Нужно ли распечатывать индивидуальные сведения пфр

В феврале 2020 года всем работодателям впервые предстоит сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о трудовой деятельности сотрудников. Появление нового отчета связано с переходом на электронные трудовые книжки. Вместе с новым бланком законодатели предусмотрели штрафы, которые заплатит работодатель, если опоздает со сдачей СЗВ-ТД или представит в нем неполные или недостоверные сведения. Разберемся, как заполнить этот отчет, в какой форме и в какие сроки представить, чтобы избежать штрафных санкций.

Зачем понадобился новый отчет

Чиновники придумали новый отчет СЗВ-ТД в связи с предстоящим переходом на электронные трудовые книжки (проект Закона № 748684-7 от 08.07.2019).

Дело в том, что с 01.01.2020 индивидуальные лицевые счета, открытые на каждого гражданина в ПФР, дополнят разделом «Сведения о трудовой деятельности». Данные в этот раздел будут попадать из отчетов СЗВ-ТД, полученных от работодателей.

Основное назначение СЗВ-ТД

У отчета СЗВ-ТД важная функция: передача в ПФР актуальных сведений о трудовой деятельности работников.

Благодаря СЗВ-ТД информационная база Пенсионного фонда будет дополняться необходимыми сведениями, доступ к которым для работников и работодателей будет быстрым и удобным.

Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?

Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.

Но есть и бонусы — у работодателей отпадают обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек. А вместе с этим исчезает целый комплекс проблем, присущих технологии работы с бумажными бланками трудовых книжек — по исправлению ошибочных записей, оформлению и заверению выписок из трудовых книжек, соблюдению сроков и способов передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора и т. д.

Но говорить об облегчении труда кадровиков все-таки не приходится. Часть трудовых книжек им все-равно придется вести вручную на бумажных бланках — если сотрудники до конца 2020 года письменно попросят об этом работодателя.

В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.

Кто обязан сдавать отчет СЗВ-ТД

Новый отчет обязаны сдавать все работодатели вне зависимости от численности штата. Даже если у вас в штате один сотрудник, отчет СЗВ-ТД придется представить в ПФР.

Законодательно пока не решен вопрос, нужно ли сдавать отчет по форме СЗВ-ТД, если в отчетном месяце никаких кадровых изменений не было.

Бланк СЗВ-ТД

ПФР уже разработал бланк СЗВ-ТД, но пока официально не утвердил. Это произойдет после того, как законодатели примут поправки в Закон № 27-ФЗ, и закончится процедура согласования формы отчета с Минтрудом России.

Незаполненный бланк умещается на одной странице и выглядит следующим образом:

В заглавной части отчета приводится минимальный набор данных о работодателе, представляющем сведения о своих работниках:

• регистрационный номер в ПФР;
• наименование организации/ИП;
• ИНН и КПП.

Затем проставляется код отчетного периода и указание на отчетный год. Персональные сведения о работниках приводятся в табличной форме. Подробнее о заполнении СЗВ-ТД расскажем далее.

Порядок заполнения отчета

Оформление отчета начинается с внесения сведений о работодателе:

Аналогичные сведения вносятся в привычный для работодателей отчет СЗВ-М, поэтому трудностей при заполнении этих данных в бланке СЗВ-ТД возникнуть не должно. Напомним, откуда взять данные для заполнения:

• Регистрационный номер в ПФР

Это 12-значный цифровой код, который присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен обязательно присутствовать на всех отчетах, направляемых в этот фонд. Правильность его заполнения можно проверить, например, на сайте ФНС. Для этого скачайте выписку из реестра юрлиц/ИП и в разделе «Сведения о страхователе в Пенсионном фонде» вы найдете регистрационный номер фирмы в ПФР.

• Наименование организации/Индивидуального предпринимателя

Для юридического лица оно берется из учредительных документов. Если отчитывается предприниматель, то перед Ф. И. О. указывают аббревиатуру «ИП».

• ИНН и КПП

Информацию об ИНН и КПП возьмите из свидетельства, полученного от ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП. Для ИП идентификационный номер будет 12-значным, а КПП не применяется.

• Отчетный период

В этой графе проставляется код отчетного периода (номер месяца по порядку от начала года) и отчетный год:

• Сведения о работниках и их трудовой деятельности.

Сведения отражаются в табличной форме. Всего требуется заполнить 13 граф:

• Порядковый номер (графа 1)

Последовательность занесения работников в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по хронологии, установленной работодателем) или любой другой порядок.

• Фамилия Имя Отчество (графы 2-4)

Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии. Запись производится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность: военного билета, водительских прав, заграничного паспорта и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

• СНИЛС (графа 5)

Заполняем на основании данных об индивидуальном страховом номере в системе пенсионного страхования.

• Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения (графа 6)

В формате ДД.ММ.ГГГГ указывается дата кадрового мероприятия: приема на работу, перевода, приостановления, увольнения и др.

• Вид мероприятия (прием, перевод, приостановление, увольнение) (графа 7)

Для заполнения этой графы необходимо использовать специальные коды:

В графу 7 табличной части СЗВ-ТД нужно занести код из этой таблицы. Текстовая расшифровка кадрового мероприятия не требуется.

• Должность, специальность, профессия, квалификация (графа 8)

Профессию и/или специальность следует указывать на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов — диплома о среднем профессиональном образовании, диплома бакалавра, диплома специалиста и т. д. (пп. «б» п. 9 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Документами, подтверждающими квалификацию, являются (п. 10 ст. 60 Федерального закона № 273-ФЗ): удостоверение о повышении квалификации или диплом о профессиональной подготовке; свидетельство о профессии рабочего, должности служащего.

• Структурное подразделение (графа 9)

Укажите структурное подразделение, в котором трудится сотрудник — в той формулировке, которая указана в вашем штатном расписании. Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Если в виду малочисленности штата у вас нет штатного расписания (например, в компании только директор и бухгалтер), названия структурного подразделения у вас не будет. Как в таком случае заполнить графу 9 — оставить пустой или проставить прочерк — пока не ясно. Подождем официально утвержденных правил заполнения бланка СЗВ-ТД.

• Статья, пункт Федерального закона, причины при увольнении (графа 10)

В графе 10 укажите норму трудового законодательства, на основании которой произведено кадровое мероприятие.

• Основание для внесения сведений о трудовой деятельности (графы 11–13)

В графах 11-13 укажите название, дату и номер документа, на основании которого произошли кадровые изменения. Например, реквизиты приказа об увольнении.

Как часто нужно сдавать СЗВ-ТД

Данные по форме СЗВ-ТД в 2020 году нужно сдавать каждый месяц. То есть 12 отчетов за год предстоит оформить и сдать в ПФР каждому работодателю.

На оформление отчета после окончания отчетного месяца дается 15 календарных дней: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, СЗВ-ТД должен быть отправлен в фонд.

Отчетные даты для СЗВ-ТД в 2020 году с учетом переносов представлены ниже:

Отчетный период 2020 года

С 2021 года информацию о приеме и увольнении потребуется представлять в Пенсионный фонд практически в режиме онлайн: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Наказание за СЗВ-ТД

С 2020 года законодатели планируют предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц, однократно нарушивших в календарном году сроки представления СЗВ-ТД или отразивших в нем искаженную/неполную информацию.

Если работодатель дважды за календарный год допустит нарушение: опоздает с отчетом, не сдаст вообще или представит в нем недостоверные сведения, его оштрафуют. Новой редакцией ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены размеры штрафных санкций для таких случаев до 50 000 руб. для компаний и до 5 000 руб. для ИП.

Если же работник не сможет вовремя устроиться на новую работу из-за недостоверных данных, представленных в СЗВ-ТД, прежнему работодателю придется возместить работнику недополученный в связи с этим заработок.

Как представлять отчет: на бумаге или электронно

Отчет СЗВ-ТД можно представлять на бумаге или электронно. Все зависит от количества работников у данного работодателя. Законодатели не стали утруждаться придумыванием специальных критериев, по которым работодатель мог бы сориентироваться по форме представления отчета — они аналогичны отчету СЗВ-М.

А именно: отчет СЗВ-ТД примут в ПФР на бумаге или электронного (на выбор работодателя) при количестве работников менее 25. Если же численность составляет 25 человек выше, сдать отчет можно только электронно по ТКС.

Сначала ответим на 1-й вопрос. Ситуацию вы понимаете в основном правильно, но некоторые уточнения все-таки требуются.

Упомянутые вами утвержденные СЗВ-формы сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах и о страховом стаже (периодах работы), формы описей АДВ (включая корректирующие описи АДВ-6-5 к СЗВ-4) действовали в разные периоды времени, отменялись, оптимизировались и хранились в архивах организаций (у страхователей) обычно как комплекс: сведения по установленной форме по пачкам + опись по установленной форме к каждой пачке (в т.ч. АДВ-6-4 и АДВ-6-5). На практике этому комплексу присваивался общий срок хранения по ст. 905 Перечня 2010 г. 1 – 75 л. ЭПК или 50 л. в соответствии с Законом об архивном деле 2 .

Статья 898 Перечня 2010 г. с 5-летним сроком хранения по отношению к форме сведений СЗВ-6-2 и описям АДВ-6-2 применялась редко, т.к. опытные работники кадровых служб и бухгалтеры, конечно же, руководствовались 6-летним сроком из Налогового кодекса РФ:

. 3.4. Плательщики страховых взносов обязаны:

. 6) в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов;.

Но самое главное то, что 6-летний срок хранения исчислялся с даты (года) назначения пенсии застрахованному лицу (это был последний год использования данных сведений), поэтому долговременный 50-летний срок хранения в составе комплексов документов был вполне оправданным. Базовые информационные ресурсы (реестры) ПФР начали формироваться только с конца 1990-х годов, и территориальные отделения ПФР часто запрашивали (да и сейчас запрашивают) недостающие и корректирующие сведения о страховых взносах и страховом стаже работников за прошлые годы, которые необходимо было представлять по той утвержденной форме, которая действовала в соответствующий период сдачи отчетности.

Поэтому всю отчетность по ранее действующим формам СЗВ рекомендуем пока продолжать хранить в течение 75/50 лет. Увеличивать сроки хранения разрешается, и организация не должна забывать о своей социальной ответственности перед работниками – обеспечение сохранности таких документов защитит будущие права работников.

Конечно, достоверность и надежность сведений о пенсионном страховании работников в реестрах ПФР будет постоянно наращиваться. Именно на это и нацелен срок хранения в ст. 624 Перечня 2019 г. 3 :

Теперь ответим на 2-й вопрос.

Разъяснения Росархива потребовались потому, что в соответствии с приказом Минкультуры от 17.12.2019 № 1964 Перечень 2010 г. утратил силу. И если вы до 18 февраля 2020 г. не успели утвердить описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и акты о выделении документов и дел к уничтожению за 2016–2018 годы в 2020 году, то их придется пересматривать и оформлять заново. Они должны быть подготовлены к согласованию ЭК и утверждению первым руководителем со сроками и номерами статей, установленными новым Перечнем 2019 г.

См. статью «Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах» в № 9' 2020

Период 2016–2018 годы вытекает из п. 4.1 архивных Правил 2015 г. 4 , в котором закрепляется цикл передачи документов на архивное хранение: «. не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве».

Поэтому новые сроки хранения документам (индивидуального) персонифицированного учета вы можете спокойно присваивать только начиная с 2016 года, если вы только сейчас проводите экспертизу их ценности.

Рекомендуем быть осторожными с выделением к уничтожению документов в бумажной форме за периоды начиная с 1998 года, потому что по ст. 905 Перечня 2010 г. они должны храниться 75 л. ЭПК или 50 л. в соответствии с законом об архивном деле.

Если в организации хранятся электронные копии переданных сведений (по пачкам и с описями к каждой пачке), то в течение 22 лет необходимо было проверять их сохранность, воспроизводимость, осуществлять миграцию в архивную часть новой кадровой или бухгалтерской системы, резервировать и т.п. Доказательное хранение документов в бумажной форме обходится дешевле.

По мере развития реестров ПФР, накопления опыта электронного взаимодействия с фондом, при полном отсутствии запросов территориальных отделений ПФР о дополнительных, корректирующих или подтверждающих сведениях вы сможете в будущем вернуться к вопросу экспертизы ценности документов персонифицированного учета, которые хранятся в архиве в бумажной форме, начиная с 1998 г. Просто в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г. уничтожать данные документы нельзя. Вспомните о социальной ответственности перед работниками.

Сноски 4

1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Вернуться назад
2. Статья 22.1 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Вернуться назад
3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) вступил в силу 18 февраля 2020 г. Вернуться назад
4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад

Выбери вариант доступа

Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

• Свежие
• Посещаемые

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Какой срок хранения у табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий по новому Перечню?

В Перечне 2010 г. была статья 615, устанавливающая 75 л. хранения для табелей и нарядов работников тяжелых, вредных и опасных профессий. В новом Перечне статьи с аналогичным названием нет, но на предприятии у нас используются наряды для таких работников. Какой статьей из Перечня 2019 г. нужно руководствоваться для этого вида документов?"

Сколько хранить кассовые документы, если нет лицевых счетов?

Помогите, пожалуйста, аргументировать с точки зрения действующего законодательства срок хранения следующих документов: 1. Кассовые документы (отчеты по кассе, приходные и расходные кассовые ордера) формируются в дело вместе с платежными ведомостями на выплату денежных сумм из кассы, с «живыми» подписями о получении (выплат через кассу очень мало, т.к. основной объем зарплаты выплачивается путем перечисления денежных средств на банковские карточки работников). При определении срока хранения данного дела нужно использовать ст. 277 и ст. 295 Перечня 2019 г. По «старшинству» ко всему делу можно применить срок хранения 6 лет, но только в том случае, если есть лицевые счета, а при их отсутствии, срок хранения составляет – 50/75 лет. 2. Акционерное общество не ведет лицевых счетов. В архив на хранение передаются на бумажном носителе только расчетные листы – вторые экземпляры (информация, содержащаяся в расчетном листе, в большинстве своем, совпадает с информацией лицевого счета). Также с помощью программы 1С: ЗУП ведутся расчетные ведомости (при необходимости в этой же программе можно сформировать и лицевые счета). Можно ли применить 6-летний срок хранения для дел, содержащих кассовые документы и расчетные ведомости, при условии хранения: – расчетных листов по зарплате вместо лицевых счетов; – вместо лицевых счетов – расчетных ведомостей в электронном виде?"

Об уничтожении внутренних нормативных документов банка

В Банке есть внутренние нормативные документы, которые ранее оформлялись на бумаге до внедрения электронного документооборота с 2012 по 2015 год. Но в настоящий момент они утратили действие. Каким образом их можно уничтожить и на основании какой статьи, закона?

Автор: Зарипова М., эксперт журнала

Постановлением ПФР от 25.12.2019 № 730п утверждены форма и формат сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядок заполнения форм этих сведений (далее – Порядок). В статье рассмотрим, как заполнить данную отчетную форму.

Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ в Трудовой кодекс была введена ст. 66.1, согласно которой работодатель должен формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представлять ее для хранения в информационных ресурсах ПФР.

В 2020 году работники смогут сделать выбор, в каком виде вести их трудовую книжку. Как следует из Федерального закона № 439-ФЗ, каждому работнику по 31.12.2020 включительно нужно подать работодателю письменное заявление:

или о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ;

или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии с новой ст. 66.1 ТК РФ.

Информация о заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем в ПФР.

В случае если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ. Это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления исходя из данной статьи.

Работник, представивший письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Вместе с тем при трудоустройстве впервые с 2021 года все сведения о периодах работы изначально будут размещаться только в электронном виде.

Основания для заполнения формы СЗВ-ТД.

Электронная трудовая книжка – это информация о трудовой деятельности, которая ведется в электронном виде. Основанием для ее заполнения являются приказы (распоряжения), иные решения или документы, подтверждающие оформление трудовых отношений между работодателем и работником. В силу этого форма СЗВ-ТД содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении. Основанием для внесения информации являются перечисленные документы (п. 1.2 Порядка).

Заметим, что заполнять и предоставлять такую форму необходимо на всех застрахованных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и дистанционно), с которыми имеются или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с ТК РФ и в отношении которых произведены другие кадровые изменения, в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее проведенных мероприятий. Также форма заполняется в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

Срок представления формы СЗВ-ТД.

Сведения о трудовой деятельности представляются (п. 2.5 ст. 11 Федерального законa от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»[1]):

1) с 01.01.2020 – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления. При представлении таких сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 у данного страхователя. При отсутствии заявлений о переходе работников на электронные трудовые книжки сведения о трудовой деятельности по состоянию на указанную дату у данного страхователя представляются не позднее 15.02.2021;

2) с 01.01.2021 – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления. В случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, подтверждающего оформление трудовых отношений.

Способ представления формы СЗВ-ТД.

Эта форма является документом персонифицированного учета (п. 1.3 Порядка). В соответствии с п. 1.9 Порядка учреждение представляет форму в электронном виде. В случае если численность работающих зарегистрированных лиц менее 25, учреждение может подать ее на бумажном носителе.

В случае представления формы на бумажном носителе лицо, ответственное за ее заполнение и представление, вносит в нее записи чернилами, шариковой ручкой (можно использовать любые цвета, кроме красного и зеленого) печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок, исправлений и каких-либо сокращений.

Далее документ заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет входящие документы личной подписью. Позиции «Наименование должности руководителя», «Расшифровка подписи» (указывается Ф. И. О. полностью) обязательны к заполнению.

Форма СЗВ-ТД в электронном виде представляется учреждением по форматам согласно приложению 3 к Постановлению ПФР № 730п и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Правила заполнения формы СЗВ-ТД.

Форма содержит следующие сведения:

1) о страхователе (регистрационный номер в ПФР, наименование работодателя, ИНН, КПП);

2) о застрахованном лице (Ф. И. О., дата рождения, СНИЛС);

3) о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности;

4) о трудовой деятельности.

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица указываются в таблице в соответствии с п. 2.5 Порядка. Рассмотрим, как следует ее заполнить.

Наименование графы

Отражаемая информация

Порядковый номер кадрового мероприятия в рамках представляемой формы СЗВ-ТД

Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения

Дата кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ»

Сведения о приеме, переводе, увольнении

– «ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)»

Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение»

Наименование трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы). Графа заполняется на основании штатного расписания работодателя. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то их наименование должно соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или положениями профессиональных стандартов либо реестров определенных должностей

Код выполняемой функции (при наличии)

Графа будет заполняться с 01.01.2021

Причины увольнения, пункт, часть, статья ТК РФ федерального закона

Причина прекращения трудового договора без каких-либо сокращений в соответствии с положениями ТК РФ

Данные документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений: наименование документа, дата и номер документа (приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя)

Дата в формате ДД.ММ.ГГГГ

Номер приказа (распоряжения) или иного документа без знака «№»

Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении

Заполняется в случае, если требуется отменить запись в ранее представленных страхователем сведениях о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу. Для этого работодатель представляет как заполнить форму СЗВ-ТД, которая заполняется в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, а в данной графе проставляет знак «X»

Если за время работы зарегистрированного лица наименование страхователя меняется, об этом отдельной строкой в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» раздела «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» указывается «Переименование».

В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» приводится дата, с которой произошло изменение наименования страхователя, в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

В графе «Трудовая функция…» указывается, что «Старое наименование» переименовано в «Новое наименование страхователя».

В графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» указываются реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования работодателя.

С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Об этих изменениях работодатель обязан уведомить каждого работника. Первый раз сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД нужно представить в ПФР не позднее 17.02.2020, поскольку 15.02.2020 выпадает на субботу.

В случае если численность работающих в организации лиц менее 25 человек, то как заполнить форму СЗВ-ТД представляется на бумажном носителе.

Основанием для заполнения отчетной формы являются кадровые документы. При трудоустройстве с 2021 года все сведения о периодах работы работника будут размещаться только в электронном виде без бумажного оформления.

[1] В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ.

Появлению СЗВ‑ТД предшествовало введение электронного формата трудовых книжек. Работодатели ежемесячно должны отчитываться о кадровых движениях своих работников в ПФР.

Нормативно-правовая база

Представление формы СЗВ-ТД регулируют:

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)».
• Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»).

Кто и когда обязан сдавать СЗВ-ТД

С 2020 года утверждён новый документ отчётности персонифицированного учёта, который работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд. Это отчет СЗВ-ТД, который называется «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Форма бланка, порядок и указания формирования данных на каждого сотрудника утверждены Постановлением 730п от 25 декабря 2019 г.

СЗВ-ТД формируется по каждому работнику, с которым страхователь заключил трудовой договор, в том числе и на тех, кто работает удалённо или по совместительству.

Если никаких кадровых событий, например переводов или увольнений, в январе 2020 года в организации не происходило, то сведения по форме СЗВ-ТД в феврале в ПФР не представляются. В последующие месяцы отчетность по форме СЗВ-ТД представляется по тому же принципу — если были кадровые события.

Следовательно, документ по форме СЗВ-ТД представляется по тем сотрудникам, у которых произошло одно или несколько из перечисленных ниже кадровых событий:

• приём, перевод или увольнение
• изменение фамилии, имени или отчества работника
• установление (присвоение) второй или последующей профессии
• запрет занимать должность или осуществлять определенный вид деятельности (в соответствии с приговором суда)
• написание заявления о выборе трудовой книжки

Подавать ли СЗВ-ТД, если сотрудники выбрали бумажные трудовые

Заявление о выборе работником формата ведения трудовой книжки (бумажного или электронного) уже является основанием для представления СЗВ-ТД. Работодатель обязан отчитаться перед ПФР РФ о трудовой деятельности своих сотрудников и своевременно представить электронные сведения по новой форме. Данная норма закреплена в 436-ФЗ от 16 декабря 2019 г.

Нужно ли ИП без сотрудников сдавать СЗВ-ТД

Электронный документ СЗВ-ТД представляется исключительно в отношении наёмных сотрудников, при этом только на тех, у кого за отчётный период были кадровые события. Поэтому предприниматель без работников передавать документ в ПФР не должен.

Сдавать ли СЗВ-ТД, если кадровых событий не было

Если в течение 2020 года у работников не произошло никаких кадровых событий, в том числе если никто из них не написал заявление о выборе формы трудовой книжки, то отчет СЗВ-ТД по ним подается не позднее 15 января 2021 года. В нем приводится запись из трудовой книжки по состоянию на 1 января 2020 года.

Способы представления отчетности

Работодатели, у которых в штате в отчётном периоде было 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать отчёт в электронном виде через интернет. Для сдачи формы достаточно скачать бесплатный программный комплекс с официального сайта ПФР или с любого другого сервиса. Документ перед отправкой подписывается усиленной электронной подписью.

Если в штате юрлица в отчётном периоде работало 24 и менее застрахованных лиц, вправе представить отчёт СЗВ-ТД на бумажном носителе.

Сроки представления СЗВ-ТД

В 2020 году

С 1 января 2020 года информацию о кадровых событиях по каждому застрахованному сотруднику необходимо сдавать ежемесячно. Срок представления бланка: не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Если никаких действий в отношении работников в течение месяца не совершалось, сведения не передаются.

Таким образом, сведения о трудовой деятельности сотрудников впервые нужно было подать не позднее 17 февраля 2020 года — отчитаться только по тем сотрудникам, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца), т.е. за январь 2020, в том числе если сотрудники подали Заявление о ведении трудовой книжки; затем 16 марта — по тем сотрудникам, по которым произошли изменения за период с 1 фев. по 29 фев. 2020 года и т.д. по аналогии с СЗВ-М.

В 2021 году и далее

Если сотрудник не написал заявление о выборе формы трудовой книжки, и по нему в течение всего календарного года не было никаких кадровых мероприятий, первый отчёт СЗВ-ТД в отношении его заполняется по состоянию на 1 января 2020 года. Представить в ПФР такой документ нужно не позднее 15 февраля 2021 года.

Если в течение всего 2021 года и в последующих отчётных периодах по застрахованному сотруднику не произойдёт никаких кадровых изменений, сдавать бланк в дальнейшем не нужно, достаточно первого информирования.

Сроки представления бланка в случае проведения кадровых перемещений:

Важно! Если сотрудник увольняется с работы в середине отчётного периода, в форме СЗВ-ТД следует отразить не только информацию об увольнении, но и о других кадровых мероприятиях данного месяца, а также прошлого, если бланк за предыдущий по ним подан не был.

Следовательно, начиная с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности сотрудников представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Исключение составляет приём и увольнение застрахованных лиц, по ним документ сдают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Бланк СЗВ-ТД и пример заполнения

Правила заполнения полей формы

Сведения о страхователе

• организации согласно уставным документам (допускается в латинской транскрипции);
• обособленного подразделения;
• отделения иностранной компании, осуществляющей деятельность на территории РФ.

Фамилия, имя, отчество (при наличии):

Сведения о зарегистрированном лице

Должны соответствовать данным, отраженным в документе АДИ-РЕГ

Сведения о выборе формы трудовой книжки: бумажной или электронной

Сведения об отчетном периоде

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица

Кто и как должен подать заявление о ведении трудовой книжки

В течение 2020 года каждый сотрудник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки. Если он хочет продолжать её заполнение на бумажном носителе, он должен написать заявление об этом до 1 января 2021 года.

Если сотрудник выбрал бумажную форму, такое право за ним сохраняется и при дальнейшем устройстве на работу к другим нанимателям. Кроме того, застрахованное лицо имеет право в последующем подать работодателю «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Работодатель обязан вести трудовые книжки на бумажном носителе на работников, которые до 1 января 2021 года подадут об этом заявление и параллельно представлять на них сведения в электронном виде в ПФР.

Если сотрудник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, он должен в течение 2020 года подать специальный формуляр: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». После этого работодатель отдаёт сотруднику бумажную трудовую книжку на руки с записью о поданном заявлении. С этих пор страхователь больше не отвечает за бумажный документ, а сотрудник не может вернуться к бумажному формату ведения трудовой книжки.

В форме СЗВ-ТД нужно указать дату подачи такого заявления, следовательно, на лицевом счёте сотрудника в ПФР она также отразиться, кроме того, она будет указываться во всех сведениях о стаже.

Работникам, которые по уважительной причине до 31.12.2020 года не подадут ни одного заявления, работодатель продолжит ведение бумажной трудовой книжки. К таким работникам относятся те, кто находится в отпуске (декретницы), болеет или отстранен от работы.

Как откорректировать или отменить форму

Информация о выборе бумажной или электронной формы трудовой книжки

В бланке есть поле для даты, на которую подано заявление о выбранной работником форме трудовой книжки. Если информацию внесли некорректно, следует в Пенсионный фонд представить ещё одну форму СЗВ-ТД на данного сотрудника с правильной датой. Отменять первую форму не нужно.

Если необходимо аннулировать неверно поданную информацию о выборе застрахованным лицом формы ведения трудовой книжки, нужно сдать повторный бланк, указать ту же дату, что и в первом документе, но в поле «Признак отмены» поставить «Х».

Информация о приёме или увольнении, а также о переводе

Для того, чтобы отменить сданный ранее бланк с неверной информацией, следует представить ещё одну форму с полями, заполненными, аналогично первому отчёту. Дополнительно в поле «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» поставить «Х».

Для корректировки ранее сданных сведений о трудовой деятельности, нужно оформить отчет СЗВ-ТД с двумя строками:

• первая строка — такая же, как в исходной форме, но в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» стоит знак «Х»;
• вторая строка — с правильными данными.

Ответственность за непредставление нового отчета

Работодатель или его должностное лицо будет привлечено к административному наказанию за следующие действия:

• за нарушение сроков представления отчётности
• за подачу неполных и (или) недостоверной информации о трудовой деятельности

При первичном нарушении вместо штрафа возможно предупреждение.

Если в результате ошибки в отчёте сотрудник не сможет в дальнейшем трудоустроиться, работодатель обязан будет возместить ему заработок, недополученный в связи с представлением недостоверной информации.

Как Контур.Экстерн поможет заполнить СЗВ-ТД

Как заполнить заявление в Экстерне:

Если компания отчитывается в ПФР через уполномоченного представителя, следует направить также уведомление о предоставлении полномочий представителю.

Если вы уже заполняли в Экстерне форму СЗВ-М, то данные о сотруднике (ФИО, СНИЛС, дата рождения) подтянутся в СЗВ-ТД автоматически.

В карточке сотрудника отражаются все действия по нему. На основе ранее отправленного отчета СЗВ-ТД можно сразу создать отчет c отменяющим мероприятием. Для отмены конкретного мероприятия достаточно указать дату отмены.

Можно массово добавлять в отчет сотрудников — это удобно, когда нужно подать форму по большому количеству сотрудников, в частности, при переименовании организации.

Перед отправкой формы Экстерн проверяет ее на форматно-логические ошибки, а также по методике ПФР.

Читайте также:

  
• Какие газеты и журналы читают пенсионеры
  
• Положена ли пенсия человеку с одним глазом
  
• Можно ли на пенсию хронический панкреатит
  
• Забирают ли снилс после смерти человека
  
• Отдел асв в пенсионном фонде что это такое