Истребования документов по збр пфр

По десятому разу требовать представления одних и тех же документов способны не только налоговики - во внебюджетных фондах умеют это делать ничуть не хуже. И если налоговым инспекциям во многих случаях повторное истребование документов прямо запрещено НК РФ (Пункт 5 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ), то в отношениях с фондами такой однозначности нет.
Закон, который регулирует отношения плательщиков обязательных страховых взносов с органами контроля за их уплатой - ПФР и ФСС (Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах. " (далее - Закон N 212-ФЗ)), прямо не запрещает фондам повторно запрашивать у вас документы. Закон лишь оговаривает, что фонды вправе требовать документы (Пункт 1 ч. 1 ст. 29, ч. 1 ст. 37 Закона N 212-ФЗ), а плательщики взносов обязаны их представлять (Пункт 4 ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Закона N 212-ФЗ).
И если вы не хотите споров, то проще и безопаснее повторно запрошенные документы представить.

А как быть, когда у вас нет такой возможности (к примеру, документы утрачены либо в данный момент к ним нет доступа) или вы не хотите этого делать по каким-то другим причинам?

Ищем основания не сдавать документы повторно

Еще до того, как в НК РФ появился запрет на повторное истребование документов, налогоплательщикам удавалось доказать в суде, что такие требования - неправомерны (Постановления ФАС МО от 12.07.2007, 16.07.2007 N КА-А41/6588-07, от 29.06.2011 N КА-А40/5974-11; ФАС ПО от 28.02.2008 по делу N А72-4575/07-12/117). Возможно, это удастся и в отношении повторных требований из ПФР и ФСС.
Посмотрим, какие тут могут быть аргументы.
Аргумент 1. Требовать документы - право фондов (Пункт 1 ч. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ). Но заново запрашивать однажды полученные от страхователя и уже имеющиеся у фонда документы - злоупотребление этим правом, которое недопустимо. Именно так иногда расценивали суды повторные запросы документов налоговиками до начала действия запрещающей их нормы НК РФ (Постановления Пятнадцатого ААС от 18.05.2010 N 15АП-4108/2010; АС Пермской области от 11.08.2005 N А50-12714/2005-А8). Ведь запрос копий документов, которыми фонд уже располагает, обоснованным не назовешь, а он, между тем, заставляет организацию тратить время и другие ресурсы на копирование бумаг и доставку копий.
Аргумент 2. И при камеральных, и при выездных проверках фонд, помимо документов, представленных в ходе проверки, должен использовать те, которые у него уже имеются (Часть 1 ст. 34, ч. 5 ст. 39 Закона N 212-ФЗ). Следовательно, фонд не может заново запрашивать у вас ранее представленные ему документы (Постановление Восьмого ААС от 22.08.2011 по делу N А46-1922/2011).

Для справки
Представить документы нужно в течение 10 рабочих дней с момента получения требования фонда (Части 1, 2, 5 ст. 37, ч. 6 ст. 4 Закона N 212-ФЗ; Приложение N 21 к Приказу Минздравсоцразвития России от 07.12.2009 N 957н).
Фонд может продлить этот срок, если на следующий день после получения требования вы направите ему мотивированное уведомление о невозможности сдать все запрошенные документы в течение 10 рабочих дней (Часть 6 ст. 37 Закона N 212-ФЗ).
Штраф за непредставление документов составит:
- 50 руб. за каждый непредставленный документ с организации или предпринимателя (Часть 7 ст. 37, ч. 1 ст. 40, ст. 48 Закона N 212-ФЗ);
- от 300 до 500 руб. с должностных лиц организации (Часть 3 ст. 15.33 КоАП РФ).

Аргумент 3. Поскольку Закон N 212-ФЗ вовсе не устанавливает, сколько раз фонды вправе требовать, а страхователь обязан представлять один и тот же документ, следует применять по аналогии ограничение, установленное НК РФ (Часть 6 ст. 13 АПК РФ). Судьи уже не раз применяли к отношениям фондов и страхователей те защищающие права налогоплательщиков нормы НК РФ, которые законодатель не перенес оттуда в Закон N 212-ФЗ, когда превращал ЕСН в страховые взносы (в частности, последствия нарушения процедуры привлечения к ответственности) (Постановления Восьмого ААС от 08.09.2011 по делу N А70-3802/2011, от 01.09.2011 по делу N А70-3803/2011; Четвертого ААС от 06.09.2011 по делу N А19-9909/08-62, А19-7370/2011; ФАС УО от 01.04.2011 N Ф09-695/11-С2).
Аргумент 4. Дополнительно можно сослаться и на тенденцию последних лет в российском законодательстве: устанавливается запрет на истребование у граждан, в том числе предпринимателей, и у организаций документов, которые они однажды уже представляли госорганам (Пункт 2 ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"; п. 5 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Что и где обжаловать

Если вы решили не представлять повторно копии однажды сданных документов, вам нужно обжаловать в суде:
(или) само требование о представлении документов;
(или) решение фонда по итогам проверки о штрафе за непредставление документов и (или) о доначислении взносов, если причиной доначисления послужило непредставление ранее уже сданных фонду документов.
Также вы можете обжаловать требование или решение в вышестоящем органе фонда (Часть 1 ст. 54 Закона N 212-ФЗ). Однако это если и стоит делать, то лишь наряду с обращением в суд. Ведь несмотря на подачу административной жалобы, решение по проверке все равно вступит в силу через 10 рабочих дней после того, как фонд вручит его вам (Часть 6 ст. 4, ч. 12 ст. 39 Закона N 212-ФЗ), и начнется процедура взыскания начисленных сумм (Часть 3 ст. 22, ст. 19 Закона N 212-ФЗ). А вот суд по вашему ходатайству может приостановить действие оспариваемого решения или требования фонда (Часть 1 ст. 90, ч. 3 ст. 199 АПК РФ).
Для обжалования у вас должно быть доказательство первоначального представления в фонд запрошенных документов (отметка территориального органа ФСС или ПФР на описи представляемых ему документов либо отметка почты на описи вложения и уведомление о вручении - если вы воспользовались ее услугами для отправки документов).

Совет
Всегда составляйте подробный реестр сдаваемых госорганам, в том числе и фондам, документов и получайте на нем отметку о принятии, а если вы отправляете бумаги почтой - отметку почтового отделения на описи вложения.

Превращение ЕСН в страховые взносы не только сменило их администратора с налоговиков на фонды. Оно еще и лишило плательщиков защиты многих их прав, которые давал им НК РФ и которые не были перенесены из него в Закон N 212-ФЗ. Многие из этих прав, прежде чем они были закреплены в НК, пришлось годами отстаивать в судах. Запрет на повторное истребование документов - лишь одно из них.
Однако это вовсе не означает, что фондам разрешено то, что не позволено налоговикам. Как видим, суд может воспользоваться своим правом применять к отношениям между работодателями и фондами правила НК РФ по аналогии, ведь сходные отношения должны регулироваться одинаково.

Пенсионщики активно призывает работодателей сотрудничать в вопросе заблаговременной работы по назначению пенсий. Это займет у кадровика или бухгалтера не более 15 минут, уверены в ПФР. Как это осуществить, зачем это нужно, и есть ли в чем выгода для сотрудника и работодателя? Ответы дали в региональном отделении ПФР.

Зачем это нужно

Основная цель такого социального партнерства — сделать процесс назначения пенсии для граждан максимально комфортным.

Работодатель в рамках соглашения, заключенного с ПФР об электронном взаимодействии для назначения пенсии своим сотрудникам, берет на себя обязательства формировать электронный пакет документов о пенсионных правах работников и передавать их в органы ПФР.

Благодаря такой заботе, экономится рабочее время. Будущие пенсионеры не отвлекаются от трудовой деятельности, избавлены от самостоятельной подготовки документов и от визитов в ПФР, что не только упрощает для них получение госуслуги «Назначение пенсии», но делает её более качественной и доступной.

Так, например, в Хабаровском крае более 3,5 тысяч социально ответственных работодателей, заключивших с ПФР соглашение, реально помогли около 6 тыс. работников в назначении пенсии, избавив их от лишних визитов в ПФР.

Кстати, этот процесс пошел динамичнее после принятия Правительством края Распоряжения от 28.01.2016 № 15р «О дополнительных мерах по созданию условий для обеспечения доступности, повышения оперативности и качества предоставления жителям края государственной услуги по установлению пенсий», регламентирующего взаимодействие органов исполнительной и муниципальной власти с органами ПФР по всем социально чувствительным вопросам, в том числе и по вовлечению работодателей к социальному проекту Отделения ПФР.

Почему это важно

Практика работы с документами показывает, что зачастую записи в трудовой книжке содержат некорректное оформление: исправления в датах при приеме на работу, неразборчивые наименования организации, нечитаемые печати, исправления фамилии, неточное наименование должностей, отсутствие дополнительных сведений, подтверждающих факт работы, дающей право на досрочную страховую пенсию по старости и т.д. Все разночтения в документах требуют дополнительного времени на уточнения и различные запросы.

Например, запросы, направляемые в архивные органы края для уточнения того или иного периода работы, зарплаты, обрабатываются специалистами архивных учреждений в течение месяца. А если запрос по уточнению некорректных записей, внесенных в период работы, направляется за границу, тогда ответа приходится ждать от 3 до 12 месяцев.

Заблаговременная подготовка документов позволяет иметь полный пакет документов, необходимых для своевременного и правильного назначения пенсий ко дню обращения за ней, а это — залог учета пенсионных прав граждан в полном объеме.

Если такая работа проводится заблаговременно, то гражданин своевременно и в полном объеме может реализовать свои пенсионные права.

Стоит подчеркнуть, что заблаговременное обращение за оценкой документов не является обращением за установлением пенсии.

Алгоритм действий кадровика

Работодателям необходимо представить в ПФР:

— список лиц, выходящих на пенсию (мужчин в 60 лет, женщин в 55, для северных районов мужчин — в 55, женщин — 50);

— пакет сканированных документов, состоящий из заполненной анкеты работника, трудовой книжки (кроме записей о награждении), паспорта, СНИЛС.

Если ФИО не совпадают с документами, например, в трудовой книжке отсутствует запись об изменении ФИО, представляется свидетельство о браке (расторжении брака).

В пакете дополнительно могут быть представлены другие документы работника, например, справка из центра занятости, справка о заработной плате за период до 2002 года, военный билет, документы об очном образовании.

Важно отметить, что работодатель представляет документы на своего работника только с его письменного согласия. Данное согласие по общему правилу работник дает при приеме на работу и хранится оно в его личном деле, поэтому дополнительное письменное согласие не требуется.

После составления реестра, все отсканированные документы направляются в ПФР для их правовой оценки.

Параметры электронных документов

Документы обязательно сканируются в цветном изображении в формате jpeg или DjVu с расширением 300 точек на дюйм.

Каждый документ сканируется отдельно, если документ состоит из нескольких страниц, он сканируется последовательно в один файл с возможностью пролистывания.

Цветное изображение документов является обязательным условием, т.к. это важно при определении их подлинности и достоверности содержащейся в них информации. В черно-белом варианте большинство неточностей в документах распознать практически невозможно. Даже если внесенные в документ исправления верны, специалисту ПФР необходимо будет дополнительно запросить подтверждающую справку от работодателя, архивную выписку или копию приказа соответствующей организации, для того чтобы установить например продолжительность стажа и принять его в расчет при назначении пенсии.

Способы подачи заявления без явки в ПФР

Не ранее чем за месяц до наступления права на страховую пенсию по старости, гражданин подаёт заявление о её назначении и доставке.

Заявление о назначении пенсии может быть представлено в форме электронного документа через Личный кабинет гражданина на сайте ПФР или Единый портал государственных и муниципальных услуг.

Если будущий пенсионер работает, то такое заявление можно представить в кадровую службу по месту работы. Частью 3 статьи 21 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» работодателю предоставлено право обращаться в территориальные органы ПФР за установлением и доставкой страховой пенсии застрахованным лицам, состоящим в трудовых отношениях с ним, с их письменного согласия.

В развитие указанного положения Административный регламент предоставления Пенсионным фондом РФ государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, утвержденным приказом Минтруда от 19.01.2016 № 14н, предусматривает возможность направления работодателем заявления работника и документов, необходимых для установления пенсии, в электронном виде по защищенным каналам связи, заверенных усиленной квалифицированной подписью.

Таким образом, работники организаций, приобретающие право на пенсию, могут оформить её без явки в Пенсионный фонд.

Как оформить пенсию без документов

Основой расчета размера пенсии каждого гражданина являются данные, которые ПФР получил от самого гражданина и от работодателей: о периодах трудовой деятельности, местах работы, размере начисленных страховых взносов. Эти данные представлены в Личном кабинете гражданина в разделе «О сформированных пенсионных правах». Если гражданин считает, что какие-либо сведения не учтены или учтены не в полном объеме, то ему следует заблаговременно обратиться в территориальный орган ПФР по месту жительства или к работодателю для уточнения данных и представления их в ПФР.

Если же гражданин видит, что все сведения о его пенсионных правах учтены, он может подать заявление о назначении пенсии не только без визита в клиентскую службу ПФР, но и без представления в ПФР каких-либо документов (трудовой книжки) и справок о стаже.

Для этого гражданину после получения полной информаиции в Личном кабинете достаточно дать согласие на назначение страховой пенсии по этим сведениям.

Почему это хорошо для всех

Формирование электронного пакета документов о пенсионных правах работника и направление их в органы ПФР по ТКС не требует от страхователя-работодателя никаких дополнительных материальных вложений, т.к. она уже используются при сдаче сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Сама подготовка документов: их сканирование и направление в ПФР не занимает большое количество времени и не ложится каким-то финансовым бременем на плечи работника кадровой службы, уверены в ПФР.

Как показывает практика, время, затраченное на сканирование и передачу электронных документов в ПФР в среднем на 1 работника, составляет около 15 минут. Такое же время кадровый работник тратит на ксерокопирование документов и их постраничное заверение для выдачи их своему работнику для личного представления им в ПФР.

Если в среднем в организации численностью более 100 человек на пенсию в течение года выходит порядка 5-6, то в целом на всю работу по сканированию и направлению документов работодатель затрачивает около одного часа работы из расчета 6 человек в год. Это не так много. К тому же стоит учесть, что при отсутствии электронного взаимодействия с ПФР, кроме расхода бумаги, времени на копирование документов, их постраничное заверение, работник отвлекается от своих прямых обязанностей на визит с документами в ПФР.

Раньше все необходимые документы на назначение пенсии будущий пенсионер должен был самостоятельно предоставить в орган ПФР. Сегодня заботу об этом берут на себя социально ответственные работодатели.

Такое активное участие работодателя в оформлении пенсии своих сотрудников является дополнительным элементом «социального пакета», что, безусловно, выгодно отражается на качестве кадрового состава, обеспечении финансовой устойчивости и укреплении репутационного капитала.

Что думают бухгалтеры

Не все бухгалтеры и кадровики готовы идти навстречу «пенсионщикам». Многие не спешат заключать соответствующие соглашения несмотря на настойчивость ПФР.

«Клерк» проводил опрос на эту тему, в ходе которого выяснилось, что 90% работодателей не вникают в процесс оформления пенсий своих сотрудников. Соответствующие соглашения с ПФР заключили только 10% опрошенных. 43% клерков получали от ПФР подобное предложение, но предпочли игнорировать его.

ПФР делает честные и недоуменные глаза, когда приходишь за месяц (или подаешь через ЛК) подавать заявление на начисление пенсии и утверждает, что в глаза не видели Ваши документы. Хотя получили их полгода до дня Х и никаких замечаний у них не было.

за полгода ВСЕ документы по их желанию были поданы, начислять/рассчитывать пенсию начали только когда пенсионерке исполнилост 55. И понеслась: предоставьте копии документов, исправьте справку, предоставьте дополнительную справку. ДУРДОМ! Чем они занималиь полгода? ЗАЧЕМ за полгода предоставлять документы? Чтобы половину потерять?

Ищем основания не сдавать документы повторно

Что и где обжаловать

Пенсионный фонд РФ сделал запрос на предоставление документов с 2010 года, имеют ли право запрашивать Документы свыше срока исковой давности 3 года?

Запрашивать по сотруднику форму СЗВ-6-1 СЗВ-6-3

Благодарю за разъяснения!

12 Января 2018 22:42

Ответы юристов ( 4 )

А документы по какому вопросу?

Рассуждая о сроке давности, мы, как правило, имеем в виду исковую давность, т. е. предельный срок для защиты и восстановления нарушенного права в судебном порядке (ст. 195 ГК РФ).

Согласно (п. 1 ст. 196 ГК РФ) общий срок исковой давности составляет 3 года. Если он пропущен это основаниее для вынесения судом решения об отказе в иске, если о факте пропуска срока было заявлено стороной рассматриваемого спора (п. 2 ст. 199 ГК РФ).

По общему правилу течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права (п. 1 ст. 200 ГК РФ).

Срок давности тут роли не играет.

Нужно смотреть на то, какие документы запросили и в связи с чем (т.е. правомерно ли).

К тому же у разных документов разный срок хранения (устанавливается НК РФ, Законом о бухучёте и другими нормативно-правовыми актами). У некоторых менее 7 лет.

Согласно федеральному законодательству Пенсионному фонду РФ и его территориальным органам предоставлен определенный перечень прав.

Статья 16. Права и обязанности органов Пенсионного фонда Российской Федерации, связанные с осуществлением индивидуального (персонифицированного) учета

Органы Пенсионного фонда Российской Федерации имеют право:

требовать от страхователей, в том числе физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, своевременного и правильного представления сведений, определенных настоящим Федеральным законом;

в необходимых случаях по результатам проверки достоверности сведений, представленных страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, осуществлять корректировку этих сведений и вносить уточнения в индивидуальный лицевой счет, сообщив об этом застрахованному лицу;

получать ежегодно от негосударственных пенсионных фондов сведения, касающиеся пенсионных прав застрахованных лиц по обязательному пенсионному страхованию;
получать от территориальных налоговых органов сведения, касающиеся пенсионных прав застрахованных лиц.

Т.е, реализовать свое право на получение необходимых сведений от уполномоченных органов, в том числе и путем направления соответствующих запросов, органы Пенсионного фонда РФ могут независимо от периода прошедшего времени, в целях выполнения возложенных на них функций.

Что же касается исковой давности, то положения законодательства регулирующие порядок ее применения, также могут быть применены заинтересованным лицом в случае предъявления исковых требований органами Пенсионного фонда РФ.

Статья 199 Гражданского кодекса РФ:

2. Исковая давность применяется судом только по заявлению стороны в споре, сделанному до вынесения судом решения.

Истечение срока исковой давности, о применении которой заявлено стороной в споре, является основанием к вынесению судом решения об отказе в иске.

Вы в свою очередь также вправе направить соответствующее обращение в Пенсионный фонд с требованием разъяснить, в каких целях ими запрашиваются те или иные сведения и получить официальный ответ по существу своего обращения.

ПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 ноября 2007 года N 275п
Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей в Исполнительной дирекции ПФР и Ревизионной комиссии ПФР и Положения об организации приема граждан, застрахованных лиц, представителей организаций и страхователей в Пенсионном фонде Российской Федерации

II. Прием и регистрация обращений граждан, поступивших в письменной форме или в форме электронного документа

2.1. Все обращения граждан, поступающие в адрес ПФР в письменной форме или в форме электронного документа, централизованно регистрируются в Управлении по работе с обращениями граждан в течение трех дней с момента поступления. Информация о них вводится в специализированную информационную систему Управления по работе с обращениями граждан с распечаткой регистрационно-контрольных карточек установленного образца (абзац в редакции, введенной в действие с 19 июля 2011 года постановлением ПФР от 25 мая 2011 года N 156п.

Обращение, поступившее в ПФР в соответствии с его компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.

2.19. Руководители структурных подразделений и другие должностные лица этих подразделений при рассмотрении обращений граждан обязаны:

внимательно разбираться в существе их содержания, в случае необходимости запрашивать, в том числе в электронной форме, нужные документы и материалы, направлять работников на места для проверки фактов, принимать другие меры для объективного решения поднимаемых в обращениях граждан вопросов

систематически анализировать и обобщать обращения граждан, а также содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

III. Сроки рассмотрения обращений граждан

3.1. Обращение, поступившее в ПФР в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации обращения

При этом следует учитывать, что положения исковой давности т.к. они предусмотрены гражданским законодательством, могут применяться не ко всем правоотношениям.

В соответствии со статьей 2 Гражданского кодекса РФ:

3. К имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.

Пенсионный фонд РФ сделал запрос на предоставление документов с 2010 года

Уточните, Вы зарегистрированы в качестве ИП или у Вас юридическое лицо зарегистрировано?

Затребовать документы -это в их полномочиях.

Возможно ознакомиться с запросом?

НК РФ Статья 113. Срок давности привлечения к ответственности за совершение налогового правонарушения

1. Лицо не может быть привлечено к ответственности за совершение налогового правонарушения, если со дня его совершения либо со следующего дня после окончания налогового (расчетного) периода, в течение которого было совершено это правонарушение, и до момента вынесения решения о привлечении к ответственности истекли три года (срок давности).

ПФР вправе запрашивать сведения. Срок давности 3 года.

Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ (ред. от 28.12.2016) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Статья 8. Общие правила представления сведений о застрахованных лицах и порядок хранения этих сведений

2. Сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в соответствии с настоящим Федеральным законом в органы Пенсионного фонда Российской Федерации, представляются в соответствии с порядком и инструкциями, устанавливаемыми Пенсионным фондом Российской Федерации. Формы и форматы сведений для индивидуального (персонифицированного) учета, порядок заполнения страхователями форм указанных сведений определяются Пенсионным фондом Российской Федерации.
(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 250-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Указанные сведения могут представляться как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.

Страхователь представляет сведения на 25 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации. В таком же порядке могут представляться сведения страхователем менее чем на 25 работающих у него застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период.

При представлении сведений в электронной форме соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации направляет страхователю подтверждение приема указанных сведений в форме электронного документа.
Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации.

3. Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

формы СЗВ-6-1 СЗВ-6-3 относятся к документам индивидуального (персонифицированного) учета.

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О бухгалтерском учете»

Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствиис правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Т.е. указанные Вами сведения должны хранится 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет.(Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование).

Порядок приема и обработки документов для назначения пенсии

В целях улучшения качества обслуживания граждан ПФР систематически обобщает опыт работы своих территориальных органов. Отделение ПФР по Кабардино-Балкарской Республике разработало и внедрило технологию по распределению функциональных обязанностей между специалистами Управления ПФР в городах и районах. Данная технология получила высокую оценку в Правлении ПФР, была обобщена и рекомендована для внедрения в субъектах РФ.

В связи с этим был разработан Порядок организации назначения пенсий в условиях клиент-серверной технологии обязательного пенсионного страхования на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Правила обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральным законом «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» и Законом о трудовых пенсиях, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ и ПФР № 17/19пб, предусматривают, что застрахованное лицо в сроки, установленные этими Правилами, обращается к специалистам группы приема документов для назначения пенсий Управления ПФР с заявлением для назначения пенсии и представляет документы, необходимые для установлений трудовой пенсии.

Назначение, перерасчет и: переход с одной пенсии на другую после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования производятся на основании подлинника выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица.

Подлинник выписки с документами страхователя, подтверждающими периоды трудового (страхового) стажа и заработка, после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (трудовыми книжками, справками о заработке и т. д.) не сверяется, за исключением спецстажа.

Специалисты группы приема документов для назначения пенсий:

1) проверяют паспортные данные или другие документы, удостоверяющие личность; проверяют наличие страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; проставляют номер свидетельства на заявлении о назначении (перерасчете) пенсии и в Журнале регистрации решений комиссии по назначению пенсий; регистрируют заявления в указанном Журнале; вносят в Журнал регистрационный номер в ПФР и наименование работодателя, который представил документы для назначения (перерасчета) пенсии на данное застрахованное лицо;

2) проверяют правильность оформления заявления и соответствие изложенных в нем сведений представленным документам, выдают расписку-уведомление, в которой указывают дату приема заявления, перечень недостающих документов и сроки их представления. Истребуют от юридических и физических лиц недостающие документы, необходимые для назначения пенсии. Необходимые для назначения пенсии сведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, в том числе и недостающие, представляются территориальным органом ПФР дополнительно к документам заявителя. В качестве документа, подтверждающего сведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, представляется подлинник выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Выписка является необходимым документом для назначения трудовой пенсии, однако не относится к числу документов, которые должен представить сам заявитель. В случае, если выписку представляет застрахованное лицо, она должна быть заверена подписью начальника управления и печатью. Исправления в выписке не допускаются;

3) в тот же день оформляют запрос на получение выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица и передают на исполнение в отдел организации персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами;

4) дают оценку сведениям индивидуального (персонифицированного) учета.

Сведения о стаже и заработке застрахованного лица за 2000—2001 гг. должны присутствовать в выписке в обязательном порядке (при условии регистрации в системе обязательного пенсионного страхования и работы в этот период). Если соотношение среднемесячного заработка в выписке за 2000—2001 гг. к среднемесячной заработной плате в стране за этот же период меньше чем 1.2, специалист группы приема документов рекомендует заявителю (страхователю) представить для назначения пенсии справку о среднемесячном заработке за любые 60 месяцев подряд до 1 января 2002 г. В том случае, если застрахованное лицо было зарегистрировано в системе персонифицированного учета, а в выписке отсутствуют сведения о трудовом (страховом) стаже за периоды после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования и их невозможно истребовать от работодателя по причине ликвидации, отсутствия финансово-хозяйственной деятельности и об этом в выписке имеется соответствующая запись специалиста по работе со страхователями и застрахованными лицами (куратора), то вопрос о зачете указанного периода в трудовой стаж застрахованного лица выносится на комиссию по назначению пенсии Управления ПФР. В случае отсутствия в данных индивидуального (персонифицированного) учета необходимых сведений за период после регистрации застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования уведомляют заявителя, работодателя либо государственные (муниципальные) органы, разъясняют порядок и сроки их представления;

5) если отсутствуют сведения от работодателя, зарегистрированного в другом районе края или регионе России, истребуют от застрахованного лица письменное заявление о дополнении лицевого счета, в котором заявитель указывает все необходимые данные о страхователе. Заявление и выписку передают специалистам по работе с запросами;

6) в случае наличия в выписке сведений о спецстаже;

7) сверяют содержащиеся в ней сведения с документами, содержащими данные о специальном стаже, представленными работодателями;

8) при отсутствии расхождений между документами, содержащими данные о специальном стаже и сведениями персонифицированного учета, приобщают выписку к материалам пенсионного дела;

9) при обнаружении несоответствия между документами работника о специальном стаже работы с полученной выпиской информируют заявителя (страхователя) о составе сведений и необходимости их уточнения;

10) передают пакет документов специалистам по оценке пенсионных прав для дальнейшей работы;

11) в том случае, если заявитель или работодатель либо другой государственный (муниципальный) орган не представили недостающие сведения в трехмесячный срок, принимают решение о продлении срока до получения недостающих сведений индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. С согласия заявителя может быть принято решение об установлении пенсии по имеющимся в распоряжении Управления ПФР сведениям индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Если после назначения пенсии с согласия застрахованного лица, по данным персонифицированного учета, имеющимся на дату подачи заявления о назначении пенсии, поступает новая выписка из лицевого счета застрахованного лица (дополненная недостающими сведениями о стаже и заработке), решение о назначении пенсии отменяется. Выносится повторное решение о назначении пенсии с первоначальной даты подачи заявления пенсионера о назначении пенсии.

Право разрешения споров по вопросам назначения (перерасчета) и выплате пенсий принадлежит комиссии по назначению, перерасчету и выплате пенсий рай(гор)управлений ПФР.

Специалисты отдела организации персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами:

1) по запросам группы приема документов обращаются в ПТК СПУ, формируют и печатают выписку и сопроводительную ведомость к ней;

2) проверяют полученные выписки на соответствие запросу. Подписанные специалистом выписки регистрируются в «Журнале регистрации выписок из лицевого счета застрахованного лица для назначения (перерасчета) пенсий*, после чего вместе с сопроводительной ведомостью передаются в группу приема документов для назначения пенсии;

3) в том случае, если полученная выписка содержит неполные сведения за периоды после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, проводят работу по истребованию недостающих сведений от работодателей, о чем информируют специалистов отдела назначения и выплаты пенсий;

4) оформляют и направляют «Запросы о дополнении (уточнении) индивидуального лицевого счета застрахованного лица» в другие управления ПФР, края или регионы России;

5) контролируют получение ответа на запрос. Полученный ответ регистрируют и передают в группу приема документов;

6) после получения недостающих сведений от работодателей и ввода их в ПТК СПУ формируют повторную выписку из индивидуального лицевого счета застрахованного лица и передают ее в группу приема документов.

При получении промежуточного ответа на запрос о дополнении лицевого счета застрахованного лица, в котором указывается причина задержки и предполагаемая дата его исполнения, ответ регистрируется в журнале и передается группе приема документов из отдела назначения пенсий для информации и принятия решения о продлении указанного срока до получения недостающих сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

После выполнения действий, указанных в п. 5, и уточнения индивидуального лицевого счета (ИЛС) выполняются действия, описанные В П- 6.

После назначения пенсии обрабатываются сопроводительные ведомости в ПТК СПУ.

Специалисты по оценке пенсионных прав застрахованных лиц:

1) в случае обнаружения несоответствия между документами работника и полученной выпиской, содержащей данные о специальном стаже работы, срочно выясняют причины расхождений и при необходимости проводят документальные проверки обоснованности включения в Перечни льготных профессий отдельных должностей и внесения данных о специальном стаже работы в индивидуальные сведения застрахованных лиц;

2) истребуют от работодателя корректирующие формы индивидуальных сведений, содержащих данные о специальном стаже;

3) контролируют представление корректирующих форм индивидуальных сведений, содержащих данные о специальном стаже, и проверяют их;

4) передают корректирующие формы индивидуальных сведений вместе с первичной выпиской в отдел организации персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами для обработки и получения повторной выписки.

Специалисты группы обработки документов для назначения пенсии:

1) вносят в АРМ «ИНСО» номер свидетельства государственного пенсионного страхования заявителя и регистрационный номер работодателя, представившего документы для назначения (перерасчета) пенсии на застрахованное лицо;

2) формируют пенсионное дело при наличии всех необходимых документов;

3) производят в установленные сроки назначение (перерасчет) пенсий с использованием данных персонифицированного учета. Решение о назначении (перерасчете) пенсии по данным индивидуальных сведений, не прошедших окончательной обработки в ПТК СПУ, принимается комиссией по назначению и перерасчету пенсий. До получения окончательной выписки из лицевого счета пенсионное дело находится на контроле;

4) вносят отметку о назначении пенсии в сопроводительную ведомость после контроля. Сопроводительные ведомости с отметкой о назначении пенсии передаются в отдел персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами;

5) передают пенсионное дело в группу контроля для проверки специалисты группы контроля:

1) проверяют правильность назначения пенсии;

2) передают пенсионное дело руководителю отдела, который заверяет все документы подписью и печатью отдела и передает пенсионное дело в группу приема документов для назначения пенсии.

Специалисты группы приема документов для назначения пенсии:

1) в установленный срок оформляют пенсионное удостоверение;

2) передают застрахованному лицу пенсионное удостоверение и подлинники документов;

3) передают пенсионное дело в отдел обработки.

Специалисты отдела выплаты формируют реестры на выплату и передают отработанное пенсионное дело в группу приема документов.

Специалисты группы приема документов для назначения пенсии передают пенсионное дело в архив.

После назначения пенсии сопроводительные ведомости с отметкой о назначении пенсии, заверенные подписью и печатью начальника, возвращаются в отдел персонифицированного учета для дальнейшей обработки в соответствии с существующими требованиями.

Читайте также: