Порядок хранения пенсионных дел в соответствии с законодательством рф

Подготовленные документы подшиваются специалистом отдела в обложку пенсионного дела в следующей последовательности:

- протокол назначения пенсии;

- бланк "Исчисление стажа работы";

- заявление о назначении пенсии;

- представление и документы, подтверждающие общий трудовой стаж и стаж, дающий право на пенсию за работу с особыми условиями труда или за выслугу лет;

- справка о заработке;

- расчет индивидуального коэффициента заработка;

- выписка из акта освидетельствования в МРЭК;

- иные документы, предусмотренные законодательством для соответствующего вида пенсии.

Все листы пенсионного дела нумеруются, и номера листов, содержащих сведения о стаже работы, вносятся в графу 1 бланка "Исчисление стажа работы".

Повторные справки МРЭК подшиваются последовательно в конце пенсионного дела.

Компьютерные распечатки о назначении и перерасчете пенсий, полученные из Центра по начислению и выплате пенсий и пособий, подклеиваются на внутренней стороне обложки пенсионного дела с левой стороны. Запросы и иная переписка по пенсионному делу хранятся в приклеенном на правой обложке пенсионного дела конверте.

Документы для назначения (перерасчета) пенсии могут быть исполнены на компьютере.

При назначении пенсии семье умершего пенсионера в пенсионное дело подшиваются пенсионное дело умершего и другие документы, необходимые для назначения пенсии, в указанном выше порядке.

В случае назначения пенсии двум и более иждивенцам по желанию заявителя может быть оформлено одно или несколько (на каждого иждивенца) пенсионных дел. При этом первичные документы о стаже, заработке и смерти кормильца подшиваются в одном пенсионном деле, а в другие пенсионные дела подшиваются копии названных документов и указывается номер пенсионного дела, где находятся подлинные документы.

Если иждивенцы проживают в разных районах, то копии документов удостоверяются отделом социальной защиты, который первым принял их в подлинниках.

Подготовленное пенсионное дело передается для проверки главному специалисту. Главный специалист, изучив документы и проверив правильность расчета пенсии и оформления пенсионного дела, расписывается на бланке "Расчет пенсии".

Если в подготовленном пенсионном деле выявлена ошибка или документы требуют дооформления, главный специалист поручает устранение недостатков специалисту участка.

Проверенное главным специалистом пенсионное дело передается руководителю отдела, а в необходимых случаях – в Комиссию. При этом копии документов, не удостоверенные в установленном законодательством порядке, руководитель отдела заверяет своей подписью и печатью отдела.

Подлинники документов, за исключением справок о стаже работы и заработке и документов, определяющих основания отказа в назначении пенсии, после вынесения решения возвращаются представителю нанимателя, исправительно-трудового учреждения или заявителю под расписку на оборотной стороне бланка заявления. В пенсионное дело подшиваются их копии.

Отказные пенсионные дела подшиваются в установленном выше порядке.

После вынесения решения о назначении пенсии пенсионное дело возвращается специалисту отдела (участка), который вносит в журнал регистрации заявлений и представлений… соответствующие записи: дату принятия решения, продолжительность общего и специального стажа работы, период, за который исчислен заработок для определения индивидуального коэффициента, индивидуальный коэффициент фактического заработка пенсионера и размер пенсии на дату назначения, срок ее назначения (перерасчета). Исправление записей не допускается.

Данные, содержащиеся в журнале, являются основанием для восстановления пенсионных дел в случае их утраты.

После заполнения журнала пенсионное дело в течение 3 дней передается в Центр по начислению и выплате пенсий и пособий для оформления документов на выплату пенсии.

В случаях, когда оформление документов на выплату пенсии производится непосредственно в отделе, порядок передачи соответствующей информации в Центр по начислению и выплате пенсий и пособий определяется отделом по согласованию с Центром.

При переводе с одной пенсии на другую на лицевой стороне обложки пенсионного дела зачеркивается название прежнего вида пенсии и подчеркивается название нового вида пенсии. В дело подшиваются решение отдела или Комиссии о переводе на другой вид пенсии и представленные дополнительно документы.

Контроль и ответственность за организацию и соблюдение порядка оформления и ведения дел по назначению пенсий возлагается на руководителя отдела.

Действующие пенсионные дела хранятся в порядке номеров.

Пенсионные дела пенсионеров, проживающих в доме-интернате (пансионате, территориальном центре) для престарелых и инвалидов, а также пенсионеров, находящихся в местах лишения свободы, хранятся в отделе того района, на территории которого расположен дом-интернат (пансионат, территориальный центр) для престарелых и инвалидов, исправительное учреждение, и который производит выплату пенсии.

Пенсионные дела пенсионеров, над которыми установлена опека, хранятся в отделе по месту жительства опекуна.

Пенсионные дела, по которым выплата пенсий прекращена (приостановлена), заносятся в реестр архивных дел отдела с указанием фамилии, имени, отчества получателя пенсии, номера пенсионного дела, места жительства и срока хранения пенсионного дела. Указанные пенсионные дела хранятся в архиве отдела в алфавитном порядке.

Отказные пенсионные дела хранятся в архиве отдела отдельно в алфавитном порядке.

Ответственность за сохранность архивных документов возлагается на одного из работников отдела приказом руководителя отдела.

Сроки хранения документов и пенсионных дел в архиве отдела определяются в порядке, установленном государственной архивной службой.

Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Просим помочь в правильном установлении сроков хранения документов негосударственного пенсионного фонда. В негосударственный пенсионный фонд ежегодно должны присылаться справки с места жительства. Объем их огромен. По идее, они должны подкладываться в дела пенсионеров, но фактически формируются нами в отдельные дела по годам. Сколько лет нужно хранить эти справки?

Есть еще ряд вопросов, связанных со сроками хранения пенсионных документов. Есть понятия – пенсионное дело, выплатное дело, заявления благоприобретателей (наследников), решения Фонда о выплате благоприобретателям, ну и ряд журналов регистрации – документов: Журнал учета пенсионных дел Участников и Журнал регистрации договоров об обязательном пенсионном страховании, Журнал регистрации документов к Договорам о НПО, получаемых от вкладчика. Помогите правильно сориентироваться в установлении сроков хранения для этих документов.

Что говорит законодательство?

С начала поговорим о нормативно-правовом регулировании документирования деятельности негосударственных фондов и сроках хранения их документов. Общие требования были установлены в законе «О негосударственных пенсионных фондах».

Фонд обязан обеспечивать сохранность документов по пенсионным счетам негосударственного пенсионного обеспечения в течение трех лет начиная со дня исполнения своих обязательств по пенсионному договору.

Фонд обязан обеспечивать сохранность документов по пенсионным счетам накопительной части трудовой пенсии в течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти – в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел 1 в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Кроме упомянутого закона 1998 года, отдельные требования содержатся в подзаконных нормативных актах. Для вашего удобства систематизируем их в табличной форме (см. Таблицу на следующей странице).

В дополнение к этому в текстах договоров, заключаемых Пенсионными фондами, также могут быть установлены сроки хранения документов.

6.3.13. Обеспечить сохранность учетных документов по ведению именного пенсионного счета Участника в течение 3 лет после выполнения обязательств по Договору.

Что можно порекомендовать?

С моей точки зрения, за основу нужно, конечно, брать требования законодательства.

Что касается сроков хранения различного рода журналов регистрации, то при их установлении необходимо учитывать, какую роль в деловой деятельности пенсионного фонда они играют, как используются. Еще нужно принять во внимание то, что в случае различного рода споров и судебных разбирательств, как правило, суды не принимают их как однозначное доказательство на том основании, что журналы находятся под полным контролем организации и могут быть в любой момент ею модифицированы.

Что касается справок о регистрации по месту жительства, то я бы тоже не стала подкладывать их в пенсионные дела. Формирование их по годам, с моей точки зрения, более оптимальный вариант.

При установлении сроков хранения этих документов прежде всего исходите из общего срока исковой давности (3 года). Вторым моментом, который необходимо продумать, является обеспечение сохранности последней полученной от застрахованного лица справки на протяжении срока хранения его пенсионного дела. Совершенно понятно, что при формировании справок в дела по годам это возможно только при использовании информационных технологий.

Если, например, в Фонде ведется база данных о справках, полученных от застрахованных лиц, то при проведении работ по выделению документов с истекшими сроками хранения к уничтожению можно автоматически сформировать список застрахованных лиц, которые не представили справки в последующие годы. Эти «последние» справки можно тогда изъять из дел, выделяемых к уничтожению, и либо сформировать в отдельные дела, либо поместить в пенсионные дела застрахованных лиц. Остальные справки за соответствующий год можно уничтожить по актам.

Никакими нормативными документами порядок организации работы с документами пенсионных фондов пока не урегулирован, поэтому желательно закрепить его в ваших внутренних нормативных документах.

С моей точки зрения, одним из способов решения проблемы могла бы стать разработка специализированного Перечня документов со сроками хранения для негосударственных пенсионных фондов, например, Национальной ассоциацией негосударственных пенсионных фондов, и его согласование с Росархивом. В отсутствие такого Перечня каждому негосударственному пенсионному фонду придется решать подобные вопросы самостоятельно.

При этом стоит учитывать, что положения статьи 13.25 КоАП РФ распространяются и на негосударственные пенсионные фонды, поэтому преждевременная утрата документов может привести к серьезным штрафным санкциям.

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –

– влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

Минтруд предлагает уменьшить срок хранения закрытых выплатных пенсионных дел в два раза - с 40 до 20 лет, передает "РГ" .

Об этом говорится в проекте приказа ведомства, размещенном для общественного обсуждения. В пояснительной записке отмечается, что сейчас территориальные подразделения Пенсионного фонда России хранят около 60 млн закрытых выплатных дел (каждое в среднем составляет 100 листов). Такое количество документов занимает 23% от общих площадей архивов в территориальных органах ПФР. В каждом деле имеются все записи о дате и основании назначения пенсии, каждой выплаченной пенсии и способе ее доставки. Дело закрывается либо после смерти человека, либо после того, как он утрачивает право на выплату.

Как подчеркивают в Минтруде, люди очень редко запрашивают данные о выплатах пенсий 30-40 лет назад. Таких обращений - не более 1%. Как правило, справки еще запрашиваются по пенсиям, которые выплачивались 15-20 лет назад. Но более дальний срок уже россиян практически не интересует. "В этой связи возникает необходимость в оптимизации срока хранения закрытых выплатных дел, документов о выплате и доставке, и дел об отказе в назначении соответствующих пенсий, образующихся в процессе деятельности территориальных органов ПФР, - поясняют в ведомстве. - Срок хранения выплатных дел получателей страховой пенсии по старости, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению предлагается сократить с 40 до 20 лет". А в отношении выплатных дел получателей пенсий по инвалидности предлагается установить срок хранения до даты назначения пенсии по старости, начиная с даты прекращения выплаты соответствующей пенсии, а в случае смерти получателя - 5 лет с даты прекращения выплаты соответствующей пенсии.

Изменение срока хранения выплатных дел получателей страховой пенсии по инвалидности обусловлено тем, что при достижении человеком общеустановленного возраста, дающего право на страховую пенсию по старости, получатели страховых пенсий по инвалидности переходят в категорию получателей пенсий по старости, и соответственно выплатное дело из категории закрытого переходит в категорию действующего выплатного дела.

По делам получателей страховых и государственных пенсий по случаю потери кормильца предлагается сократить срок хранения с 30 до 10 лет, так как востребованность документов из материалов таких выплатных дел выявляется в первые годы после установления данной выплаты. В дальнейшем выплатное дело теряет свою актуальность. Кроме того, срок хранения выплатных дел получателей пенсии из числа детей-инвалидов и инвалидов с детства (независимо от вида получаемой пенсии) не изменен по причине актуальности выплатного дела в целях установления досрочной пенсии по старости родителям, опекунам инвалидов с детства.

Одновременно в соответствии с положениями Правил обращения за страховой пенсией, фиксированной выплатой к страховой пенсии с учетом повышения фиксированной выплаты к страховой пенсии, накопительной пенсией, в том числе работодателей, и пенсией по государственному пенсионному обеспечению, их назначения, установления, перерасчета, корректировки их размера, в том числе лицам, не имеющим постоянного места жительства на территории Российской Федерации, проведения проверок документов, необходимых для их установления, перевода с одного вида пенсии на другой территориальные органы Пенсионного фонда изготавливают копии таких документов, и (или) переводит их в электронную (цифровую) форму, заверяют и сразу возвращают их гражданину.

В Некрасовском районе Ярославской области в паре сотен метров от реки Волги стоят окруженные соснами, свежим воздухом и почти заповедной тишиной два "городских" кирпичных жилых дома: пятиэтажный семиподъездный и небольшой трехэтажный. Несмотря на всю благостность окружающего пейзажа, старожилы.

Правительство утвердило общие требования к форме и содержанию социального сертификата на получение государственной (муниципальной) услуги в соцсфере. Постановление вступает в силу 4 декабря.

Граждане с инвалидностью получают в Пенсионном фонде три вида пенсии: страховую, государственную и социальную, рассказали в ведомстве. Страховая пенсия полагается тем, кто проработал хотя бы один день, а значит имеет страховой стаж. В среднем ее размер составляет 9,8 тысячи рублей. Такую пенсию получают.

Около 40% трудоспособных инвалидов в работе не заинтересованы, поскольку у них сразу перестанет индексироваться пенсия, отменятся надбавки к ней и некоторые льготы, отмечают во Всероссийском обществе инвалидов.

В Ростовской области возникли проблемы с обеспечением инвалидов протезами и средствами реабилитации. В общественной организации "Опора" зафиксировали многочисленные жалобы донских инвалидов на несоблюдение сроков выдачи средств реабилитации.

Проще погасить ипотечные кредиты будет многодетным семьям. Правительственная комиссия по законопроектной деятельности одобрила поправки в законодательство, которые расширяют варианты использования выплаты в 450 тысяч рублей на улучшение жилищных условий. Их можно будет потратить на строительство дома.

С 1 декабря Пенсионный фонд России обрадовал: всю актуальную информацию о полагающихся им выплатах, пособиях или льготах россияне будут получать лично. О, это очень удобно, подумала я. И как корреспондент "КП-Коми" решила сразу узнать, что мне полагается, как молодой матери, ну и вообще как.

Верховный суд РФ защитил права инвалидов на получении пенсии: даже если врачи ошибочно присвоили гражданину такой статус, он не обязан возвращать социальные выплаты, поскольку обычный человек не может влиять на медицинских экспертов или оценивать правомерность их решений.

В будущем году в Челябинской области начнется более активное внедрение технологий социального контракта, направленное на помощь семьям, находящимся в трудной жизненной ситуации. На эти цели предусмотрено порядка 600 миллионов рублей.

Для установления инвалидности теперь достаточно будет приехать в бюро медико-социальной экспертизы единожды, повторные обращения граждан исключены. Вступило в силу постановление правительства, согласно которому дополнительная информация, которой не хватает для освидетельствования, должна запрашиваться.

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

О внесении дополнений и изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования"

Принят Государственной Думой 11 декабря 2002 года

Одобрен Советом Федерации 18 декабря 2002 года

(В редакции федеральных законов от 24.07.2009 № 213-ФЗ, от 03.12.2011 № 379-ФЗ, от 03.12.2012 № 242-ФЗ, от 21.07.2014 № 216-ФЗ, от 03.07.2016 № 250-ФЗ, от 01.04.2019 № 48-ФЗ)

Статья 1. Внести в Федеральный закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 14, ст. 1401; 2001, № 44, ст. 4149) следующие дополнения и изменения:

1. В наименовании слово "государственного" заменить словом "обязательного".

2. В преамбуле слова "о государственном пенсионном обеспечении (в части трудовых пенсий)" заменить словами "об обязательном пенсионном страховании".

1) абзац второй исключить;

2) абзац третий изложить в следующей редакции:

"застрахованное лицо - лицо, на которое распространяется обязательное пенсионное страхование, а также занятое на рабочем месте с особыми (тяжелыми и вредными) условиями труда лицо, за которое уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации;";

3) в абзаце четвертом слово "работодатели" заменить словом "страхователи", слова "(в отношении граждан, имеющих право на государственное пенсионное обеспечение в соответствии с Законом Российской Федерации "О государственных пенсиях в Российской Федерации")" заменить словами "(в отношении застрахованных лиц в соответствии с Федеральным законом от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации")", слова "коллегии адвокатов в отношении адвокатов," исключить, слово "работодатель" заменить словом "страхователь";

4) абзацы пятый и шестой изложить в следующей редакции:

"физические лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы, - застрахованные лица: индивидуальные предприниматели, адвокаты, частные детективы, занимающиеся частной практикой нотариусы и иные категории граждан, уплачивающие страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в виде фиксированных платежей в соответствии с Федеральным законом от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации";

страховые взносы - страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, а также страховые взносы, уплачиваемые страхователями в Пенсионный фонд Российской Федерации за застрахованных лиц - работников, являющихся субъектами профессиональных пенсионных систем, для реализации ими пенсионных прав в соответствии с законодательством Российской Федерации о профессиональных пенсионных системах;";

5) абзац седьмой исключить;

6) в абзаце восьмом слова "для целей государственного пенсионного страхования" заменить словами "для реализации пенсионных прав в соответствии с законодательством Российской Федерации";

7) в абзаце девятом слово "Федерации." заменить словом "Федерации;";

8) дополнить абзацами следующего содержания:

"специальная часть индивидуального лицевого счета - составная часть индивидуального лицевого счета застрахованного лица, в которой учитываются сведения о поступивших за данное застрахованное лицо страховых взносах, направляемых на обязательное накопительное финансирование трудовых пенсий, доходе от инвестирования и выплатах, произведенных за счет средств пенсионных накоплений в соответствии с Федеральным законом от 17 декабря 2001 года № 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации";

профессиональная часть индивидуального лицевого счета - составная часть индивидуального лицевого счета застрахованного лица - субъекта профессиональной пенсионной системы, в которой отражаются сведения о суммах страховых взносов, уплаченных страхователем за застрахованное лицо за периоды его трудовой деятельности на рабочих местах с особыми (тяжелыми и вредными) условиями труда (профессиональный стаж), доходе от инвестирования, выплатах и другие сведения, необходимые для реализации пенсионных прав в соответствии с законодательством Российской Федерации о профессиональных пенсионных системах;

профессиональный стаж застрахованного лица - суммарная продолжительность периодов его трудовой деятельности на рабочих местах с особыми (тяжелыми и вредными) условиями труда, в течение которых в его пользу страхователем уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации.".

1) в абзацах втором - четвертом слово "пенсия" в соответствующих числах и падежах заменить словами "трудовая пенсия" в соответствующих числах и падежах;

2) в абзаце седьмом слово "пенсий" заменить словами "трудовых пенсий", слова "государственного пенсионного обеспечения" заменить словами "обязательного пенсионного страхования";

3) в абзаце восьмом слово "государственных" исключить.

1) в абзацах первом и втором слово "государственного" заменить словом "обязательного";

2) абзац пятый дополнить словами ", в том числе для реализации пенсионных прав в соответствии с законодательством Российской Федерации о профессиональных пенсионных системах";

3) абзац шестой изложить в следующей редакции:

соответствия сведений о суммах страховых взносов, представляемых каждым страхователем, в том числе физическим лицом, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, для индивидуального (персонифицированного) учета, сведениям о фактически уплаченных и поступивших суммах страховых взносов;";

4) в абзаце седьмом слово "пенсии" заменить словами "трудовой пенсии", дополнить словами ", в том числе для реализации застрахованными лицами пенсионных прав в соответствии с законодательством Российской Федерации о профессиональных пенсионных системах".

6. В статье 5 слово "государственного" заменить словом "обязательного".

7. Статью 6 изложить в следующей редакции:

"Статья 6. Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица

1. На территории Российской Федерации на каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд Российской Федерации открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, содержащим контрольные разряды, которые позволяют выявлять ошибки, допущенные при использовании этого страхового номера в процессе учета.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица состоит из общей, специальной и профессиональной частей (разделов).

2. В общей части индивидуального лицевого счета застрахованного лица указываются:

1) страховой номер;

2) фамилия, имя, отчество, фамилия, которая была у застрахованного лица при рождении;

3) дата рождения;

4) место рождения;

6) адрес постоянного места жительства;

7) серия и номер паспорта или удостоверения личности, дата выдачи указанных документов, на основании которых в индивидуальный лицевой счет включены сведения, указанные в подпунктах 1 - 6 пункта 2 настоящей статьи, наименование выдавшего их органа;

9) дата регистрации в качестве застрахованного лица;

10) периоды трудовой и (или) иной деятельности, включаемые в страховой стаж для назначения трудовой пенсии, а также страховой стаж, связанный с особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

11) иные периоды, засчитываемые в страховой стаж в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 17 декабря 2001 года № 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации";

12) заработная плата или доход, на которые начислены страховые взносы в соответствии с законодательством Российской Федерации;

13) сумма начисленных страхователем данному застрахованному лицу страховых взносов;

14) суммы уплаченных и поступивших за данное застрахованное лицо страховых взносов;

15) сведения о расчетном пенсионном капитале, включая сведения о его индексации;

16) сведения об установлении трудовой пенсии и индексации ее размера, включая страховую часть трудовой пенсии;

17) сведения о закрытии индивидуального лицевого счета застрахованного лица.

3. В специальной части индивидуального лицевого счета застрахованного лица указываются:

1) суммы страховых взносов, поступивших на накопительную часть трудовой пенсии;

2) сведения о выборе застрахованным лицом инвестиционного портфеля (управляющей компании);

3) сведения, отражающие результаты ежегодной передачи средств пенсионных накоплений на инвестирование управляющим компаниям;

4) сведения, отражающие результаты временного размещения средств пенсионных накоплений в период до отражения их в специальной части индивидуального лицевого счета;

5) сведения, отражающие учет дохода от инвестирования средств пенсионных накоплений;

6) сведения, отражающие учет необходимых расходов на инвестирование средств пенсионных накоплений;

7) сведения о передаче средств пенсионных накоплений от одной управляющей компании другой;

8) сведения о передаче средств пенсионных накоплений в негосударственный пенсионный фонд;

9) сведения о передаче средств пенсионных накоплений из негосударственного пенсионного фонда в Пенсионный фонд Российской Федерации;

10) суммы произведенных выплат за счет средств пенсионных накоплений.

4. В профессиональной части индивидуального лицевого счета застрахованного лица указываются:

1) суммы страховых взносов, дополнительно уплаченных и поступивших за застрахованное лицо, являющееся субъектом профессиональной пенсионной системы;

2) суммы инвестиционного дохода;

3) продолжительность профессионального стажа;

4) суммы произведенных выплат.

5. Специальная и профессиональная части индивидуального лицевого счета могут содержать также другие сведения, передаваемые в Пенсионный фонд Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. Содержащиеся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица сведения систематически уточняются и дополняются.

7. Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится в Пенсионном фонде Российской Федерации в течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти - в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел.

(Абзац утратил силу - Федеральный закон от 01.04.2019 № 48-ФЗ)

8. Сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, относятся к категории конфиденциальной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.".

8. (Утратил силу - Федеральный закон от 01.04.2019 № 48-ФЗ)

абзацы первый и второй изложить в следующей редакции:

"1. Сведения о застрахованных лицах представляются страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы.

Страхователь представляет в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о всех лицах, работающих у него по трудовому договору, а также заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, за которых он уплачивает страховые взносы.";

в абзаце третьем слова "Граждане, самостоятельно уплачивающие страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации" заменить словами "Физические лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы", слова "плательщиков страховых взносов государственного пенсионного страхования" заменить словом "страхователей", слова "работодателями и лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы" заменить словами "страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы";

2) в абзаце втором пункта 2 слова "плательщиками страховых взносов государственного пенсионного страхования" заменить словом "страхователями";

3) в пункте 3 слова "работодателей и граждан, самостоятельно уплачивающих страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации" заменить словами "страхователей, в том числе физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы", слово "работодателями" заменить словом "страхователями";

в абзаце первом слово "трудовом" заменить словом "страховом", слова "работодателями и гражданами, самостоятельно уплачивающими" заменить словами "страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими", слово "государственного" заменить словом "обязательного";

в абзаце третьем слово "трудовом" заменить словом "страховом".

10. Дополнить статьей 81 следующего содержания:

"Статья 81. Общие правила учета сведений о застрахованных лицах в системе индивидуального (персонифицированного) учета

Пенсионный фонд Российской Федерации осуществляет прием и учет сведений о застрахованных лицах в системе индивидуального (персонифицированного) учета, а также внесение указанных сведений в индивидуальные лицевые счета застрахованных лиц в порядке и сроки, которые определяются Правительством Российской Федерации.".

1) в наименовании слово "работодателем" заменить словом "страхователем";

в абзаце первом слово "Работодатель" заменить словом "Страхователь", слова "подпунктами 1 - 9" заменить словами "подпунктами 1 - 8";

в абзаце втором слово "государственного" заменить словом "обязательного";

абзац третий исключить;

в абзаце четвертом слово "трудового" заменить словом "страхового", слово "государственного" заменить словом "обязательного";

в абзаце пятом слова "плательщика страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации" заменить словом "страхователя";

(Абзац утратил силу - Федеральный закон от 01.04.2019 № 48-ФЗ)

в абзаце втором слово "государственного" заменить словом "обязательного", слово "работодатель" в соответствующих падежах заменить словом "страхователь" в соответствующих падежах;

абзац третий исключить;

в абзаце четвертом слово "трудового" заменить словом "страхового", слово "государственного" заменить словом "обязательного", слова "подпунктами 1 - 9" заменить словами "подпунктами 1 - 8", слово "работодатель" в соответствующих падежах заменить словом "страхователь" в соответствующих падежах;

4) в пункте 3 слово "работодателю" заменить словом "страхователю", слово "государственного" заменить словом "обязательного", слова "подпунктами 1 - 9" заменить словами "подпунктами 1 - 8".

1) в наименовании слова "гражданином, самостоятельно уплачивающим страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации" заменить словами "физическим лицом, самостоятельно уплачивающим страховые взносы";

в абзаце первом слова "Гражданин, самостоятельно уплачивающий страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации" заменить словами "Физическое лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы", слова "подпунктами 1 - 9" заменить словами "подпунктами 1 - 8";

в абзаце втором слово "государственного" заменить словом "обязательного";

в абзацах третьем и четвертом слова "плательщика страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации" заменить словом "страхователя";

(Абзац утратил силу - Федеральный закон от 01.04.2019 № 48-ФЗ)

в абзаце втором слово "государственного" заменить словом "обязательного";

в абзаце третьем слова "плательщика страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации" заменить словом "страхователя", слово "государственного" заменить словом "обязательного", слова "подпунктами 1 - 9" заменить словами "подпунктами 1 - 8"; в абзаце четвертом слова "плательщика страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации" заменить словом "страхователя";

4) дополнить пунктом 3 следующего содержания:

"3. Граждане Российской Федерации, работающие за пределами территории Российской Федерации и добровольно вступившие в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию, а также физические лица, уплачивающие страховые взносы за других физических лиц (физическое лицо) в соответствии с законодательством Российской Федерации, представляют в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, предусмотренные подпунктами 1 - 8 пункта 2 статьи 6 настоящего Федерального закона, в порядке, установленном пунктами 1 и 2 настоящей статьи.".

1) в наименовании слово "трудовом" заменить словом "страховом";

2) в пункте 1 слова "Плательщики страховых взносов государственного пенсионного страхования" заменить словом "Страхователи", слова "в качестве плательщиков указанных страховых взносов" исключить, слово "трудовом" заменить словом "страховом";

абзац первый изложить в следующей редакции:

"2. Страхователь представляет один раз в год, но не позднее 1 марта о каждом работающем у него застрахованном лице сведения, в которых указывает:";

в подпунктах 3 и 4 слово "работодателем" заменить словом "страхователем";

в подпункте 5 слова "в специальный стаж" заменить словами "в стаж на соответствующих видах работ", слова ", выслугой лет, работой на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению" исключить;

(Абзац утратил силу - Федеральный закон от 03.07.2016 № 250-ФЗ)

подпункт 8 исключить;

подпункт 9 считать подпунктом 8 и в нем слово "пенсии." заменить словами "трудовой пенсии;";

дополнить подпунктами 9 и 10 следующего содержания:

"9) суммы страховых взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом профессиональной пенсионной системы;

10) периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом профессиональной пенсионной системы.";

(Абзац утратил силу - Федеральный закон от 03.07.2016 № 250-ФЗ)

4) пункт 3 изложить в следующей редакции:

"3. При ликвидации или снятии с учета в качестве страхователя он представляет сведения, предусмотренные пунктом 2 настоящей статьи, вместе с другими документами о снятии с учета.";

в абзаце первом слово "работодателем" заменить словом "страхователем";

в абзаце втором слова "на пенсию" заменить словами "на трудовую пенсию";

абзац третий изложить в следующей редакции:

"В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные пунктом 2 настоящей статьи, и получить письменное подтверждение от застрахованного лица передачи ему этих сведений.";

6) (Утратил силу - Федеральный закон от 03.12.2011 № 379-ФЗ)

7) пункты 6 и 7 изложить в следующей редакции:

(Абзац утратил силу - Федеральный закон от 03.12.2011 № 379-ФЗ)

7. Сведения о застрахованных лицах, указанных в пункте 3 статьи

Святая святых каждой организации – это не кабинет генерального директора, а архивные фонды, в которых среди прочих хранятся документы, необходимые для начисления пенсий.

Важность правильного хранения документов персонифицированного учета очевидна для руководства, но на деле появляется ряд проблемных ситуаций, которые возникают вследствие несоблюдения сроков хранения документов.

С 2002 года в деятельности больших и малых организаций добавилась трудоемкая работа, связанная с подготовкой целого массива персональной информации, и причиной тому стала проводимая в нашей стране пенсионная реформа.

Перед руководителями компаний возникла новая задача: как эффективно организовать работу уникального в своем роде архива документов индивидуального (персонифицированного) учета, которые являются основным носителем данных для обеспечения пенсионных прав граждан.

Документы персонифицированного учета являются столь же важной частью документального фонда организации, как, например, и документы бухгалтерской отчетности. В российской практике нередки случаи возбуждения судебных дел на основании исков бывших сотрудников предприятий, которые по причине халатного отношения компаний к вопросам хранения документов не смогли получить доступ к сведениям социальной значимости.

Буквы закона

Для эффективной работы системы персонифицированного учета (в том числе в архиве организации) в первую очередь необходимо вооружиться следующими законами:

Важно: обратите внимание на изменения, внесенные в законодательство об индивидуальном (персонифицированном) учете с 1 января 2012 г., которые затронули отдельные положения принятых ранее федеральных законов и приказа Министерства финансов, касающегося бюджетной классификации РФ.

Технологическая основа

Пенсионная реформа, которая в этом году отпразднует 10-летний мини-юбилей, основана на модели, организованной по страховому принципу. Это значит, что в отличие от старой системы обеспечения пенсионных прав граждан начисление пенсии определяется не только стажем работы, но и размером заработной платы и пенсионных взносов.

В качестве технологической базы настоящей пенсионной системы выступает обслуживание индивидуального лицевого счета, включающего персональные данные, которые служат основой для будущих начислений пенсии.

Страхователи (юридические лица) играют роль поставщиков информации о застрахованном лице (работнике) в архивы территориальных органов Пенсионного фонда РФ. Полученные сведения с заданной законом периодичностью аккумулируются на лицевом счете застрахованного лица (сотрудника организации).

Важно помнить о том, что взаимодействие в отношении пенсионных прав осуществляется не только по линии страхователь – Пенсионный фонд, но и страхователь – застрахованное лицо: компания обязана бесплатно предоставить каждому сотруднику копию сведений, направляемых в социальные органы (ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем или ведете частную практику (адвокат, нотариус, частный детектив и др.), то законом предусмотрена прямая схема внесения страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Физические лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы, не сталкиваются с таким колоссальным объемом информации, необходимой для обеспечения пенсионных прав, как юридические лица. Однако это не освобождает их от незнания основных правил ведения документации персонифицированного учета, включая сроки хранения документов.

Путь документов

Итак, первоначальным источником информации, которая впоследствии вносится в базу данных, необходимую для составления отчетности по персонифицированному учету, является сотрудник. Образно говоря, с него сканируется персональная информация (см. закон «О персональных данных»), которая заносится в личную карточку работника.

Срок хранения этого документа, данные которого учитываются при формировании отчетных форм для ПФР, составляет 75 лет. Этот документ может понадобиться в том случае, если информация о работнике, включая его трудовой стаж, по каким-то причинам была утеряна из электронных баз данных организации или Пенсионного фонда.

Вторая группа документов, имеющая отношение к персонифицированному учету, это расчетные и платежные ведомости по заработной плате, а также лицевой счет сотрудника. Они необходимы в ситуации, когда требуется подтвердить размер и сроки выплаты денежных средств работнику организации. Несмотря на то что ведомости и лицевой счет являются видами бухгалтерских документов, типовым перечнем установлены сроки хранения 75 лет, как и для дел по личному составу.

Все эти документы живут в непосредственной связи с документами персонифицированного учета, однако непосредственные формы отчетности организации перед ПФР являются отдельным документальным потоком.

В сроки, установленные законодательством РФ, организация (или физические лица, уплачивающие страховые взносы самостоятельно), обязаны предоставить документы персонифицированного учета в территориальные органы Пенсионного фонда (на ежеквартальной основе, но не позднее 20 дней по окончании квартала, см. Федеральный закон от 24.07.2009 №212-ФЗ). Важно отметить, что это могут быть сведения, представленные как в бумажном, так и электронном виде по каналам связи. Если в вашей компании работает более 50 человек, то закон не оставляет вам выбора: документы персонифицированного учета должны быть представлены в электронной форме. При этом страхователям с численностью меньше 50 человек не запрещается подавать расчеты в электронном виде (ч. 10 ст. 15 закона №212-ФЗ).

Независимо от того, в каком формате были поданы документы, закон предусматривает единые сроки их хранения. Срок хранения документов органами Пенсионного фонда зависит от того вида данных, которые в них записаны. Документы, содержащие информацию о страховых взносах и страховом стаже, остаются на хранении не менее 6 лет с момента назначения пенсии. Срок хранения для всех остальных документов составляет не менее 3 лет (см. Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах № 987н).

Интересная ситуация может возникнуть в случае уничтожения документов персонифицированного учета после окончания сроков их хранения. Через 3-6 лет возникает необходимость уничтожения документов, которая, согласно закону, может быть проведена только после ознакомления застрахованного лица с информацией, содержащейся в его лицевом счете, и вручения ему указанных сведений.

Весь этот поток документов, который генерируется в компании и поступает в Пенсионный фонд, в итоге аккумулируется на лицевом счете, который имеет статус документа (не просто информации), на основании которого принимаются правовые решения в отношении пенсионных прав граждан.

Потенциальная проблема с хранением данных на лицевом счете застрахованного лица связана с возможностью вносить дополнительные изменения, что может поставить под сомнение подлинность некоторых сведений. Даже если неверной окажется одна запись, то вся информация, хранящаяся на лицевом счету сотрудника, может оказаться недействительной. Поэтому в данной ситуации остро встает вопрос о недопущении несанкционарованного доступа к базам данных. Срок хранения информации на индивидуальном лицевом счете не ограничен фиксированным промежутком времени. Он хранится в течение всей жизни застрахованного лица (см. ст. 6 Федеральный закон № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»), а после смерти на протяжении срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел.

Читайте также: