Как регистрируется трудовая книжка в пенсионном фонде

Ваши работники уже определились, какую трудовую книжку они хотят иметь — бумажную или электронную? А вы разобрались в том, как выдавать сотруднику СТД-Р и в какие сроки сдавать СЗВ-ТД? Мы собрали инструкцию по всем основным вопросам специально для работодателя — проверьте, все ли правильно вы делаете.

Поясним, для тех, кто возможно еще не в теме — с 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК), а для работодателя еще и новые отчеты, плюс бонусом дополнительные кадровые документы.

ЭТК хранит данные о трудовой деятельности, формируется она в базе ПФР, для этого работодатель передает сведения о кадровых событиях (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность и т.п.) в Фонд.

Ранее был установлен срок информирования работников о праве выбора формы трудовой книжки — до 30 июня 2020 года. Но, как вы знаете, в этом году у нас многие сроки сместились. Срок оповещения ПФР также сдвинул до 31 октября 2020 года .

А дальше дело за работником — он пишет заявление с просьбой оставить бумажную книжку или о переходе на ЭТК. Для сотрудников тоже есть сроки — написать заявление необходимо до конца 2020 года. Хотя Фонд утверждает, что если есть объективные причины, почему гражданин не подал соответствующее заявление, то он может сделать это позднее. Например, если отсутствовало место работы в этом году или гражданин уволился в начале года, не написав заявления и в течение года не трудоустраивался — ему просто некому было писать заявление.

С 2021 года те, кто устраивается на работу впервые, без всяких заявлений сразу становятся гордыми обладателями ЭТК , им бумажные книжки уже не положены.

Временный порядок подачи сведений СЗВ-ТД

В этом году форма СЗВ-ТД должна была сдаваться раз в месяц — до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Однако, опять же из-за пандемии, правила изменили. О случаях приема на работу и увольнения нужно сообщать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (или других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений). А вот о подаче работником заявления можно по-прежнему отчитаться до 15 числа.

Кто не должен подаваться сведения СЗВ-ТД: самозанятые и индивидуальные предприниматели, не имеющие работников.

Даже если в течение 2020 года с работником вообще ничего не произошло достойного внимания ПФР, то до 15 февраля 2021 года нужно все равно подать отчет СЗВ-ТД, с данными на 1 января 2020 года, например, со сведениями о приеме на работу ранее этой этой даты.

Порядок подачи СЗВ-ТД с 2021 года

С 1 января 2021 года временный порядок станет постоянным — о каждом кадровом событии необходимо будет сообщать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

А что за кадровые события, о которых мы все время говорим? Вот таблица, в которой перечислены все мероприятия, о которых необходимо сообщать в Пенсионный фонд и их коды:

Создавать, проверять и отправлять СЗВ-ТД, а также любую другую отчетность, можно при помощи сервиса Астрал Отчет 5.0 :

создание документов в сервисе или импорт данных из программ автоматизации бухгалтерского учета;
проверка отчетности на полноту и корректность заполнения;
передача отчетности, заверенной квалифицированной электронной подписью (КЭП) — юридически значимый документооборот;
автоматическое обновление форм отчетности;
обмен неформализованными документами с контролирующими органами.

Когда выдавать работнику СТД-Р

Кроме формы СЗВ-ТД появился и еще один новый документ — «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» или СТД-Р.

Сведения передаются работнику при увольнении или по его заявлению. Документ содержит информацию о периоде работы у данного работодателя.

Сформировать и передать СТД-Р можно разными способами, каким именно — выбирает работник в заявлении. Передать документ можно на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Сведения формируются на основании внутренних кадровых документов — о приеме, переводе, увольнении.

СТД-Р выдается только тем сотрудникам, которые перешли на электронную трудовую книжку, остальным данные, как и прежде, заносят в бумажную, им форма СТД-Р не выдается.

Как работнику получить сведения из электронной трудовой книжки

Сотруднику вовсе не обязательно писать заявление, он может самостоятельно получить сведения от ПФР (это более расширенная форма по сравнению с СТД-Р), причем не по одному работодателю, а сразу по всем. Сделать это можно:

через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда — pfrf.ru ;
на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru ;
у работодателя, написав заявление.

Работодатель может сформировать форму СТД-Р в сервисе Астрал Отчет 5.0. Пользователям сервиса доступен функционал формирования выписки по данным СЗВ-ТД, отправленным в ПФР и возможность ее корректировки — внесение недостающих мероприятий.

Подключайте Астрал Отчет 5.0 — сдавайте отчетность, заполняйте электронные трудовые книжки, работайте с электронными больничными, переключайтесь между разными компаниями когда вам это удобно — даже во время заполнения отчета.

Всегда полезно проверить, как там Пенсионный фонд (ПФР) ведёт вашу электронную трудовую книжку. Какие сведения подал работодатель? Не забыл ли включить перевод на вышестоящую должность? При трудоустройстве на новую работу у вас запросто могут попросить распечатку электронной трудовой книжки. Лучше проверить её заранее, чтобы без сюрпризов. Поговорим же о том, как посмотреть свою электронную трудовую книжку, и о других важных сопутствующих вопросах.

У кого есть доступ к электронной трудовой книжке?
Электронная трудовая книжка на «Госуслугах»
Электронная трудовая книжка на сайте ПФР
Электронная трудовая книжка у работодателя
Чем выписка из электронной трудовой книжки отличается от выписки о состоянии индивидуального лицевого счёта?
Какую книжку – электронную или бумажную – предъявлять при трудоустройстве?

1. У кого есть доступ к электронной трудовой книжке?

Первое, оно же главное . Если вы не подавали работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то беспокоиться пока не о чем – ПФР не ведёт на вас электронную трудовую книжку. Точнее, ведёт, но исключительно внутри самого себя, и доступа к ней нет ни у кого, в том числе и у вас. Но как только вы подадите работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а он, как и положено, уведомит об этом ПФР по форме СЗВ-ТД , так и книжка ваша станет доступна для просмотра. Причём для просмотра только вами, и никто другой доступа к ней иметь не будет!

Итак, работники, перешедшие на электронную трудовую книжку, могут запросить её четырьмя способами:

на сайте «Госуслуг»,
в отделении ПФР лично или через сайт,
в МФЦ,
у работодателя.

Далее о каждом способе поподробней (кроме МФЦ, с которым и так всё понятно).

2. Электронная трудовая книжка на «Госуслугах»

Собственно, то, о чём мы уже говорили:

Минкомсвязи сообщает, что теперь граждане РФ смогут получать сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде в личном кабинете на «Госуслугах».
Документ будет заверен электронной подписью ПФР и будет являться юридически значимым документом.
Физлица могут получить сведения о трудовых событиях (приеме на работу, переводе на новую должность, увольнении) в электронном виде только после того, как дадут согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде, и работодатель в установленном порядке предоставит форму сведений о трудовой деятельности граждан (форма СЗВ-ТД) в ПФР с данными о трудовой деятельности сотрудника. Данные, которые были внесены в трудовую книжку до введения электронной трудовой, в личном кабинете не отображаются .
Официальная информация Минкомсвязи

Обратите внимание на заключительную фразу из цитаты с сайта Минкомсвязи выше: «Данные, которые были внесены в трудовую книжку до введения электронной трудовой, в личном кабинете не отображаются» , – мы к ней ещё вернёмся.

3. Электронная трудовая книжка на сайте ПФР

На сайте ПФР всё полностью аналогично – заходите в свой Личный кабинет гражданина прямо со стартовой страницы, авторизуетесь через «Госуслуги» , дальше кликаете на «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» :

Что на «Госуслугах», что на сайте ПФР заказанный документ приходит быстро, в тот же день. Как он выглядит, покажу в разделе 5 статьи ниже.

4. Электронная трудовая книжка у работодателя

Откуда берутся данные для электронной трудовой книжки на «Госуслугах» и в ПФР? От работодателя – именно он обязан направлять в ПФР данные о любых ваших кадровых событиях по специальной форме СЗВ-ТД . А раз работодатель является первоисточником этих данных, то логично заключить, что и он может давать работнику доступ к электронной трудовой книжке (если работник на неё перешёл).

Работодатель, действительно, может, но тут есть один нюанс: работодатель может выдавать работнику данные только за период работы у себя самого, а за периоды работы у других работодателей не может по определению, т.к. у него доступа к таким данным нет. Помните, говорили в самом начале, что целиком электронная трудовая книжка доступна для просмотра только вами, и никто другой доступа к ней иметь не будет? Так что хотите – собирайте по мини-выписке от каждого работодателя, а хотите – получите сразу полную выписку через «Госуслуги» или ПФР. Можно для верности совмещать.

Ещё раз на пальцах: все вышеописанные способы работают, только если вы подали работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Выглядит это, например, так:

С ноября 2015 по февраль 2020 вы работали в компании А и там же подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку. При увольнении в обязательном порядке (а также в ходе работы по вашему заявлению) вам обязаны выдать выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р (не путать с СЗВ-ТД !) со сведениями о работе в компании А.
С февраля 2020 вы работаете в компании Б. Повторно подавать им заявление о ведении электронной трудовой книжки не нужно – подробнее см. раздел 6 статьи ниже. По вашему заявлению они так же обязаны выдать вам выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р, но на этот раз со сведениями о работе в компании Б.
Складываете выписки А + Б – получаете полноценную трудовую книжку. А можно её сразу одним куском через «Госуслуги» или ПФР заказать.

Как мы помним из цитаты с сайта Минкомсвязи, «данные, которые были внесены в трудовую книжку до введения электронной трудовой, в личном кабинете не отображаются» – т.е. в любом случае данные в вашей электронной книжке будут лишь с 2020 года. Здесь есть некоторые незначительные нюансы, но мы их касаться не будем, дабы не уходить в ненужную энциклопедичность.

5. Чем выписка из электронной трудовой книжки отличается от выписки о состоянии индивидуального лицевого счёта?

Уточним, чтобы не было путаницы. На «Госуслугах» и на ПФР можно заказать два похожих документа, которые легко перепутать:

Извещение (выписка) о состоянии лицевого счёта – скучная длинная таблица с суммами страховых взносов, выплаченных всеми вашими работодателями в ПФР. Мы её здесь приводить не будем. Можно использовать для проверки факта отчислений этих взносов и чтобы прикинуть размер будущей пенсии.

А вот выписка из электронной трудовой книжки, которую «Госуслуги» или ПФР пришлют вам на электронную почту – как раз то, что нам нужно. Она очень похожа на упоминавшуюся в разделе 4 выше форму СТД-Р. Называется – только не запутайтесь! – СТД-ПФР:

СТД-Р – С ведения о Т рудовой Д еятельности – Р аботодатель;
СТД-ПФР – С ведения о Т рудовой Д еятельности – ПФР .

У меня, как видите, в электронной трудовой книжке ничего нет именно потому, что я на неё ещё не перешёл. А если бы перешёл, то данные в ней на картинке выше почти ничем не отличались бы от данных из обычной бумажной трудовой ни по форме, ни по сути.

6. Какую книжку – электронную или бумажную – предъявлять при трудоустройстве?

Тем, кто внимательно прочитал предыдущие разделы, не составит труда ответить на этот вопрос. Всё зависит от того, перешёл ли работник на электронную книжку, или нет.

Если не перешёл , т.е. продолжает пользоваться бумажной книжкой, то для такого работника вообще ничего не меняется: как хранилась бумажная книжка у работодателя, так и продолжает храниться, как не знал раньше такой работник ни про СТД-Р, ни про СТД-ПФР, так и впредь знать не будет. Соответственно, и при трудоустройстве такой работник будет предъявлять свою краснокожую паспортину бумажную трудовую книжку.

Если перешёл , то бумажная книжка выдаётся ему на руки, как при увольнении, только последняя запись в ней, конечно, будет не про увольнение, а про переход на электронную книжку.

А дальше получается интересно: в бумажной книжке стаж будет до момента выдачи на руки (условно до 2020 года), а в электронной, как мы помним, стаж будет только с момента перехода на неё (условно с 2020 года). Подчеркну, что в электронных базах ПФР данные-то хранятся за все периоды, но до электронных книжек работодатель подавал их в ПФР в другом формате. Поэтому при выдаче работнику выписки из электронной трудовой книжке (форма СТД-ПФР) в неё включаются лишь сведения с момента перехода на электронную книжку. Но за старые данные волноваться не стоит – они также хранятся в ПФР. В крайнем случае, всегда можно заказать Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР, как говорилось в разделе 5 выше, и проверить свои старые начисления.

Как бы то ни было, очевидно, что вашему новому работодателю нужно будет видеть весь ваш стаж, и до 2020 года, и после. А потому вам нужно будет предъявлять при трудоустройстве и выписку из электронной трудовой книжки, и бумажную трудовую книжку. При этом бумажная книжка не будет оставаться у работодателя, как раньше было – вы её просто разово предъявляете для снятия копии. Храниться она, конечно, будет у вас.

Описанный порядок предъявления документов подтвердил и сам ПФР в официальной информации у себя на сайте:

7 Вопрос : На основании чего исчислять стаж для расчета выплат по больничному листу, доплат за стаж работы, а также в иных случаях, когда необходимы сведения о стаже за периоды до 01.01.2020?
Ответ : Работник предъявляет работодателю трудовую книжку (за периоды до 01.01.2020) и одну из форм СТД-Р или СТД-ПФР (за периоды, начиная с 01.01.2020).
В случае если работник не представил при поступлении на работу соответствующие документы и при наступлении страхового случая, общий трудовой стаж определяется из фактически осуществленной трудовой деятельности .
Вопросы-ответы 2 на сайте ПФР

Работникам, желающим углубить свои знания об электронных трудовых книжках, рекомендуется статья Что нас ждёт с переходом на электронные трудовые книжки?

Ставьте лайк, делитесь с друзьями в соцсетях и подписывайтесь на канал, чтоб ничего не пропустить! КадроДел – мой авторский сайт о трудовых отношениях.

Автор: Комиссарова Т. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Долгие обсуждения по поводу электронных трудовых книжек закончились – с 1 января все работодатели без исключения должны на них перейти. По мнению экспертов, электронные трудовые книжки имеют много преимуществ перед бумажными: нельзя потерять, испортить, скрыть. Кроме этого, работодателю не нужно покупать бланки, проверять подлинность, а работникам обеспечивается удобный доступ к сведениям об их трудовой деятельности. И наконец, в электронных книжках легко исправить ошибки. Все это однозначно облегчит жизнь и кадровикам, и самим работникам. Но прежде придется провести определенную работу. Какую – расскажем в этом материале.

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими федеральными законами, которые вступают в силу 1 января 2020 года:

от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – вносятся изменения в ряд статей кодекса и вводится новая ст. 66.1;

от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» – вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему ПФ РФ сведения о трудовой деятельности работников.

Кроме этого, ПФ РФ уже разработал, но пока не утвердил:

проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;

порядок заполнения формы СЗВ-ТД;

проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;

порядок заполнения формы СЗИ-ТД;

формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».

Пока проекты можно посмотреть на сайте ПФ РФ.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронные трудовые книжки – рабочее название, на самом деле это «сведения о трудовой деятельности»:

1. Информация о работнике.

2. Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.

4. Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), произведенного в отношении работника.

5. Должность, профессия, специальность, квалификация работника, структурное подразделение, к которому он относится.

6. Вид поручаемой работы.

7. Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа).

8. Причины расторжения трудового договора.

То есть практически все сведения, содержащиеся в бумажных трудовых книжках, за исключением сведений о поощрениях.

Собирает и хранит эти сведения орган ПФ РФ. Как отметил ПФ РФ, передавать их организациям нужно аналогично другой отчетности. При этом работодателей и работников заверяют, что информационная система ПФ РФ аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных и исключает их изменение, уничтожение или потерю.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.

А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.

При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.

Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.

Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.

Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.

Как работнику получить сведения о его трудовой деятельности?

Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.

Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.

Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.

Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:

на портале госуслуг.

Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Действия работодателей по переходу на электронные трудовые книжки

Как подготовиться к переходу на новый формат? Приведем алгоритм действий.

Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного

Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.

Кроме того, издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.

Шаг 2. Обеспечение технической готовности к представлению сведений

На этом этапе проверьте, готово ли ваше программное обеспечение для передачи электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФ РФ.

Заведите адрес электронной почты, куда работники смогут присылать заявления о выдаче сведений и откуда вы сможете отправлять их в электронном виде.

Шаг 3. Разработка форм уведомлений и заявлений работников

До 30 июня 2020 года (включительно) вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формой.

Унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому разработайте ее сами. Как образец можете использовать следующую форму:

Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой Вами работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении МКУ «***» передает в ПФ РФ. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.

В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности.

Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого до 31 декабря 2020 года напишите заявление по образцу, находящемуся в отделе кадров. В этом случае после 1 января 2021 года мы продолжим вести вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведения в ПФ РФ.

Если вы не напишете заявление в течение 2020 года, вы получите бумажную трудовую книжку на руки. После этого МКУ «***» освобождается от ответственности за ее хранение. Все сведения будут учитываться и храниться только в электронном виде.

С уведомлением ознакомлен

Заявление работника может быть таким:

Прошу продолжить хранить в организации и вести мою трудовую книжку в бумажной форме в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Шаг 4. Проверка бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:

в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);

в датах приемов, переводов, увольнений;

в названиях организаций и должностей;

в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;

в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;

в записях о постоянных переводах.

Шаг 5. Внесение дополнений в локальные акты организации

В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.

Приведем пример изменений в ПВТР.

2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.

2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

4. Обязанности работодателя.

4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.

4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.

4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.

Шаг 6. Подготовка к сдаче отчетности

Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придется сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД. Как и форма СЗИ-ТД, эта форма разработана, но пока не утверждена.

С 1 января 2020 года представляйте сведения не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работники принимались на работу, переводились или увольнялись. Если сведения о работнике представляются впервые, одновременно представьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года.

К сведению: если численность работников организации 25 и более, подаваемые сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчет на бумажном носителе или в электронном варианте, подписанном электронной подписью.

С 1 января 2021 года кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД нужно будет подавать отдельные сведения о приеме и увольнении работников. И делать это нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа формируются с использованием программно-технических средств, применяемых для автоматизации своей деятельности, или с использованием бесплатной программы на сайте ПФ РФ.

Имейте в виду, что за нарушение сроков представления отчетности вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства пока по общей ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принята и специальная.

Шаг 7. Уведомление работников о переходе на электронную форму

Вручите работникам под подпись уведомления до 1 июля 2020 года. Вместе с тем объясните, что такое электронная трудовая книжка, чтобы работники смогли правильно выбрать, как и где они будут получать соответствующие сведения.

Не забудьте о работников, находящихся в декретах и отпусках. Можно направить им уведомления заказным письмом с уведомлением.

Шаг 8. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

После 1 января 2021 года выдайте бумажные трудовые книжки работникам, которые не подали заявление об их сохранении (продолжении их ведения). Факт выдачи следует зафиксировать под подпись работника в книге учета движения трудовых книжек.

На тех работников, кто напишет заявление до 31 декабря 2020 года, продолжайте вести трудовые книжки.

При этом учтите, что подать такое заявление по истечении указанного срока могут работники, которые не успели его подать из-за болезни, отпуска, были отстранены от работы и которые, имея трудовой стаж, до 31 декабря 2020 года не состояли в трудовых отношениях.

1 января 2020 года в России стартует переход на систему электронных трудовых книжек. Это влечет за собой новые обязанности для работодателей. Одна из них — подготовка и сдача в ПФР дополнительного отчета о трудовой деятельности работников — СЗВ-ТД.

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

16 декабря 2019 года Президент РФ Владимир Путин подписал:

Федеральный закон № 436-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Переход на электронный формат обусловлен стремлением создать единую базу данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. Это убережет данные от потери, сделает систему понятной и прозрачной, упростит доступ к сведениям самим работникам и работодателям.

Федеральный закон № 439-ФЗ дополняет Трудовой кодекс РФ статьей 66.1. Она вводит понятие «сведения о трудовой деятельности работника», которое включает в себя всю информацию о трудовом пути человека: прием на работу, увольнение, перевод, повышение квалификации и пр. — то есть все, что сейчас фиксируется в трудовых книжках.

С 1 января 2021 года работодатели больше не смогут оформлять привычный бумажный формуляр для новых сотрудников. Те, у кого трудовая книжка уже ведется, могут сохранить ее. По всем работникам без исключения кадровая служба должна будет вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и подавать их в Пенсионный фонд в виде отчета СЗВ-ТД.

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые

Всем, кто выбрал электронный формат хранения сведений согласно ст. 66.1 ТК РФ, кадровая служба организации выдаст бумажные трудовые книжки на руки.

Как сотруднику получить информацию о трудовом пути?

Необходимые сведения сотрудники могут получить:

В организации по последнему месту работы. Работодатель в течение трех дней с момента подачи заявления об увольнении или в день расторжения трудовых отношений должен выдать сведения о трудовой деятельности в форме справки СТД-Р в бумажном или электронном виде, заверенные должным образом. Справка будет содержать только те сведения, которые относятся к работе в этой организации.
Заказать в личном кабинете Пенсионного фонда России. Отделение ПФР может выдать распечатанный бланк или отправит файл, подписанный усиленной электронной подписью.
Через портал Госуслуги (только в электронном виде) или в МФЦ (только в бумажном формате).

Форма справки о трудовой деятельности, которую сотрудник сможет получить из информационных систем — СТД-ПФР, разработана Минтрудом и будет утверждена после публичного обсуждения.

При приеме на работу нового сотрудника работодатель будет принимать эту информацию в распечатанном виде или в виде электронного документа, заверенного цифровой подписью. Кадровая служба должна будет вносить данные в установленную в организации систему кадрового учета и пополнять их по мере развития трудовых отношений.

Когда сдавать новую отчетность в ПФP?

Федеральный закон № 436-ФЗ вводит новую форму отчетности — СЗВ-ТД, которую работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи как у СЗВ-М — до 15-го числа каждого месяца. Это значит, что с учетом выходных дней первый отчет нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года. Он должен содержать сведения о мероприятиях, произошедших в январе 2020 года. Также отчет нужно составить по тем сотрудникам, которые в отчетном периоде подали заявление о выборе бумажной трудовой книжки или электронного способа учета данных о работе.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение года, сведения о его должности на 1 января 2020 года нужно подать в ПФР до 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года при приеме на работу или увольнении такие сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Организации с численностью в 25 человек и более должны сдавать отчет СЗВ-ТД в xml-формате, небольшие организации со штатом менее 25 человек могут сдавать его и в печатной форме.

Форма отчета СЗВ-ТД

Обратите внимание, как заполнять отчет СЗВ-ТД. Информация о работнике должна совпадать с указанной в страховом свидетельстве. В графе 4 должность вносится в соответствии со штатным расписанием.

В поле 7 проставляется код кадрового события, которое произошло с сотрудником в отчетный период:

2 — Перевод на другую работу

3 — Переименование работодателя

4 — Установление (присвоение) сотруднику второй и последующей профессии, специальности или квалификации

6 — Запрет занимать должность или заниматься определенным видом деятельности

Госдума приняла в первом чтении законопроект, который дополнит ст. 5.27 КоАП частью 11. В соответствии с ней за неоднократное нарушение сроков представления указанных сведений либо за представление неполных или недостоверных сведений должностные лица будут привлечены к административной ответственности в виде предупреждения. Какую меру ответственности законодатели утвердят в окончательном чтении, пока неясно. Но уже понятно, что этому участку учета уделяется пристальное внимание.

Что такое справка СТД-Р?

Начиная с 1 января 2020 года у работодателей появится обязанность выдавать справку СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности работника» по запросу сотрудника и всем увольняющимся. Проект новой формы Минтруд разместил у себя на портале для общественного обсуждения.

По форме справка будет похожа на отчет СЗВ-ТД с той разницей, что работодатель вносит в нее данные за все время, когда сотрудник у него работал, а не только за отчетный период.

Всё ли вы знаете про электронные трудовые?

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Чтобы организация могла безболезненно перейти на систему ЭТК, надо предпринять несколько несложных действий:

Обновить программное обеспечение для сбора и передачи сведений в ПФР.
Провести аудит локальных нормативных актов, которые касаются трудовых книжек и дополнить их формулировкой «… или сведения о трудовой деятельности».
Разработать форму уведомления о переходе на систему ЭТК.
Разработать форму заявления для тех работников, кто хочет сохранить трудовую книжку в бумажном формате.

Работодатели должны осознавать, что «электронная трудовая книжка» — это условное понятие. Все данные о трудовой деятельности россиян будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда на лицевом счете застрахованного. Поэтому устанавливать какое-то специализированное ПО не нужно, достаточно программы, в которой вы привыкли вести кадровый учет. Конечно, при условии что разработчик в ближайшем пакете обновлений предоставит формы необходимых документов.

В программе Контур.Персонал в ближайшее время появится сервис-пак с бланком уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности, отчетом СЗВ-ТД и формой СТД-Р. Обратите внимание: загрузить сервис-пак можно будет только в версиях 1.25 и 1.26.

Наша задача — своевременно предоставить вам формы документов, а ваша — отслеживать изменения законодательства и подготовиться к изменениям.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

В течение многих лет вопрос о выдаче трудовой книжки работающему сотруднику решался просто: пока работник не увольнялся, документ ему не отдавали. Это не было прихотью или самодурством начальника.

Правила пользования основывались на положениях Трудового Кодекса, а там предусмотрен только один вариант. С одной стороны, прямого запрета выдавать оригинал документа тут нет, с другой — в явном виде такое разрешение не указано.

Но что делать, если подошло время обращаться за пенсией, а Пенсионный фонд хочет видеть оригинал трудовой книжки? Статья помогает прояснить этот вопрос.

Зачем получать оригинал документа на руки

Необходимо для Пенсионного Фонда.

Как же всё происходило в прежние времена? Как только была необходима трудовая книжка, сотрудник писал соответствующее заявление о её предоставлении.

После этого сам документ не покидал сейфа в отделе кадров, а составлялась заверенная копия, которая выдавалась сотруднику на руки. Отчасти это было удобно.

Ведь при подаче копии сотрудники Пенсионного фонда не могли усомниться в том, что записи в трудовой книжке были сделаны без каких-либо нарушений правил.

Ещё одной важной причиной не выдавать на руки была ответственность, которая налагалась тогда (и сейчас) на отдел кадров за сохранность трудовых книжек сотрудников.

Ведь не всегда документ, который был выдан на руки будет работником сдан обратно. Кому отвечать в таком случае.

Правда, на сотрудниках отдела кадров ответственность наложена именно дисциплинарная. Они рискуют замечанием, выговором или в крайнем случае, увольнением.

В 2015 году ситуация изменилась.

На законодательном уровне было решено, что оригинал рассматриваемого документа может быть выдан на основе письменного заявления.

При этом ответственность за его сохранность и в это время остаётся на сотрудниках отдела кадров.

Подтверждение стажа для пенсионного фонда

Трудовая книжка подтвердит стаж.

Конечно, рано или поздно, мы все вступаем в пенсионный возраст. Важным обстоятельством в этот период нашей жизни является оформление пенсии. Конечно, если мы обращаемся за её начислением не сразу, как только получаем на это право, количество наших пенсионных баллов будет увеличено.

Вследствие этого обстоятельства можно рассчитывать на увеличение размера пенсии в этом случае. Нужно помнить, что оформление пенсионных выплат будет основой материального благосостояния пенсионера на долгие годы, вплоть до самой смерти.

Основная сумма будет зависеть от трудового стажа в течение всей жизни. А основной документ, который может доказательно предоставить Пенсионному фонду такую информацию — это трудовая книжка работника.

Конечно, если к моменту оформления человек уже не работает, оригинал трудовой книжки должен находиться у него дома. Однако каждому не помешает возможность увеличить свой доход, устроившись работать в предпенсионном и пенсионном возрасте. В этой ситуации документ находится в сейфе отдела кадров.

Когда Пенсионный фонд получает возможность ознакомиться с записями за весь период трудового стажа, он проверяет, правильно ли были они сделаны. Если окажется, что были нарушения при оформлении, запись могут не учесть при расчёте пенсии.

В этом случае данные можно будет подтвердить, сделав запросы на прежние места работы, или получить на руки кадровые документы за рассматриваемое время.

Поскольку те, кто выходит на пенсию в ближайшие годы, часть жизни проработали при существовании Советского Союза, может оказаться затруднительным найти предприятия, на которых проходила трудовая деятельность. В такой ситуации единственным источником информации становятся записи в трудовой книжке.

Порядок действия для выдачи трудовой книжки на руки

Необходимо написать заявление.

Приведём пошаговую инструкцию в такой ситуации:

Сотрудник знает, что ему настало время оформлять пенсию и приступает к подготовке документов. Известно, что для такого оформления обязательно будет необходим оригинал трудовой книжки. Мы здесь рассматриваем ситуацию, когда документы охраняет тот, кто в это время работает, а его трудовая книжка хранится в отделе кадров предприятия;
Для того чтобы получить документ на руки, необходимо оформить заявление с просьбой об этом. На данном шаге нужно написать его и передать в отдел кадров предприятия;
На основании этого, будет произведена выдача документа на руки;
При обращении в Пенсионный фонд по вопросу оформления пенсии оригинал трудовой книжки будет передан для рассмотрения;
Какое-то время будет проходить оформление пенсионных выплат. После его окончания документ будет возвращён обратно, на руки новому пенсионеру;
Не позже чем в течение трёх календарных суток трудовая книжка должна быть возвращена в отдел кадров предприятия.

Важно отметить, что на то время, когда книжка находилась вне сейфа отдела кадров предприятия, ответственность за её сохранность оставалась на его начальнике.

Как получить трудовую книжку для получения пенсии

Необходимо собрать некоторые документы.

Написав заявление руководителю предприятия, работник должен получить положительную резолюцию и обратиться с этим документом в отдел кадров предприятия.

Поскольку в данной ситуации происходит выдача документа, за который отвечает по-прежнему предприятие, сотрудник обязан написать расписку о том, что трудовую книжку он получил.

Теперь нужно обратиться в Пенсионный фонд для расчёта пенсии. Для того чтобы это сделать нужен определённый пакет документов. Он в большинстве случаев состоит из следующих бумаг:

трудовая книжка, выданная на предприятии;
документ, который подтверждает имя и фамилию, гражданство и адрес регистрации заявителя;
справку о размере средней зарплаты за последние 60 месяцев;
при наличии права на льготную пенсию потребуются документы, подтверждающие такое право.

Кроме указанных, могут потребовать некоторые дополнительные бумаги. Кроме того, нужно будет при обращении написать заявление в Пенсионный фонд.

Затем документы будут рассматриваться в течение определённого периода времени. После того как решение будет принято, трудовая книжка будет возвращена работнику.

В течение трёх дней он обязан вернуть её в отдел кадров.

Тут возможна ситуация, когда сотрудник не отдаст книжку обратно. Это возможно, например, если документ был утерян. Какие последствия в этом случае возможны для сотрудника и для отдела кадров?

Во втором случае речь идёт только о последствиях дисциплинарного характера (например, выговор) или, в самом крайнем случае возможно увольнение.

Для сотрудника, конечно, также возможны дисциплинарные последствия, но главное тут в другое, трудовую книжку ему придётся восстанавливать, а это весьма долгий и трудоёмкий процесс.

Написание заявления

Заявление пишется в обычном порядке.

Документ может быть выдан только на основании заявления сотрудника.

Не определена конкретная форма написания этого документа. Однако, в нём должно быть отражено следующее:

В верхней правой части пишут фамилию, имя и отчество руководителя предприятия. Ниже фиксируют данные заявителя;
Далее следует название этого документа;
Здесь раскрывается содержание заявления: содержится просьба о выдаче оригинала трудовой книжки на руки;
Излагаются причины того, зачем указанный документ понадобился;
Указывается срок, на который берётся книжка;
Обязательство возвратить обратно в целости и сохранности;
Внизу заявление ставятся подпись, дата и расшифровка подписи.

Расписка о получении

Этот документ составляется аналогично тому, как это делается в большинстве случаев. Бумага заполняется в произвольной форме, но при этом в обязательном порядке здесь должна быть указана следующая информация:

нужно записать, что владелец указанного документа получил трудовую книжку на руки, при этом фиксируются имя, отчество и фамилия сотрудника;
далее формулируется причина, которая в данной ситуации состоит в необходимости предоставления документа в Пенсионный фонд;
записывается, на какой срок предположительно берётся трудовая книжка;
у документа есть серия и индивидуальный номер. Их необходимо отметить в этой расписке;
в конце ставится подпись, дата и расшифровка подписи.

Этот документ отдаётся в отдел кадров при получении трудовой книжки, а затем забирается обратно при её возвращении.

Эксперт сайта naimtruda.com

Среди плюсов в ведении журнала — нет необходимости нести дополнительные расходы на бумагу, разрозненно оформлять расписки при каждом обращении, хранить их, вести учет. В журнале , оформленном со всеми необходимыми графами, все это делать гораздо проще.

При возвращении трудовой книжки в организацию кадровый работник ставит свою подпись в графе о том, что документ обратно принят от сотрудника.

При правильном оформлении получение оригинала документа никаких сложностей не вызывает. Однако важно обратить особое внимание на сохранность трудовой книжки, ведь восстановление её — это большой труд.

Из этого видео вы узнаете о правилах заполнения дубликата трудовой книжки.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Читайте также: