все необходимые документы. В доверенности также указываются данные паспорта уполномоченного лица и доверителя, дата заключения доверенности и срок ее действия. Доверенное лицо может не только предоставлять заявление на пенсию и его документы, но и получать расписку-уведомление о приеме документов в ПФР, а также пенсионное удостоверение. Как мы уже говорили, уполномоченным лицом может быть также представитель работодателя. В данном случае обратим внимание, что согласно пункту 7 указанных выше Правил, заявление на оформление пенсии и соответствующие документы могут представляться в территориальный орган ПФР не раньше, чем за месяц до наступления пенсионного возраста.

В чем заключаются плюсы взаимодействия страхователей и Пенсионного фонда в деле назначения пенсии?

Преимущества взаимодействия между ПФР и работодателем относительно гражданских интересов и назначения им пенсий в кратчайший срок, на наш взгляд, очевидны. Предпосылками к организации сотрудничества через электронные средства послужили несколько факторов: успешная эксплуатация электронного документооборота ПФР, где большинство участников – это страхователи, а также правовая и техническая возможность ведения пенсионных дел в электронном варианте.

Можно конечно отметить, что в сравнении с советским временем, на работодателя это обязанность не накладывается в обязательном порядке. Закон № 400-ФЗ подтверждает только его право обращаться за пенсией для собственных сотрудников, поэтому особенно усердствовать по части организации электронного взаимодействия с Пенсионным Фондом не стоит. Но само по себе создание электронного взаимодействия для цели предоставления документов на оформление пенсий будет положительно отражаться на имидже компании и подчеркнет ее социальную ответственность перед сотрудниками.

Следует также помнить, что работодателю часто приходится отпускать сотрудников именно в рабочее время по делам, касающихся сбора и подачи требуемых документов на пенсию, что может нести за собой издержки для компании. Организация электронного взаимодействия исключает эту проблему.

Основываясь на результатах практики, нужно отметить, что многие страхователи охотно принимают участие в этом проекте, осознавая не только его преимущества, но и важность. Статистический анализ показал, что на 1 сентября 2014 года количество работодателей, с которыми была осуществлена договоренность об электронном взаимодействии, составило более 240 000.

Кроме того, многие органы исполнительной власти РФ, заинтересованные в том, чтобы повысить качество предоставляемых гражданам госуслуг на их территории, оказывают активную поддержку таких инициатив, причем не только морально, но и на основании принятия соответствующих нормативных актов.

Например, на Белгородчине было принято распоряжение Правительства Белгородской области от 21 января 2013 г. № 27-рп «О дополнительных мерах по взаимодействию территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации по Белгородской области со страхователями». Данное распоряжение направлено на то, чтобы организации всех форм собственности обеспечили направление в территориальные органы Пенсионного Фонда РФ электронных (сканированных) документов застрахованных лиц за год до выхода на пенсию и заключили соглашение по обмену документами в системе электронного документооборота ПФР по предусмотренным для данных целей коммуникационным каналам связи.

Также в Татарстане уже действует от 20 мая 2013 года постановление Кабинета Министров Республики Татарстан № 330 «Об организации подготовительной работы по назначению пенсий в электронной форме». Данное постановление утверждает Регламент информационного взаимодействия для подготовки документов в электронном виде для оформления пенсий. При этом в задачи исполнительных органов государственной власти Республики Татарстан и подведомственных им организаций входит обеспечение предоставления в территориальные органы ПФР электронных документов трудоустроенных граждан за год до выхода на пенсию. А на руководителей иных организаций, предприятий и учреждений всех форм собственности лежит обязанность по организации данной работы.

Пенсионный фонд России на федеральном уровне также заключает согласие об электронном взаимодействии с крупными страхователями, у которых имеется развитая региональная сеть своих представительств. Так, например, от 21 августа 2013 года было направлено письмо в субъекты РФ от Пенсионного фонда и ОАО «РЖД», в котором указаны рекомендации по проведению рабочих встреч представителей служб по управлению персоналом от ОАО «РЖД» и органов ПФР и, по мере готовности, организация информационного взаимодействия в соответствии с положениями согласованного сторонами Примерного порядка формирования информационного электронного взаимодействия по предоставлению документов для оформления пенсии. Подобный документ действует также между Пенсионным фондом и ОАО «Газпромбанк».

В заключение статьи, хотелось бы выразить надежду, что согласно принятому закону № 400-ФЗ о предоставлении страхователям права для обращения за пенсией собственным сотрудникам, обращаться к системе электронного информационного взаимодействия будет все больше и больше работодателей. Пенсионный фонд РФ открыт для взаимовыгодного сотрудничества со всеми работодателями, которые заинтересованы в уличении предоставления качества госуслуг для наших граждан.

С начала 2015 года все нюансы, связанные с начислением и выплатой пенсий гражданам РФ, регламентируются законом «О страховых пенсиях». В статье рассмотрим что такое информационное взаимодействие между ПФР и работодателем и как заключить соглашение с ПФР в электронном формате.

Информационное взаимодействие между ПФР и работодателем: понятие Соглашения

Информационное взаимодействие между ПФР и работодателем подразумевает заключение соответствующего Соглашения. Оно оформляется для создания электронного обмена бумагами между сторонами с соответствующей их защитой в рамках предоставления права на освобождение от выполняемых функциональных обязанностей на 2 рабочих дня один раз в год с сохранением должности и зарплаты работающим предпенсионного возраста и тем, кто уже получает пенсию по сроку или за выслугу лет, а также при прохождении диспансеризации.

Принципы защиты данных

Все документы, которыми обмениваются стороны в рамках специального программного продукта и заверенные ЭЦП, приравниваются по своей юридической силе к бумажным носителям. Персональные данные, содержащиеся в документах, подлежат к сохранению их конфиденциальности и обе стороны при организации взаимодействия придерживаются таких принципов:

выполнение требований правовых документов по сохранности тайны;
соблюдение защиты сведений и контроля прав доступа к ней.

Свойства сохранности исходных сведений

В рамках заключенного сторонами соглашения средства защиты данных обеспечивают конфиденциальность при обмене бумагами, защищают от несанкционированного доступа и гарантируют безопасность обработки информации. В свою очередь, пользователю важно знать что:

документ отправлен от лица, которое его сформировало и несет ответственность за содержащиеся в нем сведения;
бумага не была изменена либо каким-либо образом исправлена в период после ее отправки и до того, как она доставлена получателю;
подтверждением доставки бумаги является квитанция о доставке электронного документа.

Электронная форма взаимодействия между ПФР и работодателем

Цена ошибки при передаче либо сборе данных, связанных с пенсионным обеспечением населения порой достаточно велика. Как правило, пенсия выступает единственным источником получаемого дохода и средством выживания пенсионеров, поэтому важно организовать достоверный порядок сбора и хранения информации о каждом работающем гражданине и пенсионере.

Размер выплаты работнику в будущем пенсии зависит от правильных действий работодателя и данное правило относится к выполнению страхователем обязанностей по отчислению страховых выплат и направлению данных по сотрудникам в рамках их персонификации в органы ПФР, так и помощи в оформлении бумаг для присвоения пенсии. Исходя из этого, важной задачей Фонда выступает организация электронной работы местных органов ПФР с компаниями по сбору бумаг для назначения пенсии людям, состоящих с ними в трудовых отношениях. Для этого проводятся мероприятия по обеспечению сбора точных данных о пенсионных правах застрахованных лиц с целью корректного присвоения пенсий.

Макет электронного выплатного дела

Если Фонд и компания договорились направлять в электронном виде бумаги, нужные для присвоения пенсии работающим у них сотрудникам с применением защищенных средств связи для их обработки и оценки, то в следствие такой договоренности формируются макеты электронных выплатных дел.

Этим макетом называют электронное выплатное дело до принятия органом ПФР решения о присвоении пенсии, формирует его ПФР с целью заблаговременной работы с людьми, у которых пенсионный возраст еще не наступил. Отдельный компьютер либо организация специального программного обеспечения для этого не требуется. Все передается в рамках направления страхователями отчетности по страховым взносам и подачи сведений персонифицированного учета на работающих у них людей.

Какие задачи решает электроны документооборот?

В таблице для читателя приведены основные задачи, которые были поставлены и успешно реализованы в виде электронного информационного соглашения между органом ПФР и компанией.

№ п/п

Равнозначность электронных документов, подписанных ЭЦП, и их бумажных аналогов

Взаимодействие сторон

Если компания заключила такое соглашение об обмене сведениями о работниках, возникают определенные действия как со стороны бизнеса, так и органа ПФР. Изучим их подробнее.

Действия работодателя

Каждая компания, которая сотрудничает с ПФР посредством электронного соглашения, реализует ряд действий:

Направляет запросы о представлении сведений в орган ПФР при наличии письменного согласия работников по защищенным каналам связи.
Получает информацию о сотрудниках, у которых близится наступление пенсионного возраста и о получателях пенсии.
Если запрос отклонен, то компания устраняет неточности и не позднее следующего дня направляет уточненный запрос.
Контролирует доставку уточненного запроса и ожидает его положительного рассмотрения либо получает отказ.
Отвечает на запросы ПФР.

Если спустя 3 рабочих дней после установленной даты передачи сведений о работниках, не достигших пенсионного возраста и тех, кто ее получает, ответ не поучен, предприятие высылает в адрес ПФР по каналам связи напоминание.

Действия ПФР

Пенсионный фонд, в свою очередь, обязан своевременно реагировать на поступающие запросы от работодателей и давать ответ, а также:

Отвечать не позже 3 дней от даты поступления запроса от работодателя.
Составляет мотивированный отказ в рассмотрении запроса, если имеются неточности либо расхождения данных.
В случае лонгации сроков по запросу сообщает об этом работодателю с указанием срока продления.

Процедура сбора документов для назначения пенсии

Соглашение призвано организовать процесс подачи документов для назначения пенсии между органом ПФР и компанией. Страхователь вправе направить не только бумаги, предоставленные лицом при заключении трудового договора, например паспорт, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, трудовую книжку, но и прочие документы согласно закону для назначения пенсии, например, свидетельство о рождении ребенка или свидетельство о браке. Работодатель должен соблюдать срок подачи всех требуемых бумаг, но не позже 9 месяцев до появления права получения пенсии, в соответствии с перечнем работников, выходящих на пенсию в ближайший год, в виде электронных сканкопий документов, подписанных ЭЦП. Рассмотрим алгоритм действий сторон:

Шаг 1 – Для удобства сформировать электронные версии бумаг, необходимые на каждое застрахованное лицо в отдельный список документов с указанием его инициалов и адреса регистрации.

Шаг 2 – Все бумаги компания вправе направлять в Фонд только при согласии сотрудника, оформленном в письменном варианте.

Шаг 3 – Эти бумаги обязательно обрабатываются и регистрируются в ПФР. Если уполномоченный сотрудник Фонда обнаружил ошибку либо несоответствие, то он обязан направить обоснованный отказ в приеме бумаг и указать на ошибки, которые необходимо устранить.

Положительный эффект взаимодействия страхователей и ПФР

Основным показателем такой работы является уже то, что она успешно реализована и работает на имеющемся у страхователей оборудовании и все данные, которые передаются о работниках, надежно защищены. Также очень удобно и для этого есть техническая возможность вести выплатные дела в электронной форме. Основными преимуществами для компании, которая организовала электронное сотрудничество с органом ПФР, являются:

корпоративная социальная ответственность работодателя;
повышение ее престижа на рынке работодателей;
уменьшение затрат, связанных с отсутствием на рабочем месте сотрудников, которые заняты оформлением пенсии.

В некоторых областях в поддержку проекта на местном уровне приняты особые распоряжения передавать всеми работодателями в органы ПФР сканкопии бумаг лиц за 1 год до права выхода работника на пенсию и оформить соглашения об обмене электронными документами в системе ПФР по каналам связи.

Читайте также: