В отчете в пфр не указали стаж сотруднику

Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.

20 июля 2018 09:48

Вопрос: Почему сведения о состоянии индивидуального лицевого счета (ИЛС) застрахованного лица содержат не все данные трудовой книжки? В частности, не учтен трудовой стаж до 1997 года. Как можно его подтвердить?

Ответ: Индивидуальный (персонифицированный) учет – это организация и ведение учета сведений о каждом гражданине, застрахованном в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС). Сведения о пенсионных правах содержатся на индивидуальном лицевом счете (ИЛС) застрахованного лица. Граждане, являющиеся получателями пенсии, на выписке из ИЛС могут видеть только неучтенные при назначении пенсии периоды работы и иной деятельности, за которые начислены и уплачены страховые взносы.

Единая система персонифицированного учета стажа застрахованных лиц стала формироваться с 1997 года. Поэтому на (ИЛС) гражданина отражены следующие сведения с момента его регистрации в системе ОПС:

- до 2001 года включительно - о периодах работы застрахованного лица, суммах начисленных страховых взносов на ОПС, среднемесячной заработной плате, сформированных на основе данных, переданных в ПФР работодателями и самим гражданином;

- с 2002 года – о периодах работы и (или) иной деятельности, за которые начислены и уплачены страховые взносы.

Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования отражены в п.2 сведений о состоянии ИЛС на основании трудовой книжки работника и других представленных документов. К слову, в период с 2002 по 2005 годы в рамках подготовительных мероприятий по информированию застрахованных лиц о пенсионных правах во всех территориальных подразделениях Пенсионного фонда была проведена кампания по сбору, приему и обработке сведений о трудовом стаже, выработанном до 31.12.2001 года включительно. Однако есть застрахованные лица, которые не предоставили данную информацию. Поэтому на их пенсионном счете сведений о стаже до указанного периода не содержится. Данные периоды работы необходимо подтверждать. Для этого нужно обратиться в территориальный орган ПФР по месту жительства с подтверждающими документами. Таковыми являются трудовая книжка установленного образца. Если же трудовой книжки нет, или в ней содержатся неправильные, неточные или неполные сведения, в подтверждение принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, трудовые книжки колхозников, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. В подтверждающих документах должны быть указаны номер и дата их выдачи, фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица, которому выдается документ, дата его рождения, место работы, период работы (иной деятельности, иного периода), профессия (должность), основания выдачи документа (приказы, лицевые счета и прочее). Записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку.

Напоминаем жителям области, приобретающим право на назначение страховой пенсии по старости через 6-12 месяцев. С целью учета пенсионных прав граждан в полном объёме, а также назначения страховых пенсий по старости в установленный пенсионным законодательством срок, обеспечения их своевременной выплаты, специалистами территориальных органов ПФР Калининградской области проводится заблаговременная работа с документами будущих пенсионеров. В рамках проведения данной работы анализируются представленные гражданами документы на полноту имеющихся сведений, правильность заполнения трудовой книжки, необходимость предоставления справок о заработной плате и других уточняющих справок, осуществляются консультации по досрочному назначению страховых пенсий.

Если гражданин приобрел право на назначение пенсии и не был на предварительной работе, переживать не стоит. Отсутствующие на ИЛС периоды трудовой и иной деятельности гражданина будут также уточняться при назначении пенсии.

Также для проведения заблаговременной работы документы можно направить через своего работодателя в том случае, если у организации, в которой работает гражданин, заключено Соглашение об электронном информационном взаимодействии с Пенсионным фондом.

Обращаем внимание граждан, что помимо страховых периодов, формирующих пенсионные права застрахованных лиц, есть так называемые социально значимые периоды или «нестраховые», когда гражданин вынужденно не работает. К таким периодам относятся служба в армии по призыву, уход за нетрудоспособными гражданами (80-летними, ребенком-инвалидом, инвалидом 1 гр.), ребенком до 1,5 лет, проживание супругов военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, вместе с супругами в местностях, где они не могли трудиться в связи с отсутствием возможности трудоустройства (не более пяти лет в общей сложности), проживание за границей супругов работников, направленных в консульские учреждения, дипломатические, торговые представительства Российской Федерации и представительства государственных органов РФ. Условием включения этих периодов в стаж является факт наличия предшествующих им или имевших место после них периодов осуществления трудовой деятельности. Нестраховые периоды могут повлиять не только на право на назначение страховой пенсии, но и на размер пенсионных выплат.

Казалось бы, что сама форма несложная и не предоставит трудностей для заполнения, но практика показывает, что часто необходимы корректировки.

О форме СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ – годовая форма отчетности, предоставляется не позднее 1 марта каждого года. Сведения по форме СЗВ-СТАЖ также сопровождаются формой ОДВ-1 «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета».

Эта одна из основных форм отчетности ПФР и является важной для каждого застрахованного лица, потому что страховой стаж влияет на размер будущей пенсии. Потому фонд неоднократно призывал к ответственному и внимательному заполнению СЗВ-СТАЖ. Если же в отчете найдены несоответствия, то придется сделать корректировку данных.

Как исправить ошибки

Самое важное в отчете – не ошибиться в личных данных сотрудников, присвоить верные коды периодам работы, иначе – штрафные санкции: за несоблюдение порядка представления отчетности в электронном виде предусмотрен штраф в размере 1000 руб. (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ). Штраф за несвоевременное представление формы СЗВ-СТАЖ либо представление неполных и (или) недостоверных сведений составит 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица.

ПФР ушел от стандартной работы при корректировке отчетности: теперь бухгалтерам предстоит работать не с той же формой СЗВ-СТАЖ и править ее, а со специальной, самостоятельной формой СЗВ-КОРР, которая предназначена для корректировки сведений, отраженных страхователем в ранее поданной отчетности (Постановление Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п). Форма СЗВ-КОРР создана и предоставляется как раз в случае необходимости уточнить, исправить или отменить данные, учтенных на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. Данная форма имеет три типа сведений: корректирующая, отменяющая и особая.

СЗВ-КОРР подается с типом сведений «корректирующая» в случае необходимости уточнения, исправления данных, учтенных на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц (далее ИЛС ЗЛ), к примеру, ошибочно записали период работы. Это самый распространенный тип формы.

Тип сведений «отменяющая» подается в ПФР при необходимости отмены ранее указанных сведений. Например, если бухгалтер внесла сведения по лишнему сотруднику или ошибочно указала его дважды.
С типом сведений «особая» СЗВ-КОРР подается на застрахованное лицо, сведения по которому отсутствовали в отчетности, ранее предоставленной страхователем. Например, если внесении данных предусмотрено решением суда.

Сама форма СЗВ-КОРР состоит из шести разделов, где 1, 2 и 3 разделы содержат общую информацию о страхователе и работнике и заполняются вне зависимости от типа сведений. Раздел 4 содержит сведения о корректировке заработка и взносов застрахованного лица. Раздел 5 включает в себя сведения о корректировки по доходам, с которых исчислены страховые взносы по дополнительному тарифу. В шестой раздел страхователь вносит правки по периодам работы застрахованного лица.

Соответственно, в зависимости от типа формы в СЗВ-КОРР заполняются определенные разделы, представленные в таблице 1.

Таблица 1. Типы форм СЗВ-КОРР

Для заполнения территориальных условий, особых условий труда, исчисления страхового стажа, условий для досрочного назначения трудовой пенсии, используется классификатор параметров, применяемый при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (приложение к Постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 №3п).

Что касается сроков сдачи для СЗВ-КОРР, то отчет сдается при наступлении того случая, когда внесены правки, фонд примет отчет в любое время при необходимости, тем более сам фонд советует при обнаружении ошибки не дожидаться отрицательного протокола, а формировать СЗВ-КОРР и сразу отправлять в ПФР.

СЗВ-КОРР в «1С:Предприятие 8»

В учетных системах «1С» форма СЗВ-КОРР реализована и доступна к заполнению. Например, в «1С:Бухгалтерии 8», ред. 3.0, отчет находится в разделе «Зарплата и кадры» – «ПФР. Пачки, реестры, описи» – «Создать» – «СЗВ-КОРР».

Перед передачей СЗВ-КОРР в ПФР программа предоставляет возможность проверить отчет на наличие ошибок. Для этого следует нажать на кнопку «Проверить».

После проверки программа выдаст сообщение о наличии ошибок или, наоборот, об отсутствии таковых. Сведения проверяются самой программой по ее внутреннему алгоритму. Более того, проверку сведений возможно осуществить и с помощью сторонних программ, специальных (например, специализированной программой CheckPFR, которую можно скачать с сайта Пенсионного фонда), но они сначала должны быть установлены на компьютер.

Но те организации, которые отчитываются в ПФР и предоставляют форму на бумажном носителе, могут подготовить печатную форму СЗВ-КОРР в программе. Для этого необходимо нажать на кнопку «Печать». При нажатии на кнопку форма СЗВ-КОРР будет выведена на экран для предварительного просмотра, затем ее можно распечатать, нажав снова кнопку «Печать».

Организациям, которые представляют отчетность без использования телекоммуникационных каналов связи или используют сторонние программы для электронного обмена с ПФР, следует выгрузить файлы и подготовить для передачи в ПФР в электронном виде.

Для этого необходимо в программе нажать на кнопку «Выгрузить» и указать в появившемся окне путь к папке, куда следует сохранить файлы сведений, имена файлам программа присваивает автоматически.

Если организация использует сервис «1С-Отчетность», то сведения по форме СЗВ-КОРР можно отправить непосредственно из программы, также рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений. Для этого нужно нажать на кнопку «Отправить» и выбрать действие «Проверить в Интернете». Для отправки сведений в ПФР нажмите на кнопку «Отправить» и выберите действие «Отправить в ПФР».

С этим вопросом за последнее время ко мне поступило сразу несколько обращений от читателей канала «Юридические тонкости». Люди жалуются на то, что запрашивают в ПФР электронную выписку о своем стаже, а в ней не указан ряд периодов.

Почему такое происходит и куда пропадает стаж – давайте разбираться.

Начиная с 1997 года, сбор и хранение сведений о страховом стаже ведет Пенсионный фонд РФ в рамках системы индивидуального (персонифицированного) учета.

Те самые зеленые полисы со СНИЛС (которые выдавались до 1 апреля этого года), подтверждают, что гражданину заведен индивидуальный лицевой счет в ПФР.

На нем учитываются все данные, которые работодатели передают о нас в ПФР (периоды работы и начисленные суммы страховых взносов). Разумеется, мы имеем право получить от ПФР сведения о состоянии нашего лицевого счета, дабы проконтролировать, все ли правильно было учтено в стаж.

Но из-за некоторых нюансов, связанных с ведением персучета, в наших выписках могут возникнуть те самые пробелы. Вот главные причины:

1) Работнику назначили пенсию

Сведения о своем лицевом счете мы получаем из ПФР по утвержденной им форме (СЗИ-6). А согласно правилам ее заполнения в ней отражаются только те данные, которые не учтены при назначении или перерасчете пенсии.

Иными словами, став пенсионером, гражданин уже не может увидеть в своей выписке прежние сведения о стаже и страховых взносах. С даты назначения пенсии все прежние данные в СЗИ-6 «обнуляются» и показываются только вновь поступившие.

Соответственно, нельзя проконтролировать, все ли периоды стажа были учтены при назначении пенсии.

По этому поводу уже было несколько судебных споров, где граждане оспаривали отказ ПФР предоставить им полную информацию о стаже и взносах после назначения пенсии.

Но суды не усмотрели нарушений со стороны ПФР. Они признали, что после назначения пенсии статус застрахованного лица меняется на статус пенсионера – значит, и вся информация о его стаже и заработке преобразуется в установленный размер пенсии (например: решение Советского районного суда г. Томска, дело № 2а-1933/2017).

Так что пока есть лишь единственный способ ознакомиться со сведениями своего лицевого счета после назначения пенсии: получить копию выписки из него, подшитой в пенсионное дело.

Но не исключено, что в скором времени эта ситуация переменится: ПФР разрабатывает новую форму уведомления о состоянии лицевого счета.

2) «Пропажи» после 2017 года

Несколько вопросов связаны с тем, что в выписках нет сведений о стаже после 2017 года. Дело в том, что с этого года между ПФР и ФНС были разделены полномочия: контроль за поступлением страховых взносов перешел к налоговой службе.

Теперь работодатели ежемесячно передают информацию о начисленных своим работникам взносах в ФНС, а та уже направляет их в ПФР для «разброски данных на лицевые счета».

В связи с переходом на новую систему могут возникать технические сбои, из-за чего сведения в выписках отражаются с опозданием. Органы ПФР рекомендуют в таких случаях сделать повторный запрос на выписку спустя некоторое время (через Личный кабинет на сайте ПФР или портал «Госуслуги»).

Кроме того, нужно учитывать, что сведения о стаже обновляются на лицевых счетах раз в год: в срок до 1 марта работодатели подают в ПФР полную информацию о стаже работников за предыдущий календарный год.

Плюс ПФР необходимо несколько месяцев, чтобы ее полностью обработать и разнести по лицевым счетам. Поэтому в итоге свой стаж за прошедший год мы можем увидеть в выписке лишь к лету следующего года.

Как видно, пропажи здесь никакой нет – есть лишь задержка, обусловленная техническими особенностями персучета.

3) Пропажа из-за работодателя

Самый неприятный случай – это когда работодатель не подал сведения в ПФР, поэтому стажа в выписке и нет. Нужно направить ему официальное заявление с требованием представить необходимые сведения в ПФР.

В случае отказа – обращаться в прокуратуру, в суд и добиваться включения недостающих сведений в свой лицевой счет.

Контролируйте свой стаж: лучше вас это никто не сделает!

Кто сдает

С 2017 года в составе пенсионной отчетности применяется новая форма, утвержденная Постановлением Правления ПФР № 3п от 11.01.2017. СЗВ-СТАЖ отражает сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах, направляемых в Пенсионный фонд по каждому сотруднику за определенный отчетный период.

Отчитываются по данной форме все работодатели:

бюджетные и коммерческие организации;
индивидуальные предприниматели;
самозанятые лица, адвокаты и нотариусы.

Сведения предоставляются по каждому работнику учреждения, получающему оплату за труд с последующими отчислениями взносов, в том числе и по сотрудникам, занятым по договорам гражданско-правового характера.

Куда и когда сдавать

Отчет подается непосредственно в ПФР в срок до 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 ст .11 27-ФЗ от 01.04.1996). Таким образом, до 01.03.2019 принимается СЗВ-СТАЖ 2018, если зарплата не начислялась, то учреждение также отчитывается в вышеуказанный период. С 1 января 2020 г. вступило в силу новое Постановление Правления ПФР № 507п от 06.12.2018 г., утвердившее новую форму и порядок ее заполнения (Приложение 1).

Как заполнять

Порядок составления отчетности закреплен Постановлением Правления ПФР № 507п в Приложении 5. Форма заполняется как в бумажном, так и в электронном вариантах. Исправления и помарки не допускаются. Страницы должны быть пронумерованы по порядку. Отчетность подписывается руководством и заверяется печатью (в случае ее использования учреждением). В этой статье мы рассмотрим частный случай — регламент подачи СЗВ-СТАЖ без начисления зарплаты. О заполнении обычной формы СЗВ-СТАЖ мы подробно рассказывали в специальном материале.

Нужно ли сдавать, если зарплата не начислялась

Итак, давайте разберемся, как же сдать СЗВ-СТАЖ при отсутствии начисления зарплаты. Работодатели не всегда заключают трудовые гражданско-правовые договоры со своими работниками. В том случае, если договорные отношения сотрудника и страхователя не установлены и для отражения в отчете СЗВ-СТАЖ зарплата не начислялась в течение всего отчетного периода, то нулевой отчет предоставлять не нужно. Более того, в вышеуказанном случае его невозможно подготовить в специализированных программах, так как при формировании отчетных файлов необходимо указывать сведения о физическом лице (работнике), его стаже в организации и СНИЛС.

Заполнение СЗВ-СТАЖ без зарплаты в нулевой форме возможно, если в течение отчетного периода были заключены трудовые соглашения, но при этом начисления и выплаты не были зафиксированы. Отчет предоставляется в ПФР, если сотрудники предприятия в течение отчетного периода находились в неоплачиваемых отпусках. Такой отчет не считается нулевым, а в 11 графе необходимо проставить значение «НЕОПЛ».

Также нулевой отчет сдается в случае, когда руководитель предприятия является его единственным учредителем, поэтому трудовое соглашение с ним не заключается. Согласно Письму ПФР № 08-22/6356 от 06.05.2016, страхователю рекомендуется подавать отчет в данной ситуации во избежание административной ответственности и штрафа.

Таким образом, СЗВ-СТАЖ при отсутствии зарплаты подается в любом случае, если в течение отчетного периода в организации были заведены трудовые договора и соглашения гражданско-правового характера.

Как правильно заполнить при отсутствии зарплаты

Для того чтобы нулевой бланк отчетности был сформирован корректно, при его заполнении рекомендуется следовать инструкции:

В вводной части указываются все организационные сведения об учреждении — полное (краткое) наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР. Также в шапке проставляется количество страниц и информация о нулевом содержании.
Стоит отметить, что в предыдущей редакции бланка регистрационные данные организации (ИНН/КПП и рег.номер в ПФР) дублировались - в шапке документа и в водной части. Теперь же такая информация прописывается один раз. Также больше не прописывается символ "Стр.", и, соответственно, номер страницы.
Далее указывается отчетный период — год.
В табличную часть заносится информация о деловой активности застрахованных лиц. Информация вносится по каждому работнику. Если подается нулевая форма на учредителя, то в таблице проставляется его деловая активность только в пределах данной организации.
Далее отмечаются начисленные и уплаченные пенсионные взносы (период взносов). Факт уплаты отражается в пунктах да/нет.

После заполнения всех необходимых строк отчетность заверяется подписью руководителя учреждения.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ при отсутствии зарплаты

Что будет, если не сдать отчет

За несвоевременное предоставление или непредоставление отчетности в ПФР на страхователя налагаются штрафные санкции в размере 500 рублей за каждого застрахованного работника, который должен быть внесен в отчетную форму.

В этом году все российские работодатели второй раз сдавали новый вид персонифицированной отчетности — СЗВ-СТАЖ. Пенсионный фонд уже присылает протоколы с возражениями, поэтому сейчас самое время определить «тонкие» места в новых формах и разобраться с тем, какие корректирующие формы выбрать для исправления ошибок.

Напомним основы

Исходный нормативный документ, на который следует опираться работодателю, — Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Кроме того, дотошно стоит изучить:

Постановление Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п, которое определило новые формы отчетности (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ);
Приказ Минтруда от 21.12.2016 № 766н (в ред. от 14.06.2018) — утвердил Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах.

Форма СЗВ-СТАЖ — это сведения о страховом стаже всех сотрудников, с кем у работодателя на отчетный период оформлены трудовые отношения. Отчетный период для формы — год, срок сдачи — не позднее 1 марта следующего за отчетным года.

По типу подаваемых сведений формы могут быть:

«Исходная» — когда данные подаются впервые;
«Дополняющая» — если надо внести новые или исправить ошибочные данные в ранее отправленном отчете СЗВ-СТАЖ;
«Назначение пенсии» — если работник подал заявление об уходе на пенсию.

СЗВ-СТАЖ сдается вместе с формой ОДВ-1, которая включает список представляемых в Пенсионный фонд форм и сводные данные об организации-страхователе.

Сдавайте все формы СЗВ-СТАЖ «Исходная» «Дополняющая» «Назначение пенсии» и форму ОДВ-1 из КП.

Несоблюдение сроков и формата сдачи

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ за 2018 год нужно было сдать до 1 марта текущего года. После проверки отчетов Пенсионный фонд может направить работодателю требование исправить те или иные ошибки. Сделать это необходимо в течение пяти суток с момента получения извещения. Датой представления персонифицированных сведений считается дата их отправки, которая подтверждена либо оператором ЭДО, либо отделением связи, либо территориальным отделением ПФР. Если первичная отчетность или скорректированные сведения будут поданы с нарушением установленных сроков, то организацию ждет штраф в размере 500 рублей за каждого застрахованного работника.

Если работодатель подает отчет на 25 человек и более, он должен сделать это в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи. За неисполнение этого требования работодателя может ожидать штраф в 1 000 рублей. Если работников меньше, то отчетность можно отправить по почте или доставить лично в территориальное отделение ПФР.

Нулевая форма СЗВ-СТАЖ.

Очень часто звучат вопросы по поводу нулевой формы этого вида отчетности. Вызваны они длительным молчанием Пенсионного фонда при принятии решения, к тому же ведомство уже меняло свое решение относительно нулевой формы ежемесячного отчета СЗВ-М.

Итак, если в отчетном периоде в организации не числились работники, не были заключены трудовые и/или гражданско-правовые договоры, сдавать СЗВ-СТАЖ не нужно. Проверочная программа просто не пропустит такой отчет, потому что обязательными элементами файла являются СНИЛС и ФИО, а Пенсионный фонд вернет его работодателю. Однако если в отчетный период действующие договоры с работниками были, но никакие вознаграждения не выплачивались, форму СЗВ-СТАЖ подавать все равно надо.

Сведения по сотрудникам на договоре ГПХ.

Распространенное заблуждение, что работники, с которыми выстроены гражданско-правовые отношения, не включаются в отчет. Это не так. По форме СЗВ-СТАЖ подаются сведения на всех работников (застрахованных лиц), с кем в текущем периоде действуют и трудовые, и гражданско-правовые договоры.

Это требование справедливо и для тех случаев, когда в отчетный период не было никаких выплат. Тогда в графе 11 «Дополнительные сведения» стоит поставить метку НЕОПЛДОГ. Срок действия договора для таких сотрудников указан или в самом договоре, или в акте выполненных работ.

На форму СЗВ-СТАЖ распространяется требование сведения по сотрудникам на договорах ГПХ располагать выше, чем сведения о сотрудниках с трудовыми договорами.

Отчеты на директора — учредителя.

Много вопросов возникает при подаче сведений на директора организации, который является ее единственным учредителем. Позиция по этому вопросу высказана в письме Минтруда РФ от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846: «страхователи, у которых отсутствуют наемные работники и руководитель организации является единственным участником (учредителем), членом организации, собственником ее имущества, обязаны предоставлять сведения о застрахованных лицах по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ». При этом не имеет значения, имелись ли в этот период выплаты и вознаграждения в пользу сотрудника.

Основное место работы и совмещение.

Можно ли отразить занятость застрахованного лица по основному месту работы и по совместительству в одной форме? Надо ли засчитывать оба стажа? Ответ один — нет. В отчетности должен быть указан только какой-то один период, например по основному месту работы. Однако если на основной работе трудовой договор заканчивается в середине года, а по совместительству — пролонгирован, то можно указать период, которые длиннее. В двойном размере стаж не будет учитываться при расчете пенсии.

Отражение доли ставки.

Если речь идет о неполной занятости в обычных условиях труда, долю ставки указывать не надо. Эта информация обязательна для тех категорий работников, к кому применим территориальный фактор (Крайний Север или районы, приравненные к нему). Для них в графе 8 «Территориальные условия (код)» указывается один из кодов МКС, РКС, МКСР, РКСМ и доля ставки. Если график сотрудника подразумевает полный рабочий день при неполной неделе, то в отчет следует вписать территориальный код и количество отработанных дней. Если полный день, но неполная неделя — количество отработанных дней и территориальные условия. Для полной занятости в графе 8 кроме кода ничего писать не надо.

Доля ставки обязательна также:

для медиков — в графе 12 «Основание (код)» указать соответствующий код (27-СМ, 27-ГД, 27-СМХР, 27-ГДХР);
для педагогов — в графе 12 «Основание (код)» указать соответствующий код (27-ПД, 27-ПДРК).

Новые коды в графе 11 «Дополнительные сведения».

С 1 января 2017 года для указания замещаемой должности появились пять новых кодов:

ЗГДС — в случае замещения лицом государственной должности субъекта РФ, замещаемой на постоянной основе;
ЗГД — в случае замещения лицом государственной должности РФ;
ЗГГС — в случае замещения лицом должности государственной гражданской службы РФ;
ЗМС — в случае замещения лицом должности муниципальной службы;
ЗМД — в случае замещения лицом должности муниципальной службы на постоянной основе.

Далеко не все кадровики сталкиваются с этими кодами, ведь они касаются только учреждений государственной, региональной или муниципальной власти. Здесь действует то же требование, что и к данным по сотрудникам на ГПХ: запись о замещении должности должна стоять на первом месте, остальные сведения указываются ниже.

Как исправлять допущенные ошибки?

В случае если в форме СЗВ-СТАЖ работодатель допустил ошибки, Пенсионный фонд пришлет ему протокол. В нем будут указаны СНИЛС работников, по которым обнаружены неточности. Корректировать данные, которые не приняты ведомством, а значит, не разнесены по лицевым счетам, следует при помощи формы СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Дополняющая». И в нее включаем только тех сотрудников, по кому пришли претензии от фонда или кто оказался забыт в исходном отчете.

Если ПФР присылает протокол с ошибками за прошлые периоды, по которым отчеты уже приняты, исправлять данные следует при помощи формы СЗВ-КОРР. Она тоже различается по типам сведений:

«Корректирующая», чтобы исправить неверные данные (заполняются разделы 1, 2 и хотя бы один из разделов 4–6);
«Отменяющая», если надо отменить ошибочно внесенные сведения (заполняются разделы 1 и 2);
«Особая», если надо внести сведения о «забытых» сотрудниках (заполняются разделы 1–6).

Отчетный период, в котором подаются сведения — 2019 год, отчетный период, за который представляются сведения — год, когда была допущена ошибка. Менять, дополнять уже учтенные на лицевых счетах данные формой СЗВ-СТАЖ «Дополняющая» нельзя, программа проверки не примет ее и выдвинет требование оформить СЗВ-КОРР с соответствующим типом сведений.

Еще об одном отчете не должен забывать работодатель — СЗВ-ИСХ. Он пригодится в том случае, если организация вообще не представляла персонифицированную отчетность за 2016 год и более ранние периоды. Срок сдачи сведений по форме СЗВ-ИСХ будет напрямую зависеть от того, когда ПФР или сама организация обнаружат ошибку.

Разобраться в новой отчетности непросто, ситуацию усложняет разнообразие вариантов исправления ошибочно представленных данных: при выборе формы приходится учитывать не только основание для подачи сведений, но и за какой период они подаются. На помощь приходят программы по кадровому учету. При предварительной настройке они автоматически разнесут данные по сотрудникам и подскажут пользователю правильный порядок заполнения форм. Подготовка отчета таким образом не займет много времени. Удобно пользоваться также проверочной программой Пенсионного фонда. Ее можно совершенно бесплатно скачать с сайта ведомства и установить себе на компьютер. Она предупредит о неточностях и ошибках еще на стадии подготовки отчета.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Верховный суд в определении от 27 апреля 2020 года № 301-ЭС20-4801 не стал пересматривать вывод АС Волго-Вятского округа, который признал правомерным штраф за несвоевременное исправление технической ошибки в отчете СЗВ-СТАЖ. Рассмотрим подробнее.

Когда сдавать СЗВ-СТАЖ

Форма CЗВ-СТАЖ – это ежегодный отчет в ПФР, в котором нужно указывать сведения о страховом стаже работающих.

Срок представления отчета по форме СЗВ-СТАЖ в ПФР — не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Сведения на 25 человек и более нужно подавать в электронной форме по ТКС. Сведения на меньшее количество застрахованных лиц можно сдавать в бумажной форме.

На кого сдавать СЗВ-СТАЖ

Но отчет СЗВ-СТАЖ может потребоваться органам ПФР досрочно. Есть три ситуации, когда компания должна сдать форму СЗВ-СТАЖ не дожидаясь окончания года:

сотрудник выходит на пенсию;

В первых двух случаях бухгалтер сдает в ПФР СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. А в третьем — уволенному сотруднику вы выдаете СЗВ-СТАЖ на руки.

Ошибки в отчете: судебная практика

Страхователи могут без санкций устранять свои ошибки и расхождения, выявленные специалистами ПФР при камеральной проверке сданной отчетности, в течение 5 рабочих дней.

На протяжении этого времени к ним не будут применяться финансовые санкции. Но на шестой день специалисты ПФР составят Акт о выявлении правонарушения и применят штраф. Далее органы ПФР будут обращаться в суд, чтобы взыскать штрафы, если страхователь не уплатит или уплатит их не полностью.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Так, суды разбирали такую ситуацию. Организация отчиталась вовремя, однако ПФР при проверке обнаружил, что в сведениях о стаже одного сотрудника неверно указан период: вместо «с 23.02.2017 по 02.03.2017» отражено «с 23.03.2017 по 02.03.2017». По сути, это техническая ошибка. Работодателя уведомили о необходимости исправить отчетность. Однако организация не уложилась в пятидневный срок. За это фонд выписал штраф.

Суды первой и апелляционной инстанций посчитали, что это опечатка, которая не мешает правильно определить стаж застрахованного лица. В связи с этим признали штраф незаконным. Однако кассация с таким подходом не согласилась. По ее мнению, организация не выявила ошибку сама и не исправила своевременно. Значит, привлечение к ответственности правомерно.

Вот еще пример из судебных разбирательств. Арбитражный суд Восточно-Сибирского округа в постановлении от 26 марта 2020 № А19-13913/2019 признал, что технические неисправности программ для сдачи отчетности в ПФР не освобождают работодателей от штрафов за несвоевременное представление сведений персонифицированного учета.

Однако не все так однозначно.

Например, Арбитражный суд Волго-Вятского округа в постановлении от 25 марта 2020 № А28-11393/2019 признал, что ПРФ не вправе штрафовать организации за отдельные ошибки в отчете СЗВ-СТАЖ. В частности, были неверно указаны имя у одного работника и СНИЛС - у другого. Дополняющую отчетность, в которой были устранены данные ошибки, организация представила тоже позже пятидневного срока. Поэтому был предъявлен штраф.

Как считают судьи, у работодателя не было намерения представлять заведомо недостоверные сведения о своих работниках. Поэтому указанные недочеты СЗВ-СТАЖ необходимо расценивать в качестве технических ошибок. При таких обстоятельствах у ПФР отсутствовали основания для привлечения работодателя к ответственности.

Так, совершая ошибки в отчетах будьте внимательны, ведь каждое судебное разбирательство индивидуально.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
7 выпусков издания доступно подписчикам бератора бесплатно.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Автор: Ольга Толоконникова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»

Материал газеты «Прогрессивный бухгалтер», апрель 2018

В 2018 г. организации впервые отчитывались за 2017 г. и заполняли годовую форму СЗВ-СТАЖ. Казалось бы, что сама форма несложная и не предоставит трудностей для заполнения, однако новая форма также вызвала ошибки и неточности в содержании. А значит, нужно готовить и сдавать корректировки.

О форме СЗВ-СТАЖ

За 2017 г. организациям пришлось столкнуться с различными изменениями в законодательстве, что повлекло за собой введение новых форм отчетности, правил их заполнения и сроков сдачи. Такие изменения коснулись и ПФР: в обновленном перечне отчетности появилась форма СЗВ-СТАЖ, содержащая сведения о стаже лица, застрахованного в системе страхования РФ (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ), она разработана для контроля страхового стажа и введена в дополнение к формам СЗВ. Расскажем о том, как оформлять корректировочные отчеты – в том числе и в «1С».

Как исправить ошибки

С типом сведений «особая» СЗВ-КОРР подается на застрахованное лицо, сведения по которому отсутствовали в отчетности, ранее предоставленной страхователем. Например, если внесении данных предусмотрено решением суда.

Таблица 1. Типы форм СЗВ-КОРР

Заполняемые в форме разделы

Форма СЗВ-КОРР с типом «КОРР»

Разделы 1-3 и хотя бы один из разделов 4-6 формы. Корректируются только данные, указанные в разделах 3-6 формы:

Раздел 4 графы 1-6 – данные о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений застрахованного лица заменяют данные, учтенные на ИЛС ЗЛ

Раздел 4 графы 7-13 – данные о начисленных и уплаченных страховых взносах дополняют данные, учтенные на ИЛС ЗЛ

Разделы 5-6 – заменяют данные, учтенные на ИЛС ЗЛ

Форма СЗВ-КОРР с типом «ОТМН»

Заполнению подлежат только Раздел 1 и Раздел 2 – отменяются данные, учтенные на ИЛС за отчетный период, который корректируется

Форма СЗВ-КОРР с типом «ОСОБ»

Заполнению подлежат Разделы 1-3 – вносятся данные о «забытых» сотрудниках

СЗВ-КОРР в «1С:Предприятие 8»

В учетных системах «1С» форма СЗВ-КОРР реализована и доступна к заполнению. Например, в «1С:Бухгалтерии 8», ред. 3.0, отчет находится в разделе «Зарплата и кадры» – «ПФР. Пачки, реестры, описи» – «Создать» – «СЗВ-КОРР».

Перед передачей СЗВ-КОРР в ПФР программа предоставляет возможность проверить отчет на наличие ошибок. Для этого следует нажать на кнопку «Проверить».

Но те организации, которые отчитываются в ПФР и предоставляют форму на бумажном носителе, могут подготовить печатную форму СЗВ-КОРР в программе. Для этого необходимо нажать на кнопку «Печать». При нажатии на кнопку форма СЗВ-КОРР будет выведена на экран для предварительного просмотра, затем ее можно распечатать, нажав снова кнопку «Печать».

Для этого необходимо в программе нажать на кнопку «Выгрузить» и указать в появившемся окне путь к папке, куда следует сохранить файлы сведений, имена файлам программа присваивает автоматически.

Если организация использует сервис «1С-Отчетность», то сведения по форме СЗВ-КОРР можно отправить непосредственно из программы, также рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений. Для этого нужно нажать на кнопку «Отправить» и выбрать действие «Проверить в Интернете». Для отправки сведений в ПФР нажмите на кнопку «Отправить» и выберите действие «Отправить в ПФР».

Напомним, что ПФР на своем официальном сайте подготовил файлы, где можно скачать описание форматов, xsd-схемы форм сведений индивидуального (персонифицированного) учета и модуль проверки фалов для каждого отчета ПФР.

Читайте также: