Ошибка при отправке отчета сзв м в пфр

  • Сроки подачи корректировки СЗВ-М
  • Частые ошибки при сдаче СЗВ-М
  • «СЗВ-М ошибка 50»: что означает данная запись
  • Что означают другие коды ошибок
  • Итоги

Сроки подачи корректировки СЗВ-М

В настоящее время абсолютно все компании и ИП, которые осуществляют выплаты наемным сотрудникам и лицам по договорам ГПХ, обязаны отчитываться по форме СЗВ-М.

Все нюансы заполнения отчета вы найдете в этой статье.

Также рекомендуем скачать наш чек-лист по заполнению СЗВ-М.

Данный отчет можно представить на бумажном носителе, если в штате 24 сотрудника или менее. В электронном варианте отчет сдается, если у работодателя трудится от 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Заполненный бланк подается в ПФР ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, наступающего после окончания отчетного периода (п. 22 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

Чтобы не пропустить важные для отчетности даты, следите за нашей рубрикой «Календарь бухгалтера».

Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Нередко проверки налоговиков или внебюджетных фондов заканчиваются штрафом. Однако его сумму можно попытаться уменьшить, если есть смягчающие обстоятельства. Применить их могут как проверяющие, так и суды.
На какие обстоятельства нужно ссылаться, чтобы снизить штраф, узнайте в К+.

Корректировать выявленные самостоятельно ошибки в принятых ПФР сведениях по форме СЗВ-М страхователь без негативных для себя последствий может до момента выявления этих ошибок фондом. Причем если ошибка выявляется в момент приемки отчета, то санкций можно избежать, подав уточнение не позднее 5 рабочих дней с даты получения уведомления об устранении расхождений (п. 39 инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21.12.2016 № 766н).

Напомним, что 1 ошибка будет стоить компании 500 руб. Общая сумма штрафных санкций рассчитывается исходя из количества застрахованных лиц, перечисленных в табличной части документа (абз. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Частые ошибки при сдаче СЗВ-М

В блоке 4 данной формы необходимо перечислить всех сотрудников компании, с которыми в отчетном месяце действовали трудовые договоры или договоры ГПХ (только для тех договоров ГПХ, с которых исчислялись страховые взносы). Включить нужно даже тех работников, которые были уволены 1 числа месяца или приняты в его последний день.

№ п/п

Ошибки в СЗВ-М

Способ исправления

  1. Формируем новый отчет.
  2. В блоке 3 отчета ставим код «Доп».
  3. В блок 4 вписываем недостающего работника, его СНИЛС и ИНН (если есть).

Всех работников, указанных в первичном отчете, перечислять не нужно

  1. Формируем новый отчет.
  2. В блоке 3 ставим код «Отмн».
  3. В блоке 4 указываем данные лишнего работника.

Перечислять весь персонал не нужно, иначе исходные сведения по ним обнулятся

Ошибки в данных работников

Узнайте, можно ли не платить штраф, если ПФР наложил его за опечатку в данных сотрудника. Об одном из таких дел, рассмотренных судом, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.

Об исправлении других ошибок, например, в отчетном периоде, типе формы и т.д. читайте здесь.

«СЗВ-М ошибка 50»: что означает данная запись

Если компания после отправки электронного отчета получила отрицательный протокол проверки, необходимо еще раз пересдать форму, исправив допущенные неточности.

Цифровые коды выявляемых ошибок приведены в распоряжении правления ПФ РФ от 07.12.2016 № 1077п.

Код 50 означает ошибку, отчет с которой не может быть принят фондом. Например:

1. Файл имеет неверную структуру.

Сдаваемый файл должен быть корректно заполнен в формате XML-документа со следующей структурой:

ПФР[рег. номер]_[код ТО ПФР]_СЗВ-М_[дата формирования файла]_[GUID].xml,

где: Рег. номер — номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов.

Код ТО ПФР — код территориального органа ПФР, в который отправляется файл (указывается согласно классификатору территориальных органов ПФР).

Дата формирования файла — дата в формате ГГГГММДД.

GUID — глобальный уникальный идентификатор, который отражает уникальность электронного документа. Значение GUID должно быть идентично значению GUID документа. Например: ПФР_034-012-008689_034012_СЗВ-М_20151121_2d2b5a89-157c-44e8-a2a0-639b7ce30a69.xml.

2. Проставлена некорректная электронная подпись.

3. Неверно указан ИНН отчитывающейся фирмы.

4. Отправлен файл с типом «Исх», а ранее уже был сдан первичный файл за отчетный месяц.

О последствиях неверного указания периода отчета читайте в материале «Ошибка в периоде — правомерен ли штраф за СЗВ-М?».

Что означают другие коды ошибок

Код 30 информирует о следующих ошибках:

  • СНИЛС, Ф. И. О. сотрудников не соответствуют данным, указанным в базе ПФР;
  • графа «№ п/п» заполнена не в порядке возрастания;
  • не заполнены обязательные элементы — фамилия или имя сотрудника.

Код 20 свидетельствует о том, что допущены ошибки в ИНН застрахованного лица или поле осталось не заполненным.

Подробнее о кодах ошибок мы рассказывали здесь.

Итоги

Заполнять отчет по форме СЗВ-М нужно очень внимательно. Допущенные ошибки, выявленные после истечения срока сдачи отчета, могут довольно дорого обойтись компании, особенно если в ней трудится много сотрудников.

Оставить заявку

Оставьте свое имя и номер телефона, оператор свяжется с Вами в рабочее время в течение 2 часов.

Хочу получать новости об акциях, скидках и мероприятиях от 1С:Франчайзи Виктория

Рассылка выходит раз в неделю, Ваш адрес не будет передан посторонним лицам.

Нажимая на кнопку Отправить, я даю согласие на обработку персональных данных

Большое количество ошибок связано с тем, что отчетность по форме СЗВ-М предоставляется впервые, и, зачастую, в программе 1С ранее были незаполненные некоторые обязательные поля, необходимые для правильного предоставления отчетности.


Какое имя файла отчета СЗВ-М соответствует требованием ПФР?

Отрицательный протокол «Имя файла не соответствует формату отчетности ПФР» возвращается в случае, если в момент формирование файла, имя файла было сформировано с ошибкой. Правильное имя файла должно содержать следующие разделы:


1 – Орган, в который представляется отчетность - ПФР;

2 – Регистрационный номер ПФР организации;

3 – Код органа ПФР, в который предоставляется отчет;

4 – Вид представляемой формы – СЗВ-М;

5 – Период за который предоставляется отчет;

6 – Уникальный идентификатор файла, формируется автоматически программой;

7 – Расширение файла – xml.

Разделы с 1 по 6 разделяются «нижней чертой»

В случае если какой-то раздел имени файла заполнен с ошибкой, отчет не будет принят ПФР.


Как проверить соответствует ли подготовленный файл требованиям ПФР?

Перед отправкой отчет ПФР необходимо проверить сформированный отчет проверочными программами. Рекомендуем проверить файл с помощью сервиса http://flk.keydisk.ru/

После открытия Интернет страницы будет предложено выбрать файл для проверки. После загрузки файлов необходимо нажать кнопку «Проверить выбранные файлы». В случае наличия ошибок в файле, соответствующая информация будет выведена в колонке «Статус». Более подробную информацию можно получить, нажав кнопку «Показать протокол»



Распространенные ошибки.

В имени файла не заполнен или заполнен неправильно Код органа ПФР.

Ошибка возникает в случае, если в программе 1С не заполнен «Код органа ПФР». Код органа ПФР заполняется в справочнике организации на закладке «Коды»


Для исправления ошибки необходимо заполнить Код органа ПФР и выгрузить файл с отчетом повторно.

В имени файла «Уникальный идентификатор файла» не соответствует требованиям ПФР.

В некоторых случаях, буквенно-цифровой идентификатор формируется с ошибками. Группа букв и цифр, расположенных перед расширением файла ОБЯЗАТЕЛЬНО должна содержать 12 знаков.


В случае, если знаков меньше, например 8, имя файла необходимо исправить. В этом случае вручную можно добавить 4 латинских буквы или цифры, например 22с4. После исправления имени файла соответствующие изменения необходимо внести и в содержание файла. Для этого необходимо открыть файл в Excel и исправить колонку «ns3:GUID» во всех строках в имя файла необходимо также добавить 4 знака.



Краткая информация об отчете СЗВ-М.

Напоминаем, начиная с 2 квартал 2016 организации должны представлять новый вид отчета в ПФР РФ о застрахованных лицах, с которыми в отчетном месяце организацией были заключены, действовали или были расторгнуты трудовые договора, договора гражданского-правового характера и т.д.

Впервые форма должна быть предоставлено за апрель 2016 года.

Срок предоставления отчета 10 мая 2016.

В случае, если в организации в отчетном периоде числилось 25 и более сотрудников, форма предоставляется в обязательном порядке в электронном виде.

В случае непредставления формы СЗВ-М в установленный срок предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого работника, сведения о которым не были предоставлены в ПФР.


Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

Ошибки в форме СЗВ-М различаются по степени критичности. Одни ошибки чреваты крупными штрафами и сложно исправляются. Другие исправить достаточно легко. А некоторые неточности могут быть вообще несущественны. Об этом – в нашей статье.

Общие правила сдачи СЗВ-М

Сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) должны сдавать в ПФР по итогам каждого месяца все страхователи. То есть, все организации, которые имеют штатных и внештатных работников (застрахованных лиц). В форму включают сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.

Неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, а также были ли выплаты людям в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае. Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

СЗВ-М сдают в территориальные отделения ПФР по месту учета страхователя, то есть организации – работодателя.

Форму можно сдать:

  • на бумаге или в электронном виде – если число физлиц, которые включены в отчет, меньше 25 человек;
  • только в электронном виде – если количество человек, включенных в отчет, 25 и более.

СЗВ-М сдают ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить

Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».

Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.

Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.

Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:

  • сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
  • сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.

Такие правила следуют из постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Ответственность

По общему правилу, размер штрафа составляет 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Страхователя оштрафуют на эту сумму:

  • если он сдаст отчет позже срока;
  • если он сдаст отчет своевременно, но укажет в нем данные не по всем сотрудникам;
  • если он сдаст отчет вовремя, но укажет в нем недостоверные сведения (например, неверный СНИЛС или ФИО сотрудника).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Штрафа можно избежать, если организация устранит ошибки и несоответствия в течение пяти дней с момента получения уведомления об ошибках от ПФР. Также санкций не будет, если страхователь выявит и исправит ошибки самостоятельно, до того, как их обнаружит ПФР.

Такие выводы следуют из части 3 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и п. 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.

По мнению ПФР, без санкций можно исправить только ошибочные данные по тем сотрудникам, которые уже были в исходном отчете. Если же страхователь «забыл» про кого-то из работников, а затем сдал на него дополняющую форму, то наказания не избежать (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602). Причем даже в том случае, если организация обнаружила и исправила ошибку самостоятельно.

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения как в пользу страхователей (постановление 2ААС от 21.05.2018 № 02АП-2626/2018), так и в пользу чиновников (постановление 14 ААС от 28.04.2018 № 14 АП-10424/2017). Высшие судебные инстанции пока не высказали однозначного мнения по данному вопросу. Поэтому страхователю, который нашел «пропущенных» сотрудников, нужно быть готовым к уплате штрафа или к судебным тяжбам.

Еще один штраф предусмотрен за то, что организация, которая обязана сдавать СЗВ-М в электронном виде, представила его на бумаге. В этом случае страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это правило части 4 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Виды и коды ошибок в СЗВ-М

После сдачи СЗВ-М страхователем, программа ПФР проверяет, корректно ли составлен отчет. В результате такой проверки компания может получить протокол со статусом «Документ принят», «Документ принят частично» или «Документ не принят».

Каждому виду ошибок в СЗВ-М присвоен соответствующий код. А именно:

  • коды 10 и 20 – предупреждение. СЗВ-М с такой неточностью считается принятым. То есть отчет примут, несмотря на ошибку. Однако указанная в отчете информация требует разъяснений либо проверки. Получив такое предупреждение, страхователю нужно еще раз проверить правильность представленных сведений и в случае необходимости внести соответствующие исправления;
  • коды 30 и 40 – ошибка. Это означает, что отчет с ошибкой примут, но частично. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, штрафов не избежать;
  • код 50 – грубая ошибка. Наличие такого кода в протоколе означает, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчете, не приняты и считаются не представленными. В этом случае страхователю необходимо устранить все ошибки и повторно сдать СЗВ-М.

Далее остановимся на каждом из видов ошибок более подробно.

Грубые ошибки в СЗВ-М (код ошибки – 50)

Таким ошибкам соответствует код 50, а форма СЗВ-М при их наличии считается непредставленной. То есть – отчет не принят, нужен новый исходный отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными данными об организации-страхователе (ИНН, регистрационный номер, электронная подпись и т.п.). В таких случаях СЗВ-М необходимо сформировать заново (с кодом «исхд»).

Нельзя отправлять тот же файл, который в фонде первый раз не приняли, – даже если в нём все ошибки скорректированы. Если при повторной отправке имя файла будет тем же, что и в первый раз, проверочная программа ПФР автоматически откажет в приеме.

Вот примеры таких ошибок.

ИНН организации-страхователя в СЗВ-М неправильный

ИНН организации-страхователя – один из обязательных элементов СЗВ-М. Он должен совпадать с теми сведениями, которые есть в ПФР.

Программа сверяет ИНН автоматически. Если, по данным фонда, за этой организацией значится другой ИНН, то программа ПФР автоматически откажет в приеме формы.

Сверить ИНН по учредительным документам организации с тем ИНН, который занесен в учетную программу.

Скорее всего, в учетной программе организации содержатся неправильные данные. А именно – внесен ошибочный ИНН. Его нужно исправить в программе. После этого – сформировать отчет заново, и новый файл отправить в ПФР.

В отчете указан неверный регистрационный номер организации-страхователя в ПФР

Регистрационный номер страхователя в ПФР – один из обязательных элементов СЗВ-М. Он должен совпадать с теми сведениями, которые есть в ПФР. То есть с тем номером, который значится в уведомлении о регистрации организации в фонде. Программа сверяет номер страхователя автоматически.

Если, по данным фонда, этой организации присвоен другой номер страхователя, то программа ПФР автоматически откажет в приеме формы.

Сверить регистрационный номер, который указан в отчете, с тем, что содержится в уведомлении о регистрации в фонде.

Если обнаружено несовпадение – ошибку исправить в учетной программе. После этого – сформировать отчет заново, и новый файл отправить в ПФР.

Если несоответствия не обнаружено (номер страхового свидетельства занесен в программу верно), то могла иметь место одна из следующих причин:

Электронная подпись в СЗВ-М некорректна

Электронный СЗВ-М, как и другие отчеты, обязательно заверять усиленной квалифицированной подписью. Важно, чтобы подпись была выпущена уполномоченным удостоверяющим центром.

Проверочная программа ПФР откажет в приеме отчета, если выявит, что подпись:

Проверить реквизиты подписи отправленного отчета в личном кабинете на сайте спецоператора. Сформировать отчет заново, подписать корректной подписью и отправить в ПФР.

В СЗВ-М указан отчетный период позже месяца, в котором его отправили

Отчетный период, за который подается форма, должен быть раньше месяца, в котором проводится проверка. Сдать отчет за будущие месяцы невозможно.

Например, в октябре можно сдать отчет за сентябрь и предшествующие месяцы, но не за ноябрь того же года. Если в СЗВ-М указан отчетный период, который еще не наступил или не закончился, проверочная программа ПФР его не пропустит.

Проверить значение периода (месяц, год), за который заполняется СЗВ-М. Исправить ошибки в учетной программе, сформировать отчет заново и отправить в фонд.

Повторный СЗВ-М с типом «исходная» за тот же отчетный период

Отчет СЗВ-М с типом «исходная» за каждый отчетный период можно сдать только один раз. Если отчет за тот период уже представлен, то все последующие файлы с этим типом данных проверочная программа ПФР автоматически не примет. После отчета с типом «исходная» за тот же период можно отправить только «дополняющую» или «отменяющую» СЗВ-М.

Здесь возможны такие варианты:

Файл с СЗВ-М – некорректно заполненный XML-документ

Любой файл с отчетом СЗВ-М должен соответствовать формату, указанному в постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 7 декабря 2016 № 1077п. В нем подробное описание состава и структуры отчета.

Сверить отчет с требованиями к составу и структуре файла. К примеру, одна из возможных ошибок: учетная программа некорректно сформировала в файле номер территориального отделения ПФР. Исправить ошибки в учетной программе и сформировать отчет заново. Новый файл отправить в фонд.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет примут частично (код ошибки 30-40)

Таким ошибкам соответствуют коды 30-40. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой частично. Это означает – отчет принят, но нужен корректирующий отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными или неполными данными о застрахованных лицах.

Вот примеры таких ошибок.

Неверный СНИЛС сотрудника

В форме СЗВ-М нужно указывать тот СНИЛС, который содержится в страховом свидетельстве ПФР.

При проверке специалисты фонда сверяют СНИЛС по ФИО человека.

Если СНИЛС работника в отчете СЗВ-М не соответствует данным фонда, организация-страхователь получит протокол с ошибкой.

Сверить СНИЛС сотрудников со страховыми свидетельствами, копии которых есть в личных делах. Убедиться, что верное значение СНИЛС внесли в учетную программу (при необходимости – исправить).

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочный СНИЛС.

Сформировать дополняющий отчет, указав правильный СНИЛС.

Неверные ФИО сотрудника

Фамилию, имя и отчество сотрудника указывают точно так, как в страховом свидетельстве.

При проверке специалисты фонда сверяют ФИО по страховому номеру.

Если ФИО работника в отчете СЗВ-М не соответствует данным фонда, организация-страхователь получит протокол с ошибкой.

Сверить ФИО сотрудников со страховыми свидетельствами, копии которых есть в личных делах. Убедиться, что верное ФИО внесли в учетную программу (при необходимости – исправить).

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные.

Сформировать дополняющий отчет, указав правильные данные.

Недействительный СНИЛС сотрудника

В отчете должен стоять действующий СНИЛС сотрудника. Тот, что указан в страховом свидетельстве, которое сотрудник предъявлял при приеме на работу.

На практике возможна такая ситуация. ПФР ошибочно открыл несколько лицевых счетов одному и тому же застрахованному лицу и, соответственно, присвоил ему несколько СНИЛС.

Обнаружив эту ошибку, сотрудники фонда закрывают «лишние» счета. Из-за этого один из «старых» СНИЛС может оказаться недействительным.

Уточнить у сотрудника, не было ли случая задвоения СНИЛС, и попросить у него узнать в ПФР актуальные сведения.

Узнав правильный номер лицевого счета человека, нужно исправить его значение в учетной программе.

По сотрудникам, в СНИЛС которых были ошибки

Нет фамилии или имени застрахованного лица

В таблице отчета СЗВ-М у каждого сотрудника должны быть фамилия и имя. Это требование формата отчета. Если это поле не заполнено хотя бы у одного из сотрудников, фонд примет отчет только частично

Ошибиться в ФИО сотрудников мог бухгалтер или сотрудник отдела кадров, занося информацию в учетную программу. Возможно, случайно оставили поля пустыми. Поэтому нужно исправить данные в программе.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные.

Сформировать дополняющий отчет, указав правильные данные.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет уточнять необязательно (код ошибки 10-20)

Таким ошибкам соответствуют коды 10-20. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой. Это означает – отчет принят, уточнять необязательно.

Самые распространенные ошибки такого типа:

  • не указан ИНН застрахованного лица;
  • указан неверный ИНН сотрудника.

Если ИНН не указан по причине его отсутствия у человека, то этот недочет исправлять не нужно – идентификационный номер не является критичным для пенсионного отчета.

Однако ошибку лучше исправить, если:

  • ИНН у человека есть, но его просто забыли включить в отчет;
  • ИНН сотрудника указан с опечатками.

При отсутствии ИНН у застрахованного лица нужно просто оставить соответствующие графы формы СЗВ-М пустыми. Нельзя вписывать в графы нули – это будет считаться ошибкой.

«Забывчивость» или невнимательность бухгалтера, ответственного за СЗВ-М, может обернуться для компании немалыми суммами штрафов. Ведь размер санкций зависит от числа застрахованных лиц, а в крупных организациях штат сотрудников достаточно большой. При грубой ошибке в СЗВ-М отчет считается непринятым полностью. И, соответственно, если ее не исправить вовремя – штрафные 500 руб. умножаются на количество всех сотрудников. Однако проконтролировать всю отчетность, чтобы выловить ошибку, и исправить ее за невнимательного подчиненного главбуху нереально.

Высокая квалификация наших специалистов и многоуровневый контроль позволят избежать ошибок, а все рутинные операции мы возьмем на себя. А главному бухгалтеру это позволит освободить время и сосредоточиться на решении стратегических задач.


Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про распространённые ошибки в СЗВ-М и правила их устранения.

Сегодня вы узнаете:

  1. Как расшифровать коды ошибок;
  2. С какими ошибками протокол будет принят;
  3. Как избежать уплаты штрафов за допущенные ошибки.

Содержание

  • Особенности корректировки СЗВ-М
  • Что делать с конкретным видом ошибок
  • Коды 10 — 20
  • Код ошибки 30 — 40
  • СЗВ-М ошибка с кодом 50
  • Что предусмотрено для тех, кто допустил ошибку
  • Как исправить ошибки без штрафов

Особенности корректировки СЗВ-М

Любое предприятие обязано осуществлять пенсионные отчисления в ПФР. Такое правило распространяется и на деятельность ИП.

Независимо от формы труда работника, необходимо производить оплату платежей. Отчисления в Пенсионный Фонд обязательны для всех сотрудников: работающих по найму, совместительству или на условиях договора. Так как они получают официальный заработок, то работодатель должен обеспечить своевременные выплаты во внебюджетный фонд.

Данные по сотрудникам формируются в виде отчёта, который и направляется в фонд. Документ можно создать в электронном виде или на бумажном носителе. Последний вариант может применяться только той фирмой, численность сотрудников которой не превышает 24 человека. Если штат состоит из 25 и более наемных сотрудников, то формируется электронный отчет.

Бланк необходимо направить в ПФР не позднее 15 числа месяца. Данное требование было введено в 2017 году. Ранее необходимость подачи отчёта возникала до 10 числа. Отчет сдается на ежемесячной основе.

Что делать с конкретным видом ошибок

Существует несколько кодов, которые содержат расшифровку допущенной ошибки. За каждый вид неточности система выставляет определенный бал, который следует учесть для исправления конкретных ошибок. Чтобы эта информация была удобной для восприятия, мы подготовили для вас таблицу.

Код Протокол Статус Что нужно сделать
10 — 20 Положительный Документ принимается Повторная подача отчёта не характерна. Это означает, что СЗВ-М будет принят с ошибками. Ошибки незначительные либо отсутствуют вовсе.
20 — 30 Положительный Бланк ПФР принят Необходимо исправить только допущенные ошибки и повторно сдать отчёт лишь по сотрудникам, сведения которых подверглись корректировке
30 — 40 Положительный Отчёт учитывается частично Необходимо скорректировать все неверные данные по сотрудникам и отправить на проверку только скорректированные сведения
50 Положительный Отказ в приёме бланка Следует исправить все допущенные неточности и переслать отчёт ещё раз

Если присутствует кодировка 10 либо 20, то такой отчёт принят фондом, и не требует каких-то уточнений. Эти цифры могут обратить ваше внимание на мелкие неточности, с учетом которых нужно будет сдавать бланк за следующий месяц. Протокол – это своеобразная оценка работы сотрудника, формировавшего отчет. Он определяет в форме СЗВ-М ошибки и диктует последствия в отношении дополняющих или вторичных отчётов.

Ошибки 30 и 40 подразумевают повторную отправку отчета только по сотрудникам, сведения о которых содержали ошибки. Ошибка с кодом 50, выявленная при проверке, означает что ваш отчет не принят в полном объеме, и переделывать его нужно заново по всему застрахованному персоналу.

Коды 10 — 20

Рассмотрим, какие ошибки при отправке зашифрованы под числами 10 — 20:

  • ФИО сотрудника указано буквами латинского алфавита;
  • пустая графа, предназначенная для ввода ИНН;
  • напечатана буква «ё»;
  • использование открытых/закрытых кавычек, скобок, дефисов, апострофа и других специальных символов;
  • ошибка в имени, фамилии или отчестве, связанная с использованием букв из двух алфавитов: латинского и русского;
  • точка среди букв ФИО;
  • ошибка в ИНН;
  • отсутствие отчества.

В организации, которая составляет отчет, не всегда присутствуют все данные по сотрудникам. Самый распространенный пример – отсутствие ИНН. Его работник может просто забыть принести, допускается и отсутствие номера в базе налоговой инспекции.

В этом случае в отчете сведения не проставляются, то есть, графы остаются пустыми. Система вышлет код с ошибкой, но это не значит что нужно вставлять нули в графы. Это также будет считаться ошибкой.

Если же у работодателя имеются данные по ИНН сотрудников, то их обязательно нужно вести правильно. Это следует из того, что в ПФР содержатся все данные на сотрудников фирмы. И если фонд в курсе, что у работника есть ИНН, а вы его не указали, то такой счёт принят не будет.

Также распространенный повод для котов 10 — 20 — это ошибка в фамилии в СЗВ-М. Используйте только буквы русского алфавита.

Код ошибки 30 — 40

Список неточностей, зашифрованный под цифровым промежутком 30 — 40 следующий:

  • большой пробел между словами;
  • точка, поставленная после указания фамилии;
  • дефис обрамляется пробелом;
  • дефис, поставленный после ФИО;
  • неверно обозначен КПП;
  • номер СНИЛС не соответствует действительности;
  • цифры, указывающие на номер строки, находятся не по возрастанию;
  • нули вместо ИНН;
  • пропущенное имя или фамилия;
  • пробел перед номером ИНН либо СНИЛС.

Чтобы уточнить корректности вводимого СНИЛС, можно зайти на сайт страхового фонда. В разделе «Льготы» вы введете 11 цифр, а система выдаст результат который сообщит, есть ли такой СНИЛС в базе.

Никаких данных по сотруднику, зная его СНИЛС, вы не получите из данного обращения к сайту. Это считается конфиденциальной информацией. Иными словами, вам доступно только узнать, существует ли такая комбинация цифр на самом деле.

СЗВ-М ошибка с кодом 50

Если протокол является отрицательным с номером 50, значит, бланк содержит такие ошибки:

  • неверная структура самого файла;
  • электронная подпись неправильного формата;
  • ИНН ИП или компании содержит не соответствующие действительности цифры;
  • в корректируемом отчёте вместо пометки «доп» указана «исхд»;
  • неверные цифры в регистрационном числе, присвоенным ПФР;
  • ошибка в периоде (неправильно указан отчетный период (за будущий месяц, например).

Отчет отправляется по форме XML-документа, который обязательно включает:

  • номер регистрации плательщика взносов;
  • код ПФР, который принимает бланк;
  • дату составления (сначала ставим год, затем месяц и день);
  • идентификатор, который позволяет определить степень уникальности составленного электронного бланка.

Что предусмотрено для тех, кто допустил ошибку

Неточности при отправке отчёта караются штрафами. Если ваш бланк ПФР не принял, то ожидайте штрафных санкций.

Сумма штрафа равна 500 руб. Она начисляется за каждого сотрудника, по которому допущена неточность. Сколько бы ошибок ни было в отчете по одному работнику, сумма штрафа не меняется А если вы допустили грубые ошибки по 10 сотрудникам в одном отчете, то и заплатите 500*10 = 5000 рублей. Ошибки в процессе обработки отчёта суммируются по каждому сотруднику.

Если фирма имеет небольшое число сотрудников, то и штраф не будет внушительным. Но для компаний, имеющих в своем штате несколько десятков человек, это сумма может оказаться крупной. Поэтому внимательно заполняйте все графы во избежание неприятных последствий.

Штрафы за ошибки начисляются не только по кодам, указанным в протоколе, но и за несвоевременную подачу отчета. Старайтесь заранее подойти к вопросу о заполнении бланка.

Как исправить ошибки без штрафов

Чтобы система не выдала вам отрицательный протокол, следуйте рекомендациям:

  • Подавайте отчёт строго до 15 числа;
  • Правильно используйте пометки «исхд», «отм», «доп. Первая подразумевает первичную подачу бланка, вторая отменяет ранее отправленные сведения, а последняя уточняет ошибки прошлого отчёта. Не допускается во вторичной подаче указывать «исх»;
  • Чтобы предварительно просмотреть сформированный отчет и устранить ошибки при проверке, скачайте бесплатную программу, собственником которой является ПФР, – CheckPFR. Ссылку на скачивание можно найти на сайте ПФ. СЗВ-М ошибка будет вами выявлена ещё до отправки отчёта. В программу периодически вносятся изменения, а потому не забывайте своевременно обновлять ее на своем компьютере.

Как без штрафа и претензий со стороны проверяющих исправить уже сданную в фонд отчетность по форме СЗВ-М?

Страхователь имеет право дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах (ст.15 Федерального закона от 01.04.1996 г. №27-ФЗ).

Непредставление СЗВ-М либо представление с неполными или недостоверными сведениями влечет штраф в размере 500 рублей за каждого работника.

А должностным лицам компании грозит административный штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст.15.33.22 КоАП РФ).

Существует две формы уточнения сведений по форме СЗВ-М:

дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период;

отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.

Прежде всего, корректирующие сведения необходимы, если неверно указан ИНН, СНИЛС сотрудника либо не учтены вновь принятые сотрудники или включены уволенные.

Представление корректирующих сведений предусмотрено п.39 Инструкции по персонифицированному учету, утв. приказом Минтруда РФ от 21.12.2016 г. №766н (далее по тексту – Инструкция).

Причин для исправления ранее сданного отчета предостаточно.

Ошибка в указании отчетного периода

Например, распространенной причиной ошибки при заполнении сведений по форме СЗВ-М является некорректное указание отчетного периода. Дело в том, что ячейка «отчетный период» проставляется в программных продуктах ручным способом, поэтому не исключены ошибки.

Будут ли штрафные санкции при направлении повторного отчета по форме СЗВ-М за один и тот же период за пределами законодательно установленного срока?

Компания 03.06.2018 г. представила отчет по форме СЗВ-М за май 2018 года. Но ошибочно указала отчетный период - июнь 2018 года.

Данный отчет был принят 03.06.2018 г. (согласно протоколу проверки ПФ)

За июнь 2018 г. компанией отправлен отчет по форме СЗВ-М 04.07.2018 г.

Но указанный отчет не принят ПФР, в связи с наличием ранее отправленного отчета.

Поэтому компанией 06.07.2018 г. был повторно отправлен отчет по форме СЗВ-М за май 2018 г. и корректировка за июнь 2018 г.

Управление ПФР посчитало, что компанией был нарушен срок предоставления отчета СЗВ-М за май 2018 г.

Однако судьи отметили, что повторное представление исправленного отчета по форме СЗВ-М за май не может расцениваться как представление сведений с нарушением срока, поскольку сами по себе индивидуальные сведения, хотя и содержащие ошибки в указании отчетного периода, были представлены своевременно (несмотря на ошибочное указание компанией отчетного периода).

При этом абз.3 ст.17 Закона №27-ФЗ не предусматривает ответственности за нарушение срока предоставления скорректированных данных о застрахованных лицах (Решение АС Тульской области от 30.12.2016 г. №А68-9502/2016).

В другом деле бухгалтер также ошибочно при формировании отчета за июнь проставила период «07» вместо «06». В августе при формировании отчетности была обнаружена ошибка. Поэтому в августе была подана исходная форма СЗВ-М за июнь.

В данном случае судьи согласились с тем, что работодателем нарушен срок представления отчетности за июнь, доказательств сбоя в работе компьютерной программы не представлено, в связи с чем привлечение к ответственности страхователя является законным. Однако в данной ситуации суд снизил в 10 раз размер штрафных санкций (Постановление АС Московского округа от 31.03.2017 г. №А41-59848/2016).

Ошибка в сведениях по застрахованным лицам

Начиная с 01.10.2018 г. (т.е. при подготовке отчетности СЗВ-М за сентябрь 2018 г.), страхователю нужно учитывать изменения, внесенные в Инструкцию Приказом Минтруда от 14.06.2018 г. №385н.

Суть внесенных изменений в Инструкцию заключается в том, что страхователь может безболезненно исправить сведения в отношении тех работников, по которым был ранее представлен отчет.

Чем чреваты внесенные изменения на практике?

Если фонд нашел ошибку в представленной отчетности и прислал страхователю уведомление, то в течение пяти дней страхователь может без штрафа исправить сведения в отношении тех работников, которые включены в уведомление. В этом случае страхователь должен подать «уточненку» в течение 5 дней со дня получения уведомления от ПФР об ошибках. Но «забытых» работников без штрафа исправить не получится.

На сегодняшний день судебная практика на стороне страхователей. И если страхователь подал дополняющие отчеты на «забытых» работников до момента обнаружения ПФР ошибок, штраф неправомерен (Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.09.2018 г. №А23-1031/2018, АС Уральского округа от 09.08.2018 г. №А34-12550/2017 и от 01.08.2018 г. №А34-12432/2017).

Приведенный подход соответствует правовой позиции ВС РФ, сформулированной в определениях от 05.09.2018 г. №303-КГ18-5700, от 05.09.2018 г. №303-КГ18-5702, от 02.07.2018 г. №303-КГ18-99.

Как отмечали судьи самостоятельное выявление страхователем ошибки, которая впоследствии была исправлена, до момента ее обнаружения ПФР, путем представления скорректированных сведений, свидетельствует о возможности в таком случае не применять к страхователю соответствующие финансовые санкции.

Отметим, что при вынесении решения, суды руководствовались «старой» редакцией Инструкции.

Таким образом, избежать штрафа возможно, если страхователь подал сведения на «лишних» сотрудников, а потом сдал уточненку с видом «отмн».

Читайте также: