Как отразить в отчете пфр прогулы

При увольнении работника за прогул важно не только правильно составить все документы, подтверждающие данное нарушение (о том, как это сделать см. «Что делать, если работник пропал»), но и решить, какой датой оформить прекращение трудовых отношений. От того, в какой день будет расторгнут трудовой договор с прогульщиком, напрямую зависит объем работы бухгалтера. О том, какие проблемы могут возникнуть у бухгалтера при увольнении прогульщика, и о том, как их избежать, читайте в нашей сегодняшней статье.

В какой день уволить прогульщика: мнение чиновников и судей

Часть 3 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ гласит: днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника. Исключение составляют лишь случаи, когда он фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность). При этом Трудовой кодекс не содержит никаких оговорок или уточнений о том, что дата увольнения в некоторых случаях может (или должна) определяться как-то иначе.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Применительно к увольнению за прогул указанная норма статьи 84.1 ТК РФ толкуется контролирующими органами однозначно: днем прекращения трудового договора будет последний день работы сотрудника, то есть день, предшествующий первому дню прогула. Такое разъяснение дано, например, в письме Роструда от 11.07.06 № 1074-6-1.

Этот подход поддерживают и судьи. При рассмотрении споров они указывают, что увольнять прогульщика надо последним днем его работы. А таковым является день, предшествующий началу прогула. В то же время, если сотрудник отработал часть того дня, в котором совершил прогул, либо после прогула вновь приступил к работе, то уволить его нужно именно последним днем работы (а не днем, который предшествовал началу прогула). В частности, такой вывод содержится в апелляционном определении Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 31.07.17 по делу № 33-2846/2017. В этом споре суд постановил изменить дату увольнения прогульщика с 12 апреля на 13 апреля, поскольку 13 апреля сотрудник присутствовал на работе половину дня, после чего покинул рабочее место и больше там не появлялся.

При этом судей не смущает тот факт, что в подобных ситуациях (увольнение за прогул в последний день работы, предшествующий началу прогула, либо непосредственно в последний день работы, если часть этого дня была отработана) приказ об увольнении будет фактически датирован более поздним днем. Также судьи не видят противоречия в том, что при таком варианте оформления увольнения в случае «классического» прогула (то есть отсутствия на работе весь день) окажется, что по состоянию на день увольнения работник еще не совершил прогула. Суды указывают, что по смыслу части 3 статьи 84.1 ТК РФ при увольнении работника за прогул (в том числе за прогул, который имеет длящийся характер) днем прекращения с ним трудовых отношений является последний день работы, предшествовавший началу прогула (при условии, что впоследствии работник не возобновил исполнение трудовых обязанностей).

Поэтому приказ об увольнении за прогул может быть издан гораздо позже даты увольнения. Однако несовпадение последнего дня работы с тем днем, когда оформлено прекращение трудовых отношений, признается правомерным, так как это не нарушает трудовые права работника (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 29.04.13 по делу № 33-4819/2013).

Опровергая довод о том, что при «классическом» прогуле день увольнения не может быть ранее первого дня прогула, так как на день, предшествующий началу прогула, работник еще никаких нарушений не совершил, судьи также ссылаются на статью 84.1 ТК РФ. По их мнению, данный вывод основан на ошибочном толковании норм трудового законодательства (апелляционное определение Московского городского суда от 26.07.18 по делу № 33-28148/2018). Отметим, что вопрос о законности увольнения работника датой, по состоянию на которую прогула еще не было, ставился и перед Конституционным судом РФ. Однако данный суд уклонился от ответа, указав при этом, что единственная цель нормы статьи 84.1 ТК РФ состоит в том, чтобы обеспечить совпадение фактического прекращения трудовой деятельности и юридического оформления расторжения трудового договора. Поэтому само по себе правило о том, что день увольнения может быть раньше первого дня прогула, никак не нарушает права работников (определение КС РФ от 25.01.12 № 1-О-О).

Таким образом, вся правоприменительная практика подталкивает кадровую службу оформить увольнение прогульщика тем рабочим днем, который предшествует началу прогула, либо непосредственно последним днем работы, если часть этого дня была отработана. Понятно, что сам приказ об увольнении при этом будет издан спустя некоторое время после того дня, который определен в качестве даты увольнения. При этом никаких нарушений не будет. Однако такой вариант выбора даты увольнения прогульщика, признаваемый и контролирующими органами, и судами, влечет для бухгалтера значительные проблемы. Рассмотрим их подробнее.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Прежде всего, возникает неясность с заполнением табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12). Ведь на период «разбирательства» (т.е. на период с первого дня прогула и до даты издания приказа об увольнении) работник продолжает «числиться» в организации. И при этом в форме № Т-12 ему проставляется «НН» (или 30), что соответствует неявке по невыясненным причинам.

Как следует из пояснений к форме № Т-12, код «НН» вносится в табель учета рабочего времени вплоть до выяснения причин неявки (см. таблицу «Условные обозначения», приведенную в постановлении Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Очевидно, что после установления таких причин, отметка должна быть изменена. Логично предположить, что в рассматриваемой ситуации код «НН» надо поменять на код «ПР» (или 24), которым обозначается прогул.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб-сервисе Вести бесплатно

Однако данная логика рушится сразу же после издания приказа об увольнении, если в нем сказано, что трудовые отношения с работником были прекращены в последний день работы, когда по табелю у него стоял код «Я» (или 01), «В» (или 26) или другие коды, соответствующие работе или сохранению рабочего места. В такой ситуации никаких отметок в табеле в отношении данного работника после даты его увольнения уже быть не должно (но, как было сказано выше, в табеле будут стоять отметки «ПР» за те дни, когда работник уже был уволен за прогул). При этом законодательство не содержит механизма исключения данных из табеля учета рабочего времени. Да и само такое исключение нельзя признать верным шагом. Ведь в случае спора с работником табель учета рабочего времени с отметками о неявке будет одним из доказательств правомерности увольнения.

Как видим, работодатель, решивший действовать так, как предписывают правоприменительные органы, фактически попадает в правовой тупик: табель учета рабочего времени будет оформлен неверно. Причем, и в том случае, если после даты увольнения сотрудника в табеле будут стоять отметки «ПР», и в том случае, если за дни, начиная с первого дня прогула, не будет стоять никаких отметок. А поскольку на данные табеля «завязано» множество показателей, в том числе по формам отчетности в ПФР, подобная неясность с заполнением табеля приведет к тому, что бухгалтеру придется делать часть работы вручную, попутно отслеживая, чтобы программа для ведения учета не меняла все обратно.

Корректировка форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Далее бухгалтеру работодателя, который решит уволить прогульщика в последний день работы (то есть так, как рекомендуют чиновники и судьи), придется разбираться с корректировкой форм «пенсионной» отчетности. До тех пор, пока не издан приказ об увольнении такого работника, для целей персонифицированного учета он является застрахованным лицом, поскольку с ним заключен трудовой договор. А значит, в отношении него должны представляться сведения по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

После издания приказа об увольнении работник внезапно, задним числом, перестает быть застрахованным лицом. Это автоматически делает недостоверной всю отчетность, в которой дни, начиная с первого дня прогула, указаны как период работы. А значит, такую отчетность нужно исправлять.

Штрафа удастся избежать только в том случае, если страхователь скорректирует ранее представленные сведения в отношении застрахованного лица до момента обнаружения ошибок территориальным органом ПФР. Для этого нужно подать исправленные сведения за отчетный период, в котором эти сведения уточняются (п. 39 Инструкции, утв. приказом Минтруда России от 21.12.16 № 766н).

Таким образом, в рассматриваемом случае бухгалтеру нужно будет подготовить форму СЗВ-М с типом «отмн» за периоды после даты увольнения, указанной в приказе, исключив из исходной формы сведения об уволенном сотруднике. При этом, как было сказано выше, важно успеть сдать исправленные отчеты до момента выявления ошибок органами ПФР, чтобы избежать финансовых санкций.

Если же сведения об уволенном работнике-прогульщике попали в годовую форму СЗВ-СТАЖ, то придется исправить и ее. Ведь, как уже упоминалось, с момента расторжения трудового договора работник перестает быть застрахованным лицом для целей персонифицированного учета. Соответственно, в разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ период работы должен быть указан по дату прекращения трудового договора, отраженную в приказе об увольнении.

Заполнить, проверить и сдать СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ через интернет

Выплата зарплаты при увольнении прогульщика

Наконец, третья проблема, с которой может столкнуться бухгалтер в рассматриваемой ситуации, касается расчета с работником, уволенным за прогул. Согласно статье 140 ТК РФ, при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения сотрудника.

Очевидно, что если днем увольнения будет определен день, предшествующий началу прогула (как рекомендуют чиновники и судьи), то компания автоматически нарушит это правило. Ведь в последний день, когда прогульщик вышел на работу, никаких выплат, полагающихся при увольнении, перечислено не было (и быть не могло). Формально за данное нарушение работодателя можно привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ). Более того, статья 236 ТК РФ в подобных случаях требует выплатить работнику пени за задержку расчета. Таким образом, и здесь возникает правовой тупик: если работодатель будет следовать логике правоприменителей, то он нарушит правило статьи 140 ТК РФ, и должен будет выплатить прогульщику дополнительные суммы.

Заметим, что по правилам части 4 статьи 84.1 ТК РФ трудовую книжку тоже положено выдать в последний день работы. Однако законодатель предусмотрел исключения из этого общего положения. Так, в части 6 статьи 84.1 ТК РФ указано, что при несовпадении последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении за прогул, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. К сожалению, в отношении окончательного расчета с работником, уволенным за прогул, подобных оговорок в Трудовом кодексе нет.

Бесплатно вести кадровый учет и рассчитывать зарплату в веб‑сервисе

Как избежать описанных выше проблем

Как видим, следование общепринятому варианту определения даты увольнения прогульщика чревато значительной головной болью для бухгалтера. Плюс появляется риск привлечения компании к административной ответственности за «просрочку» расчетов с уволенным сотрудником. Можно ли всего этого избежать?

Да, можно. Причем, для этого даже не придется отступать от нормы части 3 статьи 84.1 ТК РФ. Если прочитать ее внимательно, то можно обнаружить, что последний день работы является днем увольнения в тех случаях, когда за фактически неработающим работником в соответствии с законодательством РФ не сохранялось рабочее место (или должность).

Другими словами, если по правилам ТК РФ в тот период, когда работник не трудился, за ним сохранялось его рабочее место, то последний день работы уже не будет днем увольнения. В такой ситуации трудовые отношения будут прекращены в день издания приказа об увольнении, либо в последний день, когда за работником сохранялось рабочее место. Данный вывод подтверждается, в частности, пунктом 2 письма Роструда от 29.07.09 № 2263-6-1 и письмом Минтруда России от 28.02.18 № 14-2/В-121. Это правило применимо и в ситуации, когда сотрудник увольняется за прогул, поскольку на период «разбирательства» за ним сохраняется место его работы.

Как известно, увольнение — это крайняя, наиболее тяжелая мера дисциплинарного взыскания (определение КС РФ от 17.12.08 № 1060-О-П). Вместо нее работодатель может наказать работника-прогульщика выговором или замечанием (ст. 192 ТК РФ). А то и вовсе по итогам рассмотрения всех обстоятельств признать причину отсутствия сотрудника на работе уважительной и не налагать взыскание. И во всех этих случаях работник продолжит выполнять свои трудовые функции. А значит, на период «разбирательства» за ним сохраняется рабочее место.

Но если оно сохраняется в указанных выше ситуациях, то почему оно не должно сохраняться в случае принятия решения о наложении дисциплинарного взыскания в виде увольнения? Ведь нигде в ТК РФ не сказано, что именно в этом случае рабочее место на период «разбирательства» за работником не сохраняется.

Применение нормы о сохранении рабочего места вплоть до оформления приказа об увольнении сразу же снимает все спорные вопросы, о которых мы говорили выше. Так, у работодателя появляется законное право на изменение данных табеля учета рабочего времени с «НН» на «ПР» за все дни прогула, вплоть до даты издания приказа об увольнении.

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб-сервисе Вести бесплатно

В то же время работодатель сможет соблюсти правило статьи 140 ТК РФ о расчете с увольняемым работником. Поскольку в день увольнения (которым теперь является день издания приказа об увольнении) сотрудник не работает, соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Наконец, бухгалтеру не придется корректировать «пенсионную» отчетность, так как дата увольнения в данном случае совпадает с датой издания соответствующего приказа. А значит, работник утрачивает статус застрахованного лица для целей пенсионного страхования только в день издания приказа об увольнении. Что делает ранее сданную отчетность полностью действительной.

Дополнительно отметим, что организация, которая уволила прогульщика в день издания приказа об увольнении, никаких дополнительных затрат не понесет. Ведь дни прогула работнику не оплачиваются и в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включаются (ст. 121 и 129 ТК РФ). А значит, перенос даты прекращения трудового договора на день издания приказа об увольнении не приведет к увеличению выплат в пользу прогульщика.

Практические выводы

Мы рекомендуем исходить из того, что на период выяснения причин невыхода сотрудника на работу, определения их уважительности, рассмотрения и принятия работодателем решения об увольнении за работником сохраняется рабочее место. При этом данный период работнику не оплачивается и в стаж для исчисления отпуска не включается (если, конечно, сотрудник в этот период фактически не работал).

Подобный подход не только позволит компании правильно оформить кадровые и бухгалтерские документы, но и значительно снизит нагрузку на бухгалтерию. Помимо этого, не возникнет риск привлечения к административной ответственности за нарушение срока окончательного расчета с работником, а также риск судебного разбирательства, связанного с тем, что дата увольнения определена ранее даты нарушения трудовой дисциплины. Описанный нами вариант базируется на буквальном прочтении статьи 84.1 ТК РФ, а значит, не приведет к нарушению трудового законодательства.

Отечественное законодательство часто претерпевает изменения в части отчетности компаний о трудовой деятельности. Так, ввиду недавних нововведений, часть полномочий ПФ РФ перешла в ведомство ФНС РФ. Как следствие, ПФР утратил некоторую часть информации, которая теперь направляется в налоговую службу. Это обусловило необходимость подачи дополнительных отчетов в фонд для предоставления туда информации относительно работы персонала, что в дальнейшем даст возможность субъектам получать положенный им объем пенсии. В связи с этим, распространенным вопросом является вопрос о том, как отражать прогулы в СЗВ-СТАЖ?

Общая информация об отчете СЗВ-СТАЖ

Отчет, составляемый по форме СЗВ-СТАЖ, подразумевает специализированный бланк, в котором отражаются сведения о трудовой деятельности наемных лиц в компании. Документ должен направляться в локальное отделение ПФР по месту регистрации нанимателя.

СЗВ-СТАЖ является тесно связанным с другим форматом, предназначенным для ПФ РФ ввиду перехода части полномочий ФНС РФ, − СЗВ-М. Несмотря на то что обе формы раскрывают информацию, касающуюся трудоустроенных субъектов, СЗВ-СТАЖ является более полной и информативной отчетностью. В нее включаются не только личные сведения о работниках, но также данные о периодизации трудовой деятельности у текущего нанимателя. Помимо прочего, форма отражает периоды, когда субъект являлся штатным служащим, однако ввиду различных причин не исполнял свои трудовые функции. Например, к таким периодам зачастую относятся отпуска, больничные и прочее. В эту категорию также включаются простои и прогулы.

Крайняя дата подачи СЗВ-СТАЖ – 15 марта. Так как форма является ежегодной, то подавать ее следует раз в год до указанной отметки. Если данная дата выпадает на выходной день, то предоставить отчет необходимо в ближайшую рабочую дату. Впрочем, в 2019 году 15 марта выпадает на пятницу, что не предполагает никаких отсрочек.

Порядок оформления СЗВ-СТАЖ следующий:

В верхнюю часть документа вносится информация относительно страхователя. Туда следует прописать наименование компании, ее регистрационный номер, присвоенный индивидуально в ПФ РФ, а также коды ИНН или КПП (для ИП и предприятий соответственно).

Затем следует обозначить отчетный период, за который предоставляется информация. В 2019 году это – «2018 год».

После этого составителем фиксируются сведения о наемных субъектах. В данном разделе отчета составляющему необходимо быть заранее ознакомленным с перечнем кодов, которые предназначены для классификации отчетов. В частности, шифр «ИСХД» ставится, если бумага составляется впервые, «ДОП» − на дополнительном экземпляре (подается зачастую ввиду ошибки кода 30), а также «ОТМ» − отменяющий отчет.

Сведения о выплаченных за персонал страховых взносах. Важно отметить, что 4-й и 5-й разделы отчета оформляются только в том случае, если субъект уходит на пенсию.

Как отмечалось ранее, заполнение отчета подразумевает внесение информации относительно нерабочих периодов, к которым в частности относится прогул.

Понятие и ответственность за прогул

Под прогулом понимается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 4-х часов подряд в рамках одной рабочей смены. Важно отметить, что опоздания на 15 минут в рамках одного рабочего месяца, которые суммарно дают более 4-х часов, не могут считаться прогулами.

За подобное нарушение субъекта правомерно привлечь к дисциплинарной ответственности, закрепленной в ст. 192 ТК РФ, в частности:

сделать гражданину замечание;
оформить выговор (либо выговор с занесением в личное дело);
увольнение на основании ст. 81 ТК РФ.

Какую конкретно меру применить к нарушителю будет определять наниматель лично, на основании документальных доказательств и свидетельских показаний. Решающим фактором будет являться наличие уважительной причины у прогульщика. Так как законодательство не регламентирует критерии «уважительности» причин, то данная оценка также остается в полномочиях управленца.

Все способы наказания нарушителя за прогул приведены в трудовом законодательстве и являются исчерпывающими.

Прогул также должен быть документально зафиксирован. В первую очередь это данные первичных документов, фиксирующих посещаемость работы, показания очевидцев, докладные записки, заявления и т.д. На этом основании наниматель должен составить акт об отсутствии конкретного подчиненного на рабочем месте, после чего запросить у него объяснительную бумагу. Гражданин вправе предоставить документ на протяжении двух дней. При этом объяснительная является правом субъекта, а не его обязанностью. На этом основании наниматель публикует приказ, если сочтет уместным применение какого-либо наказания к субъекту.

Информация о прогуле также вносится в отчетность, в частности, в СЗВ-СТАЖ.

Особенности отражения прогула в СЗВ-СТАЖ

Четкой формулировки ответа, как в СЗВ-СТАЖ показать прогул, в Инструкции по заполнению, регламентированной ПП РФ № 3-п от 11.01.2017г., нет. Однако, на основании ст. 2 ФЗ № 173 от 17.12.2001г., прогул по вине работника (без уважительных причин) признается неоплачиваемым периодом, который не входит в страховой стаж субъекта. Это почти всегда вызывает сложности при составлении СЗВ-СТАЖ.

Прогулы в указанной форме отчетности приводят к разрыву непрерывного стажа. Таким образом, в строке, где необходимо указывать период трудовой деятельности, длительность прогула можно не отражать. Например, субъект был трудоустроен 13.01.2019г. Однако в период с 28.01.2019г. по 31.01.2019г. прогуливал работу. Ввиду этого в СЗВ-СТАЖ необходимо отразить два периода:

с 13.01.2019г. по 27.01.2019г.;
01.02.2019г. по 28.02.2019г.

Одновременно с указанными условиями, для периодов, которые не учитываются в страховой стаж (в частности, бесплатный отпуск, простой по вине сотрудника, а также иные подобные периоды, обозначаемые шифрами ДЛДЕ-ТИ и ЧАЭС), ПП РФ № 3-п от 11.01.2017г. предполагается применение шифра «НЕОПЛ». Таким образом, данный код является наиболее адекватным и уместным ответом на вопрос, как отражаются прогулы в СЗВ-СТАЖ.

Следовательно, код прогула в СЗВ-СТАЖ рекомендуется отражать следующим образом:

в строках 6 и 7 необходимо обозначить периодичность прогула, по приведенному ранее примеру: с 28.01.2019г. по 31.01.2019г.;
в строке 11 прописать шифр «НЕОПЛ».

Таким образом, прогулы необходимо отражать в форме СЗВ-СТАЖ, как один из фактов рабочей деятельности работников. Нанимателю необходимо заранее ознакомиться с правилами оформления данного документа, после чего грамотно и своевременно подать отчет в ПФ РФ.

Форму СЗВ-СТАЖ используют для передачи сведений о трудовом стаже в Пенсионный фонд России. В этой статье вы узнаете, как правильно в документе отразить прогул и отсутствие сотрудника по невыясненной причине.

Общая информация о СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ — отчетность для организаций и предпринимателей, имеющих официально трудоустроенных работников. Документ включает в себя сведения о трудовой деятельности сотрудников.

СЗВ-СТАЖ связан с другой отчетностью — СЗВ-М. Обе формы раскрывают данные об официально трудоустроенных работниках, но в первом содержится больше информации. В отчетность включают сведения о периодизации трудовой деятельности на текущем месте работы. В форме расписываются периоды, когда человек числился штатным сотрудником, но не выполнял трудовых обязательств: находился в отпуске, на больничном, прогуливал по невыясненной причине и тому подобное.

СЗВ-СТАЖ отправляют в Пенсионный фонд России по месту регистрации предпринимателя или организации. Срок сдачи — 15 марта года, следующего за отчетным. Например, за 2020 год сдать отчетность необходимо сдать не позднее 15 марта 2021 года . Если крайний день выпадает на выходной, срок смещается на ближайший рабочий день.

Организации и предприниматели, у которых трудоустроено 25 и более работников, отправляют отчетность в электронном формате . Остальным (у кого менее 25 сотрудников) разрешено подавать документ в бумажном или цифровом виде по собственному усмотрению.

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ

Отчет заполняется в несколько этапов:

№	Этап	Пояснение
1	Информация об ИП или ООО	В верхней части документа заполняют сведения об индивидуальном предпринимателе или организации: название, регистрационный номер в ПФ РФ, ИНН и КПП (для предприятия).
2	Отчетный период	СЗВ-СТАЖ сдают раз в год. В 2021 году в поле «отчетный период» указывают — 2020.
3	Сведения о наемных работниках	В третий пункт (таблица) вносят данные обо всех наемных работниках: ФИО, СНИЛС, период работы и тому подобное. Чтобы не допустить ошибку, заранее ознакомьтесь с перечнем классифицирующих отчетность кодов.
4	Данные об уплаченных взносах	Указывают сведения о перечисленных в бюджет страховых взносах за работников.
Важно! 4 и 5 разделы формы заполняют в случае ухода сотрудников на пенсию. В противном случае оставляют пустыми.

Для заполнения СЗВ-СТАЖ рекомендуем воспользоваться сервисом «Моё дело» для предпринимателей и бухгалтеров. Он автоматизирует подготовку любой отчетности и исключает вероятность допущения ошибок. Попробовать сервис можно бесплатно .

Как отразить в СЗВ-СТАЖ отсутствие работника по невыясненной причине

Отсутствие сотрудника на рабочем месте по невыясненной причине — прогул. Таковым считается отсутствие более 4-х часов или в течение всего рабочего дня или смены вне зависимости от их продолжительности .

В основной инструкции по заполнению СЗВ-СТАЖ порядок отражения прогулов не зафиксирован. Мы предлагаем руководствоваться статьей 2 Федерального закона от 17 декабря 2001 года № 173-ФЗ: неявка работника на рабочее место по невыясненной причине (читай — прогул) считается неоплачиваемым периодом и не засчитывается в страховой стаж.

Например , Васильченко Артем Сергеевич устроился в ООО «Интеркомплюс» 5 июля 2020 года. До 27 июля ответственно подходил к выполнению обязательств, но потом пропустил два рабочих дня по невыясненной причине. В СЗВ-СТАЖ бухгалтер отражает два периода:

с 5 июля 2020 года по 27 июля 2020 года;
с 29 июля 2020 года по 29 августа 2020 года.

Показан двухдневный разрыв непрерывного стажа (28 и 29 июля), когда Васильченко Артем Сергеевич отсутствовал по невыясненной причине.

Существует альтернативный вариант. В инструкции Пенсионного фонда Российской Федерации предлагают не разрывать непрерывный стаж, а помечать пропущенные дни шифром «НЕОПЛ» .

Посмотрим, как это правильно сделать на примере прогулов Васильченко А.С. В 6 и 7 строках указываем период отсутствия на рабочем месте по невыясненной причине: с 28 июля по 29 июля. В 11 строке впишем шифр «НЕОПЛ» .

Второй вариант отражения прогулов, по сравнению с первым, считается более грамотным. Поэтому мы рекомендуем использовать его.

Перед внесением в СЗВ-СТАЖ сведений о прогуле сотрудника собирают документальное подтверждение. Для этого используют данные первичных документов, фиксирующих посещаемость рабочего места; показания свидетелей, докладные записки и тому подобное. Некоторые организации используют журнал посещаемости: приезжая в офис, сотрудники расписываются в нем для подтверждения фактического прибытия.

Важно! Прогулы не по вине работника (например, какое-то обстоятельство вынудило компанию на два дня отпустить часть сотрудников) — не причина для разрыва непрерывного стажа. Отсутствие на рабочем месте указывают в отчетности, но в строке 11 ставят пометку — «ПРОСТОЙ» .

Пример заполнения СЗВ-СТАЖ с прогулом

Перед подготовкой отчетности советуем посмотреть образец заполнения на примере Васильченко Артема Сергеевича:

Если не хотите вникать в тонкости оформления документа, воспользуйтесь сервисом «Моё дело» для предпринимателей и бухгалтеров. Система автоматизирует заполнение документа и исключает вероятность допущения ошибки.

Расхождения сведений в формах СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М

Сведения в формах СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М должны совпадать, но иногда из-за несвоевременного документооборота внутри организации или по другой причине возникают расхождения.

Рассмотрим конкретный пример. Сидоров Петр Геннадьевич трудоустроен в организацию 29 октября 2019 года. С этого дня он приступил к выполнению своих обязательств. Но приказ о приеме дошел до бухгалтерии только 10 ноября после отправки СЗВ-М в ПФР. В марте 2020 года компания получила уведомление о расхождении сведений с СЗВ-СТАЖ, так как данные о Сидорове не включили в СЗВ-М за октябрь (хотя он проработал 2 дня). В этом случае необходимо подать «дополняющую» форму СЗВ-М, о которой мы рассказывали ранее.

Еще один пример: Афанасьев Василий Петрович отсутствовал на работе с 25 октября по 3 ноября 2019 года. Все дни были отмечены как прогулы, но 4 ноября сотрудник предоставил больничный лист на период с 25 октября по 31 октября. В этот же день он решил уволиться по обоюдному соглашению сторон.

Возникает ситуация: в СЗВ-М за ноябрь сведения об Афанасьеве будут (потому что дата увольнения — 4 ноября), а в СЗВ-СТАЖ — нет, так как все ноябрьские дни отмечены «прогулом». Бухгалтеру следует подать в инспекцию СЗВ-КОРР с уточнением данных о периоде работы Афанасьева.

Важно! В рассмотренных примерах организация получит штраф за нарушение сроков сдачи подлинных данных о сотрудниках — 500 рублей за каждого работника . Дополнительный штраф в размере 300 рублей выпишут ответственному за подготовку отчета лицу (в большинстве случаев — бухгалтеру ).

Как отразить в СЗВ-СТАЖ сотрудников, уволенных за прогулы

Если работника увольняют за прогулы без уважительной причины, особое внимание уделяют графе 7 СЗВ-СТАЖ: период работы. Бухгалтеры часто допускают ошибку и последним днем указывают дату заявления или приказа об увольнении. Правильно — написать последний день, когда сотрудник выходил на работу.

Например , Баранкин Игорь Валентинович с 10 августа перестал приходить на работу, связаться с ним не получилось. Организация 15 августа в одностороннем порядке оформила решение об увольнении. В СЗВ-СТАЖ рабочий период указывается до 9 августа (последний день, когда Баранкин был на рабочем месте), а не 15 августа, когда был подписан приказ об увольнении.

Любое отсутствие по невыясненной причине с юридической точки зрения — прогул, приводящий к разрыву непрерывного стажа. Его в СЗВ-СТАЖ можно отразить двумя способами, но приоритетный — указание периода невыхода на рабочее место с пометкой «НЕОПЛ» .

Обратите внимание на согласованность сведений в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. При обнаружении расхождений надзорный орган пришлет уведомление с требованием внести правки и выпишет на организацию штраф.