Какие документы имеет право запрашивать пенсионный фонд при проверке

Пенсионный фонд РФ (ПФР) контролирует, правильно ли работодатели рассчитывают и платят:

  • пенсионные взносы;
  • взносы на обязательное медицинское страхование.

Такой контроль сотрудники ПФР выполняют в ходе проверок.

Об этом сказано в части 1 статьи 3 и части 1 статьи 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Виды проверок и их периоды

Пенсионный фонд РФ силами своих территориальных подразделений проводит камеральные и выездные проверки организаций (ст. 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И в том и в другом случае цель одна – проверить, правильно ли начислены и уплачены взносы на пенсионное и обязательное медицинское страхование. Но вот периоды, охватываемые такими проверками, как правило, отличаются. Быстро сориентироваться во всех сроках и периодах выездной и камеральной проверок можно по сравнительной таблице . Если выплаты идут не в ПФР, тогда ознакомьтесь, как перевести деньги с негосударственного пенсионного фонда.

В рамках камеральной проверки сотрудники территориального отделения фонда контролируют лишь тот период, за который организация составила и сдала расчет по форме РСВ-1 ПФР (ч. 1 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Например, это расчет РСВ-1 ПФР за девять месяцев 2015 года. Тогда в рамках камеральной проверки данного расчета Пенсионный фонд РФ может проконтролировать, правильно ли начислены взносы только за эти девять месяцев. Хотя в ходе проверки сотрудники фонда могут использовать сведения и за другие отчетные периоды.

А вот в рамках выездной проверки сотрудники фонда вправе проверить период в пределах трех календарных лет. Тех, что предшествуют году, в котором такую проверку назначили (ч. 9 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И кстати, конкретные периоды выездной проверки должны быть обозначены в решении о ее проведении (п. 3 ч. 4 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Общий порядок камеральной проверки

Камеральную проверку начнут с того дня, когда страхователь подал в Пенсионный фонд РФ расчет по форме РСВ-1 ПФР . Длиться такая проверка может три месяца с этой даты (ч. 2 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

При проведении камеральной проверки сотрудники фонда руководствуются статьей 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Правления ПФР от 31 июля 2014 г. № 323р.

Камеральную проверку проводят на территории фонда. Поэтому, кроме самого расчета, сотрудники фонда могут использовать в ходе проверки лишь уже имеющиеся у них документы. К примеру:

  • расчеты страховых взносов, представленные раньше;
  • документы, которые страхователь подал с первоначальными расчетами, – если речь идет о камеральной проверке уточненного расчета;
  • выписки из регистров бухгалтерского или налогового учета;
  • другие документы, полученные от страхователя в порядке, установленном Законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Запросить же дополнительные документы сотрудники фонда вправе, только если в сданной отчетности они выявили какие-либо ошибки или противоречия. В этом случае они могут потребовать от организации устранить эти несоответствия. А также вправе запросить письменные или устные пояснения.

О выявленных ошибках (несоответствиях) проверяющие должны сообщить плательщику. Одновременно они направят требование внести исправления в расчет. Исполнить такое требование необходимо в течение пяти рабочих дней. Срок считайте со дня, следующего за тем, когда организация получила требование по ТКС или лично в руки. Если же требование пришло почтой, то оно считается полученным на шестой день с даты отправки, которая `указана в штампе. Вместе с пояснениями можете дополнительно представить в фонд документы, которые подтверждают достоверность данных. Например, выписки из регистров бухучета.

Такие правила установлены в частях 3–4 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Кроме того, в ходе камеральной проверки сотрудники ПФР могут вызвать плательщика взносов в территориальное отделение фонда для дачи устных пояснений (п. 3 ч. 1 ст. 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Вызов оформляется письменным уведомлением .

Ситуация: можно ли не исполнять требование Пенсионного фонда РФ представить письменные пояснения, если в этом документе не указаны конкретные ошибки и (или) противоречия, выявленные при камеральной проверке ?

Пенсионный фонд РФ вправе требовать от организации письменные пояснения, только если в отчетности есть ошибки и противоречия. При этом проверяющие обязаны сообщить организации о конкретных выявленных неточностях и одновременно могут потребовать письменные пояснения к ним. Об этом говорится в части 3 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Когда же ошибок и противоречий нет, у сотрудников фонда нет оснований требовать от страхователя пояснения. А если они все-таки запросили таковые без указания на конкретные ошибки и (или) противоречия, то данное требование можно не исполнять. Оно считается незаконным.

Совет: Ответить на незаконное требование ПФР все же стоит. Напишите, что требовать пояснения сотрудники ПФР могут, только если в расчете есть ошибки и противоречия (ч. 3 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А поскольку в полученном требовании об ошибках ничего не сказано, запрос выглядит необоснованным и организация не может его исполнить.

Общий порядок выездной проверки

Выездные проверки сотрудники фонда проводят, руководствуясь статьей 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р.

Такое контрольное мероприятие проходит, как правило, на территории плательщика взносов (т. е. организации-работодателя). Но есть исключение. Если у страхователя нет возможности предоставить помещение для проверки, тогда ее проведут в территориальном отделении ПФР. Об этом сказано в части 1 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Выездная проверка начинается с того, что сотрудники ПФР вручают плательщику взносов решение о проведении проверки . В таком документе должны быть обозначены состав проверяющих и проверяемый период, который не может быть больше трех лет (ч. 4–9 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Убедитесь, что такое решение есть на руках у проверяющих. А вместе с ним проверьте и служебные удостоверения. Если таких документов у них нет, то вы вправе не пускать с проверкой на территорию организации.

С предъявленным решением надо ознакомиться и поставить свою подпись. После этого сотрудник ПФР вручит требование о представлении документов . Кстати, если проверку проводят совместно с ФСС России, то от каждого фонда должно быть свое требование. И исполнять эти требования придется по отдельности независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

Выездная проверка заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении . В общей сложности выездная проверка не может длиться дольше двух месяцев (ч. 11, 14 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев (ч. 11 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Основанием для продления выездной проверки до четырех и (или) шести месяцев может стать:

  • получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;
  • форс-мажорные обстоятельства на территории, где проводится проверка;
  • наличие в составе проверяемой организации четырех и более обособленных подразделений;
  • непредставление (несвоевременное представление) организацией документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Об этом говорится в части 11.1 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Чтобы продлить срок выездной проверки, отделение ПФР, которое ее проводит, должно направить мотивированный запрос в вышестоящий орган фонда. На основе этого запроса руководитель (его заместитель) вышестоящего органа примет решение о продлении выездной проверки или откажет в таком продлении.

Такой порядок предусмотрен в части 11.2 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Виды выездных проверок

Выездные проверки бывают двух видов: плановые и внеплановые.

Плановые выездные проверки территориальные отделения ПФР могут проводить только совместно с территориальными отделениями ФСС России. План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на портале своего регионального отделения ФСС России. Учитывайте, что в этот график могут вноситься изменения.

Внепланово выездные проверки проводят лишь в определенных случаях. Например, при ликвидации или реорганизации организации. Об этом сказано в письме Минздравсоцразвития России от 22 февраля 2011 г. № 19-5/10/2-1748. Внеплановые проверки и ПФР, и ФСС России могут проводить отдельно.

Кстати, в совместных проверках, помимо сотрудников фондов, могут принимать участие еще и налоговые инспекторы. Их привлекают, чтобы проверить обоснованность применения пониженных тарифов страховых взносов, если организация:


Такой порядок установлен пунктом 2 части 5 статьи 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Какие документы может требовать ПФР при выездной проверке

Пенсионный фонд РФ может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые:

  • являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов;
  • подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов.

Об этом сказано в пункте 1 части 1 статьи 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Например, сотрудники ПФР могут требовать копии расчетных, расчетно-платежных, платежных ведомостей, документы, подтверждающие занятость во вредных условиях труда, договоры гражданско-правового характера и т. д.

Требовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки, сотрудники фонда не вправе (п. 2.3 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 5 мая 2010 г. № 120р). Например, они не могут требовать налоговые декларации, в которых фиксируются суммы страховых взносов.

Перечень документов, которые сотрудники фонда могут истребовать в ходе выездной проверки, приведен в пункте 7.4 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р. К ним, в частности, относятся:

  • учредительные документы;
  • приказы об учетной политике;
  • лицензии;
  • расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
  • бухгалтерская отчетность, в том числе годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения;
  • регистры бухгалтерского (налогового) учета по расчетам с персоналом и подотчетными лицами, по социальному страхованию и обеспечению, по учету денежных средств;
  • карточки индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;
  • организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т. д.);
  • банковские и кассовые документы;
  • первичные документы, подтверждающие выплаты персоналу (например, ведомости по начислению и выдаче зарплаты, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц).

Дополнительно в ходе выездной проверки могут быть запрошены копии документов индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Перечень документов, подлежащих проверке, приведен в приложении 1 к Методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р.

Ситуация: может ли Пенсионный фонд РФ при проверке произвести выемку документов?

Перечень контрольных мероприятий, которые могут проводить должностные лица Пенсионного фонда РФ при выездной проверке, определен в статьях 36–37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Среди них:

  • доступ на территорию плательщика взносов;
  • истребование документов для проведения проверки.

Закон не дает сотрудникам ПФР права на выемку документов. Поэтому, даже если у них есть основания считать, что документы могут быть уничтожены, сокрыты или изменены, проводить такое мероприятие (в отличие от налоговых инспекторов) сотрудники фонда не могут.

Как подать документы по требованию ПФР

Представить копии документов по требованию проверяющих можно как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить. Для этого на них нужно сделать надпись «Верно», указать должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), поставить дату заверения и печать организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Заверить нужно каждую копию документа. Заверять подшивки, состоящие из копий нескольких документов, нельзя.

Документы, которые были истребованы в ходе проверки, нужно представить в течение 10 рабочих дней со дня вручения соответствующего требования (п. 4 ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Внимание: если не представить документы по требованию проверяющих в течение 10 рабочих дней, то организацию или предпринимателя оштрафуют на 200 руб. за каждый неподанный документ (ст. 48 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А ответственному сотруднику организации, в частности, ее руководителю, грозит денежное наказание в размере от 300 до 500 руб. (ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ).

Оформление результатов проверок

Результаты камеральной и выездной проверок сотрудники фонда оформляют по-разному.

Если по итогам камеральной проверки сотрудники ПФР не нашли ошибки, то акт проверки они не составляют и о таких результатах плательщику не сообщают. Если же есть нарушения, то проверяющие оформляют акт камеральной проверки . Они должны это сделать в течение 10 рабочих дней со дня окончания проверки.

Для выездной проверки иначе. В последний ее день проверяющие составляют справку о проведенной проверке . Далее в течение двух месяцев с даты оформления справки сотрудники ПФР составляют акт выездной проверки .

Формы актов проверок и требования к их содержанию установлены Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2016 N 1п . О сроках и способах вручения акта проверки см. Как оформляются результаты проверок внебюджетных фондов .

Не согласны с актом проверки или с его отдельными частями? Тогда в течение 15 рабочих дней со дня получения акта можете представить в территориальное отделение фонда свои письменные возражения (ч. 5 ст. 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Руководитель или заместитель руководителя территориального отделения фонда должен сообщить о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Он обязан сделать это, даже если возражений нет. Такой вывод следует из части 5 статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Ситуация: может ли территориальное отделение Пенсионного фонда РФ рассматривать материалы камеральной проверки в отсутствие представителей организации ?

Да, может, но только при условии, что плательщик взносов извещен о рассмотрении материалов.

Плательщик страховых взносов имеет право участвовать в рассмотрении материалов проверки (ч. 3 ст. 39 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Сотрудники фонда обязаны сообщить организации о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Такой вывод следует из части 5 статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Если организация не извещена о времени и месте рассмотрения материалов, то решение, принятое по результатам такого рассмотрения, может быть обжаловано в суде. Как правило, арбитражные суды признают такие решения недействительными (см., например, определение ВАС РФ от 28 мая 2012 г. № ВАС-6248/12, постановления ФАС Уральского округа от 4 апреля 2012 г. № Ф09-1776/12, Уральского округа от 24.10.2011 № Ф09-6782/11 по делу № А60-4659/2011, Дальневосточного округа от 28 февраля 2012 г. № Ф03-374/2012).

По результатам рассмотрения материалов проверки руководитель или заместитель территориального отделения ПФР выносит одно из двух возможных решений:

Решение должно быть вынесено в течение 10 рабочих дней по истечении срока, отведенного на подачу возражений по акту.

Такой порядок следует из частей 1 и 8 статьи 39 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Решение территориального отделения Пенсионного фонда РФ можно обжаловать в региональном отделении или в суде. Причем сделать это можно как одновременно, так и последовательно (ч. 2 ст. 54 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В соответствии с Федеральным законом № 167‑ФЗ [1] государственные (муниципальные) учреждения, производящие выплаты физическим лицам, являются страхователями. Данный статус накладывает на названные организации определенные обязательства, к которым, в частности, относится обязанность своевременно и в полном объеме перечислять страховые взносы, представлять документы, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, а также для назначения (перерасчета) и выплаты обязательного страхового обеспечения. В свою очередь, ПФР имеет право проверять документы, связанные с назначением (перерасчетом) и выплатой обязательного страхового обеспечения, представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц, а также требовать и получать у страхователей необходимые документы, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе указанных проверок. В статье мы рассмотрим вопросы, сопряженные с осуществлением таких проверок.

Как следует из ст. 11 Федерального закона № 27‑ФЗ [2] , страхователи (в том числе государственные (муниципальные) учреждения) представляют сведения индивидуального персонифицированного учета в территориальные органы ПФР по месту их регистрации:

1) ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом, – сведения о каждом работающем у них застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с налоговым законодательством РФ начисляются страховые взносы), включающие:

страховой номер индивидуального лицевого счета;

  • фамилию, имя и отчество;
  • дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;
  • дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;
  • периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
  • другие сведения, необходимые для правильного назначения страховой пенсии и накопительной пенсии;
  • суммы пенсионных взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
  • периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
  • документы, подтверждающие право застрахованного лица на досрочное назначение страховой пенсии по старости;
2) не позднее 20 дней со дня окончания квартала – сведения, предусмотренные ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»;

3) не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем, – сведения о каждом работающем у них застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг) (по форме СЗВ-М).

В свою очередь, территориальные органы ПФР осуществляют контроль за правильностью представления страхователями сведений персонифицированного учета, в том числе проверяют достоверность предоставляемых сведений назначения (перерасчета) сумм обязательного страхового обеспечения работников, имеющих льготы в связи с особыми условиями труда (ст. 16 Федерального закона № 27‑ФЗ, ст. 13 Федерального закона № 167‑ФЗ). Напомним, что согласно ст. 3 Федерального закона № 27‑ФЗ одной из целей индивидуального (персонифицированного) учета является обеспечение достоверности сведений о стаже и заработке (доходе), определяющих размер пенсии при ее назначении.

Ниже рассмотрим вопросы, связанные с проведением контрольных мероприятий, а также взаимодействием учреждения с проверяющими лицами ПФР.

Каков порядок назначения проверки?

Из текста вышеприведенного документа не вытекает, что страхователь заранее уведомляется о проведении проверки. Следовательно, если в учреждении давно не проводилась проверка персонифицированного учета, бухгалтерской службе следует быть готовой к контрольному мероприятию со стороны территориальных органов ПФР.

Какие документы будут затребованы при проверке?

  • учредительные документы;
  • штатное расписание организации, список внештатных работников, список работников, работающих по договорам гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ и оказание услуг;
  • списки работников, выходящих на пенсию в текущем году и в ближайшие два года;
  • расчетные, расчетно-платежные, платежные ведомости;
  • лицевые счета работников;
  • приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и др.);
  • трудовые книжки работников;
  • табель учета рабочего времени;
  • документы, подтверждающие дополнительные показатели (факторы) занятости во вредных условиях труда.
Отметим: поскольку проверки сведений о стаже и заработке осуществляются за два завершенных календарных года, предшествующих проверке, необходимо подготовить документы да данный период (см. п. 7 Методических рекомендаций № 11п).

На что обратят особое внимание контролеры?

Если у организации большая численность, то осуществляется выборочная проверка (не менее 7% от общей численности). Однако обращаем внимание, что в случае установления недостоверных сведений специалисты ПФР вправе провести сплошную проверку (п. 7 Методических рекомендаций № 11п).

Что если обнаружены ошибки и несоответствия?

При выявлении правонарушения, ответственность за которое установлена данной статьей, должностным лицом территориального органа ПФР составляется акт, который подписывается им и лицом, совершившим правонарушение. Об отказе лица, совершившего правонарушение, подписать акт в нем делается соответствующая запись.

За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных п. 2 – 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27‑ФЗ, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица.

Акт в течение пяти дней с даты его подписания должен быть вручен лицу, совершившему правонарушение, лично под расписку, направлен по почте заказным письмом или передан в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления акта по почте заказным письмом датой вручения этого акта считается шестой день с даты отправления заказного письма.

Что если учреждение не согласно с результатами проверки?

Каков порядок рассмотрения материалов проверки?

Указанный срок может быть продлен, но не более чем на один месяц.

Территориальный орган ПФР извещает учреждение о времени и месте рассмотрения акта. Неявка извещенного надлежащим образом лица или его представителя не лишает возможности руководителя (заместителя руководителя) территориального органа ПФР рассмотреть акт в отсутствие этого лица.

По результатам рассмотрения акта, а также приложенных к нему документов и материалов выносится решение (ст. 17 Федерального закона № 27‑ФЗ):

  • о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
  • об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения.
Решение в течение пяти дней после дня его вынесения может быть вручено проверяемому лицу (его уполномоченному представителю) лично под расписку, направлено по почте заказным письмом или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления решения по почте заказным письмом датой вручения этого решения считается шестой день с даты отправления заказного письма.

Можно ли обжаловать вынесенное решение?

[1] Федеральный закон от 15.12.2001 № 167‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

[2] Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

[3] Методические рекомендации по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утв. Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п.

Наступил период выездной проверки фондами правильности начисления и уплаты страховых взносов. Перечень запрашиваемых документов внушительный. Разберемся, какие документы фонды затребуют в первую очередь, а также где будут искать занижение и искажение базы по взносам.

В целях проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, органы контроля имеют право проводить проверки (подп. 2 п. 1 ст. 29 Закона № 212-ФЗ). Проверки бывают камеральные и выездные. При этом они проводятся фондами совместно (п. 3 ст. 33 закона № 212-ФЗ).

Порядок проведения камеральной проверки предусмотрен статьей 34 Закона № 212-ФЗ. Согласно порядку, камеральная проверка проводится по месту контролирующего органа на основе расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам. Также в проверке участвуют документы, которые уже имеются у органа контроля и дополнительно представляются плательщиками страховых взносов.

Выездная проверка проводится на территории (в помещении) плательщика страховых взносов (п. 1 ст. 35 Закона № 212-ФЗ). Если у предприятия отсутствует возможность предоставить помещение для проведения выездной проверки, проверка может проводиться по месту нахождения органа контроля за уплатой страховых взносов.

Время проведения выездных проверок

Для проведения проверок Пенсионный фонд и Фонд социального страхования разрабатывают ежегодные планы выездных проверок плательщиков страховых взносов (п. 3 ст. 33 Закона № 212-ФЗ). Фонды уже разработали план-график выездных проверок, но он не находится в свободном доступе.

При этом не надо забывать, что расчетным периодом по страховым взносам согласно ст. 10 Закона № 212-ФЗ, признается календарный год. Выездная проверка за текущий период может быть организована не ранее следующего календарного года, соответственно выездная проверка за 2010 год может быть проведена в 2011 году (письмо Минздравсоцразвития России от 26 мая 2010 г. № 1344-19).

Проверяемые документы

В ходе проверки контролеры могут истребовать у проверяемого лица необходимые документы (п. 1 ст. 37 Закона № 212-ФЗ). В соответствии с пунктом 2 статьи 37 Закона № 212-ФЗ истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Причем копии документов заверяются подписью руководителя компании и ее печатью. А вот нотариальное заверение копий документов не допускается (п. 3 ст. 37 Закона № 212-ФЗ). Безусловно, контролеры могут знакомиться с подлинниками документов (п. 4 ст. 37 Закона № 212-ФЗ).

В законе не сказано, какие документы надо потребовать у проверяемого лица для проведения проверки. Также не прописано, на что в изучаемых документах надо обращать внимание. Поэтому фонды разрабатывают внутренние методические рекомендации, в которых содержится примерный перечень запрашиваемой документации.

Этот перечень можно условно разделить на две группы: общие документы и специальные.


Проверка общих документов

Перечень общих документов, которые необходимо запросить, проверить и проанализировать в ходе проверки, приведен в Методических рекомендациях по организации выездных проверок плательщиков страховых взносов, утвержденных распоряжением правления ПФР от 11 мая 2010 г. № 127Р. Перечень весьма внушительный.

Учредительные документы необходимы для того, чтобы определить, применяют ли проверяемые льготные виды деятельности (IТ-компании, организации инвалидов и т. п.). Также на основании учредительных документов контролеры изучат порядок выплаты дивидендов (они, как известно, не облагаются страховыми взносами, т. к. не связаны ни с трудовыми, ни с гражданско-правовыми отношениями (ст. 7 Закона № 212-ФЗ)).

Кроме того, на основании учредительных документов будет проверено наименование компании и ее адрес.

Учетная политика, действующая в отчетном периоде, необходима для установления перечня документов, на основании которых ведется учет, а также регистров бухгалтерского и налогового учета. При проведении проверки контролеры могут запросить их.

Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование за проверяемый период. Контролеры сверят информацию, содержащуюся в отчетах, а также сопоставят ее с имеющимися первичными документами.

В Законе № 212-ФЗ не сказано, какие конкретно документы будут требовать у проверяемого лица для проведения выездной проверки. Однако определено, что сотрудники фонда вправе запрашивать документы неограниченное число раз. В то время как при налоговых выездных проверках чиновники не могут запрашивать документы, которые ранее уже были представлены.

Книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций за проверяемый период. Как известно, «упрощенцы» с 2010 года являются плательщиками страховых взносов на обязательное страхование, поэтому данные книги-регистры подтвердят начисление и выплату вознаграждений работникам, заключившими трудовые или гражданско-правовые договоры с компанием-работодателем, применяющей УСН.

Бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов за проверяемый период необходима для сопоставления информации о задолженности фирмы во внебюджетные фонды, отраженной в бухгалтерском балансе и отчетах в фонды. Также не следует забывать, что в бухгалтерскую отчетность включаются годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения. Из указанных документов можно почерпнуть много полезной информации о выплатах персоналу вместе с начислениями. Например, составляющей информации о связанных сторонах, раскрываемой в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности в соответствии с ПБУ 11/2008 «Информация о связанных сторонах», являются сведения о выплатах основному управленческому персоналу и начисления на эти выплаты (п. 12 ПБУ 11/2008).

Регистры бухгалтерского и налогового учета за проверяемый период, в том числе главные книги, журналы учета хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости, аналитические карточки. Все указанные документы контролеры будут запрашивать, почерпнув их перечень из учетной политики и опираясь на типовой документооборот, который образуется при автоматизированном способе ведения учета. В данных регистрах ревизоры будут изучать и анализировать информацию в поисках методов ухода от начисления страховых взносов («зарплатных схем»).

Трудовые договоры – в первую очередь проверяются даты приема на работу, а также оклады, надбавки и премии. Эти сведения необходимы для проверки полноты начисления и своевременности перечисления страховых взносов. Если какие-либо выплаты не поименованы в трудовом договоре, это не является основанием для ухода от начисления взносов. Обратите внимание, что облагаются страховыми взносами все выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений (ст. 7 Закона № 212-ФЗ).

Гражданско-правовые договоры (контракты) с физическими лицами, действовавшие в проверяемом периоде. В таких договорах кроме сумм вознаграждения будет внимательно изучаться предмет договора: относится он к договорам на оказание услуг (выполнение работ) или к передаче имущественных прав, например, договору аренды. Если предметом договора является аренда автомобиля с экипажем, то сумму вознаграждения необходимо разделить на две части: одна часть – непосредственно аренда, а вторая – вознаграждение экипажу. Если этого не будет сделано, то взносы будут начислены на всю сумму (письмо Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19).

Кроме того, контролеры будут искать возможность переквалифицировать договор гражданско-правового характера в трудовой. Это возможно, если предмет договора прописан некорректно. А именно: договор заключен не на выполнение определенной услуги (составить бухгалтерскую отчетность, написать доклад и т. п.), а на исполнение функций (вести бухгалтерский учет, выполнять обязанности пресс-секретаря и т. д.). В соответствии с подпунктом 2 пункта 3 статьи 9 Закона № 212-ФЗ выплаты, произведенные по договорам гражданско-правового характера, не облагаются страховыми взносами, подлежащими уплате в ФСС.

Иногда вместе с договорами гражданско-правового характера контролеры требуют представить список всех лиц, работающих на основании таких договоров. Следует заметить, что вести такой список компания не обязана. Поэтому наказание за его отсутствие фирме не грозит. Но если на предприятии большой объем работ или услуг выполняется на основании договоров подряда, то такой список лучше иметь. На основании перечня легко самостоятельно проконтролировать как правильность закрытия таких договоров, так и своевременность начислений по ним.

На практике фонды при проверках могут затребовать документы, которые либо не имеют права требовать, либо вообще таких не существует. Например, вместе с договорами гражданско-правового характера контролеры требуют представить список всех лиц, работающих на основании таких договоров. Вести такой список компания не обязана. Поэтому наказание за его отсутствие фирме не грозит. Ведь проверяющие не вправе требовать составление аналитических таблиц и иных документов, которые не служат для исчисления и уплаты взносов.

Акты приема-сдачи выполненных работ (оказанных услуг) необходимы для подтверждения суммы вознаграждения, а также даты сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг).

Банковские и кассовые документы за проверяемый период: выписки банка, поручения, ордера, кассовая книга, журнал кассира-операциониста, отчеты кассира, Х-отчеты, Z-отчеты и т. д. В указанных документах специалисты фондов будут искать методы ухода от официальных зарплат. Изучение движения денежных средств по расчетному счету и кассе – способ выявления сделок с «однодневками». Работа с такими компаниями – свидетельство о выдаче зарплат «в конвертах» с соответствующим уменьшением начислений страховых взносов.

Первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления предприятием хозяйственной деятельности. Перечень документов не конкретизирован, поэтому весьма обширен. Ведь к первичным можно отнести практически все документы, которые образуются в процессе документооборота в компании. Но здесь надо иметь в виду, что ревизоры могут потребовать только документы по формам, установленными государственными органами (подп.1 п. 1 ст. 29 Закона № 212-ФЗ).

Как правило, контролеров интересуют документы по подотчетным суммам (авансовые отчеты с прилагаемыми к ним документами; командировочные удостоверения, билеты, счета из гостиниц, чеки ККТ, квитанции и пр.). Цель проверки указанных документов – определить полноту отчета за выданные авансы и на разницу постараться начислить взносы. По аналогии с налоговыми проверками существует весьма успешная арбитражная практика, которая позволяет сделать вывод о том, что несвоевременный отчет по подотчетным суммам не приводит к появлению дохода у работника (постановление Президиума ВАС РФ от 3 февраля 2009 г. № 11714/08).

К проверке командировочных расходов другой подход. Если локальными нормативными актами установлены нормы проживания, то проверке подлежит фактический расход. Только фактические расходы освобождены от начисления страховых взносов, а не нормы, утвержденные в компании (письмо Минздравсоцразвития России от 11 ноября 2010 г. № 3416-19).

В отношении суточных действует общий принцип: они не облагаются страховыми взносами в сумме, утвержденные в компании.

Кроме документов, перечисленных в Методических рекомендациях, специалисты фондов требуют кадровые документы: трудовые книжки и документы по учету и движению кадров.

Трудовые книжки необходимы для сопоставления дат приема на работу, увольнения, перевода, поощрения, указанных в них, с датами, проставленными в других кадровых документах.

Специалисты фондов помимо общих документов вправе требовать кадровые документы: трудовые книжки и документы по учету и движению кадров. Трудовые книжки необходимы для сопоставления дат приема на работу, увольнения, перевода, поощрения, указанных в них, с датами, проставленными в других кадровых документах. Первичные документы по учету кадров требуются для проверки дат приема на работу, увольнения, выплаты премий и зарплаты. Чиновники налоговой, проводя выездную проверку по ЕСН, не имели таких полномочий.

Первичные документы по учету кадров (ф. Т-1 – приказ о приеме на работу, ф. Т-2 – личная карточка, ф. Т-3 – штатное расписание, ф. Т-5 и Т-5а – приказ о переводе, ф. Т-6 и Т-6а – приказ об отпуске, ф. Т-8 – приказ о расторжении трудового договора, ф. Т-11 – приказ о поощрении, ф. Т-12 – табель, ф. Т-49 – расчетно-платежная ведомость), и иные документы требуются для проверки дат приема на работу, увольнения, выплаты премий и зарплаты. Иногда при проверке кадровых документов обнаруживаются и приказы в отношении работников, с которыми оформлены договоры гражданско-правового характера. Этот факт свидетельствует об уклонении от уплаты страховых взносов в полном объеме.

Суммы начисленных выплат и вознаграждений в пользу физических лиц, а также относящихся к ним страховых взносов ведутся в личных карточках (п. 6 ст. 15 и подп. 2 п. 2 ст. 28 Закона № 122-ФЗ). Поэтому личные карточки также являются объектом изучения проверяющих. Совместным письмом ПФР от 26 января 2010 г. № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П рекомендована форма карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов. Но компания также может применять карточку, форма которой разработана самостоятельно.

В любом случае, какие бы документы ни потребовали котроллеры, они должны соответствовать друг другу. Поэтому необходимо проверить на сопоставимость и правильность оформления все документы, которые участвуют в учете страховых взносов, до начала проверки.

Отбор спецдокументации

Фонд социального страхования проводит проверки на предмет документального оформления выплат, связанных со страховым обеспечением (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ).

При проверке ФСС руководствуется Методическими указаниямио порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденными постановлением ФСС РФ от 7 апреля 2008 г. № 81 (далее – Методические указания № 81), а также нормами Закона № 255-ФЗ.

В ходе проверки правильности исчисления и выплат пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам контролеры запросят следующие документы.

Листки нетрудоспособности — проверяется разборчивость записей медицинских работников, четкость печатей, названия или штампа медицинской организации, подтверждение записями «Исправленному верить» внесенных исправлений.

В больничных листках не допускаются нарушения положений Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 1 августа 2007 г. № 514 (далее – Порядок). В частности:

  • не указано место работы (п. 59, 60 Порядка);
  • не указана причина нетрудоспособности (п. 60 Порядка);
  • листок выдан медицинским работником единовременно на срок, превышающий 10 календарных дней, и единолично или без решения врачебной комиссии продлен на срок свыше 30 дней (п. 12 Порядка) и т. п.

Документы, раскрывающие расчет сумм пособия:

  • коллективный договор или локальный нормативный акт организации, которым установлены виды выплат работникам;
  • приказы о приеме на работу;
  • табели учета рабочего времени;
  • расчетно-платежные ведомости на выплату зарплаты;
  • трудовые книжки сотрудников;
  • заявление и приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам;
  • расчет суммы пособия.

Срок представления компанией истребованных документов составляет 10 дней. Несвоевременное представление документов, равно как и отказ от их представления, влечет наложение штрафа в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 48 Закона № 212-ФЗ). Сопоставляя с правами налоговых органов при выездной проверке: они имеют право налагать штраф 200 рублей за каждый непредствленный документ (ст. 126 НК РФ).

При проверке ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения им полутора лет контролеры изучат (п. 74 Методических указаний № 81):

  • заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия;
  • заявление матери, находящейся в послеродовом отпуске, о его замене на отпуск по уходу за ребенком (если размер пособия по уходу за ребенком выше, чем размер пособия по беременности и родам);
  • расчет пособия;
  • копию свидетельства о рождении (усыновлении) ребенка;
  • копию свидетельства о рождении (усыновлении, смерти) предыдущего ребенка (детей);
  • выписку из решения об установлении над ребенком опеки (при усыновлении или опекунстве);
  • копию приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
  • справку с места работы (учебы, службы) матери (отца, обоих родителей) или из органов соцзащиты о том, что она (он, они) не получает пособия.

Ответственность за непредставление документов

Плательщики страховых взносов обязаны представлять специалистам фондов в ходе проверки документы, которые подтверждают правильность исчисления и полноту уплаты (перечисления) страховых взносов. Форма представления документов не имеет значения: Они могут быть представлены как на бумажном носителе, так и в форме электронных документов (подп. 4 п. 2 ст. 28 Закона № 212-ФЗ). Соответственно контролеры имеют право истребовать необходимые для проверки документы (ст. 37 Закона № 212-ФЗ).

Срок представления компанией истребованных документов составляет 10 дней. Несвоевременное представление документов, равно как и отказ от их представления, влечет наложение штрафа в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 48 Закона № 212-ФЗ).

О.Е. Черевадская, директор по аудиту ЗАО «Финансовый Контроль и Аудит», доктор экономики


Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Читайте также: