Когда проводится инвентаризация пенсионных дел

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

Зарегистрировано в НРПА РБ 13 сентября 2001 г. N 8/7152

На основании Положения о Министерстве социальной защиты Республики Беларусь, утвержденного постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 19 апреля 1995 г. N 215 "Об утверждении Положения о Министерстве социальной защиты Республики Беларусь" (Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь, 1995 г., N 12, ст.280; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 56, 5/6128), Министерство социальной защиты Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке проведения инвентаризации пенсионных дел и документов о выплате пенсий.

2. Управляющему делами Евтушенко Т.И. обеспечить тиражирование и рассылку Инструкции о порядке проведения инвентаризации пенсионных дел и документов о выплате пенсий подведомственным органам.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на начальника контрольно-ревизионного отдела и начальника управления пенсионного обеспечения.

Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция о порядке проведения инвентаризации пенсионных дел и документов о выплате пенсий определяет порядок проведения инвентаризации пенсионных дел и документов о выплате пенсий (далее - инвентаризация) в районных и городских отделах (управлениях) социальной защиты и центрах по начислению и выплате пенсий и пособий (далее - органы социальной защиты).

2. Задачами инвентаризации являются: проверка наличия пенсионных дел, исключение случаев назначения и выплаты одному и тому же лицу одновременно нескольких пенсий, установление соответствия документов о выплате пенсий данным пенсионных дел, проверка правильности оформления пенсионных дел и документов о выплате пенсий, устранение выявленных ошибок, анализ причин, повлекших нарушения при назначении и выплате пенсий, и принятие мер по их устранению и предупреждению.

3. Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель органа социальной защиты. Каждый работник, участвующий в проведении инвентаризации, непосредственно отвечает за правильность и полноту ее проведения.

4. Инвентаризация может быть полной и частичной. Полная инвентаризация проводится не реже одного раза в два года, частичная - по мере необходимости (для проверки наличия пенсионных дел по отдельной территориальной единице с целью выявления случаев назначения и выплаты одному и тому же лицу одновременно нескольких пенсий и в других случаях, определяемых руководителем органа социальной защиты).

Глава 2. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

5. Для проведения инвентаризации руководитель органа социальной защиты издает приказ о проведении инвентаризации, в котором указывается вид инвентаризации, сроки ее проведения, определяется состав комиссии и группа работников, которые проводят инвентаризацию. В состав комиссии по проведению инвентаризации включаются заместитель руководителя органа социальной защиты, главный/ведущий инспектор, главный бухгалтер.

Полная и частичная инвентаризация могут проводиться контрольно-ревизионными службами областных (Минского городского) управлений социальной защиты и Министерства социальной защиты Республики Беларусь.

6. Для проведения инвентаризации в произвольной форме составляются инвентаризационные ведомости пенсионных дел (далее - инвентаризационные ведомости) и инвентаризационные карточки.

При проведении полной инвентаризации в инвентаризационных ведомостях и инвентаризационных карточках в обязательном порядке указываются следующие сведения: номер пенсионного дела; фамилия, имя, отчество пенсионера (в случаях, если выплата пенсии производится опекуну (попечителю) получателя пенсии, а по пенсионным делам по случаю потери кормильца, кроме этого, указываются фамилия, имя, отчество иждивенцев); дата рождения пенсионера (иждивенцев - по пенсионным делам по случаю потери кормильца); шифр вида пенсии; дата назначения пенсии; стаж работы (общий трудовой (страховой), специальный (в том числе для увеличения размера пенсии), стаж работы после достижения общеустановленного пенсионного возраста в период неполучения пенсии); индивидуальный коэффициент заработка пенсионера; установленные надбавки и повышения; размер пенсии (с учетом надбавок и повышений); дата установления инвалидности и ее срок; адрес; порядок выплаты пенсии.

Для проведения частичной инвентаризации в инвентаризационных ведомостях и инвентаризационных карточках выборочно отражаются сведения, указанные в абзаце втором пункта 6 настоящей Инструкции, в зависимости от цели инвентаризации.

7. Специалисты, участвующие в проведении инвентаризации, проводят сверку данных инвентаризационных карточек с данными пенсионных дел.

8. Инвентаризационные карточки подписываются лицами, проводившими сверку, после чего они приобщаются к пенсионным делам.

9. О проведении инвентаризации делаются отметки в инвентаризационной ведомости и пенсионном деле.

10. Выявленные в пенсионных делах и документах о выплате пенсий ошибки и нарушения устраняются в ходе инвентаризации.

11. При выявлении пенсионных дел, которые не значатся в инвентаризационных ведомостях, выясняются причины отсутствия соответствующей информации в документах о выплате пенсии.

12. Если в ходе инвентаризации обнаружится отсутствие пенсионного дела, после проведения мероприятий по его поиску по решению руководителя органа социальной защиты оно подлежит восстановлению.

Глава 3. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

13. Результаты инвентаризации оформляются актом комиссии по проведению инвентаризации, в котором указываются: время проведения и вид инвентаризации, фамилии, имена, отчества и должности лиц, проводивших инвентаризацию; количество пенсионных дел, подвергнутых инвентаризации; выявленные при инвентаризации случаи неправильных и незаконных выплат пенсий с указанием причин и сумм недоплат и переплат пенсий по каждому пенсионному делу и в целом по органу социальной защиты; меры, принятые по выявленным нарушениям.

Акт составляется в одном экземпляре и подписывается всеми членами комиссии, проводившими инвентаризацию. К акту прилагаются инвентаризационные ведомости.

14. Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя органа социальной защиты.

15. В случае обнаружения фактов незаконных назначений и выплат пенсий руководитель органа социальной защиты обязан принять меры по возмещению переполученных сумм пенсий в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

16. Информация о результатах инвентаризации представляется областному (Минскому городскому) управлению социальной защиты в срок не позднее одного месяца после ее завершения.

17. Документы о проведенной инвентаризации хранятся до окончания следующей инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств в Фонде социального страхования Российской Федерации и исполнительных органах Фонда

I. Организация и проведение инвентаризации

Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств, иных объектов бухгалтерского учета, в том числе на забалансовых счетах Фонда, исполнительных органов Фонда проводится в соответствии со статьей 11 Закона № 402 «О бухгалтерском учете», пунктом 80 Стандарта «Концептуальные основы» и пунктом 20 Инструкции № 157н.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче (возврате) имущества организации во безвозмездное пользование, выкупе, продаже;

- перед составлением годовой бюджетной отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки - передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается руководителем Фонда (исполнительного органа Фонда), кроме случаев проведения обязательной инвентаризации.

Инвентаризация имущества Фонда (исполнительного органа Фонда) производится по его местонахождению и каждому материально ответственному лицу.

Перечень имущества, проверяемого при инвентаризации, устанавливается руководителем Фонда (исполнительного органа Фонда) в приказе о проведении инвентариза ции.

Проведение инвентаризации возлагается на постоянно действующую инвентаризационную комиссию (далее – комиссия), состав которой утверждается приказом (постановлением, распоряжением) руководителя Фонда (исполнительного органа Фонда).

Решение о проведении инвентаризации оформляется приказом (постановлением) Фонда (исполнительного органа Фонда).

II. Сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в следующие сроки:

Инвентаризация зданий, сооружений, передаточных устройств и остальных основных средств - 1 раз в год на 1 октября.

Инвентаризация непроизведенных активов - 1 раз в год на 1 октября.

Инвентаризация нематериальных активов - 1 раз в год на 1 октября.

Инвентаризация финансовых вложений - 1 раз в год на 1 октября.

Инвентаризация материальных запасов - 1 раз в год на 1 октября.

Инвентаризация капитальных вложений - 1 раз в год на 1 октября,

незавершенного производства - 1 раз в год на 1 октября

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности - 1 раз в квартал.

Инвентаризация расчетов – 1 раз в год, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на 1 января.

Внезапные инвентаризации всех видов имущества при необходимости в соответствии с приказом руководителя Фонда (исполнительного органа Фонда).

Инвентаризация расчетов с бюджетом – ежегодно и по мере необходимости путем сверки расчетов с ИФНС по месту регистрации.

III. Инвентаризация основных средств и

нематериальных активов

До начала инвентаризации проверяется:

- наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

- наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

- наличие документов на основные средства, принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бюджетного учета или технической документации вносятся соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит данные в Инвентаризационную опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (форма 0504087) (далее – Инвентаризационная опись), форма которой утверждена Приказом № 52н.

При оформлении Инвентаризационной описи по основным средствам графа 8 «статус объекта учета» и графа 9 «целевая функция актива» заполняются по наименованию.

Графа 8 «статус объекта учета» - по наименованию статуса объекта учета: «в эксплуатации», «не соответствует требованиям эксплуатации», «требуется ремонт», «иное» (с указанием конкретного наименования).

Графа 9 «целевая функция актива» - по наименованию целевой функции актива: «ремонт», «списание», «утилизация», «иное» (с указанием конкретного наименования).

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется наличие документов на земельные участки.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бюджетного учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия включает в Инвентаризационную опись правильные сведения и по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов производится экспертами.

Основные средства вносятся в Инвентаризационную опись по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в Инвентаризационную опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бюджетном учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и указать в Инвентаризационной описи данные о произведенных изменениях. Для этих целей привлекаются эксперты.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в Инвентаризационной описи приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

При инвентаризации нематериальных активов проверяется:

- наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;

- правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

IV. Инвентаризация материальных запасов

Материальные запасы заносятся в Инвентаризационную опись по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

При оформлении Инвентаризационной описи по материальным запасам графа 8 «статус объекта учета» и графа 9 «целевая функция актива» заполняются по наименованию.

Графа 8 «статус объекта учета» - по наименованию статуса объекта учета: «в запасе (для использования)», «поврежден», «иное» (с указанием конкретного наименования).

Графа 9 «целевая функция актива» - по наименованию целевой функции актива: «использовать», «списание», «иное» (с указанием конкретного наименования).

При хранении материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения.

После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опечатывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материальных запасов путем обязательного их пересчета, перевешивания или измерения.

Не допускается вносить в Инвентаризационную опись данные об остатках материальных запасов со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Материальные запасы, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в Инвентаризационную опись на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей. В Инвентаризационной описи на эти ценности указываются их наименование, количество, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

V. Инвентаризация вложений в нефинансовые активы

По вложениям в нефинансовые активы в Инвентаризационной описи указывается наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту, по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т.п. При этом проверяется:

- не числится ли в составе вложений в нефинансовые активы оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;

- состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов.

По этим объектам, в частности, необходимо выявить причины и основание для их консервации.

На законченные вложения в нефинансовые активы, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами, составляется отдельная Инвентаризационная опись. Отдельные Инвентаризационные описи составляются также на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты.

На прекращенные строительством объекты, а также на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству составляется Инвентаризационная опись, в которой приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости. Для этого должны использоваться соответствующая техническая документация (чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация.

При оформлении Инвентаризационной описи по объектам незавершенного строительства графа 8 «статус объекта учета» и графа 9 «целевая функция актива» заполняются по наименованию.

Графа 8 «статус объекта учета» - по наименованию статуса объекта учета: «строительство (приобретение) ведется», «строительство объекта приостановлено», «иное» (с указанием конкретного наименования).

Графа 9 «целевая функция актива» по наименованию целевой функции актива: «завершение строительства (реконструкции), «консервация объекта», «продажа (передача)», «иное» (с указанием конкретного наименования).

VI. Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Инвентаризация денежных средств в пути производится методом сверки числящихся сумм на счетах бюджетного учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бюджетного учета, с данными выписок банков.

VII. Инвентаризация финансовых вложений

При инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические затраты в финансовые вложения.

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается:

- правильность оформления ценных бумаг;

- реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;

- сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бюджетного учета);

- своевременность и полнота отражения в бюджетном учете полученных доходов по ценным бумагам.

Инвентаризация ценных бумаг проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы.

Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии организации.

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк - депозитарий - специализированное хранилище ценных бумаг и др.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бюджетного учета, с данными выписок этих специальных организаций.

VIII. Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с кредитными учреждениями, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бюджетного учета.

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Инвентаризационная комиссия устанавливает:

- правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями, выделенными на отдельные балансы;

- правильность и обоснованность числящейся в бюджетном учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

IX. Оформление результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации отражаются в бюджетном учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой бюджетной отчетности.

Данные результатов проведенной инвентаризации обобщаются в Инвентаризационной описи и в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) в случае наличия таковых, на основании которых составляется Акт о результатах инвентаризации имущества и обязательств (ф. 0504835).

По результатам рассмотрения Акта о результатах инвентаризации имущества и обязательств, руководитель Фонда (исполнительного органа Фонда) издает приказ, в котором отражаются:

– результат проведения инвентаризации;

– указания бухгалтерской службе об отражении результатов инвентаризации в бюджетном учете и отчетности;

– привлечение к ответственности материально-ответственных лиц в случае недостач и излишков.

Пн-Чт: 8-30 - 17-45, Пт: 8-30 - 16-30 (обед: 13-00 - 14-00)

e-mail: Региональное отделние фонда info@ro55.fss.ru

Официальный сайт Фонда социального страхования Российской Федерации

Инвентаризация обязательств – такая же необходимая для качественного, объективного учета процедура, как и инвентаризация имущества. Смысл ее заключается в определении истинного состояния расчетов, выявлении задолженности с целью принятия мер к ее погашению, а если это невозможно – к списанию.

Общие правила проведения инвентаризации

Расчеты инвентаризируются по общим правилам, содержащимся в ряде нормативных документов:

  • ФЗ-402 от 06/12/11 «О бухучете»;
  • ПБУ по ведению бухучета и отчетности, утв. пр. Минфина от 29/07/98 № 34н;
  • Методические указания, утв. пр. Минфина от 13/06/95 № 49.

Из контекста ст. 30 ч. 1 ФЗ-402 следует, что ПБУ по ведению бухучета в РФ (пр. 34н) должны применяться в полной мере. Пунктом 27 указанного ПБУ устанавливается необходимость проведения инвентаризации обязательств перед составлением бухгалтерской отчетности.

Пунктом 74 этого же документа особо подчеркивается, что расчеты с банками, бюджетом должны быть отрегулированы, сверены, идентичны. Неурегулированные суммы в балансе отражать нельзя.

Из сказанного следует, что инвентаризировать обязательства необходимо ежегодно за период с 1 января по 31 декабря соответствующего года. Законодательство содержит еще ряд случаев, когда инвентаризация обязательна, например, при реорганизации или ликвидации фирмы (п. 27 ПБУ). Практические рекомендации по инвентаризации обязательств даются в Методических указаниях Минфина (пр. № 49).

Что подлежит проверке

В ходе проведения указанной процедуры должны проверяться расчеты (по тексту приказа № 49 от 13/06/95):

  • с банком, иными кредитными учреждениями;
  • с бюджетом;
  • с деловыми партнерами – покупателями и поставщиками;
  • по суммам в подотчете;
  • с персоналом по трудовым и иным выплатам;
  • по прочим расчетам с дебиторами и кредиторами.

Перед началом инвентаризации обычно проводят сверку расчетов с контрагентами, бюджетом, фондами. Составляются двусторонние акты сверок по унифицированной форме, принятой в организации, или по специальной форме (например, при сверке с ИФНС). В ходе инвентаризации данные актов сверяются с ее результатами.

Как проверяют

Законодатель отмечает в числе первоочередных целей инвентаризации урегулированиерасчетов с банком по кредитам: краткосрочным и долгосрочным (сч. 66, 67 бухгалтерского учета). Инвентаризируют обязательства в разрезе каждого заключенного кредитного договора, по видам займов, по заимодавцам (банкам и иным учреждениям). Проверяется правомерность отнесения кредитов и займов на соответствующий счет по срокам погашения: более года либо менее года. Сверяются расчеты по начисленным организации процентам. Такие расчеты должны быть учтены отдельно от сумм основного кредита, займа. Отдельно должны отражаться в учете и просроченные, неоплаченные в установленные сроки кредиты и займы.

Инвентаризация расчетов с бюджетом по налогам (сч. 68) и по страховым суммам (сч. 69) означает прежде всего сверку сумм по соответствующим субсчетам и данных, декларируемых организацией при сдаче отчетности: по каждому виду налога, страхового взноса. Члены инвентаризационной комиссии обязаны обратить внимание на своевременность сдачи отчетности (т.е. декларирования задолженности) и перечисления средств. При обнаружении задолженности по указанным счетам также обращается внимание на дату, когда она образовалась.

При работе с расчетами, обязательствами покупателей и заказчиков (сч. 62) активно применяются акты сверок с ними. Аналитический учет ведется по контрагентам – отражается задолженность, как правило, выделяются полученные от них авансы.

Указанные данные должны в ходе инвентаризации выявить:

  • задолженность, с которой деловые партнеры согласны;
  • несогласованную задолженность;
  • безнадежную задолженность, по которой срок исковой давности истек (3 года с момента образования), либо должник неплатежеспособен.

Обращают внимание на соблюдение всех законных процедур, документирование при списании безнадежной задолженности: наличие письменного обоснования, приказа руководителя на списание.

Важно! Долг неплатежеспособного партнера еще 5 лет учитывают за балансом на счете 007, чтобы истребовать его, если финансовое положение должника улучшится.

Инвентаризация расчетов с поставщиками, подрядчиками (сч. 60) в основном делается по тем же принципам – в разрезе контрагентов, выделяются выданные им авансы, анализируется целесообразность их выдачи. Проверяется соответствие сверенных данных по двусторонним актам с поставщиками и данных бухгалтерского учета.

В результате инвентаризации определяется:

  • задолженность, согласованная с кредиторами;
  • суммы задолженности, с которыми кредиторы не согласны;
  • суммы, по которым срок взыскания истек.

Если «кредиторка» списывалась, проверяются правильность оформления документов по списанию.

Инвентаризируя средства, выданные под отчет (сч. 71), обращают внимание на:

  • соблюдение сотрудниками порядка возврата выданных сумм, сдачи авансовых отчетов;
  • соблюдение порядка выдачи – деньги должны выдаваться только сотрудникам, внесенным в соответствующий приказ;
  • соблюдение порядка использования выданных средств – не передавались ли они после выдачи под отчет другому лицу.

Подотчетные суммы выдаются по распоряжению руководителя или по заявлению подотчетного лица на каждую сумму. Эти документы подлежат обязательной проверке.

По расчетам с персоналом (сч. 70, 73) в первую очередь инвентаризируется оплата труда – сверкой первичных ведомостей с данными бухгалтерских регистров; устанавливается правильность набора и переноса данных. При обнаружении переплат анализируются причины таких нетипичных явлений. Выявляются депонированные суммы и принимаются решения об их перечислении либо устранении задолженности иным способом.

Прочие расчеты с работниками, не связанные с подотчетом и зарплатой, тоже проверяются. Это могут быть расчеты по займам работникам, по добровольному возмещению материального ущерба, иные расчеты организации с персоналом. Инвентаризируются эти обязательства по видам, проверяются документы, подтверждающие правомерность расчетов, например: акты о браке, приказы, договоры займа.

Инвентаризация расчетов с разными дебиторами и кредиторами (сч. 76) состоит в сличении данных бухгалтерского учета с данными двусторонних актов сверок; с разными контрагентами, расчеты с которыми не отразились на других счетах. Это могут быть расчеты по страхованию, по претензиям, суммы, удержанные в судебном порядке в пользу фирмы, обязательства по договорам аренды и др.

Для оформления результатов инвентаризации обязательств чаще всего используют Акт инвентаризации унифицированной формы № ИНВ-17. В нем указывается каждый контрагент, отдельно дебиторская и кредиторская задолженность.

Приложением к нему служит справка о расчетах, где указана подробная информация по дебитору, кредитору, характер задолженности, подтверждающий сумму документ. Сведения, отраженные в справке, составляют основу акта инвентаризации. Вместо унифицированных форм в организации могут применять собственные, разработанные и утвержденные ЛНА, формы.

«Особые» обязательства

Некоторые виды обязательств представляют собой отдельные, нетипичные случаи. Однако инвентаризировать их необходимо на общих основаниях.

Расчеты со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы (сч. 79), проверяются по каждому филиалу, представительству, иному обособленному подразделению организации, при условии составления ими отдельного баланса. Счет 79 обобщает все расчеты с подразделением, поэтому инвентаризация проводится комплексная: по выделенному имуществу, по движению ТМЦ между головной структурой и подразделением, реализации, заработной плате персонала, управленческим расходам. Расчеты по доверительному управлению имуществом анализируются в разрезе каждого договора.

Задолженность по недостачам и хищениям, потерям от порчи ценностей (сч. 94), отраженная на этом счете, достаточно часто оспаривается виновной стороной. В ходе инвентаризации должны учитываться все нюансы ситуации, приведшей к образованию задолженности.

  • документы, обосновывающие возникновение недостачи или потери: акты, письменные объяснения и пр.;
  • расчет стоимости похищенного, утраченного имущества (по ТМЦ – фактическая, по ОС – остаточная и т.д., с учетом восстановленного НДС);
  • направления списания задолженности и их правомерность (на виновника, на себестоимость в пределах естественной убыли, на прочие доходы и расходы, если виновник не выявлен законным путем, на убытки вследствие стихийного бедствия).

В инвентаризации обязательств могут также участвовать суммы целевого финансирования (сч. 86), расчетов с учредителями (сч. 75), доходов будущих периодов (сч. 98).


эксперт по учету в бюджетной сфере

Как минимизировать риски и провести проверку в дистанционном формате. Образцы инвентаризационных документов

  • В статье расскажем, как составить план-график инвентаризации, оценить состояние объектов учета и оформить результаты. Разберем основные ошибки. А также дадим план действий, как провести инветаризацию имущества и обязательств во время кризиса.

Инвентаризация активов и обязательств перед годовой отчетностью — обязательное мероприятие в организациях бюджетной сферы. Ее проводят в порядке, который установили в рамках формирования учетной политики каждого субъекта. Это может быть как раздел учетной политики, так и отдельный документ, утвержденный руководителем учреждения. Подтверждение — в пп. 79–81 СГС «Концептуальные основы учета», п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», п. 7 Инструкции № 191н, п. 9 Инструкции № 33н.

Роль инвентаризации в учете — выявить соответствия или несоответствия между данными бухучета и фактическим состоянием дел по объектам имущества и обязательствам. То есть инвентаризация должна отвечать на вопросы не только экономического характера, но и соответствовать процессуальным законодательным процедурам.

Читайте про восемь основных правил, которые помогут упростить и систематизировать процесс инвентаризации в условиях пандемии.

Правило 1. Минимизировать риски и не нарушить правила учета из-за кризиса

В условиях повышенной опасности распространения коронавирусной инфекции провести обязательную инвентаризацию перед годовой отчетностью не так просто. Ведь Россия и мир в целом впервые сталкиваются с такой ситуацией. Со стороны Минфина комментариев о том, как действовать бухгалтеру и комиссии учреждения в сложившихся условиях, не поступало. Поэтому нужно обеспечить максимальную безопасность и минимизировать риски заражения сотрудников.

План действий:

  1. Классифицировать объекты учета, которые можно проинвентаризировать:
    • дистанционно (дебиторская и кредиторская задолженности, расчеты с бюджетом, земельные участки и пр.);
    • только очно (основные средства, материальные запасы, наличные деньги и пр.).
  2. Если позволяют технические возможности учреждения, предусмотреть проверки в дистанционном формате с видео- и фотофиксацией процесса. То есть один человек находится по местонахождению имущества. Остальные члены комиссии — в режиме реального времени проводят визуальный осмотр объектов. Такой процесс не препятствует достижению целей инвентаризации. Об этом Минфин сообщил в Письме от 23.12.2016 № 02-07-10/77499.
  3. Если учреждение не может провести инвентаризацию, нужно определить объем и стоимостную оценку непроинвентаризированного имущества и признать его как «оценочное значение».
  4. В следующем году, после ослабления ограничительных мер по борьбе с распространением инфекции Covid-19, провести внеплановую инвентаризацию имущества. При необходимости в 2021 году отразить корректировку оценочного значения, если комиссия выявит излишки или недостачи.

Оценочное значение — это когда показатели для бухучета и отчетности рассчитывают приблизительно на основе прогнозов, экспертных заключений и профессиональных суждений, так как определить его точное стоимостное выражение невозможно (п. 6 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). Если оценочное значение меняется, его результаты в бухгалтерском учете и отчетности признают в том отчетном периоде, когда произошло изменение, а также в будущих отчетных периодах, на которые оно может повлиять.

Правило 2. Составить план-график инвентаризации

Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.

Возможные основания для дифференциации:

  • Документальная инвентаризация (например, патенты или земельные участки) или инвентаризация очная с пересчетом объектов (касса, материалы на складе, основные средства, имущество в аренде и пр.).
  • Сроки проведения. Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре. Кассу можно проверить за несколько часов и проинвентаризировать ее можно в последний рабочий день отчетного года или в первый рабочий день 2021 года, считая это событием после отчетной даты.

Правило 3. Создать реальную комиссию, а не фиктивную

Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абзц. 4 п. 2.3 указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.

Чтобы быстрее провести инвентаризацию:

  • сформируйте рабочие комиссии в большом количестве: несколько рабочих комиссий быстрее проведут инвентаризацию, чем одна постоянно действующая;
  • оптимизируйте численность комиссий: минимальный состав — три человека (председатель и два члена). Законодательство этот вопрос не регламентирует, поэтому учреждение решает самостоятельно, сколько человек будут входить в комиссию.

Правило 4. Провести инструктаж комиссии и ответственных лиц

Инвентаризация — мероприятие внутреннего контроля учреждения. Поэтому возможны конфликты интересов между ее участниками:

  • например, если комиссия выявила недостачи имущества или ущерб учреждению, нужно предъявить виновной стороне требования их возместить. Чтобы обратиться в правоохранительные органы или подать гражданский иск в суд, нужно соблюсти условия процессуального характера.

Поэтому комиссию, а также материально ответственных лиц нужно ознакомить со своими полномочиями и обязанностями — так не будет спорных ситуаций и нарушений регламента.

Правило 5. Проинвентаризировать все объекты учета

Задача годовой инвентаризации — подтвердить остатки на счетах учета в бухгалтерской отчетности.

Проанализируйте баланс (ф. 0503130 или ф. 0503730) и установите, какие счета и объекты учета есть в наличии у учреждения или могут быть потенциально, но работники не сообщили о произошедших фактах:

  • например, работник подал иск на учреждение, но не проинформировал об этом, а следовательно, бухгалтерия не отразила резерв в учете. Чтобы не допустить ошибки, направьте во все отделы учреждения служебную записку и сообщите, что в бухгалтерию нужно подать информацию о фактах хозяйственной жизни с подтверждающими документами. Пример такой записки вы можете скачать в этой статье.​

В конце статьи есть шпаргалка

Правило 6. Оформить данные инвентаризации регламентными документами

Для организаций бюджетной сферы формы инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Часто учреждения ошибочно принимают в свой оборот формы из Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, например инвентаризационную опись основных средств (ф. ИНВ-1) или товарно-материальных ценностей (ф. ИНВ-3). Эти описи аналогичные, но не могут заменить формы, подготовленные Минфином именно для учреждений госсектора.

  • В конце статьи есть готовый перечень нужных форм инвентаризационных описей с подробными пояснениями.

Если для результатов инвентаризации недостаточно описей из Приказа № 52н, можете разработать свои формы или взять их из Постановления № 88. Главное, закрепить это в учетной политике учреждения:

  • например, для инвентаризации драгметаллов можно использовать Инвентаризационную опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (ф. ИНВ-8а). А для расходов будущих периодов — Акт инвентаризации расходов будущих периодов(ф. ИНВ-11).

Правило 7. Инвентаризация — это не только подсчет, но и экспертиза

По мнению Федерального казначейства, инвентаризация позволяет сверить, как в учреждении соблюдают правила и условия хранения материальных ценностей и денежных средств, а также как ведут складское хозяйство, содержат и эксплуатируют машины, оборудование, другие активы учреждения. Это следует из Методических рекомендаций по осуществлению проверок законности отдельных финансовых и хозяйственных операций, утвержденных Казначейством России 31.12.2019.

Во время инвентаризации комиссия проводит не только физический подсчет объектов и фиксирует их наличие или отсутствие, но и оценивает состояние всех активов. В Письме от 15.12.2017 № 02-07-07/84237 Минфин сообщает следующее: чтобы выявить объекты основных средств, которые перестали соответствовать критериям актива, комиссия определяет:

  • статус объекта: в эксплуатации, временно не эксплуатируется, реконструируется и т.д.;
  • целевую функцию: эксплуатируется, нужен ремонт или восстановление.

Чтобы отразить статус объектов и их целевую функцию, в инвентаризационных описях по нефинансовым активам (ф. 0504087) есть графы 8 и 9. В учетной политике учреждение может установить условные обозначения для этих граф. В конце статьи вы можете скачать фрагмент учетной политики с примером условных обозначений.

В конце статьи есть шпаргалка

Если объект не отвечает критериям актива, его переводят на забалансовый счет 02 «Материальные ценности на хранении», чтобы определиться, как с ним поступить дальше (п. 35 Инструкции № 157н). Представители Минфина многократно обращали внимание, что на забалансовых счетах учитывают объекты НФА, которые не приносят экономической выгоды или не имеют полезного потенциала, в том числе если активы полностью или частично утратили свои потребительские свойства из-за физического или морального износа.

Самое главное после перевода на забалансовый счет 02 этих объектов в пояснительной записке раскрыть информацию о них.

Члены инвентаризационной комиссии также должны дать экспертную оценку дебиторской и кредиторской задолженности. Ее нужно проверить и классифицировать:

  • долгосрочная и краткосрочная задолженность;
  • просроченная, сомнительная и невостребованная задолженность;
  • задолженность, которую необходимо списать с балансового и забалансового учета.

Правило 8. Отразить результаты инвентаризации

Итоговые результаты инвентаризации комиссия отражает в акте (ф. 0504835). Данные и информацию для акта берут из всех оформленных инвентаризационных описей:

  • акт (ф. 0504835) подписывают все члены инвентаризационной комиссии, утверждает его руководитель учреждения.

Если по итогам инвентаризации активов и обязательств комиссия найдет излишки или недостачи, к акту (ф. 0504835) оформляют ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092):

  • ведомость (ф. 0504092) нужно заполнить не только, когда обнаружили расхождения, но и в том случае, если на балансе нашли несоответствие имущества (основных средств, материалов, нематериальных активов и пр.) условиям признания актива.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Образцы документов к инвентаризации 437.9 КБ

Читайте также: