Имеет ли право пенсионный фонд проверять авансовые отчеты

Какие же конкретно документы интересны проверяющим из ПФР в первую очередь? Какие бухгалтерские и налоговые регистры они проверят наиболее тщательно? На какие выплаты в пользу физических лиц будет обращено самое пристальное внимание?

Cогласно ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закон № 212‑ФЗ) предметом выездной проверки являются правильность исчисления
и своевременность уплаты страховых взносов.

Из поставленной цели проверяющие из ПФР и будут исходить при истребовании документов. Кроме того, в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 № 167‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» у плательщика страховых взносов одновременно проводится проверка документов, связанных с назначением (перерасчетом) и выплатой обязательного страхового обеспечения по обязательному пенсионному страхованию, и представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

Обратите внимание:

В рамках выездной проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении такой проверки.

Напомним, процедура проведения выездной проверки органами ПФР прописана в Методических рекомендациях по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (далее – Методические рекомендации), утвержденных Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р. Этот документ регламентирует действия проверяющих из ПФР и предназначен в первую очередь для них.

Итак, при выходе на проверку должностному лицу из ПФР рекомендуется ознакомиться с наблюдательным делом плательщика страховых взносов. Наблюдательное дело формируется по каждому плательщику страховых взносов, в нем собрана вся имеющаяся у ПФР информация по конкретному плательщику страховых взносов. После анализа данной информации проверяющий выходит непосредственно на проверку.

Проверка может быть сплошной или выборочной. Это зависит от объема документов, состояния бухгалтерского учета плательщика, важным фактором является вероятность обнаружения нарушений исчисления страховых взносов. Решение должностные лица, проводящие проверку, принимают самостоятельно.

При проверке правильности начисления страховых взносов проверяющим рекомендовано проанализировать организационно-распорядительные документы, договоры, контракты, соглашения, регистры бухгалтерского учета, первичные учетные, расчетные и платежные документы по той или иной выплате и по организации в целом.

Общие критерии оценки представленных документов для проверки следующие:

полнота представленного комплекта истребованных документов;
правильность оформления первичных учетных документов, представленных для проверки;
наличие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;
правильность заполнения обязательных реквизитов в документах;
правильность внесения исправлений;
наличие подчисток и помарок;
соответствие даты записи хозяйственных операций по начислению выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц в регистре бухгалтерского учета периоду, в котором данные начисления были включены в базу для начисления страховых взносов;
правильность подсчета соответствующих итогов в документах.

Если внимательно ознакомиться с Методическими рекомендациями, можно заметить, что проверяющим рекомендовано изучить все возможные документы, которые имеют или могут иметь какое‑либо отношение к исчислению и уплате страховых взносов. При этом вызывает сомнение отношение ряда документов непосредственно к страховым взносам. Мы обобщили документы, которые подлежат проверке, с указанием некоторых особенностей, а также информации, которую хотят извлечь из них проверяющие из ПФР (см. таблицу).

Хотелось бы отметить, что в Методических рекомендациях сделан упор на проверку регистров бухгалтерского учета. Если организации и индивидуальные предприниматели, применяющие
УСНО, не ведут полноценного бухгалтерского учета, проверяющие ограничатся изучением Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, форма и порядок заполнения которых утверждены Приказом Минфина РФ от 31.12.2008 № 154н. Но расчетные и платежные документы по заработной плате, авансовые отчеты и другие документы, связанные с выплатами в пользу физических лиц, все равно будет необходимо представить контролерам. При этом в случае установления нарушений по заполнению обязательных реквизитов либо их отсутствия первичные документы должны быть сверены с другими документами, связанными с данной хозяйственной операцией.

Поскольку подавляющее большинство «упрощенцев» ведет бухгалтерский учет в полном объеме, да и бухгалтерам проще ориентироваться в счетах, мы приводим документы и бухгалтерские счета, которые непосредственно будут проверяться.

сведений в территориальные органы, осуществляющие контроль за уплатой страховых взносов.

В случае представления уточненных расчетов указываются периоды, за которые представлены уточненные расчеты, даты представления уточненных расчетов с указанием сроков представления: до начала проверки, в ходе проверки, после окончания проверки. При проверке уточненных расчетов проверяется достоверность представления корректирующих форм индивидуальных сведений.

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; –

51 «Расчетные счета»; –

55 «Специальные счета в банках»; –

71 «Расчеты с подотчетными лицами»; –

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; –

76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»; –

84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». –

Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов осуществлялись выплаты, произведенные в натуральной форме, в ходе выездной проверки анализируются следующие счета бухгалтерского учета:

43 «Готовая продукция»; –

Показатели регистров бухгалтерского учета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» сравниваются с суммами, отраженными в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам плательщика страховых взносов, представленных по форме РСВ-1 ПФР.

Проверяется соответствие сумм начисленных страховых взносов, отраженных плательщиком страховых взносов в формах индивидуального учета по каждому физическому лицу, суммам, отраженным в расчетах по страховым взносам.

Например, показатели карточек по учету сумм начисленных страховых взносов сопоставляются с регистрами бухгалтерского учета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Проверяется соответствие и сопоставимость показателей, отраженных в формах индивидуального учета, показателям, отраженным в карточке по учету доходов и НДФЛ и справке о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.

договоры гражданско-правового характера; –

соглашения, заключенные с физическими лицами; –

по кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в – банке» в корреспонденции со счетами, являющимися источниками выплат;

по дебету счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 – «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на которых отражаются расчеты за приобретенные у граждан товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги (Дт 60 Кт 51, Дт 76 Кт 51);

по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в качестве прочих – расходов организации (суммы, уплаченные (выданные) с целью оказания работникам организации едино-временной помощи, направленные на приобретение путевок, медикаментов и т. п. либо на их оплату);

выплаты физическим лицам по безналичным расчетам также в – корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Проверке подлежат операции по всем банковским счетам организаций.

Пристальное внимание будет уделено выплатам по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, и (или) договорам, регулирующим авторские права.

Проверяются расходные кассовые операции, особенно выплаты, произведенные наличными денежными средствами, минуя счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом счетов 41 «Товары», 44 «Расходы на продажу», 86 «Целевое финансирование», 91 «Прочие доходы и расходы», 96 «Резервы предстоящих расходов» и др.

Методические рекомендации предписывают проверяющим из ПФР особое внимание уделить следующим хозяйственным операциям:

расчетам с подотчетными лицами; –

выплатам в натуральной форме; –

операциям по реализации (безвозмездной передаче) материальных ценностей. –

Занижение страховых взносов может быть выявлено, по мнению представителей ПФР, при анализе расчетов с подотчетными лицами. Поэтому проверяющие изучат приказы, в соответствии с которыми определен круг подотчетных лиц, сроки возврата неизрасходованных сумм, авансовые отчеты и данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», журнал-ордер 7 по счету 71, оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.

Выплаты физическим лицам, выполняющим разовые работы, возможны через подотчетных лиц предприятия, поэтому будут
изучены авансовые отчеты, акты приемки выполненных работ и документы, подтверждающие факт выплаты денежных средств физическому лицу (расходный кассовый ордер, платежная ведомость). При проверке этих документов будет проверено включение подобных выплат в облагаемую базу.

Пристальное внимание будет уделено возврату неиспользованных подотчетных сумм. Поскольку многие субъекты малого бизнеса грешат тем, что огромные суммы подотчетных денежных средств находятся у руководителей, бухгалтерам надо донести до них, что этот факт будет вызывать повышенный интерес у проверяющих из ПФР.

Что касается выплат работникам в натуральной форме, в этом случае производится проверка первичных документов (накладных на передачу материалов, товаров, услуг и т. п.).

При проверке операции реализации работникам (физическим лицам) основных средств и прочих активов (счет 91 «Прочие доходы и расходы») будут проанализированы такие документы, как акты о ликвидации основных средств, накладные на отпуск со склада основных средств, товарно-материальных ценностей для реализации или выдачи в счет оплаты труда иного вознаграждения, акты приема-передачи или безвозмездной передачи основных средств.

Поскольку подавляющее большинство предпринимателей ведет учет с применением специальных бухгалтерских программ, внимание проверяющих привлекут операции, ведущиеся «вручную», отраженные в соответствующих регистрах бухгалтерского учета и других документах, поскольку в таких регистрах бухгалтерского учета и документах, по мнению представителей ПФР, могут быть отражены хозяйственные операции, по которым не исчислены и не уплачены страховые взносы (например, разовые выплаты или вознаграждения физическим лицам).

Кроме этого, подозрительными будут признаны и нетипичные корреспонденции счетов или несоответствие корреспонденции счетов содержанию хозяйственных операций, связанных с определением базы по страховым взносам. При обнаружении подобных записей проверяющим рекомендуется проследить отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете, проверить наличие первичного или иного оправдательного документа, подтверждающего реальность и правомерность данной операции.

Понятно, что при проверке отдельное внимание будет уделено правильности определения сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, проверено их соответствие ст. 9 Федерального закона № 212‑ФЗ, а также документальное подтверждение и размер выплаты.

Следующий момент касается непосредственно «упрощенцев», которые применяют пониженные тарифы страховых взносов. Проверяющие из ПФР будут изучать обоснованность применения пониженных тарифов страховых взносов, проверке подлежат все основания для применения пониженного тарифа. В этом случае проверяющие из ПФР будут сотрудничать с налоговыми органами, которые могут предоставить необходимую информацию по запросу органа контроля, а также непосредственно принять участие в проверке.

В заключение хотелось бы сказать, что плательщикам страховых взносов не приходится надеяться на то, что проверяющие ограничатся только изучением ведомостей начисления заработной платы и сверкой их со сданными отчетами. Проверке будут подвергнуты все документы, так или иначе связанные с начислением и уплатой страховых взносов, поэтому стоит заранее привести их в порядок.

Какие бумаги проверяют при проведении проверки расчетов с подотчетными лицами?

При проведении проверки расчетов с подотчетниками налоговики обычно запрашивают:

Первичные документы:

ПКО;
РКО;
авансовые отчеты;
документы по командировкам;
инвентаризационные описи по счету 71.

Бухгалтерские регистры по счету 71 в корреспонденции со счетами 50, 51.
Документы, устанавливающие:

период, на который фирма предоставляет средства сотруднику;
список людей, которым возможна выдача средств;

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Срок организация устанавливает самостоятельно. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

процедуру выдачи,
перечень ответственных за выдачу денег лиц;
утвержденную форму отчета (если она отличается от общепринятой).

Контролера могут заинтересовать и другие документы, например, по оплате работ по гражданско-правовым договорам через подотчетников.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, узнайте как избежать ошибок в расчетах с подотчетными лицами. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Документы, устанавливающие порядок расчетов в организации

Часто проверяющие наказывают предприятие за отсутствие документа, устанавливающего список подотчетников. Правомерность таких действий является спорной, так как руководитель в каждый раз при выдаче аванса подотчетнику подписывает соответствующее распоряжение, а нормативными актами форма такого распоряжения не утверждена.

По этой причине требование о наличии единого приказа не совсем аргументировано, однако лучше его все-таки сделать, чтобы не иметь лишних проблем с налоговиками. Совсем другое дело, если сотрудник что-то приобретает, а потом приносит в бухгалтерию чеки и другие оправдательные документы, а бухгалтер оформляет авансовый отчет, по которому вся сумма, потраченная работником, вписывается в графу «Перерасход». Далее деньги возвращаются работнику через кассу или на банковскую карту.

В этом случае наличие документа, устанавливающего список подотчетников (приказ, распоряжение), крайне желательно, так как работник фактически не имеет письменного указания осуществить покупку и такие действия могут быть расценены как реализация товара со всеми вытекающими последствиями (удержание НДФЛ, невозможность вычесть НДС). Поэтому в приказе нужно определить, что в отдельных ситуациях при наличии производственной необходимости подотчетник, упомянутый в данном акте, может покупать для фирмы имущество, используя собственные денежные средства, а фирма, в свою очередь, компенсирует потраченные суммы.

На основании авансового отчета суммы расходов, произведенных сотрудником, принимаются к учету и относятся на соответствующие их назначению счета.

Как учитывать расчеты с подотчетными лицами, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.

В соответствии с подп. 6.3 п. 6 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У) деньги вручаются под отчет работникам, при этом под работниками подразумевают две группы людей (п. 5 указания № 3210-У):

сотрудники, принятые по трудовому договору;
лица, работающие по договорам ГПХ.

Один из основных принципов расчетов с подотчетниками описан в п. 6.3 указания № 3210-У. Согласно ему, работник должен не позднее количества дней, установленного в локальном акте работодателя, с момента истечения срока, на который были выданы деньги (или выхода на работу), предоставить отчет со всеми подтверждающими расходы бумагами (чеками, квитанциями и др.). Контролируются такие операции главбухом, ответственным бухгалтером или руководителем, они же и утверждают документ в установленные на предприятии сроки.

Проверка целевого расходования средств

Смысл выдачи аванса подотчетному лицу в том, что деньги оно получает на приобретение определенных товаров, работ, услуг для нужд организации. Следовательно, один из главных критериев отнесения потраченных сумм на расходы — целевой характер их расходования.

Для получения аванса работник составляет служебную записку с просьбой выдать ему сумму на определенные нужды (суточные, проезд и проживание в служебной командировке, приобретение товаров и услуг, наличные расчеты с поставщиком или подрядчиком и т. д.).

Контролер при проведении проверки сверяет характер произведенных расходов с заявленными в приказе (распоряжении) на выдачу средств. Так, если в служебной записке сотрудник просит выдать ему сумму для командировки в Москву, а предъявлены билеты на самолет до Санкт-Петербурга и обратно, налоговики сочтут такие расходы необоснованно принятыми к учету.

Нарушением могут счесть, например, расходы по командировке на конференцию медработников сотрудника организации, не имеющей отношения к медицине, так как в этом случае затраты не будет являться экономически обоснованными.

То же самое касается и других трат подотчетных сумм: деньги на спецоборудование не могут быть потрачены на канцтовары, на деньги для оплаты строительных работ нельзя купить материалы и т. д.

Проверка первичной документации

Даже если работник получил от фирмы средства на покупку, в магазине он будет являться обычным физлицом, а не представителем организации (если, конечно, у него нет доверенности и печати). Продавец при реализации товаров населению обязан предоставлять кассовый чек или другой заменяющий его документ.

В то же время фирме для списания расходов, произведенных работником, чека ККТ может быть мало, так как в нем бывает прописана только общая сумма без указания конкретного приобретения, что не позволяет подтвердить экономическую обоснованность затрат и не дает оснований бухгалтеру отнести расходы на конкретные статьи. В такой ситуации продавец обязан по требованию покупателя выдать товарный чек, содержащий все необходимые реквизиты: наименование, количество ТМЦ (услуги), общую сумму, дату и др.

Когда чек ККТ содержит все необходимые реквизиты, этого достаточно для принятия к учету и возмещения сотруднику потраченных средств, однако наличие товарного чека будет также приветствоваться.

Если работник оплатил работы, товары, услуги наличкой в кассу поставщика (подрядчика), отчитываясь, он должен предоставить в бухгалтерию квитанцию к ПКО и накладную (акт, если приобретены работы, услуги).

Проверка кассовой дисциплины при оформлении авансовых отчетов

Помимо этого, не стоит забывать про лимит кассы. Согласно вышеупомянутому указанию, компания должна утвердить приказом или иным документом максимальную сумму наличности, разрешенную к хранению на конец рабочего дня (лимит кассы). Рассчитывается он исходя из множества условий, перечисленных в приложении к указанию № 3210-У: характер и расписание работы, объем среднедневной наличной выручки и др. Кроме того, недорасходование средств, выданных под отчет и возвращенных в кассу, может привести к превышению максимально допустимых сумм.

ВАЖНО! Согласно п. 2 указания № 3210-У предприятия — субъекты малого бизнеса, а также ИП не обязаны устанавливать лимит кассы.

При расчете наличными подотчетник и бухгалтер также должны помнить о том, что существует предельный размер наличных расчетов между организациями (или ИП). В 2020-2021 годах предельная сумма, которую может внести в кассу контрагента работник организации по одному договору — 100 000 руб. Подотчетник может внести в кассу поставщика сколько угодно денег, если договоров несколько и каждый платеж не превышает 100 000 руб. При этом предмет соглашения и характер сделки должны быть действительно разными, так как проверяющие обязательно заинтересуются тем, насколько обоснованно существование сразу нескольких договоров между двумя юрлицами. Если налоговики придут к выводу, что на несколько составляющих раздробили одну и ту же сделку, организацию могут серьезно наказать за нарушение кассовой дисциплины. Согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП, за подобные нарушения налагают штраф в размере 4 000–5 000 руб. на должностное лицо и 40 000–50 000 руб. на организацию. При этом законом не оговаривается, на которую из сторон налагается штраф: на того, кто внес сумму, или на того, кто принял. Поэтому часто ФНС штрафует сразу обе стороны сделки.

Подробнее о том, как избежать ошибок при проведении кассовых операций, читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Доначисление НДФЛ при проверке расчетов с подотчетными лицами

П. 1 ст. 210 НК РФ предусматривает, что НДФЛ облагаются все доходы физлица в денежной и материальной форме, а также суммы материальной выгоды.

Что же делать, если работник не предоставил все необходимые подтверждающие документы или подотчетная сумма не была возвращена в кассу? В такой ситуации проверяющие имеют полное право трактовать выплаты по авансовому отчету неправомерными и отнести их к доходам работника.

Дело в том, что отсутствие в документах необходимых реквизитов или отсутствие самого документа, подтверждающего расходы, ставит под сомнение правомерность принятия таких расходов к учету, а также наличие самого факта произведенных расходов. Поэтому бухгалтер должен тщательно проверять предоставленные подотчетником документы, наличие в них всех необходимых реквизитов, следить за правильностью составления авансового отчета, указанных в нем сумм, соответствием приобретенных ТМЦ или услуг заявленным целям в авансовых документах.

О том, как дисциплинировать работника, не отчитывающегося по выданным деньгам, читайте в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

Ошибки в бухучете

Бумаги, прикладываемые к отчету, доказывают покупку работником материальных ценностей (приобретение услуг) для нужд фирмы. На основании авансового отчета бухгалтер делает запись по Кт счета 71 и Дт счетов учета затрат. В зависимости от того, что купил сотрудник, счет 71 корреспондирует со счетом 10 (если приобретены ТМЦ), 08 (оборудование), 20, 26 (если приобретены услуги, работы).

Неправомерность учета ТМЦ, документы по которым отсутствуют или имеют существенные недочеты, может быть расценена проверяющими органами и судом как бухгалтерская ошибка (п. 2 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»).

В общем случае отсутствие документов, подтверждающих произведенные расходы, или их неправильное оформление влечет за собой невозможность уменьшить налогооблагаемую базу (п. 1 ст. 252 НК РФ).

О том, что можно считать бухгалтерской ошибкой и как ее исправить, читайте в статье «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».

Особенности налогового учета подотчетных сумм упрощенцев

Бывает, что подотчетное лицо перерасходует средства, выданные ему на покупку, либо аванс ему совсем не предоставляется, а покупает оно все целиком из собственных денег. В такой ситуации есть определенные нюансы налогового учета предприятий, работающих на упрощенной системе налогообложения «доходы минус расходы».

Дело в том, что при УСН доходы и расходы учитывают кассовым методом, то есть по факту получения денег или оплаты расходов. В данном случае, приняв от подотчетника все приобретения и утвердив авансовый отчет, невозможно отнести к затратам (уменьшению налогооблагаемой базы) все произведенные расходы. К расходам их можно отнести тогда, когда организация за них фактически заплатила (письмо Минфина РФ от 17.01.2012 № 03-11-11/4), то есть в момент, когда сотруднику возместят перерасход по покупке.

01.10.20__ Иванов И. И. получил распоряжение от руководства ООО «Омега», применяющего УСН 15%, купить партию канцтоваров для нужд бухгалтерии. Из кассы он получил на эти цели 1 000 руб. Придя в магазин, Иванов обнаружил, что для покупки необходимого товара ему понадобится 1 200 руб., и ему пришлось заплатить недостающие 200 руб. из собственных средств. В тот же день Иванов вернулся на работу, где отчитался за потраченные деньги, а купленные канцтовары сдал на склад. Руководство утвердило авансовый отчет в сумме 1 200 руб. и приняло решение выплатить Иванову сумму перерасхода. Однако в кассе не оказалось наличных средств, так как бухгалтер уже отвез в банк дневную выручку организации. Поэтому деньги Иванову выплатили только на следующий день.

Бухгалтерские операции отражаются проводками:

Дт 71 Кт 50 — 1 000 руб. — выданы деньги под отчет;

Дт 10 Кт 71 — 1 200 руб. — приняты канцтовары;

Дт 26 Кт 10 — 1 200 руб. — списаны на общехозяйственные расходы приобретенные канцтовары;

Дт 71 Кт 50 — 200 руб. — выплачена Иванову И. И. сумма перерасхода по авансовому отчету.

В налоговом учете расходы принимаются следующим образом: 01.10.20__ — 1 000 руб., 02.10.20__ — 200 руб.

При этом нарушение порядка принятия расходов в налоговом учете не будет существенным, если утверждение авансового отчета и выплата перерасхода по нему происходят в рамках одного квартала, так как авансовые платежи по налогу, применяемому организациями на УСН, формируются на основе поквартального учета. Однако возможна ситуация, когда работник (часто руководитель в небольшой фирме) отчитывается сразу за крупные суммы расходов, произведенных за свой счет, а кассовой выручки или денег на расчетном счете для возмещения перерасхода не хватает. Если это происходит в разных кварталах или годах (в январе выплачивают деньги за декабрьский авансовый отчет), могут возникнуть крупные разницы сумм бухгалтерского и налогового учета.

Также при применении УСН «доходы минус расходы» довольно распространенной бывает ошибка, когда бухгалтер учитывает оплаченные через подотчетное лицо авансы поставщика. В такой ситуации подотчетное лицо получает на руки деньги для оплаты аванса по договору с контрагентом. Он относит деньги в кассу поставщика, где ему выдают ПКО и чек ККТ. Однако других документов (накладная, акт сдачи-приемки или приема-передачи) он не получает, так как товары еще не поставлены (услуги, работы не выполнены). В этом случае бухгалтер должен учесть затраты в расчете налогооблагаемой базы не на дату утверждения отчета, а тогда, когда товары фактически поступят в организацию.

Итоги

Для ФНС проверка расчетов с подотчетными лицами связана с анализом четырех основных аспектов:

целевого характера расходования подотчетных сумм;
документального подтверждения расходов подотчетниками;
правильного бухгалтерского и налогового учета расчетов;
соблюдения кассовой дисциплины.

Рекомендуем бухгалтерам обратить на это особое внимание.

Краткое содержание:

Причины возможных массовых проверок пенсионеров в 2021 году: нет средств для возмещения недоплат

В 2020 году Счетной палатой был проведен аудит Пенсионного фонда России, по результатам которого выявлены многочисленные нарушения, касающиеся недоплат пенсий. Об этом сообщали ранее Подробнее >>> .

Результатом опубликования отчета Счетной палаты стало массовое обращение пенсионеров с просьбами проверить правильность расчета пенсии.

По мнению некоторых экспертов, Пенсионный фонд решил пойти другим путем. Сначала проверят пенсионеров на незаконное получение доплат к пенсии, после чего будут проведены проверки правильности исчисления пенсий:

После этого будет проведена более тщательная проверка правильности выплат пенсий, потому что, с одной стороны граждане недополучают определенную часть пенсионных выплат, а с другой стороны, у Пенсионного фонда повышаются расходы, которые не всегда удается возместить. Подробнее >>>

Логика понятна: чтобы вернуть недоплаты, нужны деньги. А они появятся лишь тогда, когда пенсионеры возместят незаконно выплаченные из ПФР средства.

Проверки могут коснуться практически каждого пенсионера, получающего доплаты к пенсии, а также лиц, получающих выплаты по уходу за нетрудоспособными гражданами.

Вместе с тем, новость о грядущих массовых проверках власти отрицают Подробнее >>> .

Но дыма без огня не бывает. Поэтому рассмотрим, кого из пенсионеров могут проверить.

Всех неработающих пенсионеров, получающих социальную доплату к пенсии, могут проверить на наличие доходов и недвижимости

Социальную доплату к пенсии получают неработающие пенсионеры, материальное обеспечение которых ниже федерального и (или) регионального прожиточного минимума Подробнее >>> .

Именно этой категории пенсионеров в первую очередь могут коснуться возможные проверки.

Вернуть в Пенсионный фонд незаконно выплаченные средства будут обязаны пенсионеры, получающие дополнительный доход и не сообщившие об этом компетентным органам, которые назначили социальную выплату.

Под дополнительным доходом понимается и теневой заработок, и денежные средства, полученные от сдачи жилища внаем, и разовые выплаты по договорам гражданско-правового характера и пр.

Кроме того, органы соцзащиты в регионах, где существует ценз недвижимости с целью назначения социальной доплаты, могут проверить наличие в собственности пенсионеров земельных участков и помещений.

Такие проверки провести не сложно. Как известно, в настоящее время формируется федеральный регистр сведений о населении России, оператором которого является ФНС. Этот ресурс позволяет получать полные и достоверные данные о всех лицах, проживающих на территории страны, поэтому для проверки достаточно будет ввести соответствующий поисковый алгоритм.

Доплата к пенсии за “сельский” стаж: прекращается при переезде в город

Одним из обязательных условий для получение такой выплаты является проживание пенсионера в сельской местности. В случае переезда из села в город выплата за “сельский” стаж прекращается. Если же пенсионер не известил о таком переезде, то он обязан вернуть незаконно выплаченные ему денежные средства.

Проверке могут подвергнуть пенсионеров-северян, получающих районные коэффициенты

Пенсионеры, проживающие в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним районах, получают увеличенную на “северный” коэффициент фиксированную выплату к пенсии. В случае переезда в местность с благоприятными климатическими условиями “северный” коэффициент отменяется. Сокрытие такой информации является нарушением закона.

Пенсионеры, получающие доплаты к пенсии по доверенности: надо готовиться к проверке

Причины получения пенсии по доверенности различны, в том числе могут быть связаны с выездом для фактического проживания из районов Крайнего Севера либо из сельской местности. Поэтому указанная категория пенсионеров также попадает в сферу внимания проверяющих органов.

Могут проверить лиц, получающих выплаты по уходу за нетрудоспособными гражданами

Эта категория неработающих трудоспособных граждан к пенсионерам не относится, но получает из Пенсионного фонда компенсационные выплаты по уходу за:

инвалидом 1 группы, за исключением инвалидов с детства 1 группы,
престарелым, нуждающимся по заключению лечебного учреждения в постоянном постороннем уходе,
престарелым, достигшим возраста 80 лет.

При этом гражданин, осуществляющий уход, обязан самостоятельно в течение 5 дней известить

прекращении ухода,
выхода на работу или начале осуществления иной деятельности, подлежащей включению в страховой стаж,
назначении пенсии,
назначении пособия по безработице.

В противном случае придется вернуть в ПФР неправомерно полученные денежные средства.

Пенсионеров и лиц, получающих компенсационные выплаты в ПФР, могут привлечь к уголовной ответственности

В соответствии со ст. 159.2 УК РФ:

1. Мошенничество при получении выплат, то есть хищение денежных средств или иного имущества при получении пособий, компенсаций, субсидий и иных социальных выплат, установленных законами и иными нормативными правовыми актами, путем представления заведомо ложных и (или) недостоверных сведений, а равно путем умолчания о фактах, влекущих прекращение указанных выплат,-
наказывается штрафом в размере до ста двадцати тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года, либо обязательными работами на срок до трехсот шестидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо ограничением свободы на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев.

Поэтому пенсионеры и лица, осуществляющие уход, которые с целью получения доплат сообщили недостоверные сведения либо умолчали о наступлении событий, влекущих прекращение выплат, могут быть привлечены к уголовной ответственности.

Если сумма незаконно полученных выплат меньше 2500 рублей, грозит административная ответственность за мелкое хищение.

Также о пенсиях:

Пенсии, тарифы и инфляция 2021: на что рассчитывать пенсионерам в 2021 году Подробнее >>>

Ранжирование пенсий или старая песня о главном: доводы за и против Подробнее >>>

Пенсионный фонд РФ (ПФР) контролирует, правильно ли работодатели рассчитывают и платят:

пенсионные взносы;

взносы на обязательное медицинское страхование.

Такой контроль сотрудники ПФР выполняют в ходе проверок.

Об этом сказано в части 1 статьи 3 и части 1 статьи 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Виды проверок и их периоды

Пенсионный фонд РФ силами своих территориальных подразделений проводит камеральные и выездные проверки организаций (ст. 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И в том и в другом случае цель одна – проверить, правильно ли начислены и уплачены взносы на пенсионное и обязательное медицинское страхование. Но вот периоды, охватываемые такими проверками, как правило, отличаются. Быстро сориентироваться во всех сроках и периодах выездной и камеральной проверок можно по сравнительной таблице . Если выплаты идут не в ПФР, тогда ознакомьтесь, как перевести деньги с негосударственного пенсионного фонда.

В рамках камеральной проверки сотрудники территориального отделения фонда контролируют лишь тот период, за который организация составила и сдала расчет по форме РСВ-1 ПФР (ч. 1 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Например, это расчет РСВ-1 ПФР за девять месяцев 2015 года. Тогда в рамках камеральной проверки данного расчета Пенсионный фонд РФ может проконтролировать, правильно ли начислены взносы только за эти девять месяцев. Хотя в ходе проверки сотрудники фонда могут использовать сведения и за другие отчетные периоды.

А вот в рамках выездной проверки сотрудники фонда вправе проверить период в пределах трех календарных лет. Тех, что предшествуют году, в котором такую проверку назначили (ч. 9 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И кстати, конкретные периоды выездной проверки должны быть обозначены в решении о ее проведении (п. 3 ч. 4 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Общий порядок камеральной проверки

Камеральную проверку начнут с того дня, когда страхователь подал в Пенсионный фонд РФ расчет по форме РСВ-1 ПФР . Длиться такая проверка может три месяца с этой даты (ч. 2 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

При проведении камеральной проверки сотрудники фонда руководствуются статьей 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Правления ПФР от 31 июля 2014 г. № 323р.

Камеральную проверку проводят на территории фонда. Поэтому, кроме самого расчета, сотрудники фонда могут использовать в ходе проверки лишь уже имеющиеся у них документы. К примеру:

расчеты страховых взносов, представленные раньше;

документы, которые страхователь подал с первоначальными расчетами, – если речь идет о камеральной проверке уточненного расчета;

выписки из регистров бухгалтерского или налогового учета;

другие документы, полученные от страхователя в порядке, установленном Законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Запросить же дополнительные документы сотрудники фонда вправе, только если в сданной отчетности они выявили какие-либо ошибки или противоречия. В этом случае они могут потребовать от организации устранить эти несоответствия. А также вправе запросить письменные или устные пояснения.

О выявленных ошибках (несоответствиях) проверяющие должны сообщить плательщику. Одновременно они направят требование внести исправления в расчет. Исполнить такое требование необходимо в течение пяти рабочих дней. Срок считайте со дня, следующего за тем, когда организация получила требование по ТКС или лично в руки. Если же требование пришло почтой, то оно считается полученным на шестой день с даты отправки, которая `указана в штампе. Вместе с пояснениями можете дополнительно представить в фонд документы, которые подтверждают достоверность данных. Например, выписки из регистров бухучета.

Такие правила установлены в частях 3–4 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Кроме того, в ходе камеральной проверки сотрудники ПФР могут вызвать плательщика взносов в территориальное отделение фонда для дачи устных пояснений (п. 3 ч. 1 ст. 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Вызов оформляется письменным уведомлением .

Ситуация: можно ли не исполнять требование Пенсионного фонда РФ представить письменные пояснения, если в этом документе не указаны конкретные ошибки и (или) противоречия, выявленные при камеральной проверке ?

Пенсионный фонд РФ вправе требовать от организации письменные пояснения, только если в отчетности есть ошибки и противоречия. При этом проверяющие обязаны сообщить организации о конкретных выявленных неточностях и одновременно могут потребовать письменные пояснения к ним. Об этом говорится в части 3 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Когда же ошибок и противоречий нет, у сотрудников фонда нет оснований требовать от страхователя пояснения. А если они все-таки запросили таковые без указания на конкретные ошибки и (или) противоречия, то данное требование можно не исполнять. Оно считается незаконным.

Совет: Ответить на незаконное требование ПФР все же стоит. Напишите, что требовать пояснения сотрудники ПФР могут, только если в расчете есть ошибки и противоречия (ч. 3 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А поскольку в полученном требовании об ошибках ничего не сказано, запрос выглядит необоснованным и организация не может его исполнить.

Общий порядок выездной проверки

Выездные проверки сотрудники фонда проводят, руководствуясь статьей 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р.

Такое контрольное мероприятие проходит, как правило, на территории плательщика взносов (т. е. организации-работодателя). Но есть исключение. Если у страхователя нет возможности предоставить помещение для проверки, тогда ее проведут в территориальном отделении ПФР. Об этом сказано в части 1 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Выездная проверка начинается с того, что сотрудники ПФР вручают плательщику взносов решение о проведении проверки . В таком документе должны быть обозначены состав проверяющих и проверяемый период, который не может быть больше трех лет (ч. 4–9 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Убедитесь, что такое решение есть на руках у проверяющих. А вместе с ним проверьте и служебные удостоверения. Если таких документов у них нет, то вы вправе не пускать с проверкой на территорию организации.

С предъявленным решением надо ознакомиться и поставить свою подпись. После этого сотрудник ПФР вручит требование о представлении документов . Кстати, если проверку проводят совместно с ФСС России, то от каждого фонда должно быть свое требование. И исполнять эти требования придется по отдельности независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

Выездная проверка заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении . В общей сложности выездная проверка не может длиться дольше двух месяцев (ч. 11, 14 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев (ч. 11 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Основанием для продления выездной проверки до четырех и (или) шести месяцев может стать:

получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;

форс-мажорные обстоятельства на территории, где проводится проверка;

наличие в составе проверяемой организации четырех и более обособленных подразделений;

непредставление (несвоевременное представление) организацией документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Об этом говорится в части 11.1 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Чтобы продлить срок выездной проверки, отделение ПФР, которое ее проводит, должно направить мотивированный запрос в вышестоящий орган фонда. На основе этого запроса руководитель (его заместитель) вышестоящего органа примет решение о продлении выездной проверки или откажет в таком продлении.

Такой порядок предусмотрен в части 11.2 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Виды выездных проверок

Выездные проверки бывают двух видов: плановые и внеплановые.

Плановые выездные проверки территориальные отделения ПФР могут проводить только совместно с территориальными отделениями ФСС России. План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на портале своего регионального отделения ФСС России. Учитывайте, что в этот график могут вноситься изменения.

Внепланово выездные проверки проводят лишь в определенных случаях. Например, при ликвидации или реорганизации организации. Об этом сказано в письме Минздравсоцразвития России от 22 февраля 2011 г. № 19-5/10/2-1748. Внеплановые проверки и ПФР, и ФСС России могут проводить отдельно.

Кстати, в совместных проверках, помимо сотрудников фондов, могут принимать участие еще и налоговые инспекторы. Их привлекают, чтобы проверить обоснованность применения пониженных тарифов страховых взносов, если организация:

Такой порядок установлен пунктом 2 части 5 статьи 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Какие документы может требовать ПФР при выездной проверке

Пенсионный фонд РФ может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые:

являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов;

подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов.

Об этом сказано в пункте 1 части 1 статьи 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Например, сотрудники ПФР могут требовать копии расчетных, расчетно-платежных, платежных ведомостей, документы, подтверждающие занятость во вредных условиях труда, договоры гражданско-правового характера и т. д.

Требовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки, сотрудники фонда не вправе (п. 2.3 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 5 мая 2010 г. № 120р). Например, они не могут требовать налоговые декларации, в которых фиксируются суммы страховых взносов.

Перечень документов, которые сотрудники фонда могут истребовать в ходе выездной проверки, приведен в пункте 7.4 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р. К ним, в частности, относятся:

учредительные документы;

приказы об учетной политике;

лицензии;

расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;

бухгалтерская отчетность, в том числе годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения;

регистры бухгалтерского (налогового) учета по расчетам с персоналом и подотчетными лицами, по социальному страхованию и обеспечению, по учету денежных средств;

карточки индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;

организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т. д.);

банковские и кассовые документы;

первичные документы, подтверждающие выплаты персоналу (например, ведомости по начислению и выдаче зарплаты, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц).

Дополнительно в ходе выездной проверки могут быть запрошены копии документов индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Перечень документов, подлежащих проверке, приведен в приложении 1 к Методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р.

Ситуация: может ли Пенсионный фонд РФ при проверке произвести выемку документов?

Перечень контрольных мероприятий, которые могут проводить должностные лица Пенсионного фонда РФ при выездной проверке, определен в статьях 36–37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Среди них:

доступ на территорию плательщика взносов;

истребование документов для проведения проверки.

Закон не дает сотрудникам ПФР права на выемку документов. Поэтому, даже если у них есть основания считать, что документы могут быть уничтожены, сокрыты или изменены, проводить такое мероприятие (в отличие от налоговых инспекторов) сотрудники фонда не могут.

Как подать документы по требованию ПФР

Представить копии документов по требованию проверяющих можно как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить. Для этого на них нужно сделать надпись «Верно», указать должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), поставить дату заверения и печать организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Заверить нужно каждую копию документа. Заверять подшивки, состоящие из копий нескольких документов, нельзя.

Документы, которые были истребованы в ходе проверки, нужно представить в течение 10 рабочих дней со дня вручения соответствующего требования (п. 4 ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Внимание: если не представить документы по требованию проверяющих в течение 10 рабочих дней, то организацию или предпринимателя оштрафуют на 200 руб. за каждый неподанный документ (ст. 48 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А ответственному сотруднику организации, в частности, ее руководителю, грозит денежное наказание в размере от 300 до 500 руб. (ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ).

Оформление результатов проверок

Результаты камеральной и выездной проверок сотрудники фонда оформляют по-разному.

Если по итогам камеральной проверки сотрудники ПФР не нашли ошибки, то акт проверки они не составляют и о таких результатах плательщику не сообщают. Если же есть нарушения, то проверяющие оформляют акт камеральной проверки . Они должны это сделать в течение 10 рабочих дней со дня окончания проверки.

Для выездной проверки иначе. В последний ее день проверяющие составляют справку о проведенной проверке . Далее в течение двух месяцев с даты оформления справки сотрудники ПФР составляют акт выездной проверки .

Формы актов проверок и требования к их содержанию установлены Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2016 N 1п . О сроках и способах вручения акта проверки см. Как оформляются результаты проверок внебюджетных фондов .

Не согласны с актом проверки или с его отдельными частями? Тогда в течение 15 рабочих дней со дня получения акта можете представить в территориальное отделение фонда свои письменные возражения (ч. 5 ст. 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Руководитель или заместитель руководителя территориального отделения фонда должен сообщить о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Он обязан сделать это, даже если возражений нет. Такой вывод следует из части 5 статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Ситуация: может ли территориальное отделение Пенсионного фонда РФ рассматривать материалы камеральной проверки в отсутствие представителей организации ?

Да, может, но только при условии, что плательщик взносов извещен о рассмотрении материалов.

Плательщик страховых взносов имеет право участвовать в рассмотрении материалов проверки (ч. 3 ст. 39 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Сотрудники фонда обязаны сообщить организации о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Такой вывод следует из части 5 статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Если организация не извещена о времени и месте рассмотрения материалов, то решение, принятое по результатам такого рассмотрения, может быть обжаловано в суде. Как правило, арбитражные суды признают такие решения недействительными (см., например, определение ВАС РФ от 28 мая 2012 г. № ВАС-6248/12, постановления ФАС Уральского округа от 4 апреля 2012 г. № Ф09-1776/12, Уральского округа от 24.10.2011 № Ф09-6782/11 по делу № А60-4659/2011, Дальневосточного округа от 28 февраля 2012 г. № Ф03-374/2012).

По результатам рассмотрения материалов проверки руководитель или заместитель территориального отделения ПФР выносит одно из двух возможных решений:

Решение должно быть вынесено в течение 10 рабочих дней по истечении срока, отведенного на подачу возражений по акту.

Такой порядок следует из частей 1 и 8 статьи 39 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Решение территориального отделения Пенсионного фонда РФ можно обжаловать в региональном отделении или в суде. Причем сделать это можно как одновременно, так и последовательно (ч. 2 ст. 54 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Читайте также: