Как по сбис отправить заявление в пфр

По российскому законодательству организации со штатной численностью более 50 человек должны подавать в ПФР отчетность в электронном виде. Программа электронной отчетности СБИС позволяет выполнять полный комплекс по подготовке, проверке и отправке электронных документов в государственные органы. Как отправить отчет в ПФР через личный кабинет СБИС, и что требуется на стадии его подготовки в программе.

Что можно сделать через СБИС в рамках работы с ПФР

Все компании, в которых официально трудоустроены наемные сотрудники, обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчеты. Для этого необходимо заполнить две формы:

Ежегодную форму СЗВ-СТАЖ. Она сдается по итогам года до 1 марта один раз в году;
Ежемесячную форму СЗВ, которая формируется и отправляется в ПФР каждый месяц до 15 числа (по итогам предыдущего).

В 2020 году расчет страховых взносов передается в Налоговую инспекцию, корректировка индивидуальных сведений происходит в форме «СЗВ-КОРР». С помощью программы СБИС, вы сможете не только направить отчеты в Пенсионный Фонд РФ, доступны и дополнительные функции в программе:

Проведение сверки данных с ПФР;
Отправка служебных писем в ПФР;
Оформление для работника выхода на пенсию.

Программа СБИС постоянно обновляется, поэтому все изменения форм отчетности автоматически отражаются в системе.

Важно! Для работы в СБИС и обмена онлайн-документацией с Пенсионным Фондом нужно заключить соглашением между ним и вашей организацией об обмене электронными документами.

Как создать отчет в ПФР через программу СБИС

Для формирования электронной отчетности в Пенсионный фонд необходимо выполнить последовательно ряд действий. Алгоритм создания нового отчета выглядит так:

Откройте программу и зайдите в раздел «Отчетность», нажмите кнопку «Новый отчет»;
В открывшемся меню выберите «Расчеты страховых взносов и индивидуальные сведения», установите отчетный период, нажмите «Создать»;
СБИС автоматически подставит получателя – отделение ПФР, настроенное на вашу компанию;
При ведении бухучета в системе СБИС, выберите вкладку «Заполнить по бухгалтерскому учету» – данные внесутся автоматически.
Если требуется изменить данные, кликните на кнопку «Перезаполнить». В этой ситуации необходимо внести показатели вручную.
Проверьте сформированные документы и нажмите кнопку «Сохранить».

Мастер подготовки электронных документов в ПФР формирует полный комплект документов. Вам останется только отметить галочками нужные для отправки в Пенсионный Фонд отчеты.

Если требуется добавить сведения из других файлов, то это доступно в системе. Для этого нужно сделать следующее:

В меню верхней панели выберите кнопку «Загрузить», и нажмите на файл с информацией о РСВ-1;
Данные загрузятся при условии, что в выбранном файле и отчетном периоде сведения о страхователе совпадают.

Важно, при попытке загрузить несколько файлов с РСВ-1, то загрузится только один. Другие файлы с отчетностью в Пенсионный фонд не загрузятся.

Особенности заполнения отчетности в СБИС

Все, что входит в отчет, отражается в меню, которое находится в блоке слева. Новые отчеты включают пункты, заполняемые всеми отчитывающимися компаниями – они выделяются цветом.

Если нужно добавить другие разделы, сделайте это в начале формирования отчета в ПФР. Для этого достаточно в меню слева нажать «Создать раздел».
Если требуются дополнительные страницы, их можно создать самостоятельно. Откройте требуемый раздел, справа вверху кликните на строчку «Добавить страницу».

Не забывайте перед сохранением и отправкой отчетности внимательно проверить все сформированные документы.

Как отправить отчет в ПФР через СБИС

Для отправки электронных документов с подготовленной отчетностью в Пенсионный Фонд РФ потребуется вставить носитель с Электронной подписью в ваш компьютер. Далее следуйте инструкции:

Откройте раздел «Отчеты», выберите нужные и нажмите «К отправке»;
В этот момент система начнет автоматическую проверку правильности расчетов, и показателей, сравнивая их с документами текущего периода;
Правильно заполненный документ будет отправлен автоматически, на отчетности в СБИС изменится статус на «Отчет отправлен, но еще не считается сданным»;
Если система обнаружит неточности, то на экране появится надпись «Отправка»;
В этом случае кликните на «Исправить», система покажет места, которые требуют корректировки – внесите изменения, сохраните их и нажмите на кнопку «К отправке».

В СБИСЕ номера пачек определяются автоматически. Здесь предусмотрена сквозная нумерация – так требует ПФР. Изменить эту нумерацию вы сможете самостоятельно. Датой составления документов будет день формирования отчета в СБИС.

Организации и индивидуальные предприниматели в процессе своей хозяйственной деятельности регулярно взаимодействуют с различными государственными органами. Это в полной мере относится к работе с Пенсионным фондом России (ПФР). Объем взаимодействия в данном случае напрямую зависит от количества занятых сотрудников.

Ранее все необходимые отчеты и документы подавались в ПФР в бумажном виде с практически обязательным посещением отделения внебюджетного фонда сотрудниками бухгалтерии. Однако на сегодняшний день такая необходимость практически отпала, поскольку существует возможность наладить электронный документооборот между организацией и Пенсионным фондом, что крайне удобно как для работников бухгалтерии, так и для сотрудников самого ПФР.

Бесплатно по России

В статье расскажем, что такое соглашение об электронном документообороте с ПФР, как выглядит бланк документа и как можно оформить его.

Общая информация

Установлено, что все предприятия, которые имеют в штате наемных сотрудников, а также работают с физическими лицами на основании гражданско-правовых договоров, обязаны предоставлять в 2020 году следующие виды отчетности:

СЗВ-М;
СЗВ-стаж;

При этом взаимодействие с ПФР не ограничивается лишь подачей вышеуказанных форм.

Чтобы снизить нагрузку на организации и упростить порядок отчетности, Пенсионный фонд России предлагает перейти на электронную сдачу отчетности.

Для осуществления перехода необходимо подать соответствующие документы в адрес ПФР. Среди них следует выделить соглашение об электронном документообороте. Оно представляет собой юридически значимый документ, который определяет технические условия обмена электронными документами, права и обязанности сторон, а также устанавливает ответственность за ненадлежащее исполнения этих обязанностей.

Данный документ является обязательным для подписания любым лицом, которое планирует осуществлять обмен электронными документами с Пенсионным фондом России в процессе своей хозяйственной деятельности.

Как оформить соглашение

Порядок подключения к дистанционному документообороту устанавливается в соответствии с регламентом.

Так, в первую очередь, направляется заявление о подключении к электронному документообороту. Его форму можно скачать на сайте Пенсионного фонда.

В заявление необходимо внести следующие сведения:

наименование органа, куда подается заявление;
дату, с которой планируется подключение к системе электронного документооборота;
наименование, ИНН, КПП страхователя, а также его номер в системе;
информацию о банке, в котором у страхователя открыт расчетный счет;
среднесписочную численность сотрудников.

В специальном поле указывается информация об удостоверяющем центре, посредством обеспечения которого и будет осуществляться документооборот:

наименование центра;
юридический адрес;
наименование средства криптозащиты информации (данные сведения можно получить у сотрудников удостоверяющего центра).

Заявление удостоверяется подписью руководителя и печатью страхователя, после чего подается в Пенсионный фонд в трех экземплярах.

Кроме этого, необходимо заполнить и само соглашение. В нем в обязательном порядке прописывается дата и место его заключения. Кроме этого, указывается наименование органа фонда и организации, которая планирует вести электронный документооборот с внебюджетным фондом.

Соглашение представляет собой текстовый документ, каждая страница которого подписывается его сторонами. Раздел «Юридические адреса и реквизиты сторон» требует внимательности при его заполнении.

Так, страхователь вносит следующие сведения о себе:

наименование;
адрес;
телефон (факс при наличии);
наименование банка обслуживания;
расчетный счет в банке обслуживания;
регистрационный номер;
ИНН/КПП.

После этого соглашение подписывается руководителем организации или уполномоченным на то лицом. Подпись заверяется печатью.

Соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из его сторон.

После направления бумаг следует ожидать подписания их со стороны Пенсионного фонда.

Пенсионный фонд вправе оставить заявление без удовлетворения в случае наличия ошибок в подаваемых документах или если договор заключен с удостоверяющим центром, у которого отсутствует аккредитация.

Как только организация получила подписанный представителем ПФР экземпляр соглашения можно начинать настройку программного обеспечения для осуществления документооборота.

Если организация решила сменить удостоверяющий центр, то об этом необходимо проинформировать внебюджетный фонд, который предложит перезаключить соответствующее соглашение.

Образец заявление в ПФР о подключении к электронному документообороту:

Как отправлять отчеты после подписания документов

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

подача отчетов по установленным формам;
оформление пенсии сотрудникам;
отправка писем в ПФР;
сверка данных с ПФР.

Интересное видео

Важная информация об электронном документообороте в видео:

Заключение

Чтобы оптимизировать процедуру сдачи отчетности и иных документов в Пенсионный фонд, на практике активно применяется ЭДО между ПФР и организациями.

Для получения возможности отправки электронных документов юридическому лицу или предпринимателю необходимо подать заявление и заключить соглашение с внебюджетным фондом. Только после этого станет возможен дистанционный документооборот, осуществляемый посредством соответствующих систем телекоммуникационной связи.

Виды электронной отчетности в ПФР
Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР
Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности
Итоги

Виды электронной отчетности в ПФР

После передачи администрирования страховых взносов налоговым органам у страхователей осталась обязанность представления в ПФР отчетности, содержащей сведения индивидуального (персонифицированного) учета:

Подробнее об отчетности в ПФР узнайте из публикации «Как заполнить и сдать отчетность в ПФР за год?».

При этом у страхователей есть 2 способа сдачи отчетности в ПФР:

в виде документов в бумажной форме;
электронной форме.

Оба способа отчетности доступны страхователям с числом застрахованных лиц за предшествующий отчетный период до 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если этот показатель составляет 25 человек и более, альтернативы нет: отчитаться можно только электронно.

Чем отличается усиленная ЭЦП от обыкновенной, читайте в статье «Усиленная квалифицированная электронная подпись - что это такое?».

Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР

Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:

вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).

Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:

установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.

Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности

После того как вы выбрали удостоверяющий центр или компанию — уполномоченного представителя, вам нужно написать заявление в ПФР. Образец заявления можно скачать на сайте фонда.

Заявление содержит просьбу к ПФР подключить страхователя к системе электронного документооборота и содержит следующие сведения:

ИНН;
ОГРН;
юридический и фактический адреса страхователя;
его регномер в ПФР;
расчетный счет и среднесписочную численность сотрудников;
прочие данные.

Нередко менеджеры удостоверяющего центра или уполномоченного представителя предоставляют бланк заявления для подключения электронной отчетности с ПФР сразу при заключении договора об оказании услуг электронной отчетности.

Специалисты ПФР после получения от компании заявления должны будут предоставить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.

Итоги

Если вы обязаны передавать отчетность в ПФР в электронном виде, то вам следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого нужно написать в ПФР заявление с просьбой осуществить подключение вашей компании к системе электронного документооборота. Бланк такого заявления можно скачать на сайте ПФР.

Ваша заявка отправлена, скоре наш менеджер свяжется с Вами. Оставайтесь на связи.

8 (8652) 990-001
8 (8652) 990-002
Позвоните мне
Техподдержка

Онлайн-кассы
ОФД и ЦТО

ЕГАИС и
бизнес продукты

Электронные трудовые книжки — только в СБИС

С момента вступления в силу закона об электронных трудовых книжках прошло уже 20 дней. Все кадровые события, которые раньше записывались на бумаге, теперь фиксируются и передаются в электронном виде.

Но до сих пор лишь одна система работает с новой отчетностью — СБИС.

1 января СБИС сам предложил пользователям подключиться к электронному документообороту ПФР для передачи сведений о трудовой деятельности. Искать бланк не нужно — заявление оформляется прямо в системе.

Когда сдавать СЗВ-ТД

Данные подаются до 15 числа следующего месяца за тем, в котором сотрудник написал заявление о выборе вида трудовой книжки или были

кадровые изменения. Первый раз — до 15 февраля 2020 года.

Если изменений в трудовой книжке нет и сотрудник еще не написал заявление, «нулевой» СЗВ-ТД сдавать не нужно.

Что делать с бумажными трудовыми книжками

Если сотрудник в заявлении указал, что хочет вести трудовую книжку:

в электронном виде — работодатель вносит запись о подаче заявления в бумажную трудовую книжку и возвращает ее работнику;
в бумажном виде — работодатель ведет трудовую книжку одновременно и в электронном, и в бумажном виде.

С чего начать

До 30 июня 2020 года проинформируйте работников о введении ЭТК. До 31 декабря 2020 года получите от них заявление о том, как продолжать вести трудовую книжку: в электронном или в бумажном виде. Если сотрудник не написал заявление в течение 2020 года, работодатель продолжает вести трудовую книжку на бумаге.

Лицензия

Любой тариф сервиса «Отчетность через интернет» подходит для ведения электронных трудовых книжек.

Государство планирует отказаться от бумажных трудовых книжек. Теперь сведения о трудовой деятельности должны храниться на серверах Пенсионного фонда, а работодатели — передавать в госорган еще один отчет.

Тензор участвует в тестировании этого решения. Мы поможем Пенсионному фонду настроить каналы отправки отчетности и отработать нюансы. А пока поделимся информацией о том, на какой стадии находится проект.

Принят ли закон?

Для перехода на электронные трудовые книжки государство подготовило обширный набор изменений в законодательстве.

Поправка в Трудовой кодекс сделает электронный формат основным.
Поправка в закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года введет для работодателей обязанность отчитываться в Пенсионный фонд о трудовой деятельности сотрудников.
Поправка в Кодекс об административных правонарушениях установит ответственность за нарушение сроков отправки, предоставление неполных или недостоверных сведений.

Впрочем, все эти изменения носят статус законопроектов. Они направлены на рассмотрение в Государственную Думу, но еще не вступили в силу.

Что меняется?

Согласно законопроектам, нужно будет ежемесячно, не позднее 15 числа следующего месяца, отправлять в Пенсионный фонд отчет «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Пока есть только примерная форма. Окончательную версию утвердит Правление Пенсионного Фонда.

Что будет с бумажными книжками?

Регламент перехода на электронные трудовые еще разрабатывается. Очевидно, что в ближайший год бумажные книжки действуют в прежнем режиме. Но государство четко обозначает цель — к 2021 году отказаться от оформления новых трудовых на бумаге.

Какие плюсы у электронной трудовой?

Цифровой формат снимает с кадровика часть бумажной работы. Можно забыть, как правильно делать записи в трудовых, и освободить место в сейфах. Много и аккуратно писать от руки тоже больше не понадобится.

Значительно увеличивается безопасность и сохранность данных. Испортить, потерять, подделать электронную трудовую книжку невозможно. К тому же, сотрудник сможет видеть ее онлайн.

Но самый полезный плюс — электронная версия трудовой позволит принимать на работу дистанционно, без проволочек с документами. С облегчением вздохнут те, у кого в штате есть удаленные сотрудники.

Как подготовиться?

В СБИС всегда актуальные формы отчетности. Как только государство утвердит правила работы с электронными трудовыми книжками, мы обеспечим все, чтобы вы выполнили их полностью и вовремя.

Уже сейчас вы можете перевести часть кадровых документов в электронный вид. Выдайте сотрудникам электронную подпись, и они смогут подписывать внутренние инструкции, заявления на отпуск, приказы об изменении оклада прямо в СБИС.

Процесс регулируют сразу несколько законов:

Изменения в Трудовом кодексе делают электронный формат трудовых книжек основным.

Изменения в законе № 27-ФЗ от 01.04.1996 года вводят для работодателей обязанность отчитываться в Пенсионный фонд о трудовой деятельности сотрудников.

Изменения в Кодексе об административных правонарушениях устанавливают ответственность за нарушение сроков отправки, предоставление неполных или недостоверных сведений.

Переход неизбежен – трудовые книжки станут электронными уже в ближайшем будущем. Что именно поменяется в работе кадровиков и бухгалтеров? Разбираемся вместе.

СБИС — единственная система, работающая с электронными трудовыми книжками. Через оператора уже отправлено 80 000 заявок в ПФ и 1 500 отчетов СЗВ-ТД.

Зачем нужен переход

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ по составу идентичный бумажному. Из него по-прежнему можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Электронная трудовая книжка, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Только теперь она хранится в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.

Переход на ЭТК – одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». По замыслу законодателей, электронные трудовые книжки дадут сплошные плюсы всем сторонам.

Цифровой формат снимает с кадровика часть работы. Без помарок писать от руки и нести ответственность за хранение больше не понадобится.

Электронная версия трудовой позволит принимать на работу дистанционно, без проволочек с бумажными документами. С облегчением вздохнут те, у кого в штате есть удаленные сотрудники.

Оформлять трудовые книжки сможет даже тот, кто не умеет этого делать. Специфический процесс ведения бумажных трудовых заменяется отправкой стандартной электронной отчетности.

1 500 отчетов СЗВ-ТД уже отправлено через СБИС

Когда состоится переход

С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки, но оформлять новые бумажные еще можно. Пенсионный Фонд подчеркивает, что для сотрудников переход на электронные трудовые книжки – дело добровольное. До конца 2020 года у них есть право написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде. Если человек выбирает электронный формат, бумажную книжку он получит на руки. Если сотрудник просит продолжить вести бумажную версию, то для него обе книжки будут существовать параллельно.

С 1 января 2021 года оформлять новые трудовые на бумаге нельзя. Для всех, кто начнет свою трудовую деятельность после этой даты, будут действовать только электронные трудовые книжки.

Как обращаться с электронными трудовыми книжками

Все, что раньше фиксировалось на бумаге, теперь записывается и передается в цифровом виде. Иными словами, трудовые книжки превратились в еще одну электронную отчетность в Пенсионный Фонд.

Как работодателю внести запись в электронную трудовую книжку

Работодатели вносят записи в электронную трудовую книжку с помощью отчета «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Он подписывается электронной подписью и сдается в госорган через интернет. Пенсионный фонд утвердил порядок заполнения формы в Постановлении №730п от 25.12.2019. Как выглядит форма СЗВ-ТД, показывает заполненный образец.

Сведения о работодателе: регистрационный номер в ПФР, название, ИНН, КПП;

Сведения о сотруднике: СНИЛС, дата рождения, ФИО;

Выбор способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде;

Сведения о трудовой деятельности: дата, вид мероприятия, должность, структурное подразделение, реквизиты приказа-основания.

Отчет СЗВ-ТД сдается, только если в компании произошли какие-то кадровые изменения или работник заполнил заявление о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная). Список мероприятий, которые отражаются в отчете, и соответствующие им коды:

4 - установление (присвоение) второй и последующей профессии,

6 - запрет занимать должность (вид деятельности).

Если в организации не регистрировали заявлений о формате книжки, никого не принимали, не увольняли и не переводили, отправлять отчетность не нужно.

В СБИС отправить форму СЗВ-ТД можно в один клик.

Титульный лист со сведениями о работодателе заполняется автоматически. Ввести данные о трудовой деятельности тоже легко. Не нужно запоминать коды. Система предложит выбрать нужное мероприятие из списка, а должность и подразделение — из штатного расписания. Наглядный перечень всех, кто попал в отчет, отображается на вкладке Сотрудники.

График сдачи отчета СЗВ-ТД

В 2020 году форма СЗВ-ТД сдается каждый месяц не позднее 15 дней с момента его окончания. Соответственно, если в январе в компании произойдет какое-то кадровое событие или сотрудник напишет заявление о выборе формата книжки, отчет о трудовой деятельности нужно будет отправить в ПФР до 17 февраля, т.к. 15 число выпадает на выходной.

В течение 2020 года в каждую отправку нужно будет добавить еще и предыдущую запись трудовой, актуальную на 1 января 2020 года. На тех сотрудников, которых не коснутся кадровые изменения или которые не смогут заполнить заявление о выборе формата трудовой, эту запись нужно будет передать в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года.

СБИС напомнит о необходимости сдать отчет до определенной даты.

В 2021 году график отчетности о трудовой деятельности поменяется. При приеме и увольнении форму нужно будет отправлять сразу же: не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа. Для отчетов о переводах и поданных заявлениях действует прежний график — ежемесячно, не позднее 15-го числа.

Как работодателю выдать трудовую книжку при увольнении

В день прекращения трудового договора работодатель выдает сотруднику форму Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р). Это выписка из трудовой. Ее можно сохранить в электронном виде или распечатать. Если выдать форму в день увольнения невозможно, ее следует отправить сотруднику заказным письмом. Не только увольняемый, но любой сотрудник в любое время может попросить предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки. В этом случае выдать форму СТД-Р нужно не позднее трех дней с даты получения запроса.

СБИС формирует выписки автоматически, как только вы заполнили данные по сотруднику в отчете СЗВ-ТД.

Как сотруднику посмотреть сведения из электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя: удостоверения, пластиковой карточки, ключа или чего-то подобного. Сведения из электронной трудовой книжки можно увидеть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуги по своему логину и паролю.

Как сотруднику предъявить электронную трудовую книжку

Если требуется предоставить сведения из электронной трудовой книжки, то нужно сделать выписку из нее. Выписку можно распечатать или сохранить на флешку:

― самостоятельно из Госуслуг или из личного кабинета ПФР,

― в любой клиентской службе Пенсионного фонда,

― в МФЦ «Мои документы»,

― у последнего работодателя, правда, только за период работы на этом месте.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Мы составили пошаговую инструкцию по переходу на электронные трудовые книжки, чтобы вы не упустили мелочей.

Проверьте техническую готовность

Установите систему для сдачи электронной отчетности через интернет. Оформите электронную подпись. Зарегистрируйтесь в системе электронного документооборота ПФР.

Если вносите изменения в бумажную трудовую – отражайте это в отчете

До 17 февраля 2020 года передайте в ПФР информацию о приемах на работу, переводах и увольнениях за январь по форме СЗВ-ТД. В течение года делайте это каждое 15-число месяца. Уволенным сотрудникам выдавайте форму СЗД-Р.

Уведомите сотрудников

До 30 июня 2020 года обязательно расскажите сотрудникам об изменениях в законодательстве и об их праве сохранить бумажную трудовую книжку. Можете процитировать закон или описать суть своими словами.

Соберите заявления

До конца 2020 года соберите со всех сотрудников заявления о выборе формата трудовой. Эту информацию нужно будет отправлять в отчете СЗВ-ТД ежемесячно по мере появления. Последний срок сдачи — 15 февраля 2021 года. Всем, кто выбрал электронный формат, внесите в бумажные трудовые запись о поданном заявлении и выдайте книжки на руки.

Скорректируйте нормативные акты

Если нужно, скорректируйте коллективные договоры и внутренние регламенты, описывающие работу с трудовыми книжками в вашей организации. Добавьте в тексты порядок работы с отчетностью и определите ответственных.

эксперт по работе с программами отчетности

4 мин на чтение
Нет времени читать?

Рассказываем о новом способе передачи отчетности в Пенсионный Фонд

Новый способ сдачи отчетов

Отправить отчетность через в ПФР можно через телекоммуникационные каналы связи. Один из вариантов — сервис СБИС Электронная Отчетность.

Правительство предлагает добавить возможность передачи сведений через «Кабинет страхователя» портала электронных сервисов ПФР (КС).

Для бухгалтеров это будет новацией. Если проект примут — оба варианта будут доступны.

В статье мы разбираем оба способа и решаем, что удобнее.

Сдаем отчеты через «Кабинет страхователя»

Если есть учетная запись руководителя или уполномоченного представителя организации в Единой системе идентификации и аутентификации, то можно использовать «Кабинет страхователя» на портале электронных сервисов ПФР.

Для этого нужно принять соглашение об использовании кабинета страхователя для электронного документооборота с ПФР.

Соглашение подписывается в электронном виде УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени страхователя.

Электронный документооборот ПФР

Для использования ЭДО ПФР необходимо:

заключить договор на обслуживание с оператором;
получить УКЭП руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени страхователя, и сертификат ключа проверки электронной подписи;
направить оператору электронный документ «Заявление на подключение к ЭДО ПФР», который в дальнейшем направляется оператором в орган системы ПФР.

Пенсионный фонд в течение двух рабочих дней после получения заявления будет направлять страхователю электронный документ «Уведомление о результате рассмотрения».

После получения этого документа с отметкой об удовлетворении заявления страхователь считается подключенным к ЭДО ПФР.

Для отключения от ЭДО ПФР надо направить в ПФР электронный документ «Заявление на отключение от ЭДО ПФР».

Отчеты через представителей

Чтобы сдавать индивидуальные сведения представителем страхователя необходимо подать электронный документ «Уведомление о предоставлении полномочий представителю», подписанный УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени страхователя.

Если страхователь не является участником информационного обмена в рамках ЭДО ПФР, то для представления индивидуальных сведений через представителя ему необходимо лично или через представителя уведомить территориальный орган ПФР о праве представителя формировать и подписывать индивидуальные сведения страхователя, предоставив оригиналы документов, подтверждающих полномочия.

Для отзыва права представителя страхователю необходимо подать электронный документ «Уведомление о прекращении полномочий представителя», подписанный УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом организации или доверенностью от имени страхователя.

Процесс сдачи отчетов по ТКС

Чтобы сдавать отчеты в электронном виде по ТКС нужен специальный сервис. С его помощью можно:

формировать индивидуальные сведения в соответствии с форматами, порядком и условиями, установленными ПФР, для их последующей передачи в виде электронных документов по ТКС;
принимать и отправлять технологические электронные документы, сопровождающие электронный документооборот между страхователем и органами системы ПФР;
шифровать и расшифровывать информацию с использованием СКЗИ;
подписывать электронные документы при передаче информации и проверять УКЭП.

ПФР в течение одного рабочего дня с момента поступления электронных документов отправляет электронный документ «Уведомление о доставке».

В течение трех рабочих дней с момента направления уведомления о доставке ПФР выполняет следующие действия:

проверяет УКЭП Оператора и состав пакета;
расшифровывает входящие документы.
В случае выявления ошибок по первым двум пунктам отправляет электронный документ «Уведомление об отказе в приеме пакета».
проверяет УКЭП страхователя.
осуществляет проверку индивидуальных сведений программами ПФР на соответствие формы, формата и порядка заполнения;

По результатам этих двух проверок ПФР формирует и отправляет страхователю протокол проверок или «Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР».

Страхователь будет вправе направить в ПФР обращение (заявление, возражение, запрос и др.), направление которого предусмотрено законодательством РФ и относится к компетенции ПФР, в форме электронного документа.

Участники ЭДО должны ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) осуществлять проверку поступления документов в электронном виде.

Датой предоставления документов страхователя считается дата, указанная в документе «Опись содержания пакета», который формируется и направляется оператором в ПФР в пакете с подготовленными электронными документами со сведениями индивидуального (персонифицированного) учета.

Датой получения документов от органов ПФР страхователем (представителем) считается дата, указанная в электронном документе «Уведомление о доставке», который формируется автоматически при их поступлении на транспортный сервис Оператора и высылается одновременно в адреса всех участников информационного обмена.

Представитель сообщает страхователю о поступлении документов от ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем получения указанных документов.

Участники ЭДО обязаны уведомлять ПФР о смене УКЭП не позднее одного календарного дня с даты получения и не позднее 7 дней до даты истечения действия УКЭП.

Процесс сдачи отчетов через Кабинет

Представление индивидуальных сведений в электронном виде через КС возможно при наличии у страхователя:

средств доступа к ИТКС «Интернет»;
программного обеспечения для подписания электронных документов УКЭП.

Индивидуальные сведения, предоставляемые страхователем (представителем) с помощью сервисов КС, должны быть подписаны УКЭП уполномоченного лица страхователя (представителя).

В течение трех рабочих дней пенсионный фонд проверяет УКЭП уполномоченного лица страхователя (представителя) и осуществляет проверку индивидуальных сведений программами ПФР на соответствие формы, формата и порядка заполнения, по результатам которой формируются и отправляются протокол проверки или «Уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР».

Страхователь вправе направить в орган ПФР по месту регистрации обращение (заявление, возражение, запрос и др.), направление которого предусмотрено законодательством РФ и относится к компетенции ПФР, в форме электронного документа.

Датой предоставления документов страхователя считается дата, зафиксированная в электронном документе «Квитанции о регистрации», сформированном КС.

Датой получения документов от органов ПФР страхователем (представителем) считается дата их размещения в КС.

При размещении в КС документов от органов ПФР автоматически формируется и размещается в КС электронный документ «Уведомление о доставке».

При представлении сведений персучета через КС на портале электронных сервисов ПФР для организации защищенного удаленного подключения страхователей (представителей) должны использоваться шифрованные транспортные механизмы и сертификаты безопасности, применяемые на портале электронных сервисов ПФР. Представление сведений индивидуального (персонифицированного) учета страхователей без установления защищенного удаленного подключения не допускается.

Сейчас проект по передаче данных в Пенсионный Фонд через Кабинет Страхователя в разработке. Если вам надо сдать отчетность через интернет — воспользуйтесь нашим сервисом СБИС. Отправляйте отчетность через Интернет в 2 клика.

Есть вопросы? Ответим на все!

Позвоните (831) 2-333-666 и наши менеджеры предоставят вам демоверсию программы и расскажут подробности.

Обзоры КонсультантПлюс

Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.

Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.

Что нужно для подключения электронного документооборота

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

наименование организации;
ИНН, КПП;
регистрационный номер в ПФР;
данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
юридический и фактический адрес;
среднесписочная численность сотрудников.

После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.

В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.

Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности

Читайте также: