Какие документы необходимо для пенсионного фонда для организации

Электронные сервисы ПФР работают таким образом, что для назначения пенсии гражданам не обязательно самостоятельно посещать Пенсионный фонд - достаточно некоторых действий их работодателя!

Для назначения пенсии сотрудникам работодатели (как правило, кадровые службы) представляют в Пенсионный фонд:

1. Списки работников, которые приобретут право на пенсию ( в том числе на досрочную) в ближайшие 12 месяцев;

2. Документы, необходимые для назначения пенсии по старости:

удостоверяющие личность сотрудника, возраст, место жительства и принадлежность к гражданству (паспорт, страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

подтверждающие периоды работы и (или) иной деятельности сотрудника (например, военный билет, трудовая книжка, справка из органов занятости (для подтверждения периодов получения пособия по безработице), справка о подтверждении периодов работы, дающих право на досрочное пенсионное обеспечение).

Также работодатель может представить документы, предусмотренные Перечнем документов от 28.11.2014 № 958н, в том числе о среднемесячном заработке (доходе) застрахованных лиц, о нахождении на иждивении застрахованного лица нетрудоспособных членов семьи (например, свидетельство о рождении ребенка, справка об учебе по очной форме в образовательном учреждении), об изменении фамилии, имени, отчества (например, свидетельство о браке) и иные документы.

Списки работников и документы необходимо представить в Пенсионный фонд в электронном виде с электронной подписью по телекоммуникационным каналам связи (после письменного согласия сотрудника на обработку персональных данных).

Документы должны быть переданы в ПФР не позднее чем за 9 месяцев до возникновения права на пенсию.

Специалисты Пенсионного фонда изучат информацию о стаже и заработке гражданина, окажут содействие в запросе дополнительных документов (если потребуется) и сформируют макет выплатного дела.

В этом случае гражданину не придется посещать Пенсионный фонд. Останется лишь за месяц до наступления пенсионного возраста подать заявление о назначении пенсии — через работодателя (форма заявления) или в «Личном кабинете гражданина» на сайте ПФР.

Как работодателю сформировать электронный пакет документов для отправки в Пенсионный фонд?

Нужно отсканировать документы, необходимые для назначения пенсии, и сформировать для каждого сотрудника отдельный пакет документов с указанием его ФИО и адреса регистрации.

Документы сканируются в расширении 300 точек на дюйм (300 dpi), в цветном изображении (24 bit), сохраняются в формате JPEG . Каждый документ должен быть отсканирован в отдельный файл.

Документы помещаются в пакет в следующей последовательности:

документ, удостоверяющий личность, возраст, место жительства, принадлежность к гражданству;

документы о трудовой и иной общественно полезной деятельности – трудовая книжка, военный билет, диплом, справка органов занятости, справка о работе, справка о переименовании (реорганизации) организации и др.;

справки о заработке;

документы об изменении фамилии, имени, отчества;

В каждый пакет документов должен быть помещен в реестр направляемых документов. В реестр работодатель вносит следующую информацию: ФИО гражданина, дата его рождения, дата возникновения права на страховую пенсию по старости, адреса регистрации и места фактического проживания, контактные номера телефонов застрахованного лица, перечень документов с указанием их наименований и реквизитов, а также сведения о сотруднике страхователя, подготовившем данный пакет документов (наименование должности, ФИО, дата, контактный номер телефона).

Каждый документ, содержащийся в пакете документов, должен быть заверен электронной подписью уполномоченного сотрудника Страхователя.

Чтобы работодатели могли взаимодействовать с Пенсионным фондом по электронным каналам связи, они должны подписать соглашение об обмене электронными документами и порядок взаимодействия.

Рано или поздно любому гражданину Российской Федерации нужно оформлять пенсионное обеспечение. Пенсия назначается даже в том случае, если гражданин никогда не работал. Однако не все россияне знают, какие бумаги нужно подготовить для оформления выплат.

Этапы оформления пенсии

Бесплатно по России

Подать заявление на оформление пенсионного обеспечения возможно одним из нижеприведенных способов:

Личное посещение отделения пенсионного фонда. Учреждение может располагаться как по месту жительства, так и по месту пребывания россиянина. Более того, подать заявление можно даже в отделение, расположенное по месту, где фактически живет человек.
Через доверенное лицо. Доверенность нужно оформлять в нотариальной конторе. Обычно подобный метод подачи заявления избирается, если человек маломобилен либо недееспособен. Представителем заявителя может быть любой человек с гражданством Российской Федерации.
Через почтовое отделение. Документы нужно отправлять с описью вложения. Также необходимо указать на почте, чтобы вам доставили извещение о получении адресатом письма. Данный способ оптимален для россиян, находящихся далеко от учреждения фонда. Минус заключается в том, что, если в отправлении не будет хватать определенной бумаги, гражданин узнает об этом не сразу, а лишь тогда, когда получит ответ от фонда. Следовательно, процесс назначения выплат может затянуться надолго.
Аккаунт на веб-сайте фонда. Для использования данного способа нужно зарегистрироваться. Если человек уже имеет аккаунт на сайте, процесс подачи ходатайства займет пару минут.
Через нанимателя. Если заявление подается через работодателя, гражданину нет нужды делать доверенность у нотариуса.
Личное посещение МФЦ. Подобные учреждения имеются почти в каждом городе России. МФЦ считается посредником между россиянами и государственными структурами. Назначение выплат через центр производится бесплатно. Можно осуществить запись на прием заранее по телефону либо на интернет-сайте центра.

Кратко порядок назначения пенсионного обеспечения можно описать так:

Гражданин подает ходатайство и комплект бумаг одним из методов, которые описаны выше.
Работники фонда проверяют поданные бумаги. Если некоторых документов не хватает, гражданин уведомляется об этом по телефону, письмом, которое отправлено через почтовое отделение либо письмом на e-mail. Также его могут уведомить об этом лично, если человек сам пришел в ПФР/МФЦ.
Рассматривается, правомерно ли назначать пенсию гражданину. Принимается решение, о котором оповещается заявитель.
Пенсионные выплаты официально назначаются. Россиянин выбирает, как он хочет получать денежные средства.

За какой срок необходимо обращаться в ПФР

Подать заявление возможно или за 30 дней до появления права на пенсионное обеспечение, или после возникновения данного права. Не нужно беспокоиться о том, что, чем позже подашь заявление, тем ниже будет размер выплат. ПФР обязуется предоставить россиянину выплаты в полном размере, вне зависимости от даты появления права на них. Это утверждено в статье 8 ФЗ номер 400.

Подготовка к обращению в ПФР

Перед обращением в государственное учреждение для оформления пенсионного обеспечения проверьте, соответствуете ли вы 3 условиям (если оформляется страховая пенсия по старости):

Достижение пенсионного возраста (ПВ).
Наличие минимального трудового стажа (10 лет). Увеличение требований к минимальному стажу протекает постепенно: в 2019 г. он равняется 10 годам и к 2024 г. повысится до 15 лет.
Наличие минимум 16.2 индивидуальных пенсионных коэффициентов (ИПК). К 2025 г. минимально необходимое количество ИПК возрастет до 30.

Сбор документов

Со сбором документов не должно возникнуть никаких проблем. Ниже представлен список, какие документы необходимы для оформления пенсии.

Перечень документов

Основными документами для оформления пенсионного обеспечения являются:

Ходатайство на оформление выплат.
Бумаги, которые удостоверяют возраст, адрес проживания, гражданскую принадлежность. В качестве бумаги, которая подтверждает личность, возраст и гражданскую принадлежность, используется паспорт РФ. Иностранцы и апатриды применяют ВНЖ.
Бумаги, подтверждающие стаж. Главным документом, который подтверждает периоды работы россиянина, считается трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки либо содержании в ней недостоверной информации можно использовать:

письменно оформленные трудовые контракты, которые составлены соответственно с ТК РФ;
соглашение гражданского-правового типа, предметом которого считается исполнение работ либо предоставление услуг; документ нанимателя о внесении обязательных платежей; акт о приеме и сдаче работ;
выписки, выдаваемые нанимателями либо государственными учреждениями;
выписки из приказов;
лицевые счета, ведомости на предоставление зарплаты;
военный билет.

Также можно выделить дополнительные бумаги, которые требуются для удостоверения определенных обстоятельств.

Сюда относятся документы:

О смене ФИО. Подобными документами могут служить свидетельство об оформлении брачного союза, свидетельство о смене имени, бракоразводное свидетельство.
О средней зарплате скончавшегося кормильца.
О неработоспособных родственниках.
Удостоверяющие, что неработоспособные родственники являются иждивенцами заявителя. Подтверждением служат выписки жилищных органов, выписки о заработке всех членов семьи.
Удостоверяющие адрес проживания в РФ. Обычно адрес проживания устанавливается по прописке (штамп в паспорте или бланк временной регистрации). Для подтверждения адреса фактического проживания применяется личное заявление россиянина. Иметь прописку необязательно.
Подтверждающие адрес проживания за границей. Это устанавливается на основании бумаг, выдаваемых посольствами либо консульствами России. Также подтверждающие документы могут выдать компетентные органы другой страны.
Удостоверяющие стаж на определенных типах работ. Сюда относятся выписки, которые уточняют особенный характер и условия труда.
О рождении ребенка. Таким документом является свидетельство о рождении.
Об уходе за ребенком младше 8 лет. В качестве подтверждения здесь выступает выписка жилищных органов и другие бумаги, которые содержат нужную информацию. В некоторых ситуациях может использоваться судебное постановление о признании этого факта.
Удостоверяющие, что несовершеннолетний был признан инвалидом с детства либо ребенком-инвалидом (справка из медосвидетельствования).
Подтверждающие, что заявитель является родственником инвалида с детства. Подтверждением служат свидетельство о рождении, свидетельство об усыновлении, брачное свидетельство, бракоразводное свидетельство.
О наличии болезни, которая предусмотрена подпунктом 5 пункта 1 статьи 28 ФЗ от 17.12.2001 г. номер 173. Подтверждающий документ выдается врачебным учреждением.
О занятии трудовой деятельностью в северных регионах и местностях, которые приравнены к ним. Для подтверждения этого придется подготовить выписки от нанимателя.

Какие документы лучше подготовить заранее

Заранее рекомендуется подготовить документы, которые подтверждают инвалидность. Нельзя точно сказать, сколько будет делаться документ, удостоверяющий статус «инвалида», поэтому лучше побыстрее пройти медкомиссию.

Также рекомендуется заранее взять документы, предоставляемые работодателем. Может случиться так, что организация, в которой вы работали долгое время, закроется, и вам придется потратить немало времени на получение нужных бумаг.

Есть ли разница в перечне у мужчин и женщин

Список документов, необходимых для назначения пенсии, у женщин и мужчин практически не отличается. Разница заключается лишь в документе, подтверждающем статус матери-одиночки (если он влияет на размер пенсии).

Оформление пенсии по возрасту или на других основания – не такой уж и сложный процесс, если вы знаете, что требуется для его успешного выполнения. Лучше заблаговременно разобраться в том, как назначается пенсия, чтобы в будущем не тратить много времени на ее оформление.

Полезное видео

Предлагаем посмотреть видео-сюжет о том, когда необходимо начинать оформлять пенсию:

Уйти на пенсию можно, достигнув определенного возраста, закрепленного действующим законодательством. Чтобы специалисты ПФР назначили выплаты, нужно иметь в наличии документы для оформления пенсии, а также придерживаться определенных правил.

Когда возникает право на назначение пенсии

Получать государственную выплату имеют право застрахованные россияне, а также лица без гражданства и иностранные граждане (если не нарушают правила пребывания в России). Пенсионные выплаты назначают при соблюдении таких пунктов:

возраст человека, обратившегося за начислением выплат: женщины – 55 лет, мужчины – 60;
обязательный страховой стаж на предприятии (минимум 9 лет);
количество баллов, набранных за рабочие годы, должно составлять более 13,8.

Предъявив необходимые документы, пенсионное пособие начисляется по заявлению лица.

Порядок оформления пенсии

За несколько лет до наступления пенсионного возраста человек должен знать, как оформить свою пенсию и принять одно из решений: уходить на заслуженный отдых или работать дальше. Если трудовой процесс завершается, можно ходатайствовать об увольнении следующим числом после дня рождения, но не позднее, чем через 30 дней.

Не запрещается предоставить бумаги и до праздничного числа. Но оформление пенсии начнется после достижения конкретного возраста.

Выплата пенсионного пособия будет осуществляться по адресу обратившегося лица. Если пенсионер сменил место жительства, дело передается в другое место для продолжения выплат по новому адресу проживания.

Для начисления пособия необходимо предъявить паспорт либо иной документ, который подтверждает личность пенсионера. Место получения пенсионного пособия гражданин вправе выбрать сам. Существует несколько способов получения выплат:

почтовое отделение;
на дому;
перечислением на счет в банке;
перечислением на банковскую карту;
услуги организаций по доставке начислений.

Информацию о выбранном варианте необходимо передать по электронной почте или лично принести заявление в здание Пенсионного фонда.

Есть случаи, когда пенсионер не в состоянии забирать выплаты самостоятельно. Право получения пособия можно передать законному представителю, оформив на его имя нотариально заверенную доверенность.

Документы для оформления пенсии

Для оформления пенсии по возрасту желательно дней за 60 до пенсии проконсультироваться с сотрудниками ПФР. Однако следует учесть, что без предоставления полного комплекта информация будет неполной. Пенсионные выплаты могут быть назначены и по адресу фактического проживания, если у гражданина отсутствует постоянная регистрация.

Пенсия по старости

Чтобы начислили выплату по старости, рекомендуется предоставить:

письменное заявление;
внутренний паспорт либо вид на жительство;
подтверждение заработанного стажа (трудовые книжки, договоры, военный билет, ведомости на выдачу заработной платы, справки работодателей, лицевые счета, выписки из приказов).

Документы для пенсии, в которых говорится о периоде работы, обязаны включать в себя номер и дату, основания выдачи, паспортные данные человека, на имя которого составлен документ, место работы, период, специальность.

Могут потребоваться следующие документы, подтверждающие:

смену фамилии, имени или отчества;
средний доход умершего кормильца;
наличие неработающих родственников;

наличие иждивенцев;
место жительства в Российской Федерации;
место постоянного жительства за пределами РФ;
стаж на конкретной работе;
факт рождения детей;
факт воспитания детей возрастом до 8 лет;
факт признания ребенка инвалидом с детства и другое.

Если нужные документы для начисления пенсии по возрасту приобщены к материалам дела, дополнительно их можно не предоставлять.

Пенсия по инвалидности

Чтобы добиться выплат по инвалидности, нужно иметь представление о том, какие документы нужны для начисления пенсии:

заявление о назначении пособия по инвалидности;
документы, подтверждающие гражданство лицо и факт законного пребывания на территории РФ;
СНИЛС;
документы, указывающие на страховой стаж;
выписку из акта освидетельствования медико-социальной экспертизы гражданина, который признан инвалидом.

Иногда могут понадобиться:

справка о доходах за последние 5 лет с помесячным расчетом до 01.01.2002;
справка об иждивенцах, не достигших совершеннолетия либо временно нетрудоспособных из-за болезни;
подтверждение места проживания в РФ;
подтверждение места жительства за рубежом;
документы, свидетельствующие о перемене фамилии, имени либо отчества.

Такое пособие начисляется, если человек выполнял свои должностные обязанности не менее одного рабочего дня.

По случаю потери кормильца

Перечень документов, необходимых для оформления пенсии по потере кормильца :

заявление о начислении пособия по утере кормильца;
внутренний паспорт либо вид на жительство;
СНИЛС;
документ, свидетельствующий о потере кормильца;
документ, свидетельствующий о наличии родственных отношений с умершим лицом;
подтверждение продолжительности трудовой деятельности в течение жизни.

В некоторых случаях дополнительно просят предоставить:

информацию о доходах за последние пять 5 лет (включительно до 01.01.2002);
подтверждение личности лица, претендующего на выплату;
обоснование факта нахождения нетрудоспособного лица на содержании умершего;
письменное обоснование факта воспитания ребенка в неполной семье;
свидетельство о смерти второго родителя;
справку, выданную учебным заведением для детей, обучающихся на дневном стационаре;
обоснование отсутствия официального источника дохода;
подтверждение причин нетрудоспособности: уход за малолетними детьми, являющимися близкими родственниками умершего;
документ, свидетельствующий о том, что малолетние дети, нуждающиеся в уходе, вправе получать пособие по потере кормильца;
информацию об остальных лицах, которым уже назначена выплата по утере такого кормильца;
справку об инвалидности лица, претендующего на пенсионные выплаты;
подтверждение нахождения на территории РФ либо проживания за рубежом.

Сроки подачи документации в ПФР

Иногда возникают непредсказуемые обстоятельства, затягивающие начисление социального пособия. Поэтому человек может подать документы еще до преодоления пенсионного рубежа.

Пенсионер должен знать, что нужно написать заявление для выхода на пенсию. Заявление и полный пакет документов необходимо сдать через приемную или канцелярию ПФР. Срок рассмотрения – 10 дней со дня подачи. Если какого-либо документа не хватает, заявителю предоставляется 3 месяца на устранение недостатков.

В некоторых случаях ходатайство о начислении выплат может быть отклонено. На протяжении пяти рабочих дней работники ПФР обязаны уведомить об этом обратившееся лицо. Если заявление удовлетворено, пенсия по старости начисляется пожизненно и выплачивается ежемесячно.

Законодательное регулирование

Подготовить документы для назначения пособия важно заранее, чтобы не тормозить процесс начисления выплат. Если сложилась неоднозначная ситуация, следует прибегнуть к помощи юриста, который хорошо разбирается в пенсионных делах.

Пенсионщики активно призывает работодателей сотрудничать в вопросе заблаговременной работы по назначению пенсий. Это займет у кадровика или бухгалтера не более 15 минут, уверены в ПФР. Как это осуществить, зачем это нужно, и есть ли в чем выгода для сотрудника и работодателя? Ответы дали в региональном отделении ПФР.

Зачем это нужно

Основная цель такого социального партнерства — сделать процесс назначения пенсии для граждан максимально комфортным.

Работодатель в рамках соглашения, заключенного с ПФР об электронном взаимодействии для назначения пенсии своим сотрудникам, берет на себя обязательства формировать электронный пакет документов о пенсионных правах работников и передавать их в органы ПФР.

Благодаря такой заботе, экономится рабочее время. Будущие пенсионеры не отвлекаются от трудовой деятельности, избавлены от самостоятельной подготовки документов и от визитов в ПФР, что не только упрощает для них получение госуслуги «Назначение пенсии», но делает её более качественной и доступной.

Так, например, в Хабаровском крае более 3,5 тысяч социально ответственных работодателей, заключивших с ПФР соглашение, реально помогли около 6 тыс. работников в назначении пенсии, избавив их от лишних визитов в ПФР.

Кстати, этот процесс пошел динамичнее после принятия Правительством края Распоряжения от 28.01.2016 № 15р «О дополнительных мерах по созданию условий для обеспечения доступности, повышения оперативности и качества предоставления жителям края государственной услуги по установлению пенсий», регламентирующего взаимодействие органов исполнительной и муниципальной власти с органами ПФР по всем социально чувствительным вопросам, в том числе и по вовлечению работодателей к социальному проекту Отделения ПФР.

Почему это важно

Практика работы с документами показывает, что зачастую записи в трудовой книжке содержат некорректное оформление: исправления в датах при приеме на работу, неразборчивые наименования организации, нечитаемые печати, исправления фамилии, неточное наименование должностей, отсутствие дополнительных сведений, подтверждающих факт работы, дающей право на досрочную страховую пенсию по старости и т.д. Все разночтения в документах требуют дополнительного времени на уточнения и различные запросы.

Например, запросы, направляемые в архивные органы края для уточнения того или иного периода работы, зарплаты, обрабатываются специалистами архивных учреждений в течение месяца. А если запрос по уточнению некорректных записей, внесенных в период работы, направляется за границу, тогда ответа приходится ждать от 3 до 12 месяцев.

Заблаговременная подготовка документов позволяет иметь полный пакет документов, необходимых для своевременного и правильного назначения пенсий ко дню обращения за ней, а это — залог учета пенсионных прав граждан в полном объеме.

Если такая работа проводится заблаговременно, то гражданин своевременно и в полном объеме может реализовать свои пенсионные права.

Стоит подчеркнуть, что заблаговременное обращение за оценкой документов не является обращением за установлением пенсии.

Алгоритм действий кадровика

Работодателям необходимо представить в ПФР:

— список лиц, выходящих на пенсию (мужчин в 60 лет, женщин в 55, для северных районов мужчин — в 55, женщин — 50);

— пакет сканированных документов, состоящий из заполненной анкеты работника, трудовой книжки (кроме записей о награждении), паспорта, СНИЛС.

Если ФИО не совпадают с документами, например, в трудовой книжке отсутствует запись об изменении ФИО, представляется свидетельство о браке (расторжении брака).

В пакете дополнительно могут быть представлены другие документы работника, например, справка из центра занятости, справка о заработной плате за период до 2002 года, военный билет, документы об очном образовании.

Важно отметить, что работодатель представляет документы на своего работника только с его письменного согласия. Данное согласие по общему правилу работник дает при приеме на работу и хранится оно в его личном деле, поэтому дополнительное письменное согласие не требуется.

После составления реестра, все отсканированные документы направляются в ПФР для их правовой оценки.

Параметры электронных документов

Документы обязательно сканируются в цветном изображении в формате jpeg или DjVu с расширением 300 точек на дюйм.

Каждый документ сканируется отдельно, если документ состоит из нескольких страниц, он сканируется последовательно в один файл с возможностью пролистывания.

Цветное изображение документов является обязательным условием, т.к. это важно при определении их подлинности и достоверности содержащейся в них информации. В черно-белом варианте большинство неточностей в документах распознать практически невозможно. Даже если внесенные в документ исправления верны, специалисту ПФР необходимо будет дополнительно запросить подтверждающую справку от работодателя, архивную выписку или копию приказа соответствующей организации, для того чтобы установить например продолжительность стажа и принять его в расчет при назначении пенсии.

Способы подачи заявления без явки в ПФР

Не ранее чем за месяц до наступления права на страховую пенсию по старости, гражданин подаёт заявление о её назначении и доставке.

Заявление о назначении пенсии может быть представлено в форме электронного документа через Личный кабинет гражданина на сайте ПФР или Единый портал государственных и муниципальных услуг.

Если будущий пенсионер работает, то такое заявление можно представить в кадровую службу по месту работы. Частью 3 статьи 21 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» работодателю предоставлено право обращаться в территориальные органы ПФР за установлением и доставкой страховой пенсии застрахованным лицам, состоящим в трудовых отношениях с ним, с их письменного согласия.

В развитие указанного положения Административный регламент предоставления Пенсионным фондом РФ государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, утвержденным приказом Минтруда от 19.01.2016 № 14н, предусматривает возможность направления работодателем заявления работника и документов, необходимых для установления пенсии, в электронном виде по защищенным каналам связи, заверенных усиленной квалифицированной подписью.

Таким образом, работники организаций, приобретающие право на пенсию, могут оформить её без явки в Пенсионный фонд.

Как оформить пенсию без документов

Основой расчета размера пенсии каждого гражданина являются данные, которые ПФР получил от самого гражданина и от работодателей: о периодах трудовой деятельности, местах работы, размере начисленных страховых взносов. Эти данные представлены в Личном кабинете гражданина в разделе «О сформированных пенсионных правах». Если гражданин считает, что какие-либо сведения не учтены или учтены не в полном объеме, то ему следует заблаговременно обратиться в территориальный орган ПФР по месту жительства или к работодателю для уточнения данных и представления их в ПФР.

Если же гражданин видит, что все сведения о его пенсионных правах учтены, он может подать заявление о назначении пенсии не только без визита в клиентскую службу ПФР, но и без представления в ПФР каких-либо документов (трудовой книжки) и справок о стаже.

Для этого гражданину после получения полной информаиции в Личном кабинете достаточно дать согласие на назначение страховой пенсии по этим сведениям.

Почему это хорошо для всех

Формирование электронного пакета документов о пенсионных правах работника и направление их в органы ПФР по ТКС не требует от страхователя-работодателя никаких дополнительных материальных вложений, т.к. она уже используются при сдаче сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Сама подготовка документов: их сканирование и направление в ПФР не занимает большое количество времени и не ложится каким-то финансовым бременем на плечи работника кадровой службы, уверены в ПФР.

Как показывает практика, время, затраченное на сканирование и передачу электронных документов в ПФР в среднем на 1 работника, составляет около 15 минут. Такое же время кадровый работник тратит на ксерокопирование документов и их постраничное заверение для выдачи их своему работнику для личного представления им в ПФР.

Если в среднем в организации численностью более 100 человек на пенсию в течение года выходит порядка 5-6, то в целом на всю работу по сканированию и направлению документов работодатель затрачивает около одного часа работы из расчета 6 человек в год. Это не так много. К тому же стоит учесть, что при отсутствии электронного взаимодействия с ПФР, кроме расхода бумаги, времени на копирование документов, их постраничное заверение, работник отвлекается от своих прямых обязанностей на визит с документами в ПФР.

Раньше все необходимые документы на назначение пенсии будущий пенсионер должен был самостоятельно предоставить в орган ПФР. Сегодня заботу об этом берут на себя социально ответственные работодатели.

Такое активное участие работодателя в оформлении пенсии своих сотрудников является дополнительным элементом «социального пакета», что, безусловно, выгодно отражается на качестве кадрового состава, обеспечении финансовой устойчивости и укреплении репутационного капитала.

Что думают бухгалтеры

Не все бухгалтеры и кадровики готовы идти навстречу «пенсионщикам». Многие не спешат заключать соответствующие соглашения несмотря на настойчивость ПФР.

«Клерк» проводил опрос на эту тему, в ходе которого выяснилось, что 90% работодателей не вникают в процесс оформления пенсий своих сотрудников. Соответствующие соглашения с ПФР заключили только 10% опрошенных. 43% клерков получали от ПФР подобное предложение, но предпочли игнорировать его.

ПФР делает честные и недоуменные глаза, когда приходишь за месяц (или подаешь через ЛК) подавать заявление на начисление пенсии и утверждает, что в глаза не видели Ваши документы. Хотя получили их полгода до дня Х и никаких замечаний у них не было.

за полгода ВСЕ документы по их желанию были поданы, начислять/рассчитывать пенсию начали только когда пенсионерке исполнилост 55. И понеслась: предоставьте копии документов, исправьте справку, предоставьте дополнительную справку. ДУРДОМ! Чем они занималиь полгода? ЗАЧЕМ за полгода предоставлять документы? Чтобы половину потерять?

Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учете обязывает работодателя-страхователя представлять в Пенсионный фонд ряд сведений о сотрудниках. Давайте разберемся, какие именно формы отчетности нужно сдавать и с какой периодичностью.

Все компании, страхующие своих сотрудников, должны подавать информацию о них в Пенсионный фонд. Такая работа поручается либо бухгалтеру, либо отделу кадров — как именно распределить ресурсы и организовать передачу сведений в фонд, определяет сам работодатель. Сделать это можно разными способами.

Одни работодатели издают приказ о назначении ответственных за представление отчетности. В документе они конкретизируют виды отчетности, уточняют, для целей какого законодательства поручают сдавать специалистам по кадрам или бухгалтерам формы, указывают список ответственных за сдачу кадровой отчетности.

Другие работодатели выбирают более совершенный вариант — вносят все необходимые сведения (какие виды отчетности, куда и в какие сроки представлять) в должностную инструкцию работников. В этом случае работодатель руководствуется ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ. Нормативный правовой акт может устанавливать требования квалификации в соответствии с профессиональными стандартами.

Что нужно знать о СЗВ-М

Основная цель этой формы отчетности — определить, осуществляет ли пенсионер трудовую деятельность.

П. 1 ст. 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ требует, чтобы компания сдавала формы отчетности СЗВ-М, если в отчетном месяце были заключены или прекратили действие:

трудовые договоры;
договоры гражданско-правового характера на выполнение работ, оказание услуг;
другие виды договоров, перечисленные в п. 2.2 ст. 11 Закона о персучете.

Обязанность сдавать отчет СЗВ-М возникает, как только появляется застрахованное лицо и с ним заключается трудовой договор или договор гражданско-правового характера, с вознаграждения за которые будут перечисляться страховые взносы. Даже если выплат нет, трудовой или гражданско-правовой договор продолжают действовать.

Форму СЗВ-М нужно сдавать в Пенсионный фонд, даже если компания в настоящий момент не ведет деятельность, не получает доходы и у нее только один учредитель.

Как подавать форму СЗВ-М

По правилам подачи формы действуют определенные правила — они зависят от количества работников, которых нужно застраховать.

Если застрахованных работников 25 и больше, нужно подавать сведения только в виде электронного документа, который подписан усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном ПФР. В противном случае на компанию может быть наложен штраф, о чем предупреждает ст. 17 Закона о персучете.
Если застрахованных работников 24 или меньше, сведения можно подать в электронном виде или на бумажном носителе.

Наиболее частое нарушение, которое допускают работодатели, — они забывают подать отчетность или подают ее не на всех работников.

Отчетность сдается каждый месяц не позднее 15-го числа, следующего за отчетным периодом. Если 15-е число выпадает на выходной, то сдавать отчетность нужно в ближайший рабочий день после 15-го числа.

Свободно пользуйтесь 3 месяца всеми возможностями Контур.Экстерна и Контур.НДС+. Ходить по инспекциям не нужно — Экстерн доставит ваш отчет вовремя и без ошибок.

О чем нужно помнить при увольнении работника?

Если застрахованный работник увольняется или прекращает действовать гражданско-правовой договор, работодатель-страхователь передает застрахованному лицу сведения, предусмотренные п. 2-2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Закон не отвечает на вопрос, за какой период нужно выдавать сведения. Согласно разъяснению от Пенсионного фонда, сведения из СЗВ-М нужно отдавать только за последний отчетный месяц, потому что цель этой формы — выявить, как осуществляют трудовую деятельность пенсионеры. СЗВ-СТАЖ — это годовая форма, которая выдается за отчетный период, в том числе по текущему году.

В Письме ГУ-ОПФР по г. Москве и МО от 03.04.2018 № B-4510-08/7361 («О порядке получения застрахованными лицами форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ») уточняется, за какой период компания должна выдавать выписки из сведений по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ с информацией только по данному работнику и представленных страхователем в органы ПФР:

СЗВ-М за отчетный месяц
СЗВ-СТАЖ за отчетный (в том числе текущий) год

Есть ряд обстоятельств, которые позволяют снизить размер штрафа при сдаче СЗВ-М. О них в свое время говорил Конституционный суд.

Так, даже если при сдаче отчетности нарушаются сроки или предоставляются недостоверные сведения, сумма штрафа может быть уменьшена, если:

просрочка допущена впервые;
период просрочки незначителен;
работодатель признал свое нарушение и сам его устранил;
нарушение никак не повлияло на бюджет фонда и застрахованных лиц.

Куда сдавать СЗВ-М

Сведения по форме СЗВ-М нужно сдавать в территориальный орган Пенсионного фонда по месту нахождения головной организации или филиала обособленного подразделения.

Если работодатель зарегистрирован в территориальном органе ПФР по месту нахождения обособленного подразделения, подается отдельная форма СЗВ-М по застрахованным лицам, которые работают в этом подразделении.

Что нужно знать о форме СЗВ-СТАЖ

Компании должны подавать эту форму в Пенсионный фонд по всем работникам, с которыми заключают трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера (п. 2 ст. 8 Закона о персучете, п. 1.5 разд. 1 Приложения № 5 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п).

Форму СЗВ-СТАЖ следует сдавать ежегодно не позднее 1 марта, следующего за отчетным годом. Но так как в 2020 году 1 марта выпадает на воскресенье, то дедлайн по отчетности за 2019 год переносится на 2 марта.

Так же, как и в случае с СЗВ-М, предусмотрен электронный и бумажный формат представления сведений — все зависит от количества сотрудника (до 24 человек или больше).

Кроме отчета о страховом стаже всех застрахованных лиц, подаваемого один раз в год, работодатель обязан заполнять форму СЗВ-СТАЖ, если:

Работник принес заявление и попросил начислять ему пенсию.

В этом случае форма СЗВ-СТАЖ подается в Пенсионный фонд в течение 3-х календарных дней со дня получения работодателем заявления.

Компания ликвидирована.

Форма СЗВ-СТАЖ подается в Пенсионный фонд в течение месяца с того дня, как был утвержден промежуточный ликвидационный баланс.

Если организация ликвидирована и начала процедуру банкротства, отчет нужно отправить до того момента, как конкурсный управляющий подал отчет в арбитражный суд.

Компания реорганизована.

Форма СЗВ-СТАЖ подается в течение месяца с того дня, как был утвержден передаточный акт (разделительный баланс), а если организацию присоединили к другой организации, что случается часто, — не позднее того дня, как были поданы документы о внесении записи в ЕГРЮЛ (п. 3 ст. 11 Закона о персучете).

Работник увольняется.

В последний день работы нужно выдать работнику заверенную выписку из формы СЗВ-СТАЖ за текущий год.

Сведения СЗВ-СТАЖ формируются в пакеты документов, которые состоят из одного файла и подаются в то же время, что и форма ОДВ-1 – опись документов для Пенсионного фонда. Ее форма утверждена тоже Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Таким образом, у работодателя есть обязанность по ежемесячной сдаче отчета СЗВ-М и по ежегодной отправке в ПФР сведений по форме СЗВ-СТАЖ. В то же время есть случаи, которые привязываются не к году или месяцу, а к событию: увольнение работника, ликвидация или реорганизация компании.

Что нужно знать о форме СЗВ-ТД

В связи с постепенным переходом на электронные трудовые книжки не так давно появилась новая форма отчетности – СЗВ-ТД. Она необходима для формирования электронных сведений о трудовой деятельности работников в информационных системах Пенсионного фонда.

СЗВ-ТД по сути — это перенос сведений из бумажных трудовых книжек в электронные системы фонда.

По СЗВ-ТД компания должна подать сведения в нескольких случаях — если работники:

принимаются на работу;
переводятся на другую постоянную работу;
увольняются;
подают заявления о дальнейшем ведении трудовых книжек в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о предоставлении страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (то есть подают заявление о выборе бумажной трудовой или электронной трудовой книжки).

Не имеет значения, будет работник в 2020 году использовать бумажную или электронную трудовую книжку. Эту форму отчетности нужно будет подавать абсолютно на всех работников.

Программа Контур.Персонал поможет перейти на систему электронных трудовых книжек. Предусмотрены приказы для оформления кадровых мероприятий, формы СЗВ-ТД и СТД-Р, форма уведомления о переходе на электронные трудовые.

Первый отчет по этой форме работодатели должны были сдать до 17 февраля 2020 года. В процессе возникало немало вопросов, вот только некоторые из них:

Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ, обязывающий подавать новую форму отчетности СЗВ-ТД, вступил в силу 1 января 2020 года. Поэтому увольнения или переводы, которые произошли в декабре, не имели значения при заполнении формы (закон не имеет обратной силы).

Пока у работника есть право выбора — перейти на электронную трудовую книжку или оставить бумажную. Однако вне зависимости от его выбора компания должна будет подать на него форму отчетности СЗВ-ТД, если с этим работником заключен трудовой договор. Таким образом, отчетность представляется на каждого работника, в том числе на совместителя, дистанционного работника, иностранного работника, работника, выбравшего бумажную трудовую книжку.

Форма СЗВ-ТД

Отчитываться нужно по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Она представляется в территориальный орган ПФР.

В зависимости от количества работников — до 24 или 25 и более — предусмотрена возможность подач формы на бумаге или в электронном виде. В последнем случае для работы потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Подберите электронную подпись под любые задачи.

Сроки сдачи отчета СЗВ-ТД

Как уже было сказано выше, сведения представляются в Пенсионный фонд с 1 января 2020 года. Их нужно успеть подать до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором работников брали на работу, переводили, увольняли или они подавали заявления. При наступлении одного из четырех событий нужно будет сдавать новую форму СЗВ-ТД.

Пример

В феврале 2020 года предстоит перевод работника, который трудится в вашей компании с 2008 года. Форму СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 15 марта. Так как по конкретному работнику она будет подаваться впервые, то придется включить в нее всю информацию по его деятельности только по последнему месту работы. Вам нужно будет показать прием на работу в 2008 году на определенную должность в конкретное структурное подразделение. Если, допустим, в 2010 году компания сменила название, это тоже нужно будет зафиксировать.

Поскольку форма СЗВ-ТД на работника сдается в первый раз, вся информация указывается подробно.

Если этот же работник в ноябре 2020 года предоставит вам заявление о том, что он хочет остаться с бумажной трудовой, то вы не позднее 15 декабря будете должны сдать по нему форму СЗВ-ТД. Только на этот раз в нее не нужно будет переносить всю информацию с 2008 года. Вам нужно будет только заполнить строчку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» и указать дату подачи заявления.

Если работник выберет электронный вариант трудовой, нужно так же указать дату заявления.

Что делать с работниками, на которых в 2020 году не подавали форму СЗВ-ТД

Если работника в отчетном периоде не принимали на работу, не переводили на другую работу, не увольняли и он не подавал заявление, сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года подаются не позже 15 февраля 2021 года.

Если работники состояли в трудовых отношениях, но ни один из четырех случаев не произошел, нужно сдать форму отчетности СЗВ-ТД с данными только по последнему месту работы до 15 февраля 2021 года.

Сроки сдачи СЗВ-ТД в 2021 году

Если работник переводится на другую работу или подает заявление о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то сведения подаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел перевод или подавалось заявление.

Если работник принимается на работу или увольняется, то форма направляется в ПФР не позднее рабочего дня, который следует за датой, когда был издан приказ или распоряжение или были оформлены документы, подтверждающие оформление трудовых отношений (не со дня приема на работу или увольнения). Так, если прием или увольнения произошли в пятницу, то у вас будет пятница и понедельник для сдачи отчетности.

Для чего нужна форма АДВ-1?

Если к вам на работу оформляется работник, у которого нет документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, тогда вам придется подавать по нему анкету – форму АДВ-1.

Эта форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 27.09.2019 № 485П, а Приказом Минтруда России от 21.12.2016 № 766н утверждена Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, где расписан порядок заполнения, представления формы, а также порядок контроля за достоверностью сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Подпишитесь на наш канал в Telegram @konturjournal, чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Читайте также: