Справка для пенсионного фонда о расторжении трудового договора

Статья 84.1 ТК РФ обязывает работодателя в последний рабочий день при расторжении контракта обеспечить выдачу трудовой книжки и полагающихся работнику денежных средств. В статье сказано, что при получении письменного запроса от сотрудника компания должна предоставить ему документы, касающиеся его работы и выплаченных за нее сумм.

Список документов, выдаваемых работнику при увольнении

Выдаваемые документы и справки при увольнении работника:

форма 2-НДФЛ;
о средней зарплате за последние три месяца;
о сумме заработка за последние два года;
выписки из персонифицированного учета;
трудовая книжка;
медицинская книжка;
документ об образовании.

Для получения дополнительных справок сотрудник составляет заявление на имя руководителя. Пишется оно в свободной форме, содержит сведения об адресате, должность и Ф. И. О. подчиненного, перечень запрашиваемых форм, дату и подпись. Руководитель не имеет права отказать сотруднику в удовлетворении письменного запроса.

Справка 2-НДФЛ нового образца

Эта форма содержит сведения о доходах физического лица и сумме уплаченного налога (13% от дохода). Может потребоваться:

для расчета оплаты больничного листа ;
для подтверждения уровня дохода, например, при оформлении кредита в банке;
при оформлении налоговых вычетов;
для оформления субсидий и других дотаций.

Форма выдаваемой при увольнении справки 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России № ММВ-7-11/19 от 17.01.2018 . Бланк можно скачать по ссылке .

Справка о среднем заработке за три месяца

Чаще всего требуется для постановки на учет в центр занятости, т.к. на основании этих сведений назначаются пособия. Справку следует запросить, если сокращение работника происходит по причине ликвидации предприятия: взять ее позже будет намного сложнее, если фирма прекратит существовать.

Письмом Минтруда от 15.08.2016 №16-5/В-421 рекомендована форма справки для назначения пособия по безработице ( скачать бланк ).

ВНИМАНИЕ! Допустимо составление документа в произвольной форме. Если бланк содержит нужные сведения об организации и данные для расчета размера и сроков выплаты пособия, отказать в принятии такой справки нельзя.

Справка формы 182н о зарплате за два последних года

Содержит сведения о начислениях и удержаниях страховых взносов за два последних календарных года, а также показывает количество дней временной нетрудоспособности и декретного отпуска. Документ потребуется для:

назначения пособия по временной нетрудоспособности;
расчета оплаты дней декретного отпуска;
оформления пенсии;
назначения социальных дотаций.

Выписка из сведений персонифицированного учета

Информация о страховом стаже и взносах в Пенсионный фонд содержится в формах СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М. Поскольку эти формы охватывают всю списочную численность работников фирмы, то при увольнении составляются выписки из них на конкретного работника. Они нужны для подтверждения пенсионных взносов и начисления страховой пенсии.

Форма СЗВ-М отражает информацию за последний месяц работы сотрудника. По письменному запросу выписка может охватывать и больший период, но не ранее 2016 года.

Бланк СЗВ-СТАЖ содержит более подробные сведения о застрахованном лице. Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.17 №3п . Выборка делается за текущий год, по письменному запросу увольняющегося может включать сведения за другие периоды работы, но не ранее 2017 года.

Справку СЗВ-СТАЖ при увольнении можно скачать, перейдя по ссылке .

Другие документы

По письменному запросу работодатель обязан выдать работнику:

копии приказов о приеме в штат и расторжении трудового контракта ;
копии распоряжений о премированиях, поощрениях и награждениях (если приказ содержит информацию о нескольких работниках, то готовится выписка с данными заявителя).

Уволенный может также запросить характеристику с места работы.

ВАЖНО! Руководитель вправе не выдавать бывшему сотруднику рекомендательных писем. В такой ситуации уволенный может попросить рекомендации у любого представителя администрации на предприятии, но их подготовка - право, а не обязанность.

Сроки выдачи документов

В день расторжения контракта работодатель обязан выдать на руки сотруднику все запрашиваемые документы. Если запрос поступает после увольнения, то на его исполнение дается три рабочих дня.

Руководство компании не несет ответственности за задержку выдачи документов при увольнении сотрудника, когда:

бывший сотрудник осужден и отбывает наказание;
не выходит на связь и уволен по причине прогула ;
расторгается трудовой договор с женщиной, находящейся в декретном отпуске.

Если бывший подчиненный не явился за документами, руководство обязано направить заказным письмом по адресу его проживания уведомление о необходимости получения справок.

Чтобы зафиксировать предоставление запрошенных справок сотруднику, ответственный за делопроизводство делает запись в журнале учета исходящей документации, где сотрудник расписывается в получении. Возможна также подготовка бумаг в двух экземплярах: один выдается работнику, на другом делаются пометки о выдаче с подписями о получении.

ВАЖНО! За несвоевременную выдачу документов предусмотрено административное наказание в виде штрафа до 5000 р. для должностных лиц и до 50 000 р. для предприятий (ст. 5.27 КоАП РФ).

Требования к подготовке справок

Справки при увольнении, содержащие сведения о выплатах подчиненному и отчислениях в фонды, готовятся сотрудниками бухгалтерии, подписываются руководством и заверяются печатью фирмы.

Кадровые документы готовят сотрудники отдела кадров. Копии приказов необходимо заверить: для этого на справке делается пометка «верно» или «копия верна», ставится подпись лица, заверившего акт, и расшифровка (Ф. И. О., должность), печать предприятия. Указывается дата заверения, так как со временем подлинник может стать недействительным.

Какие документы выдают при увольнении

Перечень документов, которые нужно выдать сотруднику в день увольнения, строго регламентирован. В него входят:

трудовая книжка – на бумажном носителе или форма СТД-Р;
справка о доходе и уплаченном налоге (бывшая2-НДФЛ);
выписка из отчёта СЗВ-М;
выписка из справки СЗВ-СТАЖ;
выписка из раздела 3 РСВ;
Справка по форме ФСС при увольнении – о заработке за 2 года до года ухода;
Справка о среднем заработке за последние 3 месяца – в случае увольнения в связи с сокращением или по причине ликвидации.

Бывают ситуации, когда сотрудник не появляется на рабочем месте в свой последний рабочий день. В этом случае ему высылают уведомление о необходимости явиться за документами или дать согласие на их отправку почтой. Для этого используют вариант заказного письма с уведомлением о вручении.

Как заполнить на уволенного СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

В случае расторжения трудового договора с работником ему выдают следующие сведения персонифицированного учета в ПФР:

СЗВ-СТАЖ – за текущий год;
СЗВ-М – за текущий месяц.

Бланк СЗВ-СТАЖ заполняют по обычным правилам – согласно постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. В нем обязательно должны быть заполнены разделы 1, 2, 3. Блоки 4 и 5 оформляют только в случае назначения пенсии.

Порядок оформления следующий:

в разделе 1 приводят идентификационные данные страхователя – ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР, наименование компании;
в разделе 2 указывают год, за который сдается форма;
в разделе 3 в таблице указывают Ф.И.О. увольняемого, его СНИЛС, период работы в текущем году – начиная с 1 января и заканчивая датой увольнения.

В форме СЗВ-М в соответствии с постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п заполняют все разделы. В ней указывают:

раздел 1 – идентификационная информация о страхователе;
раздел 2 – номер месяца и год, за который составлен отчет;
код типа формы в разделе 3 – ИСХД;
в разделе 4 в табличной части приводят Ф.И.О., СНИЛС и ИНН уволенного.

Оформление РСВ при увольнении

При расставании трудящемуся выдают справку о страховых взносах при увольнении в виде выписки из раздела 3 формы расчета по страховым взносам.

Раздел 3 включает подразделы 3.1 и 3.2. В первом показывают идентификационные данные работника. А в подразделе 3.2 – размер облагаемых взносами доходов и сумму начисленных в Пенсионный фонд взносов – как по основному, так и по дополнительному тарифу за отработанные месяцы текущего квартала.

Как выдают справку о заработке за 2 года

Еще один документ, который предоставляют уходящему работнику, это справка по форме ФСС при увольнении о заработке за 2 года. Ее составляют на бланке, утвержденном приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н. Она необходима для расчета пособия по нетрудоспособности, декретных на следующем месте работы.

В ней указывают в разделах 1 и 2 идентификационные данные страхователя и застрахованного (уволенного) соответственно. Кроме того, в разделе 3 приводят общую сумму доходов, с которых начислены взносы на ВНиМ. А в разделе 4 – сведения о периодах освобождения от работы с сохранением заработка и без, которые исключают из расчета среднего заработка для пособий.

Если сотрудник работал официально, то при увольнении по собственному желанию или в ином случае вместе с трудовой книжкой ему нужно забрать от работодателя ещё несколько важных документов.

Уволившемуся они понадобятся для новой работы, кредитов, налоговых вычетов и пенсии, а работодатель, выдав все необходимые справки, обезопасит себя от административной ответственности.

В статье расскажем, какие документы обязаны выдать при увольнении.

Документы уволенному лицу с места трудоустройства

Пока сотрудник работает, с его доходов удерживали налог и платили страховые взносы. После увольнения сотруднику потребуется подтвердить свой доход для службы занятости, кредитов, новой работы и вычетов, а информация о взносах пригодится для пенсии.

Согласно статье 84.1 ТК РФ и п. 3 ст. 230 НК РФ сотрудник получает при увольнении:

справки: 2-НДФЛ, о зарплате за два года и о среднем заработке за три месяца;
выписки: из расчета по страховым взносам, из формы СЗВ-М за месяц и СЗВ-СТАЖ за год увольнения.

Бумаги, которые выдаются сотруднику

Все справки различают по форме, но каждую работодатель должен заполнить предельно внимательно и без ошибок.

О налогах 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ подтверждает официальные доходы и удержанный налог. Работодатель отправляет такую справку на каждого работника. В налоговой видят, где работает человек, сколько получает в год и сколько платит НДФЛ.

Такая справка может пригодиться сотруднику для подтверждения официального дохода в банке, чтобы выдали кредит и для оформления налогового вычета при покупке жилья.

Вид документа закреплен в Приказе ФНС РФ № ММВ-7-11/566. По своей структуре он схож с налоговыми декларациями:

Справку 2‑НДФЛ заполняет бухгалтер организации, основываясь на данных налоговой отчетности. Документ получают по заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ) в последний рабочий день.

О зарплате 182Н

В документе указывают доход за два года перед годом увольнения и за год увольнения.

Сотруднику такая справка пригодится для оформления соцвыплат : по документу смогут рассчитать пособие по временной нетрудоспособности, а также детские выплаты по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Средства на них идут из Фонда социального страхования. Вид справки утвержден приказом Минтруда РФ от 30 апреля 2013 г. №182н.

В первом и втором разделах указывают информацию о сотруднике и работодателе, вносят суммы заработка и других выплат, с которых вносили страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. В четвёртом разделе указывают сколько дней сотрудник был временно нетрудоспособен или в декрете.

Для получения пособия по безработице

В справке указывается средний заработок сотрудника за последние три месяца. Этот документ поможет уволившемуся встать на учет в центре занятости и получать пособие — размер выплаты будет зависеть от средней зарплаты.

Стандартной формы этой справки нет, но в письме Минтруда РФ № 16-5/В-421 указана рекомендательная форма для неё.

В документе содержатся подтверждающие сведения о том что сотрудник, который уволен, работал и информация о средней зарплате за последние три месяца. Также указано количество отработанных недель за год перед увольнением и число отпусков, больничных и других отгулов.

В конце справки пишут, на основании каких лицевых счетов и платежных документов её выдали. Чтобы уволенному сотруднику получить документ о том, что он работал в данной организации, ему нужно написать заявление (ст. 3 Закона № 1032-1, ст. 62 ТК РФ).

О страховом стаже СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ — это ежегодный отчёт о стаже всех работников. В нём указаны сведения о суммах страховых взносов, которые работодатель отправляет в Пенсионный фонд.

Выписка понадобится бывшему работнику для оформления пенсии. Вид справки утвержден постановлением Правления ПФ РФ № 507п. В выписке указывают:

Сотрудник получает документ в день увольнения (ст. 11 № 27-ФЗ, п. 4).

Расчёт страховых взносов (РСВ) — это объёмный отчётный документ, в котором указывается информация о страховых взносах на работников.

При увольнении работника потребуется выписка из третьего раздела РСВ, туда вносят сведения о конкретном сотруднике за отчетный период, в котором он уволился. Вид расчета по страховым взносам закреплен приказом ФНС РФ № ММВ-7-11/551.

В выписке содержатся следующие сведения:

Работник должен получить выписку о себе в день увольнения (ст. 11 № 27-ФЗ, п. 4).

СЗВ-М за последний месяц

Справка о страховых взносах СЗВ-М — форма отчётности работодателя для Пенсионного фонда. Эта справка понадобится работнику при выходе на пенсию (ст. 11, 15 Закона № 27-ФЗ).

Вид документа закреплен в постановлении Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83 п. В выписку вносят реквизиты работодателя, отчетный период — текущий год и данные сотрудника: СНИЛС и ИНН. Сведения о заработке и взносах в выписке не указываются. Сотрудник получает документ в день увольнения (ст. 11 № 27-ФЗ, п. 4).

Какие еще документы можно запросить?

Работодатель обязан предоставить все необходимые бумаги в последний рабочий день сотрудника (какие документы выдают при увольнении?).

Какие еще бумаги должны быть оформлены?

Сотрудник при увольнении может получить копии, выписки или оригиналы документов.

Должны быть заверены надлежащим образом: печатью и подписью руководителя или уполномоченного лица. Также на копии обязательно указывают, когда был выдан документ, и делают отметку, что подлинник хранится у работодателя. Выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, из раздела 3 РСВ:

Выписки выдаются под роспись. В организации заводят отдельный учетный журнал или оформляют документ в двух экземплярах: один получает сотрудник, второй, заверенный его подписью и датой, оставляет у себя работодатель (какие бумаги должен подписать работник при увольнении?). Еще один вариант — с работников берут расписку о получении копий отчетности. Справки о среднем заработке за три месяца, о зарплате 182Н, 2-НДФЛ:

Справки-оригиналы выдают на бланке организации с подписью руководителя и печатью.

Работодателя, который не выдаёт сотруднику нужные справки и документы в день увольнения, могут оштрафовать.

Взыскание для руководителя составляет от 1000 до 5000 рублей, для компании — от 30 000 до 50 000 рублей. Если случай с невыдачей справок повторится, штраф увеличат, а руководителю будет грозить дисквалификация (ст. 5.27 КоАП РФ, ч. 1 и 2).

При расторжении трудового договора и увольнении сотрудника, работодатель обязан выдать ему пакет документов.

Обязательные документы для выдачи

Порядок увольнения сотрудников описан в ст. 84.1 ТК РФ.

Увольнение происходит на основе приказа работодателя, который должен подписать сотрудник. По требованию сотрудника, он может получить заверенную копию этого приказа.

Трудовая книжка

В день прекращения действия трудового договора работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ.

Форму СТД-Р — сведения о трудовой деятельности — сотрудник получает в электронном виде. Работодатель присылает документ, заверенный КЭП — квалифицированной электронной подписью. Форма СТД-Р выдаётся сотруднику в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.

Личная медицинская книжка

Работодатель не делает никаких пометок и записей в личной медицинской книжке сотрудника. Он должен выдать документ на руки в день прекращения действия трудового договора.

Расчётный лист

Вместе с расчётом, сотрудник должен получить расчётный лист, порядок выдачи которого описан в ст. 136 ТК РФ. Расчётный лист должен содержать следующую информацию:

состав заработной платы;
размеры дополнительных начислений;
размеры и основания удержаний;
общую сумму.

Расчётный лист может быть как выдан в бумажном виде, так и в электронном.

Справка о сумме заработка

Согласно Приказу Минтруда России № 182н от 30 апреля 2013 г. справка № 182н выдаётся в день увольнения сотрудника. Она содержит в себе данные о сумме заработка, дополнительных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы.

Расчёт по страховым взносам

Помимо информации о страховых взносах, документ должен содержать основные данные сотрудника: ФИО, гражданство, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, дату рождения и признак застрахованного лица.

Выписка СЗВ-СТАЖ

Работодатель предоставляет сведения о страховом стаже сотрудника в ПФР после его увольнения. Копию отчёта СЗВ-СТАЖ работодатель предоставляет бывшему сотруднику в день его увольнения в пакете основных документов.

Выписка СЗВ-М

СЗВ-М — отчёт, который сдаётся в ПФР. Он содержит в себе сведения о застрахованных лицах.

При увольнении сотрудника работодатель должен подготовить выписку из отчёта. В ней должна содержаться информация только о данном сотруднике. Работодатель выдаёт отчёт за последний рабочий месяц.

Выписка ДСВ-3

Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы за сотрудника, то в момент его увольнения он должен предоставить ему справку ДСВ-3.

Дополнительные документы

Дополнительные документы, не входящие в список обязательных, должны выдаваться сотруднику по его заявлению.

Справка 2-НДФЛ

Справку выдаёт работодатель, которому было направлено соответствующее заявление до или во время увольнения.

Справка о среднем заработке

Справка о среднем заработке необходима для центра занятости.

Сотрудник должен подать заявление на получение такой справки, после чего работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней.

Форма СПВ-2

Копия справки СПВ-2 нужна тем сотрудникам, которые выходят на пенсию. Документ содержит сведения о страховом стаже сотрудника и должен быть направлен в ПФР.

Кадровые приказы

Сотрудник имеет право запросить копии всех кадровых приказов, например, о приёме, увольнении или переводе. На документах должна быть подпись и печать, чтобы они обладали юридической силой.

Штрафы

За нарушение правил выдачи документов в день увольнения инспекция труда может назначить штрафы для работодателя:

Организация — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 рублей.
Должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении — 10 000 до 20 000 рублей или лишение должностных обязанностей на срок от 1 года до 3 лет.
ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 рублей.

Решения от «Калуга Астрал» для удобной работы со всеми необходимыми документами сотрудника

« Астрал Отчет 5.0» — веб-сервис для сдачи электронной отчетности в контролирующие органы. Позволяет работать с электронными трудовыми книжками и электронными больничными листами. Не привязан к рабочему месту пользователя и позволяет работать в системе с любого ПК без сохранения и переноса базы данных.

«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами и контролирующими органами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона.

«Астрал-ЭТ» — надежная и безопасная электронная подпись для подписания документов, участия в торгах, работе на госпорталах. Оформить заявку на электронную подпись можно всего по двум документам: паспорт будущего владельца сертификата и СНИЛС.

Среди официальных документов, которые работодатель должен выдать увольняющемуся работнику, можно выделить бумаги, которые являются обязательными для выдачи по ТК РФ, а также справки, дополнительно оформляемые по письменному требованию сотрудника.

Необходимо разобраться в том, какие справки вправе получить работнику при увольнении с места работы. Кроме того, нужно выяснить, для каких целей оформляются такие бумаги, в какие сроки они передаются увольняемому лицу, как поступить, если руководство фирмы отказывается их выдавать.

Какие справки можно взять при увольнении с места работы?

Увольняемый наемный работник вправе запросить у своего работодателя любую справку, касающуюся трудовой деятельности, как в период работы, так и после увольнения.

Основание для расторжения трудового договора не оказывает никакого влияние на перечень выдаваемых справок – это может быть как собственное желание сотрудника, так и любая другая причина (например, инициатива работодателя, соглашение сторон).

Перечень справок, которые сотрудник вправе запросить по месту бывшей работы по факту увольнения:

Сведения о заработной плате за последние 2 года работы. Для оформления используется стандартная форма 182-Н. Эти данные потребуются для расчета больничных пособий по листу нетрудоспособности на следующем месте занятости.
Показатель среднего заработка, применяемый с целью определения для него пособия по безработице. Сведения о средней заработной платы для ЦЗН оформляются за 3 последних месяца.
Справка 2-НДФЛ о доходах. Она отражает информацию о подоходном налоге, уплаченном с заработка конкретного гражданина, и вычетах по НДФЛ, предоставленных ему.
Справки, составляемые по формам СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, а также СПВ-2, оформляемая при уходе сотрудника на пенсию, и расчет страховых взносов (раздел 3).

Если нужно, выбывающий сотрудник вправе запросить иные справки, а также копии официальных бумаг (например, копию приказа руководства о прекращении трудовых отношений).

Обязан ли работодатель выдавать их сам?

Когда работник увольняется, его работодатель возвращает ему трудовую книжку и окончательно рассчитывается с ним. Данные процедуры выполняются непосредственно в день увольнения трудящегося гражданина.

Если в день прекращения трудовых отношений сотрудник не забирает трудовую книжку, работодатель должен направить в его адрес уведомление о необходимости получения.

Если выбывающему сотруднику потребуются какие-либо бумаги, касающиеся его работы, он должен обратиться к своему работодателю с надлежащим письменным заявлением. Руководитель организации обязан удовлетворить просьбу, предоставив заявителю заверенные копии необходимых документов.

Данные правила четко оговорены ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, регулирующей общий порядок соблюдения формальных процедур при увольнении наемного сотрудника.

В обязательном порядке руководство организации выдает уходящему сотруднику следующие официальные бумаги, касающиеся трудовой деятельности:

Трудовая книжка данного гражданина.
Справка, составляемая по форме 182-Н. Она используется для определения соответствующих больничных пособий, предназначенных физлицу, и отражает сведения о его заработке (полученном доходе) за 2 предшествующих года.
Документальное подтверждение пенсионных отчислений и других страховых взносов, произведенных в пользу конкретного работника.
Справка 2-НДФЛ, которая показывает доходы, выплаченные данному лицу, а также суммы подоходного налога, удержанные и перечисленные с этих доходов.

Другую документацию, запрошенную увольняемым гражданином, работодатель оформляет и выдает на протяжении 3 дней, отсчитываемых с момента подачи соответствующей просьбы (она подается письменно). Такое требование четко оговорено ч. 1 ст. 62 ТК РФ, регламентирующей выдачу сотруднику бумаг, касающихся его трудовой деятельности.

Форма 182н для расчета больничных пособий

Справка, которая оформляется по стандартной форме 182н, содержит сведения о доходах, полученных работников за предшествующий двухлетний период перед увольнением.

Такие данные учитываются для расчета пособий, подлежащих выплате гражданину в связи с его временной нетрудоспособностью (то есть по больничному листу), а также в связи с материнством (декретные по беременности и родам). Информация, которая указывается в этой справке, позволяет рассчитать среднюю заработную плату человека, которая, в свою очередь нужна для определения суммы пособия.

Как известно, сумма пособия по больничному листу определяется по данным о доходах, полученных за последние два года, предшествующих тому году, в котором этот гражданин заболел. Нужно позаботиться о наличии соответствующих данных, так как есть вероятность, что они понадобятся работнику на новом месте трудоустройства. Ведь он может заболеть или, как вариант, уйти в декрет.

Если трудящийся не представит 182н своему новому работодателю до передачи листа нетрудоспособности, больничное пособие будет вычисляться для него согласно величине МРОТ, то есть будет минимальным. Такой расчет может привести к существенной потере причитающихся денег.

Именно поэтому работник должен своевременно позаботиться о наличии этой справки. Если работодатель не выдал самостоятельно форму 182н по какой-то причине, нужно ее запросить самостоятельно.

Актуальный бланк 182-н содержится в Приложении №1 к Приказу Минтруда России №182н от 30.04.2003 в последней редакции от 09.01.2017. Данный бланк можно скачать бесплатно по ссылке ниже в формате word.

2-НДФЛ о доходах сотрудника

Форма 2-НДФЛ отражает сведения о налогооблагаемых доходах работника, удержанных с него суммах НДФЛ и оформленных вычетах по по подоходному налогу за конкретный отчетный год.

Этот бланк потребуется трудящемуся гражданину, если он будет получать вычеты через нового работодателя (при наличии соответствующих оснований) или непосредственно через подразделение налогового ведомства.

Если гражданин оформит данный вычет, фактически перечисленная налоговая сумма, которая указана в справке 2-НДФЛ, будет законно возвращена гражданину-заявителю.

Если работодатель сам не выдает при увольнении 2-НДФЛ, то для ее получения увольняющийся сотрудник подает ему надлежащее заявление.

Актуальный бланк 2-НДФЛ утвержден Приказом ФНС России №ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018. Данная форма для скачивания представлена ниже.

Нужна ли СЗВ-СТАЖ?

Надо отметить, что документальный шаблон СЗВ-СТАЖ применяется с 2017 года. Данная форма содержит информацию о страховых взносах, фактически перечисленных за конкретного наемного сотрудника.

При увольнении СЗВ-СТАЖ выдается работнику непосредственно в оговоренный день ухода. Чтобы получить эту бумагу, не нужно делать особый запрос.

Если работодатель не выдает такую справку, его могут привлечь к надлежащей ответственности (руководство компании наказывается штрафом).

Актуальный бланк СЗВ-СТАЖ утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 №507п, скачать его можно ниже бесплатно в формате xls.

Что делать, если не дают документы?

Расчет (все полагающиеся выплаты), трудовую книжку и дополнительные бумаги, касающиеся работы, увольняющийся гражданин должен получить в день своего увольнения с места работы. Дата такого выбытия всегда определяется заранее.

Часть документации предоставляется уходящему работнику без требования о подаче письменного заявления. Для получения некоторых справок (бумаг) физлицу всё же приходится оформлять нужный запрос в письменной форме, адресуя его непосредственно руководству организации.

Так или иначе, отказ работодателя от выдачи обязательных документов и удовлетворения просьбы увольняющегося сотрудника о предоставлении дополнительных справок считается неправомерным.

Если руководство не выдает справки при увольнении, придется отвечать по закону, если выбывающий работник, ущемленный в правах, пожелает реализовать соответствующую процедуру:

Заявитель готовит письменный запрос на получение полагающихся бумаг и адресует его руководству компании. Такую бумагу можно составить в двух экземплярах, передав её через канцелярию директора. При этом на экземпляре заявителя должна стоять отметка секретаря о принятии. Ещё один способ – переслать этот запрос почтой, то есть заказным письмом (отправитель оповещается о передаче этого письма адресату).
Если в трехдневный срок работодатель адекватно не отреагирует, заявитель может направить соответствующую жалобу в компетентную инстанцию – трудовую инспекцию или прокуратуру. Как вариант, можно передать эту жалобу сразу обеим госструктурам. Бумагу можно передать лично, почтой или онлайн.
Жалоба рассматривается контролирующим госорганом на протяжении 30 дней, отсчитываемых с момента её получения.
Рассмотрев жалобу, госорганы проведут надлежащую проверку. Работодатель будет привлечен к соответствующей административной ответственности (если его вина будет официально установлена и подтверждена).

Срок выдачи по ТК РФ

Если увольняющийся гражданин подал работодателю необходимый письменный запрос, соответствующие справки должны быть выданы заявителю на протяжении 3 дней, отсчитываемых со дня передачи этого заявления.

Если просьба была оформлена надлежащим образом, проблем с удовлетворением законного требования возникнуть не должно. В противном случае заявитель может пожаловаться контролирующим службам.

Полезное видео

Что работодатель должен выдать работнику в день увольнения, смотрите в видео:

Выводы

Официально прекратив трудовые отношения, работник вправе получить расчет (выплаты), трудовую книжку и дополнительную документацию, касающуюся работы. Всё это должен предоставить выбывающему гражданину его работодатель.

Часть бумаг выдается уходящему работнику в обязательном порядке (по умолчанию), а некоторые справки предоставляются по письменному запросу на протяжении 3 дней.

Так или иначе, работодатель не может отказать работнику в удовлетворении его законного требования. Если просьба своевременно не выполняется, сотрудник вправе жаловаться.

При уходе наемных работников администрация выполняет строго регламентированную процедуру расторжения трудового договора и оформления соответствующих бумаг. После принятия решения об уходе, сотрудник пишет заявление об уходе, а работодатель готовит приказ. В обязанности работодателя входит не только выплата расчетной суммы и выдача трудовой, но и подготовка справок для различных государственных служб, необходимых гражданину по окончании действия текущего трудового договора.

Основные документы, получаемые при прекращении трудовых отношений

Стандартная процедура требует от гражданина подачи запроса на выдачу справок, однако ряд документов включен в перечень обязательной документации, выдаваемой гражданам на руки при увольнении:

копия приказа об увольнении;
трудовая;
сведения по отчислениям во внебюджетные фонды и о стаже работника.

Специалисты кадровой службы и бухгалтерии обязаны знать актуальную информацию, какие справки выдать сотруднику, во избежание дальнейших разбирательств и претензий со стороны уволившегося гражданина.

Основываясь на положениях ТК (ст. 62 и 84.1), граждане могут потребовать предоставления личных документов, не распространяясь о дальнейшем их предназначении. К такой информации относят копии различных кадровых приказов, личной выписки из дела, справки о доходах и отчислениях во внебюджетные фонды (для ФСС).

Таким образом, помимо трудовой, бывший сотрудник получает любые из личных бумаг, которые предусмотрены трудовым законодательством.

Документы со сведениями о трудовых доходах

Наиболее часто требуемой от организации справкой является документ, подтверждающий величину доходов гражданина и отчисленном подоходном налоге. Предусмотрено несколько видов таких справок, оформляемых согласно требований законодательства и целей предназначения:

2-НДФЛ. Выдается бухгалтерией предприятия. Суммы приводятся помесячно за последний отработанный год. В графах отражены доходы и суммы отчисленного подоходного налога.
О доходах за последний год и 2 предшествующих года.
Справка о доходе за 3 месяца.

Независимо от причин увольнения, сотрудник также получает 2-НДФЛ, в которой отражаются данные о заработке человека в течение календарного года вплоть до момента увольнения. Для предоставления справки, согласно ст.230 НК РФ, работнику необходимо письменно запросить ее в тексте заявления на увольнение, однако многие работодатели, предвидя подобный запрос, выдают справки по умолчанию.

Справка по форме 182н содержит данные о заработке за более длительный период. Документ может потребоваться гражданам при последующем трудоустройстве. Если работник, оформившись на новое место, заболевает, потребуется произвести расчет оплаты по листку временной нетрудоспособности. Информация из справки 182н позволит правильно определить положенные выплаты, с учетом среднего заработка за последние годы. Аналогично используется документ при выходе сотрудницы в декретный отпуск. Бухгалтерия нового работодателя должна определить величину декретных, исходя из сведений о доходах за предшествующий двухлетний период.

Форма 182н содержит следующую информацию:

о заработке за 2 года;
перечисленных в адрес Соцстраха взносах;
периоде отсутствия на рабочем месте по болезни, при выходе в декрет, иных ситуациях, когда работник получал неполную заработную плату.

Справка 182н была утверждена в 2013г., взамен формы 4н. В отличие от предыдущего варианта документа, в новой форме были добавлены столбцы для указания причин выдачи листка временной нетрудоспособности. Данная справка может потребоваться сотрудницам, уволившимся во время беременности и отпуска по родам, а также при нахождении в отпуске по уходу за малолетними детьми. Сведения о длительности периода, проведенного на больничном, определяется в днях.

Для постановки на учет в Службе занятости в 2020 году потребуется форма справки. Она содержит сведения о среднем значении зарплаты, использующимся при определении пособия по безработице.

Документы со сведениями для ПФР и ФСС

Работодатель также предоставляет информацию обо всех перечислениях во внебюджетные фонды, а также справку о стаже работнику. Положения, касающиеся выдачи подобных документов, приводятся в ФЗ №27 от 1996г. (п. 4 ст.11).

При увольнении сотрудник получает персонифицированные сведения с расчетом страховых взносов, согласно Приложению 1 Приказа № ММВ-7-11/551@, утвержденного ФНС в 2016г. Информация по взносам приводится за последний квартал, в течение которого работал увольняющийся.

При уходе сотрудника работодатель должен выдать форму СЗВ-М, с информацией исключительно о личных взносах.

Если причиной ухода с работы является достижение пенсионного возраста, сотруднику потребуется получить с последнего места работы копию отчета о стаже СПВ-2, оригинал которой передается в ПФР.

Отчет СЗВ-СТАЖ представляет собой ежегодно подаваемую в ПФР общую справку в которой отражаются суммы страховых взносов конкретной организации-страхователя и ее работников. Отчет о пенсионных начислениях подается всего один раз, с приложением описи ОДВ-1. При подаче отчета организацией с численностью более 25 сотрудников отчет направляют электронно, с применением электронной подписи (ЭЦП). Копию документа получает гражданин при расторжении трудового договора с работодателем.

Справки при увольнении, предусмотренные трудовым законодательством, выдаются обязательно, а в случае отказа или неисполнения запроса сотрудника, работодатель штрафуется и несет административную ответственность вплоть до 3-месячного запрета на деятельность.

Таким образом, сотрудник, помимо справок о доходах и налоговых отчислениях, получает документы, подтверждающие справки о начисленных и уплаченных страховых взносах, страховом стаже, взносы по накопительной части пенсии, дополнительных взносах.

Обязанности работодателя по оформлению увольнения

Срок, отводимый на подготовку и выдачу всех справок и документов при увольнении, составляет 3 дня после того, как трудовой договор был расторгнут.

Сведения, относимые к персонифицированному учету в ПФР, выдаются в последний день работы. Образцы заполнения всех видов справок имеются на специализированных сайтах.

Чтобы исключить неприятности со стороны надзорных государственных служб, администрация работодателя предоставляет обязательный список документации по уволившемуся сотруднику строго в соответствии с нормами трудового законодательства.

Документы выдают под роспись сотрудника, подтверждающую факт получения. Доказательством передачи документов могут выступать:

Получение расписки в получении.
Подпись на самом документе.
Подписи напротив записей в журналах регистрации документов.

Наиболее удобен вариант ведения журналов регистрации, в которых фиксируются все выданные сотрудникам документы и имеются подтверждающие подписи. Наличие регистрационных номеров на документах и дублирование информации в журналах исключает возможные недоразумения, свидетельствуя о выполнении работодателем всех своих обязательств перед сотрудником.

Кроме того, регистрация задним числом, при ведении журнала, становится невозможной, нумерация страниц журнала исключает возможность внесения несанкционированных изменений.

Читайте также: