Как сдать отчет в пенсионный на флешке

Форма СЗВ-М — ежемесячный отчет с информацией по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры или договоры ГПХ. Его сдают ежемесячно до 15 числа. Некоторые организации вправе сдать СЗВ-М через сайт ПФР.

Кто отчитывается в электронной форме

Унифицированная форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Информация необходима для учета застрахованных лиц. Бюджетные организации обязаны представлять такой вид отчетности за наемных сотрудников. Делать это следует ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть, за сентябрь, компания должна отчитаться не позднее 15 октября. Если крайняя дата представления отчета выпадает на выходной или праздничный день, то дата переносится на ближайший рабочий день.

Организации, в которой среднесписочная численность 25 и более человек, обязана отчитаться электронно или заполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн. В противном случае, представители территориального отделения ПФ РФ выпишет штраф — 1 000 рублей.

Организации, в которых трудится 24 и менее сотрудников вправе как отправлять электронные формы, так и направлять отчеты на бумажных носителях.

Как правильно заполнить СЗВ-М

Допускать ошибки в отчете — дорого. За искажение информации грозит штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в сведениях которого были выявлены неточности. Аналогичный размер штрафных санкций грозит организации, если отчет представлен позже установленного срока, или не отправлен вовсе.

Пошаговый алгоритм заполнения отчета рассмотрен в статье «Отчетность СЗВ-М: пошаговая инструкция по заполнению». Требования к заполнению полей предъявляются одинаковые и не зависят от того, как сдается отчет: онлайн или на бумаге. Единственное отличие — понадобится документ в формате Эксель (XML-файл).

Как сдать в электронном виде

Все бюджетные организации заинтересованы в сокращении расходов на представление отчетности. Интернет предлагает большой выбор программ и онлайн-сервисов, которые сформируют и отправят любую отчетность бесплатно. Бухгалтерские программы оснащены функцией автоматической отправки отчетных форм в контролирующие органы.

Как отправить бесплатный отчет:

Установить бесплатную программу из списка рекомендованных ПФР.
Заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР.
Воспользоваться промо-доступом в платных онлайн-сервисах.

В любом случае, совершенно бесплатно организовать электронный документооборот не получится. Придется заказать электронную подпись (ЭП) руководителя в специальном удостоверяющем центре. ЭП необходима для заверения информации и сведений, содержащихся в электронных документах. В противном случае, отчетность не примут и выпишут штраф.

Бесплатные программы ПФР

Воспользоваться специализированным софтом довольно просто. Для этого скачайте одну из представленных программ для формирования и отправки отчетности на официальном сайте Пенсионного фонда России, в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».

Для подготовки формы СЗВ-М подойдут следующие приложения:

«Документы ПУ 6»;
«Spu_orb»;
«ПД СПУ»;
«PsvRSV».

Чтобы определить, какое приложение лучше всего подойдет конкретно вашей бюджетной организации, проконсультируйтесь со специалистом Пенсионного фонда.

Онлайн-сдача отчетности через сайт ПФ РФ

Инструкция, как сдать СЗВ-М в пенсионный фонд бесплатно через интернет:

Заключить соглашение об электронном документообороте.
Специалисты ПФ РФ проведут непростую процедуру подключения и регистрации.
Провести специальное тестирование канала электронного документооборота.
Заполнить форму СЗВ-М.
Подписать отчет электронной подписью и отправить через личный кабинет на сайте ПФР.

Как проверить правильность заполнения отчета

Перед отправкой документа, необходимо провести проверку СЗВ-М онлайн бесплатно. Для контроля и исключения ошибок используйте бесплатные программы проверок. Скачайте их на сайте Пенсионного фонда. Обратите внимание, что формат сформированного файла — только XML или отчетность не примут.

Востребованными являются CheckXML и CheckPFR. Для работы установите приложение на рабочий компьютер и следуйте программным подсказкам. Процедура проста:

В разделе проверки указать путь к XML-файлу с отчетом.
Программа проанализирует его и укажет, что исправить.

Как упростить сдачу отчетности

Предлагаем ознакомиться с маленькими хитростями, которые позволят сэкономить время на формирование и сдачу СЗВ-М:

Сдавая отчет на бумаге, захватите с собой электронный вариант отчета на флешке, в формате XML. Многие представители Пенсионного фонда стали требовать электронный вид документа. Конечно, это не обязательно, но позволит избежать ненужных конфликтов.
Работодатель обязан ежемесячно отчитываться по форме СЗВ-М не только перед Пенсионным фондом, но и перед наемными работниками. То есть, ежемесячно распечатывать и выдавать выписки сотрудникам, что они включены в перечень застрахованных лиц. Наказание за нарушение данного условия пока не предусмотрено. Регистрировать выдачу выписок для каждого сотрудника удобнее всего в произвольном журнале, где указывайте отчетный период, фамилию и инициалы работника, дату выдачи, а сотрудник расписывается за полученный бланк.
В отчетном периоде нет информации для формирования отчетности? В такой ситуации, для страховки, отправьте пустую форму СЗВ-М. В компании ожидается длительное отсутствие наемных работников? Тогда отправьте письменный запрос представителям ПФ РФ, с подробным описанием обстоятельств. Без письменного подтверждения из Пенсионного фонда, прекращать отчитываться рискованно.

Система Контур.Экстерн позволяет передавать в Пенсионный Фонд России заранее подготовленные файлы отчетности. Также сформировать или исправить пакет сведений для передачи в ПФР.

Согласно требованиям Пенсионного Фонда, для передачи отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи страхователь обязан:

Заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с территориальным органом ПФР по месту учета организации.
Предоставить в региональное отделение ПФР «Заявление о подключении к электронному документообороту».

Подробную информацию о подключении к отчетности в ПФР можно найти в разделе Электронная отчетность в Пенсионный фонд.

Процесс подготовки сведений в ПФР описан в ролике:

Настройка сервиса

При первом входе в сервис необходимо заполнить регистрационные данные, которые в дальнейшем будут использоваться при передаче сведений. Для этого достаточно выполнить следующее:

Проверьте заполненные данные и введите недостающие:

«УПФР» — код отделения ПФР, в которое отчитывается организация.
«УПФР для пенсионных дел» — появляется, если в поле «УПФР» указан код отделения региона, в котором есть возможность отправлять макеты пенсионных дел через Контур.Экстерн. Введите код УПФР, в который будут отправляться макеты.
«Регистрационный номер» — регистрационный номер страхователя, присвоенный Пенсионным фондом России.
«Номер соглашения» и «Дата соглашения» — номер и дата «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи», которое заключается с территориальным отделением ПФР по месту учета. Не обязательны для заполнения — это только справочная информация, в ПФР не отправляется.
«Сертификат для подписи документов ПФР» - выберите сертификат, которым будет подписываться отчетность в ПФР. Согласно требованиям ПФР, отправляемые сведения должны быть подписаны либо руководителем организации-страхователя, либо лицом, действующим на основании доверенности на право подписи отчетности в ПФР.

Нажмите на кнопку «Отправить информацию в ПФР».

После отправки регистрационной информации можно сразу приступать к передаче отчетности.

При смене регистрационных данных или сертификата для подписи внесите соответствующие изменения в меню «Регистрационная информация ПФР» и заново отправьте регистрационную информацию.

Электронные трудовые книжки

Для того, чтобы отправить сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД необходимо подключиться к новой информационной системы ПФР. Для этого необходимо отправить «Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД)» по инструкции.

Передача готовых сведений в ПФР

1. Выберите пункт меню «ПФР» > «Загрузить из файла». Если готовых файлов нет, ознакомьтесь с заполнением сведений в сервисе.

2. В следующем окне кликните по кнопке «Добавить файлы».

3. В открывшемся окне выберите подготовленные файлы отчетности. При необходимости выберите приложения к отчету. Нажмите «Открыть».

Одновременно можно загрузить несколько файлов, если:

Организация в файлах совпадает с организацией, выбранной в системе.
Отчетный период и регистрационный номер ПФР во всех пачках совпадают.
Файлы могут быть отправлены в ПФР одним пакетом. Подробная информация о порядке передачи пачек в ПФР опубликована в следующей инструкции. Если необходимо отправить корректирующие сведения за прошлые периоды по старым правилам приема пакетов, то пакет следует формировать в соответствии с рекомендациями.

4. Файлы добавляются в систему. На странице отображается список добавленных файлов.

Если при добавлении файлов возникли ошибки, исправьте их и заново загрузите.

5. Нажмите «Проверить и перейти к отправке».

6. Ознакомьтесь с результатами проверки.

Если обнаружены ошибки, нажмите на ссылку протокола проверки и посмотрите, какие ошибки найдены. Исправьте их здесь же в Контур.Экстерн (кнопка «Редактировать») либо в программе, в который были подготовлены файлы отчета.
Если в отчете обнаружены предупреждения, нажмите на ссылку протокола проверки и прочитайте предупреждения. Они носят рекомендательный характер и допустимы в представляемых отчетных документах. Отчеты, в которых обнаружены только предупреждения, могут быть отправлены в ПФР.
Если нет ни ошибок, ни предупреждений, документ готов к отправке.

Если отчет был отредактирован в Контур.Экстерн и не был отправлен, он останется в сервисе (пункт «ПФР» → «Отчеты в работе»).

7. Чтобы отправить отчет, нажмите «Отправить в ПФР».

8. Отчет будет отправлен через 10 минут.

Заполнение сведений ПФР в сервисе

Чтобы заполнить отчет в Контур.Экстерн, выполните следующее:

1. На главной странице нажмите «ПФР» → «Создать новый».

2. Выберите нужный отчет.

3. Если необходимо, укажите тип сведений (исходный, корректирующий отчет) и отчетный период. Если нет, перейдите к пункту 4.

4. Нажмите «Создать отчет». Открывается форма отчета.

Если отчет за выбранный период уже создан, появится сообщение об этом. Нажмите «Редактировать отчет».

5. Заполните отчет и перейдите к его отправке по кнопке «Проверить и отправить»

Подробнее про отправку описано в инструкции «Передача готовых сведений в ПФР».

После отправки

После отправки отчета необходимо дождаться получения квитанции и протокола контроля от Пенсионного Фонда.

Квитанция (подтверждение о получении) – документ, подтверждающий факт доставки отправленных документов в ПФР. Регламентированный срок получения квитанции составляет 2 рабочих дня.

Протокол контроля — документ, содержащий результат проверки отчета на стороне контролирующего органа. В случае, если ошибок не обнаружено, протокол имеет статус «положительный» и свидетельствует об удачной сдаче отчета в ПФР. «Отрицательный» протокол свидетельствует о наличии ошибок, в таком случае требуется повторная отправка отчета. Регламентированный срок получения протокола составляет 2 рабочих дня с момента получения квитанции о доставке.

Для просмотра или сохранения переданного отчета, квитанции или протокола обработки выберите этот отчет в списке отправленных документов.

Все отправленные отчеты находятся в разделе «ПФР» → «Отправленные отчеты».

Что означают значки в списке отправленных отчетов

Значки в списке отчетов означают следующее:

Отчет принят в ПФР. Поступил положительный протокол контроля. Он должен поступить в течение 4-х рабочих дней после отправки отчета. Протокол нужно подписать. Для этого:

Откройте страницу с документооборотом, нажав на строку с отчетом.
Если вместе с протоколом поступили приложения, обязательно просмотрите их. В них может быть статус «Принят частично», и нужно представить в ПФР дополнительные сведения.

Отчет не принят в ПФР либо. Поступил отрицательный протокол контроля. Он должен поступить в течение 4-х рабочих дней после отправки отчета. Протокол нужно подписать. Для этого откройте страницу с документооборотом, нажав на строку с отчетом. Нажмите «Подписать протокол и приложения».

Ошибки, из-за которых сведения не были приняты, указаны в приложении к протоколу. Исправьте все ошибки и снова отправьте отчет в ПФР.

Более подробная информация о том, как сохранить перечисленные документы, содержится в следующих инструкциях:

По российскому законодательству организации со штатной численностью более 50 человек должны подавать в ПФР отчетность в электронном виде. Программа электронной отчетности СБИС позволяет выполнять полный комплекс по подготовке, проверке и отправке электронных документов в государственные органы. Как отправить отчет в ПФР через личный кабинет СБИС, и что требуется на стадии его подготовки в программе.

Что можно сделать через СБИС в рамках работы с ПФР

Все компании, в которых официально трудоустроены наемные сотрудники, обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчеты. Для этого необходимо заполнить две формы:

Ежегодную форму СЗВ-СТАЖ. Она сдается по итогам года до 1 марта один раз в году;
Ежемесячную форму СЗВ, которая формируется и отправляется в ПФР каждый месяц до 15 числа (по итогам предыдущего).

В 2020 году расчет страховых взносов передается в Налоговую инспекцию, корректировка индивидуальных сведений происходит в форме «СЗВ-КОРР». С помощью программы СБИС, вы сможете не только направить отчеты в Пенсионный Фонд РФ, доступны и дополнительные функции в программе:

Проведение сверки данных с ПФР;
Отправка служебных писем в ПФР;
Оформление для работника выхода на пенсию.

Программа СБИС постоянно обновляется, поэтому все изменения форм отчетности автоматически отражаются в системе.

Важно! Для работы в СБИС и обмена онлайн-документацией с Пенсионным Фондом нужно заключить соглашением между ним и вашей организацией об обмене электронными документами.

Как создать отчет в ПФР через программу СБИС

Для формирования электронной отчетности в Пенсионный фонд необходимо выполнить последовательно ряд действий. Алгоритм создания нового отчета выглядит так:

Откройте программу и зайдите в раздел «Отчетность», нажмите кнопку «Новый отчет»;
В открывшемся меню выберите «Расчеты страховых взносов и индивидуальные сведения», установите отчетный период, нажмите «Создать»;
СБИС автоматически подставит получателя – отделение ПФР, настроенное на вашу компанию;
При ведении бухучета в системе СБИС, выберите вкладку «Заполнить по бухгалтерскому учету» – данные внесутся автоматически.
Если требуется изменить данные, кликните на кнопку «Перезаполнить». В этой ситуации необходимо внести показатели вручную.
Проверьте сформированные документы и нажмите кнопку «Сохранить».

Мастер подготовки электронных документов в ПФР формирует полный комплект документов. Вам останется только отметить галочками нужные для отправки в Пенсионный Фонд отчеты.

Если требуется добавить сведения из других файлов, то это доступно в системе. Для этого нужно сделать следующее:

В меню верхней панели выберите кнопку «Загрузить», и нажмите на файл с информацией о РСВ-1;
Данные загрузятся при условии, что в выбранном файле и отчетном периоде сведения о страхователе совпадают.

Важно, при попытке загрузить несколько файлов с РСВ-1, то загрузится только один. Другие файлы с отчетностью в Пенсионный фонд не загрузятся.

Особенности заполнения отчетности в СБИС

Все, что входит в отчет, отражается в меню, которое находится в блоке слева. Новые отчеты включают пункты, заполняемые всеми отчитывающимися компаниями – они выделяются цветом.

Если нужно добавить другие разделы, сделайте это в начале формирования отчета в ПФР. Для этого достаточно в меню слева нажать «Создать раздел».
Если требуются дополнительные страницы, их можно создать самостоятельно. Откройте требуемый раздел, справа вверху кликните на строчку «Добавить страницу».

Не забывайте перед сохранением и отправкой отчетности внимательно проверить все сформированные документы.

Как отправить отчет в ПФР через СБИС

Для отправки электронных документов с подготовленной отчетностью в Пенсионный Фонд РФ потребуется вставить носитель с Электронной подписью в ваш компьютер. Далее следуйте инструкции:

Откройте раздел «Отчеты», выберите нужные и нажмите «К отправке»;
В этот момент система начнет автоматическую проверку правильности расчетов, и показателей, сравнивая их с документами текущего периода;
Правильно заполненный документ будет отправлен автоматически, на отчетности в СБИС изменится статус на «Отчет отправлен, но еще не считается сданным»;
Если система обнаружит неточности, то на экране появится надпись «Отправка»;
В этом случае кликните на «Исправить», система покажет места, которые требуют корректировки – внесите изменения, сохраните их и нажмите на кнопку «К отправке».

В СБИСЕ номера пачек определяются автоматически. Здесь предусмотрена сквозная нумерация – так требует ПФР. Изменить эту нумерацию вы сможете самостоятельно. Датой составления документов будет день формирования отчета в СБИС.

В настоящее время технологии развиваются с головокружительной скоростью. Прошли те времена, когда отчетность в основном сдавалась на бумаге. Многочасовые живые очереди в налоговую инспекцию и фонды давно канули в лету. Это, несомненно, является огромным плюсом. Тем более сейчас, когда отчетности становится все больше и она сама усложняется. Огромное количество бухгалтеров вздохнули с облегчением при появлении возможности отсылать отчетность не выходя из офиса или дома.

Почему отчеты сдаются на бумаге?

На данный момент требования к сдаче исключительно в электронном виде предъявляются только к декларации НДС.

Существует достаточно большое количество налогоплательщиков, которые предоставляют отчетность на бумажном носителе. Все они не являются плательщиками НДС. И у каждого свои причины, чтобы сдаваться «по старинке». Для кого-то услуги оператора слишком дороги, кто-то отправляет минимальное количество отчетов и не видит смысла платить деньги за электронную сдачу, а кто-то принципиально не желает сдаваться по – другому.

Сдача отчетов в электронном виде

Наша статья, конечно, не про сдачу через телекоммуникационные каналы связи, но не упомянуть о них нельзя.

Сейчас основная масса отчетности сдается в электронном виде. Это просто, удобно, надежно и быстро. Правда, достаточно затратно.

Для того, чтобы «сдаваться по электронке» необходимо заключить договор с оператором, получить ключ электронной подписи и можно начинать.

Огромным плюсом является тот факт, что все формы отчетов всегда актуальны, обновляются автоматически. Кроме того, после формирования электронного отчета предусмотрена проверка его показателей. Если выявляются ошибки, программа покажет что именно нужно исправить.

Ответ о принятии отчета приходит из инспекции достаточно быстро, если есть ошибки, они указаны в протоколе налоговой.

Кроме того, в электронном виде можно получать и отсылать различные документы, отвечать на требования налоговой инспекции, проводить сверки.

Кто может сдавать отчет на бумаге

По общему правилу, закрепленному законодательно, сдавать отчет в бумажном варианте могут компании или индивидуальные предприниматели численность работников у которых меньше 25 человек. Это значит, что если трудоустроено 24 сотрудника, то можно отчитываться на бумаге, если 25 и более – отправляем отчет по электронке.

Кроме того, бывают форс – мажорные ситуации. Например, отсутствует интернет или сломался компьютер, а сдавать нужно срочно. В этом случае при численности работников до 25 человек, отчет можно сдать в бумажном виде, даже если ранее отчетность всегда сдавалась по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок заполнения СЗВ – М на бумаге

Для того, чтобы заполнить отчет в бумажной форме необходимо сначала найти актуальную форму. Это можно сделать на просторах интернета и труда не составляет.

Составление отчета на бумаге ничем не отличается от заполнения в электронном виде. Заполняются все 4 раздела формы, то есть указывается:

Сведения об организации – составителе отчета
Месяц и год, за который подается отчет
Тип сведений. Если отчет заполняется впервые за указанный период, то проставляется тип сведений «исходящая». Форма с типом сведений «дополняющая» или «отменяющая» используется при исправлении ошибок.
Информация о сотрудниках организации. Указывается СНИЛС и ИНН сотрудника

В нижней части отчета ставится подпись директора, печать организации и указывается дата сдачи формы.

Программы для формирования и проверки созданных отчетов

Специально для тех, кто сдает отчет на бумаге, Пенсионный фонд размещает на своем сайте бесплатные программы для формирования и проверки отчетности. К таким программам относятся «Документы ПУ-6» и ПФР – ПОПД.

Программа «Документы ПУ-6» позволяет сформировать, в том числе, и отчет СЗВ – М. Сразу стоит оговориться, что программа достаточно проста, но требует очень внимательного заполнения всех информационных полей. Для формирования отчета необходимо внести все данные об организации, а затем и о сотрудниках предприятия. Программа не только составляет отчет в актуальной форме, но и формирует файл выгрузки для передачи в Пенсионный фонд. Файл необходимо проверить в программе ПФР-ПОПД. Если все проверки пройдены успешно, можно сдавать форму.

Сдача отчета лично или по доверенности

Отчет сформирован, проверен всеми возможными способами? Теперь можно идти «сдаваться».

Для этого распечатываем форму в 2 экземплярах, скидываем на флешку файл выгрузки и идем в отделение Пенсионного фонда.

Если отчет подает директор организации или сам индивидуальный предприниматель, то дополнительных документов предоставлять не надо.

Доверенность потребуется, если от организации отчет пойдет сдавать представитель, например, бухгалтер. Представитель индивидуального предпринимателя должен представить в фонде нотариально заверенную доверенность.

Специалист Пенсионного фонда заносит файл выгрузки в свою базу и, если не находит ошибок, делает отметку о сдаче на экземпляре налогоплательщика. С этого момента отчет считается сланным.

Отправка отчета по почте

Еще одним способом доставки в Пенсионный фонд отчета на бумажном носителе является отправка по почте.

Пересылка письма может занять довольно длительное время. Беспокоиться по этому поводу не стоит, поскольку датой сдачи отчета будет считаться дата отправки письма налогоплательщиком. То есть форму можно направить даже в последний день сдачи.

Алгоритм действий в случае отправки почтой будет следующий:

Распечатываем отчет в 2 экземплярах, ставим печать, подписываем у директора. Один из них можно сразу убрать в папку с отчетами, поскольку в конверт нужно положить только один экземпляр.
Идем в ближайшее отделение связи, оплачиваем отправку письма. Наша цель – отправить ценное письмо с описью вложения. Где взять эту опись? Можно на почте, пока стоим в очереди как раз успеем заполнить. А можно воспользоваться сервисами по формированию подобных документов в интернете и придти с уже готовым к отправке, заполненным бланком. В описи обязательно указываем отправителя, то есть название организации или ИП, адрес отправки письма (отделение Пенсионного фонда), наименование отправляемых отчетов и их количество. Поскольку наше письмо ценное, указываем в описи ценность, можно проставить 1 рубль. Работник почты делает на нашем экземпляре описи отметку о приеме и выдает квитанцию об оплате.
Опись с отметкой и квитанцию прикрепляем к нашему экземпляру отчета. Отчет сдан!

При отправке почтой файл с выгрузкой в Пенсионный фонд не передается. Полученную информацию сотрудники фонда будут заводить вручную.

Ответственность организаций и предпринимателей перед Пенсионным фондом

Информацию по нарушениям при сдаче отчета представим в таблице.

Нужно ли включать в отчет СЗВ – М совместителей?

Совместители бывают разные – внешние и внутренние. И в том и в другом случае с такими работниками заключается трудовой договор, им платится заработная плата, идут отчисления, в том числе и в Пенсионный фонд.

Внутренние совместители выполняют дополнительные обязанности по основному месту работы. Получается, что сведения о них автоматически отражаются в отчете.

Внешние совместители трудоустроены согласно нашему законодательству и трудовому кодексу, поэтому тоже должны включаться в форму СЗВ – М.

Отчет СЗВ – М один из самых простых среди тех, что сдают налогоплательщики. Очень обидно получить штраф, например, за несвоевременную сдачу. Причем, в зависимости от количества сотрудников, наказание может получиться достаточно приличным. Поэтому стоит очень основательно подходить к составлению отчета, даже такого несложного, как СЗВ – М.

Стоит так же отметить, что работа «по старинке», предоставление отчетности на бумаге рано или поздно уйдет в небытие. Жизнь не стоит на месте, отчетности все больше и она все сложнее, поскольку контролирующие органы хотят иметь представление обо всех сферах деятельности организации или предпринимателя.

Переход на сдачу отчета в электронной форме тех налогоплательщиков, которые сейчас предоставляет форму на бумаге, значительно облегчит и упростит работу бухгалтера.

mozhno_li_sdavat_na_bumazhnom_nositele_szv-td.jpg

СЗВ-ТД: можно ли сдавать на бумаге

В связи с переходом к электронной форме трудовых книжек, предоставлять в Пенсионный фонд с января 2020 г. форму СЗВ-ТД обязали всех работодателей, включая ИП, имеющих штат работников по трудовым договорам. Эта обязанность закреплена в п. 2.4 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996 и в ст.66.1 ТК РФ.

Необходимость сдавать отчет возникает даже в том случае, когда в ООО учредитель одновременно является его директором и других работников в штате нет. Сдается отчет по тем работникам, по которым в отчетном месяце произошли какие-либо кадровые изменения (прием, увольнение, перевод на другую постоянную работу и т.д.). Образцы заполнения отчета СЗВ-ТД вы найдете здесь.

Помимо работников, для которых работа в данной организации является основным рабочим местом, отчет сдается по совместителям (внутренним и внешним), а также по сотрудникам, работающим дистанционно. Главное условие – наличие трудового договора. При этом работники, трудящиеся по договорам ГПХ, в отчет не включаются.

Также, в связи с тем, что работникам разрешено при желании сохранить «бумажную» трудовую книжку, форму СЗВ-ТД придется сдавать и при приеме от работника соответствующего заявления – о продолжении ее ведения или о переходе на электронный формат сведений о работе.

Если никаких вышеперечисленных событий в отчетном месяце не происходило, отчитываться не нужно.

Срок сдачи формы в 2020 г. – не позже 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие, или в котором было принято заявление о выборе формата ведения трудовой книжки.

За январь 2020 г. часть работодателей, проводивших кадровые движения в январе, уже отчиталась (до 17.02.2020 г.). Те же организации и ИП, у которых были кадровые движения в течение февраля, должны будут предоставить отчет не позднее 16.03.2020 г. (с учетом переноса срока из-за совпадения с выходными).

Заполняет форму обычно специалист отдела кадров. В небольших организациях такая функция, с большой долей вероятности, ляжет на плечи бухгалтера или иного специалиста, назначенного ответственным приказом руководителя.

Сдать форму можно как электронно, так и в бумажном виде. Оба эти формата имеют одинаковую юридическую силу. Однако организации не могут сами выбирать удобный им формат подачи.

По своему выбору отчет СЗВ-ТД на бумажном носителе или электронно вправе подавать только те работодатели, у которых в отчетном месяце было менее 25 официально оформленных работников. Именно такое условие указано в п. 2.6 ст. 11 закона № 27-ФЗ.

Если организация с большим числом работающих (25 и более) нарушит формат предоставления и сдаст бумажную форму вместо обязательной электронной, ей грозит штраф в размере 1 000 рублей (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Форма СЗВ-ТД на бумажном носителе

Пенсионный фонд утвердил единый бланк для сдачи СЗВ-ТД на бумаге и по электронным каналам связи. Актуальная форма утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда № 730п от 25.12.2019 г.

СЗВ-ТД на бумажном носителе сдается по той же форме, что и электронная версия. Состоит она из одного листа, включающего сведения:

о работодателе;
о работнике (персональные данные);
о принятом заявлении на ведение электронной или бумажной трудовой книжки;
об отчетном периоде, за который предоставляется отчет;
о работе сотрудника у данного работодателя.

Бумажные бланки СЗВ-ТД заполняются:

шариковой ручкой (любыми цветами, кроме красного и зеленого);
с помощью компьютера - вносят информацию в форму, а затем распечатывают ее на бумаге.

Если форма заполняется вручную, вносить сведения нужно печатными буквами, чтобы исключить разночтения и неверное внесение информации в базу сотрудниками Пенсионного фонда. Ведь сведения из СЗВ-ТД служат для формирования базы о трудовой деятельности граждан РФ. По этой же причине не допускаются подчистки, помарки и исправления.

Если форма была заполнена и сдана с ошибкой, для ее исправления нужно заполнить новый бланк, в котором напротив ошибочной записи (в столбце 10 табличной части формы) ставится отменяющая отметка «Х». После чего следующей строкой вносится верная запись.

Заверяется бумажная форма подписью руководителя организации или замещающего его лица, на которого выписана доверенность на право подписи документов. Также указывается полная расшифровка ФИО лица, подписавшего отчет. Если организация использует печать, то необходимо заверить бумажный бланк ее оттиском. Предприниматель заверяет форму личной подписью.

Если же ограничение по численности работников превышено (т. е. их 25 и более), предоставление отчета в «бумажной» форме не допускается. В этом случае придется сдать его в электронном виде, заверив усиленной квалифицированной ЭЦП.

Как сдать СЗВ-ТД на бумажном носителе

Заполненный бумажный бланк формы СЗВ-ТД можно предоставить в Пенсионный фонд несколькими способами:

при личной явке в территориальное отделение Фонда;
посредством Почты России - ценным письмом с уведомлением и описью вложения;
курьерской службой доставки корреспонденции.

В любом случае, сдавая отчет в бумажной форме, необходимо позаботиться о том, чтобы на руках у работодателя осталось подтверждение о сдаче отчета. В качестве подтверждения может служить штамп и подпись сотрудника ПФР о принятии на втором экземпляре отчета, почтовый штемпель или уведомление о доставке курьерской службы. Иначе, отчет может быть признан непредставленным, что грозит работодателю штрафом (ч.1 и 2 ст.5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц и ИП: 1 000-5 000 руб.;

• для компании: 30 000-50 000 руб.

В процессе рассмотрения сейчас находится законопроект № 748758-7, предусматривающий более мягкое наказание за несдачу СЗВ-ТД – предупреждение. Еще одним законопроектом – о новом КоАП РФ - предусмотрены штрафы, но более мягкие, чем нынешние:

для должностных лиц и ИП: 300-500 руб.;
для юридических лиц: 1 000-5 000 руб.

Однако будут ли приняты данные законопроекты, пока неизвестно.

Таким образом, СЗВ-ТД можно сдавать на бумаге, только если в организации или у ИП трудятся 24 и менее сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры (в т.ч. работающие по совместительству и дистанционно). Те работодатели, которые имеют большее число работников, не имеют права сдавать отчет в бумажном формате.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Ведение бизнеса или иной какой-либо значимой хозяйственной деятельности предполагает, кроме прочего, тесное взаимодействие с контролирующими органами и структурами. Одной из них выступает государственный пенсионный фонд.

Те организации и индивидуальные предприниматели, которые имеют сотрудников по найму, обязаны предоставлять периодическую отчетность в ПФР, связанную с персонифицированным учетом и расчетом страховых взносов. Об особенностях ее подачи и пойдет речь в статье далее.

Бесплатно по России

Как происходит сдача отчетности в ПФР

Субъектами обязательного пенсионного страхования выступают как работники (застрахованные лица), так и работодатели, выступающие в роли страхователей. Организации и ИП, у которых имеются сотрудники, обязаны вносить за них страховые взносы в ПФР для формирования будущей пенсии. Размер взносов привязан к заработной плате конкретного работника и составляет 22% от нее.

Соответственно, каждый работодатель имеет обязанность по подаче соответствующей отчетности. В нее включаются сведения, связанные с расчетами начисленных и уплаченных страховых взносов, а также иные данные персонифицированного учета.

Отчетность подается работодателем лично, однако допускается возможность привлекать специализированные бухгалтерские организации на основании договора. Документы подаются в строго регламентированные сроки.

Следует отметить, что ПФР наделен правом выносить акты, предусматривающие привлечение к ответственности лиц, нарушающих законодательство об ОПС. На практике это означает, что за несвоевременную сдачу отчетности юридическое лицо или индивидуальный предприниматель может быть оштрафован.

В целом, на 2020 год отчетность в государственный пенсионный фонд представляет собой 5 унифицированных форм, которые работодателям необходимо подавать в обязательном порядке. Вкратце разберем каждую из них

Данный отчет подается всеми организациями. Он содержит в себе сведения о застрахованных лицах, находящихся в штате за конкретный отчетный период. В СЗВ-М вносится информация, которая необходима для ведения персонифицированного учета.

В обязательном порядке форма содержит следующие сведения:

данные организации-страхователя;
отчетный период;
информация о лицах, застрахованных в системе ОПС (ФИО, СНИЛС, ИНН).

Подробнее о программе смотрите в видео:

СЗВ-СТАЖ

Данная форма являет собой отчет, который предоставляется в органы государственного пенсионного каждый год. В нем в обязательном порядке должны быть отражены сведения обо всех сотрудниках, с которыми у организации заключены трудовые договоры, а также лицах, с которыми имеются гражданско-правовые отношения.

СЗВ-СТАЖ необходима для предоставления сведений об имеющемся страховом стаже работника. Напомним, что страховой стаж оказывает непосредственное влияние на возможность обращения за страховой пенсией в будущем, а также на размер самого пенсионного обеспечения.

СЗВ-ТД

Данная форма содержит сведения о трудовой деятельности работника. Этот отчет является новым и был введен в оборот в связи с переходом на «электронные трудовые книжки». В этой связи у многих страхователей возникло множество вопросов относительно его подачи.

Так, в форму СЗВ-ТД вносятся следующие сведения:

информация о страхователе (регистрационный номер, наименование, ИНН, КПП);
информация о застрахованном (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
отметка о выборе застрахованным лицом нового форма фиксирования трудовой деятельности;
информация о периодах трудовой деятельности.

Следует отметить, что отчет по форме СЗВ-ТД подается только тогда, когда для этого имеются основания, к которым следует отнести:

прием на рабочее место;
увольнение (вне зависимости от причины);
перевод на другое рабочее место;
подача заявления о выборе формы фиксирования трудовой деятельности.

СЗИ-ТД

СЗИ-ТД по своей сути являет собой более развернутую форму отчета СЗВ-ТД. В ней, кроме прочего, указываются сведения о работнике, датах приема и увольнения, должности, вида работы и структурного подразделения организации, где трудился сотрудник.

Форму СЗИ-ТД подают страхователи в ПФР при увольнении сотрудника. Следует отметить, что сведения в рассматриваемом документе должны прямо соответствовать информации, содержащейся в форме СЗВ-ТД.

По своей сути ОДВ-1 представляет собой опись всех документов, которые передаются в пенсионный фонд страхователем. На практике это означает, что данная форма подается вместе с другими отчетными документами.

Следует отметить, что вышеуказанные формы отчетности являются обязательными. Однако при определенных обстоятельствах работодатель обязан подавать дополнительные формы, в том числе и по прямому запросу из государственного пенсионного фонда.

Способы отправки отчетов

Отчетные документы могут быть направлены в ПФР разными способами. При этом политика пенсионного фонда в этом плане направлена на все большее использование в этой части электронных способов связи. К примеру, вводятся ограничения на число сотрудников, при котором допускается подача сведений на бумажных носителях.

Почтовым отправлением

Этот способ предполагает отправку бумажных документов заказным письмом в адрес пенсионного фонда. Датой подачи отчетности считается день отправки письма, что определяется по почтовому штемпелю.

Желательно направлять письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Следует отметить, что воспользоваться возможностью подать документы почтой могут не все страхователи, а только те из них, в штате которых не более 24 человек включительно. Если количество сотрудников больше, то сведения подаются только в электронном виде.

Через интернет

Подача документов в электронном виде имеет ряд преимуществ, заключающихся в следующем:

невозможность утраты данных;
возможность корректировки введенных данных;
получение отчета из ПФР о принятии документов, что позволяет избежать просрочек при их подаче.

Прежде чем подавать документы в электронном формате, организация обязана обратиться в пенсионный фонд для подписания соглашения о таком виде взаимодействия.

Электронные документы в обязательном порядке должны заверяться подписью ответственного сотрудника. Речь идет об ЭЦП. При этом если отчеты сдаются пакетом, то электронная подпись должна быть проставлена в каждом файле.

Сроки сдачи

В зависимости от сроков сдачи отчетности в Пенсионный Фонд можно классифицировать следующим образом: ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная.

Ежемесячная. Ежемесячно – до 15 числа месяца, следующего за отчетным, необходимо подавать формы СЗВ-М и СЗВ-ТД.
Ежеквартальная. Ежеквартально подается отчетность по форме ДСВ-3. Данный отчет подается только в том случае, если за работника выплачиваются дополнительные страховые взносы. Речь идет не о повышенных коэффициентах за особые условия труда, а о добровольном решении работника, направленном на увеличение размера его пенсии. Дополнительные взносы могут направляться сотрудником самостоятельно или через работодателя. В последнем случае организация подает отчет по форме ДСВ-3 ежеквартально в срок не позже 20 числа месяца, следующего за отчетным.
Ежегодная. Один раз в год, по итогу данного периода, необходимо подавать документы по форме СЗВ-СТАЖ.

Следует отметить, что некоторые отчеты подаются не в рамках какой-либо периодичности, а по факту необходимости. Так, форма СЗИ-ТД направляется в ПФР в день, когда происходит увольнение сотрудника.

Кроме этого, государственный пенсионный фонд может истребовать дополнительные отчеты, сроки предоставления которых указываются в официальном требовании фонда.

Единая система сдачи отчетности

На сегодняшний день ПФР активно прорабатывает механизм единой системы отчетности в рамках информационного обмена между ПФР и участниками электронного документооборота (ЭДО). Это позволит значительно упростить обмен информации и процедуру сдачи отчетных документов.

Что появилось нового в системе сдачи отчетности в 2019 году

В 2019 году было принято решение о переходе на новый способ фиксирования трудовой деятельности. Речь идет об «электронных трудовых книжках». В этой связи с 2020 года были введены новые формы отчетов – СЗВ-ТД и СЗИ-ТД, сведения которых содержат информацию о трудовой деятельности сотрудников.

Отчетность в ПФР необходимо подавать всем организациям и ИП, имеющим сотрудников. Она может быть подана в форме как бумажных (если численность работников не более 25 человек), так и электронных документов. Подавать отчеты следует с ежемесячной, ежеквартальной или ежегодной периодичностью (в зависимости от их типа). За несвоевременное предоставление документов страхователя могут ожидать штрафные санкции.

Читайте также: