Как войти в пфр с эцп

В этой статье мы поясним, почему мы рекомендуем нашим клиентам выпускать Электронно-цифровую подпись для сдачи отчетности и зачем нужно заключать соглашение об электронном документообороте с ПФР.

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) - позволяет отправлять отчетность в электронном виде в ИФНС, фонды и гос. органы. А также позволяет обмениваться документами, письмами и запросами с гос. органами и контрагентами.

Если вы ИП или ООО на общей системе налогообложения, то без ЭЦП вам точно не обойтись. НДС вы обязаны сдавать в электронном виде за подписью ЭЦП и даже если организация или ИП не ведет деятельность.

Если вы применяете Упрощенный режим налогообложения, то вы конечно можете сдавать отчетность лично в ИФНС и ПФР или отправлять отчетность почтой, ценным письмом с описью вложения. Согласитесь, что такие способы значительно уступают электронному способу сдачи отчетности. Если у организации или ИП выпущена ЭЦП, то сам ИП или директор, бухгалтер или бухгалтерская компания имеют возможность оперативно отправить отчетность по телекоммуникационным каналам связи в Налоговую инспекция, в Фонд социального страхования, Пенсионный фонд и органы статистики и также, электронно, получить подтверждения сдачи отчетности.

Что еще можно сделать с помощью ЭЦП:

Во-первых, заказать сверку с бюджетом.

Во-вторых, получать запросы, требования, письма от налоговой и фондов.

С помощью ЭЦП можно отправлять письма о зачете / возврате налогов, заказывать справки, направлять пояснения и жалобы в налоговый орган. На практике, реакция на переписку по ТКС значительно оперативнее и эффективнее, чем если приходить лично или отправлять все почтой.

Мы однозначно рекомендуем всем нашим клиентам выпускать ЭЦП, тем более, что стоит это 2500 рублей на год.

Еще одной важной деталью при сдачи отчетности в ПФР является соглашение об электронном документообороте с пенсионным фондом. Соглашение выглядит как договор между организацией или ИП о том, что первые могут отправлять отчетность в электронном виде, а Пенсионный фонд будет ее принимать. На сегодня остался один обязательный отчет, который нужно сдавать в пенсионный фонд ежемесячно. Этот отчет называется СЗВ М, штраф за несдачу отчета составляет 500 рублей за каждого сотрудника. Если компания не ведет деятельности и по сути у нее только директор (а часто он же и учредитель), то все равно сдавать СЗВ М нужно. Конечно можно сдавать этот отчет почтой, но в этом случае ежемесячно придется заполнять опись и конверт, стоять в очереди на почте и также платить порядка 250 рублей за все это мероприятие. Если у вас выпущена ЭЦП, то лучше заключите соглашение с ПФР и сдавать отчетность в ПФР электронно. Нужно заметить, что специальное соглашение для сдачи отчетности требует только пенсионный фонд, остальные государственные органы такого не требуют и принимаю отчетность сразу, как организация или ип выпустит эцп.

Выпустить ЭЦП и Заключить соглашение с ПФР очень просто.

Для ЭЦП нужно отправить копии паспорта и снилс генерального директора или ИП в удостоверяющий центр и оплатить саму ЭЦП, в течении нескольких часов удостоверяющий центр выпустит подпись и ею сразу же можно пользоваться.

Чтобы заключить соглашение с ПФР нужно в территориальном отделении пенсионного фонда получить актуальную форму соглашения, заполнить его и отвезти на подпись в сам пенсионный фонд. По истечении 10 - 21 дня можно получить готовое соглашение и начать сдавать отчетность. Заполненное соглашение можно отправить в пенсионный фонд почтой, но имейте в виду, что готовое соглашение вы получите не ранее чем через месяц, так как пенсионный фонд очень долго разбирает почту.

Оформленное соглашение и электронная подпись - это залог во время сданной отчетности и отсутствие претензий со стороны государственных органов.

Наш сайт: https://buhpro100.ru

Звоните: +7 (499) 394-21-00

Пишите: partner@buhpro100.ru

Приезжайте: Москва, Подсосенский переулок, д.28, стр.2.

Оформление юридических документов

текущий момент для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС есть два основных способа: при помощи электронного заявления по форме ЗПЭД и, заполнив Соглашения вместе с Заявлением, предоставить документы лично ПФР.

В связи с принятием Постановления Правления ПФР №178п от 11.03.2020 меняется Порядок подключения к электронному документообороту с ПФР:
- Необходимо отправить заявление по форме ЗПЭД.
- После полученного положительного протокола на Заявление нужно направить Регистрационную информацию в ПФР с указанием номер соглашения: «б/н» и фиктивной датой соглашения.

Регистрационную информацию необходимо направлять, чтобы сертификат попал в программный комплекс БПИ (Бесконтактный прием информации)*

* Если отчетность только по СЗВ-ТД, рег. информацию направлять не нужно.

После отправки регистрационной информации можно отправлять любую отчётность/письма в ПФР.

При таком подключении Соглашение и Заявление предоставлять лично в территориальные Управления ПФР не требуется.

Регионы, которые уже работают по этой схеме:

03 (Республика Бурятия);

18 (Удмуртская республика);

20 (Чеченская Республика);

23 (Краснодарский край);

24 (Красноярский край);

27 (Хабаровский край);

32 (Брянская область);

35 (Вологодская область);

36 (Воронежская область);

43 (Кировская область);

45 (Курганская область);

50 (Московская область);

58 (Пензенская область);

59 (Пермский край);

60 (Псковская область);

62 (Рязанская область);

63 (Самарская область);

64 (Саратовская область);

67 (Смоленская область);

71 (081-. ) (Тульская область);

72 (Тюменская область);

86 (Ханты-Мансийский округ-Югра).

Необходимо заполнить заявление и подписать соглашение с Управлением ПФР (УПФР) по месту регистрации в качестве страхователя (в некоторых регионах требуется также заключить дополнительное соглашение).

Пример общефедеральных документов для сдачи отчетности в Пенсионный фонд *:

* Документы и схема подключения в вашем регионе могут не совпадать с описанными выше. Шаблоны документов необходимо брать на сайте Пенсионного фонда в разделе регионального отделения.

Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника УПФР.

Примечание: отчётность в органы ПФР по ТКС передаётся в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчётности в ПФР. Обычно это руководитель организации. Если же Соглашение с УПФР и Заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного сотрудника), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности. Данную доверенность необходимо обязательно приложить к Соглашению, в доверенности указать ФИО и должность уполномоченного сотрудника.

Особенности для страхователей 01 региона

Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.

Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:

Скачайте бланк соглашения.
Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн. Если такой возможности нет, перед визитом в УПФР подойдите в отделение ООО «Паскаль», которое расположено рядом с Управлением ПФР (г. Майкоп, ул. Пионерская, 374, оф. 52).
Заполните и подпишите в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
Предоставьте в Управление ПФР весь пакет документов.

Особенности для страхователей 02

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР:

страхователям, которые сдают отчетность за себя, соглашение и заявление заключать не нужно. Номер и дату соглашения в Экстерне можно поставить любые;
уполномоченным представителям, которые работают по доверенности, необходимы: заявление на подключение к электронному документообороту ОПФР, соглашение, доверенность.

Особенности для страхователей 24 региона

С 01.05.2019 не требуется лично предоставлять в ПФР соглашения и заявление (см. письмо).

Достаточно направить по ТКС регистрационную информацию в ПФР, в которой поля номер и дата соглашения можно оставить пустыми, они не обязательные.

Особенности для страхователей 26 региона

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Ставропольского края нужно:

Особенности для страхователей 53 региона

Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, выполните 4 шага:

На сайте ПФР скачайте и заполните соглашение. Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — MSOfficeWord, расширение «.doc».
Укажите фиктивные данные по соглашению с ПФР, например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2015» и отправьте регистрационную информацию.
Отправьте сформированный в п. 1 файл письмом в ПФР.
Отделение ПФР, получив соглашение, регистрирует его и направляет страхователю тот же файл, подписанный электронной подписью, указывая в приложении номер и дату соглашения. Отредактируйте реквизиты организации, внеся полученные номер и дату соглашения.

Особенности для страхователей 55 региона

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:

Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.

Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.

Особенности для страхователей 66 региона

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:

Особенности для страхователей 78 и 47 регионов

Особенности перехода ИП с двух рег.номеров на один

До 2017 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2017 года ИП присваивают один регистрационный номер.

С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:

нужно заполнить новое заявление о подключении к электронному документообороту, указать в нем регистрационный номер самого ИП;
предоставить заявление в свой УПФР (в двух экземплярах);
заполнить регистрационную информацию в системе и отправить в УПФР.

В ходе своей деятельности любая организация или индивидуальный предприниматель контактирует с различными государственными структурами, включая Пенсионный фонд России.

До недавнего времени документы в ПФР подавались исключительно в бумажном формате. Сегодня временные и трудовые затраты компании на взаимодействие с этой структурой можно минимизировать посредством электронного документооборота.

Подробно рассмотрим порядок заключения договора с ПФР об электронном документообороте, бланк заявления и особенности его оформления.

Что нужно для электронного документооборота

Электронный документооборот — это уже известная система обмена данными. Ряд её положительных моментов:

возможность отправки отчётной документации в удобный момент времени;
учёт передаваемых документов;
сохранность тайны переданных сведений;
исправление ошибок в переданных сведениях без посещения органов ПФР;
создание и ведение единого архива документооборота организации с ПФР в цифровом виде.

Для внедрения цифрового документооборота потребуется:

программное оборудование для ПК, поддерживающее создание отчётов в нужных форматах;
ПО для реализации функций электронной подписи, а именно средства криптографической защиты информации (СКЗИ);
услуги удостоверяющего центра для обслуживания сертификатов ключей электронной подписи;
выбор ответственного должностного лица, в обязанностях которого будет использование СКЗИ и ведение архива электронного документооборота.

До обращения в территориальный офис ПФР требуется воспользоваться услугами удостоверяющего центра. Оформите заявку на сертификат ключа подписи руководителя организации и на получение других необходимых для использования цифровой подписи документов.

Оформление соглашения об ЭДО с ПФР

Соглашение об электронном документообороте с ПФР заключается при подаче следующих бумаг:

Заявление на подключение цифровой отчётности. Документ оформляется по типовой форме в трёх экземплярах.
Соглашение по цифровому документообороту с ПФР. Также имеет стандартную форму, заполняется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
Доверенность на должностное лицо, оформляющее сотрудничество. Наиболее часто это возлагается на штатного юриста или сотрудника бухгалтерии организации, которые действуют по доверенности от руководителя компании. Доверенность имеет свободную форму, подписывается директором и заверяется печатью.

Пакет направляется в отделение ПФР, которое располагается по месту деятельности компании. Заключать соглашение от лица обособленного подразделения необходимо в том отделении ПФР, которое относится к месту расположения этого подразделения.

Рассмотрим нюансы заполнения бумаг по электронному документообороту подробнее.

Заявление по документообороту с ПФР

Поле для наименования отделения ПФР, с которым требуется наладить обмен электронными документами.
Раздел № 1 — заполнение информации об организации: регистрационный номер, наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адрес, данные руководителя, контактные данные.
Полные банковские реквизиты учреждения, количество работников организации (эта информация приводится по запросу ПФР).
Раздел № 2 — если заявитель ИП, указываются ФИО, СНИЛС, ИНН, место регистрации и фактического проживания, контакты.
Раздел № 3 — информация об операторе СЭД ПФР: наименование компании, адрес, данные о применяемом СКЗИ.

Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Для компаний требуется закрепить документ печатью.

Соглашение по электронному документообороту

Подключение ведётся по договору, который заключается между страхователем в лице конкретного отделения ПФР и абонентом системы в лице организации или ИП. В документе имеются следующие положения:

предмет (осуществление электронного документооборота с подробным описанием технологии его осуществления);
технические условия (приобретение, установка и обеспечение работоспособности ПО и СКЗИ для корректной работы в системе за счёт абонента);
порядок осуществления обмена документами;
права и обязанности сторон;
ответственность сторон;
порядок смены ключей шифрования и электронной подписи;
срок действия договора;
дополнительные условия;
реквизиты сторон.

В шапке документа указываются полные наименования территориального фонда ПФР и организации:

наименование компании;
должность и ФИО директора;
регистрационный номер организации;
нормативный документ, который регламентирует деятельность компании.

В конце аналогично указываются реквизиты сторон.

Важно внимательно отнестись к заполнению договора. Любые неточности приведут к возврату бумаги для её доработки. В этой ситуации дата подключения абонента к системе будет отложена.

Подача документов по цифровому документообороту

Документы принимает территориальное отделение ПФР по месту деятельности абонента. Страхователь имеет право отказать в документообороте в следующих ситуациях:

поданные документы содержат ошибки и неточности;
удостоверяющий центр, с которым абонент заключил договор, не имеет требуемой аккредитации по электронному документообороту.

При отсутствии замечаний ПФР подписывает соглашение и передаёт его в организацию заявителя. На этом этапе начинается настройка программ по документообороту, осуществляются тестовые обмены данными с ПФР.

Проще всего наладить ЭДО с помощью сервисов. «Астрал.Онлайн» — это удобный сервис для организации и ведения электронного оборота документами. Для связи с различными контрагентами не требуется установки дополнительного программного обеспечения. А для тех, кто использует программу «1С» будет удобнее подключиться к «1С-ЭДО». Сервис позволяет осуществлять обмен любыми файлами, вести архив электронной документации и подписывать документы различными квалифицированными сертификатами.

Продукты по направлению

Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С

Чем руководствоваться

Новые правила электронного обмена документами персучета с Пенсионным фондом закреплены постановлением Правления ПФР от 11.03.2020 № 178п. Этот документ регулирует общие принципы, правила и условия организации информационного обмена при:

представлении страхователями сведений индивидуального (персонифицированного) учета в электронном виде;
направлении в электронном виде страхователю документов о привлечении его к ответственности по ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ).

Одновременно утратили силу порядок и условия направления в электронном виде страхователю форм документов о привлечении к ответственности, утвержденные постановлением Правления ПФР от 11.01.2018 № 3п.

Способы отправки сведений

Индивидуальные сведения можно подать в ПФР в форме:

электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета, через личный кабинет на сайте ПФР (они должны обеспечивать возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации);
промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в т. ч. с использованием электронной подписи.

Как зарегистрироваться: заявление

Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:

регистрационный номер в ПФР;
регистрационный номер оператора электронного документооборота;
наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
ИНН;
КПП;
сведения о представителе по доверенности.

ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.

В случае прекращения доверенности страхователь должен уведомить ПФР о прекращении полномочий представителя.

Для отключения от системы электронного документооборота ПФР страхователь направляет в ПФР заявление об этом. Фонд рассматривает его тоже 2 рабочих дня.

Порядок обмена и сроки

Для сдачи сведений на работающих физлиц в электронном виде страхователь (представитель) готовит их в форме электронных документов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью, и отправляет через оператора в территориальный орган ПФР в зашифрованном виде.

Дата подачи сведений персучета в электронной форме через оператора – это дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа ПФР. Об этом оператор делает соответствующую отметку при составлении документа «Опись содержания пакета» и направляет в ПФР в пакете с подготовленными электронными документами со сведениями индивидуального (персонифицированного) учета.

Дата представления документов с использованием личного кабинета страхователя – это дата, зафиксированная в электронной квитанция о регистрации, сформированной в кабинете.

В течение 1 рабочего дня с момента поступления электронных документов ПФР направляет страхователю подтверждение их получения – уведомление о доставке.

ПФР в течение 3-х рабочих дней с момента направления уведомления о доставке выполняет следующие действия:

Проверяет усиленную квалифицированную подпись (далее – УКЭП) оператора и состав пакета.
Расшифровывает входящие документы.
Проверяет УКЭП страхователя.
Проверяет индивидуальные сведения на соответствие установленной форме, формату и порядку заполнения.

При обнаружении в представленных сведениях на физлиц ошибок и/или их несоответствия сведениям у Пенсионного фонда, а также несоответствия их требованиям закона, страхователю направляют уведомление об устранении ошибок и/или несоответствий. Срок исправления расхождений – 5 рабочих дней.

Причём указанное уведомление должно содержать протокол проверки с данными об ошибках и/или несоответствиях.

В случае подключения страхователя к системе электронного документооборота ПФР формы документов для привлечения к ответственности по ст. 17 Закона № 27-ФЗ уполномоченный работник территориального органа ПФР формирует в электронном виде, подписывает электронной подписью и направляет страхователю в зашифрованном виде. В этом случае на бумаге их уже не направляют.

Дата получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через оператора, – это дата, указанная в электронном уведомлении о доставке. Оно формируется автоматически при их поступлении на транспортный сервис оператора и высылается одновременно в адреса всех участников информационного обмена.

Дата получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через личный кабинет, – это дата их размещения в ЛК.

При размещении в личном кабинете страхователя документов в электронном виде от территориальных органов ПФР здесь автоматически формируется и размещается электронное уведомление о доставке.

Как защищены передаваемые сведения персучета

Сведения индивидуального (персонифицированного) учета содержат персональные данные, которые отнесены к информации ограниченного доступа и должны быть защищены в соответствии с Законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Средства электронной подписи не должны нарушать конфиденциальность информации ограниченного доступа и должны соответствовать требованиям п. 5 ст. 8 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Для обеспечения защиты информации при представлении индивидуальных сведений в электронном виде используют средства криптографической защиты в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119.

Это комбинация цифровых данных, с помощью которых можно идентифицировать личность. Простой пример — логин и пароль, которые вводим на сайтах для авторизации, или смс-код, который присылают на телефон для входа в личный кабинет. Это электронная подпись для повседневной жизни.

Как получить

Простую электронную подпись (ПЭП) можно создать с помощью программного обеспечения, например:

Для оформления простого электронного сертификата (подписи) нужно создать документ, открыть меню «Файл», выбрать пункт «Защита документа», а потом выбрать «Добавить цифровую подпись». Если подпись создаётся впервые, программа выдаст запрос на получение программного обеспечения от партнеров. В этом случае поможет русскоязычная версия приложения «Карма», которое установит подпись в операционную систему.
После завершения всех действий нужно сохранить файл.

Приложение КриптоПро CSP

Этот метод сложнее, зато с помощью этого ПО можно создать усиленные ключи.

Ещё один способ — получить заверенную простую электронную подпись в удостоверяющем центре, где сертификат запишут на USB-токен. Этот вариант подойдёт тем, кто создаёт документы в текстовых программах: с помощью сертификата получится защитить документ от плагиата и подтвердить авторство.

Где можно применять

Для регистрации или авторизации на интернет-сайтах.
В качестве ключа доступа к файлам и базам данных, защищенным паролем.
Для заверения электронных документов.

Недостатки

Простая электронная подпись не имеет юридической силы. Её нельзя использовать для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Чтобы при помощи ПЭП можно было подписывать обычные документы (например, договоры с контрагентами), нужно составить соглашение о простой электронной подписи. Такое соглашение должно содержать пункты об обязанности соблюдать конфиденциальность сведений и правила определения подписавшего лица — подлинности подписи. И подписывать его придётся всем сторонам, участвующим в электронном взаимодействии. Иначе все документы, подписанные ПЭП, закон признает недействительными.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — чаще всего это ключ, хранящийся на USB-носителе. Иногда НЭП может создать программа, в которой работаете (только она и опознает эту подпись). Функционал такой подписи тоже частично ограничен, но, по сравнению с ПЭП, она обладает рядом преимуществ.

Как получить

Юридические лица и ИП могут оформить неквалифицированную подпись в удостоверяющих центрах или даже сделать её самостоятельно при помощи опытного программиста.

Где можно применять

В рамках внутреннего документооборота компании.
Для взаимодействия с контрагентами, если заключено соглашение с указанием условий использования НЭП (аналогично ПЭП).

Для аккредитации и участия в торгах на электронных площадках с помощью неквалифицированной подписи поставщик может создавать заявки и осуществлять сделки при наличии дополнительного соглашения между сторонами. Однако НЭП позволяет совершать не все типы операций.

Недостатки

НЭП подходит скорее физлицам. Юридическим лицам и ИП неквалифицированная электронная подпись подойдёт только при внушительном объёме внутреннего или внешнего документооборота, в других ситуациях её функционала может быть недостаточно.

Квалифицированная электронная подпись

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель.

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

КЭП состоит из двух частей:

проверочного сертификата для ключа подписи (USB-носитель);
лицензированного дистрибутива — установочного пакета специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт.

Как получить

Для подачи заявления в аккредитованный удостоверяющий центр придётся собрать пакет уставных документов организации и документов, удостоверяющих личность владельца.

Для работы с квалифицированной подписью потребуются:

Флеш-накопитель.
Компьютерная программа, которая устанавливается с флэш-накопителя к ЭЦП. Например, КриптоПро.
Установленный личный сертификат.
Установленные библиотеки для электронной подписи.

Где можно применять

Если коротко — везде.

Для (пере)регистрации онлайн-кассы в ФНС.

Для удалённой подачи документов.

Для работы с государственными порталами, включая ФНС, ПФР и другие.

Для участия в коммерческих и государственных торгах или покупки имущества банкротов на множестве площадок.

Недостатки

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат электронной подписи.

1. Какие бывают электронные подписи?

Электронная подпись (ЭП) — это информация в электронно-цифровой форме, с помощью которой можно идентифицировать физическое или юридическое лицо без его личного присутствия.

В электронном документообороте применяются два вида электронной подписи:

простая электронная подпись;
усиленная электронная подпись (может быть квалифицированной и неквалифицированной).

Они отличаются степенью защиты и областью применения.

2. Что такое простая электронная подпись?

Простая электронная подпись — это, по сути, комбинация логина и пароля, кода подтверждения по имейлу, СМС, USSD и тому подобного.

Любой документ, подписанный таким образом, по умолчанию не равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Это своего рода заявление о намерении, которое означает согласие стороны с условиями сделки, но не участие в ней.

Но если стороны заключат соглашение о признании электронной подписи аналогом собственноручной при личной встрече, то такие документы могут приобрести юридическую значимость. Так, например, происходит при подключении онлайн-банка к кредитной или дебетовой карте. Сотрудник банка идентифицирует вас по паспорту, а вы подписываете договор на подключение онлайн-банка. В дальнейшем вы пользуетесь простой электронной подписью, но она имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная.

3. Что такое усиленная неквалифицированная электронная подпись?

Усиленная неквалифицированная электронная подпись — это две уникальные последовательности символов, которые однозначно связаны между собой: ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Для формирования этой связки используются средства криптографической защиты информации ( СКЗИ ). То есть она больше защищена, чем простая электронная подпись.

Сама по себе усиленная неквалифицированная подпись — это не аналог собственноручной подписи. Она означает, что документ был подписан конкретным лицом и с тех пор не менялся. Но действует такая подпись обычно только совместно с соглашением о признании ее собственноручной. Правда, не везде, а только в документообороте с тем ведомством (организацией), с которым подписано такое соглашение.

4. Что такое усиленная квалифицированная электронная подпись?

Усиленная квалифицированная электронная подпись отличается от усиленной неквалифицированной тем, что для ее формирования используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ), сертифицированные ФСБ РФ. И выдать такую подпись может только удостоверяющий центр, имеющий аккредитацию в Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Гарантом подлинности в этом случае становится квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, который предоставляет такой центр. Сертификат выдается на USB-носителе. Для его использования в ряде случаев может потребоваться установка дополнительного программного обеспечения.

Усиленная квалифицированная подпись — это аналог собственноручной подписи. Ее можно применять везде, но для использования в работе с рядом организаций нужно внести дополнительные сведения в квалифицированный сертификат электронной подписи.

Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись

Для получения усиленной квалифицированной электронной подписи вам понадобятся:

документ, удостоверяющий личность;
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (если вы являетесь индивидуальным предпринимателем);
дополнительный комплект документов, подтверждающий ваши полномочия действовать от имени юридического лица (если вы получаете подпись представителя юридического лица).

Документы необходимо представить в аккредитованный удостоверяющий центр (найти их вы можете в списке или на карте) или в центр услуг для бизнеса в ВАО по адресу: Москва, улица Средняя Первомайская, дом 3. Сотрудник центра, после того как установит вашу личность и проверит документы, запишет сертификат и ключи электронной подписи на сертифицированный электронный носитель — электронную карту или флеш-накопитель. Там же можно приобрести средства криптозащиты информации.

Стоимость услуги по предоставлению сертификата и ключей электронной подписи определяется регламентом аккредитованного удостоверяющего центра и зависит, в частности, от области применения электронной подписи.

5. Есть ли у электронной подписи срок годности?

Срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи (как квалифицированной, так и неквалифицированной) зависит от используемого средства криптографической защиты информации (СКЗИ) и удостоверяющего центра, в котором был получен сертификат.

Как правило, срок действия составляет один год.

Подписанные документы действительны и после окончания срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи.

6. Что такое ЕСИА и зачем она нужна?

Федеральная государственная информационная система «Единая система идентификации и авторизации» (ЕСИА) — это система, позволяющая гражданам взаимодействовать с органами власти онлайн.

Ее преимущество заключается в том, что пользователю, который один раз зарегистрировался в системе (на портале gosuslugi.ru), не нужно каждый раз проходить процедуру регистрации на государственных и других ресурсах для получения доступа к какой-либо информации или услуге. Также для пользования ресурсами, взаимодействующими с ЕСИА, не нужно дополнительно идентифицировать свою личность и приравнивать простую электронную подпись к собственноручной — это уже сделано.

По мере развития электронного правительства и электронного документооборота в целом количество ресурсов, взаимодействующих с ЕСИА, растет. Так, использовать ЕСИА могут уже и частные организации.

С 2018 года начала действовать система удаленной идентификации клиентов российских банков и пользователей информационных систем при условии регистрации в ЕСИА и предоставления гражданином своих биометрических данных (изображения лица и образца голоса) в единую биометрическую систему. То есть услуги банков можно будет получать, не выходя из дома.

7. А какая подпись используется на порталах mos.ru, gosuslugi.ru и других государственных ресурсах?

На портале mos.ru

Физические лица для получения электронных госуслуг на официальном сайте Мэра Москвы пользуются простой электронной подписью (то есть им достаточно зарегистрироваться на mos.ru). Для юридически значимых услуг требуется получение полной (подтвержденной) учетной записи. Для этого нужно подтвердить свою личность в любом центре госуслуг «Мои документы».

Юридические лица и индивидуальные предприниматели пользуются усиленной квалифицированной электронной подписью. Для ее получения следует обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.

На портале gosuslugi.ru

На портале gosuslugi.ru есть несколько уровней учетной записи. Пользуясь упрощенным и стандартным уровнями, вы подписываете заявления простой электронной подписью. Но чтобы получить доступ ко всем услугам, вам нужен подтвержденный аккаунт — для этого нужно подтвердить личность, то есть приравнять простую электронную подпись к собственноручной.

На сайте Федеральной налоговой службы

Физические лица, получая услуги через личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы, пользуются усиленной неквалифицированной подписью, приравненной к собственноручной. Сертификат ключа проверки можно получить в самом личном кабинете, а вот идентификация личности и приравнивание электронной подписи к собственноручной происходят на уровне входа в личный кабинет: войти можно либо по логину и паролю, которые выдают при личном визите в налоговую инспекцию, либо с помощью подтвержденной учетной записи на портале gosuslugi.ru, либо и вовсе по усиленной квалифицированной электронной подписи.

А вот индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам для получения услуг (например, для регистрации онлайн-кассы) может понадобиться усиленная квалифицированная подпись.

На сайте Росреестра

Часть услуг Росреестра (например, подать заявление, записаться на прием) можно получить, используя простую электронную подпись. Но большинство услуг предоставляется тем, у кого есть усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для участия в электронных торгах

Для того чтобы участвовать в электронных торгах, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Если в компании работает от 25 человек, работодатель обязан направлять отчетность в ПФР в электронном виде. В число сотрудников нужно включить и тех, которые выполняют обязательства по гражданско-правовому договору. Отчитываться обязаны не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели.

По желанию работодатель может направлять электронный отчет в ПФР и с меньшим количеством застрахованных лиц (работников). Данное требование указано в части 2 статьи 8 Федерального закона от 01 апреля 1996 года N 27-ФЗ.

ПФР: отчетность в электронном виде

С 2017 года работодатель осуществляет передачу отчетности в электронном виде в ПФР. Документ должен быть подписан ЭЦП (электронной цифровой подписью).

Основная форма отчета введена в 2017 году — СЗВ-М. Крайний срок направления — 15 число месяца, следующего за отчетным.

Форма отчетности включает в себя следующие сведения:

реквизиты работодателя;
форму собственности;
период отчетности;
информацию о застрахованных лицах.

Согласно части 4 статьи 17 Федерального закона от 01 апреля 1996 года N 27-ФЗ работодателю будет назначен штраф за несвоевременное представление электронной отчетности, недостоверные или неполные данные. Размер штрафа равен 500 рублей за каждого сотрудника. Штраф за несоблюдение порядка представления сведений в электронной форме составляет 1000 рублей.

Юридические лица могут направить в ПФР электронные отчеты следующих форм:

СЗВ-СТАЖ;
СЗВ-ИСХ;
СЗВ-КОРР;
ОДВ-1.

Преимущества сдачи отчетности в ПФР в электронном виде

Сдача отчетности в ПФР в электронном виде обладает следующими преимуществами:

не нужно тратить время и самостоятельно посещать отделение Пенсионного фонда;
экономия бумаги и отсутствие необходимости хранения бумажных экземпляров;
фиксируется точная дата и время направления документа;
отчетность надежно хранится под криптографической защитой;
проводится проверка корректности заполнения отчета перед отправкой с указанием ошибок;
возможность оперативного исправления обнаруженных ошибок;
автоматическое обновление форм электронной отчетности в соответствии с изменениями законодательства РФ.

Переходить на электронное сообщение выгодно не только государственному органу, но и страхователю.

Как сдавать отчетность в ПФР в электронном виде?

Сдача отчетов в Пенсионный Фонд в электронном виде может быть осуществлена следующими способами:

передача отчетного файла с помощью телекоммуникационного канала связи (ТКС);
личное посещение отделения ПФР с предоставлением электронного файла на флешке.

Направление форм отчетности возможно, как с помощью сайта ПФР, так и через специальных операторов связи. Преимуществами работы с операторами связи являются возможность осуществления сверки с ПФР, получение выписок и общение с сотрудником Пенсионного фонда онлайн.

Одним из ключевых разработчиков бухгалтерского программного обеспечения считается СКБ Контур. Продуктовая линейка компании включает сервис для электронной отчетности Контур.Экстерн. С его помощью можно сдать отчетность в Пенсионный фонд с первого раза. Система подскажет о наличии ошибок и поможет их исправить, а календарь бухгалтера напомнит о сроках сдачи. Получить «электронный ключ» (ЭЦП) работодатель может в Удостоверяющем Центре, где «ключ» создается и обслуживается. Лицо, получившее электронную подпись, должно быть назначено приказом организации. ЭЦП является полноценным аналогом личной подписи ответственного лица и печати компании.

Для сдачи в ПФР отчетности в электронном виде через ТКС страхователю потребуется подключение к электронному документообороту (ЭДО) в отделении фонда, а также заключение договора обслуживания с одним из операторов связи.

Для подключения к ЭДО необходимо:

Порядок сдачи отчетности в ПФР через интернет

После подписания документов с ПФР и выбранным оператором связи, работодатель-страхователь может приступать к сдаче отчетности по ТКС:

Ответственное лицо заполняет форму отчета и формирует файлы отчетности в электронном виде.
Выполняется вход в Контур.Экстерн, в меню программы выбирается режим работы «Сведения ПФР».
В сервис загружаются файлы с отчетами
Перед отправкой Контур.Экстерн проверяет формы отчетности и указывает на ошибки и неточности. При наличии ошибок работодателю необходимо своевременно их устранить. С помощью подсказок системы электронной отчетности вы легко исправите ошибки и отчитаетесь в Пенсионный фонд с первого раза.
Антивирусная программа проверяет файлы отчетности.
Уполномоченное лицо обязано заверить отчет с помощью ЭЦП.
Отчет отправляется в электронной форме в Пенсионный фонд. Фиксируется дата и время направления.

В подтверждение получения отчета страхователю приходит электронная квитанция со статусом «Отчет доставлен и принят Пенсионным фондом». Также в квитанции может быть указана информация о некорректности формы отчета. В таком случае страхователю потребуется устранить ошибки и повторно направить документ.

Направление электронных форм отчетности через интернет позволяет оптимизировать работу компании, снизить количество документов, подлежащих хранению в бумажном формате, а также сэкономить время на посещение отделения территориального органа ПФР. Своевременная сдача отчетности гарантирует работодателю отсутствие штрафов и снижает риск внеплановых проверок.

Электронный документооборот напрямую связан с получением счетов. Пользователи Диадок могут оплачивать счета прямо из списка входящих документов. Платежное поручение создается автоматически: назначение платежа, сумма и реквизиты счета получателя подставляются из документа, отправленного в формате XML.

ЭДО ДЛЯ ОБСЛУЖИВАЮЩИХ БУХГАЛТЕРИЙ

Ведение бухгалтерского и налогового учета одновременно для нескольких организациях, как правило, осуществляется удалённо бухгалтерской службой. Электронный документооборот дает возможность бухгалтерским службам оперативно собрать первичный пакет документации для своевременной сдачи своим клиентам в кратчайшие сроки.

ПРИ ОПЛАТЕ СЧЕТОВ ВАЖНА СКОРОСТЬ

Читайте также: