Как вести делопроизводство в пенсионном фонде

Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.

02 ноября 2020 11:16

Почти два десятилетия прошло со времени образования общего отдела в нашем учреждении. До ноября 2000 года делопроизводством занимались отдельные специалисты. Для выполнения каких именно задач создавался отдел? Как развивалась система документационного обеспечения управления (ДОУ) в Отделении? Каковы проблемы современного делопроизводства? Рассказывает начальник общего отдела краевого пенсионного ведомства Татьяна Астапова.

Чтобы всегда быть под рукой - в нужное время в нужном месте

Успешное функционирование любой организации во многом зависит от того, насколько эффективно построена система управления, частью которой является работа с документами. Документы должны создаваться в нужное время, в нужном месте и в нужное время быть под рукой. Залог обоснованного и эффективного управленческого решения - своевременность получения и достаточность информации. Для эффективной организации работы недостаточно просто раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность, и истек срок их хранения. И все это нужно делать по определенным правилам.

Создание отдела по времени совпало с созданием Единой пенсионной службы. Для упорядочивания работы с документами отделу в короткие сроки предстояло разработать Инструкцию по делопроизводству, и уже в апреле 2001 года она была утверждена. В мае 2001 года актуализировали Регламент работы Отделения. Для качественного формирования документального фонда утвердили номенклатуру дел.

Любые изменения в пенсионной системе всегда отражались на объеме и составе документооборота. Кроме того, система управления документами постоянно изменяется под влиянием технического прогресса, требований по защите информации…

От копирки до СЭДа

В 2000 году сложно было представить, что набрать текст документа сможет любой специалист Отделения на своем рабочем месте, за своим персональным компьютером. Проекты документов, написанные от руки, приносили в так называемое машинописное бюро общего отдела. В одну папку складывали всё, что нужно отпечатать, из другой забирали готовые документы. Сегодняшние молодые специалисты, которые с легкостью подготовят вам несколько копий документа, используя технику, про копировальную бумагу никогда и не слышали. В 2001 году Регламентом работы Отделения выполнение копировально-множительных работ было закреплено за общим отделом. Заместитель начальника отдела Ольга Тюмакова свою трудовую биографию начинала в те годы. Ольга Сергеевна помнит, как размножение документов в объеме более 10 листов производилось по бланку-заказу, подписанному руководителем структурного подразделения. А заполнение реестров почтовых отправлений вообще выполняли под копирку.

Сегодня в привычной уже всем системе электронного документооборота контроль исполнения документов организован автоматически, исполнитель получает напоминание о приближающемся сроке исполнения на электронную почту. Тогда же специалисты отдела распечатывали для каждого структурного подразделения сводку по контрольным и просроченным документам. Электронные документы поступали на электронную почту только в отдел автоматизации, далее передавались в общий отдел на регистрацию. В 2001 году в отделе уже применялась программа для регистрации документов, при этом резолюции доводились до исполнителя на бумаге. Если резолюция была создана для нескольких исполнителей, то каждому соисполнителю документ предоставлялся в размноженных копиях.

Организация хранения документов также была в ведении общего отдела. В связи с образованием Единой пенсионной службы в архив Отделения были переданы документы из комитетов по соцзащите. Специалисту общего отдела Лидии Николаевне Вахтиной, ответственной за архив, с трудом верилось, что немыслимую гору документов, сложенную прямо на полу, можно упорядочить! И с этой задачей отдел справился достойно: инвентаризация документов была проведена, номенклатура дел составлена.

С развитием информационных технологий, электронные документы значительно потеснили документы на традиционных носителях. Идеи «информационного общества», «электронного правительства» - мировая тенденция. Одной из задач в рамках стратегии развития информационного общества в Российской Федерации было обеспечение эффективного межведомственного информационного обмена. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству было невозможно.

С 2015 года регистрация документов в Отделении осуществляется с применением программного комплекса «Система электронного документооборота ПФР» (СЭД ПФР), что позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов, сократить трудоемкость их обработки и повысить оперативность их исполнения. При постоянно растущем документопотоке роль электронного документооборота трудно переоценить.

Сравните сами: в 2002 году было зарегистрировано 6382 исходящих и 6299 входящих документов, а в 2018 году объем документооборота составил 20479 исходящих и 16897 входящих документов!

СЭД ПФР с 2016 по 2018 годы поэтапно был внедрен во всех Управлениях ПФР в городах и районах края. Несмотря на увеличение доли электронных документов, традиционных бумажных писем по-прежнему отправляется немало. Подготовка их к отправке адресату - тоже функция общего отдела. Чем больше отправляется писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной. В настоящее время в отделе организована отправка реестров почтовых отправлений через Личный кабинет на сайте Почты России.

То ли еще будет

Для современного делопроизводства актуальна проблема отсутствия правовых норм, позволяющих осуществлять прием на хранение в архив электронных документов. С учетом государственного курса на «цифровизацию» такие нормативные акты жизненно необходимы. В ноябре 2019 года эта проблема освещалась на такой авторитетной площадке, как Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе», традиционно проводимой Росархивом. В настоящее время проходит стадию общественного обсуждения проект Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Завершается разработка проекта Концепции Центра хранения электронных документов, обеспечивающей единые подходы к организации хранения, комплектования, учета и использования электронных архивных документов.

На конференции было анонсировано предстоящее внесение изменений в Федеральный закон «Об архивном деле». Эти изменения предполагают уточнение понятий «архивный документ» и «электронный архивный документ»; предусматривают серьезное сокращение сроков ведомственного хранения электронных архивных документов на федеральном, региональном и муниципальном уровнях. Все эти законодательные перемены напрямую затронут сферу делопроизводства. Специалистам отдела предстоит методично и последовательно разобраться в новшествах, привести в соответствие локальные нормативные акты в Отделении и Управлениях ПФР в городах и районах края. Так, феврале 2020 года был введен новый Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения, и специалистом отдела, ответственным за архив, Максимом Старцевым, оперативно проделана серьезная работа по приведению в соответствие статей номенклатуры дел Отделения и территориальных органов ПФР в городах и районах края.

Какие бы задачи не ставились отделу, сплоченный, опытный и дружный коллектив, сохраняя оптимизм в любых сложных и стрессовых ситуациях, добивался отличных результатов.

• 
  
• 
  
• 
  
• 
  
• 
  
• 
  
• 8-800-200-44-65 звонки по России бесплатны
• 
  Карта сайта
• 
  Версия для слабовидящих
• 
  Сведения об образовательной организации

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В Г. ОРЛЕ И ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Сотникова С.С.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru

Пенсионный фонд Российской Федерации был образован в соответствии с постановлением Верховного Совета РСФСР от 22 декабря 1990 г. № 442-1 «Об организации Пенсионного фонда РСФСР» для государственного управления финансами пенсионного обеспечения в РСФСР.

Пенсионный фонд Российской Федерации один из крупнейших наиболее значимых социальных институтов России. По масштабу решаемых задач деятельность ПФР не имеет прецедентов в истории России.

Государственное учреждение Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Орле и Орловском районе Орловской области образовано 20 марта 2003 года постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 февраля 2003 г. №23 н.

В УПФР есть отдел но ведению делопроизводства. Основная задача отдела - это обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания. Специалиста отдела отвечают за сохранность, учет, отбор, упорядочение и исполнение документов, поступающих и образующихся в результате деятельности Управления, через отдел проходит большой поток документов.

Структура отдела по ведению делопроизводства:

Делопроизводство (формирование дел) ведется на основе утвержденной номенклатуры дел. Сводную номенклатуру дел формирует отдел по велению делопроизводства. Сроки документов устанавливаются на основе номенклатуры.

Номенклатура дел Управления имеет несколько направлений использования:

- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит основанием распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации.

- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру имеет указание срока хранения документов, пометенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

- закрепляет индексацию дел. в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

- имеет справочное значение при изучении структуры организации;

- используется для учета дел временного (до 10 лег включительно) хранения;

- является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

- может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел Управления оформлена на бланке организации, утверждена начальником УПРФ и заверена печатью. При изучении номенклатуры дел УПФР был выявлен состав документов Управления.

Состав организационных документов Управления:

- положение о Пенсионном фонде РФ;

- свидетельства о государственной регистрации;

- положение о структурных подразделениях;

- должностные инструкции работников;

- инструкции по определенным направлениям деятельности;

- правила внутреннего трудового распорядка.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации,

Помимо организационных в Управлении есть информационно-справочные документы. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

Информационно-справочные документы в данном учреждении представлены актами, письмами, протоколами, записками, справками, докладами.

Чаще всего встречаются:

- акты об уничтожении документов;

- справки о месте работы;

- докладные, служебные и объяснительные записки.

Распорядительные документы: распоряжения, постановления, указы, приказы, Основные управленческие документы:

- организационные (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.);

- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания);

- документы по личному составу (приказы по личном составу трудовые контракты или договоры, личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

- статистические (статистические отчеты, таблицы):

- информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, докладные и служебные записки, протоколы).

Право издания распорядительных документов имеет начальник УПФР Г.В. Абрамова. Постановления издаются при коллегиальном принятии решений, то есть, совместной группой работников, коллегией, собранием, советом и т.д.).

В Управление документы поступают в основном через электронную почту и факс. Специалисты отдела по ведению делопроизводства обеспечивают прием, первоначальную обработку поступающей корреспонденции, осуществляют распределение, регистрацию, хранение и передачу ее в соответствующие структурные подразделения, а также ежедневно составляют отчет об израсходовании денежных средств на франкировку почтовых отправлений: об использовании почтовых карточек, осуществляют ведение журнала учета введенных денежных сумм и показаний счетчика франкировальной машины.

В Управлении высокая степень автоматизации: каждое рабочее место оснащено персональным компьютером. Компьютеры объединены в локальную сеть. Документы изготавливают другие отделы, отдел по ведению делопроизводства почти не изготавливает документы, а в основном осуществляет их рассылку. Основная функция отдела - работа с корреспонденцией, которая ведется с помощью пакета компьютерных программ «Партионная почта». В основном используется окно ввода отправлений списка «Форма 103».

Модуль «IIредпочтовая подготовка» входит в состав программного комплекса «Партионная почта» и обеспечивает формирование данных о регистрируемых почтовых отправлениях (РПО). В модуле обеспечивается автоматическая тарификация почтовых отправлений, контроль уникальности почтового идентификатора при приеме почтового отправления в соответствии с РТМ 0001.01-99. контроль почтовых отправлений корпоративных клиентов и экспорт данных в соответствии с РТМ 0003.01-00.

ПФР продолжает совершенствовать систему оказания физическим и юридическим лицам государственных услуг в электронном виде. Теперь граждане и страхователи могут получить ряд услуг, предоставляемых ПФР, используя Единый портал государственных и муниципальных услуг.

Справочно-информационный портал «Государственные услуги» является единой точкой доступа граждан и организаций к информации о государственных услугах, предоставляемых органами исполнительной власти Российской Федерации, а также содержит исчерпывающую информацию о возможности получения этих услуг. Портал «Государственные услуги» доступен любому пользователю информационно-телекоммуникационной сети Интернет и организован таким образом, чтобы обеспечить простой и эффективный поиск информации и ее предоставление.

С 1 июля 2012 года вступили в силу положения Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», и ПФР в рамках системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) самостоятельно запрашивает у других ведомств часть документов, необходимых для оказания услуг и находящихся в распоряжении данных ведомств. Цель межведомственного взаимодействия - снизить нагрузку на граждан и страхователей в части сбора документов, необходимых для получения государственных услуг ПФР.

Для упрощения получения услуг Пенсионного фонда можно обратиться в МФЦ или воспользоваться порталом «Государственные услуги», где можно выбрать интересующий вопрос и заполнить форму, которая будет отправлена в Пенсионный фонд по месту жительства. Подобная практика помогает сократить время и силы, необходимые для подачи и сбора документов, ведь заполнив электронную форму, можно прийти в Пенсионный фонд всего один раз. чтобы получить интересующий документ, избегая очередей на подачу заявления.

Пенсионный фонд - один из важнейших институтов в России, реализующих конституционные права граждан. Благодаря ему мы имеем различные гарантии, выплаты и льготы, а осуществить обращение в этот орган с каждым годом всё проще. Интернет и электронные поисковые системы помогают получить государственные услуги быстро и без лишней волокиты. Система оказания государственных услуг в электронном виде постоянно совершенствуется, открывая новые перспективы физическим и юридическим лицам.

Подготовка пенсионного дела в местном органе пенсионного обеспечения начинается с приема документов. Неработающие граж­дане представляют документы лично, работающие — через ответ­ственных представителей организаций. При приеме документов работник местного органа пенсионного обеспечения последовательно (по этапам) осуществляет соответ­ствующую проверку представляемых документов:

1) выявляет принадлежность документов заявителя; проверяет соответствие фамилии, имени, отчества заявителя, вписанные во все документы, с данными паспорта, трудовой книжки, доку­ментами о заработке и др.; несоответствие принадлежности доку­ментов данному лицу устанавливается в судебном порядке;

2) сверяет данные паспорта заявителя с данными в его заявле­нии на пенсию; проверяет, не получает ли заявитель пенсию по другому основанию или от другого министерства или ведомства (в трудовой книжке имеется отметка пенсионного органа о назна­чении вида пенсии);

3) проверяет наличие в документах всех необходимых реквизи­тов — номеров документов, дат, наименований организаций, фамилии (И.О.), оснований выдачи документов, подписей, пе­чатей и прочего;

4) если документы сдаются представителем организации, то проверяет своевременность представления к назначению пенсии.

После проверки всех документов заявление регистрируется в журнале регистрации заявлений и представлений на назначение пен­сии местного органа пенсионного обеспечения. Журнал включает следующие данные: порядковый номер документа; дату его по­ступления; фамилию, имя, отчество; вид пенсии; дату ее назна­чения; номер протокола; все виды стажа; сумму заработка; размер пенсии. Часть данных вносится при приеме заявления, а осталь­ные — после назначения пенсии.

После регистрации заявителю или представителю организации возвращаются подлинники документов (кроме трудовой книжки и документов о трудовом стаже) и выдается расписка о приеме доку­ментов. В этой расписке указываются фамилия, имя, отчество зая­вителя, дата приема документов, делается отметка о недостающих документах и сроке их представления. Если при приеме обнаружи­ваются документы, вызывающие сомнения, они подлежат замене или проверке с выходом на место выдачи документов. Если органи­зация, выдавшая тот или иной документ, находится в другом рай­оне, направляется запрос о проверке документов в пенсионный орган по месту нахождения этой организации. В последнее время практикуется рассмотрение документов, вызывающих сомнение, на комиссии по назначению пенсий. Она принимает решение о возможности принятия документов для назначения пенсий.

Часто проверяются справки, уточняющие характер работы, даю­щей право на пенсию на льготных основаниях, страховой стаж и справки о зарплате. При подчистках, подделке текста документы могут быть направлены на судебную экспертизу, чтобы установить факт изменения первоначального текста. На экспертизу можно на-

править также документы в целях восстановления слабо видимых записей, смытых, выцветших, залитых чем-нибудь. Письменное за­ключение экспертизы подшивается в пенсионное дело.

Расчет и назначение пенсии

После проверки документов работник местного органа пенси­онного обеспечения оформляет пенсионное дело и производит рас­чет пенсии. Во многих пенсионных органах пенсии назначаются с использованием соответствующих компьютерных программ. Пол­ностью готовое пенсионное дело передается на проверку ведуще­му специалисту, который проверяет право на пенсию заявителя, ее размер, право на ее повышение и на надбавки, срок назначе­ния, правильность оформления всех документов и пенсионного дела. После проверки специалист ставит свою подпись на прото­коле решения. Далее пенсионные дела передаются на подпись за­ведующему пенсионным органом, который подписывает дела, не вызывающие сомнения. Дела, по которым отказано в назначении пенсии или которые вызывают сомнение, передаются на рассмот­рение комиссии по назначению пенсий. Отказные дела рассмат­риваются в присутствии заявителя. Решение об отказе оформляет­ся протоколом с указанием всех мотивов отказа и со ссылкой на нормативные правовые акты. Если заявитель не явился на заседа­ние комиссии, то в течение пяти дней его письменно извещают о принятом решении.

После назначения пенсии дела передаются в бухгалтерию пен­сионного органа или пересылаются в центр по начислению и выплате пенсий. Работник местного органа пенсионного обес­печения выписывает пенсионное удостоверение, которое выда­ется заявителю или ответственному представителю организа­ции, представившей документы, под роспись вместе с подлин­ником документов (например, трудовой книжки, свидетельства о рождении, диплома о высшем профессиональном образова­нии и др.) 1 .

В местных органах пенсионного обеспечения, где имеются ком­пьютеры, все указанные процедуры выполняются в автоматизи­рованном режиме. В таких органах устанавливается локальная элек­тронная сеть и электронные программы обработки базы данных (БД) пенсионной информации.

Для каждого работника местного органа пенсионного обеспе­чения определены функциональные обязанности и доступ к БД пенсионной информации. Как правило, в единую автоматизиро­ванную систему объединено программное обеспечение по назна-

' См. также постановление ПФР от 10 апреля 2003 г. «О форме пенсионной книжки застрахованного лица в Пенсионном фонде Российской Федерации и порядке ее заполнения»

чению, перерасчету, выплате и доставке пенсий. В рамках системы местных органов пенсионного обеспечения существует обмен ин­формацией между всеми уровнями этой системы. Применяются специальные программы кодирования существующих форм пен­сионных документов. При этом учитываются показатели общерос­сийских и отраслевых классификаторов и прочее.

На автоматизированных рабочих местах сотрудников внедрена информационно-поисковая система. Это обеспечивает быстрый до­ступ к поисковой информационной правовой БД, значительно расширяет возможности выборки документов, необходимых в конкретный момент работнику пенсионного органа для выполне­ния своих функций, принятия решений или консультаций.

Делопроизводство в местных органах пенсионного обеспечения ведется с помощью единого автоматизированного журнала учета по основным направлениям деятельности (назначение, перерас­чет, учет начисленных и выплаченных сумм пенсий, обращение граждан и организаций и др.).

Для осуществления успешной работы в условиях автоматиза­ции все сотрудники местных органов пенсионного обеспечения проходят соответствующее обучение.

В составе таких пенсионных органов имеются специально со­зданные подразделения, которые включают специалистов по ав­томатизации пенсионной службы, несущих ответственность за общее состояние дел. В их функции входит: обновление программ­ного обеспечения; обеспечение надлежащего технического состо­яния электронных средств; организация контроля за соблюдени­ем технологического процесса обработки пенсионной информа­ции; отслеживание состояния БД пенсионной информации в те­чение выплатного периода; контроль за выдачей сведений на уча­стки об изменении реквизитов электронных пенсионных дел и подготовкой базы к выплатному периоду; обеспечение распечат­ки сформированных выплатных документов, а также другой ин­формации о пенсионерах; своевременный ремонт компьютерных средств и ведение профилактических работ и др.

Работа местного органа пенсионного обеспечения в таком автома­тизированном режиме позволяет значительно ускорить и упростить все процедуры, связанные с пенсионным обеспечением граждан.

В единый автоматизированный журнал заносятся все данные о пенсионере. После приема заявления и документов заявителю или представителю организации выдается распечатанная на компью­тере расписка.

При принятии решения о назначении пенсии в едином авто­матизированном журнале (в специальном разделе регистрации протоколов) автоматически фиксируется дата и номер протоко­ла. В момент поступления пенсионного дела на выплату ему авто­матически присваивается регистрационный номер, фиксируется дата поступления; в свою очередь, все эти данные переносятся в общую БД пенсионной информации.

В ходе назначения пенсии данные обо всех видах трудового ста­жа, заработке и другие необходимые сведения вводятся автомати­чески. Одновременно осуществляется автоматизированный конт­роль за вводимыми данными по конкретному заявителю. Напри­мер, в автоматизированном режиме сопоставляются и выявляются периоды работы по разным документам (основная работа, время ухода за ребенком, уход за нетрудоспособным инвалидом и про­чие), имеющим общие интервалы времени, которые могут быть учтены дважды. В результате этой операции на экране (мониторе) компьютера появляются все данные. На принтере (печатающем ус­тройстве) компьютера выдается распечатка стажа и других данных.

При вводе информации по справкам о заработке все данные про­веряются в автоматизированном режиме на предмет наличия сведе­ний об уплате страховых взносов заявителем и его работодателем.

С помощью электронной программы производится расчет ста­жа, среднего заработка, сумм страховых взносов. После определе­ния стажа и заработка производится автоматический расчет пен­сии с указанием размеров и сумм базовой части пенсии, страхо­вой части и накопительной части пенсии. После чего на печать принтера выдаются бланки «Расчет пенсии», «Протокол по на­значению пенсии». Они подшиваются в единое пенсионное дело и передаются на контроль.

В последующем все изменения по пенсионному делу фиксиру­ются в едином автоматизированном журнале.

В рассмотренных случаях анализ работы специалистов местно­го органа пенсионного обеспечения также осуществляется в авто­матизированном режиме.

Оформленные в полном объеме пенсионные документы про­ходят соответствующую автоматическую регистрацию, специаль­но установленную в этих органах.

После прохождения всех необходимых процедур работником оформляются выплатные документы, которые направляются в со­ответствующие организации. Это могут быть отделения связи, от­деления сберегательного банка, собственная служба доставки пен­сии местного органа пенсионного обеспечения.

В г. Добрянке Пермского края

Документирование управленческой деятельности

В Управлении ПФР в г. Добрянке Пермского края

Организационно-правовые документы

В деятельности УПФР г. Добрянке Пермского края

Понятие «организация» лежит в основе всей управленческой деятельности, эта функция является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать [25, с.500].

Одной из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм является организация систем и процессов управления, то есть создание организации, включая выбор ее организационно-правовой основы; регистрация организации; установление ее структуры; определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоения им разрядов по ЕТС; регламентация деятельности структурных подразделений и работников; формирование коллегиальных и совещательных органов управления; регламентация деятельности аппарата управления; лицензирование деятельности в необходимых случаях; установление режима работы и системы охраны; организация труда работников и оценка труда работников; реорганизация, ликвидации организация и некоторые другие виды работ [29].

В процессе организации труда формируется группа организационно-правовых документов. Это комплекс взаимосвязанных документов, определяющих структуру, штатную численность, задачи и функции организации, ее подразделений, права, должностные обязанности и ответственность работников. Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения, они являются правовой основой деятельности организации. [26]

В Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края разрабатываются и функционируют такие виды организационные документы, отражённые в рисунке 4.

Рис. 4. Виды организационно-правовых документов

Управления

Что касается Инструкции по делопроизводству в Управлении, то она разрабатывается Центральным аппаратом Пенсионного фонда РФ. Инструкция по делопроизводству центральном аппарате Пенсионного фонда РФ

Положение об Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края – является нормативным актом, определяющим порядок образования, структуру, функции, компетенцию, права, обязанности и организацию работы Управления.

Положение об Управлении Пенсионного фонда утверждено и введено в действие Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 01 декабря 2005 года № 224 - п. Текст положения не имеет строго ограниченных разделов, включает в себя сквозную нумерацию по тексту до 12.

Положение устанавливает официальное полное и официальное сокращённое наименование Учреждения; чем руководствуется Управление в своей деятельности; чем обеспечивает Управление; кем осуществляется руководство Управлением; обязанности начальника Управления; местонахождения Управления.

Из этого организационно-правового документа можно увидеть, что учредителем Управления является Пенсионный фонда РФ, находящийся в г. Москве; Управление входит в структуру ПФР и подчиняется Отделению ПФР по Пермскому краю, который находится в г. Пермь; финансирование расходов также осуществляется через Отделение, также назначение на руководство Управлением лежит на Отделении; решение о ликвидации Управления принимается непосредственно самим Правлением ПФР.

При оформлении Положения об УПФР в г. Добрянке на бланке проставляются следующие реквизиты – наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения и оттиск печати [26].

Таким образом, Положение об УПФР является основным документом, регулирующий и отражающий специфику деятельности Управления. Также устанавливает статус УПФР и регламентирует деятельность Начальника Управления, а именно, его права и обязанности.

Следующий организационно-правовой документ, составляющий в УПФР г. Добрянки являются должностные инструкции – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для служащего Управления трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью [35, c. 52].

На примере должностной инструкции Специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству) в Управлении Пенсионного фонда в г. Добрянке оформляются на бланке Управления, утверждаются начальником Управления Пенсионного фонда России в г. Добрянке Пермского края.

Текст должностной инструкции состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки, в тексте нумерация не присутствует [34, 55]. Разделы инструкции содержат следующую информацию:

1.«Должностные обязанности» – говорят нам, кем конкретное лицо назначается на должность; устанавливает конкретное содержание деятельности работника. Данный раздел указывает на участок работы и виды работ, закрепленные за государственным служащим (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);

2.«Должен знать» - прописан перечень нормативных документов, который в обязательном порядке должен знать работник данной квалификации;

3.«Требования к квалификации» - устанавливает требования, предъявляемые к кандидату на должность (наличие высшего образования, знания, умения и навыки, стаж работы по занимаемой специальности);

Должностные инструкции оформляются на общем бланке Управления и имеют обязательные для данного вида документов реквизиты – наименование организации (наименование должности), вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

При анализе данной инструкции, было выявлено отсутствие важного раздела, характерного для данного вида документа - «Взаимоотношения». Это является не правильным в работе специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), поэтому необходимо разработать новую должностную инструкцию для специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству), включив необходимые разделы, для эффективной и рациональной работы сотрудника в УПФР [37, c.114].

В целях укрепления служебной и исполнительской дисциплины служащих Управления, улучшения организации труда, рационального использования служебного времени, повышения эффективности служебной деятельности и упорядочения служебных отношений приказом начальника Управления Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края от 18.12.2006 г. № 30 были утверждены и введены в действие Правила внутреннего трудового распорядка Управления Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края. Данный документ регламентирует порядок приёма и увольнения работников Управления, основные права и обязанности, ответственность работников и администрации, порядок учёта рабочего времени, предоставления отпусков, поощрения работников и порядок применения дисциплинарных взысканий и др. Служебный распорядок содержит следующие разделы:

1.«Общие положения» - содержит общие положения о действии правил служебного распорядка: на какой круг субъектов распространяются, в каких случаях пересматриваются, порядок их утверждения, вступления в силу;

2.«Порядок приёма, перевода и увольнения работников Управления» - прописывают работнику, что нужно предоставить при поступлении на работу, при переводе на другую должность, при прекращении трудового договора;

3.«Основные права и обязанности работников управления»;

4.«Основные права и обязанности администрации управления»;

5.«Рабочее время и его использование» – в данный раздел включены нормы продолжительности рабочей недели, ежедневной работы, в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, чередование рабочих и нерабочих дней, время предоставления перерыва для отдыха и питания и его продолжительность и др.;

6.«Порядок привлечения работников отделения к исполнению должностных обязанностей сверх установленного рабочего времени»; - устанавливает для работника дополнительные выходные или денежное вознаграждение в случае выполнения сверхурочных работ;

7.«Порядок учёта рабочего времени, очередность предоставления отпусков» - устанавливает очередность предоставления оплачиваемых отпусков, продолжительность которого составляет 28 календарных дней, допускается разделение отпусков на две части, при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней;

8.«Меры поощрения и взыскания, применяемые к работникам» - устанавливает меры дисциплинарных взысканий (замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям), порядок их наложения и снятия, также применяются поощрения (объявление благодарности, премирование, награждение почётной грамотой)

9. В разделе «Заключительные положения» прописывают ответственность работников за нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, и ответственность администрации Управления, в случае нарушение трудовых прав работников;

«Правила внутреннего трудового распорядка» оформляются на общем бланке Управления и имеет реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Нормативным документом, устанавливающим общие правила и единый порядок документирования и организации работы со служебными документами в Управлении является Инструкция по делопроизводству центральном аппарате Пенсионного фонда РФ.