Нужно ли заверять паспорт и снилс

Ежегодно 5 миллионов человек – и взрослых, и детей – регистрируются в органах Пенсионного фонда Российской Федерации и получают сведения об уникальном СНИЛС

Помимо того что СНИЛС нужен для формирования пенсии, он необходим для получения государственных услуг в электронном виде и льгот, сокращения количества документов при получении различных услуг и др.

Как получить СНИЛС взрослым

При устройстве на работу.

При заключении трудового договора или договора гражданско-правового характера работодатель отправляет данные сотрудника и заполненную анкету в территориальный орган Пенсионного фонда России.

Самостоятельно в любом территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации, а также в МФЦ, в случае если между ПФР и МФЦ заключено соглашение о взаимодействии.

Необходимо предъявить паспорт и заполнить анкету. При обращении в орган Пенсионного фонда Российской Федерации регистрация в системе индивидуального (персонифицированного) учета и выдача документа, подтверждающего регистрацию, производится в режиме «реального времени».

Как получить СНИЛС детям

Для получения документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, со СНИЛС для ребенка до 14 лет мама или папа с собственным паспортом и свидетельством о рождении ребёнка могут обратиться в любой территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации, а также в МФЦ, в случае если между ПФР и МФЦ заключено соглашение о взаимодействии. При подаче анкеты в Пенсионный фонд России регистрация в системе индивидуального (персонифицированного) учета и выдача документа, подтверждающего регистрацию, производится в режиме «реального времени». Дети старше 14 лет могут обратиться самостоятельно со своим паспортом.

ПФР рекомендует

Пенсионный фонд России рекомендует получить СНИЛС всем взрослым гражданам, которые по разным причинам пока его не имеют. Это, как правило, военнослужащие и сотрудники силовых ведомств без стажа на «гражданке», которые будут получать или уже получают пенсию по линии своего ведомства, а также граждане, не имеющие страхового стажа. Например, домохозяйки.

Чтобы получить СНИЛС, необходимо обратиться в любой территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации, а также в МФЦ, в случае если между ПФР и МФЦ заключено соглашение о взаимодействии.

Bоеннослужащие, которые служат в гарнизонах, отдаленных от мест расположения органов Пенсионного фонда Российской Федерации, также могут получить СНИЛС обратившись через свою войсковую часть по месту службы.

Иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов в соответствии с ФЗ от 25 июля 2002 года № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»), постоянно или временно проживающие на территории России получают СНИЛС лично в территориальном органе ПФР по месту жительства (пребывания) либо через своего работодателя.

В случае потери документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета

СНИЛС предоставляется каждому гражданину один раз и навсегда закрепляется только за его индивидуальным лицевым счетом. А вот сам документ, содержащий СНИЛС, можно и потерять. Если случилась такая неприятность, восстановить его просто.

Если вы работаете, обратитесь в отдел кадров с заявлением о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Если Вы относитесь к категории самозанятого населения (индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус и т. д.), обратитесь в любой территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации с указанным заявлением. Неработающие граждане также могут подать заявление в любой территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации.

При подаче заявления о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в орган Пенсионного фонда Российской Федерации выдача документа производится в режиме «реального времени».

СНИЛС при смене фамилии

Личные данные, указанные в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, должны соответствовать данным паспорта, поэтому при смене фамилии их необходимо поменять. Для этого в любой территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации (через работодателя или лично) необходимо подать заявление об изменении анкетных данных, содержащихся в индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица. Все изменения отражаются на индивидуальном лицевом счете гражданина, и ему выдается документ, подтверждающий регистрацию, с тем же СНИЛС, но с измененной фамилией.

Выдача документа, подтверждающего регистрацию, с измененными анкетными данными, при обращении в территориальный орган ПФР осуществляется в режиме «реального времени».

ПФР напоминает

Пенсионный фонд Российской Федерации напоминает гражданам, что получить документ, подтверждающий регистрацию, или изменить анкетные данные, содержащиеся в индивидуальном лицевом счете, можно в любой Клиентской службе ПФР по всей России.

Клиентские службы проводят услугу по регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета и выдачу документа, подтверждающего регистрацию, сразу при обращении гражданина.

Также на сайте ПФР в личном кабинете реализован сервис получения документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в режиме онлайн, что позволяет гражданину получить сведения о СНИЛС в электронном виде, не выходя из дома.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Роскомнадзор направил организации предписание, в котором указано, что хранение копий личных документов является избыточным при обработке персональных данных работников.
Вправе ли работодатель хранить копии документов, предъявляемых работником при поступлении на работу: копии паспорта, свидетельства ИНН, СНИЛС, документов об образовании?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения, не является нарушением закона, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение следующих условий:
- от работника получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
- работодателем заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не противоречат законодательству;
- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Если эти условия не соблюдаются (например, хранение копий личных документов работника не обусловлено необходимостью достижения конкретных, заранее определенных и законных целей обработки персональных данных), хранение копий таких документов противоречит требованиям законодательства.

Обоснование вывода:
Закон не содержит прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов.
Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", далее - Закон N 152-ФЗ). Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не нарушает законодательство, если работодателем соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников. Аналогичный вывод следует и из разъяснений специалистов Роструда (смотрите ответ на вопрос 1, ответ на вопрос 2, ответ на вопрос 3, размещенные на информационном портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ").
Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 указанной статьи). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Также согласно п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускается обработка персональных данных, если она необходима, в частности, для достижения целей, предусмотренных международным договором РФ или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей.
Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. По смыслу разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012 "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит не только информацию, позволяющую однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.
Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Обобщая приведенные нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения работников, работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:
- от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ (не требующих согласия субъекта персональных данных на их обработку);
- работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;
- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, есть вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников. Так, в некоторых случаях суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, свидетельства о присвоении ИНН, СНИЛС, военного билета и т.д., даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 N Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 N Ф08-480/14, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 N 17АП-5329/15).
Поэтому для того, чтобы ответить на вопрос о законности хранения упомянутых документов, необходимо прежде всего определить, для достижения каких конкретных, заранее определенных и законных целей работодатель хранит копии личных документов работника. Если такие цели отсутствуют или хранение копий паспорта, свидетельства с указанием ИНН, документов об образовании и т.д. является избыточным с точки зрения достижения целей обработки персональных данных работников, хранение таких копий противоречит требованиям закона. В этом случае, как мы полагаем, работодателю следует вернуть копии документов работнику или уничтожить их (ст. 21 Закона N 152-ФЗ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Может ли нотариус заверить копию СНИЛС?

Доброго времени суток

Нет, нотариус Вам должен отказать, так как СНИЛС нотариусом не заверяется

Удачи Вам в решении Вашего вопроса.

Нотариус заверяет любые документы при наличии подлинника

Обратитесь к нотариусу с подлинником СНИЛС

Все должны заверить.

Если подлинник у вас имеется, СНИЛС заверен печатью и подписью. То нотариус может заверить копию, прямого запрета в ФЗ о нотариате нет.

А также необходима ли заверенная нотариусом копия права на наследство при регистрации прав в росреестре или будет достаточно оригинала?

Платить надо все наследникам, при его оформлении, а вот оригинал нужен и копия нужна только простая, необязательно нотариально заверенная.

Нина, добрый день! Да, необходимо нотариальная копия плюс оригинал свидетельства о праве на наследство. Оригинал возвращают Вам, а нотариальная копия остается в Росреестре в регистрационном деле.

Что касается гос. пошлины за выдачу свидетельства о праве на наследство, то от ее уплаты освобождены те наследники, которые наследуют жилое помещение, в котором они проживали вместе с наследодателем на день открытия наследства.

Как правильно продать авто в рассрочку? Обязательно ли составлять договор у нотариуса и нужна ли заверенная нотариусом расписка?

Можно составить договор в простой письменной форме.

Составляете договор в простой письменной форме. Можно без нотариуса

В договоре пропишите порядок перехода права собственности, порядок оплаты.

Расписку у нотариуса заверять не нужно.

Необходима ли заверенная нотариусом доверенность на право предоставления интересов.

Где представление интересов?

Смотря куда, эта доверенность вообще отличная штука, хоть куда с ней, хоть в суды, хоть в страховую компанию и вообще в любые инстанции.

Скажите, нужна ли заверенная нотариусом доверенность гражданскому мужу для того, чтобы приводить ребенка в сад?

Нет, не нужна, потому что доверенность выдается для совершения сделок. Привод ребенка в садик это не сделка, для этого действия необходимо Ваше письменное согласие, которое Вы представите лично в администрацию садика.

Нет, если он является его законным представителем (отцом или опекуном).

Нужна ли заверенная нотариусом доверенность для получения пенсии?

У нотариуса, на мой взгляд надёжнее. Но заверять ли документы у нотариуса или прибегнуть к услугам других организаций решает сам пенсионер. Вот перечень организаций, которым ГК РФ разрешает бесплатно подтверждать подлинность доверенностей на получение пенсии (ст. 185.1, пункт 3):

предприятия, организации и учреждения, в которых пенсионер работает официально;

администрацией учреждения здравоохранения (больницы, госпиталя и др. стационара), в которой пенсионер лечится;

Ну, и, конечно, в те учреждения, где требуется доверенность в нотариальной форме (именно такую, например, могут потребовать в банке), пункт 1 статьи 185.1 ГК РФ обязуется предоставлять доверенность, подтвержденную нотариусом.

А так же, можно уточнить возможность перечисления пенсии на банковскую карту, что намного упростит снятие средств.

Оформление СНИЛС является необходимой процедурой для всех россиян. Он потребуется при посещении различных структур. Важно знать, какие документы нужны для получения СНИЛС, а также особенности обращения за зеленой страховой картой.

СНИЛС: понятие и функции

Страховой индивидуальный номер выделяется для человека единожды в жизни. Реквизиты индивидуального лицевого счета сохраняются за ним, поэтому считаются уникальными.

В момент регистрационных действий ПФР формирует счет, которому присваивается персональный страховой номер. На нем накапливаются взносы, вносимые за сотрудника. Они составляют основу страховой и накопительной части пенсии. Также система предоставляет сведения о трудовом стаже.

Свидетельство обязательного пенсионного страхования потребуется для:

осуществления регистрационных действий в момент работы с порталом Госуслуги;
оформления льгот по некоторым госуслугам;
устройства на работу по официальному трудовому договору;
получения медицинской помощи;
накопления будущей пенсии;
оформления и использования универсальной электронной карты.

Документ требуется часто, без него могут отказать в приеме в социальных и медицинских учреждениях.

Важно! Номер СНИЛС закреплен за человеком до конца жизни. Даже при изменении личных данных реквизиты не меняются.

Кому нужно оформлять СНИЛС

Сделать СНИЛС необходимо каждому гражданину России. Обязательно он выдается следующим категориям лиц:

трудоспособным взрослым людям;
детям ;
лицам, не имеющим постоянного трудоустройства;
военнослужащим.

При утере или порче зеленой карточки можно получить ее повторно. Срока действия СНИЛС не имеет.

Какие документы необходимо иметь для получения свидетельства

Перед посещением ПФР важно знать, что нужно иметь с собой для получения СНИЛС. Долго собирать пакет бумаг не понадобится.

Анкета

Чтобы получить СНИЛС, заявителю следует заполнить анкету. Она представлена на стандартном, определенным законодательно бланке АДВ-1 ( образец ). В ней нужно указать:

Ф.И.О. гражданина, который хочет застраховаться;
пол;
число, месяц и год рождения;
страну, населенный пункт, где родился человек;
наличие гражданства РФ (если имеется гражданство другой страны, это указывается);
адрес официального места регистрации;
адрес, по которому проживает лицо (при совпадении его с местом прописки, графу заполнять не следует);
контактные данные;
сведения из документа, подтверждающего личность обращающегося.

В нижней части отражается дата заполнения. Заявитель должен поставить подпись.

Заявление

Главный документ, используемый для оформления СНИЛС, – заявление. Оно заполняется собственноручно гражданином, вступающим в программу госстрахования.

Документы может подать работодатель. Ответственным за обращение лицом является представитель кадрового отдела. Он занимается заполнением заявления.

В некоторых субъектах возможно самостоятельное оформление заявления работником ПФР. Он вводит данные в компьютер в момент посещения человеком учреждения.

После внесения сведений заявление обязательно подписывается гражданином. Если человек не может поставить подпись на бланке, то в момент подачи документов работодатель должен указать данный факт. Например, это может случиться, если сотрудник более месяца находится в командировке.

При подготовке страхового свидетельства ребенку также требуется подпись. Но если у несовершеннолетнего нет паспорта, расписываются в бланке за него родители.

Повторное получение при утере

При утрате зеленой карточки паниковать не стоит. Без паспорта и других подтверждающих личность бумаг он не представляет ценности. Важно уточнить, что нужно для оформления СНИЛС повторно.

Дубликат выдается на основании только одного документа – паспорта гражданина РФ. Запрос на выдачу можно осуществить самостоятельно в ПФР по месту прописки или через кадровую службу.

Оформление СНИЛС взрослому повторно не проводится. Документ выдается просто в виде дубликата. Номер неизменен и прикреплен к делу конкретного гражданина.

При смене фамилии

Женщины после замужества получают новую фамилию. Также человек может изъявить желание поменять личные данные. Поэтому требуется получение нового комплекта документов. В список на замену входит и СНИЛС. Выдать его могут двумя способами.

Гражданин может проявить инициативу и лично обратиться в госучреждение для выдачи карточки с обновленными данными. Процедура практически не отличается от первоначального получения СНИЛС. Но есть некоторые особенности.

Анкета, которую нужно заполнить заявителю, имеет форму АДВ-2 ( образец ). В ней отражаются как предыдущие личные сведения, так и новые данные. Помимо анкеты с собой нужно иметь:

обновленный паспорт, в котором отражается фамилия после вступления в брак;
основания, дающие право внести новые данные (постановление судебного органа при самостоятельном решении изменить фамилию; свидетельство о регистрации брака при вступлении в брачные отношения; свидетельство о расторжении брачного союза).

Комплект передается в управление по месту жительства ПФР. Процедура проводится в течение 14 дней.

Оформлением может заниматься работодатель. Перечень документов для получения СНИЛС будет идентичен. Но имеется один нюанс: так как обращение осуществляется работодателем, в наличии должны быть следующие бумаги:

список документов по форме АДВ-6-1 ( образец ), в котором отражены переданные в ПФР бумаги;
заявление по форме АДИ-5 ( образец ), где сотрудник выражает желание получить новый СНИЛС;
бланк формы АДВ-6-2 ( образец ), если ранее были допущены ошибки в результате оформления.

Сама карточка будет иметь аналогичный номер. Но сведения о ее владельце обновятся.

Важно! Если не сделать это вовремя, то могут появиться трудности с трудоустройством, а также перечислением пенсионных накоплений.

Где можно оформить СНИЛС

Законодательно не только разъясняется понятие СНИЛС, но и варианты его получения. Официально документ можно оформить тремя способами.

Самостоятельное обращение. Нужно посетить отделение по месту регистрации, фактического проживания. Здесь же необходимо будет и забирать готовый документ.
Обращение в отдел кадров по месту трудоустройства. Работник составляет заявление о необходимости подготовки СНИЛС. Оно заверяется работодателем и передается в ПФР. Готовую зеленую карточку можно забрать в кадровой службе.
Посещение МФЦ. Центр является посредником в передаче данных в ПФР. Выдача документа производится в месте подачи.

Сроки и стоимость подготовки

СНИЛС является действительным до конца жизни человека. Номер остается неизменным, в то время как зеленую карточку можно поменять.

При обращении напрямую в ПФР получить документ можно сразу же. Если обращаться через МФЦ, то длительность ожидания составит от 5 до 10 дней. Аналогичный срок предусматривается в случае обращения через работодателя. Но иногда ожидание затягивается до одного месяца.

Выдается на бесплатной основе. При требовании оплаты стоит обратиться в контролирующие органы.

Особенности получения СНИЛС для детей и иностранцев

Некоторые нюансы имеются при оформлении страхового свидетельства для прибывших из-за границы, а также несовершеннолетних.

Для иностранца

Даже при отсутствии гражданства потребуется получение СНИЛС. Иностранцу документ понадобится при законном трудоустройстве. Подробнее о том, как получить СНИЛС иностранцу, можно почитать здесь .

Процедура чаще проводится работодателем. Но допустимо и обращение самого человека. Для оформления потребуется заполненная форма АДВ-1, а также одна из дополнительных бумаг:

национальный паспорт;
заграничное удостоверение личности;
вид на жительство;
разрешение на ВП на территории РФ.

Если иностранцу не исполнилось 14 лет, вместо паспорта передается свидетельство о рождении.

Для детей

Возможность получения свидетельства о страховании имеется у детей с рождения. Перед обращением важно уточнить, какие документы нужны для СНИЛС при его оформлении в детском возрасте. Список может варьироваться в зависимости от количества лет несовершеннолетнего.

Если ребенок еще не достиг возраста получения паспорта, оформлять СНИЛС должен родитель, предоставив:

удостоверение, подтверждающее личность законного представителя;
свидетельство о факте рождении ребенка;
анкету (бланк АДВ-1), данные в которую вносит родитель.

Когда СНИЛС оформляется несовершеннолетнему после наступления возраста получения паспорта, он может подать документы самостоятельно. Родители могут присутствовать, но не обязаны.

В наличии у заявителя должны быть:

анкета в виде бланка АДВ-1;
удостоверение личности, которое было получено в 14 лет.

Иногда могут потребовать предоставить свидетельство о рождении. Но оно не является обязательным.

Список бумаг для подготовки СНИЛС обычно стандартный. Но в зависимости от статуса заявителя, он может расширяться.

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Что надо знать о персональных данных работников

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

для целей добровольного медицинского страхования работников;
для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Среди наших соотечественников распространено мнение, что гражданам нужно обращаться в Пенсионный фонд России только при достижении преклонного возраста при оформлении пенсионных выплат.

Однако на самом деле это не так. На сегодняшний день подавляющее большинство граждан зарегистрировано в качестве застрахованных по линии пенсионного страхования. Это предполагает, кроме прочего, присвоение специального страхового номера (сокращенно СНИЛС).

Бесплатно по России

Нужно ли получать дубликат СНИЛС в случае утери

СНИЛС, как универсальный идентификатор, используется во многих сферах, где присутствует взаимодействие между различными государственными органами, организациями и гражданами.

Так, данный страховой номер необходим в следующих случаях:

при устройстве на место трудовой деятельности;
для получения услуг (государственных), в том числе и в электронном виде;
при оформлении льгот;
для формирования пенсии.

Данный перечень не является исчерпывающим. В этой связи становится очевидным, что регистрация в пенсионной системе необходима для реализации многих прав.

На протяжении длительного периода времени (с 2003 года) информация о страховом номере содержалась в специальном документе, выдаваемом застрахованным гражданам. Он представляет собой небольшую зеленую карточку.

Сам по себе страховой номер присваивается единожды и навсегда. Не существует законных оснований для того, чтобы его сменить. Даже при смене паспортных данных застрахованного лица (например, при смене фамилии) номер остается тем же, что и при регистрации. Таким образом, утратить его невозможно.

Однако документ, подтверждающий регистрацию в системе ОПС, может быть утерян или данные в нем становятся неактуальными. В этих случаях необходимо получение дубликата.

Как оформлялся дубликат до 01.04.2019 года

Страховые свидетельства в виде небольших зеленых карточек выдавали гражданам нашей страны с 2003 года. Однако с 1 апреля 2019 года их выдачу прекратили. Это не означает, что ранее выданные документы считаются недействительными, однако новые уже не выдают, равно как и не оформляют дубликаты взамен утраченным.

Однако до 1 апреля 2019 года существовал специальный порядок их выдачи. Так, сделать новое свидетельство можно было несколькими путями, среди которых следует выделить:

Личное обращение в пенсионный фонд. Необходимый документ выдавался в момент обращения в отделение ПФР.
Обращение в многофункциональный центр. МФЦ в данном случае принимает необходимые документы и самостоятельно передает их в ПФР. В этой связи ожидание дубликата могло занимать более 5 дней. Однако многофункциональные центры имеют удобные графики работы, что представляет преимущество для посетителей.
Обращение к работодателю. Получить дубликат можно было и при обращении непосредственно к работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию).
Через интернет. При наличии доступа в интернет и учетной записи на портале «Госуслуги» имелась возможность оформления необходимого документа через личный кабинет официального сайта государственного пенсионного фонда. Однако документ все же необходимо получать в отделении ПФР непосредственно.

Как процедура выглядит сейчас

С 1 апреля 2019 года зеленая карточка более не выдается. Теперь если страховое свидетельство утеряно, застрахованное лицо получает специальную справку, подтверждающую факт регистрации в системе ОПС.

Специальная форма АДИ-РЕГ представляет собой документ на простом бумажном носителе, который содержит следующие необходимые сведения:

страховой номер (СНИЛС);
ФИО застрахованного лица;
дату рождения;
место рождения;
пол;
дату регистрации в системе ОПС.

Кроме этого, в справке указывается наименование должности работника, который выдал данную справку. Сама форма удостоверяется личной подписью ответственного должностного лица.

Также закон предусматривает, что наравне с документом на бумажном носителе, гражданин может использовать и подавать по месту требования электронный его вариант. Электронная справка содержит аналогичную бумажной информацию, однако заверяется усиленной ЭЦП должностного лица.

Получить дубликат гражданин может следующим образом:

Путем обращения в ПФР или МФЦ. Данная процедура аналогична той, что ранее проходила при получении дубликатов страховых свидетельств. Для получения справки необходимо предоставить паспорт или иной документ, который может идентифицировать личность. Если форма АДИ-РЕГ требуется для ребенка, то в этом случае нужно иметь свидетельство о его рождении.
Через работодателя. Кадровая служба или бухгалтерия работодателя обязана предоставить справку работнику по его заявлению.
Через интернет. Заказать форму АДИ-РЕГ можно через портал «Госуслуги» или через личный кабинет сайта государственного пенсионного фонда. В этом случае гражданин может получить как электронный документ (мгновенно) для предъявления его по месту требования посредством электронной почты, так и заказать справку на бумажном носителе, однако для этого потребуется личное посещение ближайшего отделения ПФР.

С апреля 2019 года форма документа, подтверждающая факт регистрации в системе ОПС, в форме зеленой специальной карточки не выдается. Если карточка утеряна, то гражданин может получить специальную справку по форме АДИ-РЕГ, которая содержит необходимую информацию и предъявляется по месту требования. Получить ее можно в отделении ПФР, МФЦ или на сайте «Госуслуги».

Читайте также: