Как заверять отчетность в пфр

Электронные трудовые книжки в вопросах и ответах.

1. Какие сроки установлены для представления в органы ПФР отчета по форме СЗВ-ТД?

При приеме на работу и увольнении сотрудника срок подготовки и подачи отчета – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа. В крупных организациях это ежедневная обязанность отдела кадров.

При иных кадровых мероприятиях срок представления - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место данные мероприятия (а именно, перевод на другую постоянную работу, подача работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, реорганизация - переименования организации и проч.).

Если в штате организации 25 и более сотрудников, то в ПФР форма СЗВ-ТД представляется в электронном виде, а если менее 25 сотрудников, то форму можно сдать в бумажном виде.

2. В отчетной форме нужно подавать сведения только о периоде работы в нашей компании или обо всех записях, указанных в трудовой книжке?

Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности только своих работников, с которыми действуют трудовые отношения по состоянию на 1 января 2020 года.

3. Нужно ли покупать дополнительную программу для представления в ПФР отчетности по форме СЗВ-ТД?

Программу для формирования формы СЗВ-ТД работодатели могут бесплатно скачать с сайта ПФР.

Кроме того, для подготовки и представления в ПФР формы СЗВ-ТД в электронном виде для работодателей разработан электронный сервис, предоставляемый на безвозмездной основе, по формированию отчета в «Кабинете страхователя» на сайте ПФР. Данный сервис позволяет не только сформировать файлы с отчетностью, но и направить их в ПФР.

Использование электронных сервисов портала ПФР «Кабинет страхователя» возможно при наличии у руководителя (представителя) страхователя учетной записи в ЕСИА как юридического лица и усиленной квалифицированной электронной подписи.

4. В каких случаях работодатель должен предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р?

Форму СТД-Р работодатель обязан выдавать только тем работникам, на которых не ведется бумажная трудовая книжка. В форме содержатся сведения за период работы у данного работодателя.

Для получения сведений работнику необходимо обратиться к работодателю с заявлением. У работодателя для выдачи сведений есть 3 рабочих дня с момента подачи заявления. Сведения выдаются в форме, выбранной работником:

• на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
• в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Кроме того, форма СТД-Р должна выдаваться работнику при увольнении в день прекращения трудового договора.

5. Какую запись необходимо внести в трудовую книжку при выдаче ее работнику, написавшему заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности по ст.66.1? Нужно ли заверять запись печатью?

В трудовой книжке записи (в т.ч. о переходе на электронную трудовую книжку) осуществляются в следующем порядке (разд.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, Письмо Минтруда России от 12.02.2020 N 14-2/В-150):

- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

- в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;

- в графе 3 может быть произведена запись следующего содержания: "Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде")";

- в графе 4 проставляется дата заявления работника с указанием числа, месяца, года.

При этом запись должна быть заверена надлежащим образом, как это предусмотрено в отношении выданных документов работнику в соответствии со статьями 62 и 84.1 Кодекса.

6. Если работник уволился в 2019 году, а устроится работать в 2021 году, он уже не сможет выбрать тип трудовой книжки?

Если сотрудник не сделал выбор в 2020 году, то на новом месте работы отдел кадров при приеме на работу обязан получить от него заявление о способе ведения трудовой книжки.

7. Если от работника до 31 декабря 2020 года заявление о способе ведения трудовой книжки не получено и никаких кадровых мероприятий в отношении данного работника в 2020 году не было, нужно ли представлять форму СЗВ-ТД? Если нужно, то в какие сроки и что следует указывать в отчете?

При отсутствии у работника в течение 2020 года кадровых мероприятий, к которым относится также и подача заявления, работодатель должен в срок позднее 15 февраля 2021 года (т.е. с отчетностью за январь 2021 года), представить форму СЗВ-ТД, в которой указать сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя.

При этом работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде.

8. Электронная подпись какого удостоверяющего центра подойдет для отчета по ЭТК? – проверить не могу.

Для любой отчётности в ПФР нужна обычная КЭП, без дополнительных требований. То есть нужен квалифицированный сертификат электронной подписи, выпущенный аккредитованным удостоверяющим центром.

9. Если сотрудник принят в ноябре 2020 года, заявление о продолжении ведения трудовой книжки написано тоже в ноябре 2020г., что должно быть отражено в отчёте?

Если заявление написано работником в день приема на работу, то в форме СЗВ-ТД, представленной в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа, можно указать одновременно сведения о приеме на работу и дату подачи заявления.

Если заявление подано позднее (в течение ноября) то форму СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «Прием» следует подать оперативно (не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа), а форму СЗВ-ТД с указанием даты подачи заявления – в срок до 15 декабря 2020.

10. Информация о каких кадровых мероприятиях по состоянию на 01.01.2020 указывается в форме СЗВ-ТД?

При заполнении формы СЗВ-ТД на сотрудника организации впервые работодатель обязан одновременно указать сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя (т.е. последнем кадровом мероприятии до 2020 года у данного работодателя).

Если последней записью в трудовой книжке на 1 января 2020 года являлась запись об изменении наименования организации в результате реорганизации, то в сведениях о трудовой деятельности следует указать последнее кадровое мероприятие в отношении работника (например, «Прием», «Перевод»). Если последней записью в трудовой книжке на указанную дату является запись о присвоении классного чина или квалификационной категории, то указывается мероприятие «Установление (присвоение)».

Чем руководствоваться

Новые правила электронного обмена документами персучета с Пенсионным фондом закреплены постановлением Правления ПФР от 11.03.2020 № 178п. Этот документ регулирует общие принципы, правила и условия организации информационного обмена при:

• представлении страхователями сведений индивидуального (персонифицированного) учета в электронном виде;
• направлении в электронном виде страхователю документов о привлечении его к ответственности по ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ).

Одновременно утратили силу порядок и условия направления в электронном виде страхователю форм документов о привлечении к ответственности, утвержденные постановлением Правления ПФР от 11.01.2018 № 3п.

Способы отправки сведений

Индивидуальные сведения можно подать в ПФР в форме:

• электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета, через личный кабинет на сайте ПФР (они должны обеспечивать возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации);
• промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в т. ч. с использованием электронной подписи.

Как зарегистрироваться: заявление

Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:

• регистрационный номер в ПФР;
• регистрационный номер оператора электронного документооборота;
• наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
• Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
• сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
• контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
• ИНН;
• КПП;
• сведения о представителе по доверенности.

ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.

В случае прекращения доверенности страхователь должен уведомить ПФР о прекращении полномочий представителя.

Для отключения от системы электронного документооборота ПФР страхователь направляет в ПФР заявление об этом. Фонд рассматривает его тоже 2 рабочих дня.

Порядок обмена и сроки

Для сдачи сведений на работающих физлиц в электронном виде страхователь (представитель) готовит их в форме электронных документов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью, и отправляет через оператора в территориальный орган ПФР в зашифрованном виде.

Дата подачи сведений персучета в электронной форме через оператора – это дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа ПФР. Об этом оператор делает соответствующую отметку при составлении документа «Опись содержания пакета» и направляет в ПФР в пакете с подготовленными электронными документами со сведениями индивидуального (персонифицированного) учета.

Дата представления документов с использованием личного кабинета страхователя – это дата, зафиксированная в электронной квитанция о регистрации, сформированной в кабинете.

В течение 1 рабочего дня с момента поступления электронных документов ПФР направляет страхователю подтверждение их получения – уведомление о доставке.

ПФР в течение 3-х рабочих дней с момента направления уведомления о доставке выполняет следующие действия:

1. Проверяет усиленную квалифицированную подпись (далее – УКЭП) оператора и состав пакета.
2. Расшифровывает входящие документы.
3. Проверяет УКЭП страхователя.
4. Проверяет индивидуальные сведения на соответствие установленной форме, формату и порядку заполнения.

При обнаружении в представленных сведениях на физлиц ошибок и/или их несоответствия сведениям у Пенсионного фонда, а также несоответствия их требованиям закона, страхователю направляют уведомление об устранении ошибок и/или несоответствий. Срок исправления расхождений – 5 рабочих дней.

Причём указанное уведомление должно содержать протокол проверки с данными об ошибках и/или несоответствиях.

В случае подключения страхователя к системе электронного документооборота ПФР формы документов для привлечения к ответственности по ст. 17 Закона № 27-ФЗ уполномоченный работник территориального органа ПФР формирует в электронном виде, подписывает электронной подписью и направляет страхователю в зашифрованном виде. В этом случае на бумаге их уже не направляют.

Дата получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через оператора, – это дата, указанная в электронном уведомлении о доставке. Оно формируется автоматически при их поступлении на транспортный сервис оператора и высылается одновременно в адреса всех участников информационного обмена.

Дата получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через личный кабинет, – это дата их размещения в ЛК.

При размещении в личном кабинете страхователя документов в электронном виде от территориальных органов ПФР здесь автоматически формируется и размещается электронное уведомление о доставке.

Как защищены передаваемые сведения персучета

Сведения индивидуального (персонифицированного) учета содержат персональные данные, которые отнесены к информации ограниченного доступа и должны быть защищены в соответствии с Законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Средства электронной подписи не должны нарушать конфиденциальность информации ограниченного доступа и должны соответствовать требованиям п. 5 ст. 8 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Для обеспечения защиты информации при представлении индивидуальных сведений в электронном виде используют средства криптографической защиты в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119.

26 июня в Екатеринбурге прошла первая Контур.Конференция для обслуживающих бухгалтерий. Одной из самых обсуждаемых тем стали доверенности для сдачи отчетности. На вопросы бухгалтеров ответил Илья Корионов, руководитель службы поддержки контролирующих органов СКБ Контур. Публикуем фрагмент дискуссии.

Оглавление

Как составить доверенность на сдачу отчетности в налоговую?

Унифицированной формы для передачи полномочий налоговая не утвердила. Это значит, что организации и ИП вправе оформлять доверенность в произвольном виде. Главное, чтобы в документе были указаны дата и место составления; сведения о том, чьи интересы представляет уполномоченное лицо; информация о нем самом и его правах, перечень операций, которые ему доверяют. Также нужно прописать срок действия доверенности. Если этого не сделать, она будет действовать один год с даты составления. Готовая бумага должна быть заверена директором организации или ИП.

Как составить доверенность на сдачу отчетности в ПФР, ФСС и Росстат?

Доверенность в фонды оформляется по тем же правилам, что и для налоговой. Вы можете составить единую доверенность для представления в разные контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Выдать ее можно на любой срок.

Можно ли в одной доверенности указать несколько бухгалтеров для одного и того же представителя?

Да, представлять организацию может сколько угодно лиц. Главное — однозначно их идентифицировать, указать, сотрудниками какой компании они являются.

Может ли представитель отозвать выданную на его имя доверенность?

По гражданскому кодексу отозвать доверенность может только тот, кто ее выдал. Вместе с тем ваши взаимоотношения с клиентом строятся на договорной основе. Соответственно, как только договор прекращает свое действие, вы можете потребовать, чтобы клиент отозвал доверенность. Кроме того, можно сообщить инспекции о том, что доверенность пора отозвать, поскольку вы больше не обслуживаете клиента.

Направьте два письма: клиенту и инспекции. Клиенту сообщите, что вы прекратили с ним работу и требуете отозвать доверенность. Инспекции — что вы более не представляете интересы клиента. Для инспекции это будет достаточным основанием, чтобы аннулировать доверенность в инфоресурсе.

Как быть, если ИФНС заносит в инфоресурс не дату, указанную в доверенности на дату отчетности, а дату входящего документа?

Административный регламент по занесению доверенностей для всех инспекций един, и все обязаны его придерживаться. Дата регистрации доверенности в налоговой не имеет никакого отношения к дате начала действия доверенности. Представьте, что это была бы доверенность не на представление налоговой отчетности, а на совершение сделок с недвижимостью. Очевидно, что она действует в даты, которая в ней прописана — независимо от того, когда и куда она представлена. С отчетностью точно так же.

Если вместо даты, когда доверенность начинает действовать, инспектор заносит в систему дата входящего документа, это явное нарушение или ошибка. Рекомендуем обратиться к руководителю инспектора. Скорее всего, этого будет достаточно. Если ситуация не разрешится, можно направить официальное письмо руководителю инспекции или в вышестоящий налоговый орган. В 99,99 % это срабатывает.

Можно ли в доверенности на право сдачи отчетности не указывать паспортные данные представителя?

Инспектор может взять паспортные данные только из доверенности или сообщения о представительстве. Но внести данные в систему он обязан только на основании доверенности. Взять их из сообщения о представительстве он может только по доброй воле. Так что единственный способ правильно оформить данные уполномоченного лица — это прописать их в доверенности.

Бояться скомпрометировать паспортные данные не стоит. Инспекция — такой же оператор по обработке персональных данных, как и любой другой контролирующий орган. Риск есть, скорее, в том, что доверенность остается в распоряжении вашего клиента, интересы которого вы представляете. Если это беспокоит, в договоре с ним стоит прописать, какую ответственность несут стороны в случае разглашения персональных данных.

Отчитывайтесь через Экстерн за свою компанию или клиентов, если у вас бухгалтерская фирма. Удобные таблицы помогают держать под контролем все отчеты, платежи и расчеты с бюджетом. 3 месяца бесплатно.

Как сообщить в налоговую о доверенности?

Доверенность нужно предоставить на бумаге. Дополнительно можно передать ее через интернет в виде скана, подписав ее электронной подписью уполномоченного представителя. Но скан лишь уведомляет инспекторов о том, что оригинал отправлен и его надо отыскать. Инспекция имеет право не принять скан, пока не будет доверенности на бумаге.

Если бумажная доверенность затерялась, можно обратиться в налоговую — напрямую к инспектору, если с ним налажены взаимоотношения, либо с официальным письмом. А если вы отчитываетесь через Контур.Экстерн, можете обратиться к нам: мы поможем инспекции найти доверенность и занести данные по ней.

Сколько времени нужно закладывать на отправку доверенности в инспекцию?

Сотрудники налоговой обязаны внести в систему данные новой доверенности в течении 3 рабочих дней. Но никогда нельзя исключить технические или юридические сложности. Чтобы не рисковать, лучше передать доверенность хотя бы за 10 дней до сдачи отчетности.

Когда доверенность заменяют старую, ее нужно передать не позже чем за 15 дней до истечения срока предыдущего документа. Это позволит избежать блокировки счетов, если в период «между доверенностями» ФНС направит клиенту требование.

Чтобы убедиться, что данные о доверенности внесены, рекомендуем до сдачи отчетности сделать ИОН-запрос. Если в ответ придет квитанция, все в порядке — можно отчитываться.

Как правильно сформулировать полномочия подписанта в доверенности, чтобы у налоговой не возникло вопросов?

В доверенности нужно указывать в явном виде все действия, которые клиент доверяет вам совершать от его имени. Если это сдача отчетности, нужно перечислить, о каких видах отчетности идет речь (бухгалтерская, налоговая, статистическая). Если клиент доверяет вам получать и представлять документы, это тоже нужно оговорить.

Посмотрите образцы заполнения доверенности для разных случаев:

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Эта форма позволяет работодателю выполнить требование закона об индивидуальном (персонифицированном) учете, а именно п. 1 ст. 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

В данном случае учитываются все виды договоров, с вознаграждений за которые идет перечисление страховых взносов. То есть работодатель предоставляет в ПФР форму СЗВ-М, если в отчетном месяце с сотрудниками, за которых платятся страховые взносы, были заключены, продолжали действовать или были прекращены:

• трудовые договоры;
• договоры гражданско-правового характера на выполнение работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

Аналогичная ситуация с последним рабочим днем отчетного месяца. Например, если договор гражданско-правового характера заключен в этот день, но сотрудник еще не успел выполнить работы на момент сдачи СЗВ-М, оплата на производилась, а акт приемки не подготовлен, оформление СЗВ-М на этого сотрудника обязательно, так как договор с ним заключен в отчетном периоде.

Деятельность не ведется, доходов нет, оформлен только
учредитель – нужно ли сдавать отчетность?

Пока договор продолжает действовать, сдавать форму СЗВ-М нужно. Обязанность возникает, как только появляется хоть одно застрахованное лицо, с которым заключается трудовой договор или договор гражданско-правового характера, с вознаграждения за которые будут перечисляться страховые взносы.

Отчетность сдается ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если день сдачи попадает на выходной, то крайним днем становится ближайший рабочий день после 15 числа.

П. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ содержит норму, согласно которой в день увольнения сотрудника или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, работодатель обязан передать этому сотруднику сведения, предусмотренные п. 2–2.3, то есть выписки из сведений по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

В последующем работник может использовать эти выписки в качестве подтверждения трудового стажа, в случае если указанные сведения не отражены на его индивидуальном лицевом счете.

В связи с этим требованием у работодателей часто возникает вопрос, за какой период предоставлять выписки. Дело в том, что законодательство прямого ответа на этот вопрос не дает. Но зато есть письма Пенсионного фонда с необходимыми разъяснениями. Так, например, в Письме ОПФ РФ по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361 говорится, что СЗВ-М передается за последний отчетный месяц, а СЗВ-СТАЖ – за отчетный (в том числе за текущий) год.

Ответственность за несдачу отчета определена в ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Это финансовые санкции в размере 500 рублей за каждую несданную форму.

Нередко работодатели забывают подавать не все сведения. Но практика показывает, что если вы впервые допустили просрочку и период просрочки незначительный или вы самостоятельно выявили и устранили нарушение, то эти обстоятельства помогают снизить сумму штрафа за просрочку при сдаче СЗВ-М или недостоверность сведений.

2. СЗВ-СТАЖ: ежегодная отчетность о стаже

Это годовая форма отчетности, которая также необходима для соблюдения законодательства об индивидуальном (персонифицированном) учете.

Форма представляется по всем застрахованным лицам, с которыми заключены, в частности, трудовые договоры, договоры гражданско-правового характера. Все застрахованные лица, по которым нужно заполнять форму СЗВ-СТАЖ, указаны в п. 1.5 разд. I Приложения № 5 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Также СЗВ-СТАЖ представляется в некоторых других случаях. То есть нужно учитывать ситуации, когда сдача отчетности привязывается не к году, а к событию. Каждое такое событие предусматривает свои сроки сдачи СЗВ-СТАЖ:

1. Работник предоставил заявление с просьбой о назначении пенсии.

Форму СЗВ-СТАЖ нужно представить в Пенсионный фонд в течение 3-х календарных дней со дня обращения работника.

2. Сотрудник увольняется.

В последний рабочий день сотруднику нужно выдать заверенную выписку из формы СЗВ-СТАЖ за текущий год.

3. Организация ликвидирована.

Форма представляется в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса. Если организация ликвидирована в рамках процедуры банкротства, отчет представляется до того, как в арбитражный суд поступит отчет от конкурсного управляющего.

4. Организация реорганизована.

СЗВ-СТАЖ нужно представить в течение месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), а в случае реорганизации в форме присоединения – не позднее дня подачи документов о внесении записи в ЕГРЮЛ (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

В зависимости от количества сотрудников предусмотрены возможности сдачи формы на бумаге (если в компании до 24 сотрудников) и в электронном виде (25 и более сотрудников).

Вместе с формой СЗВ-СТАЖ одновременно подается форма ОДВ-1, которая представляет собой опись документов, передаваемых в Пенсионный фонд.

Форма сдается ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. Но в 2020-м году 1 марта выпадает на воскресенье, поэтому сдать отчет нужно до 2 марта.

Срок сдачи отчетности СЗВ-СТАЖ за 2019 год – 2 марта 2020 года.

17 февраля стал днем-дедлайном, в который работодатели должны были уложиться, чтобы впервые отправить в Пенсионный фонд новую форму отчетности – СЗВ-ТД. Ее появление связано с постепенным переходом на электронные трудовые книжки. Так работодатели помогают формировать сведения о трудовой деятельности работников в электронном формате на базе систем фонда. И форма СЗВ-ТД помогает перенести эти сведения в электронную систему.

Обязанность представлять форму СЗВ-ТД продиктована вступлением в силу Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ. Она готовится на всех зарегистрированных работников, независимо от того, остаются ли они с бумажной трудовой книжкой или переходят на электронную, в том числе на совместителей, иностранцев, дистанционных работников и др.

Под зарегистрированными лицами следует понимать физлица, которым открыт индивидуальный лицевой счет в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в целях обеспечения реализации их прав в системе обязательного пенсионного страхования, учета сведений о трудовой деятельности, а также в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций.

Обязанность по сдаче нового отчета не зависит от размера организации (она касается и ИП тоже), а также от численности работников – даже если у работодателя только один работник, он обязан сдать СЗВ-ТД.

Предусмотрены несколько кадровых событий для подачи формы СЗВ-ТД:

• прием на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение;
• подача зарегистрированными лицами заявлений о продолжении ведения страхователем трудовых книжек в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо о предоставлении страхователем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (то есть подают заявление о выборе бумажной трудовой или электронной трудовой книжки).

Особенно отметим, что в составе отчетности передаются сведения по последнему месту работы, а не по всей деятельности работника.

Ваши работники уже определились, какую трудовую книжку они хотят иметь — бумажную или электронную? А вы разобрались в том, как выдавать сотруднику СТД-Р и в какие сроки сдавать СЗВ-ТД? Мы собрали инструкцию по всем основным вопросам специально для работодателя — проверьте, все ли правильно вы делаете.

Поясним, для тех, кто возможно еще не в теме — с 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК), а для работодателя еще и новые отчеты, плюс бонусом дополнительные кадровые документы.

ЭТК хранит данные о трудовой деятельности, формируется она в базе ПФР, для этого работодатель передает сведения о кадровых событиях (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность и т.п.) в Фонд.

Ранее был установлен срок информирования работников о праве выбора формы трудовой книжки — до 30 июня 2020 года. Но, как вы знаете, в этом году у нас многие сроки сместились. Срок оповещения ПФР также сдвинул до 31 октября 2020 года .

А дальше дело за работником — он пишет заявление с просьбой оставить бумажную книжку или о переходе на ЭТК. Для сотрудников тоже есть сроки — написать заявление необходимо до конца 2020 года. Хотя Фонд утверждает, что если есть объективные причины, почему гражданин не подал соответствующее заявление, то он может сделать это позднее. Например, если отсутствовало место работы в этом году или гражданин уволился в начале года, не написав заявления и в течение года не трудоустраивался — ему просто некому было писать заявление.

С 2021 года те, кто устраивается на работу впервые, без всяких заявлений сразу становятся гордыми обладателями ЭТК , им бумажные книжки уже не положены.

Временный порядок подачи сведений СЗВ-ТД

В этом году форма СЗВ-ТД должна была сдаваться раз в месяц — до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Однако, опять же из-за пандемии, правила изменили. О случаях приема на работу и увольнения нужно сообщать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (или других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений). А вот о подаче работником заявления можно по-прежнему отчитаться до 15 числа.

Кто не должен подаваться сведения СЗВ-ТД: самозанятые и индивидуальные предприниматели, не имеющие работников.

Даже если в течение 2020 года с работником вообще ничего не произошло достойного внимания ПФР, то до 15 февраля 2021 года нужно все равно подать отчет СЗВ-ТД, с данными на 1 января 2020 года, например, со сведениями о приеме на работу ранее этой этой даты.

Порядок подачи СЗВ-ТД с 2021 года

С 1 января 2021 года временный порядок станет постоянным — о каждом кадровом событии необходимо будет сообщать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

А что за кадровые события, о которых мы все время говорим? Вот таблица, в которой перечислены все мероприятия, о которых необходимо сообщать в Пенсионный фонд и их коды:

Создавать, проверять и отправлять СЗВ-ТД, а также любую другую отчетность, можно при помощи сервиса Астрал Отчет 5.0 :

• создание документов в сервисе или импорт данных из программ автоматизации бухгалтерского учета;
• проверка отчетности на полноту и корректность заполнения;
• передача отчетности, заверенной квалифицированной электронной подписью (КЭП) — юридически значимый документооборот;
• автоматическое обновление форм отчетности;
• обмен неформализованными документами с контролирующими органами.

Когда выдавать работнику СТД-Р

Кроме формы СЗВ-ТД появился и еще один новый документ — «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» или СТД-Р.

Сведения передаются работнику при увольнении или по его заявлению. Документ содержит информацию о периоде работы у данного работодателя.

Сформировать и передать СТД-Р можно разными способами, каким именно — выбирает работник в заявлении. Передать документ можно на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Сведения формируются на основании внутренних кадровых документов — о приеме, переводе, увольнении.

СТД-Р выдается только тем сотрудникам, которые перешли на электронную трудовую книжку, остальным данные, как и прежде, заносят в бумажную, им форма СТД-Р не выдается.

Как работнику получить сведения из электронной трудовой книжки

Сотруднику вовсе не обязательно писать заявление, он может самостоятельно получить сведения от ПФР (это более расширенная форма по сравнению с СТД-Р), причем не по одному работодателю, а сразу по всем. Сделать это можно:

• через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда — pfrf.ru ;
• на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru ;
• у работодателя, написав заявление.

Работодатель может сформировать форму СТД-Р в сервисе Астрал Отчет 5.0. Пользователям сервиса доступен функционал формирования выписки по данным СЗВ-ТД, отправленным в ПФР и возможность ее корректировки — внесение недостающих мероприятий.

Подключайте Астрал Отчет 5.0 — сдавайте отчетность, заполняйте электронные трудовые книжки, работайте с электронными больничными, переключайтесь между разными компаниями когда вам это удобно — даже во время заполнения отчета.

До 15 февраля включительно все страхователи должны отчитаться в Пенсфонд по страховым взносам и по персонифицированному учету за год. Как выяснилось, сотрудники управлений ПФР Московского региона подчас предъявляют к отчетности всевозможные не предписанные законом требования. Мы проанализировали самые распространенные запросы московских чиновников.

Требование 1: начисленные и уплаченные взносы должны совпадать

Если в сведениях по конкретному работнику показано больше уплаченных взносов, чем начислено, отчетность в ПФР не проходит. Сотрудники фонда требуют убирать переплату и только тогда принимают формы. Это подтвердилось и при обзвоне. В ГУ – главных управлениях ПФР по г. Москве и Московской области № 1, 2, 3, 5, 7, 8, 12 нам строго порекомендовали сразу переделать такую персонифицированную отчетность.

И это требование вполне обоснованно. Ведь суммы излишне уплаченных (взысканных) взносов в отчетности не показывают. Так сказано в постановлении Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п.

Чтобы страхователям было проще решить такую проблему, ПФР на своем сайте www.pfrf.ru разместил специальную бесплатную программу. Ее можно найти в разделе «Работодателям», далее подраздел «Бесплатные программы». Она помогает проверить, есть ли переплата по какому-либо работнику. Для этого нужно установить программу и сохранить в одной папке все индивидуальные сведения. Для сверки в меню надо выбрать пункт «Данные»>«Сверка начислений и уплат».

Требование 2: расхождение в РСВ-1 и АДВ-6-2 должно быть в пределах рубля

Суммы начисленных и уплаченных с начала расчетного периода взносов в форме РСВ-1 (строки 110 и 140 раздела 1) должны соответствовать реквизитам « Начислено » и « Уплачено » в описи АДВ-6-2 (сумме за все четыре квартала).

Эти данные при электронной сдаче отчетности проверяют специальные программы. При личной сдаче форм сотрудники ПФР также обращают внимание на совпадение сумм.

Однако расхождения в отчетности, к сожалению, возникают из-за округления. Есть официальное письмо ПФР от 27 июля 2010 г. № 08-24/7933, в котором чиновники допускают подобные нестыковки, но в определенных пределах. Так, на практике сотрудники фонда ранее разрешали расхождения до 1 руб. Как заверили нас в ГУ – главных управлениях ПФР по г. Москве и Московской области № 1, 3, 6, 7, 8, 15, 17, ничего не изменится и в годовой отчетности. Расхождение в пределах рубля по-прежнему актуально, с ним отчетность вполне пройдет проверочные программы. Заместитель управляющего Отделением ПФР по г. Москве и Московской области Тамара Дашина также подтвердила эту информацию. Если же расхождение больше, то программы просто не пропустят отчетность и страхователю придет отрицательный протокол приема.

Требование 3: отчитываться по взносам нужно через два-три дня после их оплаты

Многие бухгалтеры жалуются, что сдать РСВ-1 сразу после оплаты страховых взносов практически невозможно. У тех, кто сдает расчет лично, его просто не принимают, а тем, кто отправляет его по ТКС, потом выставляют пени.

Как выяснилось, при обзвоне сотрудники управлений ПФР по Москве и области настоятельно рекомендуют приходить с расчетом или отправлять его в электронном виде через пару дней после отплаты. По их словам, за это время платеж доходит до фонда и попадает в базу. Пока этого не произойдет, чиновники не могут проверить информацию в РСВ-1, так как нет данных о последнем платеже. Именно поэтому они отказываются принимать расчет, если не видят в базе оплаты взносов.

— А если я принесу платежку, можно будет сразу сдать? — поинтересовался наш корреспондент в ГУ – УПФР № 3.

— Проблема все равно останется. Мы же не сможем внести в базу взнос на основании вашей платежки. Он должен там появиться автоматически.

Мы попросили прокомментировать ситуацию в Отделении ПФР по Москве и Московской области. Там считают, что отказать в приеме расчета сотрудники Пенсфонда не вправе. Но заплатить взносы заранее — в интересах страхователей.

Тамара Дашина, заместитель управляющего Отделением ПФР по г. Москве и Московской области:

— Специалисты ПФР не имеют права отказать в приеме отчетности ни при каких обстоятельствах. Поэтому отсутствие платежа в базах данных ПФР не является поводом для отказа. Другое дело, что если фонд примет отчет и не найдет у себя в базе сведений по уплаченным страховым взносам, то после обработки РСВ-1 страхователя вызовут для объяснения причин расхождения. Могут и пени начислить. Ведь если нет данных по платежам в базе ПФР, то соответственно сумма не будет распределена на лицевые счета застрахованных лиц. Поэтому на практике важно совпадение информации по уплаченным страховым взносам.

Конечно, компания вправе отчитываться, когда ей удобнее. Законных оснований не принимать отчетность у ПФР действительно нет. Но тут важно взвесить все за и против. Допустим, фонд успеет начислить пени. Потом придет платеж и станет понятно, что взносы перечислены вовремя. В этом случае снимать пени самостоятельно сотрудники ПФР вряд ли будут. Скорее всего компании придется самой требовать обнуления. Поэтому проще заплатить взносы чуть раньше, а через пару дней сдавать РСВ-1. Это касается и бумажного, и электронного вариантов отчетности.

Требование 4: льготы по взносам можно применять, только если есть прибыль

В этом году перечень организаций на «упрощенке», которые смогут применять пониженный тариф по страховым взносам, расширился (п. 8 ч. 1 ст. 58 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Чтобы воспользоваться льготной ставкой, компаниям по-прежнему достаточно выполнить два условия: заниматься бизнесом из льготного перечня и получать от него не менее 70 процентов всех доходов.

Но, оказалось, на местах ввели еще одно ограничение — льготную ставку можно применять, если у компании в расчетном периоде была прибыль. Убыточные компании в любом случае должны платить взносы по полному тарифу. В этом, например, уверены в ГУ – главных управлениях ПФР по г. Москве и Московской области № 1, 5, 12, 15.

Такое требование чиновников абсолютно незаконно. Ведь в законе № 212-ФЗ ничего не сказано о том, что для применения пониженного тарифа по страховым взносам льготная деятельность должна приносить прибыль. Там говорится только о том, что доходы от этой деятельности должны составлять не менее 70 процентов от общей суммы. Считать их нужно без учета расходов (ст. 346.15 Налогового кодекса РФ). Поэтому даже если расходы превышают доходы в каком-то отчетном периоде, это не лишает компанию льготы по уплате страховых взносов.

Максим Симонов, руководитель налоговой практики адвокатского бюро «Прайм Эдвайс Санкт-Петербург»:

— В статье 58 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ не сказано, что наличие прибыли является обязательным условием применения льготного тарифа страховых взносов. Кроме того, в Информационном сообщении от 24 марта 2011 г. ПФР разъяснил, что основной вид экономической деятельности подтверждается расчетом по форме РСВ-1. В подразделе 4.4 данной формы указываются:

— общая сумма доходов плательщика взносов, применяющего «упрощенку»;

— доходы от льготируемого вида деятельности;

— доля доходов от льготируемого вида деятельности в общей сумме доходов.

Из этого следует, что у компании, не имеющей прибыли в отчетном периоде, отсутствуют и технические препятствия для оформления расчета. Поскольку в форме нужно указывать сумму доходов и долю доходов, а не прибыль. Таким образом, убыток не ограничивает право плательщика на льготный тариф. А возможные претензии проверяющих являются незаконными и их целесообразно обжаловать.

Читайте также:

  
• Для чего пенсионерам математика
  
• Как передать управление накопительной частью пенсии
  
• Как обжаловать решение пенсионного фонда об отказе в назначении пенсии
  
• Если не хватает пенсии заплатить за квартиру
  
• Как оформить пенсионера в хоспис